Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 9 lutego 1999 r. w sprawie organizacji kancelarii tajnych.

Nr 18 1095 - Poz. 155 i 156

8) zastępca kierownika urzędu, V. Inne stanowiska, z których wykonywaniem wiąże 9) naczelnik wydziału, się dostęp do informacji niejawnych wymienionych 10) kierownik oddziału w urzędzie wojewódzkim, w załączniku nr 1 do ustawy z dnia 22 stycznia 1999 r. 11) zastępca naczelnika wydziału, o ochronie informacji niejawnycll (Dz. U. Nr 11, 12) informatyk wojewódzki, poz. 95), a określonych w zakresie czynności na kon 13) kierownik kancelarii tajnej. kretnym stanowisku.

Załącznik nr :2

RODZAJE PRAC ZLECONYCH W ORGANACH ADMINISTRACJI RZĄDOWEJ, KTÓRYCH WYKONYWANIE

MOŻE ŁĄCZYĆ SIĘ Z DOSTĘPEM DO INFORMACJI NIEJAWNYCH STANOWIĄCYCH

TAJEMNICĘ PAŃSTWOWĄ

1. Prace pomocnicze, techniczne, obsługowe, realizo macji niejawnych stanowiących tajemnicę pań­ wane na rzecz osób zajmujących stanowiska wy stwową lub w wyniku których powstałyby takie in mienione w pkt 1,111, IV, V załącznika nr 1 do rozpo formacje.

rządzenia. 3. Inne prace, których wykonanie wiąże się z dostę· 2. Prace polegające na wykonywaniu ekspertyz, ana pem do informacji niejawnych, określonych w za· liz, opinii, tłumaczeń, badań naukowych, archiwi łączniku nr 1 do ustawy z dnia 22 stycznia 1999 r. zacji, szkoleń oraz udzielaniu konsultacji, jeżeli o ochronie informacji niejawnych (Dz. U. Nr 11, do ich wykonania potrzebny jest dostęp do infor- poz. 95).

156

ROZPORZĄDZENIE RADY MINISTRÓW

z dnia 9 lutego 1999 r.

w sprawie organizacji kancelarii tajnych.

Na podstawie art. 53 ust. 1 ustawy z dnia 22 stycz 4. Wyznaczony do prowadzenia oddziału kancelarii nia 1999 r. o ochronie informacji niejawnych (Dz. U. pracownik pionu ochrony wykonuje obowiązki kiero\N Nr 11, poz. 95) zarządza się, co następuje: nika kancelarii.

§ 1. Rozporządzenie określa wymagania w zakresie: § 3. Do obowiązków kierownika kancelarii należ\' w szczególności: 1) organizacji kancelarii tajnych,

1) bezpośredni nadzór nad obiegiem dokumentó\/If 2) stosowania środków ochrony fizycznej, niejawnych w jednostce organizacyjnej,

3) trybu obiegu informacji niejawnych, 2) udostępnianie lub wydawanie dokumentów, o któ

4) wzoru karty zapoznania się z dokumentem, rych mowa w § 2 ust. 1, osobom posiadającym sto z wyjątkiem jednostek organizacyjnych wymienionych sowne poświadczenie bezpieczeństwa, wart. 53 ust. 2 ustawy z dnia 22 stycznia 1999 r. o ochro 3) egzekwowanie zwrotu dokumentów zawierającyci, nie informacji niejawnych (Dz. U. Nr 11, poz. 95). informacje niejawne,

§ 2. 1. Ki~rownik jednostki organizacyjnej, w której 4) kontrola przestrzegania właściwego ozn3czania występują dokumenty zawierające informacje niejaw i rejestrowania dokumentów w kancelarii tajnej oraz jednostce organizacyjnej, ne oznaczone klauzulami "ściśle tajne", "tajne" lub "poufne", jest obowiązany do utworzenia kancelarii 5) wykonywanie poleceń pełnomocnika ochrony, tajnej, zwanej dalej "kancelarią". 6) prowadzenie bieżącej kontroli postępowania z do 2. Kancelarią kieruje kierownik kancelarii, wyzna kumentami zawierającymi informacje niejawne. czany przez kierownika jednostki organizacyjnej na które zostały udostępnione pracownikom. wn·iosek pełnomocnika do spraw ochrony informacji niejawnych, zwanego dalej "pełnomocnikiem ochro § 4. 1. W przypadku zmiany na stanowisku kierov\.f ny". nika kancelarii sporządza się, w dwóch egzemplarzach. protokół zdawczo-odbiorczy w obecności pełnomocni: 3. W uzasadnionych przypadkach w jednostce or ka ochrony, kierownika zdającego obowiązki oraz 'oso ganizacyjnej można utworzyć oddziały kancelarii; kie by przejmującej obowiązki kierownika. Protokół prze rownik kancelarii jest obowiązany do koordynowania chowywany jest w kancelarii, drugi egzemplarz zaś ­ prac tych oddziałów. u pełnomocnika ochrony.

Nr 18 - 1096 - Poz. 156

2. W przypadku czasowej nieobecności kierownika 5. Przedmioty lub urządzenia o dużych wymiarach,

kancelarii jego obowiązki przejmuje upoważniony pra stanowiące bądź zawierające informacje tajne, prze

cownik kancelarii, a w razie braku stałego pracownika chowuje się w oddzielnych pomieszczeniach spełniają­

w kancelarii, kancelarię przejmuje protokolarnie, po cych wymogi kancelarii.

siadający stosowne poświadczenie bezpieczeństwa, inny pracownik wyznaczony przez pełnomocnika § 7. 1. Po zakończeniu pracy kierownik kancelarii ochrony. jest obowiązany sprawdzić prawidłowość zamknięcia szaf pancernych, a następnie zamyka i plombuje po

3. W przypadku likwidacji kancelarii ust. 1 stosuje mieszczenia kancelarii.

się odpowiednio. 2. Zasady i sposób zdawania, przechowywania

§ 5. 1. Kancelaria powinna być zlokalizowana i wydawania kluczy oraz ich duplikatów do kancelarii

w strefie bezpieczeństwa na piętrze, z wyłączeniem oraz szaf pancernych określa plan ochrony.

poddaszy. 3. Zasady ustalania, zmiany i deponowania haseł

2. Kancelaria powinna być oddzielona od innych lub szyfrów, w przypadku stosowania zamków szyfro

pomieszczeń trwałymi, niepalnymi, o dużej wytrzyma wych, określa także plan ochrony.

łości ścianami i stropami. 4. Wszelkie nieprawidłowości związane z narusze

3. Drzwi kancelarii powinny być metalowe lub obi niem zasad, o których mowa w ust. 1-3, należy nie

te blachą stalową o grubości 2 mm, z zabezpieczeniem zwłocznie zgłaszać pełnomocnikowi ochrony.

antywłamaniowym, oraz wyposażone w dwa zamki o skomplikowanym mechanizmie. § 8. Kancelaria przyjmuje, rejestruje, przechowuje, przekazuje i wysyła dokumenty zawierające informacje

4. Okna kancelarii powinny być zabezpieczone sta niejawne, oznaczone klauzulami "ściśle tajne", "tajne" lowymi kratami oraz przed obserwacją kancelarii z ze i "poufne", oraz prowadzi rejestry dokumentów:

wnątrz. 1) dziennik korespondencji dokumentów oznaczo

5. Wyposażenie kancelarii powinny stanowić szafy nych klauzulą "ściśle tajne", którego wzór określa pancerne z zamkami o skomplikowanym mechani załącznik nr 1 do rozporządzenia,

zmie. 2) dziennik korespondencji dokumentów oznaczo

nych klauzulą "tajne", którego wzór określa załącz­ 6. W kancelarii można zainstalować system nadzo nik nr 2 do rozporządzenia, ru wizyjnego wyłącznie w celu kontroli dostępu do po 3) dziennik korespondencji dokumentów oznaczo mieszczeń. nych klauzulą "poufne", którego wzór określa za

7. W kancelarii można wydzielić pomieszczenie, łącznik nr 3 do rozporządzenia,

w którym osoby posiadające poświadczenie bezpie 4) karty zapoznania się z dokumentami oznaczonymi czeństwa mogą zapoznawać się z dokumentami na klauzulami "ściśle tajne i tajne", których wzór okre miejscu. śla załącznik nr 4 do rozporządzenia,

§ 6. 1. Zabrania się przechowywania w kancelarii 5) książkę doręczeń przesyłek miejscowych, której dokumentów nie zawierających informacji niejawnych, wzór określa załącznik nr 5 do rozporządzenia, chyba że wchodzą one w skład zbioru dokumentów. 6) dziennik ewidencji wykonanych dokumentów

2. Dokumenty zawierające informacje niejawne oznaczonych klauzulą "ściśle tajne", "tajne" i "po oznaczone klauzulą "ściśle tajne", "tajne" i "poufne" ufne", którego wzór określa załącznik nr 6 do roz muszą być przechowywane oddzielnie w odrębnych porządzenia,

szafach pancernych bądź ich częściach, jeżeli pozwala 7) wykaz przesyłek nadanych, którego wzór określa ją one na osobne zamknięcie dokumentów. załącznik nr 7 do rozporządzenia,

3. Dokumenty oznaczone klauzulą "zastrzeżone" 8) rejestr teczek dokumentów niejawnych, dzienni mogą być przechowywane poza kancelarią, w innych ków i książek ewidencyjnych, którego wzór określa pomieszczeniach jednostki organizacyjnej, jeżeli będą załącznik nr 8 do rozporządzenia.

umieszczane w meblach biurowych zamykanych na klucz. . § 9. 1. Przesyłki lub dokumenty zawierające infor macje niejawne stanowiące tajemnicę państwową

4. Kierownik jednostki organizacyjnej może wyra przyjmuje się za pokwitowaniem i odciska na nich pie zić zgodę na przechowywanie dokumentów zawierają­ częć oraz datę wpływu do jednostki organizacyjnej.

cych informacje niejawne poza kancelarią, pod warun kiem spełnienia wymogów bezpieczeństwa odpo 2. Przy przyjmowaniu przesyłki sprawdza się:

wiednich do ich klauzul tajności, na czas niezbędny dp 1) prawidłowość adresu, realizacji zadań związanych z dostępem do tych infor

macji. 2) całość pieczęci i opakowania,

Nr 18 - 1097 - Poz. 156

3) zgodność odcisku pieczęci na opakowaniu z nazwą niku korespondencji oraz ze stosowną adnotacją w kar jednostki nadawcy, cie zapoznania się z dokumentem.

4) zgodność numerów na przesyłce z numerami § 11. 1. Kancelaria nie otwiera przesyłek oznaczo w wykazie przesyłek nadanych lub w książce dorę­ nych "do rąk własnych", wpisując do dziennika kore czeń. spondencji z opakowania nadawcę, numer i datę wpły­ wu pisma; w rubryce "Uwagi" odnotowuje się, że prze 3. W przypadku stwierdzenia uszkodzenia przesyłki syłka była oznaczona "do rąk własnych". lub śladów jej otwierania pracownik kancelarii kwitują­ cy odbiór przesyłki sporządza wraz z doręczającym 2. Na opakowaniu przesyłek, o których mowa protokół uszkodzenia, przekazując go nadawcy, kie w ust. 1, wpisuje się datę wpływu, pozycję i numer, pod rownikowi jednostki organizacyjnej i przewoźnikowi - którym zarejestrowano przesyłkę w dzienniku kore jeżeli pośredniczył w obiegu przesyłek. spondencji. Przesyłkę przekazuje się bezpośrednio ad resatowi, a w razie jego nieobecności, osobie przez nie 4. Po otwarciu przesyłki: go upoważnionej do odbioru - za pokwitowaniem w dzienniku korespondencji. 1) sprawdza się, czy zawartość przesyłki odpowiada wyszczególnionym na niej numerom ewidencyj 3. Zatrzymanie przez kierownika jednostki organi nym, zacyjnej dokumentu, adresowanego "do rąk wła­ 2) ustala się, czy liczba załączników i stron jest zgod snych", odnotowuje się w dzienniku korespondencji na z liczbą oznaczoną na poszczególnych pismach. w rubryce "Uwagi".

5. Kierownik kancelarii w razie stwierdzenia niepra 4. Przesyłki oznaczone "do rąk własnych", po wy widłowości, o których mowa w ust. 3 i 4, odmawia jej korzystaniu, zwraca się do kancelarii w stanie otwar przyjęcia. tym bądź zamkniętym.

§ 10. 1. Kierownik kancelarii lub uprawniony pra § 12. Przesyłki pilne, telegramy i szyfrogramy dorę­ cownik rejestruje przyjęte dokumenty: cza się adresatom bezzwłocznie. Przy kwitowaniu tych przesyłek w książce doręczeń przesyłek miejscowych 1) oznaczone klauzulą "ściśle tajne" - w dzienniku odnotowuje się godzinę doręczenia. korespondencji dokumentów oznaczonych klauzu lą "ściśle tajne"; § 13. 1. Każdą otrzymaną i wysyłaną przesyłkę wpi suje się do kolejnej pozycji właściwego dziennika kore 2) oznaczone klauzulą "tajne" - w dzienniku kore spondencji. spondencji dokumentów oznaczonych klauzulą

"tajne"; 2. Zapisów w dziennikach korespondencji dokonu 3) oznaczone klauzulą "poufne" - w dzienniku kore je się atramentem lub tuszem, a zmiany zapisów spondencji dokumentów oznaczonych klauzulą w tych dziennikach - kolorem czerwonym, z datą "poufne" . i czytelnym podpisem dokonującego zmiany.

2. Dla każdego dokumentu zawierającego informa 3. Zabrania się wycierania i zamazywania zapisów w dziennikach korespondencji. cje niejawne oznaczone klauzulami "ściśle tajne" i "taj ne", z chwilą zarejestrowania w odpowiednim dzienni § 14. Dokumenty ostatecznie załatwionej sprawy, ku korespondencji, zakłada się kartę zapoznania się z wyjątkiem oznaczonych klauzulą "zastrzeżone", z dokumentem, którą dołącza się do dokumentu. wszywa się do teczki, zgodnie z rzeczowym podziałem akt, i całość kwalifikuje według dokumentu o najwyż­ 3. Kierownik kancelarii lub osoba upoważniona szej klauzuli tajności. przekazuje dokumenty oznaczone klauzulą "poufne" właściwemu pracownikowi, za pokwitowaniem § 15. Do obiegu dokumentów oznaczonych klauzu w dzienniku korespondencji. lą "zastrzeżone" stosuje się przepisy właściwych in strukcji kancelaryjnych. 4. Dokumenty oznaczone klauzulą "ściśle tajne" i "tajne" kierownik kancelarii udostępnia upoważnio­ § 16. 1. Akta spraw zakończonych przechowuje się nym pracownikom jednostki organizacyjnej, czyniąc w kancelarii tajnej przez okres dwóch lat. Po upływie odpowiednią adnotację w dzienniku korespondencji. tego okresu akta przekazuje się do archiwum zakłado­ wego lub składnicy akt, jeżeli jednostka organizacyjna 5. Dokumenty oznaczone klauzulą "ściśle tajne" takim dysponuje. lub "tajne", które są niezbędne do wykorzystania w ce lach określonych wart. 49 ustawy o ochronie informa 2. Zasady brakowania i archiwizowania dokumen cji niejawnych, mogą być wydane poza kancelarię oso tów regulują odrębne przepisy. bie spoza jednostki organizacyjnej posiadającej odpo wiednie poświadczenie bezpieczeństwa. Dokument § 17. Rozporządzenie wchodzi w życie z dniem wydaje kierownik kancelarii na podstawie pisemnej 11 marca 1999 r. zgody kierownika jednostki organizacyjnej lub osoby przez niego upoważnionej za pokwitowaniem w dzien- Prezes Rady Ministrów: J. Buzek