Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2021 r. w sprawie prowadzenia ewidencji przychodów i wykazu środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych

Rozporządzenie określa sposób prowadzenia przez podatników, o których mowa w art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 20 listopada 1998 r. o zryczałtowanym podatku dochodowym od niektórych przychodów osiąganych przez osoby fizyczne, zwanej dalej „ustawą”:

1) ewidencji przychodów, zwanej dalej „ewidencją”, oraz szczegółowe warunki, jakim powinna odpowiadać ewidencja, aby stanowiła dowód w postępowaniu podatkowym, a także sposób dokumentowania przychodów oraz obliczania należnego ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych;

2) wykazu środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych.

1. Podatnicy są obowiązani prowadzić ewidencję według wzoru określonego w załączniku do rozporządzenia.

2. Wspólną ewidencję prowadzą podatnicy wykonujący działalność w formie spółki, o której mowa w art. 6 ust. 1 ustawy.

3. Podatnik jest obowiązany zbroszurować ewidencję i kolejno ponumerować jej karty.

1. Zapisy w ewidencji są dokonywane na podstawie faktur, faktur VAT RR, rachunków oraz dokumentów celnych, zwanych dalej „fakturami”, wystawionych zgodnie z odrębnymi przepisami, jeżeli sprzedaż jest udokumentowana fakturami, a w przypadku sprzedaży bez faktur - na podstawie wystawionego na koniec dnia dowodu wewnętrznego, w którym w jednej kwocie jest wykazana wysokość tych przychodów za ten dzień z podziałem na przychody objęte poszczególnymi stawkami ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych.

2. Podatnicy, którzy ewidencjonują sprzedaż przy użyciu kas rejestrujących w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2021 r. poz. 685, z późn. zm.), zwanej dalej „ustawą o podatku od towarów i usług”, dokonują zapisów w ewidencji na podstawie danych wynikających z raportów fiskalnych dobowych skorygowanych o kwoty mające wpływ na wysokość przychodów. Na odwrocie raportu fiskalnego dobowego podatnik wpisuje łączną wysokość przychodów wynikającą z tego raportu z podziałem na przychody objęte poszczególnymi stawkami ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych.

3. Podatnicy, o których mowa w ust. 2, mogą dokonywać zapisów w ewidencji na koniec każdego miesiąca, w terminie określonym w § 6, na podstawie danych wynikających z raportów fiskalnych miesięcznych skorygowanych o kwoty mające wpływ na wysokość przychodu. Na odwrocie raportu fiskalnego miesięcznego podatnik wpisuje łączną wysokość przychodów wynikającą z tego raportu z podziałem na przychody objęte poszczególnymi stawkami ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych.

4. Korygowania danych wynikających z raportów fiskalnych dobowych lub miesięcznych, o których mowa w ust. 2 i 3, dokonuje się na podstawie odrębnych ewidencji. Korekty, które nie podlegają ujęciu w odrębnych ewidencjach, podatnik opisuje na odwrocie raportu fiskalnego dobowego lub miesięcznego.

5. Podatnicy, o których mowa w ust. 2 i 3, nie wpisują do ewidencji kwot wynikających z faktur dokumentujących dokonanie sprzedaży uprzednio zaewidencjonowanej przy użyciu kas rejestrujących, natomiast są obowiązani do połączenia w sposób trwały zwróconych oryginałów paragonów fiskalnych z kopiami wystawionych faktur.

W przypadku osiągania przychodów, o których mowa w art. 14 ust. 2 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2021 r. poz. 1128, z późn. zm.), zwanej dalej „ustawą o podatku dochodowym”, zapisów dokonuje się na podstawie dowodów potwierdzających faktyczne uzyskanie tych przychodów.

1. Zapisy dotyczące przychodów mogą być również dokonywane na podstawie dziennego zestawienia faktur.

2. Zestawienie, o którym mowa w ust. 1, powinno zawierać co najmniej:

1) datę;

2) numer zestawienia;

3) numery faktur objętych zestawieniem;

4) daty faktur objętych zestawieniem;

5) łączną wysokość przychodów wynikającą z faktur objętych zestawieniem z podziałem na przychody objęte poszczególnymi stawkami ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych.

Zapisy w ewidencji są dokonywane w porządku chronologicznym na podstawie dowodów, o których mowa w § 3-5, nie później niż do dnia 20 każdego miesiąca za miesiąc poprzedni.

Podatnicy, o których mowa w art. 84 ustawy o podatku od towarów i usług, mogą ewidencjonować przychody w ewidencji łącznie z podatkiem od towarów i usług, z tym że na koniec miesiąca przychód pomniejsza się o należny podatek od towarów i usług.

1. W przypadku prowadzenia ewidencji w systemie teleinformatycznym warunkiem uznania ewidencji za prawidłową jest:

1) określenie na piśmie szczegółowej instrukcji obsługi programu komputerowego używanego do prowadzenia ewidencji;

2) używanie programu komputerowego zapewniającego bezzwłoczny wgląd w treść dokonywanych zapisów oraz umożliwiającego wydrukowanie wszystkich danych w porządku chronologicznym, zgodnie ze wzorem ewidencji;

3) przechowywanie zapisanych danych na informatycznych nośnikach danych, w sposób chroniący je przed zniszczeniem lub zniekształceniem, naruszeniem ustalonych zasad ich przetwarzania lub ich modyfikacją w sposób nieuprawniony.

2. Podatnik posługujący się programem komputerowym, który nie zapewnia wydrukowania ewidencji według wzoru określonego w załączniku do rozporządzenia, jest obowiązany założyć ewidencję. Po zakończeniu miesiąca należy sporządzić wydruk komputerowy zawierający podsumowanie zapisów za dany miesiąc i wpisać do odpowiednich kolumn ewidencji sumy miesięczne wynikające z tego wydruku.

Jeżeli podatnik prowadzi ewidencję, o której mowa w art. 109 ust. 1 lub 3 ustawy o podatku od towarów i usług, może zrezygnować z prowadzenia ewidencji w sposób określony w rozporządzeniu, pod warunkiem że:

1) dane wykazane w tej ewidencji pozwolą na wyodrębnienie ze sprzedaży, w rozumieniu przepisów ustawy o podatku od towarów i usług, przychodów dla celów ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych;

2) po zakończeniu każdego miesiąca, w terminie, o którym mowa w § 6, sporządzi zestawienie, w którym wykaże przychody na podstawie danych zawartych w tej ewidencji, według poszczególnych stawek ryczałtu, z uwzględnieniem różnic między sprzedażą, w rozumieniu przepisów ustawy o podatku od towarów i usług, a przychodem w rozumieniu przepisów ustawy o podatku dochodowym.

1. Jeżeli podatnik dokonuje odliczeń od przychodów, jest obowiązany wykazać te odliczenia w odrębnych pozycjach ewidencji i zmniejszyć o te odliczenia wysokość przychodu stanowiącego podstawę obliczenia ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych.

2. Po zakończeniu miesiąca, w terminie, o którym mowa w § 6, należy podsumować zapisy, obliczyć i wpisać do ewidencji wysokość ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych, a także wysokość przysługujących odliczeń od tego ryczałtu. W przypadku prowadzenia więcej niż jednej ewidencji sumy miesięczne zapisów z poszczególnych ewidencji należy przenieść do jednej z nich i podsumować.

3. Jeżeli wystąpią okoliczności powodujące obowiązek dokonania doliczeń, podatnik jest obowiązany wykazać w ewidencji te doliczenia i zwiększyć o te doliczenia odpowiednio wysokość przychodu objętego ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych lub należny ryczałt od przychodów ewidencjonowanych.

4. Przepisy ust. 1-3 stosuje się odpowiednio w przypadku prowadzenia ewidencji, o których mowa w § 8 i § 9.

1. Podatnik jest obowiązany prowadzić ewidencję rzetelnie i w sposób niewadliwy.

2. Za niewadliwą uznaje się ewidencję prowadzoną zgodnie z przepisami ustawy i rozporządzenia. Za rzetelną uznaje się ewidencję, jeżeli dokonywane w niej zapisy odzwierciedlają stan rzeczywisty.

3. Ewidencję uznaje się za rzetelną i niewadliwą, również gdy:

1) niewpisane lub błędnie wpisane kwoty przychodów łącznie nie przekraczają 0,5% przychodu wykazanego w ewidencji za dany rok podatkowy lub przychodu wykazanego w roku podatkowym do dnia, w którym organ podatkowy stwierdził te błędy, lub

2) brak właściwych zapisów jest związany z nieszczęśliwym wypadkiem lub zdarzeniem losowym, które uniemożliwiło podatnikowi prowadzenie ewidencji, lub

3) podatnik uzupełnił zapisy lub dokonał korekty błędnych zapisów w ewidencji przed rozpoczęciem kontroli przez organ podatkowy lub w terminie, w którym podatnikowi przysługuje uprawnienie do skorygowania deklaracji na podstawie art. 62 ust. 4 ustawy z dnia 16 listopada 2016 r. o Krajowej Administracji Skarbowej (Dz. U. z 2021 r. poz. 422, z późn. zm.), lub

4) błędne zapisy są skutkiem oczywistej omyłki, a podatnik posiada dowody określone w § 3-5.

1. Wykaz środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych, zwany dalej „wykazem”, zawiera co najmniej następujące dane:

1) liczbę porządkową;

2) datę nabycia;

3) datę przyjęcia do używania;

4) określenie dokumentu stwierdzającego nabycie;

5) określenie środka trwałego lub wartości niematerialnej i prawnej;

6) symbol Klasyfikacji Środków Trwałych (KŚT) wydanej na podstawie odrębnych przepisów;

7) wartość początkową;

8) stawkę amortyzacyjną;

9) zaktualizowaną wartość początkową;

10) datę likwidacji oraz przyczynę likwidacji albo datę zbycia środka trwałego lub wartości niematerialnej i prawnej.

2. Za środki trwałe oraz wartości niematerialne i prawne uznaje się składniki majątkowe, o których mowa w art. 22a-22o ustawy o podatku dochodowym.

3. Zapisów dotyczących środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych dokonuje się w wykazie najpóźniej w miesiącu przyjęcia ich do używania. Późniejszy termin wprowadzenia do wykazu uznaje się za ujawnienie środka trwałego, o którym mowa w art. 22h ust. 1 pkt 4 ustawy o podatku dochodowym.

4. Podatnik jest obowiązany zbroszurować wykaz i kolejno ponumerować jego karty.

5. Nie podlegają objęciu wykazem:

1) budynki mieszkalne, lokale mieszkalne stanowiące odrębną nieruchomość, grunty lub prawo użytkowania wieczystego gruntu, związane z tym budynkiem lub lokalem, spółdzielcze własnościowe prawo do lokalu mieszkalnego oraz prawo do domu jednorodzinnego w spółdzielni mieszkaniowej;

2) spółdzielcze prawo do lokalu użytkowego, którego wartość początkową ustala się zgodnie z art. 22g ust. 10 ustawy o podatku dochodowym.

6. W razie zmiany formy opodatkowania, jeżeli podatnik prowadził ewidencję środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych, o której mowa w art. 22n ustawy o podatku dochodowym, może kontynuować prowadzenie tej ewidencji, w sposób określony w przepisach rozporządzenia, pod warunkiem że ewidencja ta odpowiadać będzie wymogom określonym w ust. 1.

Wykaz może być prowadzony w systemie teleinformatycznym. Przepis § 8 stosuje się odpowiednio.

Przepisy niniejszego rozporządzenia stosuje się do przychodów osiągniętych od dnia 1 stycznia 2022 r.

Traci moc rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2002 r. w sprawie prowadzenia ewidencji przychodów i wykazu środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych (Dz. U. z 2014 r. poz. 701 oraz z 2020 r. poz. 2389).

Rozporządzenie wchodzi w życie z dniem 1 stycznia 2022 r.