Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 22 grudnia 2011 r. w sprawie sposobu oznaczania materiałów i umieszczania na nich klauzul tajności

Nr 288 — 16758 — Poz. 1692 1692 ROZPORZĄDZENIE PREZESA RADY MINISTRÓW z dnia 22 grudnia 2011 r. w sprawie sposobu oznaczania materiałów i umieszczania na nich klauzul tajności Na podstawie art. 6 ust. 9 ustawy z dnia 5 sierpnia § 3. 1. Materiał oznacza się klauzulą tajności w spo- 2010 r. o ochronie informacji niejawnych (Dz. U. sób wyraźny i w pełnym brzmieniu. Nr 182, poz. 1228) zarządza się, co następuje: 2. W przypadku gdy poszczególnym częściom ma- § 1. Rozporządzenie określa sposób oznaczania teriału zostały nadane różne klauzule tajności bądź materiałów, o których mowa w art. 2 pkt 4 ustawy gdy niektóre z tych części są jawne, wyodrębnione z dnia 5 sierpnia 2010 r. o ochronie informacji niejaw- części oddziela się oznaczeniem odpowiedniej klauzunych, zwanych dalej „materiałami”, umieszczania na li tajności wskazanej w pełnym brzmieniu lub określeniem „jawne”. Części materiału zawierające tekst lub nich klauzul tajności, a także tryb i sposób zmiany lub obraz oddziela się przez odpowiednie ich oznaczenie znoszenia nadanej klauzuli. przed rozpoczęciem i po zakończeniu tekstu lub obrazu. § 2. Ilekroć w rozporządzeniu jest mowa o: 1) oznaczaniu — należy przez to rozumieć czynność 3. Jeżeli poszczególnym częściom materiału zostatechniczną nanoszenia na materiał informacji ły nadane różne klauzule tajności, materiał oznacza się określonych w rozporządzeniu, w tym umieszcza- klauzulą tajności co najmniej równą najwyższej klaunia na nim klauzuli tajności, oraz nanoszenia infor- zuli tajności, jaką nadano części materiału. macji o zmianie lub zniesieniu nadanej klauzuli, § 4. Wprowadza się następujące symbole oznaczea także umieszczania informacji w metryce dokunia klauzul tajności: mentu elektronicznego; 2) informatycznym nośniku danych — należy przez 1) „00” — dla klauzuli „ściśle tajne”; to rozumieć materiał lub urządzenie w rozumieniu 2) „0” — dla klauzuli „tajne”; art. 3 pkt 1 ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących 3) „Pf” — dla klauzuli „poufne”; zadania publiczne (Dz. U. Nr 64, poz. 565, z późn. zm.1)); 4) „Z” — dla klauzuli „zastrzeżone”. 3) dokumencie elektronicznym — należy przez to ro- § 5. 1. Dokument nieelektroniczny utrwalony zumieć dokument utrwalony na informatycznym w formie pisma oznacza się w następujący sposób: nośniku danych lub przetwarzany w systemie teleinformatycznym, o ile ze względu na organizację 1) n a każdej stronie umieszcza się: obiegu informacji niejawnych podlega rejestracji; a) na środku, jako pierwszy element w nagłówku 4) dokumencie nieelektronicznym — należy przez to strony, klauzulę tajności, rozumieć dokument utrwalony na nośniku innym b) numer egzemplarza, a w przypadku gdy dokuniż informatyczny nośnik danych, o ile ze względu ment wykonano w jednym egzemplarzu, napis na organizację obiegu informacji niejawnych pod- „egz. pojedynczy”, lega rejestracji; c) s ygnaturę literowo-cyfrową, na którą składają 5) metryce dokumentu elektronicznego — należy się: literowe oznaczenie jednostki lub komórki przez to rozumieć zestaw informacji o dokumencie organizacyjnej, symbol oznaczenia klauzuli tajelektronicznym, powiązanych z dokumentem lub ności, numer, pod którym ten dokument został umieszczonych na nim, stanowiących jego oznazarejestrowany, i rok, w którym dokonano rejeczenie w rozumieniu rozporządzenia; stracji, a także, w zależności od potrzeb, inne 6) odwzorowaniu cyfrowym — należy przez to rozu- oznaczenia ułatwiające ustalenie miejsca wykomieć przekształcenie dokumentu nieelektroniczne- nania dokumentu w jednostce lub komórce orgo w dokument elektroniczny dokonywane ganizacyjnej lub też jego przynależność do określonej sprawy, w szczególności przez jego zeskanowanie; d) numer strony oraz liczbę stron całego doku- 7) kopiowaniu — należy przez to rozumieć w szczementu, gólności również wykonywanie odpisu, wypisu, wyciągu, wydruku, odwzorowania cyfrowego lub e) na środku, jako ostatni element w stopce stronagrania. ny, klauzulę tajności; 2) n a pierwszej stronie umieszcza się również: 1) Zmiany wymienionej ustawy zostały ogłoszone w Dz. U. z 2006 r. Nr 12, poz. 65 i Nr 73, poz. 501, z 2008 r. Nr 127, a) nazwę jednostki lub komórki organizacyjnej,

, z 2009 r. Nr 157, poz. 1241, z 2010 r. Nr 40,

, Nr 167, poz. 1131 i Nr 182, poz. 1228 oraz z 2011 r. b) nazwę miejscowości i datę podpisania doku- Nr 112, poz. 654, Nr 185, poz. 1092 i Nr 204, poz. 1195. mentu,

Nr 288 — 16759 — Poz. 1692 c) w przypadku dokumentu, któremu nadano bieg 8) imię i nazwisko lub inne oznaczenie wskazujące korespondencyjny, imię i nazwisko lub nazwę wykonawcę; stanowiska adresata; w przypadku wielu adresatów dokumentu, któremu nadano bieg kore- 9) nazwę nadaną dokumentowi lub określenie, czego spondencyjny, dopuszcza się możliwość dokument dotyczy. umieszczenia jedynie adnotacji „adresaci we- 2. Pełną nazwę klauzuli tajności nanosi się, o ile to dług rozdzielnika”; możliwe, na dokumencie elektronicznym. 3) na ostatniej stronie pod treścią umieszcza się również: 3. W przypadku dokumentu elektronicznego o klauzuli „zastrzeżone” § 5 ust. 2 stosuje się odpoa) liczbę załączników, wiednio. b) liczbę stron lub innych jednostek miary wszystkich załączników lub informację określającą ro- § 7. 1. Na dokumencie nieelektronicznym można dzaj załączonego materiału i jego odpowiednią zamieścić dyspozycję dotyczącą: jednostkę miary, 1) b raku zgody na kopiowanie lub tłumaczenie części c) klauzule tajności załączników wraz z numerami, albo całości dokumentu; pod jakimi zostały zarejestrowane, oraz liczbę stron każdego załącznika lub informację okreś- 2) b raku zgody na udzielanie informacji o treści dolającą rodzaj załączonego materiału i jego odpo- kumentu; wiednią jednostkę miary, 3) o kreślenia daty lub wydarzenia, po którym nastąpi d) w przypadku gdy adresatowi wysyła się inną zniesienie lub zmiana klauzuli tajności całości lub liczbę załączników niż pozostawia w aktach, do- części dokumentu. datkowo napis „tylko adresat” — jeżeli załączniki mają być przekazane adresatowi bez pozosta- 2. W przypadku dokumentu elektronicznego dyswiania ich w aktach, lub napis „do zwrotu” — pozycję, o której mowa w ust. 1, można zamieścić jeżeli załączniki mają zostać zwrócone nadawcy, w jego metryce. e) stanowisko oraz imię i nazwisko lub inne ozna- § 8. W przypadkach uzasadnionych organizacją czenie wskazujące osobę uprawnioną do jego ochrony informacji niejawnych, na materiałach zawiepodpisania, rających informacje niejawne można nanosić w spof) liczbę wykonanych egzemplarzy, sób czytelny, widoczny i trwały dodatkowe oznaczenia, inne niż te, o których mowa w § 5—7. g) adresatów poszczególnych egzemplarzy dokumentu albo adnotację „adresaci według roz- § 9. 1. Na dokumencie nieelektronicznym stanodzielnika”, wiącym załącznik na pierwszej stronie umieszcza się h) dyspozycję „ad acta” w przypadku egzemplarza dodatkowo informację: „Załącznik nr ... do dokumenpozostającego w aktach nadawcy, tu nr ... z dnia ...”. i) imię i nazwisko lub inne oznaczenie wskazujące 2. Jeżeli wraz z dokumentem przesyła się załączniwykonawcę. ki zawierające informacje niejawne, to: 2. W przypadku dokumentu, o którym mowa 1) dokument oznacza się klauzulą tajności nie niższą w ust. 1, o klauzuli „zastrzeżone” dopuszcza się odstą- niż najwyższa klauzula tajności załączników; pienie od umieszczania oznaczeń, o których mowa w ust. 1 pkt 1 lit. b oraz pkt 3 lit. f—i. 2) na dokumencie — jeżeli po trwałym odłączeniu załączników dokument jest jawny albo jego klauzula § 6. 1. Dokument elektroniczny oznacza się w ten tajności jest inna niż określona zgodnie z pkt 1 — sposób, że jego metryka zawiera następujące infor- na każdej stronie pod numerem egzemplarza macje: umieszcza się adnotację o jawności albo klauzuli tajności dokumentu po odłączeniu załączników. 1) klauzulę tajności; 2) sygnaturę literowo-cyfrową, o której mowa w § 5 3. W przypadku dokumentu elektronicznego informacje, o których mowa w ust. 1 i 2, umieszcza się odust. 1 pkt 1 lit. c; powiednio w jego metryce. 3) nazwę jednostki lub komórki organizacyjnej; 4. Informację, o której mowa w ust. 1, umieszcza 4) datę rejestracji dokumentu; się, w miarę możliwości, na materiałach innych niż 5) w przypadku dokumentu, któremu nadano bieg dokumenty. korespondencyjny, wskazanie adresatów przez podanie imion i nazwisk lub nazw ich stanowisk; § 10. 1. Na materiałach innych niż dokumenty, o których mowa w § 5 i 6, klauzulę tajności i sygnaturę 6) klauzule tajności załączników wraz z numerami, literowo-cyfrową umieszcza się przez ostemplowanie, pod jakimi zostały zarejestrowane; nadrukowanie, wpisanie odręczne, trwałe dołączenie 7) stanowisko, imię i nazwisko lub inne oznaczenie metek, nalepek, kalkomanii lub w inny widoczny spowskazujące osobę uprawnioną do podpisania do- sób, w szczególności na ich obudowie lub opakowakumentu; niu.

Nr 288 — 16760 — Poz. 1692 2. Materiał, który ze względu na organizację obie- 5. Oznaczenie zmiany lub zniesienia klauzuli tajgu informacji niejawnych nie podlega rejestracji, ności dokumentu elektronicznego umieszcza się w jeoznacza się w sposób zapewniający jednoznaczną go metryce. W przypadku, o którym mowa w § 6 identyfikację jego klauzuli tajności, w szczególności ust. 2, oznaczenie umieszcza się, o ile to możliwe, na przez jej umieszczenie na materiale. dokumencie. 3. Utrwalanie informacji niejawnych w formie § 14. W przypadku materiałów, o których mowa dźwięku lub obrazu poprzedza się i kończy informacją w § 10 i 11, przepis § 13 stosuje się odpowiednio, o nadanej klauzuli tajności, o ile istnieją takie możli- z uwzględnieniem sposobu oznakowania tych matewości. riałów. § 11. Na trwale oprawionych zbiorach dokumen- § 15. 1. Na dokumencie nieelektronicznym wytwotów, rejestrach, książkach, broszurach i reprodukcjach rzonym w wyniku kopiowania lub tłumaczenia umieszklauzule tajności umieszcza się pośrodku, na górze cza się: i na dole zewnętrznych ścianek okładki oraz — jeżeli jest — na stronie tytułowej. 1) w przypadku kopii — na pierwszej stronie sygnaturę, o której mowa w § 5 ust. 1 pkt 1 lit. c; § 12. Zgody na zniesienie lub zmianę klauzuli tajności udziela się w odrębnym dokumencie podlegają- 2) w pozostałych przypadkach — odpowiednio oznacym rejestracji lub przez oznaczenie w postaci umiesz- czenia, o których mowa w § 5; czenia informacji: 3) n a wszystkich stronach: 1) na dokumencie — w przypadku dokumentu nieelektronicznego; a) w przypadku kopiowania napis „Wydruk”, „Kopia”, „Odpis”, „Wyciąg” albo „Wypis”, 2) w metryce dokumentu — w przypadku dokumentu b) w przypadku tłumaczenia napis „Tłumaczenie elektronicznego. z języka (nazwa języka)” oraz podpis, imię i na- § 13. 1. Oznaczenia zniesienia klauzuli tajności na zwisko lub inne oznaczenie wskazujące osobę dokumencie nieelektronicznym utrwalonym w formie dokonującą tłumaczenia; pisma dokonuje się następująco: 4) n a ostatniej stronie w przypadku kopiowania do- 1) skreśla się wszystkie dotychczasowe oznaczenia datkowo potwierdzenie zgodności z oryginałem znoszonej klauzuli tajności; zawierające: a) napis „Za zgodność”, 2) nad pierwszym w kolejności skreślonym oznaczeniem klauzuli tajności umieszcza się napis „Znie- b) odcisk pieczęci z nazwą jednostki lub komórki siono klauzulę tajności” oraz datę, podpis, imię organizacyjnej, w której wytworzono dokument, i nazwisko lub inne oznaczenie wskazujące osobę dokonującą tych adnotacji oraz wskazuje się pod- c) p odpis, imię i nazwisko lub inne oznaczenie stawę dokonania czynności. wskazujące kierownika jednostki lub komórki organizacyjnej, w której dokonano kopiowania, 2. Oznaczenia zmiany klauzuli tajności na doku- albo osobę przez niego upoważnioną. mencie, o którym mowa w ust. 1, dokonuje się następująco: 2. Wytworzenie dokumentu w wyniku kopiowania lub tłumaczenia dokumentu nieelektronicznego odno- 1) skreśla się wszystkie dotychczasowe oznaczenia towuje się na ostatniej stronie dokumentu kopiowaklauzuli tajności; nego lub tłumaczonego przez umieszczenie informacji o: 2) nad skreślonymi oznaczeniami klauzul tajności umieszcza się oznaczenie nowej klauzuli tajności; 1) n azwie jednostki lub komórki organizacyjnej, w której wytworzono dokument; 3) nad pierwszym w kolejności skreślonym oznaczeniem klauzuli tajności umieszcza się datę, podpis, 2) l iczbie egzemplarzy dokumentu wytworzonego; imię i nazwisko lub inne oznaczenie wskazujące osobę dokonującą tych adnotacji oraz wskazuje 3) d acie wytworzenia dokumentu; się podstawę dokonania czynności. 4) n umerze, pod jakim wytworzony dokument został 3. Skreśleń i adnotacji, o których mowa w ust. 1 zarejestrowany. i 2, dokonują: kierownik kancelarii tajnej, kierownik archiwum lub jego zastępca, kierownik innej niż kan- 3. Informacje, o których mowa w ust. 2 pkt 1—3, celaria tajna komórki, w której są rejestrowane mate- umieszcza się przed wytworzeniem dokumentu w wyriały niejawne, albo inne osoby upoważnione przez niku kopiowania lub tłumaczenia, natomiast numer, nich lub przez kierownika jednostki organizacyjnej. pod jakim został on zarejestrowany, umieszcza się po wytworzeniu. 4. Skreśleń i adnotacji, o których mowa w ust. 1 i 2, dokonuje się kolorem czerwonym, w sposób czy- 4. W przypadku kopiowania lub tłumaczenia dokutelny. Wycieranie, wywabianie lub zamazywanie klau- mentu elektronicznego informacje, o których mowa zuli tajności i dokonanych zmian jest niedozwolone. w ust. 2 pkt 1—4, umieszcza się w jego metryce.

Nr 288 — 16761 — Poz. 1692 5. W metryce dokumentu elektronicznego wytwo- § 16. Materiały zawierające informacje niejawne rzonego w wyniku kopiowania lub tłumaczenia wykorzystywane w urządzeniach lub systemach przeumieszcza się: znaczonych do wykonywania czynności operacyjno- -rozpoznawczych, w szczególności urządzenia, części 1) informacje, o których mowa w § 6; urządzeń lub informatyczne nośniki danych, nie pod- 2) odpowiednio informację: „Odwzorowanie cyfro- legają oznaczeniu w sposób określony w przepisach we”, „Kopia”, „Odpis”, „Wyciąg”, „Wypis” albo rozporządzenia. „Tłumaczenie z języka (nazwa języka)”; § 17. Formularze dokumentów stosowane dotych- 3) imię i nazwisko lub inne oznaczenie wskazujące czas jako druki stałe mogą być wykorzystywane do osobę dokonującą kopiowania albo tłumaczenia. wyczerpania zapasów, nie dłużej jednak niż do dnia 6. W przypadku dokumentu o klauzuli „zastrzeżo- 31 grudnia 2012 r. ne” dopuszcza się odstąpienie od umieszczenia oznaczeń, o których mowa w ust. 1 pkt 3 i 4, ust. 2 i 4 oraz § 18. Rozporządzenie wchodzi w życie z dniem ust. 5 pkt 2 i 3. 1 stycznia 2012 r.2) 7. W przypadku wytwarzania dokumentów w wy- Prezes Rady Ministrów: D. Tusk niku kopiowania lub tłumaczenia materiałów archiwalnych zgromadzonych w archiwach państwowych albo archiwach wyodrębnionych nie dokonuje się 2) Niniejsze rozporządzenie było poprzedzone rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów z dnia 13 sierpnia 2010 r. czynności, o których mowa w ust. 2, z tym że do matew sprawie sposobu oznaczania materiałów, umieszczania riałów archiwalnych dołącza się kartę informacyjną, na nich klauzul tajności, a także zmiany nadanej klauzuli na której każdorazowo umieszcza się informację o wytajności (Dz. U. Nr 159, poz. 1069), które traci moc z dniem tworzeniu dokumentów w wyniku kopiowania lub tłu- wejścia w życie niniejszego rozporządzenia na podstawie maczenia, z uwzględnieniem informacji, o których art. 189 ust. 1 ustawy z dnia 5 sierpnia 2010 r. o ochronie mowa w ust. 2. informacji niejawnych (Dz. U. Nr 182, poz. 1228).