Rozporządzenie Ministra Finansów i Gospodarki z dnia 6 września 2025 r. w sprawie prowadzenia ewidencji przychodów i wykazu środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych

ROZPORZĄDZENIE MINISTRA FINANSÓW I GOSPODARKI1) z dnia 6 września 2025 r. w sprawie prowadzenia ewidencji przychodów i wykazu środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych Na podstawie art. 16 ustawy z dnia 20 listopada 1998 r. o zryczałtowanym podatku dochodowym od niektórych przychodów osiąganych przez osoby fizyczne (Dz. U. z 2025 r. poz. 843) zarządza się, co następuje: § 1. Rozporządzenie określa sposób prowadzenia przez podatników, o których mowa w art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 20 listopada 1998 r. o zryczałtowanym podatku dochodowym od niektórych przychodów osiąganych przez osoby fizyczne, zwanej dalej „ustawą”: 1) ewidencji przychodów, zwanej dalej „ewidencją”, oraz szczegółowe warunki, jakim powinna odpowiadać ewidencja, aby stanowiła dowód w postępowaniu podatkowym, a także sposób dokumentowania przychodów oraz obliczania należnego ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych; 2) wykazu środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych, zwanego dalej „wykazem”. § 2. 1. Podatnicy są obowiązani prowadzić ewidencję według wzoru ustalonego w załączniku do rozporządzenia. 2. Wspólną ewidencję prowadzą podatnicy wykonujący działalność w formie spółki, o której mowa w art. 6 ust. 1 ustawy. 3. W przypadku prowadzenia ewidencji bez użycia programów komputerowych podatnik jest obowiązany zbroszurować ewidencję i kolejno ponumerować jej karty. § 3. 1. Podatnik jest obowiązany prowadzić ewidencję rzetelnie i w sposób niewadliwy. 2. Za niewadliwą uznaje się ewidencję prowadzoną zgodnie z przepisami rozporządzenia i według ustalonego wzoru. 3. Za rzetelną uznaje się ewidencję, jeżeli dokonywane w niej zapisy odzwierciedlają stan rzeczywisty. 4. Ewidencję uznaje się za rzetelną i niewadliwą również wtedy, gdy: 1) niewpisane lub błędnie wpisane przychody łącznie nie przekraczają 0,5 % przychodu wykazanego w ewidencji za dany rok podatkowy lub przychodu wykazanego w roku podatkowym do dnia, w którym organ podatkowy stwierdził te błędy, lub 2) brak właściwych zapisów jest związany z nieszczęśliwym wypadkiem lub zdarzeniem losowym, które uniemożliwiły podatnikowi prowadzenie ewidencji, lub 3) podatnik uzupełnił zapisy lub poprawił błędne zapisy w ewidencji przed rozpoczęciem kontroli przez organ podatkowy lub w terminie, w którym podatnikowi przysługuje uprawnienie do złożenia deklaracji lub korekty deklaracji na podstawie art. 62 ust. 4 ustawy z dnia 16 listopada 2016 r. o Krajowej Administracji Skarbowej (Dz. U. z 2025 r. poz. 1131), lub 4) błędne zapisy są skutkiem oczywistej omyłki, a podatnik posiada dowody, o których mowa w § 4 i § 5. 1) Minister Finansów i Gospodarki kieruje działem administracji rządowej – finanse publiczne, na podstawie § 1 ust. 2 pkt 3 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 25 lipca 2025 r. w sprawie szczegółowego zakresu działania Ministra Finansów i Gospodarki (Dz. U. poz. 997).

§ 4. 1. Zapisy w ewidencji są dokonywane na podstawie faktur, faktur VAT RR, rachunków oraz dokumentów celnych, zwanych dalej „fakturami”, wystawionych zgodnie z odrębnymi przepisami, jeżeli sprzedaż jest udokumentowana fakturami, a w przypadku sprzedaży bez faktur – na podstawie wystawionego na koniec dnia dowodu wewnętrznego, w którym w jednej kwocie jest wykazana wysokość przychodów za dany dzień z podziałem na przychody objęte poszczególnymi stawkami ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych, stanowiące podstawę obliczenia ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych. 2. Podatnicy, którzy prowadzą ewidencję sprzedaży przy użyciu kas rejestrujących, o której mowa w przepisach ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2025 r. poz. 775, 894, 896 i 1203), zwanej dalej „ustawą o podatku od towarów i usług”, dokonują zapisów w ewidencji na podstawie danych wynikających z raportów fiskalnych dobowych, z zastrzeżeniem ust. 3, skorygowanych o kwoty mające wpływ na wysokość przychodu. 3. Podatnicy, o których mowa w ust. 2, mogą dokonywać zapisów w ewidencji na koniec każdego miesiąca, w terminie określonym w § 6, na podstawie danych wynikających z raportów fiskalnych okresowych (miesięcznych) skorygowanych o kwoty mające wpływ na wysokość przychodu. 4. Korekty danych wynikających z raportów fiskalnych dobowych lub okresowych (miesięcznych), o których mowa w ust. 2 i 3, dokonuje się na podstawie: 1) odrębnych ewidencji; 2) dowodu wewnętrznego – w przypadku korekt, które nie podlegają ujęciu w odrębnych ewidencjach. 5. Dowód wewnętrzny, o którym mowa w ust. 4 pkt 2, stanowi podstawę dokonania zapisu w ewidencji ze znakiem (-). Dowód ten powinien zawierać co najmniej następujące dane: numer dowodu, datę wystawienia, oznaczenie raportu fiskalnego, którego dotyczy korekta, oraz wysokość korekty, która pomniejsza wysokość przychodu wynikającą z raportu fiskalnego. 6. Podatnicy, o których mowa w ust. 2 i 3, nie wpisują do ewidencji kwot wynikających z faktur dokumentujących dokonanie sprzedaży uprzednio ujętej w ewidencji prowadzonej przy użyciu kas rejestrujących, o której mowa w przepisach ustawy o podatku od towarów i usług. § 5. W przypadku osiągania przychodów, o których mowa w art. 14 ust. 2 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2025 r. poz. 163, z późn. zm.2)), zwanej dalej „ustawą o podatku dochodowym”, zapisów dokonuje się na podstawie dowodów potwierdzających uzyskanie tych przychodów. § 6. Zapisy w ewidencji są dokonywane na podstawie dowodów, o których mowa w § 4 i § 5, najpóźniej do 20. dnia każdego miesiąca za miesiąc poprzedni. § 7. Podatnicy, o których mowa w art. 84 ustawy o podatku od towarów i usług, mogą wykazywać przychody w ewidencji łącznie z podatkiem od towarów i usług, z tym że na koniec miesiąca przychód pomniejsza się o należny podatek od towarów i usług. § 8. 1. Wykaz zawiera co najmniej następujące dane: 1) liczbę porządkową; 2) dane dotyczące nabycia, wytworzenia, przyjęcia do używania lub wykreślenia z wykazu środka trwałego lub wartości niematerialnej i prawnej: a) numer identyfikujący fakturę w Krajowym Systemie e-Faktur, jeżeli jest to faktura wystawiona przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur – w przypadku faktury dotyczącej zbycia środka trwałego lub wartości niematerialnej i prawnej, b) numer dokumentu, na podstawie którego przyjęto do używania lub wykreślono z wykazu środek trwały lub wartość niematerialną i prawną, c) rodzaj dokumentu stwierdzającego nabycie lub wytworzenie środka trwałego lub wartości niematerialnej i prawnej, d) datę nabycia albo datę wytworzenia, e) datę przyjęcia do używania; 3) określenie środka trwałego lub wartości niematerialnej i prawnej; 2) Zmiany tekstu jednolitego wymienionej ustawy zostały ogłoszone w Dz. U. z 2025 r. poz. 340, 368, 620, 680, 1022 i 1180.

4) symbol Klasyfikacji Środków Trwałych (KŚT) wydanej na podstawie odrębnych przepisów; 5) wartość początkową; 6) stawkę amortyzacyjną; 7) zaktualizowaną wartość początkową; 8) datę likwidacji oraz przyczynę likwidacji albo datę zbycia środka trwałego lub wartości niematerialnej i prawnej. 2. Za środki trwałe oraz wartości niematerialne i prawne uznaje się składniki majątkowe, o których mowa w art. 22a–22o ustawy o podatku dochodowym. 3. Zapisów dotyczących środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych dokonuje się w wykazie najpóźniej w miesiącu przyjęcia ich do używania. Późniejszy termin wprowadzenia do wykazu uznaje się za ujawnienie środka trwałego, o którym mowa w art. 22h ust. 1 pkt 4 ustawy o podatku dochodowym. 4. Dane, o których mowa w ust. 1, wykazuje się w odniesieniu do danego środka trwałego lub danej wartości niematerialnej i prawnej wprowadzonych do wykazu. 5. Nie podlegają objęciu wykazem: 1) budynki mieszkalne, lokale mieszkalne stanowiące odrębną nieruchomość, grunty lub prawo użytkowania wieczystego gruntu, związane z tym budynkiem lub lokalem, spółdzielcze własnościowe prawo do lokalu mieszkalnego oraz prawo do domu jednorodzinnego w spółdzielni mieszkaniowej; 2) spółdzielcze prawo do lokalu użytkowego, którego wartość początkową ustala się zgodnie z art. 22g ust. 10 ustawy o podatku dochodowym. 6. W razie zmiany formy opodatkowania, jeżeli podatnik prowadził ewidencję środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych, o której mowa w art. 22n ustawy o podatku dochodowym, może prowadzić dalej tę ewidencję, w sposób określony w przepisach rozporządzenia, pod warunkiem że ewidencja ta będzie odpowiadać wymogom określonym w ust. 1. § 9. Do prowadzenia wykazu przepisy § 2 ust. 2 i 3 stosuje się odpowiednio. § 10. 1. Wykaz może nie zawierać danych, o których mowa w § 8 ust. 1 pkt 2: 1) lit. b – w zakresie numeru dokumentu, na podstawie którego przyjęto do używania, 2) lit. c – w zakresie rodzaju dokumentu stwierdzającego wytworzenie, 3) lit. d – w zakresie daty wytworzenia – dotyczących danego środka trwałego lub danej wartości niematerialnej i prawnej wprowadzonych do wykazu przed dniem 1 stycznia 2026 r. 2. Przepis ust. 1 stosuje się odpowiednio w odniesieniu do ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych, o której mowa w § 8 ust. 6. § 11. Traci moc rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2021 r. w sprawie prowadzenia ewidencji przychodów i wykazu środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych (Dz. U. poz. 2414). § 12. Rozporządzenie wchodzi w życie z dniem 1 stycznia 2026 r. Minister Finansów i Gospodarki: A. Domański

i