Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 22 czerwca 2011 r. w sprawie sposobu i trybu udostępniania materiałów archiwalnych znajdujących się w archiwach wyodrębnionych

l

Nr 196 — 11202 — Poz. 1161 p 1161 ROZPORZĄDZENIE RADY MINISTRÓW z dnia 22 czerwca 2011 r. . w sprawie sposobu i trybu udostępniania materiałów archiwalnych znajdujących się w archiwach wyodrębnionych v Na podstawie art. 17 ust. 3 ustawy z dnia 14 lipca 2) nazwę i siedzibę osoby prawnej lub jednostki or- 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archi- ganizacyjnej nieposiadającej osobowości prawnej wach (Dz. U. z 2011 r. Nr 123, poz. 698 i Nr 171, oraz imię i nazwisko, rodzaj i numer dokumentu o

) zarządza się, co następuje: tożsamości jej upoważnionego przedstawiciela, któremu mają być udostępnione materiały archiwalne — jeżeli zgłoszenie składa osoba prawna § 1. Rozporządzenie określa sposób i tryb udostęplub jednostka organizacyjna nieposiadająca osoniania materiałów archiwalnych znajdujących się bowości prawnej; w archiwach wyodrębnionych, z wyłączeniem archiwum wyodrębnionego Instytutu Pamięci Narodowejg 3) wskazanie materiałów archiwalnych lub określe- — Komisji Ścigania Zbrodni przeciwko Narodowi Polnie tematu, którego one dotyczą; skiemu. 4) określenie celu udostępnienia materiałów archi- § 2. Materiały archiwalne zgromadzone w archi- walnych; wach wyodrębnionych są udostępniane przez: . 5) proponowany sposób udostępnienia materiałów 1) umożliwienie zainteresowanym lub ich upoważ- archiwalnych. nionym przedstawicielom osobistego zaploznania się z oryginalnymi materiałami lub ich kopiami w pomieszczeniach przystosowancych do swobod- 4. Do zgłoszenia załącza się upoważnienie dla nego korzystania z materiałów; przedstawiciela, o którym mowa w ust. 3 pkt 1 i 2. 2) przekazanie zainteresowanym informacji zawar- § 5. 1. Materiały archiwalne zawierające informatych w materiałach archiwalnych w postaci reprocje stanowiące tajemnice prawnie chronione udostępdukcji tych materiałów albor w postaci pisemnej nia się na pisemny wniosek zainteresowanego, za piodpowiedzi na zapytanie. semną zgodą organu, któremu podlega archiwum lub który je nadzoruje. § 3. 1. Materiały archiwa.lne dotyczące osób fizycznych udostępnia się w pełnym zakresie tym osobom 2. Wniosek zawiera: do celów własnych, jeżeli nie narusza to prawnie chronionych interewsów państwa, jednostek organizacyj- 1) imię i nazwisko, rodzaj i numer dokumentu tożsanych i obywateli, danych osobowych zawartych mości oraz adres do korespondencji — jeżeli w tych materiałach lub innych informacji podlegająo udostępnienie materiałów archiwalnych zawiecych ograniczonemu dostępowi. rających informacje stanowiące tajemnice prawnie chronione ubiega się osoba fizyczna lub jej 2. Materiały archiwalne, o których mowa w ust. 1, upoważniony przedstawiciel; zawierające dane osób trzecich są udostępniane po anownimizacji tych danych. 2) nazwę i siedzibę osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej nieposiadającej osobowości prawnej 3. Obowiązek anonimizacji danych nie dotyczy da- oraz imię i nazwisko, rodzaj i numer dokumentu nych osób trzecich związanych z pełnieniem przez nie tożsamości jej upoważnionego przedstawiciela, funkcji publicznych. któremu mają być udostępnione materiały archiwalne — jeżeli o udostępnienie materiałów archiwalnych zawierających informacje stanowiące w§ 4. 1. Materiały archiwalne udostępnia się na tajemnice prawnie chronione ubiega się osoba podstawie pisemnego zgłoszenia zainteresowanego. prawna lub jednostka organizacyjna nieposiadająca osobowości prawnej; 2. Zgłoszenie składa się do organu, któremu podlega archiwum wyodrębnione, zwane dalej „archi- 3) wskazanie materiałów archiwalnych lub określewum”, lub który je nadzoruje. nie tematu, którego one dotyczą; 3. Zgłoszenie zawiera: 4) określenie celu i sposobu wykorzystania materiałów archiwalnych; 1) imię i nazwisko, rodzaj i numer dokumentu tożsamości oraz adres do korespondencji — jeżeli zgło- 5) tytuł uprawniający do uzyskania dostępu do inforszenie składa osoba fizyczna lub jej upoważniony macji stanowiących tajemnice prawnie chronioprzedstawiciel; ne.

l

Nr 196 — 11203 — Poz. 1161 p 3. Do wniosku załącza się: 2. Materiały archiwalne, o których mowa w ust. 1, udostępnia się na pisemny wniosek zainteresowane- 1) kopie ważnych poświadczeń bezpieczeństwa wygo, za pisemną zgodą organu, któremu podlega archidanych przez właściwą służbę, instytucję lub pełwum lub który je nadzoruje. nomocnika ochrony w rozumieniu ustawy z dnia 5 sierpnia 2010 r. o ochronie informacji niejaw- 3. Do wniosku, o któ.rym mowa w ust. 2, stosuje nych (Dz. U. Nr 182, poz. 1228), odpowiednich do się odpowiednio § 5 ust. 2 i 3. klauzuli tajności materiału archiwalnego, o którego udostępnienie ubiega się zainteresowany, do- v 4. Do udostępniania materiałów archiwalnych, tyczące odpowiednio osoby fizycznej i upoważnioo których mowa w ust. 1, zawierających informacje nego przedstawiciela, o których mowa w ust. 2 stanowiące tajemnice prawnie chronione stosuje się pkt 1 i 2, a także osób fizycznych wchodzących odpowiednio § 5 ust. 4—6. w skład organów zarządzających osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej nieposiadającej oso- o § 7. 1. Udostępnianiu podlegają materiały archibowości prawnej, o których mowa w ust. 2 pkt 2; walne zewidencjonowane, dla których sporządzono 2) upoważnienie dla przedstawiciela, o którym mo- środki ewidencyjno-informacyjne. wa w ust. 2 pkt 1 i 2. 2. Do udostępniania środków ewidencyjno-infor- 4. Materiały archiwalne zawierające informacjeg macyjnych oraz ograniczenia lub odmowy ich udostanowiące tajemnice prawnie chronione udostępnia stępnienia stosuje się odpowiednio: się w archiwach, w których są one przechowywane, 1) § 2, 3, 5, 6, 8, 9, § 10 ust. 1 pkt 1 i 3 oraz ust. 2, przez bezpośredni wgląd w oryginały dokumentów a także § 11 oraz § 13—16, jeżeli są udostępniane lub ich kopie. środki ewidencyjno-informacyjne dotyczące mate- 5. Materiały archiwalne zawierające inform.acje riałów archiwalnych zawierających informacje stanowiące tajemnice prawnie chronione; niejawne mogą być udostępnione w zakresie niezbędnym do osiągnięcia celu, o którym mowa w ust. 2 2) § 2—4, § 6, 8, 9, § 10 ust. 1 pkt 1 i 3 oraz ust. 2, l pkt 4. a także § 11 oraz § 13—16, jeżeli są udostępniane środki ewidencyjno-informacyjne dotyczące ma- 6. Fakt udostępnienia materiału acrchiwalnego zateriałów archiwalnych innych niż wymienione wierającego informacje niejawne, którym nadano w pkt 1. klauzulę „ściśle tajne” albo „tajne”, podlega odnotowaniu w karcie zapoznania się z dokumentem. § 8. 1. Osoba kierująca archiwum: § 6. 1. Materiały archiwalne,r od których wytworze- 1) dokonuje, na podstawie informacji zawartych nia nie upłynęło 30 lat, mogą być udostępniane: w zgłoszeniu lub wniosku, ogólnej oceny dopuszczalności udostępnienia materiałów archiwalnych; 1) do celów badań naukowych; . 2) zaznacza brak zastrzeżeń odpowiednią adnotacją 2) na potrzeby tworzenia: na zgłoszeniu lub wniosku. a) materiałów prasowych w rozumieniu art. 7 w ust. 2 pkt 4 ustawy z dnia 26 stycznia 1984 r. — 2. Jeżeli przepisy prawa ograniczają dostęp do in- Prawo prasowe (Dz. U. Nr 5, poz. 24, z późn. formacji wskazanych w zgłoszeniu lub wniosku, czynzm.1)), ności, o których mowa w ust. 1, mogą być poprzedzone złożeniem przez zainteresowanego wyjaśnień lub b) programów radiowych i telewizyjnych przez naoświadczeń albo udokumentowaniem uprawnień do dawców programów radiowych i telewizyjnych; zapoznania się z treścią materiałów archiwalnych, któ- 3) na potrzeby produkcji filmów dokumentalnych; rych dotyczy zgłoszenie lub wniosek. w 4) do celów własnych osób fizycznych, jeżeli udo- § 9. Organ, któremu podlega archiwum lub który stępnienie materiałów archiwalnych dotyczących je nadzoruje, może: tych osób nie narusza prawnie chronionych interesów państwa, jednostek organizacyjnych i oby- 1) u zależnić udostępnienie materiałów archiwalnych wateli, danych osobowych zawartych w tych ma- od potwierdzenia faktu prowadzenia prac o okreśteriałach lub innych informacji podlegających lonej tematyce lub od przedłożenia przez zaintereograniczonemu dostępowi; sowanego pisma polecającego instytucji lub osow by właściwej w zakresie prowadzenia prac doty- 5) jeżeli materiały archiwalne są niezbędne do wykoczących danej tematyki; nywania określonych w ustawach zadań organu władzy publicznej lub jednostki organizacyjnej. 2) u stalić maksymalną liczbę jednostek archiwalnych, jaka może być udostępniona jednej osobie 1) Zmiany wymienionej ustawy zostały ogłoszone w Dz. U. w ciągu dnia, z uwzględnieniem wymogów bezz 1988 r. Nr 41, poz. 324, z 1989 r. Nr 34, poz. 187, z 1990 r. pieczeństwa zasobu archiwalnego. Nr 29, poz. 173, z 1991 r. Nr 100, poz. 442, z 1996 r. Nr 114,

, z 1997 r. Nr 88, poz. 554 i Nr 121, poz. 770, § 10. 1. Udostępnianie materiałów archiwalnych z 1999 r. Nr 90, poz. 999, z 2001 r. Nr 112, poz. 1198, może zostać ograniczone ze względu na: z 2002 r. Nr 153, poz. 1271, z 2004 r. Nr 111, poz. 1181, z 2005 r. Nr 39, poz. 377, z 2007 r. Nr 89, poz. 590, z 2010 r. 1) ich zły stan fizyczny; Nr 182, poz. 1228 i Nr 235, poz. 1551 oraz z 2011 r. Nr 85,

i Nr 156, poz. 934. 2) brak środków ewidencyjno-informacyjnych;

l

Nr 196 — 11204 — Poz. 1161 p 3) potrzebę wykorzystania materiałów archiwalnych § 14. Jeżeli zainteresowany podjął lub podejmuje przez jednostkę organizacyjną, w której funkcjonu- czynności zagrażające bezpieczeństwu lub integralnoje archiwum wyodrębnione, przy wykonywaniu jej ści udostępnionych materiałów archiwalnych, organ, ustawowych zadań; któremu podlega archiwum lub który je nadzoruje, może pisemnie: 4) ubieganie się o dostęp do tych samych materia- . łów archiwalnych jednocześnie przez kilku zainte- 1) wyłączyć możliwość korzystania z materiałów arresowanych. chiwalnych przez zainteresowanego, o którym mowa w § 4v ust. 1; 2. W przypadku ograniczenia, o którym mowa w ust. 1, organ, któremu podlega archiwum lub który 2) cofnąć zainteresowanemu, o którym mowa w § 5 je nadzoruje, informuje o przyczynach ograniczenia ust. 1 i § 6 ust. 2, zgodę na korzystanie z materiazainteresowanego lub zainteresowanych, wskazując łów archiwalnych. równocześnie przybliżony termin udostępnienia ma- o teriałów archiwalnych. § 15. Jeżeli w korzystaniu z materiałów archiwalnych, udostępnianych na podstawie danego zgłosze- § 11. 1. Za pisemną zgodą organu, któremu podle- nia lub wniosku, nastąpi przerwa dłuższa niż 6 miesięga archiwum lub który je nadzoruje, zainteresowany, cy, ponowne wykorzystanie tych materiałów archio którym mowa w § 4 ust. 1 i § 6 ust. 2, może samo- walnych wymaga złożenia nowego zgłoszenia lub g dzielnie sporządzać reprodukcje udostępnionych ma- wniosku. teriałów archiwalnych w archiwum, z wyjątkiem materiałów archiwalnych zawierających informacje sta- § 16. 1. Wysokość opłat wnoszonych przez zaintenowiące tajemnice prawnie chronione. resowanego w przypadku ponoszenia przez archiwum dodatkowych kosztów związanych z udostępnianiem 2. Organ, któremu podlega archiwum lub któ.ry je materiałów archiwalnych oraz za sporządzanie repronadzoruje, może wyłączyć lub ograniczyć możliwość dukcji materiałów archiwalnych określa załącznik do sporządzania reprodukcji przez archiwum lub zainte- rozporządzenia. resowanego udostępnionych materiałów alrchiwalnych ze względu na: 2. Zainteresowany wnosi opłatę, o której mowa cw ust. 1, przed udostępnieniem mu materiałów archi- 1) zły stan fizyczny materiałów archiwalnych; walnych lub przed wydaniem zamówionych repro- 2) żądanie sporządzenia reprodukcji materiałów ar- dukcji materiałów. chiwalnych oczywiście zbędnych do osiągnięcia celu udostępniania lub wykorzystania materiałów § 17. Do udostępniania materiałów archiwalnych archiwalnych, wskazanego rodpowiednio w zgło- na podstawie zgłoszenia lub wniosku złożonego przed szeniu lub wniosku, o którym mowa w § 6 ust. 2. dniem wejścia w życie niniejszego rozporządzenia stosuje się przepisy dotychczasowe. § 12. 1. Oryginalne materiały archiwalne udostęp- . nia się po nadaniu im numeracji stron lub kart. § 18. Rozporządzenie wchodzi w życie po upływie 14 dni od dnia ogłoszenia.2) 2. Wymogi,w o których mowa w ust. 1, stosuje się odpowiednio do kopii materiałów archiwalnych, jeżeli archiwum nie dysponuje oryginalnymi materiałami archiwalnymi. Prezes Rady Ministrów: D. Tusk § 13. Materiały archiwalne udostępnia się po okazaniu przez zainteresowanego dokumentu potwier- 2) Niniejsze rozporządzenie było poprzedzone rozporządzeniem Rady Ministrów z dnia 3 czerwca 2008 r. w sprawie dzającego tożsamość, a w przypadku materiałów arw sposobu i trybu udostępniania materiałów archiwalnych chiwalnych zawierających informacje niejawne także znajdujących się w archiwach wyodrębnionych (Dz. U. oryginału poświadczenia bezpieczeństwa upoważnia- Nr 107, poz. 679), które traci moc z dniem wejścia w życie jącego do dostępu do informacji niejawnych i za- niniejszego rozporządzenia, na podstawie art. 189 ust. 2 świadczenia stwierdzającego odbycie szkolenia w za- ustawy z dnia 5 sierpnia 2010 r. o ochronie informacji niekresie ochrony informacji niejawnych. jawnych (Dz. U. Nr 182, poz. 1228). w

l

Nr 196 — 11205 — Poz. 1161 p Załącznik do rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 22 czerwca 2011 r. (poz. 1161) WYSOKOŚĆ OPŁAT Z TYTUŁU PONOSZENIA PRZEZ ARCHIWUM DODATKOWYCH KOSZTÓW ZWIĄZANYCH Z UDOSTĘPNIANIEM MATERIAŁÓW ARCHIWALNYCH ORAZ ZA SPORZĄDZANIE REPRODUKCJI MATERIAŁÓW ARCHIWALNYCH 1. Opłaty z tytułu dodatkowych kosztów związanych z udostępnianiem materiałów archiwalnych

2. Opłaty za sporządzanie reprodukcji materiałów archiwalnych

Nr 196 — 11206 — Poz. 1161

1) Zmiany wymienionej ustawy zostały ogłoszone w Dz. U. z 2006 r. Nr 12, poz. 65 i Nr 73, poz. 501, z 2008 r. Nr 127, poz. 817, z 2009 r. Nr 157, poz. 1241, z 2010 r. Nr 40, poz. 230, Nr 167, poz. 1131 i Nr 182, poz. 1228 oraz z 2011 r. Nr 112, poz. 654 i Nr 185, poz. 1092.