§ 5.

Na trwale oprawionych zbiorach dokumentów, rejestrach, ksià˝kach, broszurach ireprodukcjach klau- 2. Wprzypadku pisma, któremu nadano bieg korezule tajnoÊci umieszcza si´ po prawej stronie na górze spondencyjny, na pierwszej stronie w prawym góri dole zewn´trznych Êcianek ok∏adki oraz — je˝eli jest nym rogu pod numerem egzemplarza mo˝na zamie- — na stronie tytu∏owej. Êciç dyspozycj´ dla adresata o treÊci: 1) „udzielanie informacji tylko za pisemnà zgodà § 6. 1. Na pismach zawierajàcych informacje nienadawcy”; jawne, wobec których zniesiono przyznanà klauzul´ tajnoÊci lub minà∏ ustawowy okres ochrony lub usta- 2) „kopiowanie tylko za pisemnà zgodà nadawcy”; nowiony przez osob´, o której mowa w art. 21 ust. 1 ustawy z dnia 22 stycznia 1999 r. o ochronie informa- 3) „odpis tylko za pisemnà zgodà nadawcy”; cji niejawnych: 4) „kopiowanie stron... tylko za pisemnà zgodà 1) skreÊla si´ klauzul´ tajnoÊci na ka˝dej stronie nadawcy”; w prawym górnym i dolnym rogu; 5) „odpis od... do... tylko za pisemnà zgodà nadaw- 2) na pierwszej stronie nad skreÊlonà klauzulà tajnocy”; Êci w prawym górnym rogu umieszcza si´ dodat-

kowo napis „Jawne” oraz dat´, imi´, nazwisko zwà jednostki lub komórki organizacyjnej (numei podpis osoby dokonujàcej tych adnotacji. rem jednostki wojskowej), w której sporzàdzono kopi´, odpis, wypis, wyciàg lub t∏umaczenie. 2. Na pismach zawierajàcych informacje niejawne, wobec których zmieniono przyznanà klauzul´ tajnoÊci: 2. ZgodnoÊç z orygina∏em kopii, odpisu, wypisu lub wyciàgu potwierdza podpisem kierownik jednost- 1) na ka˝dej stronie w prawym górnym i dolnym ro- ki lub komórki organizacyjnej albo inna osoba przez gu skreÊla si´ dotychczasowe klauzule tajnoÊci; niego upowa˝niona, a t∏umaczenia — osoba dokonujàca t∏umaczenia. 2) nad skreÊlonymi klauzulami tajnoÊci umieszcza si´ nowe klauzule tajnoÊci; 3. Fakt sporzàdzenia kopii, odpisu, wypisu, wyciàgu lub t∏umaczenia odnotowuje si´ na dokumencie, 3) na pierwszej stronie nad skreÊlonà klauzulà tajnozktórego sporzàdzono kopi´, odpis, wypis, wyciàg lub Êci w prawym górnym rogu umieszcza si´ dat´, t∏umaczenie, przez odcisk piecz´ci lub umieszczenie imi´, nazwisko i podpis osoby dokonujàcej tych adnotacji informujàcej o: adnotacji. 1) nazwie jednostki lub komórki organizacyjnej, 3. Na pismach zawierajàcych informacje niejawne, w której sporzàdzono kopi´, odpis, wypis, wyciàg których okres ochrony uleg∏ skróceniu lub przed∏u˝e- lub t∏umaczenie; niu, na pierwszej stronie w prawym górnym rogu nad klauzulà tajnoÊci umieszcza si´ odpowiednio na- 2) liczbie egzemplarzy sporzàdzonych kopii, odpipis: „Skrócono okres ochrony do dnia...” albo „Prze- sów, wypisów, wyciàgów lub t∏umaczeƒ; d∏u˝ono okres ochrony do dnia...”, a tak˝e dat´, imi´ i nazwisko oraz podpis osoby dokonujàcej tych adno- 3) dacie sporzàdzenia kopii, odpisu, wypisu, wyciàgu tacji. lub t∏umaczenia; 4. SkreÊleƒ iadnotacji, októrych mowa wust. 1—3, 4) numerze, pod jakim kopia, odpis, wypis, wyciàg dokonuje odpowiednio kierownik kancelarii lub kierow- lub t∏umaczenie zosta∏y zarejestrowane wdzienninik archiwum lub inne upowa˝nione osoby. ku ewidencji wykonanych dokumentów. 5. SkreÊlenia klauzul tajnoÊci oraz adnotacji, októ- 4. Adnotacje, o których mowa w ust. 3 pkt 1—3, rych mowa wust. 1 i2, dokonuje si´ kolorem czerwo- wpisuje si´ przed wykonaniem kopii, odpisu, wypisu, nym, w sposób czytelny. Wycieranie, wywabianie lub wyciàgu lub t∏umaczenia, natomiast numer, pod jakim zamazywanie klauzuli tajnoÊci i dokonanych zmian zosta∏y zarejestrowane w dzienniku ewidencji wykojest niedozwolone. nanych dokumentów, nanosi si´ po wykonaniu kopii, odpisu, wypisu, wyciàgu lub t∏umaczenia. 6. W stosunku do pism znajdujàcych si´ w zbiorach dokumentów zawierajàcych informacje niejaw- 5. W przypadku wykonywania kopii, odpisu, wypine, wobec których minà∏ ustanowiony okres ochrony, su, wyciàgu lub t∏umaczenia materia∏ów archiwalnych czynnoÊci, o których mowa w ust. 1—5, mo˝na doko- zgromadzonych w archiwach paƒstwowych oraz arnaç najpóêniej w przypadku ich udost´pniania lub chiwach paƒstwowych wyodr´bnionych, nie dokonuprzekazywania osobom spoza jednostki lub komórki je si´ czynnoÊci, októrych mowa wust. 3, ztym ˝e do organizacyjnej. materia∏ów do∏àcza si´ kart´ informacyjnà, na której ka˝dorazowo umieszcza si´ informacj´ o wykonaniu 7. W stosunku do materia∏ów, o których mowa kopii, odpisu, wypisu, wyciàgu lub t∏umaczenia. Napis w § 4 i 5, przepisy ust. 1—5 stosuje si´ odpowiednio, na karcie powinien zawieraç adnotacje, októrych mouwzgl´dniajàc sposób oznakowania tych materia∏ów. wa w ust. 3.