Rozporządzenie Ministrów Spraw Wewnętrznych i Administracji oraz Obrony Narodowej z dnia 27 listopada 2003 r. w sprawie sposobu oznaczania materiałów, w tym klauzulami tajności, oraz sposobu umieszczania klauzul na tych materiałach

Materiałom w postaci dokumentów zawierających informacje niejawne nadaje się odpowiednią klauzulę tajności oraz oznacza się w następujący sposób: 1) na pierwszej stronie dokumentu umieszcza się:

a) w lewym górnym rogu nazwę jednostki lub komórki organizacyjnej,

b) w prawym górnym rogu, od góry w kolejności pionowej:

— nazwę miejscowości i datę sporządzenia dokumentu,

— klauzulę tajności,

— numer egzemplarza dokumentu, a w przypadku, gdy dokument sporządzono w jednym egzemplarzu, napis: „Egzemplarz pojedynczy”,

c) w lewym dolnym rogu numer, pod jakim dokument został zarejestrowany w dzienniku ewidencji wykonanych dokumentów,

d) w prawym dolnym rogu klauzulę tajności oraz numer strony łamany przez liczbę stron całego dokumentu,

e) w przypadku pism korespondencyjnych dodatkowo:

— w lewym górnym rogu pod nazwą jednostki lub komórki organizacyjnej sygnaturę literowo-cyfrową, na którą składają się: literowe oznaczenie jednostki lub komórki organizacyjnej oraz numer, pod którym dokument został zarejestrowany w odpowiednim dzienniku, tamany przez dwie ostatnie cyfry roku, w którym pismo zostało sporządzone, poprzedzony cyframi: „00” — w przypadku dokumentu oznaczonego klauzulą „Ściśle tajne”, cyfrą „O” — w przypadku dokumentu oznaczonego klauzulą „tajne”, literami „Pf” — w przypadku dokumentu oznaczonego klauzulą „poufne”, literą „Z” — w przypadku dokumentu oznaczonego klauzulą „zastrzeżone”, oddzielonymi od numeru rejestracyjnego myślnikiem, a także w zależności od potrzeb — inne oznaczenia ułatwiające ustalenie miejsca sporządzenia dokumentu w jednostce lub komórce organizacyjnej nadawcy lub też przynależność dokumentu do określonej sprawy,

— w prawym górnym rogu od góry pod numerem egzemplarza w kolejności pionowej: nazwę stanowiska adresata, imię i nazwisko oraz nazwę miejscowości, jednakże w przypadku wielu adresatów dopuszcza się umieszczenie jedynie adnotacji „adresaci według rozdzielnika”;

2) na kolejnych stronach dokumentu umieszcza się:

Nr 211

a) w prawym górnym rogu w kolejności pionowej: — klauzulę tajności,

— numer egzemplarza dokumentu, a w przypadku sporządzenia dokumentu w jednym egzemplarzu napis: „Egzemplarz pojedynczy”,

b) w lewym dolnym rogu numer, pod jakim dokument został zarejestrowany w dzienniku ewidencji wykonanych dokumentów, tamany przez dwie ostatnie cyfry roku, w którym dokument został wykonany, poprzedzony cyframi lub literami oznaczającymi klauzulę tajności, o których mowa w pkt 1 lit. e tiret pierwsze, oddzielonymi od tego numeru myślnikiem,

c) w prawym dolnym rogu klauzulę tajności, numer strony łamany przez liczbę stron całego dokumentu;

3) na ostatniej stronie dokumentu umieszcza się:

a) w prawym górnym rogu w kolejności pionowej: — klauzulę tajności,

— numer egzemplarza dokumentu, a w przypadku sporządzenia dokumentu w jednym egzemplarzu napis: „Egzemplarz pojedynczy”,

b) z lewej strony pod treścią:

— liczbę załączników, jeżeli są dołączone do dokumentu,

— klauzule tajności załączników wraz z numerami, pod jakimi zostały zarejestrowane w odpowiednim dzienniku,

— |iczbę stron lub kart każdego załącznika,

— w przypadku gdy adresatowi wysyła się inną liczbę załączników, niż pozostawia w aktach, dodatkowo napis „tylko adresat” — jeżeli załączniki mają być przekazane adresatowi bez pozostawiania ich w aktach, oraz napis „do zwrotu” — jeżeli załączniki mają zostać zwrócone do osoby podpisującej dokument,

c) z prawej strony pod treścią dokumentu i adnotacją o załącznikach w kolejności pionowej: stanowisko oraz imię i nazwisko osoby podpisującej dokument,

d) w lewym dolnym rogu w kolejności pionowej: — |iczbę wykonanych egzemplarzy,

— adresatów poszczególnych egzemplarzy dokumentu lub adnotację: „Adresaci według rozdzielnika”,

— nazwisko osoby, która sporządziła dokument, oraz nazwisko osoby, która wykonała dokument,

— numer, pod jakim dokument został zewidencjonowany w dzienniku ewidencji wykonanych dokumentów,

e) w prawym dolnym rogu klauzulę tajności oraz numer strony łamany przez liczbę stron całego

dokumentu; 4) w trwale oprawionych książkach, dziennikach korespondencyjnych, broszurach, reprodukcjach

oraz innych zbiorach dokumentów klauzule tajności umieszcza się:

a) po prawej stronie na górze i dole zewnętrznych ścianek okładki oraz na stronie tytułowej, jeżeli dokument ją posiada,

b) po prawej stronie na górze i na dole pozostatych stron, w przypadku dokumentów drukowanych jednostronnie,

c) po prawej stronie na górze i na dole przy zewnętrznym marginesie na stronach nieparzystych oraz po lewej stronie na górze i na dole przy zewnętrznym marginesie na stronach parzystych, w przypadku dokumentów drukowanych dwustronnie;

5)pod numerem egzemplarza, o którym mowa

w pkt 1 lit. b tiret trzecie, można zamieścić dyspozycję dla adresata o treści:

a) „udzielanie informacji zawartej w dokumencie bez zgody kierownika jednostki (komórki) organizacyjnej jest zakazane”,

b) „wykonanie kopii bez zgody kierownika jednostki (komórki) organizacyjnej jest zakazane”,

c) „wykonanie odpisu bez zgody kierownika jednostki (komórki) organizacyjnej jest zakazane”,

d) „wykonanie kopii stron od … do oraz Od … do … bez zgody kierownika jednostki (komórki) organizacyjnej jest zakazane”,

e) „wykonanie odpisu od … do … oraz Od … do … bez zgody kierownika jednostki (komórki) organizacyjnej jest zakazane”,

f) „wykonanie wypisu (wyciągu) od … dO … oraz Od … do … bez zgody kierownika jednostki (komórki) organizacyjnej jest zakazane”;

6) w uzasadnionych przypadkach na dokumentach zawierających informacje niejawne pod numerem egzemplarza, o którym mowa w pkt 1 lit. b tiret trzecie, można zamieszczać dyspozycję dla adresata o treści: „do zapoznania w trybie obiegowym” lub zapis o treści „dokument podlega ochronie do … ", jeżeli dokument podlega krótszemu okresowi ochrony, niż przewiduje ustawa.

8 4. Na materiałach w postaci wykresów, map, rysunków i innych dokumentów graficznych klauzulę tajności umieszcza się pod legendą, blokiem tytułowym lub skalą oraz na stronach zewnętrznych w miejscach widocznych po złożeniu. Na materiałach tych umieszcza się w zależności od klauzuli tajności oznaczenia:

1) sygnaturę literowo-cyfrową, poprzedzoną cyframi lub literami oznaczającymi klauzulę tajności, o których mowa w § 3 pkt 1 lit. e tiret pierwsze, a w przypadku załączników — sygnaturę literowo- -cyfrową materiału macierzystego;

2) numer egzemplarza materiału, a w przypadku załączników — numer kolejny załącznika;

3) adresatów poszczególnych egzemplarzy materiału, a w przypadku załączników — łączną ilość egzemplarzy załączników.

85. 1. Na dokumentach stanowiących załączniki, na pierwszej stronie w ich górnej prawej części, umieszcza się dodatkowo napis: „Załącznik Nr … do pisma nr … Z dnia …-…

2. Jeżeli przy piśmie przewodnim lub dokumencie przesyła się zatączniki oznaczone różnymi klauzulami tajności, to:

1) klauzula pisma przewodniego lub dokumentu uwzględnia klauzulę załącznika o najwyższym stopniu tajności;

Nr 211

2) na piśmie przewodnim lub dokumencie można zamieścić, w sposób określony w § 3 pkt 5, dyspozycję wskazującą klauzulę tajności tego dokumentu po trwałym odłączeniu od niego załączników;

3) umieszczony na dokumencie numer według dziennika ewidencji wykonanych dokumentów poprzedza się cyframi lub literami odpowiadającymi klauzuli tajności wskazanej w dyspozycji, o której mowa w pkt 2.

3. Na piśmie przewodnim, o którym mowa w ust. 2, jeżeli jego treść jest jawna, nie umieszcza się numeru według dziennika ewidencji wykonanych dokumentów, a przy jego ewidencjonowaniu, w rubryce „uwagi” dziennika korespondencji, należy wpisać adnotację: „pismo przewodnie jawne”.

8 6. Na materiałach zawierających informacje niejawne w formie mikrofilmów, negatywów, fotografii, nośników do zapisów informacji w postaci cyfrowej i taśm magnetycznych, a także na odbitkach, kliszach, matrycach i dyskach optycznych, w sprzęcie elektronicznym z wbudowaną pamięcią lub na innych nośnikach danych elektronicznych klauzulę tajności umieszcza się w sposób widoczny na obudowie lub opakowaniu, nanosząc jednocześnie oznaczenia zgodnie z§ 3pkt1 lit. ai lit. e tiret pierwsze.

8 7. Zapis na taśmach magnetycznych lub filmowych zawierających informacje niejawne rozpoczyna się i kończy informacją o klauzuli tajności.

8 8. 1. Na materiałach w postaci przedmiotów zawierających informacje niejawne stanowiące tajemnicę państwową lub służbową albo przedmiotach stanowiących tajemnicę, niewymienionych w rozporządzeniu, klauzulę tajności nanosi się w widocznym miejscu przez ostemplowanie, nadrukowanie, wpisanie odręczne, trwate dołączenie metek, nalepek, kalkomanii lub podobnych oznaczeń, nanosząc na nie oznaczenia zgodnie z § 3 pkt 1 lit. ai lit. e tiret pierwsze.

2. Obudowy lub opakowania, w których znajdują się materiaty zawierające informacje niejawne, oznacza się taką klauzulą, jaką posiada materiat o najwyższym stopniu tajności.

8 9. 1. Na kopiach, odpisach, wypisach, wyciągach lub ttumaczeniach dokumentu zawierającego informacje niejawne umieszcza się numer, pod którym zostaty zarejestrowane w dzienniku ewidencji wykonanych dokumentów.

2. Na kopii, odpisie, wypisie, wyciągu lub ttumaczeniu:

1) umieszcza się w prawym górnym rogu na wszystkich stronach napis: „Kopia”, „Odpis”, „Wypis”, „Wyciąg” lub „Tłumaczenie z języka — … (nazwa języka) … — (imię i nazwisko tłumacza)” oraz dodatkowo na pierwszej stronie numer egzemplarza wykonanej kopii, odpisu, wypisu, wyciągu lub ttumaczenia;

2) pod podpisem osoby, o której mowa w § 3 pkt 3 lit. c, umieszcza się napis: „Za zgodność” i odcisk tuszowej pieczęci urzędowej z nazwą jednostki lub komórki organizacyjnej (numerem jednostki wojskowej), w której sporządzono kopię, odpis, wypis, wyciąg lub ttumaczenie.

3. Zgodność z oryginałem kopii, odpisu, wypisu lub wyciągu potwierdza podpisem kierownik jednostki lub komórki organizacyjnej albo osoba upoważniona, a ttumaczenia — osoba dokonująca tłumaczenia.

4. Fakt sporządzenia kopii, odpisu, wypisu, wyciągu lub tłumaczenia odnotowuje się na dokumencie, z którego sporządzono kopię, odpis, wypis, wyciąg lub tłumaczenie, poprzez odcisk pieczęci lub umieszczenie adnotacji informującej o:

1)nazwie jednostki lub komórki organizacyjnej,

w której sporządzono kopię, odpis, wypis, wyciąg

lub tłumaczenie;

2) liczbie egzemplarzy sporządzonych kopii, odpisów, wypisów, wyciągów lub tłumaczeń;

3) dacie sporządzenia kopii, odpisu, wypisu, wyciągu lub tłumaczenia;

4) pozycji dziennika ewidencji wykonanych dokumentów, pod którą zarejestrowano kopię, odpis, wypis, wyciąg lub tłumaczenie.

5. Odcisk pieczęci lub informację, o której mowa w ust. 4, zamieszcza się na dokumencie przed sporządzeniem jego kopii, odpisu, wypisu, wyciągu lub ttumaczenia.

8 10. Traci moc rozporządzenie Ministrów Spraw Wewnętrznych i Administracji oraz Obrony Narodowej z dnia 26 lutego 1999 r. w sprawie sposobu oznaczania materiałów, w tym klauzulami tajności, oraz sposobu umieszczania klauzul na tych materiałach (Dz. U. Nr 18, poz. 167 oraz z 2001 r. Nr 121, poz. 1305).

8 11. Rozporządzenie wchodzi w życie po uptywie 30 dni od dnia ogłoszenia.

Minister Spraw Wewnętrznych i Administracji:

K. Janik Minister Obrony Narodowej: J. Szmajdziński

i Monitor Polski dostępne są w Internecie pod adresem www.cokprm.gov.pl

Wydawca: Kancelaria Prezesa Rady Ministrów Redakcja: Rządowe Centrum Legislacji — Redakcja Dziennika Ustaw Rzeczypospolitej Polskiej oraz Dziennika Urzędowego Rzeczypospolitej Polskiej „Monitor Polski”, AI. Ujazdowskie 1/3, 00-583 Warszawa, tel. 622-66-56 Skład, druk i kolportaż: Zakład Wydawnictw i Poligrafii Centrum Obsługi Kancelarii Prezesa Rady Ministrów ul. Powsińska 69/71, 02-903 Warszawa, tel.: 694-67-50, 694-67-52; faks 694-62-06

Bezpłatna infolinia: 0-800-287-581 www.cokprm.gov.pl e-mail: dziustQ©cokprm.gov.pl

2003 wyd

DU 0211.00 5 900248'403081 >

Tłoczono z polecenia Prezesa Rady Ministrów w Zakładzie Wydawnictw i Poligrafii Centrum Obsługi Kancelarii Prezesa Rady Ministrów, ul. Powsińska 69/71, 02-903 Warszawa

Zam. 1494/W/C/2003

ISSN 0867-3411

Cena 4,70 zł (w tym 7% VAT)