Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 5 października 2005 r. w sprawie sposobu oznaczania materiałów, umieszczania na nich klauzul tajności, a także zmiany nadanej klauzuli tajności

1. Oznaczenie materia∏u klauzulà tajnoÊci pole- e) wprzypadku pisma, któremu nadano bieg korega na umieszczeniu na nim klauzuli tajnoÊci. spondencyjny dodatkowo: — w lewym górnym rogu pod nazwà jednostki 2. Przyznanà klauzul´ tajnoÊci nanosi si´ wsposób lub komórki organizacyjnej sygnatur´ literowyraêny i w pe∏nym jej brzmieniu. wo-cyfrowà, na którà sk∏adajà si´: literowe oznaczenia jednostki lub komórki organiza- 3. Wprowadza si´ nast´pujàce oznaczenia klauzul cyjnej oraz numer, pod którym pismo zosta∏o tajnoÊci: zarejestrowane w odpowiednim dzienniku, ∏amany przez rok lub dwie ostatnie cyfry ro- 1) „00” — dla klauzuli „ÊciÊle tajne”; ku, wktórym pismo zosta∏o sporzàdzone, poprzedzone cyframi: „00” — w przypadku pi- 2) „0” — dla klauzuli „tajne”; sma oznaczonego klauzulà „ÊciÊle tajne”, cyfrà „0” — w przypadku pisma oznaczonego 3) „Pf” — dla klauzuli „poufne”; klauzulà „tajne”, literami „Pf” — w przypadku pisma oznaczonego klauzulà „poufne”, li- 4) „Z” — dla klauzuli „zastrze˝one”. terà „Z” — wprzypadku pisma oznaczonego klauzulà „zastrze˝one”, oddzielonymi od nu-

1. Materia∏y zawierajàce informacje niejawne meru rejestracyjnego myÊlnikiem, a tak˝e utrwalone na piÊmie, dalej zwane „pismem”, oznacza w zale˝noÊci od potrzeb — inne oznaczenia si´ w nast´pujàcy sposób: u∏atwiajàce ustalenie miejsca jego sporzàdzenia wjednostce lub komórce organizacyj- 1) na pierwszej stronie pisma umieszcza si´: nej nadawcy lub te˝ przynale˝noÊç pisma do okreÊlonej sprawy, a) w lewym górnym rogu nazw´ jednostki lub komórki organizacyjnej, — w prawym górnym rogu pod numerem egzemplarza wkolejnoÊci pionowej: nazw´ stab) w prawym górnym rogu, w kolejnoÊci piononowiska adresata, imi´ i nazwisko oraz nawej: zw´ miejscowoÊci, jednak˝e w przypadku wielu adresatów dopuszcza si´ umieszczenie — nazw´ miejscowoÊci i dat´ podpisania pijedynie adnotacji „adresaci wed∏ug rozdzielsma, nika”; — klauzul´ tajnoÊci, 2) na kolejnych stronach pisma umieszcza si´: — numer egzemplarza pisma, a w przypadku a) wprawym górnym rogu wkolejnoÊci pionowej: gdy pismo sporzàdzono w jednym egzem- — klauzul´ tajnoÊci, plarzu napis „Egz. pojedynczy”, — numer egzemplarza pisma, a w przypadku — napis o treÊci: „podlega ochronie do...”, jesporzàdzenia go w jednym egzemplarzu na- ˝eli zosta∏ okreÊlony krótszy ni˝ wskazany pis „Egz. pojedynczy”, w art. 25 ust. 3 ustawy z dnia 22 stycznia 1999 r. o ochronie informacji niejawnych b) wlewym dolnym rogu numer, pod jakim pismo okres ochrony informacji niejawnych stano- zosta∏o zarejestrowane w dzienniku ewidencji wiàcych tajemnic´ s∏u˝bowà, wykonanych dokumentów, c) wlewym dolnym rogu numer, pod jakim pismo c) w prawym dolnym rogu klauzul´ tajnoÊci, nuzosta∏o zarejestrowane w dzienniku ewidencji mer strony ∏amany przez liczb´ stron ca∏ego piwykonanych dokumentów, sma;

3) na ostatniej stronie pisma umieszcza si´: 6) „wypis (wyciàg) od... do... tylko za pisemnà zgodà nadawcy”. a) wprawym górnym rogu wkolejnoÊci pionowej:

1. Na pismach stanowiàcych za∏àczniki, na — klauzul´ tajnoÊci, pierwszej stronie w prawym górnym rogu umieszcza — numer egzemplarza pisma, a w przypadku si´ dodatkowo napis: „Za∏àcznik nr... do pisma nr... sporzàdzenia go w jednym egzemplarzu na- z dnia...”. pis „Egz. pojedynczy”, 2. Napis, o którym mowa w ust. 1, zamieszcza si´ b) z lewej strony pod treÊcià: — w miar´ mo˝liwoÊci — na innych ni˝ pismo materia∏ach. — liczb´ za∏àczników, je˝eli sà do∏àczone do pisma, 3. Je˝eli przy piÊmie przewodnim przesy∏a si´ za- — klauzule tajnoÊci za∏àczników wraz znumera- ∏àczniki oznaczone ró˝nymi klauzulami tajnoÊci, to: mi, pod jakimi zosta∏y zarejestrowane w odpowiednim dzienniku, 1) klauzula pisma przewodniego lub dokumentu uwzgl´dnia klauzul´ za∏àcznika o najwy˝szym — liczb´ stron ka˝dego za∏àcznika, stopniu tajnoÊci; — wprzypadku gdy adresatowi wysy∏a si´ innà 2) na piÊmie przewodnim zamieszcza si´ dyspozycj´ liczb´ za∏àczników, ni˝ pozostawia w aktach, co do klauzuli tajnoÊci pisma po trwa∏ym od∏àczedodatkowo napis „tylko adresat” — je˝eli za- niu za∏àczników; na ka˝dej stronie pod numerem ∏àczniki majà byç przekazane adresatowi bez egzemplarza zamieszcza si´ napis: „... (nazwa pozostawiania ich w aktach, oraz napis „do klauzuli tajnoÊci) po od∏àczeniu za∏àczników” lub zwrotu” — je˝eli za∏àczniki majà zostaç zwró- „jawne po od∏àczeniu za∏àczników”. cone osobie podpisujàcej pismo, 4. Na piÊmie przewodnim, o którym mowa c) z prawej strony pod treÊcià pisma i adnotacjà wust.3, je˝eli jego treÊç jest jawna, nie umieszcza si´ o za∏àcznikach w kolejnoÊci pionowej: stanowinumeru wed∏ug dziennika ewidencji wykonanych dosko oraz imi´ i nazwisko osoby je podpisujàcej, kumentów, a przy jego rejestracji, w rubryce „Inford) w lewym dolnym rogu w kolejnoÊci pionowej: macje uzupe∏niajàce/Uwagi” dziennika korespondencyjnego, nale˝y wpisaç adnotacj´ „pismo przewodnie — liczb´ wykonanych egzemplarzy, jawne”. — adresatów poszczególnych egzemplarzy pi-

1. Na materia∏ach innych ni˝ pismo, klauzul´ sma lub adnotacj´ „Adresaci wed∏ug roztajnoÊci i sygnatur´ literowo-cyfrowà umieszcza si´ dzielnika”, przez ostemplowanie, nadrukowanie, wpisanie odr´czne, trwa∏e do∏àczenie metek, nalepek, kalkomanii — nazwisko lub inne dane identyfikujàce spolub winny widoczny sposób, bezpoÊrednio, aje˝eli to rzàdzajàcego i wykonawc´, nie jest mo˝liwe — na ich obudowie lub opakowaniu. — numer, pod jakim pismo zosta∏o zarejestrowane wdzienniku ewidencji wykonanych do- 2. Utrwalanie informacji niejawnych w formie kumentów, dêwi´ku lub obrazu powinno byç poprzedzone i koƒczyç si´ informacjà o nadanej klauzuli tajnoÊci, o ile e) w prawym dolnym rogu klauzul´ tajnoÊci oraz istniejà takie mo˝liwoÊci techniczne. numer strony ∏amany przez liczb´ stron ca∏ego pisma.

Na trwale oprawionych zbiorach dokumentów, rejestrach, ksià˝kach, broszurach ireprodukcjach klau- 2. Wprzypadku pisma, któremu nadano bieg korezule tajnoÊci umieszcza si´ po prawej stronie na górze spondencyjny, na pierwszej stronie w prawym góri dole zewn´trznych Êcianek ok∏adki oraz — je˝eli jest nym rogu pod numerem egzemplarza mo˝na zamie- — na stronie tytu∏owej. Êciç dyspozycj´ dla adresata o treÊci: 1) „udzielanie informacji tylko za pisemnà zgodà § 6. 1. Na pismach zawierajàcych informacje nienadawcy”; jawne, wobec których zniesiono przyznanà klauzul´ tajnoÊci lub minà∏ ustawowy okres ochrony lub usta- 2) „kopiowanie tylko za pisemnà zgodà nadawcy”; nowiony przez osob´, o której mowa w art. 21 ust. 1 ustawy z dnia 22 stycznia 1999 r. o ochronie informa- 3) „odpis tylko za pisemnà zgodà nadawcy”; cji niejawnych: 4) „kopiowanie stron... tylko za pisemnà zgodà 1) skreÊla si´ klauzul´ tajnoÊci na ka˝dej stronie nadawcy”; w prawym górnym i dolnym rogu; 5) „odpis od... do... tylko za pisemnà zgodà nadaw- 2) na pierwszej stronie nad skreÊlonà klauzulà tajnocy”; Êci w prawym górnym rogu umieszcza si´ dodat-

kowo napis „Jawne” oraz dat´, imi´, nazwisko zwà jednostki lub komórki organizacyjnej (numei podpis osoby dokonujàcej tych adnotacji. rem jednostki wojskowej), w której sporzàdzono kopi´, odpis, wypis, wyciàg lub t∏umaczenie. 2. Na pismach zawierajàcych informacje niejawne, wobec których zmieniono przyznanà klauzul´ tajnoÊci: 2. ZgodnoÊç z orygina∏em kopii, odpisu, wypisu lub wyciàgu potwierdza podpisem kierownik jednost- 1) na ka˝dej stronie w prawym górnym i dolnym ro- ki lub komórki organizacyjnej albo inna osoba przez gu skreÊla si´ dotychczasowe klauzule tajnoÊci; niego upowa˝niona, a t∏umaczenia — osoba dokonujàca t∏umaczenia. 2) nad skreÊlonymi klauzulami tajnoÊci umieszcza si´ nowe klauzule tajnoÊci; 3. Fakt sporzàdzenia kopii, odpisu, wypisu, wyciàgu lub t∏umaczenia odnotowuje si´ na dokumencie, 3) na pierwszej stronie nad skreÊlonà klauzulà tajnozktórego sporzàdzono kopi´, odpis, wypis, wyciàg lub Êci w prawym górnym rogu umieszcza si´ dat´, t∏umaczenie, przez odcisk piecz´ci lub umieszczenie imi´, nazwisko i podpis osoby dokonujàcej tych adnotacji informujàcej o: adnotacji. 1) nazwie jednostki lub komórki organizacyjnej, 3. Na pismach zawierajàcych informacje niejawne, w której sporzàdzono kopi´, odpis, wypis, wyciàg których okres ochrony uleg∏ skróceniu lub przed∏u˝e- lub t∏umaczenie; niu, na pierwszej stronie w prawym górnym rogu nad klauzulà tajnoÊci umieszcza si´ odpowiednio na- 2) liczbie egzemplarzy sporzàdzonych kopii, odpipis: „Skrócono okres ochrony do dnia...” albo „Prze- sów, wypisów, wyciàgów lub t∏umaczeƒ; d∏u˝ono okres ochrony do dnia...”, a tak˝e dat´, imi´ i nazwisko oraz podpis osoby dokonujàcej tych adno- 3) dacie sporzàdzenia kopii, odpisu, wypisu, wyciàgu tacji. lub t∏umaczenia; 4. SkreÊleƒ iadnotacji, októrych mowa wust. 1—3, 4) numerze, pod jakim kopia, odpis, wypis, wyciàg dokonuje odpowiednio kierownik kancelarii lub kierow- lub t∏umaczenie zosta∏y zarejestrowane wdzienninik archiwum lub inne upowa˝nione osoby. ku ewidencji wykonanych dokumentów. 5. SkreÊlenia klauzul tajnoÊci oraz adnotacji, októ- 4. Adnotacje, o których mowa w ust. 3 pkt 1—3, rych mowa wust. 1 i2, dokonuje si´ kolorem czerwo- wpisuje si´ przed wykonaniem kopii, odpisu, wypisu, nym, w sposób czytelny. Wycieranie, wywabianie lub wyciàgu lub t∏umaczenia, natomiast numer, pod jakim zamazywanie klauzuli tajnoÊci i dokonanych zmian zosta∏y zarejestrowane w dzienniku ewidencji wykojest niedozwolone. nanych dokumentów, nanosi si´ po wykonaniu kopii, odpisu, wypisu, wyciàgu lub t∏umaczenia. 6. W stosunku do pism znajdujàcych si´ w zbiorach dokumentów zawierajàcych informacje niejaw- 5. W przypadku wykonywania kopii, odpisu, wypine, wobec których minà∏ ustanowiony okres ochrony, su, wyciàgu lub t∏umaczenia materia∏ów archiwalnych czynnoÊci, o których mowa w ust. 1—5, mo˝na doko- zgromadzonych w archiwach paƒstwowych oraz arnaç najpóêniej w przypadku ich udost´pniania lub chiwach paƒstwowych wyodr´bnionych, nie dokonuprzekazywania osobom spoza jednostki lub komórki je si´ czynnoÊci, októrych mowa wust. 3, ztym ˝e do organizacyjnej. materia∏ów do∏àcza si´ kart´ informacyjnà, na której ka˝dorazowo umieszcza si´ informacj´ o wykonaniu 7. W stosunku do materia∏ów, o których mowa kopii, odpisu, wypisu, wyciàgu lub t∏umaczenia. Napis w § 4 i 5, przepisy ust. 1—5 stosuje si´ odpowiednio, na karcie powinien zawieraç adnotacje, októrych mouwzgl´dniajàc sposób oznakowania tych materia∏ów. wa w ust. 3.

1. Na kopiach, odpisach, wypisach, wyciàgach

Rozporzàdzenie wchodzi w ˝ycie po up∏ywie lub t∏umaczeniach pism umieszcza si´: 14 dni od dnia og∏oszenia.1) 1) na wszystkich stronach w prawym górnym rogu odpowiednio napis: „Kopia”, „Odpis”, „Wypis”, Prezes Rady Ministrów: M. Belka „Wyciàg” lub „T∏umaczenie z j´zyka — (nazwa j´- zyka) — (imi´ i nazwisko t∏umacza)”; ——————— 1)Niniejsze rozporzàdzenie by∏o poprzedzone rozporzàdze- 2) na pierwszej stronie dodatkowo numer, pod jakim niem Ministrów Spraw Wewn´trznych iAdministracji oraz Obrony Narodowej z dnia 27 listopada 2003 r. w sprawie zosta∏y zarejestrowane w dzienniku ewidencji wysposobu oznaczania materia∏ów, w tym klauzulami tajnokonanych dokumentów, numer egzemplarza wy- Êci, oraz sposobu umieszczania klauzul na tych materiakonanej kopii, odpisu, wypisu, wyciàgu lub t∏uma- ∏ach (Dz. U. Nr 211, poz. 2071), utrzymanym w mocy na czenia; podstawie art. 10 ustawy zdnia 15 kwietnia 2005 r. ozmianie ustawy oochronie informacji niejawnych oraz niektó- 3) na ostatniej stronie dodatkowo napis „Za zgod- rych innych ustaw (Dz. U. Nr 85, poz. 727), które utraci∏o noÊç” i odcisk tuszowej piecz´ci urz´dowej z na- moc zdniem wejÊcia w˝ycie niniejszego rozporzàdzenia.