Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 13 sierpnia 2010 r. w sprawie sposobu oznaczania materiałów, umieszczania na nich klauzul tajności, a także zmiany nadanej klauzuli tajności

Nr 159 — 12098 — Poz. 1069 1069 ROZPORZĄDZENIE PREZESA RADY MINISTRÓW z dnia 13 sierpnia 2010 r. w sprawie sposobu oznaczania materiałów, umieszczania na nich klauzul tajności, a także zmiany nadanej klauzuli tajności Na podstawie art. 23 ust. 3 ustawy z dnia 22 stycz- § 3. 1. Materiały zawierające informacje niejawne nia 1999 r. o ochronie informacji niejawnych (Dz. U. utrwalone w formie pisemnej, zwane dalej „pismem”, z 2005 r. Nr 196, poz. 1631, z późn. zm.1)) zarządza się, oznacza się w następujący sposób: co następuje: 1) n a każdej stronie pisma umieszcza się: § 1. 1. Oznaczenie materiału zawierającego infora) w prawym górnym rogu, w kolejności pionowej: macje niejawne określoną klauzulą tajności polega na umieszczeniu na nim odpowiedniej klauzuli tajności. — klauzulę tajności, — numer egzemplarza pisma, a w przypadku 2. Przyznaną klauzulę tajności nanosi się w sposób gdy pismo wykonano w jednym egzemplarzu wyraźny i w pełnym jej brzmieniu. — napis „Egz. pojedynczy”, 3. Wprowadza się następujące oznaczenia klauzul b) w lewym górnym rogu sygnaturę literowotajności: -cyfrową, na którą składają się oddzielone myślnikami: literowe oznaczenie jednostki lub ko- 1) „00”— dla klauzuli „ściśle tajne”; mórki organizacyjnej, oznaczenie klauzuli tajności w sposób, o którym mowa w § 1 ust. 3, i nu- 2) „0” — dla klauzuli „tajne”; mer, pod którym pismo zostało zarejestrowane w odpowiedniej ewidencji, łamany przez rok 3) „Pf”— dla klauzuli „poufne”; lub dwie ostatnie cyfry roku, w którym pismo 4) „Z”— dla klauzuli „zastrzeżone”. zostało wykonane, a także, w zależności od potrzeb, inne oznaczenia ułatwiające ustalenie § 2. Użyte w rozporządzeniu określenia oznaczają: miejsca jego wykonania w jednostce lub komórce organizacyjnej nadawcy lub też przyna- 1) informatyczny nośnik danych — materiał lub urzą- leżność pisma do określonej sprawy, dzenie w rozumieniu art. 3 pkt 1 ustawy z dnia c) w prawym dolnym rogu klauzulę tajności oraz 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podnumer strony łamany przez liczbę stron całego miotów realizujących zadania publiczne (Dz. U. Nr 64, poz. 565, z późn. zm.2)); pisma; 2) na pierwszej stronie pisma umieszcza się również: 2) dokument elektroniczny — dokument w rozumieniu art. 3 pkt 2 ustawy wymienionej w pkt 1; a) w lewym górnym rogu nazwę jednostki lub komórki organizacyjnej, 3) poczta elektroniczna — środek komunikacji elektronicznej w rozumieniu art. 2 pkt 5 ustawy z dnia b) w prawym górnym rogu: 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektro- — nazwę miejscowości i datę podpisania pisma, niczną (Dz. U. Nr 144, poz. 1204, z późn. zm.3)); — napis o treści: „podlega ochronie do ...”, je- 4) metadane — zestaw logicznie powiązanych z do- żeli został określony krótszy niż wskazany kumentem elektronicznym usystematyzowanych w art. 25 ust. 3 ustawy okres ochrony inforinformacji opisujących ten dokument, ułatwiają- macji niejawnych stanowiących tajemnicę cych jego wyszukiwanie, kontrolę, zrozumienie służbową, i długotrwałe przechowywanie; — w przypadku pisma, któremu nadano bieg 5) ustawa — ustawę z dnia 22 stycznia 1999 r. korespondencyjny pod numerem egzemplao ochronie informacji niejawnych. rza w kolejności pionowej: nazwę stanowiska adresata oraz imię i nazwisko, a w przypadku wielu adresatów dopuszcza się możliwość 1) Zmiany tekstu jednolitego wymienionej ustawy zostały umieszczenia jedynie adnotacji „adresaci weogłoszone w Dz. U. z 2006 r. Nr 104, poz. 708 i 711, Nr 149, dług rozdzielnika”,

, Nr 218, poz. 1592 i Nr 220, poz. 1600, z 2007 r. Nr 25, poz. 162, z 2008 r. Nr 171, poz. 1056 oraz z 2009 r. — napis „Krypto” — w przypadku materiałów Nr 178, poz. 1375. kryptograficznych; 2) Zmiany wymienionej ustawy zostały ogłoszone w Dz. U. z 2006 r. Nr 12, poz. 65 i Nr 73, poz. 501, z 2008 r. Nr 127, 3) na ostatniej stronie pisma umieszcza się również:

, z 2009 r. Nr 157, poz. 1241 oraz z 2010 r. Nr 40,

a) z lewej strony pod treścią: 3) Zmiany wymienionej ustawy zostały ogłoszone w Dz. U. — liczbę załączników oraz liczbę stron lub inz 2004 r. Nr 96, poz. 959 i Nr 173, poz. 1808, z 2007 r. Nr 50,

, z 2008 r. Nr 171, poz. 1056 i Nr 216, poz. 1371 oraz nych jednostek miary wszystkich załączniz 2009 r. Nr 201, poz. 1540. ków, jeżeli są dołączone do pisma,

Nr 159 — 12099 — Poz. 1069 — klauzule tajności załączników wraz z numera- § 5. Materiały w postaci prezentacji multimedialmi, pod jakimi zostały zarejestrowane w od- nych oznacza się w następujący sposób: powiedniej ewidencji, 1) n a każdym slajdzie lub stronie stanowiącej inte- — liczbę stron każdego załącznika lub informa- gralną część prezentacji multimedialnej umieszcza cję określającą rodzaj załączonego materiału się: i jego odpowiednią jednostkę miary, a) w prawym górnym rogu klauzulę tajności, — w przypadku, gdy adresatowi wysyła się inną liczbę załączników, niż pozostawia w aktach, b) w prawym dolnym rogu klauzulę tajności, nudodatkowo napis „tylko adresat” — jeżeli za- mer slajdu lub strony łamany przez liczbę slajłączniki mają być przekazane adresatowi bez dów lub stron; pozostawiania ich w aktach, napis „do zwro- 2) n a pierwszym slajdzie lub stronie stanowiącej intu”— jeżeli załączniki mają zostać zwrócone tegralną część prezentacji multimedialnej umieszosobie uprawnionej do jego podpisania, cza się dodatkowo: b) z prawej strony pod treścią pisma i adnotacją a) w lewym górnym rogu nazwę jednostki lub koo załącznikach w kolejności pionowej: nazwa mórki organizacyjnej oraz sygnaturę literowostanowiska oraz imię i nazwisko osoby upraw- -cyfrową, o której mowa w § 3 ust. 1 pkt 1 lit. b, nionej do jego podpisania, b) napis o treści: „podlega ochronie do ...”, jeżeli c) w lewym dolnym rogu w kolejności pionowej: został określony krótszy niż wskazany w art. 25 — liczbę wykonanych egzemplarzy, ust. 3 ustawy okres ochrony informacji niejawnych stanowiących tajemnicę służbową. — adresatów poszczególnych egzemplarzy pisma lub adnotację „adresaci według rozdziel- § 6. 1. Na pismach stanowiących załączniki, na nika”, pierwszej stronie w prawym górnym rogu, umieszcza — imię i nazwisko lub inne dane identyfikujące się dodatkowo napis: „Załącznik nr ... do pisma nr ... sporządzającego i wykonawcę. z dnia …”. 2. Napis, o którym mowa w ust. 1, zamieszcza się, 2. W przypadku pisma, któremu nadano bieg korew miarę możliwości, na innych niż pismo materiaspondencyjny, na pierwszej stronie w prawym górłach. nym rogu pod numerem egzemplarza można zamieścić dyspozycję dla adresata o treści: 3. Jeżeli przy piśmie przewodnim przesyła się za- 1) „udzielanie informacji tylko za pisemną zgodą na- łączniki oznaczone klauzulami tajności, to: dawcy”; 1) k lauzula pisma przewodniego lub dokumentu nie może być niższa niż klauzula załącznika o najwyż- 2) „kopiowanie tylko za pisemną zgodą nadawcy”; szym stopniu tajności; 3) „odpis tylko za pisemną zgodą nadawcy”; 2) n a piśmie przewodnim, jeżeli jego klauzula jest inna po odłączeniu załączników, zamieszcza się dys- 4) „kopiowanie stron od ... do ... tylko za pisemną pozycję co do klauzuli tajności pisma po trwałym zgodą nadawcy”; ich odłączeniu; na każdej stronie pod numerem egzemplarza zamieszcza się napis: „... (nazwa 5) „odpis od ... do ... tylko za pisemną zgodą nadawklauzuli tajności) po odłączeniu załączników” lub cy”; „Jawne po odłączeniu załączników”. 6) „wypis (wyciąg) od ... do ... tylko za pisemną zgodą nadawcy”. 4. Przy rejestracji pisma przewodniego, o którym mowa w ust. 3 pkt 2, we właściwej ewidencji, w rubryce „Informacje uzupełniające/Uwagi” wpisuje się ad- 3. W przypadkach uzasadnionych organizacją notację o treści „... (nazwa klauzuli tajności) po odłąochrony informacji niejawnych na materiałach zawieczeniu załączników” lub „Jawne po odłączeniu załączrających informacje niejawne można nanosić dodatników”. kowe oznaczenia, inne niż te, o których mowa w ust. 1 i 2. § 7. 1. Na materiałach innych niż pismo klauzulę tajności i sygnaturę literowo-cyfrową umieszcza się § 4. 1. Dokumenty elektroniczne przetwarzane wy- przez ostemplowanie, nadrukowanie, wpisanie odłącznie w systemie teleinformatycznym, o którym mo- ręczne, trwałe dołączenie metek, nalepek, kalkomanii wa w art. 2 pkt 8 ustawy, podlegające ewidencji lub w inny widoczny sposób, bezpośrednio, a jeżeli to w elektronicznym rejestrze dokumentów, oznacza się nie jest możliwe — na ich obudowie lub opakowaw sposób określony w § 3. niu. 2. W przypadku dokumentów elektronicznych, 2. Utrwalanie informacji niejawnych w formie o których mowa w ust. 1, na każdej stronie w prawym dźwięku, obrazu lub poczty elektronicznej powinno górnym rogu pod klauzulą tajności zamiast oznacze- być poprzedzone i kończyć się informacją o nadanej nia numeru egzemplarza umieszcza się napis „Egz. klauzuli tajności, jeżeli istnieją takie możliwości techelektroniczny”. niczne.

Nr 159 — 12100 — Poz. 1069 § 8. Na trwale oprawionych zbiorach dokumen- § 11. Na dokumentach elektronicznych nie dokotów, rejestrach, książkach, broszurach i reprodukcjach nuje się skreśleń i adnotacji, o których mowa w § 9 klauzule tajności umieszcza się po prawej stronie na ust. 1—3. Informacje o skreśleniach i adnotacjach górze i dole zewnętrznych ścianek okładki oraz, jeżeli umieszcza się we właściwych ewidencjach lub metajest, na stronie tytułowej. danych dokumentu elektronicznego. § 9. 1. Na pismach zawierających informacje nie- § 12. 1. Na zawierających informacje niejawne jawne, wobec których minął ustawowy okres ochrony kopiach, odpisach, wyciągach, tłumaczeniach pism, lub ustanowiony przez osoby, o których mowa wypisach z nich i wydrukach dokumentów elektrow art. 21 ust. 1 oraz art. 25 ust. 6 ustawy: nicznych przetwarzanych wyłącznie w systemie teleinformatycznym, o którym mowa w art. 2 pkt 8 usta- 1) skreśla się klauzulę tajności na każdej stronie wy, oraz wydrukach z informatycznych nośników w prawym górnym i dolnym rogu; danych przesyłanych jako załączniki do pism umieszcza się: 2) na pierwszej stronie nad skreśloną klauzulą tajności w prawym górnym rogu umieszcza się dodat- 1) na wszystkich stronach w prawym górnym rogu kowo napis „Jawne” oraz datę, imię, nazwisko odpowiednio napis: „Kopia”, „Odpis”, „Wyciąg”, i podpis osoby dokonującej tych adnotacji. „Tłumaczenie z języka” (nazwa języka — imię i nazwisko tłumacza), „Wypis” lub „Wydruk”; 2. Na pismach zawierających informacje niejawne, wobec których zniesiono lub zmieniono przyznaną 2) na pierwszej stronie dodatkowo numer, pod jakim klauzulę tajności: zostały zarejestrowane we właściwej ewidencji, numer wykonanego egzemplarza kopii, odpisu, 1) na każdej stronie w prawym górnym i dolnym rowyciągu, tłumaczenia, wypisu lub wydruku; gu skreśla się dotychczasowe klauzule tajności; 3) na ostatniej stronie dodatkowo napis „Za zgod- 2) nad skreślonymi klauzulami tajności umieszcza się ność” i odcisk tuszowej pieczęci z nazwą jednostki nowe klauzule tajności; lub komórki organizacyjnej (numerem jednostki wojskowej), w której sporządzono kopię, odpis, 3) na pierwszej stronie nad skreśloną klauzulą tajnowyciąg, tłumaczenie, wypis lub wydruk. ści w prawym górnym rogu umieszcza się datę, imię, nazwisko i podpis osoby dokonującej tych adnotacji oraz wskazuje się podstawy dokonanej 2. Zgodność z oryginałem kopii, odpisu, wyciągu, zmiany. wypisu lub wydruku potwierdza podpisem odpowiednio kierownik jednostki lub komórki organizacyjnej lub inne osoby przez nich upoważnione, a tłumacze- 3. Na pismach zawierających informacje niejawne, nia — osoba dokonująca tłumaczenia. Podpis wykoktórych okres ochrony uległ skróceniu lub przedłużenuje się czytelnie imieniem i nazwiskiem. niu, na pierwszej stronie w prawym górnym rogu nad klauzulą tajności umieszcza się odpowiednio napis: „Skrócono okres ochrony do dnia ...” albo „Przedłużo- 3. Fakt sporządzenia kopii, odpisu, wyciągu, tłuno okres ochrony do dnia ...”, a także datę, imię i na- maczenia lub wypisu odnotowuje się na ostatniej zwisko, podpis osoby dokonującej tych adnotacji oraz stronie dokumentu, z którego sporządzono kopię, odwskazuje się podstawy dokonanej zmiany. pis, wyciąg, tłumaczenie lub wypis, przez odcisk pieczęci lub umieszczenie adnotacji informującej o: 4. Skreśleń i adnotacji, o których mowa w ust. 1—3, 1) nazwie jednostki lub komórki organizacyjnej, dokonuje odpowiednio kierownik kancelarii lub jego w której sporządzono kopię, odpis, wyciąg, tłumazastępca, kierownik archiwum lub jego zastępca albo czenie lub wypis; upoważnione przez nich lub przez kierownika jednostki organizacyjnej inne osoby. 2) liczbie egzemplarzy sporządzonych kopii, odpisów, wyciągów, tłumaczeń lub wypisów; 5. Skreśleń i adnotacji, o których mowa w ust. 1—3, dokonuje się kolorem czerwonym, w sposób czytelny. 3) dacie sporządzenia kopii, odpisu, wyciągu, tłuma- Wycieranie, wywabianie lub zamazywanie klauzuli taj- czenia lub wypisu; ności i dokonanych zmian jest niedozwolone. 4) numerze, pod jakim kopia, odpis, wyciąg, tłumaczenie lub wypis zostały zarejestrowane we właś- 6. W stosunku do pism znajdujących się w zbiociwej ewidencji. rach dokumentów zawierających informacje niejawne, wobec których minął ustawowy lub ustanowiony okres ochrony, czynności, o których mowa w ust. 1—5, 4. Adnotacje, o których mowa w ust. 3 pkt 1—3, można dokonać najpóźniej w przypadku ich udostęp- wpisuje się przed wykonaniem kopii, odpisu, wyciąniania lub przekazywania osobom spoza jednostki lub gu, tłumaczenia lub wypisu, natomiast numer, pod komórki organizacyjnej. jakim zostały zarejestrowane we właściwej ewidencji, nanosi się dopiero po wykonaniu kopii, odpisu, wycią- § 10. W przypadku materiałów, o których mowa gu, tłumaczenia lub wypisu. w § 7 i 8, przepisy § 9 ust. 1—5 stosuje się odpowiednio, uwzględniając sposób oznakowania tych materia- 5. Na wydrukach wymienionych w ust. 1 dokonuje łów. się adnotacji, o których mowa w ust. 3.

Nr 159 — 12101 — Poz. 1069 6. W przypadku wykonywania wydruku, kopii, od- 2) nazwę jednostki lub komórki organizacyjnej, która pisu, wyciągu, tłumaczenia lub wypisu materiałów ar- otrzymała dokument do wysłania; chiwalnych zgromadzonych w archiwach państwowych oraz archiwach państwowych wyodrębnionych 3) numer, pod jakim dokument został zarejestrowany nie dokonuje się czynności, o których mowa w ust. 3, we właściwej ewidencji, liczbę stron dokumentu, z tym że do materiałów dołącza się kartę informacyj- datę i godzinę nadania; ną, na której każdorazowo umieszcza się informację 4) numer egzemplarza nadawanego dokumentu, o wykonaniu wydruku, kopii, odpisu, wyciągu, tłumaa w przypadku, gdy dokument wykonano w jedczenia lub wypisu. Napis na karcie powinien zawierać nym egzemplarzu, wpisuje się „Egz. pojedynczy”. adnotacje, o których mowa w ust. 3. § 13. 1. Wydruki dokumentów przesłanych pocztą 3. Adnotacji, o których mowa w ust. 2, dokonuje elektroniczną, której infrastruktura znajduje się w strefie się przed wysłaniem dokumentu. bezpieczeństwa, o której mowa w art. 57 pkt 1 ustawy, oznacza się na zasadach określonych w § 12 ust. 1 i 2. § 15. 1. Materiały zawierające informacje niejawne otrzymywane z zagranicy, w tym załączniki podlegają- 2. Na wydrukach wymienionych w ust. 1 dokonuje ce odłączeniu, oznacza się na górze i na dole pierwszej się również adnotacji, o których mowa w § 12 ust. 3. i ostatniej strony krajowym odpowiednikiem zagra- § 14. 1. Na dokumencie otrzymanym za pośredni- nicznej klauzuli tajności. ctwem narzędzia lub urządzenia kryptograficznego na pierwszej stronie umieszcza się: 2. W przypadku materiałów zawierających informacje niejawne, wysyłanych za granicę w wykonaniu 1) rodzaj dokumentu w zależności od narzędzia lub umów międzynarodowych, stosuje się zasady oznaurządzenia, za którego pośrednictwem dokument czania klauzulami tajności ustalone w tych umowach. otrzymano; 2) nazwę jednostki lub komórki organizacyjnej, która § 16. Materiały zawierające informacje niejawne otrzymała dokument; (części urządzeń, informatyczne nośniki danych) wykorzystywane w urządzeniach lub systemach prze- 3) numer, pod jakim dokument został zarejestrowany znaczonych do wykonywania czynności operacyjnowe właściwej ewidencji, liczbę stron dokumentu, -rozpoznawczych nie podlegają oznaczeniu zgodnie datę i godzinę otrzymania; z przepisami niniejszego rozporządzenia. 4) numer egzemplarza otrzymanego dokumentu, a w przypadku, gdy dokument wykonano w jed- § 17. Traci moc rozporządzenie Prezesa Rady Mininym egzemplarzu, wpisuje się „Egz. pojedynczy”. strów z dnia 5 października 2005 r. w sprawie sposobu oznaczania materiałów, umieszczania na nich klauzul 2. Informację potwierdzającą fakt nadania dokutajności, a także zmiany nadanej klauzuli tajności mentu za pośrednictwem narzędzia lub urządzenia, (Dz. U. Nr 205, poz. 1696). o których mowa w ust. 1, jednostka lub komórka organizacyjna posiadająca takie narzędzie lub urządzenie § 18. Rozporządzenie wchodzi w życie z dniem umieszcza na pierwszej stronie przekazanego do wy- 1 stycznia 2011 r. słania dokumentu, wymieniając: 1) rodzaj dokumentu w zależności od narzędzia lub urządzenia, za którego pośrednictwem dokument będzie wysłany; Prezes Rady Ministrów: D. Tusk