Rozporządzenie Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 22 września 2004 r. w sprawie trybu, terminów i zakresu sprawozdawczości dotyczącej realizacji Narodowego Planu Rozwoju, trybu kontroli realizacji Narodowego Planu Rozwoju oraz trybu rozliczeń

Rozporządzenie określa: 1) tryb, terminy i zakres sprawozdawczości dotyczącej realizacji Narodowego Planu Rozwoju w odniesieniu do projektów, działań i programów, o których mowa w art. 8 ust. 1 pkt 1—3 ustawy z dnia 20 kwietnia 2004 r. o Narodowym Planie Rozwoju; 2) tryb rozliczeń w odniesieniu do projektów, działań i programów, o których mowa w art. 8 ust. 1 pkt 1—3 ustawy z dnia 20 kwietnia 2004 r. o Narodowym Planie Rozwoju; 3) tryb kontroli realizacji Narodowego Planu Rozwoju. 8 2. Użyte w rozporządzeniu określenia oznaczają: 1) kwartat — kwartat kalendarzowy; 2) rok — rok kalendarzowy; 3) dzień — dzień kalendarzowy; 4) okres sprawozdawczy — okres, którego dotyczy sprawozdanie.

1. Beneficjent sporządza sprawozdania okresowe, roczne i końcowe z realizacji projektu po zakończeniu okresu sprawozdawczego i przekazuje je instytucji wymienionej w decyzji lub umowie o dofinansowanie projektu, w formie pisemnej i elektronicznej. Instytucja płatnicza ustala format wersji elektronicznej sprawozdania oraz sposób jej przekazywania. 2. Sprawozdania, o których mowa w ust. 1, przekazuje się w następujących terminach: 1) okresowe — do 10 dni od upływu okresu sprawozdawczego; 2) roczne — do 25 dni od upływu okresu sprawozdawczego; 3) końcowe — do 25 dni od zakończenia projektu. 3. Sprawozdania, o których mowa w ust. 1, zawierają w szczególności: 1) informacje ogólne dotyczące projektu; 2) informacje dotyczące przebiegu realizacji projektu oraz realizacji planu rzeczowego, z zastrzeżeniem ust. 4; 3) informacje dotyczące postępu realizacji planu finansowego projektu; 4) prognozę przebiegu realizacji projektu w kolejnym okresie sprawozdawczym, z zastrzeżeniem ust. 5; 5) informację na temat przestrzegania polityk Wspólnoty przy realizacji projektu, z zastrzeżeniem ust. 4; 6) informację na temat wypełnienia zobowiązań w zakresie promocji projektu; 7) informacje o napotkanych problemach oraz przeprowadzonych u beneficjenta kontrolach. 4. Beneficjent może nie umieścić w sprawozdaniach, o których mowa w ust. 1, informacji, o których mowa w ust. 3 pkt 5, oraz informacji dotyczących stopnia osiągania wartości wskaźników monitorujących rezultatu i oddziaływania określonych w uzupełnieniu programu, decyzji lub umowie o dofinansowanie projektu, o ile instytucja zarządzająca tak postanowi. 5. Sprawozdanie końcowe nie zawiera informacji, o których mowa w ust. 3 pkt 4. 8 10. Instytucja zarządzająca może, pod warunkiem zachowania zdolności agregacji danych monitoringowych, zwolnić beneficjenta z obowiązku sporządzania sprawozdania okresowego lub rocznego z realizacji projektu, w przypadku gdy w szczególności czas realizacji projektu, zgodnie z umową lub decyzją o dofinansowanie projektu, nie przekracza dwóch okresów sprawozdawczych.

5. Plan kontroli, o którym mowa w ust. 3, powinien być sporządzany w sposób uwzględniający w szczególności: 1) wielkość przeptywów finansowych w ramach odpowiednio projektu i programu; 2) złożoność działań w ramach odpowiednio projektu i programu; 3) doświadczenie podmiotu realizującego odpowiednio projekt i program; 4) stosowanie procedur przetargowych; 5) wyniki wcześniej przeprowadzonych kontroli; 6) sposób realizacji harmonogramu finansowo-rzeczowego projektu. 8 15. 1. Wyniki kontroli, o których mowa w § 11 i 14: 1) stanowią podstawę do sporządzenia przez instytucję zarządzającą raportów o nieprawidtowościach w programie, które przekazywane są w terminie do 45 dni po zakończeniu kwartału do właściwej jednostki w Ministerstwie Finansów oraz do wiadomości instytucji płatniczej; 2) służą poświadczeniu prawidłowości realizacji programu w zakresie, o którym mowa w § 14 ust. 5, w ramach przedkładanych wniosków o refundację, o których mowa w 8 37. 2. Wyniki kontroli, o których mowa w § 14.i 16, wskazujące na nieprawidłowości w realizacji programu i Planu, stanowią podstawę dla instytucji wykonujących kontrole na podstawie art. 50 ustawy do wydania w porozumieniu z instytucją zarządzającą polecenia polegającego w szczególności na: 1) dostosowaniu lub zmiany procedur; 2) wstrzymaniu realizacjj wniosku o o którym mowa w § 37; refundację, 3) zawieszeniu udziatu jednostki kontrolowanej w realizacji programu. 3. Przepisów zawartych w ust. 2 nie stosuje się w przypadku, gdy jednostką kontrolującą jest instytucja zarządzająca. 8 16. 1. Instytucje odpowiedzialne za zarządzanie i realizację programów operacyjnych, strategii wykorzystania Funduszu Spójności oraz kontraktów podlegają kontroli w zakresie realizacji Planu. 2. Kontrola realizacji Planu może przybrać formę: 1) badania dokumentacji związanej z realizacją Planu; 2) badania realizacji zadań w instytucjach, o których mowa w ust. 1, w trakcie kontroli na miejscu. 3. Ocena i działania, o których mowa w art. 54 ustawy, przeprowadzane są w oparciu o roczne plany kontroli. Nr 216 8 17. 1. Informacje o niewłaściwej realizacji projektów lub programów mogą stanowić podstawę do przeprowadzenia kontroli, o których mowa w § 11, 14 i 16, w trybie doraźnym. 2. Przedmiotem kontroli w trybie doraźnym jest w szczególności weryfikacja zgodności uzyskanych informacji, o których mowa w ust. 1, ze stanem faktycznym. 8 18. 1. Kontrola, o której mowa w § 11 ust. 1, przeprowadzana w miejscu realizacji projektu, kontrola, o której mowa w § 14 ust. 2 pkt 2 i w § 16 ust. 2 pkt 2, oraz ocena i działania, o których mowa w art. 54 ustawy, przeprowadzane są na podstawie wydanego przez jednostkę kontrolującą pisemnego upoważnienia do przeprowadzenia tych czynności. 2. Upoważnienie do przeprowadzenia kontroli zawiera: 1) oznaczenie organu upoważnionego do kontroli; 2) imię i nazwisko kierownika zespołu kontrolującego; 3) imiona i nazwiska osób wchodzących w skład zespotu kontrolującego; 4) nazwę i adres podmiotu kontrolowanego; 5) temat i zakres kontroli; 6) termin ważności upoważnienia. 3. Do kontroli spraw, przy których zachodzi konieczność zapoznania się z informacjami niejawnymi, kontrolujący powinien posiadać poświadczenie bezpieczeństwa upoważniające do dostępu do informacji niejawnych, uzyskane na podstawie przepisów ustawy z dnia 22 stycznia 1999 r. o ochronie informacji niejawnych (Dz. U. Nr 11, poz. 95, z późn. zm.?)). 8 19. 1. Podmiot kontrolowany zawiadamiany jest na piśmie na 7 dni przed rozpoczęciem kontroli o zakresie i terminie planowanej kontroli. 2. Przepisu ust. 1 nie stosuje się w przypadku kontroli, o których mowa w § 11, 14.i 16, przeprowadzanych w trybie doraźnym. 8 20. Kontrole, o których mowa w § 14 ust. 2 pkt 2 oraz w § 16 ust. 2 pkt 2, przeprowadza się w oparciu o program kontroli, uwzględniający w szczególności badanie: 2) Zmiany wymienionej ustawy zostaty ogłoszone w Dz. U. z 2000 r. Nr 12, poz. 136i Nr 39, poz. 462, z 2001 r. Nr 22,, Nr 27, poz. 298, Nr 56, poz. 580, Nr 110,, Nr 123, poz. 1353 i Nr 154, poz. 1800, z 2002 r. Nr 74, poz. 676, Nr 89, poz. 804 i Nr 153, poz. 1271, z 2003 r. Nr 17, poz. 155 oraz z 2004 r. Nr 29, poz. 257. 1) przestrzegania procedur wyboru wniosków o dofinansowanie realizacji projektu z publicznych środków wspólnotowych; 2) poprawności podpisywanych umów lub wydawanych decyzji o przyznaniu pomocy z publicznych środków wspólnotowych; 3) przestrzegania procedur w zakresie monitorowania i oceny wdrażania projektów, działań i programów; 4) przestrzegania zasad archiwizacji dokumentów związanych z wdrażaniem projektów współfinansowanych z publicznych środków wspólnotowych; 5) przestrzegania procedur w zakresie sprawozdawczości, kontroli i rozliczeń finansowych, w tym poprawności kwalifikowania wydatków oraz sprawdzania rzetelności sprawozdań, o których mowa w § 6—9; 6) przestrzegania zgodności z politykami Wspólnoty. 8 21. 1. Osoby przeprowadzające kontrolę na miejscu realizacji projektu oraz w instytucjach odpowiedzialnych za zarządzanie i realizację programów operacyjnych, strategii wykorzystania Funduszy Spójności oraz kontraktów, zwane dalej „kontrolującymi”, są upoważnione do: 1) swobodnego poruszania się po terenie jednostki kontrolowanej, z wyjątkiem miejsc podlegających szczególnej ochronie z uwagi na tajemnicę państwową; 2)wglądu do wszelkich dokumentów związanych z działalnością jednostki kontrolowanej w zakresie dotyczącym tematu kontroli; 3) przeprowadzenia oględzin obiektów i składników majątkowych w zakresie dotyczącym tematu kontroli; 4) żądania od pracowników jednostki kontrolowanej ustnych i pisemnych wyjaśnień; 5) zabezpieczania materiałów dowodowych; 6) sprawdzania przebiegu określonych czynności w zakresie dotyczącym tematu kontroli. 2. Kontrolujący podlegają przepisom o bezpieczeństwie i higienie pracy oraz przepisom o postępowaniu z materiałami i dokumentami ustawowo chronionymi, obowiązującym w jednostce kontrolowanej. 3. Podmiot kontrolowany zapewnia kontrolującym warunki i środki niezbędne do sprawnego przeprowadzenia kontroli. 8 22. 1. Kontrolujący podlega wyłączeniu od udziału w kontroli, na wniosek lub z urzędu, jeżeli wyniki kontroli mogą dotyczyć jego praw lub obowiązków albo praw lub obowiązków jego małżonka lub osoby po- Nr 216 zostającej z nim faktycznie we wspólnym pożyciu, krewnych i powinowatych do drugiego stopnia albo osób związanych z nim z tytułu przysposobienia, opieki lub kurateli. Powody wyłączenia kontrolującego trwają mimo ustania małżeństwa, wspólnego pożycia, przysposobienia, opieki lub kurateli. 2. Kontrolujący podlega wyłączeniu również w razie zaistnienia w toku kontroli okoliczności mogących wywołać uzasadnione wątpliwości co do jego bezstronności. 3. O wyłączeniu decyduje jednostka kontrolująca. 8 23. 1. Kontrolujący dokonują ustaleń stanu faktycznego na podstawie zebranych w toku kontroli dowodów. 2. Dowodami są w szczególności: dokumenty i inne nośniki informacji, zabezpieczone rzeczy, opinie biegłych, wyniki oględzin, jak również pisemne wyjaśnienia i oświadczenia. 3. Zebrane w toku postępowania kontrolnego materiały dowodowe kontrolujący odpowiednio zabezpieczają. 4. Kontrolujący mogą zabezpieczyć materiały, o których mowa w ust. 3, w szczególności poprzez: 1) oddanie na przechowanie, za pokwitowaniem, kierownikowi lub upoważnionemu pracownikowi jednostki kontrolowanej; 2) przechowanie w jednostce kontrolowanej w oddzielnym, zamkniętym pomieszczeniu. 8 24. 1. W razie potrzeby ustalenia stanu obiektu, innych składników majątkowych albo przebiegu określonych czynności, kontrolujący mogą przeprowadzić oględziny. 2. Oględziny przeprowadza się w obecności kierownika komórki jednostki kontrolowanej, odpowiedzialnego za obiekt lub składniki majątkowe poddane oględzinom, a w razie jego nieobecności — osoby wyznaczonej przez kierownika jednostki kontrolowanej. 8 25. 1. W przypadku uzasadnionych wątpliwości kontrolujących co do treści przedstawionych im w toku kontroli dokumentów zgodność odpisów i wyciągów oraz zestawień i obliczeń sporządzanych na potrzeby kontroli potwierdza kierownik jednostki kontrolowanej lub osoba przez niego upoważniona. 2. W przypadku odmowy dokonania czynności, o której mowa w ust. 1, kontrolujący sporządzają adnotację w tym zakresie, którą zamieszczają w informacji pokontrolnej, o której mowa w 8 27. 8 26. W razie ujawnienia w toku kontroli okoliczności wskazujących na popełnienie przestępstwa, kontrolujący niezwłocznie zawiadamiają na piśmie kie- rownika jednostki kontrolującej, który zawiadamia o tym fakcie organ powołany do ścigania przestępstw. 8 27. 1. Po przeprowadzeniu kontroli sporządzana jest w terminie 14 dni od zakończenia kontroli, w formie pisemnej, informacja pokontrolna w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach — po jednym dla kierownika jednostki kontrolowanej i dla kontrolujących. 2. Informację pokontrolną podpisują kontrolujący oraz kierownik jednostki kontrolowanej, a w razie jego nieobecności — osoba przez niego upoważniona. 3. Kierownikowi jednostki kontrolowanej lub osobie pełniącej jego obowiązki przysługuje prawo zgłoszenia, przed podpisaniem informacji pokontrolnej, uzasadnionych zastrzeżeń co do ustaleń zawartych w informacji pokontrolnej. 4. Zastrzeżenia należy zgłosić na piśmie w terminie do 7 dni od dnia otrzymania informacji pokontrolnej. 5. W razie zgłoszenia zastrzeżeń, o których mowa w ust. 3, kontrolujący są obowiązani dokonać ich analizy i, w miarę potrzeby, podjąć dodatkowe czynności kontrolne. W przypadku stwierdzenia zasadności zastrzeżeń kontrolujący są obowiązani zmienić lub uzupełnić odpowiednią część informacji pokontrolnej. 6. W razie nieuwzględnienia zastrzeżeń, w całości lub w części, kontrolujący przekazują na piśmie stanowisko zgłaszającemu zastrzeżenia. 8 28. 1. Kierownik jednostki kontrolowanej lub osoba przez niego upoważniona może odmówić podpisania informacji pokontrolnej, składając, w terminie do 7 dni od dnia jej otrzymania, pisemne wyjaśnienie tej odmowy. 2. O odmowie podpisania informacji pokontrolnej i złożeniu wyjaśnienia kontrolujący zamieszczają wzmiankę w informacji pokontrolnej. 3. Odmowa podpisania informacji pokontrolnej przez osobę, o której mowa w ust. 1, nie wstrzymuje podpisania informacji pokontrolnej przez kontrolujących i realizacji ustaleń kontroli. 8 29. 1. Kierownik jednostki kontrolującej, w razie potrzeby, formułuje zalecenia pokontrolne, które przekazuje kierownikowi jednostki kontrolowanej. 2. Zalecenia pokontrolne zawierają ocenę kontrolowanej działalności, wynikającą z ustaleń opisanych w informacji pokontrolnej, a także uwagi i wnioski zmierzające do usunięcia stwierdzonych nieprawidłowości. 3. Kierownik jednostki kontrolowanej jest obowiązany, w terminie wyznaczonym w zaleceniach pokontrolnych, do poinformowania kierownika jednostki kontrolującej o sposobie wykorzystania uwag i wyko- Nr 216 nania zaleceń pokontrolnych oraz podjętych działaniach lub przyczynach niepodjęcia tych działań. 8 30. Informacja pokontrolna wraz z zaleceniami pokontrolnymi przechowywana jest z dokumentacją związaną z realizacją projektu, programu lub strategii wykorzystania Funduszu Spójności.