Rozporządzenie Ministra Sprawiedliwości z dnia 4 lipca 2013 r. w sprawie sposobu archiwizowania oraz sposobu i trybu usuwania danych osobowych i informacji zarejestrowanych w związku z wykonywaniem kary pozbawienia wolności poza zakładem karnym w systemie dozoru elektronicznego

Rozporządzenie określa sposób archiwizowania oraz sposób i tryb usuwania danych osobowych i informacji zarejestrowanych w związku z wykonywaniem przez upoważniony podmiot dozorujący czynności materialno-technicznych polegających na kontroli przestrzegania przez skazanego obowiązku pozostawania w miejscu stałego pobytu lub w innym wskazanym miejscu w wyznaczonym czasie, jak również obowiązku powstrzymywania się od przebywania w określonych miejscach lub zakazu zbliżania się do określonej osoby.

1. Archiwizowania danych osobowych i informacji, zarejestrowanych w bazie systemu teleinformatycznego używanego do wykonywania kary pozbawienia wolności w systemie dozoru elektronicznego, dokonuje się, zapisując je na nośniku umożliwiającym odtworzenie zapisów zarejestrowanych danych, zwanym dalej „nośnikiem”, w sposób zapewniający sprawdzenie ich integralności, która gwarantuje, że zapis nie uległ zmianie od chwili jego utworzenia, oraz możliwość odczytania wszystkich zarejestrowanych danych zawartych w zapisie, aż do zakończenia okresu ich archiwizowania.

2. Archiwizowania danych osobowych i informacji zarejestrowanych w bazie danych systemu teleinformatycznego używanego do wykonywania kary pozbawienia wolności w systemie dozoru elektronicznego dokonuje przedstawiciel upoważnionego podmiotu dozorującego.

3. Przedstawiciel upoważnionego podmiotu dozorującego, dokonujący archiwizowania zarejestrowanych danych osobowych oraz informacji, zapisuje i oznacza na sporządzanym nośniku:

1) sygnaturę akt sprawy, w której dozór elektroniczny jest wykonywany;

2) swoje imię i nazwisko albo imię i nazwisko osoby nadzorującej te czynności, zatrudnionej w upoważnionym podmiocie dozorującym;

3) czas rozpoczęcia i zakończenia archiwizowania.

Nośnik powinien:

1) zapewniać właściwą jakość zapisu zarejestrowanych danych osobowych i informacji;

2) być przystosowany do przenoszenia pomiędzy urządzeniami odczytującymi;

3) być dostosowany do przechowywania w temperaturze 18-22°C, przy wilgotności względnej 40-50%;

4) zapewniać możliwość wiernego odczytywania zarejestrowanych danych osobowych i informacji w urządzeniach produkowanych przez różnych producentów, przeznaczonych do tego rodzaju nośników.

1. Z czynności archiwizowania zarejestrowanych danych osobowych i informacji przedstawiciel upoważnionego podmiotu dozorującego sporządza protokół, w którym zamieszcza:

1) datę i miejsce sporządzenia protokołu oraz sygnaturę akt sprawy, w której dozór elektroniczny był wykonywany;

2) swoje imię i nazwisko;

3) nazwę upoważnionego podmiotu dozorującego;

4) dane identyfikujące urządzenia monitorujące skazanego oraz informacje o ewentualnej wymianie tych urządzeń;

5) czas rozpoczęcia i zakończenia zapisu;

6) numer identyfikacyjny nadany nośnikowi z danymi archiwalnymi;

7) w miarę potrzeby, inne dane dotyczące dokonywanej czynności.

2. W razie awarii urządzeń użytych do archiwizacji danych lub wystąpienia błędów w zapisie tych danych uszkodzony lub nieprawidłowo sporządzony nośnik niszczy się, o czym czyni się wzmiankę w protokole, o którym mowa w ust. 1.

1. Po zakończeniu archiwizowania zarejestrowanych danych osobowych i informacji osoba, o której mowa w § 2 ust. 2, opakowuje nośnik wraz z protokołem wymienionym w § 4 ust. 1, w sposób uniemożliwiający osobom nieuprawnionym zapoznanie się z zawartością opakowania, i oznacza opakowanie sygnaturą akt sprawy, w której był wykonywany dozór elektroniczny.

2. Zarchiwizowane dane określone w ust. 1 przechowuje się przez okres 2 lat od chwili ich uzyskania, w warunkach, w których zapewniona jest ochrona przed ich utratą, zniszczeniem lub uszkodzeniem, a zwłaszcza ochrona przed szkodliwym działaniem środków chemicznych, czynników mechanicznych, temperatury, promieniowania i pola elektromagnetycznego.

1. Po upływie okresu, o którym mowa w § 5 ust. 2, zarchiwizowane dane osobowe i informacje oraz wszystkie informacje przechowywane w bazie danych systemu teleinformatycznego używanego do wykonywania kary pozbawienia wolności w systemie dozoru elektronicznego dotyczące danej sprawy są usuwane. Usunięcia zapisów w bazie danych dokonuje przedstawiciel upoważnionego podmiotu dozorującego w obecności przedstawiciela Ministerstwa Sprawiedliwości.

2. Usunięcie danych osobowych i informacji polega na usunięciu ich zapisu z bazy danych systemu informatycznego oraz z nośnika w sposób trwale uniemożliwiający ich odtworzenie. Usunięcie danych osobowych i informacji może również nastąpić przez fizyczne zniszczenie nośnika.

3. Z czynności, o których mowa w ust. 2, sporządza się protokół, w którym zamieszcza się:

1) datę i miejsce sporządzenia protokołu oraz sygnaturę akt sprawy, w której dozór elektroniczny był wykonywany;

2) datę i formę przeprowadzenia czynności usunięcia danych i informacji;

3) imię, nazwisko, stanowisko oraz czytelny podpis każdej osoby uczestniczącej w czynności usuwania;

4) numer identyfikacyjny nośnika.

4. Protokół, o którym mowa w ust. 3, przesyła się do sądu penitencjarnego udzielającego zezwolenia na odbycie kary pozbawienia wolności w systemie dozoru elektronicznego skazanemu, którego usunięte dane osobowe i informacje dotyczą, kopię protokołu zaś doręcza się skazanemu.

Traci moc rozporządzenie Ministra Sprawiedliwości z dnia 23 czerwca 2010 r. w sprawie sposobu archiwizowania oraz sposobu i trybu usuwania danych osobowych i informacji zarejestrowanych w związku z wykonywaniem kary pozbawienia wolności poza zakładem karnym w systemie dozoru elektronicznego (Dz. U. Nr 113, poz. 756).

Rozporządzenie wchodzi w życie po upływie 14 dni od dnia ogłoszenia.