WYROK

KIO 593/13

Krajowa Izba Odwoławcza · 27 marca 2013

Pobierz PDF

Data orzeczenia: 27 marca 2013
Sąd / organ: Krajowa Izba Odwoławcza
Skład orzekający: Barbara Bettmanprzewodniczący, Krajowej Izby Odwoławczejprzewodniczący, Rafał Komońprotokolant
Zamawiający: Krajowe Biuro Wyborcze
Hasła tematyczne: Zasady udzielania zamówieńZasada jawności postępowaniaRażąco niska cenaRNCCzyn nieuczciwej konkurencjiZasady udzielania zamówień zasada uczciwej konkurencji zasada równego traktowania wykonawców informacja o wynikach postępowania
Podstawa prawna: art. 7 ust. 1 ; art. 8 ust. 1 ; art. 89 ust . 1 pkt 3 ; art. 90 ; art. 92 ust. 1 pkt 2

Sentencja

Sygn. akt: KIO 593/13

WYROK

z dnia 27 marca 2013 r.

Krajowa Izba Odwoławcza - w składzie:

Przewodniczący – członek Krajowej Izby Odwoławczej: Barbara Bettman

Protokolant: Rafał Komoń

Po rozpoznaniu na rozprawie w dniu 26 marca 2013 r. w Warszawie odwołania wniesionego

w dniu 15 marca 2013 r. przez wykonawcę: IT.event sp. z o.o. Al. Jerozolimskie 176, 02-

486 Warszawa, w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego prowadzonym przez

zamawiającego: Krajowe Biuro Wyborcze ul. Wiejska 10, 00-902 Warszawa, przy

udziale wykonawcy:

K………… O……………. prowadzącej działalność gospodarczą pod firmą CONGRESS-OR

Biuro Kongresów i Turystyki ul. śurawia 47/304, lok. 304, 00-680 Warszawa,

zgłaszającego przystąpienie po stronie zamawiającego.

orzeka:

1. Uwzględnia odwołanie,

1.1. nakazuje zamawiającemu Krajowemu Biuru Wyborczemu ul. Wiejska 10, 00-

902 Warszawa: unieważnienie czynności wyboru najkorzystniejszej oferty,

unieważnienie czynności odrzucenia oferty odwołującego, ponowienie czynności

oceny ofert oraz wyboru oferty.

2. Kosztami postępowania obciąża zamawiającego: Krajowe Biuro Wyborcze ul.

Wiejska 10, 00-902 Warszawa,

2.1. zalicza na poczet kosztów postępowania odwoławczego kwotę 7 500,00 zł

(słownie: siedem tysięcy pięćset złotych zero groszy) uiszczoną przez

odwołującego: IT.event sp. z o.o. Al. Jerozolimskie 176, 02-486 Warszawa,

tytułem wpisu od odwołania,

2.2. zasądza od zamawiającego: Krajowego Biura Wyborczego ul. Wiejska 10, 00-

902 Warszawa na rzecz odwołującego IT.event sp. z o.o. Al. Jerozolimskie

176, 02-486 Warszawa kwotę 7 500,00 zł (słownie: siedem tysięcy pięćset

złotych zero groszy), tytułem zwrotu kosztów poniesionego wpisu od odwołania.

Stosownie do art. 198a ust. 1 i 198b ust. 1 i 2 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. - Prawo

zamówień publicznych (Dz. U. z 2010 r. Nr 113, poz. 759) na niniejszy wyrok - w terminie 7

dni od dnia jego doręczenia - przysługuje skarga za pośrednictwem Prezesa Krajowej Izby

Odwoławczej do Sądu Okręgowego w Warszawie.

Przewodniczący:

…………......…………

Sygn. akt: KIO 593/13

Uzasadnienie

W postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego, prowadzonym w trybie w

przetargu ograniczonego na „Kompleksową organizację Międzynarodowej XXII Corocznej

Konferencji oraz Zgromadzenia Ogólnego Stowarzyszenia Europejskich Urzędników

Wyborczych (ACEEEO) w dniach 12-15 września 2013 r. w hotelu Sofitel Victoria w

Warszawie" (BZP z dnia 30 stycznia 2013 r. poz. 1593502013), w dniu 15 marca 2013 r.

zostało złożone w formie pisemnej odwołanie przez wykonawcę: IT.event spółkę z

ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Warszawie, w kopii przekazane

zamawiającemu w terminie ustawowym.

Wniesienie odwołania nastąpiło skutkiem powiadomienia za pośrednictwem faksu w

dniu 11 marca 2013 r. o wyborze najkorzystniejszej oferty w ww. postępowaniu, a także o

odrzuceniu oferty odwołującego z uwagi na rzekomy - w ocenie odwołującego fakt –

zaoferowania rażąco niskiej ceny.

Odwołujący zarzucił zamawiającemu: Krajowemu Biuru Wyborczemu w Warszawie

naruszenie przepisów ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz.

U. Nr 113 z 2010 r., poz. 759 ze zm., dalej ustawa Pzp), które miało istotny wpływ na wynik

postępowania, tj. naruszenie:

1) art. 92 ust. 1 pkt 2) w zw. z art. 89 ust. 1 pkt 1-8 ustawy poprzez zaniechanie podania

uzasadnienia prawnego odrzucenia oferty;

2) art. 89 ust. 1 pkt 4) ustawy, poprzez odrzucenie oferty odwołującego pomimo braku

przesłanki odrzucenia oferty w postaci rażąco niskiej ceny;

3) art. 90 ust. 3 ustawy poprzez odrzucenie oferty odwołującego, pomimo braku

okoliczności skutkujących odrzuceniem oferty;

- a w konsekwencji naruszenie art. 7 ust. 1 ustawy poprzez przeprowadzenie postępowania

w sposób niezapewniający zachowania uczciwej konkurencji oraz równego traktowania

wykonawców.

Powołując się na uszczerbek swego interesu w uzyskaniu zamówienia i możliwość

poniesienia szkody sutkiem niezgodnych z ustawą Pzp czynności zamawiającego,

odwołujący wnosił o uwzględnienie odwołania i nakazanie zamawiającemu:

1) unieważnienia wyboru oferty wykonawcy: K……….. O…………… CONGRESS-OR

jako najkorzystniejszej w niniejszym postępowaniu,

2) unieważnienia czynności odrzucenia oferty odwołującego,

3) dokonanie ponownej oceny ofert z uwzględnieniem oferty odwołującego,

4) ponadto wnosił o obciążenie zamawiającego kosztami postępowania odwoławczego.

W uzasadnieniu zgłoszonych zarzutów i żądań odwołujący ponosił, że w

zawiadomieniu o wyborze najkorzystniejszej oferty wykonawcy: K………. O………….

CONGRESS-OR zamawiający wskazał, że odrzucenie oferty odwołującego spowodowane

zostało:

1) relacją ceny oferty odwołującego w stosunku do pozostałych trzech ofert wynoszącą

2/3 ich kwoty oraz do kwoty, jaką przeznaczył zamawiający na wykonanie zamówienia,

2) zastrzeżeniami zamawiającego do wyjaśnień przedstawionych przez odwołującego

dotyczących sposobu kalkulacji ceny ofertowej.

Odwołujący zaznaczał, że zamawiający nie wskazał uzasadnienia prawnego

odrzucenia jego oferty, co pozostaje w sprzeczności z art. 92 ust. 1 pkt 2) ustawy Pzp,

zgodnie z którym „niezwłocznie po wyborze najkorzystniejszej oferty zamawiający

jednocześnie zawiadamia wykonawców, którzy złożyli oferty, o (...) wykonawcach, których

oferty zostały odrzucone, podając uzasadnienie faktyczne i prawne".

W ocenie odwołującego, wskazane przez zamawiającego powody nie stanowią

przesłanki do odrzucenia złożonej oferty. Ustawodawca w art. 89 ust. 1 pkt 1-8 Pzp

enumeratywnie wskazał przesłanki skutkujące odrzuceniem oferty wykonawcy ubiegającego

się o udzielenie zamówienia. Tymczasem, zamawiający nie wskazał żadnej podstawy

prawnej odrzucenia oferty odwołującego, a jedynie przedstawił lakoniczne wyjaśnienia

dotyczące rzekomej nieprawidłowości kalkulacji przedstawionej ceny ofertowej, która w

ocenie zamawiającego nie gwarantuje należytego wykonania zamówienia.

Odwołujący przypuszcza, że powodem odrzucenia złożonej oferty było stwierdzenie

przez zamawiającego rażąco niskiej ceny. Odnosząc się zatem do tego hipotetycznego

zarzutu, odwołujący wskazywał na bogate orzecznictwo w zakresie relacji najniższej ceny

oferty w stosunku do pozostałych ofert oraz do kwoty, jaką zamawiający zamierza

przeznaczyć na wykonanie zamówienia, z którego jednoznacznie wynika, iż nie było podstaw

dla odrzucenia oferty. W wyroku z dnia 2 marca 2010 r. (sygn. KIO/UZP 1984/09) Krajowa

Izba Odwoławcza stwierdziła: „Cena rażąco niska jest więc ceną nierealistyczną,

nieadekwatną do zakresu i wartości prac, zakładającą wykonanie zamówienia poniżej jego

rzeczywistych kosztów i w takim sensie nie jest ceną rynkową, tzn. nie występującą na

rynku, na którym ceny wyznaczane są poprzez postęp technologiczno-organizacyjny oraz

obecność i funkcjonowanie uczciwej konkurencji podmiotów na nim działających.” O

wystąpieniu ceny rażąco niskiej nie przesądza więc i nie decyduje porównanie ceny oferty

badanej do cen innych ofert złożonych w danym postępowaniu, ani również jej zestawienie z

szacunkową wartością zamówienia przyjmowaną przez zamawiających, która w praktyce

postępowań o udzielenie zamówienia wbrew dyspozycji art. 32 ust. 1 P.z.p. jest częstokroć

ustalana bez należytej staranności, ale przesądza dopiero zbadanie i wyliczenie

rzeczywistych kosztów wykonania przedmiotu zamówienia."

Podobnie, w wyrokach z dnia 16 listopada 2012 r. (sygn. KIO 2394/12; KIO 2395/12;

KIO 2415/12), Krajowa Izba Odwoławcza stwierdziła: „Ceną rażąco niską jest cena

niepokrywająca wydatków wykonawcy związanych z realizacją zamówienia, cena nierealna

w relacji do cen rynkowych podobnych zamówień, cena niewiarygodna, oderwana od realiów

rynkowych. O rażąco niskiej cenie można mówić także wówczas, gdy oczywiste jest, że przy

zachowaniu reguł rynkowych wykonanie umowy przez wykonawcę byłoby dla niego

nieopłacalne - przykładem może być oferowanie towarów poniżej kosztów zakupu lub

wytworzenia albo oferowanie usług za symboliczną kwotę."

Odwołujący przekonywał, że przedstawił ofertę zapewniającą wykonanie przedmiotu

zamówienia zgodnie z wytycznymi zamawiającego zawartymi w SIWZ, a w odpowiedzi z

dnia 1 marca 2013 r. na przysłane przez zamawiającego w dniu 28 lutego br. wezwanie do

wyjaśnienia wysokości zaoferowanej ceny, odwołujący przedłożył szczegółowe wyjaśnienia

dotyczące cen poszczególnych elementów składających się na przedmiot zamówienia.

Według odwołującego - treść jego oferty odpowiada treści SIWZ (obejmuje wszystkie

składniki wymagane przez zamawiającego w specyfikacji) a globalna, określona z należytą

starannością przez wykonawcę, cena oferty jest składową cen za realizację wszystkich

komponentów przedmiotu zamówienia, w tym w szczególności za elementy punktowane

przez zamawiającego, tj.:

(i) organizacja wizyty - wykonawca zaproponował, by kolacje były zorganizowane

odpowiednio w restauracjach „Bazyliszek" oraz „Marina Diana". Ceny obu kolacji

to ceny rynkowe, niezaniżone, w wysokości odpowiednio 129,60 zł i 184,50 zł za

osobę. Zaproponowane przez odwołującego restauracje są powszechnie znane i

cieszą się należytym uznaniem oraz gwarantują wysoką jakość świadczenia

usług.

(ii) Organizacja wydarzenia artystycznego, o którym mowa w punkcie 16 części SIWZ

zatytułowanej „Wykonanie przedmiotu zamówienia (…)" została przez

odwołującego wyceniona na 6 150,00 zł, co stanowi adekwatną sumę za występ

muzyczno - taneczny.

(iii) transport - wiedząc, jak ważnym jest komfort uczestników konferencji, odwołujący

zdecydował się na powierzenie ich przewozu angielskojęzycznym kierowcom

dysponującym eleganckimi taksówkami. Łączny koszt przewozu uczestników

konferencji „z" i „na" lotnisko został oszacowany przez odwołującego na 14

514,00 zł, co stanowi standardową cenę za tego typu usługi.

(iv) opieka tłumaczy i hostess - hostessy i tłumacze, których usługi zostały wycenione

łącznie na 40 382,00 zł, mieli gwarantować profesjonalną obsługę uczestników

międzynarodowej konferencji organizowanej przez zamawiającego. Koszt ww.

usług nie odbiega od kosztu usług tego samego rodzaju oferowanych przez inne

przedsiębiorstwa.

(v) program turystyczny - program turystyczny, został starannie przygotowany przez

odwołującego. Uczestnicy konferencji zostaną zabrani do Muzeum Powstania

Warszawskiego, znanego w całej Europie jako jedno z najnowocześniejszych.

Koszt przeprowadzenia programu turystycznego – 7 970,40 zł wyczerpuje

całkowity koszt biletów, transportu uczestników konferencji oraz innych

niezbędnych opłat związanych z odwiedzeniem muzeum. Odwołujący, jako

profesjonalista działający na rynku podał realną, rzeczywistą kwotę świadczenia

tego typu usługi.

Odnosząc się do stwierdzenia zamawiającego, że: „Kolejnym powodem

(odrzucenia oferty) była analiza przysłanych wyjaśnień, z których wynikała niepewność

zamawiającego wobec proponowanych (...) kosztów tych pozycji, które podlegały innym

poza kryterium ceny - kryterium oceny ofert, tj. koszty przede wszystkim organizacji wizyt

obejmujących ceny kolacji 13 i 14 września br. Odwołujący podkreślał, iż zgodnie z przyjętą

linią orzeczniczą, interpretacja art. 89. ust. 1 pkt 4 ustawy prowadzi do wniosku, że przy

ocenie tego, czy oferta zawiera rażąco niską cenę należy brać pod uwagę cenę całego

przedmiotu zamówienia, nie zaś poszczególnych składników ceny zaproponowanej przez

wykonawcę. Zwłaszcza przy ustalonym przez zamawiającego wynagrodzeniu ryczałtowym.

Tymczasem twierdzenia zamawiającego zmierzają do wykazania, że rażąco niską cenę

zaoferowano jedynie co do pewnego, ograniczonego zakresu przedmiotu zamówienia.

Istotnym jest zatem to, że zakres ten nie stanowi odrębnej części w rozumieniu art. 2 pkt 6

ustawy Pzp. W tych okolicznościach nawet wykazanie, że cena w kwestionowanym zakresie

była ceną nierealistyczną nie może doprowadzić do stwierdzenia, że cena całej oferty jest

ceną rażąco niską (sygn. KIO 1384/11 z dnia 12 lipca 2013 r.). W świetle przepisów ustawy

Pzp podstawą odrzucenia oferty w oparciu o art. 89 ust 1 pkt 4 tejże jest zaoferowanie

rażąco niskiej ceny, co powinno być poprzedzone obligatoryjną procedurą uzyskania

wyjaśnień w tym zakresie, w oparciu o art. 90 ust. 1 ustawy Pzp. Cena rażąco niska w

stosunku do przedmiotu zamówienia będzie ceną odbiegającą od jego wartości, a rzeczona

różnica nie będzie uzasadniona obiektywnymi względami pozwalającymi danemu

wykonawcy bez strat i finansowania wykonania zamówienia z innych źródeł niż

wynagrodzenie umowne, zamówienie to wykonać. Podsumowując, cena rażąco niska jest

więc ceną nierealistyczną, nieadekwatną do zakresu i kosztów prac składających się na

dany przedmiot zamówienia, zakładającą wykonanie zamówienia poniżej jego rzeczywistych

kosztów (sygn. KIO 1836/11 z dnia 9 września 2011 r.)

Odwołujący zapewniał, że nie ma żadnych obiektywnych powodów do uznania, że

złożone wyjaśnienia w zakresie sposobu kalkulacji ceny są niewystarczające lub budzące

wątpliwość. Odwołujący zastosował się do wskazówek zamawiającego przekazanych w

wezwaniu do wyjaśnienia wysokości ceny zaoferowanej oferty i sformułował wyjaśnienia w

sposób jaki oczekiwał tego zamawiający, tj. określił koszty obejmujące pozycję po pozycji na

wszystkie 20 składników przedmiotu zamówienia wyszczególnionych w SIWZ, wskazując w

szczególności na:

a) oszczędność metody wykonania zamówienia, a także na:

b) wyjątkowo sprzyjające warunki wykonywania zamówienia, dostępne dla wykonawcy.

Z wyjaśnień tych wynika, zdaniem odwołującego, że przedsięwzięcie nie tylko

zbilansuje się w znaczeniu rachunkowym ale przyniesie także pewien zysk.

Zgodnie z ogólnymi zasadami wynikającymi z ustawy Pzp a także Kodeksu

cywilnego, ciężar dowodu w przedmiocie wykazania, iż tak zdefiniowana cena rażąco niska

wystąpiła, tj. sposobu ustalenia i wykazania faktu jej wystąpienia, dowodzić powinna strona,

która wystąpienie danych faktów podnosi, a nie im przeczy. Generalnie więc fakt wystąpienia

ceny rażąco niskiej dla możliwości zastosowania dyspozycji art. 89 ust. 1 pkt 4 ustawy Pzp

wykazać winien podmiot, który jej wystąpienie podnosi - w tym wypadku zamawiający. To na

zamawiającym ciąży bezwzględny obowiązek wykazania w sposób jednoznaczny i nie

budzący żadnych wątpliwości, faktu zaoferowania rażąco niskiej ceny, a w konsekwencji,

podstawy odrzucenia oferty odwołującego. W żadnym wypadku, przesłanką odrzucenia nie

może być stan „niepewności" zamawiającego, z którym to mamy do czynienia w

przedmiotowym postępowaniu. Jeżeli zamawiający posiadał jakiekolwiek wątpliwości w

zakresie oferty złożonej przez odwołującego, powinien wezwać wykonawcę do dalszych

wyjaśnień w oparciu o art. 90 ust 1 lub art. 87 ust. 1 ustawy Pzp – jak uważał odwołujący.

Zgodnie z ustabilizowanym poglądem doktryny, niepewność zamawiającego nie

może bowiem rodzić negatywnych skutków prawnych dla wykonawcy. Za kuriozalne poczytał

odwołujący twierdzenie iż „dla zamawiającego obsługa konferencji jest na tyle prestiżowa, że

nie może zaryzykować wyboru ofert o najniższej cenie nie gwarantujących wysokiej jakości

usług objętych zamówieniem.” To przecież sam zamawiający zdecydował o doborze i

kształcie kryteriów oceny ofert w zależności od swoich potrzeb jak się wydaje - dostosowując

ich wybór i wagę w celu najkorzystniejszego z jego punktu widzenia uzyskania konkretnego

zamówienia. Zgodnie z pkt 46 preambuły Dyrektywy nr 2004/18/WE Parlamentu

Europejskiego i Rady z dnia 31 marca 2004 r. w sprawie koordynacji procedur udzielania

zamówień publicznych na roboty budowlane, dostawy i usługi „zamówienia powinny być

udzielane na podstawie obiektywnych kryteriów, zapewniających zgodność z zasadami

przejrzystości, niedyskryminacji, równego traktowania oraz gwarantujących, że oferty są

oceniane w warunkach efektywnej konkurencji. W przypadku gdy instytucje zamawiające

udzielają zamówienia na podstawie kryterium oferty najkorzystniejszej ekonomicznie,

dokonują one oceny ofert w celu wyłonienia oferty prezentującej najlepszą relację jakości do

ceny. W tym celu określają one kryteria ekonomiczne i jakościowe, które potraktowane

łącznie muszą umożliwić wyłonienie najkorzystniejszej ekonomicznie oferty dla instytucji

zamawiającej. Określenie tych kryteriów uzależnione jest od przedmiotu zamówienia, gdyż

muszą one umożliwić ocenę poziomu wykonania przedstawionego w każdej ofercie - w

świetle przedmiotu zamówienia, zdefiniowanego w specyfikacjach technicznych, oraz na

ocenę relacji jakości do ceny każdej z ofert (…).”

W przedmiotowym zamówieniu zamawiający jednoznacznie wskazał, iż to cena jest

kryterium dominującym, przyznając jej wagę 70 punktów. Odwołujący zarzucał, iż trudno jest

tym samym uznać postępowanie zamawiającego za przejrzyste, niedyskryminacyjne i

gwarantujące ocenę ofert w warunkach efektywnej konkurencji w sytuacji, w której już z

założenia odrzuca się oferty z najniższą ceną - tylko dlatego, że są najtańsze, nie biorą pod

uwagę wyjaśnień w tym zakresie złożonych przez wykonawcę wezwanego do wyjaśnień.

Wyjaśnień, które w ocenie odwołującego - identyfikują go jako rzetelnego wykonawcę i

gwarantującego należyte wykonanie przedmiotu zamówienia.

Na wezwanie zamawiającego z dnia 18 marca 2013 r. za pośrednictwem faksu:

A. pismem w dniu 20 marca 2013 r., zgłoszenie przystąpienia do postępowania

odwoławczego po stronie zamawiającego złożył wykonawca: Biuro Kongresów

Holiday Travel Sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie, który stwierdził, że nie leży w

jego interesie uwzględnienie odwołania i przyznanie zamówienia odwołującemu,

B. pismem w dniu 20 marca 2013 r., w kopii przekazanym stronom, zgłoszenie

przystąpienia do postępowania odwoławczego po stronie zamawiającego złożył

wykonawca wybrany: K………… O…………… CONGRESS-OR Biuro Kongresów

i Turystyki z siedzibą w Warszawie, który powoływał się na interes w utrzymaniu

w mocy wyboru jego oferty do realizacji zamówienia. Jednocześnie wnosił o

oddalenie odwołania jako bezpodstawnego. Przystępujący następująco uzasadnił

swoje stanowisko:

„Czynności Zamawiającego, ocena złożonych ofert i wybór oferty najkorzystniejszej zostały

dokonane zgodnie z przepisami ustawy prawo zamówień publicznych.

Brak jest przy tym podstaw do twierdzeń jakoby Zamawiający nie uzasadnił odrzucenia

oferty Odwołującego. Bezspornie Zamawiający w protokole z posiedzenia komisji

przetargowej KBW z dnia 11 marca 2013 r., wyjaśnił, że: „po dokonaniu szczegółowej

analizy nadesłanych wyjaśnień dotyczących kalkulacji kosztów prac związanych z

organizacją i obsługą konferencji przez wykonawców Grupa A-05 Sp. z o.o. i IT EVENT Sp. z

o.o. zdecydowano odrzucić ich oferty. Powodem tego jest relacja cen ofert o najniższej

kwocie w stosunku do pozostałych trzech ofert wynosząca 2/3 ich wysokości oraz kwoty jaką

przeznaczył zamawiający na wykonanie przedmiotowego zamówienia około ½ - 600.000zł.

Kolejnym powodem była analiza przysłanych wyjaśnień, z których wynikła niepewność

zamawiającego wobec proponowanych przez wykonawców kosztów tych pozycji, które

podlegały innym poza kryterium ceny, kryterium oceny ofert, tj. koszt organizacji wizyt

obejmujących ceny kolacji 13 i 14 września 2013 r. Dla zamawiającego obsługa konferencji

jest na tyle prestiżowa, że nie może zaryzykować wyboru ofert o najniższej cenie,

niegwarantujących wysokiej jakości wykonania usług objętych zamówieniem". Powyższe

uzasadnienie odrzucenia oferty IT EVENT Sp. z o.o., jest jasne i nie budzi wątpliwości, że

powodem odrzucenia oferty Odwołującego, była przesłanka rażąco niskiej ceny wskazana w

art. 89 ust 1 pkt 4 ustawy o zamówieniach publicznych.

Tylko bowiem w sytuacji gdy mamy do czynienia z ofertą zawierającą rażąco niską cenę

zastosowanie ma procedura zwrócenia się na podstawie art. 90 ust 1 prawa zamówień

publicznych, do wykonawcy o udzielenie w określonym terminie wyjaśnień dotyczących

elementów oferty, mających wpływ na wysokość ceny.

Jak wynika z wyżej cytowanego uzasadnienia odrzucenia oferty odwołującego, taka

procedura była wobec Odwołującego zastosowana.

Zgodnie z art. 92 ust 1 pkt 1 i 2 ustawy o zamówieniach publicznych, niezwłocznie o wyborze

najkorzystniejszej oferty, zamawiający jednocześnie zawiadamia wykonawców, którzy złożyli

oferty:

- o wyborze najkorzystniejszej oferty, podając nazwę (firmę) albo imię i nazwisko,

siedzibę albo miejsce zamieszkania i adres wykonawcy, którego ofertę wybrano,

uzasadnienie jej wyboru oraz nazwy (firmy) albo imiona i nazwiska, siedziby albo miejsca

zamieszkania i adresy wykonawców, którzy złożyli oferty, a także punktację przyznaną

ofertom w każdym kryterium oceny ofert i łączną punktację,

- o wykonawcach, których oferty zostały odrzucone, podając uzasadnienie faktyczne i

prawne.

Zgodnie z orzecznictwem Krajowej Izby Odwoławczej jedynie brak podania motywacji przez

zamawiającego przy podejmowaniu czynności odrzucenia oferty jest równoznaczny z

dokonaniem uznaniowej decyzji wykraczającej poza ramy dyspozycji przepisu art. 90 ust. 2 i

3 ustawy.

Uznanie informacji o odrzuceniu oferty za wystarczającą jest możliwe wówczas, gdy z

informacji tej wykonawca pozyska wiedzę o podstawach eliminacji jego oferty i jej

niedopuszczeniu. (Wyrok Krajowej Izby Odwoławczej z 2010-10-18, KIO 2174/10, Wyrok

Krajowej Izby Odwoławczej z 2011-04-05, KIO 610/11).

Uzasadnienie faktyczne i prawne odrzucenia oferty, nie musi więc konieczne wskazywać

przepisu prawa stanowiącego podstawę odrzucenia oferty, wystarczy jedynie, że motywacja

podana przez Zamawiającego w uzasadnieniu pozwoli wykonawcy pozyskać wiedzę o

podstawach eliminacji jego oferty i jej niedopuszczeniu.

Bezspornie motywacja podana przez Zamawiającego w uzasadnieniu decyzji o odrzuceniu

oferty IT EVENT Sp. z o.o. pozwala IT EVENT Sp. z o.o. pozyskać wiedzę o podstawach

eliminacji oferty Odwołującego, tj. rażąco niskiej cenie wskazanej w art. 89 ust 1 pkt 4 ustawy

o zamówieniach publicznych.

Fakt, że uzasadnienie odrzucenia oferty IT EVENT Sp. z o.o. jest prawidłowe i zawiera

podstawę faktyczną i prawną, potwierdza okoliczność, że IT EVENT Sp. z o.o. w odwołaniu

zarzuca Zamawiającemu naruszenie 89 ust 1 pkt 4 ustawy o zamówieniach publicznych i

kwestionuje okoliczność, że jego oferta zawiera rażąco niską cenę.

Brak jest więc podstaw do zarzucenia Zamawiającemu naruszenia art. 92 ust. 1 pkt 2 w zw.

z art. 89 ust 1 pkt 1-8 ustawy prawo zamówień publicznych poprzez zaniechanie podania

uzasadnienia prawnego odrzucenia oferty. Nie jest również zasadny zarzut naruszenia przez

Zamawiającego art. 89 ust 1 pkt. 4 ustawy prawo zamówień publicznych oraz 90 ust 3

ustawy prawo zamówień publicznych przez odrzucenie oferty Odwołującego z uwagi na

rażąco niską cenę.

Jak wynika z uzasadnienia decyzji o odrzuceniu oferty IT EVENT Sp. z o.o., cena wskazana

w ofercie IT EVENT Sp. z o.o., w stosunku do pozostałych trzech ofert była o 2/3 niższa od

cen wskazanych w tych ofertach, była też prawie o połowę niższa od kwoty jaką przeznaczył

Zamawiający na wykonanie zamówienia (600.000 zł)

Zgodnie z Wyrokiem Krajowej Izby Odwoławczej z 2010-05-11, KIO 752/10 okoliczność, iż

różnice między ofertą wybranego wykonawcy a drugą w kolejności ceną oferty i następnych

przekraczają 30%, może stanowić podstawę do żądania wyjaśnień w trybie art. 90 ust. 1

ustawy Prawo zamówień publicznych od wykonawcy, który złożył ofertę z ceną odbiegającą

od innych ofert.

W okolicznościach niniejszej sprawy różnica między ofertą wybranego wykonawcy a ceną

oferty IT EVENT Sp. z o.o. przekraczała 30%, co stanowiło podstawę do żądania wyjaśnień

w trybie art. 90 ust. 1 ustawy Prawo zamówień publicznych od IT EVENT Sp. z o.o., który

złożył ofertę z ceną odbiegającą od innych ofert.

Zgodnie z art. 90 ust 1, 2 i 3 ustawy prawo zamówień publicznych Zamawiający w celu

ustalenia, czy oferta zawiera rażąco niską cenę w stosunku do przedmiotu zamówienia,

zwraca się do wykonawcy o udzielenie w określonym terminie wyjaśnień dotyczących

elementów oferty mających wpływ na wysokość ceny. Zamawiający, oceniając wyjaśnienia,

bierze pod uwagę obiektywne czynniki, w szczególności oszczędność metody wykonania

zamówienia, wybrane rozwiązania techniczne, wyjątkowo sprzyjające warunki wykonywania

zamówienia dostępne dla wykonawcy, oryginalność projektu wykonawcy oraz wpływ pomocy

publicznej udzielonej na podstawie odrębnych przepisów. Zamawiający odrzuca ofertę

wykonawcy, który nie złożył wyjaśnień lub jeżeli dokonana ocena wyjaśnień wraz z

dostarczonymi dowodami potwierdza, że oferta zawiera rażąco niską cenę w stosunku do

przedmiotu zamówienia.

Zgodnie z Wyrokiem Krajowej Izby Odwoławczej z 2011-06-08, KIO 1095/11 z momentem

wezwania na podstawie art. 90 ust. 1 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. - Prawo zamówień

publicznych (t.j. Dz. U. z 2010 r. Nr 113, poz. 759 ze zm.), na wezwanym wykonawcy

spoczywa ciężar wykazania, że zaoferowana przez niego cena nie ma charakteru rażąco

niskiej. Wykonawca przywołując jedynie ogólnikowo takie okoliczności jak upusty cenowe, z

których korzysta, ograniczenia kosztów stałych oraz minimalny poziom zysku, bez podania,

w jaki sposób każda z tych okoliczności zaważyła na kwocie jego oferty, nie może wykazać,

w jakim wymiarze okoliczności te spowodowały, że jego oferta była tak niska cenowo, co

powoduje że jego wyjaśnienia są niewiarygodne. Przedstawione przez wykonawcę

wyjaśnienia muszą być merytoryczne, a wykonawca musi dostarczyć wystarczający materiał

do sformułowania przez zamawiającego "oceny" zaoferowanej ceny, zatem przesłanie

jakiegokolwiek pisma o nazwie "wyjaśnienia" nie jest wystarczające.

Zgodnie z wyrokiem Krajowej Izby Odwoławczej z 2010-01-26, KIO/UZP 1701/10 zwrócenie

się do wykonawcy w trybie art. 90 ust. 1 ustawy prawo zamówień publicznych o wyjaśnienie

elementów, mających wpływ na wysokość ceny stanowi domniemanie, że zaproponowana w

ofercie cena nosi znamiona ceny rażąco niskiej, a zatem dowód na twierdzenie przeciwne

spoczywa na wykonawcy, który w złożonych wyjaśnieniach winien wykazać, że możliwe i

realne jest rzetelne wykonanie zamówienia za zaproponowaną przez siebie cenę.

Zaistnienie przesłanki zastosowania art. 90 ust. 1 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. - Prawo

zamówień publicznych (t.j. Dz. U. z 2010 r. Nr 113, poz. 759 ze zm.) oznacza, że w

odniesieniu do oferty, której to dotyczy, powstaje domniemanie, iż oferta zawiera rażąco

niską cenę, a obalenie tego domniemania jest czynnością leżącą po stronie wykonawcy,

którego obciąża w tym zakresie przedstawienie wyjaśnień popartych dowodami. (Wyrok

Krajowej Izby Odwoławczej z 2011-12-21, KIO 2624/11).

Zgodnie z wyrokiem Krajowej Izby Odwoławczej z 2011-12-16, KIO 2559/11 dowodzenie

wystąpienia bądź dowodzenie niewystąpienia ceny rażąco niskiej winno polegać na

wykazaniu zakresu wymaganych nakładów materiałowych czy pracy, a następnie ich

rynkowych kosztów.

Zgodnie z wyrokiem Krajowej Izby Odwoławczej z 2012-01-19, KIO 44/12 jeżeli wykonawca

nie udzielił wyjaśnień dotyczących rażąco niskiej ceny zgodnie z wezwaniem, a tylko

wybiórczo podał dane finansowe, do których został wezwany, to należy uznać, że nie udzielił

wyjaśnień w rozumieniu art. 90 ust. 3 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. - Prawo zamówień

publicznych (t.j. Dz. U. z 2010 r. Nr 113, poz. 759 ze zm.). Wyrok Krajowej Izby Odwoławczej

z 2012-01-19, KIO 44/12.

Tymczasem jak wynika z odwołania, które złożył Odwołujący, IT EVENT Sp. z o.o.,

ograniczyła się w wyjaśnieniach do wskazania kosztu poszczególnych 20 składników

przedmiotu zamówienia wyszczególnionych w SIWZ wskazując jedynie, iż tak niska cena

wynika z oszczędnej metody wykonania zamówienia i wyjątkowych sprzyjających warunków

wykonania zamówienia dostępnych dla wykonawcy.

Tym samym IT EVENT Sp. z o.o., nie udzieliła wyjaśnień dotyczących rażąco niskiej ceny

zgodnie z wymogami prawa zamówień publicznych w tym przepisami ustawy, judykaturą i

doktryną a tylko wybiórczo i w sposób lakoniczny podała dane dotyczące oferowanej ceny.

Należy podnieść, że zakaz formułowania ceny rażąco niskiej wynika z art. 90 ustawy z dnia

29 stycznia 2004 r. - Prawo zamówień publicznych (t.j. Dz. U. z 2010 r. Nr 113, poz. 759 ze

zm.) i jest wynikiem uzasadnionego podejrzenia ustawodawcy, iż wykonawca w celu

uzyskania zamówienia zaproponuje cenę bardzo niską, która nie będzie gwarantowała

wykonania zamówienia lub spowoduje jego wykonanie w nienależyty sposób, np. kosztem

jakości czy też terminowości wykonania przedmiotu zamówienia. Ustawodawca nie

zdefiniował pojęcia „rażąco niska cena" oraz brak jest również jednoznacznego wskazania

kryteriów, jakie należy brać pod uwagę przy ocenie czy zachodzi okoliczność zaoferowania

ceny rażąco niskiej. Zamawiający każdorazowo rozważa czy zachodzą podstawy do żądania

wyjaśnień, a obowiązek taki zachodzi po stronie Zamawiającego dopiero wówczas, gdy

poweźmie wątpliwość co do tego, czy cena nie jest rażąco niska. Zgodnie z obowiązującym

stanem prawnym to zamawiający samodzielnie decyduje, czy zwrócić się do wykonawcy o

wyjaśnienia w konkretnej sytuacji. W braku dostatecznego wyjaśnienia dyspozycja art. 89

ust. 1 pkt 4 ustawy Prawo zamówień publicznych zobowiązuje zamawiającego do odrzucenia

oferty. Zgodnie z Wyrokiem Krajowej Izby Odwoławczej z 2011-09-13, KIO 1868/11 Brak

złożenia wyjaśnień elementów oferty mających wpływ na jej cenę powoduje, że zamawiający

zobowiązany jest odrzucić ofertę wykonawcy. Lekceważenie wezwania, w postaci milczenia

wykonawcy, albo udzielenia wyjaśnień niepełnych, ogólnikowych, nie rozpraszających

wątpliwości leżących u podstaw wezwania, pociąga za sobą sankcję w postaci odrzucenia

oferty. Wykonawca działający z należytą starannością winien odpowiednio zareagować na

wezwanie zamawiającego mając na względzie skutki, jakie ustawa wiąże z instytucją

wyjaśnień.

Z uwagi na powyższe oraz z uwagi na fakt, że;

- różnica między ceną w ofercie wybranego wykonawcy a ceną w ofercie IT

przekraczała 30%, co skutkowało przyjęciem domniemania, że cena EVENT Sp. z o.o.

zaoferowana przez IT EVENT Sp. z o.o. jest rażąco niska

- w trakcie postępowania wyjaśniającego w trybie art. 90 ust. 1 ustawy prawo

zamówień publicznych - IT EVENT Sp. z o.o., nie przedstawiła dowodu przeciwnego

wykazującego, że zaproponowana cena nie jest rażąco niska, zasadne było odrzucenie

oferty - IT EVENT Sp. z o.o. na podstawie 89 ust 1 pkt 4 ustawy o zamówieniach

publicznych.

W tej sytuacji brak jest również podstaw do zarzucenia Zamawiającemu, że przygotował i

przeprowadził postępowanie o udzielenie zamówienia w sposób nie zapewniający

zachowanie uczciwej konkurencji oraz równe traktowanie wykonawców i sprzeczny z art. 7

ustawy prawo o zamówień publicznych.”

Izba postanowiła dopuścić wykonawcę: K………… O………….. CONGRESS-OR

Biuro Kongresów i Turystyki z siedzibą w Warszawie do udziału w sprawie, uznając, że

jego interes w popieraniu stanowiska zamawiającego na rzecz utrzymania czynności

wyboru złożonej oferty - jako najkorzystniejszej - jest niewątpliwy.

Izba postanowiła nie dopuścić wykonawcy: Biuro Kongresów Holiday Travel Sp. z

o.o. z siedzibą w Warszawie do udziału w postępowaniu odwoławczym. Wykonawca nie

wykazał swego interesu w popieraniu stanowiska zamawiającego - wyboru oferty

wykonawcy: K………… O………….. CONGRESS-OR.

Zamawiający nie uwzględnił odwołania podtrzymał stanowisko wyrażone w

powiadomieniu o wynikach przetargu. W odpowiedzi na odwołanie z dnia 21 marca 2013r.

zamawiający wnosił o odrzucenie w całości zarzutów przedstawionych w odwołaniu oraz

podał że: „Odwołujący T.event sp. z o.o. powołuje się w odwołaniu jedynie na jedno z

kryteriów wyboru najkorzystniejszej oferty, jaką jest najniższa cena.

Zamawiający ustanowił jednak dwa kryteria wyboru najkorzystniejszej oferty: cena

-70%, inne składniki - 30%.

Z drugiego kryterium wyboru wynikała niska cena ofertowa Odwołującego, co

zadecydowało o odrzuceniu jego oferty, jak i również niska cena oferty drugiego

Wykonawcy o najniższej cenie, która także została odrzucona.”

W uzasadnieniu swego stanowiska zamawiający ponosił, co następuje: „W

przedmiotowym postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego do złożenia ofert

zaproszonych zostało pięciu Wykonawców. Ceny ofertowe brutto były następujące:

1. Grupa A-05 - 319 283,40 zł

2. K………….. O…………. CONGRESS-OR - 499 998,00 zł

3. Holiday Travel - 489 000,00 zł

4. IT. event - 338 745,00 zł

5. Event Navigation - 500 000,00 zł

Zamawiający przeznaczył w budżecie na wykonanie tego zamówienia publicznego

środki w wysokości netto 487 804,88 zł, w oparciu o swoje doświadczenie w udziale lub w

organizowaniu podobnych konferencji, a także w oparciu o ceny rynkowe tego rodzaju

usług.

Ceny ofertowe dwóch Wykonawców odbiegały od cen ofertowych pozostałych

trzech Wykonawców.

Dwie najniższe cenowo oferty stanowiły około 2/3 cen ofertowych pozostałych

Wykonawców oraz około 1/2 kwoty przeznaczonej w budżecie Zamawiającego na

wykonanie przedmiotowego zamówienia.

Ceny ofert trzech Wykonawców były do siebie zbliżone cenowo i bliskie kwoty

przeznaczonej w budżecie Zamawiającego na wykonanie przedmiotowego zamówienia.

Kryterium wyboru najkorzystniejszej oferty dla Zamawiającego stanowiły:

1. Cena -70%

2. Transport (5%), opieka tłumaczy (10%) wyżywienie, program turystyczny

(10%), organizacja wizyty (5%) - łącznie 30%.

Ustanawiając takie kryteria wyboru Zamawiający wskazywał, że nie kieruje się

jedynie kryterium niskiej ceny, ale wysoką jakością wykonania zamówienia przez

wyłonionego w postępowaniu Wykonawcę, to jest jakością odpowiednią do rangi

Konferencji międzynarodowej, powagą zaproszonych gości oraz prestiżem

Zamawiającego jako organizatora.

Wykonawcy, którzy złożyli najniższe cenowo oferty wezwani zostali do wyjaśnienia

wysokości [ceny] złożonych ofert.

Analiza nadesłanych wyjaśnień wskazywała, że niska cena ofert wynikała z

ocenianych składników cenowych (oferowanych przez Wykonawców), i że te składniki

cenowe nie odpowiadają wymaganym przez Zamawiającego warunkom zamówienia oraz

nie spełniają zakładanej przez Zamawiającego wysokiej jakości usług.

W przypadku oferty Odwołującego, poza kryterium „Transport" i „Organizacja

wizyty", nie odbiegająca od wszystkich ofert, kryteria „Opieka tłumaczy" i „Wyżywienie,

program turystyczny" (najwyżej punktowane) nie spełniały wymagań postawionych w

specyfikacji istotnych warunków zamówienia. I tak:

1. „Opieka tłumaczy" - niski koszt opieki tłumaczy nie dawał gwarancji, że

posiadają oni co najmniej certyfikat Cl i znają słownictwo prawa wyborczego, na

znajomość którą wskazuje już sama nazwa Konferencji (tłumacze z takim certyfikatem i

znajomością specjalistycznego słownictwa, według rozeznania i doświadczenia

Zamawiającego, są znacznie „drożsi" aniżeli cena obsługi tłumaczy podana w ofercie),

2. „Program turystyczny" (z wyżywieniem) - Odwołujący nie zrozumiał intencji

Zamawiającego. W SIWZ Zamawiający wyraźnie wskazał, że w dniu 13.09.2013 r. ma

odbyć się uroczysta kolacja wydawana przez Przewodniczącego PKW na cześć

zaproszonych gości; tymczasem Odwołujący na miejsce uroczystej kolacji wybrał

restaurację Bazyliszek, która nie jest odpowiedniej wielkości (dla 200 osób) i rangi dla

międzynarodowych gości ponieważ posiada poziomy dla ok. 60 gości każdy, zaś

Zamawiający chce przyjąć 200 gości na jednej sali. Ponadto cena proponowanego

wyżywienia na uroczystej kolacji była niższa aniżeli cena kolacji w dniu następnym, a tym

samym nie spełniała wymaganych kryteriów jakości.

3. Proponowane programy turystyczne - wskazywały niewątpliwie ważne dla

naszej kultury i tożsamości narodowej miejsca martyrologii lub tzw. judaica, ale które nie

muszą być adekwatne do prezentowania gościom z państw o różnej kulturze; ponadto po

intensywnym programie Konferencji programy turystyczne powinny stanowić odpoczynek

dla gości. Umiejscowienie programu turystycznego, tj. już po oficjalnym zakończeniu

obrad (program Konferencji otrzymali wszyscy ubiegający się o zamówienia publiczne),

wskazuje, że Zamawiający nadaje temu przedsięwzięciu charakter nieoficjalny,

integracyjno-towarzyski.

W przypadku drugiej niskiej cenowo oferty Grupy A-05 o cenie ofertowej 319

283,40 zł - Wykonawca (z Krakowa) nie znał realiów kosztowych organizacji konferencji w

Warszawie. Ponadto, analogicznie co u Odwołującego, oceniane składniki cenowe nie

spełniały wymagań postawionych w specyfikacji istotnych warunków zamówienia. Wybór

tej oferty byłby szkodą finansową dla Wykonawcy.”

W podsumowaniu: „Zamawiający uznał, kierując się wiedzą i doświadczeniem, że

cena najniższych cenowo ofert jest pochodną niskiej jakości oferowanych w nich

(i ocenianych kryteriami) składników, oraz że oferty nie spełniają kryteriów jakościowych

postawionych w SIWZ - odrzucił obie oferty, w tym droższą od najtańszej (Grupa A-05)

ofertę Odwołującego, IT.event.

Ponadto w uzasadnieniu odrzucenia ofert Zamawiający nie powołał się na „rażąco

niską cenę", ponieważ u Odwołującego cena nie nosiła znamiona „rażącej", ale wynikała z

niskiej jakości oferty. Stąd brak uzasadnienia prawnego. Dlatego też zarzuty

Odwołującego są bezpodstawne. Zamawiający dokonał wyboru najkorzystniejszej

spośród trzech pozostałych, równorzędnych cenowo i jakościowo ofert.”

Izba nie stwierdziła podstaw do odrzucenia odwołania w oparciu o art. 189 ust. 2

ustawy Pzp.

Izba dopuściła i przeprowadziła dowody: z protokołu postępowania, z ogłoszenia o

zamówieniu, specyfikacji istotnych warunków zamówienia z wyjaśnieniami, oferty

odwołującego, oferty przystępującego, korespondencji stron. Nadto, Izba rozważyła

stanowiska stron i uczestnika, przedstawione w pismach oraz do protokołu rozprawy.

Rozpatrując odwołanie w granicach podnoszonych zarzutów stosownie do art. 192

ust. 7 ustawy Pzp Izba ustaliła, co następuje.

Przedmiot zamówienia stanowi: „Kompleksowa organizacja Międzynarodowej XXII

Corocznej Konferencji oraz Zgromadzenia Ogólnego Stowarzyszenia Europejskich

Urzędników Wyborczych (ACEEEO) w dniach 12-15 września 2013 r. w hotelu Sofitel

Victoria w Warszawie". Szacunkowa wartość zamówienia nie przekracza kwot wskazanych w

przepisach wydanych na podstawie art. 11 ust. 8 ustawy Prawo zamówień publicznych.

Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia zamieszczony na stronach 1-3 Specyfikacji

istotnych warunków zamówienia (SIWZ) obejmuje:

1. Zorganizowanie na Lotnisku Chopina punktu zbiorczego dla przyjeżdżających

uczestników konferencji i przejmowanie gości pod opiekę,

2. Transport, pod opieką, gości z lotniska do hotelu.

3. Wyposażenie sali konferencyjnej w hotelu Sofitel Victoria dla ok. 200 osób minimum

w m. in.:

- nagłośnienie,

- bezprzewodowe mikrofony,

- ekran do rzutnika i rzutnik/projektor,

- dostęp do Internetu bezprzewodowego,

- dwie kabiny do tłumaczenia symultanicznego,

- słuchawki.

4. Wyposażenie dwóch sal dla odbycia warsztatów każda dla ok. 70 osób minimum w:

1) nagłośnienie,

2) bezprzewodowe mikrofony,

3) ekran do rzutnika i rzutnik/projektor,

4) dostęp do Internetu bezprzewodowego,

5) dwie kabiny do tłumaczenia symultanicznego,

6) słuchawki.

5. Wyposażenie pomieszczenia saloniku dla 15-20 osób w minimum bezprzewodowe

mikrofony i słuchawki.

6. Wyposażenie pomieszczenia dla Sekretariatu Stowarzyszenia (ACEEEO) dla 8 - 10

osób minimum w:

1) dwa telefony,

2) drukarka,

3) faks,

4) skaner,

5) dostęp do Internetu bezprzewodowego.

7. Wyposażenie pomieszczenia dla 10 stoisk wystawienniczych o wymiarach 2m x 2m w

minimum: stolik, dwa krzesła, gniazdko elektryczne, 2 punkty świetlne, lada, fryz czołowy z

nazwą firmy, dostęp do Internetu, kosz na śmieci).

8. Zaprojektowanie, wykonanie i zapewnienie:

1) planszy zewnętrznej (nazwa Konferencji i logo),

2) planszy wewnętrznej (nazwa Konferencji i logo,),

3) oznakowanie sal, strzałki informacyjne,

4) oznakowanie warsztatów, sali wystawienniczej, sekretariatu,

5) druku programu Konferencji w języku polskim, angielskim i rosyjskim,

6) materiałów informacyjno-promocyjnych o Warszawie i Polsce,

7) identyfikatorów ze smyczą - trzy rodzaje w liczbie ponad 200 szt.,

8) wizytówek dwustronnych z imieniem, nazwiskiem i nazwą kraju do ustawienia

na stołach konferencyjnych - ok. 30 szt.

9) notesów - ok. 200 szt.

10) długopisów - ok. 200 szt.

11) toreb konferencyjnych - ok. 200 szt.

12) flag i proporczyków 30 państw.

9. Zapewnienie tłumaczy w miejscu odbywania Konferencji oraz poza tym miejscem,

którzy będą towarzyszyć uczestnikom Konferencji i tłumaczyć spotkania z ich udziałem, ze

znajomością języka na poziomie porównywalnym z certyfikatem Cl z doświadczeniem w

tłumaczeniu:

1) z języka polskiego na angielski i z angielskiego na polski,

2) z języka polskiego na rosyjski i z rosyjskiego na polski,

3) z języka angielskiego na rosyjski i z rosyjskiego na angielski.

10. Zapewnienie co najmniej czterech osób - personelu ze znajomością języka

angielskiego i rosyjskiego do obsługi organizacyjnej Sekretariatu Konferencji (m. in.

rejestracja gości, dodruk plakietek i innych niezbędnych materiałów na miejscu).

11. Zapewnienie hostess ze znajomością języka angielskiego i rosyjskiego - ok. 15 osób.

12. Obsługa techniczna (montaż, demontaż, obsługa na miejscu).

13. Przygotowanie i serwowanie w dniach 13-14 września br. cateringu dla ok. 200 osób

w hotelu Sofitel Victoria:

1) woda na sali konferencyjnej i salach warsztatowych,

2) w przerwach:

- kawa, herbata, soki, woda gazowana i niegazowana,

- 3 rodzaje ciast świeżych, kruche ciasteczka,

- owoce.

14. Kolacja standardowa w hotelu Sofitel Victoria w dniu 12 września br. Dla

przyjeżdżających gości do godz. 23.00.

15. Obiad w hotelu Sofitel Victoria w dniach 13-14 września br. w formie szwedzkiego

bufetu dla ok. 200 osób, w tym:

1) dwa rodzaje zup,

2) cztery dania drugie na ciepło: dwa mięsne, jedno rybne, jedno

wegetariańskie,

3) dodatki do mięs i ryb (ziemniaki, ryż itp.),

4) bar sałatkowy - minimum cztery sałatki,

5) wybór ciast i deserów,

6) owoce sezonowe,

7) zimne napoje bezalkoholowe,

8) kawa, herbata.

16. Uroczyste przyjęcie okolicznościowe połączone z wydarzeniem artystycznym w dniu

13 września br. w restauracji innej niż hotelowa na ok. 200 osób.

17. Program turystyczny (zaproponowanie, przygotowanie i poprowadzenie) w dniu

14 września br. dla ok. 200 osób.

18. Kolacja w dniu 14 września br. w restauracji innej niż hotelowa na ok. 200 osób.

19. Wykonanie pełnej dokumentacji filmowej i zdjęciowej Konferencji.

20. Transport, pod opieką, gości z hotelu na lotnisko.

Termin realizacji zamówienia: prace objęte zamówieniem będą prowadzone od 12.09. 2013r.

do 15.09. 2013 r.

Termin składania ofert został wyznaczony do dnia 25 lutego 2013 r.

Kryteria wyboru oferty:

1. Cena - 70%; za najniższą cenę oferta uzyska 70 pkt.

Pozostałe oferty otrzymają następującą liczbę punktów za cenę według wzoru:

Cena(najniższa spośród cen ofert)/Cena(oferty)*70;

2. Zakwaterowanie, transport, opieka tłumaczy, wyżywienie, program turystyczny,

organizacja wizyty - 30%.

Zamawiający będzie przyznawał punkty za realizację następujących składników przedmiotu

zamówienia:

- transport - ocena od 0 do 5 punktów

- opieka tłumaczy i hostess - ocena od 0 do 10 punktów

- program turystyczny - ocena od 0 do 10 punktów

- organizacja wizyty - ocena od 0 do 5 punktów.

Maksymalnie oferta w tej części kryteriów wyboru może uzyskać 30 punktów.

W celu oceny ww. składników zamówienia, należy podać krótki opis:

- organizacji transportu gości z lotniska do hotelu i z powrotem,

- kwalifikacje tłumaczy i ich i doświadczenie w tłumaczeniu, oraz sposób opieki

tłumaczy i hostess nad gośćmi,

- zaoferowanego programu turystycznego,

- propozycji miejsca uroczystego przyjęcia z wydarzeniami artystycznymi, w dniu 13

br., miejsca kolacji w dniu 14 września br. i ewentualne propozycje września

nadprogramowe związane z organizacją wizyty.

W formularzu oferty wykonawca zobowiązany był podać całkowitą cenę ofertową brutto oraz

złożyć oświadczenie, że cena oferty obejmuje wszystkie koszty związane z realizacją

przedmiotu zamówienia.

Ponadto zobowiązany był dokonać opisu oferowanej usługi w odniesieniu do zakresu,

podlegającego ocenie w kryteriach.

Na zapytania wykonawców odnośnie postanowień SIWZ, zamawiający w dniu 22 lutego

2013 r. udzielił następujących odpowiedzi:

„Kolejne pytania zadane przez oferentów, którzy otrzymali specyfikację istotnych warunków

zamówienia w tytułowym postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego ZP-3710-3/13

Korekta odpowiedzi na pytanie:

Pytanie 4

Pkt. 8 SIWZ - Zaprojektowanie, wykonanie i zapewnienie... potrzebne są szczegóły takie jak:

- ppkt. 5 - druk Programu konferencji.., - format, ilość stron, kolor, itp.

- ppkt. 9 - ilość kartek, format

- ppkt. 11 - rodzaj torby: płótno, tworzywo sztuczne, skóra, papier, tektura... itp.

Odpowiedź:

ppkt. 5 - papier kredowy, format max. A4 - do uzgodnienia,

ppkt. 9 - notes formatu A4 z 32 kartkami w kratkę, każda kartka z nadrukiem:

XXII Konferencja oraz Zgromadzenie Ogólne Stowarzyszenia Europejskich Urzędników

Wyborczych (ACEEEO) Warszawa 13-14 września 2013r.

ppkt. 11- torba/teczka z materiału z nadrukiem jak wyżej.

- długopisy z nadrukiem: PKW, KBW, ACEEEO, wrzesień 2013

Kolejne pytania i odpowiedzi:

1. Punkt nr 1 zakresu przedmiotu zamówienia: Ile dokładnie lub w przybliżeniu osób przyleci

samolotami? Ile przylotów i jaka planowana jest liczba osób, którą Wykonawca ma odebrać z

danego rejsu?

Odpowiedź:

a) Zamawiający w chwili obecnej nie wie. Generalnie - 200 osób.

b) Możliwe będzie do określenia na pewien czas przed terminem przylotów.

2. Punkt nr 2 zakresu przedmiotu zamówienia: Jakie są wymagania co do transportu? Ile

będzie osób do pojedynczego transportu z lotniska do hotelu?

Odpowiedź:

a) Do decyzji Wykonawcy.

b) Możliwe będzie do określenia po przylotach uczestników konferencji.

3. Punkt nr 3 zakresu przedmiotu zamówienia: Ile sztuk mikrofonów bezprzewodowych

przewiduje Zamawiający w Sali na 200 osób? Czy Zamawiający przewiduje dla wszystkich

osób (200) udostępnienie słuchawek z odbiornikami do tłumaczenia?

Odpowiedź (jest korektą poprzedniej odpowiedzi z pierwszej tury pytań):

a) Na sali 200-osobowej prezydium 70-osobowe - zamiast 70 mikrofonów

przewodowych (multifonów) tylko 35 (jeden na dwie osoby).

b) Słuchawki z odbiornikami do tłumaczenia - tak dla wszystkich osób, tj. 200.

4. Punkt nr 4 zakresu przedmiotu zamówienia: Ile sztuk mikrofonów

bezprzewodowych przewiduje Zamawiający na każdą salę? Czy w każdej Sali (2 sale)

Wykonawca ma zapewnić po 2 kabiny do tłumaczenia symultanicznego?

Dla ilu tłumaczy ma być przeznaczona jedna kabina? Czy Zamawiający przewiduje

dla wszystkich osób (minimum 2 x 70 = 140 szt.) udostępnienie słuchawek z odbiornikami do

tłumaczenia?

Odpowiedź:

a) W salach na 70 osób - po 10 mikrofonów przewodowych i min. 5

bezprzewodowych.

b) Tak.

c) Do decyzji Wykonawcy.

d) Tak.

5. Punkt nr 3 i 4 zakresu przedmiotu zamówienia: W jakim czasie planowane są

warsztaty w stosunku do konferencji? Czy będą odbywać się w tym samym czasie co

konferencja (równolegle), czy w innym czasie? Prosimy o przekazanie informacji z

harmonogramem czasowym na poszczególne wydarzenia konferencji.

Odpowiedź:

Orientacyjny harmonogram konferencji jest w pierwszej turze pytań.

6. Punkt nr 6 zakresu przedmiotu zamówienia; Jaki rodzaj telefonów należy

zapewnić: stacjonarny czy komórkowy?

Odpowiedź: Telefony komórkowe.

7. Punkt nr 7 zakresu przedmiotu zamówienia: Jaki rodzaj koszów należy zapewnić:

pojedynczy, czy może z segregacją na np. papier, plastik, szkło?

Odpowiedź: Jeden kosz.

8. Punkt nr 9 zakresu przedmiotu zamówienia: Jaką ilość tłumaczy należy zapewnić na

konferencję i warsztaty? W jakich godzinach mieliby pracować tłumacze i czy byłoby to

tłumaczenie symultaniczne czy konsekutywne?

Odpowiedź:

Liczba tłumaczy dostosowana do orientacyjnego harmonogramu konferencji.

9. Punkt nr 19 zakresu przedmiotu zamówienia: Czy dokumentacja filmowa i

zdjęciowa będzie wykorzystywana na potrzeby informacji prasowej? Czy dokumentacja

ma zawierać dodatkowe podkłady muzyczne, grafiki itp. Czy w montażu jest planowane np.

podpisywać imieniem i nazwiskiem osoby, które będą zabierały głos? Jaki jest czas na

przygotowanie materiału? Czy Zamawiający zastrzega sobie prawo do zmian w gotowym

materiale (kolaudacja?).

a) Możliwe.

b) Może zawierać.

c) Wskazane.

d) Na bieżąco.

e) Tak.

10. Punkt nr 16 zakresu przedmiotu zamówienia: Czy na wieczorach okolicznościowych

Zamawiający planuje alkohol - i jeśli tak to jaki, open bary czy np. wino, piwo?

Odpowiedź:

Nie open bar. Wino na przyjęciu okolicznościowym w dniu 13 września br., kolacja w dniu 14

września br. - wino i piwo.

11. Punkt nr 16 zakresu przedmiotu zamówienia: Czy Wykonawca powinien zapewnić

konferansjera i moderatorów? Czy w związku z inną lokalizacją poza hotelem Wykonawca

ma zapewnić transport do i z przyjęcia okolicznościowego? Jeśli tak to dla jakiej ilości osób?

Odpowiedź:

a) Nie.

b) Tak.

c) Dla wszystkich chętnych.

12. Punkt nr 17 zakresu przedmiotu zamówienia: Ile czasu Zamawiający planuje na

zwiedzanie Warszawy? Czy dzielimy gości na grupy? Czy przewodnicy w powinni władać

jeżykami: angielski i rosyjski ?

Odpowiedź:

a) Program turystyczny powinien obejmować autokarowe zwiedzanie Warszawy ok. 1,5

godz. i przejazd poza Warszawę na kolację połączoną z atrakcją turystyczną.

b) Bez dzielenia na grupy.

c) Tak.”

Uprzednio zamawiający udzielił odpowiedzi na zapytania wykonawców w dniu 19 lutego

2013 r. - udostępniając orientacyjny program Konferencji.

W postępowaniu oferty złożyło 5 wykonawców:

1. Odwołujący - IT.event sp. z o.o. Al. Jerozolimskie 176, 02-486 Warszawa, cena brutto

– 338 745,00 zł,

2. K………….. O…………. CONGRESS-OR Biuro Kongresów i Turystyki, ul. śurawia

47/304, 00-680 Warszawa, cena brutto – 499 988,00 zł,

3. Holiday Travel Sp. z o.o. ul. Nowowiejska 10, 00-653 Warszawa - cena brutto –

489 000,00 zł,

4. Event Navigation A…………. C…………. z siedzibą w Kozienicach - cena brutto –

500 000,00 zł,

5. Grupa A-05 Sp. z o.o. z Krakowa - cena brutto – 319 283,40 zł.

Odwołujący w formularzu oferty według załącznika nr 1 do SIWZ podał, że „Cena oferty

obejmuje wszystkie koszty związane z realizacją przedmiotu zamówienia.” Na stronach 6-10

oferty przedstawił wymagany w SIWZ krótki opis w zakresie: transportu, opieki tłumaczy i

hostess, programu turystycznego i organizacji wizyty – punktowanego w kryteriach

pozacenowych.

W protokole postępowania zamawiający podał szacunkową wartość zamówienia w kwocie:

netto 487 804,88 zł. Wskazał też kwotę 600 000 zł, podaną na otwarciu ofert, jaką zamierza

przeznaczyć na realizację zamówienia.

W dniu 28 lutego br. zamawiający wezwał odwołującego w trybie art. 90 ust. 1 ustawy Pzp

do wyjaśnienia wysokości zaoferowanej ceny: „Krajowe Biuro Wyborcze ul. Wiejska 10, 00-

902 Warszawa, działając zgodnie z art. 90. ust. 1 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. - Prawo

zamówień publicznych, zwraca się o udzielenie wyjaśnień dotyczących elementów mających

wpływ na wysokość zaoferowanej ceny za realizację przedmiotu zamówienia.

Wątpliwości Zamawiającego wzbudza: zaoferowana cena ofertowa przy uwzględnieniu skali i

zakresu zamówienia.

Zgodnie z art. 90 ust. 2 ustawy Pzp Wykonawca zobowiązany jest wyjaśnić powody

zaoferowania danej ceny oraz wskazania stanu faktycznego uwzględniającego np.:

oszczędne metody wykonania zamówienia, wybrane rozwiązania techniczne, wyjątkowo

sprzyjające warunki wykonywania zamówienia dostępne dla Wykonawcy, oryginalność

projektu Wykonawcy, wpływ pomocy publicznej udzielonej na podstawie odrębnych

przepisów.

Najlepszym dla Zamawiającego wyjaśnieniem jest przedłożenie kosztów obejmujących

pozycja po pozycji wszystkie 20 składników przedmiotu zamówienia, wyszczególnionych w

specyfikacji istotnych warunków zamówienia, to jest:

1. Zorganizowanie na Lotnisku Chopina punktu zbiorczego dla przyjeżdżających

uczestników konferencji i przejmowanie gości pod opiekę

2. Transport, pod opieką, gości z lotniska do hotelu.

3. Wyposażenie sali konferencyjnej w hotelu Sofitel Victoria dla ok. 200 osób minimum

w m.in.:

- nagłośnienie,

- bezprzewodowe mikrofony,

- ekran do rzutnika i rzutnik/projektor,

- dostęp do Internetu bezprzewodowego,

- dwie kabiny do tłumaczenia symultanicznego,

- słuchawki.

4. Wyposażenie dwóch sal dla odbycia warsztatów każda dla ok. 70 osób minimum w:

1) nagłośnienie,

2) bezprzewodowe mikrofony,

3) ekran do rzutnika i rzutnik/projektor,

4) dostęp do Internetu bezprzewodowego,

5) dwie kabiny do tłumaczenia symultanicznego,

6) słuchawki.

5. Wyposażenie pomieszczenia saloniku dla 15-20 osób w minimum bezprzewodowe

mikrofony i słuchawki.

6. Wyposażenie pomieszczenia dla Sekretariatu Stowarzyszenia (ACEEEO) dla 8 - 10

osób minimum w:

1) dwa telefony,

2) drukarka,

3) faks,

4) skaner,

5) dostęp do Internetu bezprzewodowego.

7. Wyposażenie pomieszczenia dla 10 stoisk wystawienniczych o wymiarach 2m x 2m w

minimum: stolik, dwa krzesła, gniazdko elektryczne, 2 punkty świetlne, lada, fryz czołowy z

nazwą firmy, dostęp do Internetu, kosz na śmieci).

8. Zaprojektowanie, wykonanie i zapewnienie:

1) planszy zewnętrznej (nazwa Konferencji i logo),

2) planszy wewnętrznej (nazwa Konferencji i logo,),

3) oznakowanie sal, strzałki informacyjne,

4) oznakowanie warsztatów, sali wystawienniczej, sekretariatu,

5) druku programu Konferencji w języku polskim, angielskim i rosyjskim,

6) materiałów informacyjno-promocyjnych o Warszawie i Polsce,

7) identyfikatorów ze smyczą - trzy rodzaje w liczbie ponad 200 szt.,

8) wizytówek dwustronnych z imieniem, nazwiskiem i nazwą kraju do ustawienia na

stołach konferencyjnych - ok. 30 szt.