Uchwała nr 206 Rady Ministrów z dnia 24 października 2023 r. w sprawie ustanowienia programu wieloletniego "Budowa i utrzymanie Archiwów Państwowych w formule partnerstwa publiczno-prywatnego"

Ustanawia się program wieloletni „Budowa i utrzymanie Archiwów Państwowych w formule partnerstwa publiczno- -prywatnego”, zwany dalej „Programem”, stanowiący załącznik do uchwały.

Okres realizacji Programu ustala się na lata 2023–2052.

1. Program jest finansowany ze środków budżetu państwa. 2. Ogólna kwota środków z budżetu państwa w całym okresie realizacji Programu wyniesie 2 679 777 511 zł. 3. Środki z budżetu państwa, o których mowa w ust. 2, w poszczególnych latach wyniosą: 1) 2023 r. – 400 000 zł; 2) 2024 r. – 1 718 910 zł; 3) 2025 r. – 1 785 947 zł; 4) 2026 r. – 1 841 312 zł; 5) 2027 r. – 206 906 887 zł; 6) 2028 r. – 104 796 383 zł; 7) 2029 r. – 100 118 457 zł; 8) 2030 r. – 100 880 634 zł; 9) 2031 r. – 98 634 633 zł; 10) 2032 r. – 96 461 460 zł; 11) 2033 r. – 95 715 132 zł; 12) 2034 r. – 120 155 157 zł; 13) 2035 r. – 127 351 253 zł; 14) 2036 r. – 121 079 290 zł; 1) Zmiany tekstu jednolitego wymienionej ustawy zostały ogłoszone w Dz. U. z 2023 r. poz. 1273, 1407, 1429, 1641, 1693 i 1872. 15) 2037 r. – 97 394 615 zł; 16) 2038 r. – 98 082 025 zł; 17) 2039 r. – 112 451 916 zł; 18) 2040 r. – 104 758 805 zł; 19) 2041 r. – 90 284 207 zł; 20) 2042 r. – 71 420 677 zł; 21) 2043 r. – 77 959 932 zł; 22) 2044 r. – 120 330 745 zł; 23) 2045 r. – 116 766 851 zł; 24) 2046 r. – 108 355 334 zł; 25) 2047 r. – 39 282 715 zł; 26) 2048 r. – 55 400 821 zł; 27) 2049 r. – 130 310 587 zł; 28) 2050 r. – 131 350 262 zł; 29) 2051 r. – 117 184 550 zł; 30) 2052 r. – 30 598 014 zł.

Realizację Programu nadzoruje minister właściwy do spraw kultury i ochrony dziedzictwa narodowego.

Program realizuje Naczelny Dyrektor Archiwów Państwowych, centralny organ administracji rządowej w sprawach państwowego zasobu archiwalnego, nad którym nadzór sprawuje minister właściwy do spraw kultury i ochrony dziedzictwa narodowego na podstawie art. 18 ust. 5 ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2020 r. poz. 164), w zakresie następujących części: 1) rozbudowa, przebudowa i utrzymanie istniejącego budynku, siedziby Archiwum Państwowego w Koszalinie (Priorytet 1), 2) budowa i utrzymanie siedziby Archiwum Państwowego w Łodzi (Priorytet 2), 3) rozbudowa, przebudowa i utrzymanie siedziby Archiwum Państwowego w Piotrkowie Trybunalskim (Priorytet 3), 4) rozbudowa, przebudowa i utrzymanie siedziby Archiwum Państwowego w Poznaniu (Priorytet 4), 5) budowa i utrzymanie siedziby Archiwum Państwowego w Szczecinie (Priorytet 5) – za pośrednictwem właściwych archiwów państwowych, których dotyczy dana część.

Uchwała wchodzi w życie z dniem następującym po dniu ogłoszenia. Prezes Rady Ministrów: M. Morawiecki Załącznik do uchwały nr 206 Rady Ministrów z dnia 24 października 2023 r. (poz.) Załącznik do uchwały nr 206 Rady Ministrów z dnia 24 października 2023 r. (M.P. poz. 1270) PROGRAM WIELOLETNI „Budowa i utrzymanie Archiwów Państwowych w formule partnerstwa publiczno-prywatnego” Spis treści 1.(cid:3) Wstęp.............................................................................................................................. 6(cid:3) 2.(cid:3) Informacje o Programie Wieloletnim Rady Ministrów pt. „Budowa i utrzymanie Archiwów Państwowych w formule partnerstwa publiczno-prywatnego”............. 7(cid:3) 2.1.(cid:3) Okres obowiązywania Programu „Archiwa”.................................................................. 9(cid:3) 2.2.(cid:3) Powiązanie Programu „Archiwa” z dokumentami wyższego rzędu............................ 10(cid:3) 2.3.(cid:3) Powiązanie Programu „Archiwa” ze strategiami regionalnymi................................... 11(cid:3) 3.(cid:3) Partnerstwo publiczno-prywatne jako formuła właściwa do realizacji Programu „Archiwa”................................................................................................. 11(cid:3) 4.(cid:3) Wnioski z diagnozy: wyzwania rozwojowe dla Archiwów Państwowych w Polsce w świetle przeprowadzonych analiz.......................................................................... 18(cid:3) 4.1.(cid:3) Wyzwanie 1: Zapewnienie adekwatnej do potrzeb powierzchni magazynowej i stworzenie rezerwy magazynowej dla państwowego zasobu archiwalnego.............. 18(cid:3) 4.2.(cid:3) Wyzwanie 2: Zapewnienie właściwych warunków do udostępniania zasobów archiwalnych................................................................................................................. 21(cid:3) 4.3.(cid:3) Wyzwanie 3: Zapewnienie ciągłości funkcjonowania archiwów objętych Programem „Archiwa” w oparciu o odpowiedni standard, przy jednoczesnej optymalizacji kosztów ich utrzymania................................................................................................ 22(cid:3) 4.4.(cid:3) Wyzwanie 4: Poprawa bezpieczeństwa zbiorów Archiwum Państwowego w Koszalinie................................................................................................................. 23(cid:3) 4.5.(cid:3) Wyzwanie 5: Poprawa bezpieczeństwa zbiorów Archiwum Państwowego w Łodzi.. 23(cid:3) 4.6.(cid:3) Wyzwanie 6: Poprawa bezpieczeństwa zbiorów Archiwum Państwowego w Piotrkowie Trybunalskim.......................................................................................... 24(cid:3) 4.7.(cid:3) Wyzwanie 7: Poprawa bezpieczeństwa zbiorów Archiwum Państwowego w Poznaniu.................................................................................................................... 25(cid:3) 4.8.(cid:3) Wyzwanie 8: Poprawa bezpieczeństwa zbiorów Archiwum Państwowego w Szczecinie................................................................................................................. 26(cid:3) 5.(cid:3) Analiza SWOT............................................................................................................ 27(cid:3) 6.(cid:3) Analiza ryzyk dla Programu „Archiwa”.................................................................. 30(cid:3) 6.1.(cid:3) Ryzyka Etapu Inwestycyjnego...................................................................................... 32(cid:3) 6.2.(cid:3) Ryzyka Etapu Operacyjnego........................................................................................ 41(cid:3) 6.3.(cid:3) Ryzyka ogólnorynkowe................................................................................................ 47(cid:3) 7.(cid:3) Cele i struktura Programu „Archiwa”..................................................................... 50(cid:3) 7.1.(cid:3) Struktura Programu „Archiwa”.................................................................................... 50(cid:3) 7.2.(cid:3) Cel główny: Zapewnienie możliwości gromadzenia, zabezpieczania, udostępniania oraz optymalizacja warunków przechowywania materiałów archiwalnych, poprzez inwestycje w nowoczesne, wielofunkcyjne, specjalistyczne siedziby archiwów państwowych w pięciu lokalizacjach............................................................................ 51(cid:3) 7.2.1.(cid:3)Cel szczegółowy 1: Zapewnienie właściwych warunków przechowywania i udostępniania oraz bezpieczeństwa państwowego zasobu archiwalnego poprzez inwestycję w Archiwum Państwowym w Koszalinie................................................... 54(cid:3) 7.2.2.(cid:3)Cel szczegółowy 2: Zapewnienie właściwych warunków przechowywania i udostępniania oraz bezpieczeństwa państwowego zasobu archiwalnego poprzez inwestycję w Archiwum Państwowym w Łodzi........................................................... 54(cid:3) 2 7.2.3.(cid:3)Cel szczegółowy 3: Zapewnienie właściwych warunków przechowywania i udostępniania oraz bezpieczeństwa państwowego zasobu archiwalnego poprzez inwestycję w Archiwum Państwowym w Piotrkowie Trybunalskim........................... 55(cid:3) 7.2.4.(cid:3)Cel szczegółowy 4: Zapewnienie właściwych warunków przechowywania i udostępniania oraz bezpieczeństwa państwowego zasobu archiwalnego poprzez inwestycję w Archiwum Państwowym w Poznaniu..................................................... 56(cid:3) 7.2.5.(cid:3)Cel szczegółowy 5: Zapewnienie właściwych warunków przechowywania i udostępniania oraz bezpieczeństwa państwowego zasobu archiwalnego poprzez inwestycję w Archiwum Państwowym w Szczecinie................................................... 56(cid:3) 7.3.(cid:3) Cele Programu „Archiwa” z uwzględnieniem aspektów terytorializacji..................... 57(cid:3) 8.(cid:3) Opis Priorytetów......................................................................................................... 63(cid:3) 8.1.(cid:3) Priorytet 1: Rozbudowa, przebudowa i utrzymanie istniejącego budynku, siedziby Archiwum Państwowego w Koszalinie:....................................................................... 63(cid:3) 8.2.(cid:3) Priorytet 2: Budowa i utrzymanie siedziby Archiwum Państwowego w Łodzi:.......... 64(cid:3) 8.3.(cid:3) Priorytet 3: Rozbudowa, przebudowa i utrzymanie siedziby Archiwum Państwowego w Piotrkowie Trybunalskim:........................................................................................ 66(cid:3) 8.4.(cid:3) Priorytet 4: Rozbudowa, przebudowa i utrzymanie siedziby Archiwum Państwowego w Poznaniu:................................................................................................................... 68(cid:3) 8.5.(cid:3) Priorytet 5: Budowa i utrzymanie siedziby Archiwum Państwowego w Szczecinie:.. 69(cid:3) 9.(cid:3) System Realizacji Programu „Archiwa”.................................................................. 71(cid:3) 9.1.(cid:3) Podmioty zaangażowane w realizację Programu „Archiwa”....................................... 71(cid:3) 9.2.(cid:3) Przygotowanie do realizacji Programu „Archiwa” z uwzględnieniem formuły PPP... 72(cid:3) 9.3.(cid:3) Funkcjonalne poziomy wdrażania Programu „Archiwa”:............................................ 72(cid:3) 9.4.(cid:3) Zasady aktualizacji Programu „Archiwa”.................................................................... 81(cid:3) 10.(cid:3) Założenia przyjęte dla umów o PPP, instrumentów wykonawczych dla Programu „Archiwa”, których zawarcie jest planowane w związku z wdrażaniem Programu „Archiwa”................................................................................................. 82(cid:3) 10.1.(cid:3)Założenia przyjęte w odniesieniu do umów o PPP z Partnerem Prywatnym, na potrzeby realizacji Program „Archiwa”:....................................................................... 83(cid:3) 10.1.1.(cid:3)Umowy ubezpieczenia przedsięwzięcia:.................................................................... 84(cid:3) 10.1.2.(cid:3)Procedura rozstrzygania sporu:.................................................................................. 85(cid:3) 10.1.3.(cid:3)Polecenie zmiany i tryb uzgodnienia zmiany:............................................................ 85(cid:3) 10.1.4.(cid:3)Poufność, zasady udostępniania, prawa autorskie, ochrona danych osobowych....... 85(cid:3) 10.2.(cid:3)Obowiązki Partnera Prywatnego:................................................................................. 85(cid:3) 10.3.(cid:3)Obowiązki Podmiotu Publicznego:.............................................................................. 88(cid:3) 10.4.(cid:3)Zdarzenia nadzwyczajne:.............................................................................................. 88(cid:3) 10.5.(cid:3)Przedterminowe rozwiązanie umów o PPP:................................................................. 88(cid:3) 10.5.1.(cid:3)Przedterminowe rozwiązanie umów o PPP przez Partnera Publicznego:.................. 88(cid:3) 10.5.2.(cid:3)Przedterminowe rozwiązanie umów o PPP przez Partnera Prywatnego:................... 89(cid:3) 10.6.(cid:3)Skutki rozwiązania umów o PPP:................................................................................. 90(cid:3) 10.7.(cid:3)Rozliczenie stron umów o PPP po ich rozwiązaniu albo po ich wykonaniu:............... 90(cid:3) 10.8.(cid:3)Zwrot infrastruktury:..................................................................................................... 90(cid:3) 10.8.1.(cid:3)Odbiór infrastruktury:................................................................................................. 90(cid:3) 10.8.2.(cid:3)Rękojmia Partnera Prywatnego:................................................................................. 91(cid:3) 3 11. Źródła finansowania...................................................................................................... 91(cid:3) 11.1. Miejsce Programu „Archiwa”....................................................................................... 91(cid:3) 11.2. Założenia finansowe przyjęte dla Programu „Archiwa”............................................... 92(cid:3) 11.3. Przepływy finansowe.................................................................................................... 94(cid:3) 11.4. Plan finansowy Programu „Archiwa”........................................................................... 94(cid:3) 11.5. Etapy realizacji Programu „Archiwa”......................................................................... 102(cid:3) 12. Sprawozdawczość i monitorowanie Programu „Archiwa”...................................... 102(cid:3) 12.1. Sprawozdawczość....................................................................................................... 102(cid:3) 12.2. Monitorowanie............................................................................................................ 104(cid:3) 12.3. Założenia przyjęte dla wskaźników Programu „Archiwa”:........................................ 105(cid:3) 13. Pomoc publiczna a Program „Archiwa”.................................................................... 138(cid:3) Załącznik nr 1..................................................................................................................... 141(cid:3) Etapy realizacji programu w formule PPP........................................................................... 141(cid:3) Spis wykresów Wykres 1 Zasób w postaci papierowej Archiwów Państwowych w latach 2010–2021 w metrach bieżących.............................................................................................................. 20(cid:3) Spis schematów Schemat 1 Schemat organizacyjny Sieci Archiwów Państwowych......................................... 7(cid:3) Schemat 2 Drzewo logiczne Programu „Archiwa”................................................................ 50(cid:3) Schemat 3 Schemat poziomów wdrażania Programu „Archiwa”.......................................... 73(cid:3) Spis tabel Tabela 1 Podsumowanie analizy Value for Money dla Projektu w latach 2023–2052 (tys. PLN)............................................................................................................................... 15(cid:3) Tabela 2 Ryzyka Etapu Inwestycyjnego................................................................................ 32(cid:3) Tabela 3 Ryzyka Etapu Operacyjnego................................................................................... 42(cid:3) Tabela 4 Ryzyka ogólnorynkowe........................................................................................... 47(cid:3) Tabela 5 Schemat terytorializacji przyjęty w Programie „Archiwa”..................................... 58(cid:3) Tabela 6 Zakres prac nad aktualizacją Programu „Archiwa”................................................ 81(cid:3) Tabela 7 Koszty opłaty za dostępność łącznie w okresie realizacji Programu „Archiwa” (w złotych)........................................................................................................... 95(cid:3) Tabela 8 Wartość Programu „Archiwa” w podziale na lata realizacji Programu „Archiwa”.............................................................................................................. 96(cid:3) Tabela 9 Rozkład środków Programu „Archiwa” między Priorytety Programu „Archiwa”. 98(cid:3) Tabela 10 Podział środków przypisanych do poszczególnych Priorytetów Programu „Archiwa”, w podziale na wydatki inwestycyjne oraz wydatki bieżące (w złotych).......... 100(cid:3) Tabela 11 Tabela wskaźników dla Programu „Archiwa”, zestawienie danych za lata 2023–2035................................................................................................................. 108(cid:3) 4 Tabela 12 Tabela wskaźników dla Programu „Archiwa” − kontynuacja, zestawienie danych za lata 2036–2052................................................................................................................. 122(cid:3) Spis opisów alternatywnych Opis 1 Schemat 1 Schemat organizacyjny Archiwów Państwowych (opis alternatywny)..... 7(cid:3) Opis 2 Wykres 1 Zasób w postaci papierowej Archiwów Państwowych w latach 2010–2021 w metrach bieżących (opis alternatywny).............................................................................. 20(cid:3) Opis 3 Schemat 2 Drzewo logiczne Programu „Archiwa” (opis alternatywny).................... 51(cid:3) Opis 4 Schemat 3 Schemat poziomów wdrażania Programu „Archiwa” (opis alternatywny)................................................................................................................................................. 74(cid:3) 5 1. Wstęp Archiwa Państwowe działają na podstawie ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2020 r. poz. 164), zwanej dalej „ustawą o archiwach”. Nadzór nad narodowym zasobem archiwalnym, składającym się z państwowego i niepaństwowego zasobu archiwalnego, sprawuje minister właściwy do spraw kultury i ochrony dziedzictwa narodowego za pośrednictwem Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych, zwanego dalej „Naczelnym Dyrektorem”. Zgodnie z art. 18 ust. 1 ustawy o archiwach Naczelny Dyrektor jest centralnym organem administracji rządowej w sprawach państwowego zasobu archiwalnego1). 1) Ustawa o archiwach (wraz z wydanymi na jej podstawie przepisami wykonawczymi) reguluje organizację Archiwów Państwowych podległych Naczelnemu Dyrektorowi Archiwów Państwowych oraz zasady postępowania z materiałami archiwalnymi i dokumentacją niearchiwalną oraz ich przechowywania w państwowych i samorządowych jednostkach organizacyjnych. Archiwa Państwowe tworzy, łączy i likwiduje minister właściwy do spraw kultury i ochrony dziedzictwa narodowego, w drodze rozporządzenia (art. 24 ust. 1 ustawy o archiwach), kierując się potrzebą zapewnienia prawidłowej organizacji Archiwów Państwowych przez dostosowanie ich liczby, charakteru, wielkości i właściwości miejscowej do ilości przechowywanych materiałów archiwalnych, a także biorąc pod uwagę racjonalne gospodarowanie środkami finansowymi oraz mieniem Archiwów Państwowych. Sieć Archiwów Państwowych obejmuje trzy archiwa o charakterze centralnym (Archiwum Główne Akt Dawnych, Archiwum Akt Nowych, Narodowe Archiwum Cyfrowe) oraz trzydzieści archiwów o charakterze regionalnym, przy czym zasięg działania archiwów regionalnych nie pokrywa się z podziałem administracyjnym kraju. Działalność finansową Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych, zwanej dalej „NDAP”, i Archiwów Państwowych reguluje ustawa z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2023 r. poz. 1270, z późn. zm.), zwana dalej „ustawą o finansach publicznych”. Naczelny Dyrektor Archiwów Państwowych pełni rolę dysponenta drugiego stopnia względem Archiwów Państwowych. Archiwa Państwowe w ramach działalności archiwalnej realizują określone zadania publiczne: gromadzenie, ewidencjonowanie, przechowywanie, opracowanie, zabezpieczenie i udostępnianie materiałów archiwalnych oraz prowadzenie działalności informacyjnej (art. 23 ustawy o archiwach). Archiwa Państwowe wykonują również szereg obowiązków z zakresu ochrony dokumentów, które nakłada na nie ustawa o archiwach. Zgodnie z przepisem art. 16 tej ustawy, Archiwa Państwowe wykonują usługi związane z wyszukiwaniem informacji i danych zawartych w materiałach archiwalnych, ich przetwarzaniem i sporządzaniem ich kopii (wyciągów, wypisów, etc.). Archiwa Państwowe jako urzędy wiary publicznej są instytucjami, w których przechowywane zbiory posiadają wartość dowodową w zakresie potwierdzania lub zaprzeczania zgodności z prawem, udowadniania praw, starania się o zadośćuczynienie (np. przy ubieganiu się o odszkodowania za roboty przymusowe na terenie III Rzeszy). Ponadto Archiwa Państwowe są prawnie zobowiązane do zabezpieczania dokumentacji osobowej i płacowej służącej do realizacji świadczeń emerytalno-rentowych w sytuacjach wymienionych w ustawie o archiwach, szczególnie grożących ich zniszczeniem. Jednocześnie dokumenty zgromadzone w Archiwach Państwowych są świadectwem dorobku cywilizacyjnego i kulturowego państwa polskiego. Dotyczą między innymi działalności władz państwowych, samorządowych i innych instytucji publicznych, funkcjonowania organizacji gospodarczych, samorządowych, prywatnych oraz życia wybitnych osobistości. W posiadaniu archiwów są też bogate zbiory dokumentujące dzieje najważniejszych polskich rodów i rodzin. Najstarsze zgromadzone dokumenty pochodzą z XII wieku, najnowsze zaś z początków XXI wieku. W Archiwach Państwowych jest zgromadzona dokumentacja wszelkiego rodzaju: aktowa, dokumenty pergaminowe i papierowe, dokumentacja techniczna, geodezyjno-kartograficzna i fotograficzna, dokumenty filmowe i dźwiękowe (czyli audiowizualna) oraz materiały ulotne i sfragistyczne. Część wymienionych rodzajów dokumentacji występuje także w postaci elektronicznej. Wszystkie materiały archiwalne są unikatowe. Ich ewentualne zniszczenie lub utrata, spowodowane niewłaściwymi warunkami przechowywania, oznaczałoby nieodwracalną stratę dla dziedzictwa kulturowego. 6 Schemat 1 Schemat organizacyjny Sieci Archiwów Państwowych Źródło: opracowanie NDAP. Opis 1 Schemat 1 Schemat organizacyjny Archiwów Państwowych (opis alternatywny). Schemat przedstawia schemat organizacyjny Archiwów Państwowych. Na schemacie na górze znajduje się oznaczony czerwonym kolorem prostokąt. Tekst w prostokącie minister kultury i dziedzictwa narodowego, nadzorujący dział kultura i ochrona dziedzictwa narodowego. Prostokąt z oznaczeniem Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego jest połączony kreską z szarym prostokątem oznaczający Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych. Od prostokąta Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych biegną kreski do pięciu prostokątów, w których wymienione są: Rada Archiwalna, Centralna Komisja Metodyczna, Centralna Komisja Archiwalnej Oceny Dokumentacji, Naczelna Dyrekcja Archiwów Państwowych oraz 33 Archiwa Państwowe. Od prostokąta z 33 archiwami państwowymi biegną kreski do podziału na dwa prostokąty – jeden to 30 archiwów państwowych o charakterze regionalnym i drugi opisuje 3 archiwa państwowe o charakterze centralnym. Źródło: opracowanie NDAP. 2. Informacje o Programie Wieloletnim Rady Ministrów pt. „Budowa i utrzymanie Archiwów Państwowych w formule partnerstwa publiczno-prywatnego” Program Wieloletni Rady Ministrów pt. „Budowa i utrzymanie Archiwów Państwowych w formule partnerstwa publiczno-prywatnego”, zwany dalej „Programem ‹‹Archiwa››”, obejmuje inwestycje w pięciu Archiwach Państwowych o regionalnym zasięgu działania (w: Koszalinie, Łodzi, Poznaniu, Szczecinie i Piotrkowie Trybunalskim). 7 Realizację Programu „Archiwa” nadzoruje minister właściwy do spraw kultury i ochrony dziedzictwa narodowego, a Program „Archiwa” realizuje Naczelny Dyrektor, centralny organ administracji rządowej w sprawach państwowego zasobu archiwalnego, nad którym nadzór sprawuje minister właściwy do spraw kultury i ochrony dziedzictwa narodowego na podstawie art. 18 ust. 5 ustawy o archiwach, w zakresie następujących części: 1) rozbudowa, przebudowa i utrzymanie istniejącego budynku, siedziby Archiwum Państwowego w Koszalinie (Priorytet 1), 2) budowa i utrzymanie siedziby Archiwum Państwowego w Łodzi (Priorytet 2), 3) rozbudowa, przebudowa i utrzymanie siedziby Archiwum Państwowego w Piotrkowie Trybunalskim (Priorytet 3), 4) rozbudowa, przebudowa i utrzymanie siedziby Archiwum Państwowego w Poznaniu (Priorytet 4), 5) budowa i utrzymanie siedziby Archiwum Państwowego w Szczecinie (Priorytet 5) – za pośrednictwem właściwych archiwów państwowych, których dotyczy dana część. Program „Archiwa” jest realizowany w formule partnerstwa publiczno-prywatnego2), zgodnie z postanowieniami ustawy z dnia 19 grudnia 2008 r. o partnerstwie publiczno- -prywatnym (Dz. U. z 2023 r. poz. 1637), zwanej dalej „ustawą o partnerstwie publiczno- -prywatnym”. Dla Programu „Archiwa” nie jest wymagana opinia ministra właściwego do spraw rozwoju regionalnego w przedmiocie sposobu realizacji inwestycji, zgodnie z postanowieniami art. 133b ustawy o finansach publicznych. Program „Archiwa” jest programem wieloletnim, w rozumieniu art. 136 ustawy o finansach publicznych i jest jednocześnie programem rozwoju, zgodnie z postanowieniami art. 15 ust. 4 pkt 2 ustawy z dnia 6 grudnia 2006 r. o zasadach prowadzenia polityki rozwoju (Dz. U. z 2023 r. poz. 1259, z późn. zm.), zwanej dalej „ustawą o polityce rozwoju”. Zgodnie z art. 19 ustawy o polityce rozwoju dla Programu „Archiwa” jest wymagana opinia o zgodności ze średniookresową strategią rozwoju kraju oraz z zakresem określonym w art. 17 ust. 1 tej ustawy. Należy podkreślić, iż realizacja Programu „Archiwa”, z uwzględnieniem wymogów ustawy o partnerstwie publiczno-prywatnym, jak i wskazanych powyżej: ustawy o polityce rozwoju i ustawy o finansach publicznych oraz innych ustaw niewymienionych3), jest zadaniem pionierskim i nowatorskim w obszarze kultury i ochrony dziedzictwa narodowego4). 2) Na potrzeby przygotowania Programu „Archiwa” sporządzono Raport z Oceny Efektywności dla przedsięwzięcia „Budowa i utrzymanie Archiwów Państwowych w formule partnerstwa publiczno-prywatnego”. Na tej podstawie (w trybie art. 18 ust. 1 ustawy o partnerstwie publiczno-prywatnym) Naczelny Dyrektor Archiwów Państwowych, za pośrednictwem ministra właściwego do spraw kultury i ochrony dziedzictwa narodowego, skierował do ministra właściwego do spraw finansów publicznych wniosek w sprawie wyrażenia zgody na sfinansowanie z budżetu państwa przedsięwzięcia pn. „Budowa i utrzymanie Archiwów Państwowych w formule partnerstwa publiczno-prywatnego”, w kwocie przekraczającej 100 000 000 zł, oraz o zgodę na sfinansowanie z budżetu państwa kosztów funkcjonowania ww. przedsięwzięcia. 12 maja 2021 r. zgoda została wydana, a po aktualizacji modelu finansowego ponowna zgoda została wydana 14 czerwca 2023 r. 3) M.in. ustawa z dnia 11 września 2019 r. – Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2023 r. poz. 1605 i 1720). 4) Struktura wdrażania Programu „Archiwa” jest zatem złożona tak pod względem zakresu interwencji (wdrażanie Programu „Archiwa” oznacza równoległe prowadzenie pięciu dużych inwestycji, a korzystanie z powstałej infrastruktury wiąże się ze stałym monitorowaniem procesu realizacji umów zawartych z Partnerem Prywatnym do 2052 r.), jak również z uwagi na szeroko zakreślone ramy przepisów prawa, które muszą zostać spełnione w ramach realizacji przedsięwzięcia. Oznacza to większe obciążenie administracyjne po stronie podmiotów odpowiedzialnych za realizację Programu „Archiwa”. 8 Realizacja Programu „Archiwa” oznacza także wdrożenie zaleceń Najwyższej Izby Kontroli, zwanej dalej „NIK”, z kontroli z 2019 r. pt. „Ochrona narodowego zasobu archiwalnego”5), która została przeprowadzona między innymi w Archiwach Państwowych i w Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych (szersze informacje w tym zakresie zostały przedstawione we wnioskach z diagnozy Programu „Archiwa”). W odniesieniu do dwóch wybranych lokalizacji inwestycji, tj. w przypadku Piotrkowa Trybunalskiego oraz Koszalina można mówić o lokalizacji zadań Programu „Archiwa” w miastach średniej wielkości, tracących funkcje społeczno-gospodarcze, wskazanych jako kluczowe obszary strategicznej interwencji w Strategii na rzecz Odpowiedzialnego Rozwoju do roku 2020 – z perspektywą do 2030 r. (SOR)6). Ponadto z uwagi na lokalizację inwestycji w pięciu miastach oraz charakter usług świadczonych przez Archiwa Państwowe należy wskazać także ich pozytywne oddziaływanie na znajdujące się w sąsiedztwie tych ośrodków obszary zmarginalizowane (małe miasta i obszary wiejskie), które także zostały wskazane jako obszary strategicznej interwencji SOR. 2.1. Okres obowiązywania Programu „Archiwa” Program „Archiwa” przygotowano na lata 2023–2052, co jest zgodne z założeniami „Polityki Rządu w zakresie rozwoju partnerstwa publiczno-prywatnego”, przyjętej uchwałą nr 116/2017 Rady Ministrów z dnia 26 lipca 2017 r., zwanej dalej „Polityką Rządu”7). Wytypowane do realizacji w ramach Przedsięwzięcia PPP Archiwa Państwowe są przygotowane do rozpoczęcia projektu. Wszystkie posiadają stosowne nieruchomości, trzy z nich dokumentację projektową wraz z pozwoleniami na budowę, a pozostałe dokumentację koncepcyjną. Na podstawie posiadanej dokumentacji w toku dialogu konkurencyjnego zostanie wypracowany Program Funkcjonalno-Użytkowy dla projektu, mający na celu optymalizację kosztów budowy i utrzymania infrastruktury. Partner prywatny będzie ponosił odpowiedzialność za ryzyko projektowania, a istniejąca dokumentacja wymaga aktualizacji i dostosowania do zmieniających się wymogów w zakresie budownictwa ekologicznego. Program Funkcjonalno-Użytkowy będzie pełnić rolę nadrzędną wobec dokumentacji projektowej posiadanej przez Podmiot Publiczny stanowiącej załącznik do PFU. Przekazana dokumentacja projektowa stanowi wytyczne kierunkowe dla projektanta, a Partner Prywatny jest zobowiązany do opracowania dokumentacji projektowej i wprowadzenia do niej niezbędnych zmian według oczekiwań Podmiotu Publicznego wskazanych w PFU, jeśli takie będą konieczne. Podkreślenia wymaga również fakt, że część archiwów, w decyzjach przekazujących działki, ma zawarty warunek dotyczący terminu zagospodarowania nieruchomości. Niepodjęcie działań w określonym terminie może skutkować ich utratą. Archiwum Państwowe w Łodzi otrzymało działkę w centrum miasta pod warunkiem zagospodarowania jej do końca 2025 roku (zapis w Porozumieniu z władzami Miasta Łodzi z dnia 20 marca 2019 r. o zamianie nieruchomości). W skrajnej sytuacji lokalowej jest Archiwum w Piotrkowie Trybunalskim, które do 31 grudnia 2025 roku będzie musiało opuścić swoją tymczasową lokalizację, bez perspektywy znalezienia nowej siedziby. Ponadto celem zabezpieczenia zgromadzonego zasobu AP Piotrków Trybunalski wynajmuje dodatkowo od Sądu Okręgowego w Piotrkowie Trybunalskim magazyn w suterenie głównego skrzydła budynku o powierzchni 266,04 m2. Wygaśnięcie umowy nastąpi 31 grudnia 2026 r. Podczas prac nad oceną efektywności (służącej ocenie zasadności realizacji projektu w formule partnerstwa publiczno- -prywatnego) na podstawie analizy popytu po stronie Archiwów Państwowych na nowe powierzchnie, obowiązujących przepisów prawa oraz dostępnych możliwości zaspokojenia potrzeb archiwów w zakresie przechowywania archiwaliów oceniono, że istnieje obiektywnie uzasadnione zapotrzebowanie na przeprowadzenie inwestycji dla wymienionych wyżej archiwów. 5) Informacja o wynikach kontroli nr: KNO.430.013.2019, Nr ewid. 184/2019/P/19/024/KNO pt. „Ochrona narodowego zasobu archiwalnego”, została opublikowana 29 kwietnia 2020 r., por. https://www.nik.gov.pl/kontrole/wyniki-kontrolinik/kontrole,19915.html (dostęp z dnia 10.06.2022 r.). 6) Strategia na rzecz Odpowiedzialnego Rozwoju do roku 2020 (z perspektywą do 2030 r.) została przyjęta uchwałą nr 8 Rady Ministrów z dnia 14 lutego 2017 r. (M.P. poz. 260). Por. https://isap.sejm.gov.pl/isap.nsf/DocDetails.xsp?id=WMP20170000260 (dostęp z dnia 09.06.2022 r.). 7) „Polityka Rządu w zakresie rozwoju partnerstwa publiczno-prywatnego”, por. https://www.ppp.gov.pl/ustawy-i rozporzadzenia/ (dostęp z dnia 09.06.2022 r.). 9 W dokumencie tym wskazano, iż kontrakty partnerstwa publiczno-prywatnego są zawierane na okres od 10 do 30 lat8). Tym samym okres, w jakim została zaplanowana realizacja Programu „Archiwa”, jest właściwy. Założeniem projektu jest realizacja budów do roku 2027 i utrzymanie obiektów w okresie 25 lat od rozpoczęcia użytkowania budynku, z zastrzeżeniem, że dla lokalizacji Poznania i Koszalina czas prac budowlanych dla istniejącej infrastruktury będzie dłuższy z uwagi na charakter prac. 2.2. Powiązanie Programu „Archiwa” z dokumentami wyższego rzędu Realizacja Programu „Archiwa” jest zgodna z systemem zarządzania rozwojem Polski, który opiera się na zhierarchizowanej grupie dokumentów planistycznych. W Strategii na rzecz Odpowiedzialnego Rozwoju do roku 2020 – z perspektywą do 2030 r. (SOR)9), w której w rozdziale VIII pt. Obszary wpływające na osiągnięcie celów Strategii, podrozdział „Kapitał ludzki i społeczny”, punkt 4 „Wzmocnienie roli kultury dla rozwoju gospodarczego i spójności społecznej” wskazano wagę inwestycji w dziedzinie kultury10). Program „Archiwa” wpisuje się więc we wskazane powyżej założenia SOR i przyczynia się do osiągnięcia celów tej strategii. Program „Archiwa” jest instrumentem wykonawczym Strategii Rozwoju Kapitału Społecznego (współdziałanie, kultura, kreatywność) 2030, zwanej dalej „SRKS 2030”11), gdzie w celu szczegółowym 2. SRKS 2030 pt. „Wzmacnianie roli kultury w budowaniu tożsamości i postaw obywatelskich”, Kierunek interwencji 2.2. „Ochrona dziedzictwa kulturowego oraz gromadzenie i zachowywanie dóbr kultury” wskazano potrzebę prowadzenia inwestycji w archiwach, mających m.in. na celu poprawę ich infrastruktury12). 8) „Polityka Rządu w zakresie rozwoju partnerstwa publiczno-prywatnego”, s.12: „Współpraca podmiotu publicznego i prywatnego w ramach partnerstwa publiczno-prywatnego powinna być, co do zasady, długoletnia, gdyż tylko wówczas możliwe będzie osiągnięcie spodziewanych korzyści wynikających z formuły PPP. W praktyce najczęściej kontrakty PPP są zawierane na okres od 10 do 30 lat. Długość kontraktu nie może być jednak krótsza niż okres zwrotu nakładów partnera prywatnego.” 9) Strategia na rzecz Odpowiedzialnego Rozwoju do roku 2020 (z perspektywą do 2030 r.) została przyjęta uchwałą nr 8 Rady Ministrów z dnia 14 lutego 2017 r. (M.P. poz. 260). Por. https://isap.sejm.gov.pl/isap.nsf/DocDetails.xsp?id=WMP20170000260 (dostęp z dnia 09.06.2022 r.). 10) Strategia na rzecz Odpowiedzialnego Rozwoju do roku 2020 (z perspektywą do 2030 r.), s. 216: „Inwestycje w kulturę wpływają nie tylko na ekonomiczny rozwój i wzrost konkurencyjności, ale także na wzmocnienie kapitału społecznego. Inwestowanie w ochronę dziedzictwa, rozwój i modernizację infrastruktury kultury oraz edukację kulturalną – kształcenie odbiorcy i jego kulturowych kompetencji przyczynia się do rozwijania kultury i innowacyjności”. 11) Strategia Rozwoju Kapitału Społecznego (współdziałanie, kultura, kreatywność) 2030 została przyjęta uchwałą nr 155 Rady Ministrów z dnia 27 października 2020 r. (M.P. poz. 1060). Por. https://isap.sejm.gov.pl/isap.nsf/DocDetails.xsp?id=WMP20200001060 (dostęp z dnia 09.06.2022 r.) s. 35: W diagnozie tej strategii wskazano, iż „Zasadniczą barierą dla efektywnego funkcjonowania archiwów państwowych są niedostatki infrastrukturalne. Konieczne jest dostosowanie infrastruktury archiwów państwowych w sposób, który zagwarantuje bezpieczeństwo i sprawną obsługę gromadzonej dokumentacji. Powierzchnie magazynowe archiwów stają się niewystarczające, a infrastruktura przestarzała. Rozbudowę lub modernizację siedzib w wielu przypadkach uniemożliwia zabytkowy charakter budynków, w których lokowane były archiwa. (…) Z punktu widzenia polityki państwa najważniejsze jest inwestowanie w rozwój dużych i średnich archiwów, gdyż tam dopływ materiałów archiwalnych będzie największy i najbardziej intensywny.”. 12) Ibidem, s. 78. 10 Jednocześnie realizacja Programu „Archiwa” wynika z postanowień Polityki Rządu w zakresie rozwoju partnerstwa publiczno-prywatnego”, przyjętej uchwałą nr 116/2017 Rady Ministrów z dnia 26 lipca 2017 r.”13). 2.3. Powiązanie Programu „Archiwa” ze strategiami regionalnymi Realizacja inwestycji w pięciu miastach, tj. w Koszalinie, Łodzi, Piotrkowie Trybunalskim, Poznaniu i Szczecinie jest także zgodna ze strategiami regionalnymi, przyjętymi dla poszczególnych województw oraz strategiami rozwoju wskazanych miast. 3. Partnerstwo publiczno-prywatne jako formuła właściwa do realizacji Programu „Archiwa” Przygotowanie Programu „Archiwa” zostało poprzedzone przygotowaniem Oceny Efektywności, zgodnie z art. 3 ustawy o partnerstwie publiczno-prywatnym, której celem jest porównanie efektywności realizacji przedsięwzięcia w modelu tradycyjnym oraz przy zastosowaniu formuły partnerstwa publiczno-prywatnego. Zadanie zostało zrealizowane w ramach wsparcia doradczego Ministerstwa Funduszy i Polityki Regionalnej. Podstawą współpracy w ramach przygotowania Oceny Efektywności dla realizacji Programu „Archiwa” jest porozumienie zawarte między Ministrem Funduszy i Polityki Regionalnej, Polskim Funduszem Rozwoju, zwanym dalej „PFR” oraz Naczelnym Dyrektorem, jako Promotorem Projektu14). 13) „Polityka Rządu w zakresie rozwoju partnerstwa publiczno-prywatnego”, por. https://www.ppp.gov.pl/ustawy-irozporzadzenia/ (dostęp z dnia 09.06.2022 r.). Nadrzędnym celem wskazanym w tym dokumencie jest rozwój partnerstwa publiczno-prywatnego [zwanego dalej: PPP] poprzez zwiększenie skali i efektywności inwestycji w formule PPP, przy założeniu, że wybór tej formuły realizacji zadań i usług publicznych powinien prowadzić do uzyskania maksymalnych korzyści ekonomiczno-społecznych, zapewnienia lepszej jakości usług oraz dostarczanej infrastruktury publicznej. Zgodne z raportem z rynku PPP 2009 – II kw. 2023 opublikowanym 3 sierpnia 2023 r. w 2022 r., zawarto 11 umów o PPP, a w 2021 r. zawarto 10 umów o PPP. Do końca II kwartału 2023 r. zawarto 2 umowy o PPP. W Polsce w okresie 2009 – II kwartał 2023 wszczęto 647 postępowań PPP. Łączna liczba umów PPP zawartych w tym okresie wynosi 177. Partnerstwo publiczno-prywatne staje się coraz popularniejszym i skuteczniejszym sposobem realizacji inwestycji, a tym samym wypełnienia funkcji stojących przed jednostkami sektora finansów publicznych w zakresie wypełnienia przez nie ich ustawowych obowiązków względem obywateli. por. http://www.ppp.gov.pl/akualizacja-bazy-zamierzeninwestycyjnych-ppp-i-raportu-o-rynku-ppp-1/ (dostęp w dniu 19.04.2023 r.). 14) Polityka Rządu w zakresie rozwoju partnerstwa publiczno-prywatnego, przyjęta uchwałą Rady Ministrów nr 116/2017 z dnia 26 lipca 2017 r. (RM-111-83-17), por. https://www.ppp.gov.pl/ustawy-i-rozporzadzenia/ (dostęp z dnia 26.01.2023 r.). Zgodnie ze Strategią na rzecz Odpowiedzialnego Rozwoju do roku 2020 – z perspektywą do 2030 r. (SOR) oraz przyjętą na jej podstawie Polityką Rządu w zakresie rozwoju partnerstwa publiczno-prywatnego model ten jest w pełni równoważny wobec innych modeli realizacji inwestycji publicznych. Projekt budowy i rozbudowy Archiwów Państwowych jest jednym z największych tego typu projektów w formule partnerstwa publiczno-prywatnego w administracji rządowej. Przedstawiona analiza wskazała także na realizację budowy, jako pakietowego projektu partnerstwa publiczno-prywatnego. Przyjęte rozwiązanie odnosi się do projektu, który polega na połączeniu kilku niezależnych przedsięwzięć (realizowanych przez różne podmioty publiczne) w jedno większe, jakim jest – inwestycja w infrastrukturę pięciu Archiwów Państwowych. Partner Prywatny zostanie wyłoniony w trybie dialogu konkurencyjnego we wspólnym postępowaniu, zgodnie z przepisami ustawy z dnia 11 września 2019 r. – Prawo zamówień publicznych, zwanej dalej „ustawą PZP”. Komisja Europejska traktuje dialog konkurencyjny jako instrument skonstruowany z myślą o udzielaniu złożonych zamówień, w tym zawierania umów o partnerstwie publiczno-prywatnym. W ramach Zielonej Księgi „Partnerstwo publiczno- -prywatne, prawo wspólnotowe, zamówienia publiczne i koncesje” z 30 kwietnia 2004 r., Komisja Europejska uznała, że procedura dialogu konkurencyjnego może mieć zastosowanie również w przypadku partnerstwa publiczno-prywatnego. Potwierdza to Komunikat Wyjaśniający Komisji w sprawie stosowania prawa wspólnotowego dotyczącego zamówień publicznych i koncesji w odniesieniu do zinstytucjonalizowanych partnerstw publiczno-prywatnych (ZPPP) (2008/C91/02). Z myślą o takich właśnie sytuacjach w dyrektywie 2004/18/WE wprowadzono innowacyjną procedurę, tzw. dialog konkurencyjny, która ma za zadanie chronić konkurencję między wykonawcami i jednocześnie umożliwiać podmiotom zamawiającym omówienie wszystkich aspektów danego zamówienia z każdym kandydatem. Tryb dialogu konkurencyjnego został wdrożony w zdecydowanej większości państw członkowskich UE i jest w nich wykorzystywany 11 W ocenie efektywności wskazano fazy realizacji inwestycji i opisano mechanizm wynagradzania. W szacunkach uwzględniono: 1) koszty cyklu życia Programu „Archiwa” (zarówno na etapie wykonywania robót budowlanych, jak również na etapie utrzymania infrastruktury w założonym okresie trwania umów o partnerstwie publiczno-prywatnym, zwanych dalej „umowami o PPP”); 2) wysokość wynagrodzenia (opłata za dostępność) należnego Partnerowi Prywatnemu. W ramach realizacji Programu „Archiwa” przewiduje się po wybudowaniu obiektów 25-letni okres utrzymania infrastruktury w ramach umów o PPP, przy czym wynagrodzenie Partnera Prywatnego będzie wypłacane w okresie 25 lat od oddania obiektu do użytkowania (do 2052 r.). Końcowym wynikiem przeprowadzonych analiz było obliczenie „Value for Money”, które w przypadku tego przedsięwzięcia wskazuje na partnerstwo publiczno-prywatne jako na wariant korzystniejszy od formuły tradycyjnej. Porównywalny wariant tradycyjny realizacji Przedsięwzięcia (tj. skorygowany o efekt neutralności konkurencyjnej/fiskalnej – CIT oraz o wartość pieniężną ryzyk alokowanych do partnera prywatnego) jest o 53 508 tys. zł (wg bieżącej wartości pieniądza) bardziej kosztowny niż suma opłat za dostępność, które w dużej mierze w ramach projektów partnerstwa publiczno-prywatnego i selekcji partnerów prywatnych. Również Polityka Partnerstwa Publiczno-Prywatnego wskazuje, że „chociaż do zawarcia umów o PPP mogą być stosowane różne tryby ustawy PZP, to z punktu widzenia specyfiki i kompleksowości trybem najbardziej odpowiednim do wyboru partnera prywatnego jest dialog konkurencyjny.”. Wybrano konkretną przesłankę do zastosowania trybu dialogu konkurencyjnego, tj. art. 170 w związku z art. 153 ustawy PZP (np. art. 153 pkt 3 PZP). Wybór dialogu konkurencyjnego został potwierdzony w Ocenie efektywności, w której wskazano na: a) specyfikę Projektu, wielość lokalizacji i charakter Zamówienia Wspólnego; b) (art. 38 PZP); c) specyficzne zobowiązania i wymogi techniczne zarówno w zakresie robót budowlanych, jak i w zakresie utrzymania infrastruktury, które mogą się różnić w zależności od lokalizacji; d) fakt, iż projekt jest pionierski, precedensowy w zakresie przechowywania danych wrażliwych i związane z tym wymogi technologiczne; e) konieczność ustalenia zakresu podziału zadań i obowiązków stron; f) konieczność zidentyfikowania oraz ustalenia podziału ryzyk oraz treści poszczególnych ryzyk związanych z realizacją Projektu w okresie obowiązywania umowy o PPP lub umów o PPP; g) konieczność ustalenia zasad pozyskiwania finansowania i jego zabezpieczenia; h) konieczność ustalenia umownych klauzul adaptacyjnych w przypadku wystąpienia okoliczności zewnętrznych wobec stron Umów o PPP, które mogą wymagać korekty wzajemnych obowiązków i zobowiązań stron, w świetle również długiego okresu obowiązywania umów o PPP. W zakresie realizacji Programu „Archiwa” do udziału w dialogu konkurencyjnym z warunkami postępowania zostało dopuszczonych pięciu partnerów prywatnych – czołowych firm budowlanych działających w Polsce i mających doświadczenie w zakresie realizacji projektów PPP. Należy podkreślić, że partnerzy prywatni wykazali się doświadczeniem w budowie specjalistycznych budynków kubaturowych nie tylko na terenie Polski, ale także za granicą. Do 28 czerwca br. odbyły się trzy rundy dialogu konkurencyjnego – poświęcone zarówno kwestiom technicznym, jak i finansowym. Z uwagi na zakres przedsięwzięcia postępowanie cieszy się dużym zainteresowaniem partnerów prywatnych, jednakże dla sukcesu przedsięwzięcia niezmiernie istotna jest gwarancja finansowania, którą zapewni Wieloletni Program Rady Ministrów. Realizowane w oparciu o Program „Archiwa” partnerstwo publiczno-prywatne ma charakter kompleksowy, gdyż na podstawie umów partner prywatny będzie odpowiadał za przeprowadzenie inwestycji, uzyskanie niezbędnych zgód i pozwoleń (etap inwestycyjny) oraz techniczne utrzymanie wszystkich obiektów przez okres 25 lat od wybudowania, z zachowaniem pełnej sprawności instalacji i urządzeń z uwzględnieniem cyklu życia obiektu oraz utrzymaniem prawidłowych parametrów wilgotności i temperatury dla przechowywanych materiałów archiwalnych (etap operacyjny). Partner prywatny zapewni również sfinansowanie niezbędnych nakładów inwestycyjnych w fazie inwestycyjnej. Wynagrodzeniem Partnera Prywatnego będzie cyklicznie wypłacana opłata za dostępność przez poszczególne archiwa, będące dysponentami III stopnia, która zostanie uruchomiona dopiero po oddaniu obiektów do użytkowania. W przypadku, gdy Partner Prywatny nie wykona przyjętych na siebie obowiązków, opłata za dostępność zostanie odpowiednio pomniejszona, co będą regulowały umowy z Partnerem Prywatnym. Oznacza to, że wszelkie błędy etapu inwestycyjnego oraz brak zapewnienia właściwych parametrów dla przechowywania materiałów archiwalnych na etapie użytkowania obiektów nie będą obciążać Skarbu Państwa. Strona publiczna będzie ponosiła ryzyko związane z efektywnym wykorzystaniem obiektów (ryzyko popytu). 12 Archiwa Państwowe zapłacą Partnerowi Prywatnemu przez 25-letni okres dostępności infrastruktury Projektu. Porównanie wariantów zostało przeprowadzone w oparciu o wartości zdyskontowane stopą dyskontową rekomendowaną do stosowania przez podmioty publiczne w ramach dokumentu pt. „Wytyczne PPP. Tom I – Przygotowanie projektów”15), opublikowanego przez Ministerstwo Funduszy i Polityki Regionalnej. Takie podejście gwarantuje uwzględnienie kwestii zmiany wartości pieniądza w czasie. Z przygotowanej w 2021 r. i aktualizowanej w 2022 r. oraz w 2023 r. analizy ekonomiczno-finansowej wynika, że z uwagi na charakter i funkcje Projektu, a także zakładany podział zadań i ryzyk między podmiot publiczny a partnera prywatnego, Program „Archiwa” powinien zostać zrealizowany w modelu PPP kontraktowego w formule DBFM (Projektuj16), Buduj, Sfinansuj, Utrzymuj). Całkowita łączna wartość Opłaty za Dostępność dla 5 obiektów, przy założonym 25-letnim okresie utrzymania infrastruktury wyniesie 2 606 064 837 zł brutto. Opłata za dostępność została obliczona zgodnie z formułą „koszt plus minimalny zwrot z kapitału”, tj. w sposób zapewniający pokrycie łącznych początkowych nakładów inwestycyjnych netto (655 976 549 zł), kosztów operacyjnych wraz z odtworzeniowymi nakładami inwestycyjnymi (752 682 038 zł), łącznych kosztów finansowania dłużnego (472 859 577 zł) oraz osiągnięcie przez Partnera Prywatnego minimalnej wewnętrznej stopy zwrotu z kapitału własnego na poziomie 14,5% (co przekłada się na dodatkowe wydatki podmiotu publicznego w wysokości 325 654 632 zł ujęte w opłacie za dostępność). Dodatkowo należy doliczyć VAT z tytułu usługi budowlanej w kwocie 150 874 606 zł oraz VAT z tytułu usługi utrzymania i usługi finansowej w łącznej kwocie 248 017 434 zł, co przekłada się na podaną powyżej łączną wysokość Opłaty za Dostępność w wysokości 2 606 064 837 zł brutto (2 207 172 797 zł netto). Założono, że początkowe nakłady inwestycyjne Projektu zostaną sfinansowane w 80% przez dług bankowy, a w pozostałych 20% przez dług podporządkowany typu mezzanine i wkład własny pieniężny Partnera Prywatnego w proporcji 49: 51. Struktura finansowania Projektu przez Partnera Prywatnego odznacza się wysokim bezpieczeństwem, co powinno zapewnić jego bankowalność17) – wskaźnik pokrycia obsługi zadłużenia DSCR, rozumiany jako iloraz (i) wpływów z tyt. Opłaty za Dostępność oraz (ii) wydatków z tytułu zaciągniętego długu bankowego (rat kapitałowo-odsetkowych), w żadnym okresie nie spada poniżej poziomu 1,46. Przyjęto jednolitą stopę dyskontową w analizie PSC (zarówno dla wariantu PPP, jak i wariantu „tradycyjnego”), którą obliczono dla danego roku jako sumę Społecznej Stopy Dyskontowej w ujęciu realnym (równej 5,00%) i prognozowanego wskaźnika inflacji CPI dla tego roku. Od 2027 r. (tj. czwartego roku okresu prognozy) do 2052 r. (tj. do wygaśnięcia umów o PPP) stopa dyskontowa wynosi 7,50%, co odpowiada Społecznej Stopie 15) Por. https://www.ppp.gov.pl/przygotowanie-projektow-ppp/ (dostęp z dnia 06.09.2022 r.). 16) W odniesieniu do Archiwów, dla których nie powstała dokumentacja projektowa. W odniesieniu do istniejącej dokumentacji przyjęto, że Partner Prywatny dokona jej optymalizacji i aktualizacji. 17) „Bankowalność Projektu − oznacza zdolność do pozyskania finasowania zewnętrznego dla Projektu PPP”, definicja wskazana w dokumencie pt. „Wytyczne PPP, Tom I: Przygotowanie projektów” (s. 3), por. https://www.ppp.gov.pl/wytyczne/ (dostęp z dnia 26.01.2023 r.). 13 Dyskontowej w ujęciu nominalnym (zgodnie z opracowanie MFiPR pt. „Wytyczne. Tom I – przygotowanie projektów PPP”). Ponadto z analizy kosztów i korzyści społecznych Projektu, mimo problemów związanych z kwantyfikacją tych ostatnich, wynika, że realizacja Projektu jest uzasadniona z uwagi na wartość naukową, kulturową i gospodarczą materiałów archiwalnych, które wymagają przechowywania w odpowiednich warunkach. Szczegółowe założenia i wyliczenia w powyższym zakresie przedstawia Model Finansowy. Model został zaktualizowany w maju 2023 r. Aktualizacja uwzględniała zmianę Wytycznych dotyczących jednolitych wskaźników makroekonomicznych będących podstawą oszacowania skutków finansowych projektowanych ustaw18). Podwyższona została prognoza WIBOR w latach 2022–2026. Aktualizacji dokonali eksperci Polskiego Funduszu Rozwoju. W Programie „Archiwa” przyjęto zapłatę VAT należnego w latach oddania inwestycji do użytkowania dla wszystkich obiektów. Jednocześnie przychód z podatku VAT stanowi przychód Skarbu Państwa. Szczegółowy podział ryzyk oraz szczegółowe parametry dostępności infrastruktury, zasady wypłaty przez podmiot publiczny wynagrodzenia dla Partnera Prywatnego oraz zasady naliczania kar umownych za brak dostępności infrastruktury Projektu, które o tym zadecydują, zostaną odzwierciedlone w umowach o PPP na etapie dialogu konkurencyjnego. Ponadto zgodnie z art. 18a ust. 1 ustawy o partnerstwie publiczno-prywatnym przyjęto taki podział ryzyk, aby ewentualne zobowiązania wynikające z zawarcia umów o PPP, w celu realizacji Programu „Archiwa” co do zasady nie miały wpływu na poziom państwowego długu publicznego oraz deficyt sektora finansów publicznych19). W ocenie efektywności określono, że ryzyko budowy i dostępności zostanie przeniesione na Partnera Prywatnego. Ostateczny podział ryzyk zostanie wypracowany w dialogu konkurencyjnym z Partnerem Prywatnym. 18) „Wytyczne dotyczące stosowania jednolitych wskaźników makroekonomicznych będących podstawą oszacowania skutków finansowych projektów ustaw Aktualizacja – maj 2023 r.” por. https://www.gov.pl/web/finanse/wytycznesytuacja-makroekonomiczna (dostęp w dniu 14.06.2023 r.). Z uwagi na wydaną 14 czerwca 2023 r. zgodę Ministra Finansów na sfinansowanie Programu „Archiwa” ze środków publicznych w oparciu o art. 18 ust. 1 ustawy o partnerstwie publiczno-prywatnym i zakończenie przygotowania analiz, na potrzeby Oceny Skutków Regulacji nie aktualizowano danych o kolejne wersje wytycznych. 19) Umowy o PPP klasyfikuje się według zasad ESA 2010 (tj. wg zasad Europejskiego Systemu Rachunków Narodowych i Regionalnych, por. https://stat.gov.pl/obszary-tematyczne/rachunki-narodowe/). Klasyfikacja ta jest prowadzona na podstawie szczegółowej oceny wielu czynników, np. podziału ryzyka, sposobu finansowania umowy (sektor prywatny versus sektor publiczny), ewentualnych gwarancji Skarbu Państwa. Jest to proces złożony, który wymaga szeregu szczegółowych informacji. Ostateczna decyzja co do klasyfikacji danej umowy o PPP, a tym samym jej wpływu na sektor instytucji rządowych i samorządowych jest podejmowana przez Główny Urząd Statystyczny (który odpowiada w Polsce za interpretację zasad ESA), na podstawie umowy zawartej między Partnerem Prywatnym a Podmiotem Publicznym. 14 Tabela 1 Podsumowanie analizy Value for Money dla Projektu w latach 2023–2052 (tys. PLN)

15

Źródło: Raport z Oceny Efektywności dla Przedsięwzięcia „Budowa i utrzymanie Archiwów Państwowych w formule partnerstwa publiczno-prywatnego”, Warszawa 2021 r., s. 158, z późn. zm. Przeniesienie na Partnera Prywatnego ryzyk na etapie inwestycyjnym20) i utrzymania obiektów w zdefiniowanym standardzie dodatkowo zmotywuje wykonawcę do zapewnienia odpowiedniej jakości całej inwestycji, a wieloletni charakter umów o PPP oraz konkurencyjny sposób wyboru partnera będzie zachęcał oferentów do zastosowania w nowych obiektach najnowocześniejszych rozwiązań technicznych i technologicznych zapewniających najwyższe standardy w zakresie efektywności energetycznej, co przełoży się na optymalizację kosztów w długim okresie utrzymania obiektów. Po zakończeniu realizacji etapu inwestycyjnego infrastruktura publiczna będzie utrzymywana/zarządzana przez Partnera Prywatnego, a następnie, po zakończeniu umów o PPP, zostanie zwrócona Podmiotowi Publicznemu, na warunkach określonych w umowach o PPP. Infrastruktura publiczna, będąca własnością podmiotu publicznego przed rozpoczęciem projektu PPP, zostanie wniesiona do przedsięwzięcia przez podmiot publiczny w jednej z form przewidzianych w ustawie o partnerstwie publiczno-prywatnym, przy czym żadna z tych form nie przewiduje przeniesienia własności na Partnera Prywatnego. Dzięki zastosowaniu partnerstwa publiczno-prywatnego będzie możliwa realizacja inwestycji objętych Programem „Archiwa” bez konieczności angażowania i kumulacji środków publicznych na etapie inwestycyjnym (lata 2024–2027), a jednocześnie nastąpi możliwość odroczenia i rozłożenia proporcjonalnie w czasie wydatków państwa z tytułu wynagrodzenia dla wykonawcy w okresie realizacji umów o PPP, które są do poniesienia niezależnie od przyjętej formuły inwestycji (tradycyjnej czy poprzez partnerstwo publiczno- -prywatne). Zakres przeprowadzonych analiz stanowi kluczowy element oceny efektywności projektów partnerstwa publiczno-prywatnego, która z kolei pozwala spełnić wymagania określone w ustawie PZP, wprowadzającej w art. 83 obowiązek dokonania przez zamawiającego analizy potrzeb i wymagań, jako czynności poprzedzającej wszczęcie postępowania o wartości powyżej progów unijnych. W ramach analizy zostały zweryfikowane alternatywne możliwości realizacji przedsięwzięcia. Pod rozwagę była brana m.in. możliwość wynajęcia budynków, jednakże z doświadczeń archiwów wynika, że ze względu na określone wymogi lokalizacyjne, instalacje 20) Etap inwestycyjny – etap na który Partner Prywatny zgodnie z postanowieniami umowy o partnerstwie publiczno- -prywatnym projektuje, buduje, przebudowuje lub remontuje określoną w umowie infrastrukturę https://www.ppp.gov.pl/przygotowanie-projektow-ppp/. 16 specjalistyczne (np. czujniki wykrywania cieczy) oraz techniczne (np. nośność stropów budynków archiwów – min. 1200 kg/m2) wynajęcie odpowiednich budynków jest niemożliwe, a ewentualne prace dostosowawcze, które należałoby wykonać, wiążą się z wysokimi nakładami. Ponadto budynki archiwów podlegają pod wymogi określone w ustawie z dnia 22 sierpnia 1997 r. o ochronie osób i mienia (Dz. U. z 2021 r. poz. 1995), a rynek obiektów spełniających specyficzne standardy w tym zakresie praktycznie nie istnieje – w przeciwieństwie do rynku powierzchni biurowych. Jak wynika z rekomendacji oceny efektywności projektu przygotowanej zgodnie z przepisami ustawy o partnerstwie publiczno-prywatnym, biorąc pod uwagę wieloletni charakter projektu, aby zapewnić jego finasowanie niezbędne jest przygotowanie Programu „Archiwa” zgodnie z dyspozycją art. 136 ust. 2 ustawy o finansach publicznych. Uchwalenie Programu „Archiwa” przez Radę Ministrów, a dzięki temu zabezpieczenie środków finansowych na jego realizację, jest niezbędne do prowadzenia dalszych prac nad wyborem Partnera Prywatnego zgodnie z ustawą o partnerstwie publiczno-prywatnym, prawem zamówień publicznych i ustawą o finansach publicznych. Należy zwrócić uwagę, iż dla dysponentów (NDAP i Archiwa Państwowe) uchwalenie Programu „Archiwa” stanowi niezbędną podstawę do zaciągania zobowiązań na okres objęty uchwałą. Ponadto złożenie przez partnerów prywatnych ofert wymaga wstępnej oceny „bankowalności” projektu przez podmioty finansujące oraz potencjalnego poziomu ich zaangażowania w finansowanie Przedsięwzięcia. Ujęcie środków przewidzianych do realizacji Przedsięwzięcia w dokumencie o długim horyzoncie czasowym, pozwoli podmiotom finansującym na ocenę czy podmiot publiczny jest w stanie zrealizować swoje zobowiązania finansowe wynikające z umów o PPP. Dlatego też, również dla zapewnienia tzw.”bankowalności” projektu i zgodności z przepisami prawa, planowane wydatki w ramach umów o PPP powinny być zabezpieczone w Programie „Archiwa”. Program „Archiwa” stanowi dla Archiwów Państwowych jedyne skuteczne rozwiązanie wyeliminowania zagrożeń związanych ze złym stanem infrastruktury. Zaplanowane do realizacji w formule PPP inwestycje obejmują budowę nowych obiektów archiwów lub rozbudowę i przebudowę obecnych, dzięki czemu zapewnią możliwość realizacji ustawowych zadań, m.in. w zakresie gromadzenia, przechowywania i udostępniania materiałów archiwalnych, zarówno tych już zgromadzonych w dotychczasowych magazynach przez archiwa ujęte w Programie „Archiwa”, jak i tych, które do nich trafią w najbliższych latach. Wybudowanie specjalistycznych budynków, dysponujących powierzchniami magazynowymi, w oparciu o nowoczesne technologie wykorzystujące ekologiczne rozwiązania, np. w zakresie pozyskiwania ciepła i energii elektrycznej, spowoduje, że koszty długoterminowego przechowywania dokumentów zostaną zoptymalizowane przy zapewnieniu wysokiej efektywności energetycznej budynków. Obiekty będą wyposażone w instalacje zwiększające bezpieczeństwo przechowywanych zbiorów (w tym: systemy przeciwpożarowe, antywłamaniowe, kontrola dostępu, telewizja przemysłowa), a ich infrastruktura zapewni odpowiednie, stabilne warunki klimatyczne i 17 mikrobiologiczne niezbędne w procesie długotrwałego, bezpiecznego przechowywania dokumentów 21). 4. Wnioski z diagnozy: wyzwania rozwojowe dla Archiwów Państwowych w Polsce w świetle przeprowadzonych analiz 4.1. Wyzwanie 1: Zapewnienie adekwatnej do potrzeb powierzchni magazynowej i stworzenie rezerwy magazynowej dla państwowego zasobu archiwalnego. Wynikający z ustawy o archiwach zakres zadań Archiwów Państwowych oraz ograniczenia wynikające ze sposobu wykonywania tych zadań mają bezpośredni wpływ na funkcjonowanie i organizację sieci Archiwów Państwowych w Polsce oraz ich potrzeby infrastrukturalne. Archiwa Państwowe muszą dbać o to, aby dostęp do materiałów archiwalnych odbywał się z uwzględnieniem przepisów ww. ustawy22). Zasób archiwalny systematycznie wzrasta. W latach 2000–2021 przejęto ponad 130 km dokumentacji aktowej, co znacznie wyczerpało rezerwy magazynowe w niektórych archiwach. W magazynach archiwów zakładowych 10 tys. państwowych i samorządowych jednostek organizacyjnych przekazujących akta do archiwów znajduje się (według stanu na koniec grudnia 2021 r.) ponad 665 km materiałów archiwalnych. Jest to 1,8 razy tyle co aktualnie znajduje się w magazynach (ponad 368 km). Materiały te zostały już wytworzone. Mimo cyfryzacji pracy jednostek nadzorowanych dokumentacja w postaci papierowej jest ciągle wytwarzana i musi być systematycznie zabezpieczana przez archiwa23). Z uwagi na brak miejsca w części Archiwów Państwowych akta pozostają nie przekazane w jednostkach, które je wytworzyły, co generuje dla nich dodatkowe koszty funkcjonowania, związane z przechowywaniem i obsługą dokumentacji. Zapewnienie Archiwom Państwowym odpowiedniej bazy magazynowej dałoby możliwość przejmowania dokumentacji szybciej niż po 25 latach, co przełożyłoby się na 21) Raport o archiwach w Unii Europejskiej po rozszerzeniu, Warszawa 2012, pod red. A. Biernata, W. Stępniaka, V. Urbaniak s. 210 – „Zachowanie dokumentów i materiałów archiwalnych oraz zapobieganie ich zniszczeniom rozpoczyna się od budynków, w których są magazynowane. Osiągnięcie dobrych warunków przechowywania może oznaczać adaptację istniejących budynków do użytku w charakterze magazynów archiwalnych lub wybudowanie nowych magazynów. W obu przypadkach służby archiwalne i odpowiednie władze administracyjne winny przestrzegać określonych zasad. Choć zastosowanie tych zasad pociąga za sobą zwiększenie kosztów w krótkim czasie, to w dłuższej perspektywie stanowi rozwiązanie bardziej korzystne finansowo, ponieważ dokumenty i materiały archiwalne wymagają ciągłej opieki. Ponadto właściwe warunki przechowywania materiałów archiwalnych oznaczają mniejsze nakłady na ich przechowywanie i konserwację. Dlatego budowa nowych, specjalnie zaprojektowanych budynków przeznaczonych dla archiwów jest uważana za inwestycję konieczną a) dla przechowywania w długim czasie autentycznych dokumentów i materiałów archiwalnych; b) przejrzystości i lepszej jakości informacji dla obywateli.”. 22) Przepis art. 16a ustawy o archiwach określa zasady i cele udostępniania materiałów archiwalnych, do których generalnie każdy ma dostęp. W przepisie art. 16b ww. ustawy zostały natomiast sformułowane ograniczenia dostępu do tych danych – po pierwsze ze względu na przepisy o ochronie informacji niejawnych i o ochronie innych tajemnic ustawowo chronionych, po drugie ze względu na ochronę dóbr osobistych i danych osobowych, a po trzecie – ze względu na potrzebę zachowania integralności składników państwowego zasobu archiwalnego zagrożonego uszkodzeniem, zniszczeniem lub utratą. Poza tym ust. 2 omawianego artykułu wskazuje niektóre szczególne typy dokumentów, które mogą być udostępniane dopiero po upływie określonego czasu od ich utworzenia. 23) Problemu braku powierzchni magazynowych archiwów na dokumentację papierową w najbliższych latach nie rozwiąże stosowanie EZD i digitalizacja zbiorów. Przyspieszenie procesu informatyzacji może w perspektywie wieloletniej spowolnić tempo wytwarzania dokumentacji papierowej. E-administracja jest w trakcie wdrażania, natomiast digitalizacja dokumentacji papierowej, choć umożliwia szybki dostęp do informacji, nie zdejmuje z archiwów obowiązku zabezpieczenia już powstałych materiałów w postaci papierowej. 18 zmniejszenie kosztów jej przechowywania oraz zmniejszenie obciążeń administracyjnych w tych jednostkach. W protokole NIK z 2019 r. pt. „Ochrona narodowego zasobu archiwalnego” NIK stwierdziła, że podstawowym problemem archiwów jest wyczerpywanie się powierzchni magazynowych przeznaczonych na przejmowanie dokumentacji archiwalnej oraz że „kwestie narodowego zasobu archiwalnego i jego ochrony powinny zajmować ważne miejsce wśród priorytetów działania państwa i jego organów”24). Zadaniem NIK w pojęciu ochrony narodowego zasobu archiwalnego kryje się dbałość o sposób jego gromadzenia, ewidencjonowania i przechowywania, ale także przysługującemu każdemu prawa dostępu do materiałów archiwalnych, znajdujących się w Archiwach Państwowych. Dalej NIK podkreśla, że zakres przedmiotowy materiałów stanowiący narodowy zasób archiwalny dotyka wszystkich sfer funkcjonowania państwa i obywateli. To sytuacja życiowa konkretnego obywatela, skutkująca potrzebą dotarcia do dokumentów znajdujących się w archiwum, ukazuje jak ważne dla każdego jest to, aby zgromadzony zasób był należycie przechowywany. Za główne problemy i wyzwania wskazuje brak powierzchni przechowalniczej, niedostosowanie budynków archiwów i niedostosowanie budynków archiwów do ich zadań. NIK podkreśla również potrzebę związaną z zapewnieniem właściwej konserwacji zbiorów, a także potrzebę digitalizacji zbiorów, aby były one łatwiej dostępne, a także zapewnienia zabezpieczenia dla elektronicznych wersji materiałów archiwalnych. Kwestie narodowego zasobu archiwalnego i jego ochrony, zdaniem NIK, powinny zajmować ważne miejsce wśród priorytetów działania państwa i jego organów. Archiwa Państwowe w: Koszalinie, Łodzi, Piotrkowie Trybunalskim, Poznaniu i Szczecinie zostały wybrane do realizacji inwestycji w ramach Programu „Archiwa” ze względu na najbardziej krytyczną sytuację lokalową, która wymaga pilnych rozwiązań w najbliższych latach. Najważniejsze problemy, z jakimi zmagają się te archiwa to: 1) brak powierzchni magazynowej w obecnych siedzibach; 2) nieodpowiednie warunki klimatyczne i mikrobiologiczne w magazynach – duże wahania temperatury i wilgotności. Podwyższona wilgotność powietrza powoduje przyspieszenie zarówno chemicznych, jak i mechanicznych procesów degradacji papieru, a także dokumentacji na innych nośnikach, np. audiowizualnej czy fotografii; 3) brak odpowiednich warunków do udostępniania archiwaliów, w tym zbiorów kartograficznych i audiowizualnych, które często ze względu na wielkoformatowość i specyficzne nośniki wymagają wyspecjalizowanych stanowisk; 4) brak odpowiednich systemów i instalacji zabezpieczających zbiory przed kradzieżą, pożarem, zniszczeniem, zalaniem. 24) Ibidem, s. 6. 19 W obecnych budynkach archiwów ujętych w Programie „Archiwa” nie jest możliwa realizacja zadań związanych z zabezpieczaniem materiałów archiwalnych wytwarzanych przez jednostki znajdujące się pod ich nadzorem25). Wykres 1 Zasób w postaci papierowej Archiwów Państwowych w latach 2010–2021 w metrach bieżących Zasób w postaci papierowej Archiwów Państwowych (cid:449)(cid:3)(cid:367)(cid:258)(cid:410)(cid:258)(cid:272)(cid:346)(cid:3)(cid:1006)(cid:1004)(cid:1005)(cid:1004)(cid:3)(cid:882) 2021 w metrach bieżących (cid:1008)(cid:1004)(cid:1004)(cid:1004)(cid:1004)(cid:1004)

(cid:1006)(cid:1004)(cid:1005)(cid:1004) (cid:1006)(cid:1004)(cid:1005)(cid:1005) (cid:1006)(cid:1004)(cid:1005)(cid:1006) (cid:1006)(cid:1004)(cid:1005)(cid:1007) (cid:1006)(cid:1004)(cid:1005)(cid:1008) (cid:1006)(cid:1004)(cid:1005)(cid:1009) (cid:1006)(cid:1004)(cid:1005)(cid:1010) (cid:1006)(cid:1004)(cid:1005)(cid:1011) (cid:1006)(cid:1004)(cid:1005)(cid:1012) (cid:1006)(cid:1004)(cid:1005)(cid:1013) (cid:1006)(cid:1004)(cid:1006)(cid:1004) (cid:1006)(cid:1004)(cid:1006)(cid:1005) (cid:373)(cid:271)(cid:3)(cid:460)(cid:336)(cid:396)(cid:381)(cid:373)(cid:258)(cid:282)(cid:460)(cid:381)(cid:374)(cid:286)(cid:336)(cid:381)(cid:3)(cid:460)(cid:258)(cid:400)(cid:381)(cid:271)(cid:437) Źródło: opracowanie NDAP, na podstawie sprawozdań z działalności Archiwów Państwowych za lata 2010–2021 Opis 2 Wykres 1 Zasób w postaci papierowej Archiwów Państwowych w latach 2010–2021 w metrach bieżących (opis alternatywny). Wykres przedstawia przyrost zasobu archiwalnego w postaci papierowej od 2010 r. do 2021 r. w postaci słupkowej. Na osi pionowej zaznaczono przedziały co 50 tysięcy metrów bieżących, na osi poziomej zaznaczono lata od 2010 do 2021. Wartość dla roku 2010 to 298 005 mb, wartość dla roku 2011 to 303 761 mb, wartość dla roku 2012 to 309 922 mb, wartość dla roku 2013 to 320 729 mb, wartość dla roku 2014 to 325 898 mb, wartość dla roku 2015 to 331 454 mb, wartość dla roku 2016 to 337 102 mb, wartość dla roku 2017 to 343476 mb, wartość dla roku 2018 to 350 063 mb, wartość dla roku 2019 to 357 055 mb, 25) Obiekty w: Koszalinie, Poznaniu i Szczecinie już nie dysponują miejscem na gromadzenie dokumentacji. Archiwum w Łodzi i Piotrkowie Trybunalskim dysponuje, jak na swoje potrzeby, niewielką rezerwą. Archiwum w Łodzi prowadzi działalność w kilku budynkach oddalonych od siebie, podobnie Archiwum Państwowe w Poznaniu. Rozproszenie zasobu archiwum w oddalonych od siebie obiektach stanowi znaczne utrudnienie zarówno dla użytkowników zewnętrznych zasobu, jak i dla pracowników, a także generuje zwiększone koszty utrzymania, czy przemieszczania zasobu. Budynki archiwów, np. w Łodzi i Szczecinie nie spełniają wymaganych standardów przechowywania zbiorów, co niekorzystnie wpływa na stan zachowania już zgromadzonych archiwaliów. 20 wartość dla roku 2020 to 361 195 mb, wartość dla roku 2021 to 368 631 mb. Źródło: opracowanie NDAP. Każdy rodzaj przechowywanych przez archiwa państwowe materiałów archiwalnych wymaga indywidualnych warunków klimatycznych i technicznych, a są one różne dla dokumentacji aktowej, fotografii czy materiałów audiowizualnych. Archiwalia czekające na przejęcie są niejednokrotnie przechowywane w nieodpowiednich warunkach klimatycznych, co może doprowadzić do znacznych zniszczeń, zanim trafią one do Archiwów Państwowych. Skutkiem pozostawania tych materiałów u wytwórców jest ograniczenie ich udostępniania i użytkowania. Szybkie i sprawne przejmowanie materiałów archiwalnych do zasobu Archiwów Państwowych (szybciej niż po 25 latach) powinno stać się jednym z ważniejszych celów w ich działalności. Ponadto ustawa o archiwach określa przypadki, w których Archiwa Państwowe są zobowiązane do przejęcia dokumentacji osobowo-płacowej po upadłych i likwidowanych zakładach pracy oraz prywatnych przechowawcach takiej dokumentacji, stanowiącej podstawę naliczania świadczeń emerytalnych i rentowych. W związku z tym archiwa muszą dysponować stałą i odpowiednio przygotowaną rezerwą wolnego miejsca magazynowego wraz z odpowiednimi warunkami dostępności zbiorów. Analiza obecnego stanu Archiwów Państwowych wskazała na problemy lokalowe jako najważniejszą słabość w ich działalności. Niewystarczająca jest infrastruktura sieci archiwów – nie zaspokaja ona potrzeb w zakresie bieżącego i płynnego przejmowania materiałów archiwalnych od twórców państwowego zasobu archiwalnego. Sprawozdania z działalności Archiwów Państwowych w 2021 r. wykazują wyczerpanie powierzchni magazynowej w 12 obiektach, a w ciągu najbliższych 4 lat kolejne 31 utraci rezerwę26). 4.2. Wyzwanie 2: Zapewnienie właściwych warunków do udostępniania zasobów archiwalnych. Zasób archiwalny stanowi podstawowe źródło do badań naukowych, w szczególności w zakresie historii państwa i społeczeństwa. W skali całej sieci archiwalnej największy odsetek użytkowników stanowią właśnie osoby prowadzące badania naukowe, a dopiero drugą pod względem liczebności grupę – użytkownicy prowadzący poszukiwania o charakterze genealogicznym. Ponadto Archiwa Państwowe w 2021 r. zrealizowały ponad 80 tys. kwerend o różnej strukturze: genealogiczne, naukowe, własnościowej, socjalne, publicystyczne, co pokazuje szeroki krąg odbiorców i użytkowników w archiwach. Archiwa Państwowe aktywnie uczestniczą w procesie edukacji historycznej, w szczególności wśród społeczności lokalnych i popularyzacji dziedzictwa kulturowego. W 2021 r. archiwa przygotowały 979 wystaw, w tym ponad 214 wystaw tradycyjnych i 764 wystaw wirtualnych. W 493 lekcjach archiwalnych łącznie uczestniczyło 9,5 tys. uczestników. 26) Sprawozdanie z działalności Archiwów Państwowych w 2021 roku https://www.gov.pl/web/archiwa/rok-20223. 21 Szerokie spektrum działania Archiwów Państwowych to również opracowanie i udostępnianie materiałów archiwalnych. Prawidłowo sporządzone pomoce ewidencyjne oraz opracowanie archiwaliów są podstawą do ich skutecznego i szerokiego udostępniania, także w Internecie. W 2021 r. (w warunkach ograniczenia działań czytelni podczas pandemii) w czytelniach Archiwów Państwowych badania prowadziło ponad 12 tys. osób (ponad 29 tys. wizyt – wzrost do 2020 r. o 2 tys.), które skorzystały z ponad 466 tys. jednostek archiwalnych. Dla właściwego zobrazowania skali udostępniania w archiwach należy jednak podać dane sprzed pandemii, z roku 2019 r., kiedy czytelnie pracowały bez ograniczeń: odnotowano wtedy ponad 26 tys. osób oraz ponad 71,5 tys. wizyt w czytelniach, którym udostępniono 724 tys. jednostek archiwalnych. W 2021 r. na portalu szukajwarchiwach.gov.pl było dostępne ponad 48 216 tys. skanów i fotografii cyfrowych (ponad 3 600 tys. więcej niż w roku poprzedzającym). Odpowiada to liczbie 630 951 zdigitalizowanych jednostek archiwalnych (ponad 146 tys. j.a. przybyło w 2021 r.). W ciągu roku serwis zarejestrował 1 162 931 unikalnych użytkowników oraz 37 490 077 odsłon. Jednocześnie są obserwowane wzrastające oczekiwania użytkowników dotyczące łatwiejszego dostępu do zasobu archiwalnego, rozwijanie systemu informacji o zasobie archiwalnym zarówno online, jak i działań edukacyjno-popularyzacyjnych stacjonarnie, a także doskonalenia jakości świadczonych przez archiwa usług. Kwestia ta została dostrzeżona także podczas prac nad Strategią rozwoju Archiwów Państwowych na lata 2021–2030, gdzie wskazano: „W ostatnich latach, (…) uległ rozszerzeniu krąg użytkowników korzystających z zasobu Archiwów Państwowych. Współcześnie są wśród nich nie tylko historycy i edukatorzy, ale także dziennikarze, twórcy (działalność kreatywna), przedsiębiorcy (ponowne wykorzystanie informacji publicznej), regionaliści, genealodzy czy osoby zainteresowane historią własnej rodziny”27). 4.3. Wyzwanie 3: Zapewnienie ciągłości funkcjonowania archiwów objętych Programem „Archiwa” w oparciu o odpowiedni standard, przy jednoczesnej optymalizacji kosztów ich utrzymania. Dla zachowania dziedzictwa dokumentacyjnego jest ważne także zapewnienie nowoczesnych pracowni digitalizacji i profilaktyki konserwatorskiej, które powinny znaleźć się w projektowanych nowych budynkach archiwów, oraz zapewnienie nadzoru nad zasobem. Przestarzała infrastruktura budowlana nie pozwala na wyposażenie obecnych budynków archiwalnych w omawianych pięciu lokalizacjach w odpowiednią do nowych potrzeb infrastrukturę, niezbędną do zapewnienia bezpieczeństwa i dostępności zbiorom archiwalnym. Jednocześnie niskiej jakości infrastruktura budowlana i technologiczna części lokalizacji Archiwów Państwowych uniemożliwia właściwe wyposażenie i działanie pracowni digitalizacji i konserwacji, poprawy warunków pracy wykwalifikowanego personelu, pracującego przy konserwacji i digitalizacji zasobu archiwalnego, wzmocnienie nadzoru nad zasobem archiwalnym oraz podniesienie jakości świadczonych usług (w tym rozwój usług online) oraz wprowadzenie nowoczesnych metod zarządzania przechowywaniem zasobu i jego użytkowaniem. 27) Strategia rozwoju Archiwów Państwowych na lata 2021–2030, s. 19, por. https://www.archiwa.gov.pl/o-nas/archiwapanstwowe/strategia/ (dostęp w dniu 04.08.2022 r.). 22 Zapewnienie realizacji ustawowych obowiązków nie jest możliwe bez inwestycji w infrastrukturę Archiwów Państwowych, zwłaszcza w najbardziej zagrożonych pięciu lokalizacjach. 4.4. Wyzwanie 4: Poprawa bezpieczeństwa zbiorów Archiwum Państwowego w Koszalinie. Budynek Archiwum Państwowego w Koszalinie nie dysponuje wolną powierzchnią przechowalniczą. Tymczasem jednostki nadzorowane zgromadziły prawie 16 km materiałów archiwalnych, które systematycznie powinny trafić do Archiwum. Zasób Archiwum Państwowego w Koszalinie to prawie 6 km akt, z czego 3,7 km28) jest przechowywanych w obiektach Archiwum znajdujących się w Koszalinie. Budynek główny Archiwum Państwowego w Koszalinie nie spełnia wymaganych standardów przechowywania i udostępniania zbiorów. W magazynach nie można utrzymać stałej temperatury i wilgotności, co niekorzystnie wpływa na stan zachowania archiwaliów, powodując ich szybsze fizyczne niszczenie29). Odczuwalny jest też brak powierzchni umożliwiającej realizację funkcji związanych z udostępnianiem (niewystarczająca liczba miejsc w czytelni akt) oraz popularyzacją zasobu, w tym edukacją historyczną i archiwalną. W kontekście dużego zainteresowania inicjatywami edukacyjnymi, naukowymi i kulturalnymi realizowanymi przez Archiwum Państwowe w Koszalinie, szczególnie dotkliwy jest brak powierzchni konferencyjno-wystawienniczej. Pracownie konserwacji, reprografii, digitalizacji oraz czytelnia nie są dostosowane do obecnych standardów. Obiekt obecnie nie jest też dostosowany dla osób ze szczególnymi potrzebami. Realizacja zaplanowanej inwestycji w Archiwum Państwowym w Koszalinie jest niezbędna dla prawidłowego wypełnienia obowiązków, wynikających z ustawy o archiwach przez tę jednostkę. 4.5. Wyzwanie 5: Poprawa bezpieczeństwa zbiorów Archiwum Państwowego w Łodzi. Zasób łódzkiego archiwum to ponad 17,4 km akt. Jednocześnie w jednostkach podległych opracowano 25 km materiałów archiwalnych, które z czasem będą musiały zostać przejęte przez Archiwum. Archiwum Państwowe w Łodzi dysponuje trzema nieruchomościami na terenie Łodzi oraz jedną w Sieradzu. Dwa obiekty w Łodzi stanowią własność Miasta (przy placu Wolności 1 i al. Piłsudskiego 33) i zostały przyznane archiwum na mocy zarządzenia Prezydenta Miasta Łodzi z 10 lutego 2020 r. w odpłatne użytkowanie (jest to wynik skutecznie dokonanej zamiany ww. nieruchomości pozostających dotychczas w trwałym zarządzie archiwum)30). W związku z niedługim terminem opuszczenia budynków, archiwum w najbliższym czasie zmuszone zostanie do opuszczenia ww. dwóch budynków i poszukania nowej przestrzeni magazynowej dla około 4 km akt oraz nowej powierzchni biurowej dla pracowników archiwum. Trzecia nieruchomość (przy al. Kościuszki 121) pozostaje nadal w trwałym zarządzie archiwum. Wszystkie obiekty budowane były z innym przeznaczeniem niż 28) Na podstawie danych częściowych do Sprawozdania działalności Archiwów Państwowych w 2021 r., por. https://www.gov.pl/web/archiwa/sprawozdanie-z-dzialalnosci-archiwow-panstwowych (dostęp w dniu 04.08.2022 r.). 29) Ekspertyza wentylacji (branża instalacje sanitarne). Wykonana w grudniu 2008 roku przez Firmę Polmakon Sp. z o.o. w Koszalinie. 30) Por. https://bip.uml.lodz.pl/samorzad/akty-prawne-i-projekty-aktow-prawnych/aktyprawne/?tx_edgelegalacts_legalacts%5BlegalAct%5D=50532&tx_edgelegalacts_legalacts%5Baction%5D=show&tx_e dgelegalacts_legalacts%5Bcontroller%5D=LegalAct (dostęp w dniu 4.08.2022 r.). 23 archiwum, dlatego nie odpowiadają współczesnym potrzebom i standardom archiwalnym, m.in. mimo stosunkowo dużej powierzchni magazynowej ich pojemność jest niewielka. Żaden z zajmowanych budynków nie dysponuje instalacją do aktywnego regulowania warunków klimatycznych w pomieszczeniach magazynowych (klimatyzacja, wentylacja). Na wyczerpaniu jest również rezerwa magazynowa, co wkrótce uniemożliwi przejmowanie dokumentacji z jednostek – wytwórców dokumentacji archiwalnej. Archiwum Państwowe w Łodzi w żadnym ze swoich budynków nie posiada rampy wyładunkowej pomieszczeń przejmowania akt i kwarantanny, czyszczenia, magazynów przejściowych, magazynów, pomieszczenia serwerowni. Pracownie konserwacji i reprografii nie są dostosowane do obecnych standardów. Wszystkie budynki nie są dostosowane dla potrzeb osób ze szczególnymi potrzebami. Ponadto Archiwum Państwowe w Łodzi nie dysponuje wystarczającą ilością sal wystawienniczo-konferencyjnych. Realizacja zaplanowanej inwestycji w Archiwum Państwowym w Łodzi jest niezbędna dla prawidłowego wypełnienia obowiązków, wynikających z ustawy o archiwach, przez tę jednostkę. 4.6. Wyzwanie 6: Poprawa bezpieczeństwa zbiorów Archiwum Państwowego w Piotrkowie Trybunalskim. Zasób piotrkowskiego archiwum to ponad 6,7 km akt, z czego 3,9 km znajduje się w siedzibie głównej Archiwum. Jednocześnie w jednostkach podległych opracowano ponad 10 km materiałów archiwalnych, które z czasem będą musiały być przejęte przez Archiwum. W związku z koniecznością opuszczenia wynajmowanych pomieszczeń w budynku Sądu Okręgowego w Piotrkowie Trybunalskim, którymi dysponowało Archiwum Państwowe w Piotrkowie Trybunalskim w okresie od czerwca 1939 r. do końca 2020 r., pozyskano tymczasową siedzibę w zabytkowych budynkach piotrkowskiej Synagogi (na podstawie umowy użyczenia z Miastem Piotrków Trybunalski), którą należy opuścić do 4 listopada 2024 r. Obiekt ten stanowi rozwiązanie tymczasowe i nie zapewnia wystarczającej powierzchni przechowalniczej (powierzchnia magazynowa byłej synagogi pomieściła niespełna 2 000 m.b. akt, a więc obiekt użytkowany czasowo nie zapewnia nie tylko rezerwy magazynowej, ale również jest niewystarczający, aby pomieścić zasób już zgromadzony). W związku z powyższym pozostała część zasobu została czasowo przewieziona do Oddziału w Tomaszowie Mazowieckim. Ponadto archiwum wynajmuje od Sądu Okręgowego w Piotrkowie Trybunalskim magazyn o powierzchni 266,04 m2. Okres najmu upływa 31 grudnia 2026 r. Zgodnie z aneksem z 17 stycznia 2022 r. do umowy najmu, zmiana terminu najmu wynika z decyzji Sądu Okręgowego. Obecna siedziba Archiwum nie posiada pracowni digitalizacji oraz pracowni konserwacji. Sala konferencyjna jest zbyt mała i może pomieścić maksymalnie do 20 osób. W chwili obecnej przestrzeń wystawiennicza jest niewystarczająca, wystawy są umieszczane w czytelni i nieprzystosowanych do tego celu holach. Budynek jest tylko częściowo dostosowany do osób ze szczególnymi potrzebami (dostęp tylko do parteru ze względu na brak windy) z brakiem możliwości skorzystania z zaplecza sanitarnego. 24 Magazyny użytkowane przez Archiwum Państwowe w Piotrkowie Trybunalskim w większości nie spełniają wymaganych standardów przechowywania zbiorów. Magazyny o różnej powierzchni i usytuowaniu nie zapewniają spójności komunikacyjnej. Regały są rozmieszczone w taki sposób, aby maksymalnie wykorzystać powierzchnię, nie zapewniają jednak dobrej komunikacji (występują utrudnienia w ciągach dróg ewakuacyjnych). Duża wilgotność wykonanego w starej technologii obiektu wymaga stosowania osuszaczy. Brak urządzeń do klimatyzacji i wentylacji pomieszczeń (wentylacja grawitacyjna). Ze względu na fakt, iż budynek dawnej synagogi jest budynkiem zabytkowym, nie ma możliwości wprowadzania zmian w substancji budynku. Realizacja zaplanowanej inwestycji w Archiwum Państwowym w Piotrkowie Trybunalskim, która ma w założeniu rozwiązać wskazane wyżej problemy, jest niezbędna dla prawidłowego wypełnienia obowiązków, wynikających z ustawy o archiwach, przez tę jednostkę. Podkreślenia wymaga fakt, że w decyzji przekazującej działkę został zawarty warunek dotyczący terminu zagospodarowania nieruchomości. Niepodjęcie działań w określonym terminie może skutkować jej utratą. 4.7. Wyzwanie 7: Poprawa bezpieczeństwa zbiorów Archiwum Państwowego w Poznaniu. Zasób poznańskiego archiwum to ponad 16 km akt, z czego ponad 10 km jest przechowywanych w siedzibie głównej Archiwum w Poznaniu. Jednocześnie w jednostkach nadzorowanych jest już wytworzonych 40 km akt, w tym 5 km gotowych do przejęcia. Archiwum Państwowe w Poznaniu wykorzystuje do swojej działalności trzy obiekty – własny oraz dwa lokale magazynowe wynajmowane od Gminy Żydowskiej (296 m²) oraz miasta Poznania (328,8 m²). Zabytkowy budynek, wybudowany w latach 1879–1882 dla siedziby Wyższego Sądu Krajowego (Oberlandesgericht), odbudowany po zniszczeniach wojennych po 1945 r., nie spełnia wymaganych standardów przechowywania dokumentów z uwagi na ograniczenia techniczne i konserwatorskie, tj. podlega ochronie zgodnie z ustawą z dnia 23 lipca 2003 r. o ochronie zabytków i opiece nad zabytkami (Dz. U. z 2022 r. poz. 840, z późn zm.). Obiekt został wpisany indywidualnie do rejestru zabytków pod nr A 220 decyzją z 23 maja 1979 r., a także jest chroniony przez zapisy miejscowego planu zagospodarowania przestrzennego Nr L/763/VI/2013 z dnia 21 maja 2013 r. W magazynach nie ma możliwości wprowadzenia odpowiedniego systemu wentylacyjnego, co utrudnia zapewnienie stałej temperatury i wilgotności. Wynajmowane magazyny nie spełniają podstawowych wymogów bezpieczeństwa, a ich dostosowanie wymagałoby dużych nakładów finansowych. Optymalnym i jedynym rozwiązaniem jest zatem opuszczenie magazynów i przeniesienie zasobu do nowych powierzchni. Nie ma już możliwości dalszego gromadzenia i przechowywania zasobu archiwalnego. Z uwagi na brak wolnej powierzchni część zasobu została przewieziona z gmachu głównego w Poznaniu do innych lokalizacji, co powoduje, że zasób jest rozproszony, a dostęp do akt jest utrudniony. W istniejącej części archiwów pracownie konserwacji mokrej i suchej nie spełniają potrzeb i standardów archiwalnych. Czytelnia nie ma dostępu dla osób z niepełnosprawnością ruchową. Oprócz niedoborów powierzchni przechowalniczej, główny budynek Archiwum Państwowego w Poznaniu nie posiada odpowiedniej przestrzeni na działalność 25 wystawienniczą i edukacyjną. Wystawy są organizowane na nieprzystosowanym do tego celu korytarzu, a zajęcia dydaktyczne w niewielkiej salce konferencyjnej. Wszystkie budynki Archiwum znajdujące się w Poznaniu nie są dostosowane dla potrzeb osób ze szczególnymi potrzebami. Nowa inwestycja zapewni jednostce możliwość realizacji ustawowych zadań, przede wszystkim w zakresie gromadzenia i przechowywania materiałów archiwalnych. Realizacja zaplanowanej inwestycji w Archiwum Państwowym w Poznaniu jest niezbędna dla prawidłowego wypełnienia obowiązków, wynikających z ustawy o archiwach, przez tę jednostkę. 4.8. Wyzwanie 8: Poprawa bezpieczeństwa zbiorów Archiwum Państwowego w Szczecinie. Obecnie zasób szczecińskiego archiwum to ponad 18 km. W archiwach zakładowych nadzorowanych jednostek zgromadzono dalsze 18 km dokumentacji, która systematycznie powinna być przekazywana na wieczyste przechowywanie przez Archiwum. Budynki użytkowane przez Archiwum Państwowe w Szczecinie w większości nie spełniają wymaganych standardów przechowywania zbiorów. W żadnym magazynie nie ma klimatyzacji i nie jest utrzymywana prawidłowa dla bezpieczeństwa zbiorów temperatura i wilgotność. Magazyny w głównej siedzibie Archiwum, stanowiącej obiekt zabytkowy, są rozmieszczone na 7 kondygnacjach, a do przewozu materiałów archiwalnych służy niewielka wysłużona winda (najstarsza działająca winda towarowa w Szczecinie). Brakuje właściwych ciągów komunikacyjnych umożliwiających łatwe przemieszczanie materiałów archiwalnych, np. do czytelni. Archiwum posiada pracownię digitalizacji, konserwacji oraz czytelnię, ale nie spełniają one standardów zalecanych do tego typu pracowni. Pomieszczenia te są małe i nie są wyposażone w system klimatyzacji. W czytelni brakuje miejsca na umieszczenie stołów do przeglądania materiałów o dużych formatach. Posiadana sala konferencyjna jest niewielka i służy zebraniom własnych pracowników. Sala nie posiada zaplecza technicznego niezbędnego do prowadzenia konferencji, seminariów lub innych spotkań. Archiwum nie posiada strefy wypoczynku, ani przestrzeni wystawienniczej. W przypadku organizacji wystaw Archiwum opiera się na współpracy z innymi instytucjami. Obiekt nie jest dostosowany do osób ze szczególnymi potrzebami. Ze względu na uwarunkowania architektoniczne, a także zabytkowy charakter budynku nie jest możliwe przeprowadzenie takich remontów, które zapewniłyby obecnie obowiązujące standardy w tym zakresie. W magazynie głównym Archiwum Państwowego w Szczecinie oraz w oddziale zamiejscowym w Stargardzie nie ma już wolnych powierzchni magazynowych pozwalających na przejmowanie i zabezpieczanie materiałów archiwalnych z archiwów zakładowych. Magazyny w Strzmielu nie mają również możliwości dalszego składowania akt. Realizacja zaplanowanej inwestycji w Archiwum Państwowym w Szczecinie jest niezbędna dla prawidłowego wypełnienia obowiązków, wynikających z ustawy o archiwach, przez ten podmiot. 26 5. Analiza SWOT

31) Dziennik Urzędowy Unii Europejskiej, L 401, 12 listopada 2021 r., por. https://eur-lex.europa.eu/legalcontent/PL/TXT/?uri=OJ:L:2021:401:TOC (dostęp w dniu 30.06.2022 r.). 27

32) Norma PN-EN 16893:2018 Konserwacja dziedzictwa kulturowego Specyfikacja dotyczące lokalizacji, budowy i modyfikacji budynków lub pomieszczeń przeznaczonych do przechowywania zbiorów i korzystania z nich Załącznik F informacyjny. 33) Ustawa z dnia 19 lipca 2019 r. o zapewnianiu dostępności osobom ze szczególnymi potrzebami (Dz. U. z 2022 r.). 28

29

6. Analiza ryzyk dla Programu „Archiwa” Z uwagi na realizację Programu „Archiwa” w formule partnerstwa publiczno- -prywatnego, który obejmuje lata 2023–2052 za zasadne uznano przedstawienie wniosków z analizy ryzyk dla Programu „Archiwa”, z uwzględnieniem podziału ich przyporządkowania na ryzyka po stronie Podmiotu Publicznego i te po stronie Podmiotu Prywatnego. Wyodrębniono trzy kategorie ryzyk34) dla Programu „Archiwa”: a) ryzyka Etapu Inwestycyjnego – występujące na Etapie Inwestycyjnym, b) ryzyka Etapu Utrzymania – występujące na Etapie Operacyjnym i związane są z dostępnością infrastruktury, c) ryzyka ogólnorynkowe – występujące we wszystkich fazach przedsięwzięcia. 34) Ryzykiem jest potencjalne zagrożenie, które może negatywnie wpłynąć na projekt przez spowodowanie przekroczenia budżetu, opóźnienie wdrożenia projektu lub obniżenie jakości produktów projektu. Procedura zarządzania ryzykiem ma za zadanie zorganizować identyfikację zagrożenia, jego ocenę (analizę prawdopodobieństwa i wpływu zagrożenia na projekt), zaplanowanie działań oraz wdrożenie zaplanowanych działań mitygujących ryzyko. 30 Do opisu przyjęto następujące stopnie konsekwencji ryzyk: a) konsekwencje niskie – występują, gdy zaistnienie danego ryzyka nie pociąga za sobą znaczącego wzrostu kosztów nakładów budowlanych lub kosztów eksploatacyjnych. Mogą one spowodować nieznaczne przesunięcia w harmonogramie Programu „Archiwa”. Zakłada się, że strony są w pełni przygotowane na pojawienie się danego ryzyka, b) konsekwencje średnie – występują, gdy zaistnienie danego ryzyka pociąga za sobą dość znaczny wzrost kosztów nakładów inwestycyjnych lub kosztów eksploatacyjnych. Powodują one przesunięcia w harmonogramie Programu „Archiwa”, przerwy w eksploatacji inwestycji. Realizacja przedsięwzięcia nie powinna być jednak zagrożona, c) konsekwencje wysokie – występują, gdy zaistnienie danego ryzyka zagraża realizacji całego Programu „Archiwa”. Wiążą się zazwyczaj z niekontrolowanym wzrostem nakładów inwestycyjnych lub kosztów eksploatacyjnych. Skutkują także długimi przerwami w eksploatacji Inwestycji. W tej kategorii mieszczą się także inne konsekwencje, przed którymi strony nie mogą się zabezpieczyć lub ich wyeliminowanie jest zbyt kosztowne. Należy zaznaczyć, iż ostateczny podział ryzyk między Partnerem Prywatnym a Podmiotem Publicznym zostanie określony na etapie dialogu konkurencyjnego, niemniej kluczowe ryzyka Etapu Inwestycyjnego zostaną po stronie Partnera Prywatnego. 31

nok enlautnewe zaro aineipątsyw ogej ynyzcyzrp,mynjyc i ogenjycneruknok ugolaid metoimdezrp ąs łaizdop hci i a /akyzyr wyłpW S owtsńeibodopodwarp ejcnewkesnoK aineipątsyw jeżinop arutkurtsarfni − − icśokaj jenawikezco wóktadyw tsorzw −:wyłpW ulec w hcynjycytsewni inderŚ ainawosotsod − aineiwómaz utoimdezrp owtsńeibodopodwarP wómu wóknuraw od:aineipątsyw unimret eicęinusezrp − − einderŚ od ijcytsewnI ainaddo ainawoktyżu − rak einezcilan − zezrp hcynwomu ęcwanokyw −:wyłpW inderŚ wótzsok tsorzw − − owtsńeibodopodwarP ijcataolpske:aineipątsyw eikosyW −

jycytsewnI upatE akyzyR.1.6 d pyt onoiwatsdezrp jeżinoP bósops zaro aicęizwęisdezrp.PPP o hcawomu w wnI upatE akyzyR 2 alebaT okyzyR.pL icśondogzein okyzyR hcynalwodub tóbor imynolatsu z.1 hci imadradnats ainanokyw utsorzw okyzyR.2 wótzsok

okyzyR.pL enaząiwz okyzyR imaknuraw z.3,imynzcigoloeg imynzcinhcetoeg enaząiwz okyzyR meineipątsyw z.4 ćyrkdo hcynzcigoloehcra

/akyzyr wyłpW S owtsńeibodopodwarp ejcnewkesnoK aineipątsyw − wótzsok tsorzw −:wyłpW ulec w ijcytsewni inderŚ ainageibopaz − moktuks mywopytein owtsńeibodopodwarP mynzcigoloroetem:aineipątsyw unimret eicęinusezrp − einderŚ od ijcytsewni ainaddo ainawoktyżu − − ytałpyw ćśonzceinok −:wyłpW ńawodokzsdo inderŚ tasnepmoker i unimret eicęinusezrp − owtsńeibodopodwarP − od ijcytsewni ainaddo:aineipątsyw ainawoktyżu eiksiN − −:wyłpW eiksiN zaro enlairetam ytarts − ćśonceboein owtsńeibodopodwarP − wókinwocarp:aineipątsyw eiksiN −

okyzyR.pL enaząiwz okyzyR imaknuraw z.5 imynzcigoloroetem enaząiwz okyzyR meinezdaworp z.6 wórops enaząiwz okyzyR PHB imasipezrp z.7 imyworażopwicezrp i imamron zaro

okyzyR.pL aineipątsyw okyzyR ijcazinagro wótsetorp.8 bul hcynzcełops wókjarts z enaząiwz okyzyR wóbosaz meikarb.9 hcikzdul hcynlairetam i

/akyzyr wyłpW S owtsńeibodopodwarp ejcnewkesnoK aineipątsyw − rak einezcilan − ycwanokyw hcynwomu − −:wyłpW iksiN wótzsok eineipątsyw − hcynaząiwz hcynzcełops owtsńeibodopodwarP meinezczsyzceinaz z −:aineipątsyw aksiwodorś eiksiN − wódałkan tsorzw −:wyłpW hcynjycytsewni − inderŚ ąjcazilaer z hcynaząiwz”awihcrA„umargorP − owtsńeibodopodwarP ułaizdu ćśonzceinok −:aineipątsyw hcywodąs hcawarpzor w eiksiN hcynwomu rak einezcilan − − ycwanokyw

okyzyR.pL ez enaząiwz okyzyR unats ąnaimz aksiwodorś w ogenlarutan.01 ukząiwz meinawynokyw z hcynalwodub tóbor aineipątsyw okyzyR bul hcynzcyzif daw hcynwarp hcycąjazsjeinmz.11 bul ćśotraw akdorś ćśonzcetyżu ogeławrt

/akyzyr wyłpW S owtsńeibodopodwarp ejcnewkesnoK aineipątsyw wódałkan tsorzw − −:wyłpW hcynjycytsewni iksiN ąjcazilaer z hcynaząiwz −”awihcrA„umargorP owtsńeibodopodwarP meineżorgaz z:aineipątsyw ainaddo ogewonimret eiksiN od ijcytsewni ainawoktyżu wódałkan tsorzw − − hcynjycytsewni ąjcazilaer z hcynaząiwz −:wyłpW”awihcrA„umargorP inderŚ od ijcytsewni einaddo − eiserko w ainawoktyżu owtsńeibodopodwarP ot ołyb żin myzsjeinźóp:aineipątsyw w enaizdiwezrp − einderŚ PPP o hcawomu rak ytałpaz ćśonzceinok − hcynwomu ćśonzceinok − − od ynaimz ainawocarpo:wyłpW ijcatnemukod ikosyW jewotkejorp ycązcanz ywilżom − owtsńeibodopodwarP wódałkan tsorzw:aineipątsyw ulec w hcynjycytsewni − einderŚ ńeibyhcu aicęinusu ketuksw hcyłatswop

okyzyR.pL ynaimz okyzyR.21 awarp z enaząiwz okyzyR meroibdo.31 akdorś mynzcinhcet ogeławrt enaząiwz okyzyR daw meineipątsyw z.41 ijcatnemukod w jewotkejorp

okyzyR.pL enaząiwz okyzyR.51 imacwanokywdop z

/akyzyr wyłpW S owtsńeibodopodwarp ejcnewkesnoK aineipątsyw − −:wyłpW eikosyW ijcazilaer w eineinźópo − bul hcynalwodub tóbor − owtsńeibodopodwarP einezdowopein tewan:aineipątsyw”awihcrA„umargorP − einderŚ − − − −:wyłpW − ikosyW ynaimz ćśonzceinok − bul ijcytsewni userkaz owtsńeibodopodwarP ijcazilaer einezdowopein:aineipątsyw”awihcrA„umargorP eiksiN

okyzyR.pL okyzyR icśowilżomein bul ainaksyzu aineinźópo.61 ijzyced uinaksyzu w,hcynjycartsinimda ńelowzez,ńelowzop ńeindogzu bul ez enaząiwz okyzyR wólec ąnaimz.71 hcynzcytilop

/akyzyr wyłpW S owtsńeibodopodwarp ejcnewkesnoK aineipątsyw w dókzs einatswop − − uktąjam mycąjatswop:wyłpW myławrt − ikosyW ainaddo ald eineżorgaz − od ijcytsewni − owtsńeibodopodwarP w ainawoktyżu:aineipątsyw einimret mynozcanzyw − eiksiN einezdowopein bul umargorP ijcazilaer”awihcrA„− ainaddo eicęinusezrp −:wyłpW od ijcytsewni ikosyW bul ainawoktyżu einezdowopein owtsńeibodopodwarP”awihcrA„umargorP:aineipątsyw rak ytałpaz ćśonzceinok − − eiksiN zezrp hcynwomu ęcwanokyw hcawarpzor w łaizdu −:wyłpW hcywodąs hcasecorp i inderŚ ytałpyw ćśonzceinok − − ńawodokzsdo owtsńeibodopodwarP melec tasnepmoker i −:aineipątsyw hcyłatswop aicyrkop eiksiN yboso zezrp ńezczsor eicezrt

okyzyR.pL enaząiwz okyzyR meineipątsyw z ńezradz hcynzrtęnwez.81,hcynjazcywzdan od hcywilżomein ainezdiwezrp z enaząiwz okyzyR wókdorś meikarb.91 ez hcywosnanif ycwanokyw ynorts unats okyzyR ogenwarp.02 icśomohcurein

okyzyR.pL ńeinźópo okyzyR tóbor uinezcńokaz w w hcynalwodub ukząiwz meineipątsyw z.12 od hcyndurt ńezradz ainezdiwezrp do hcynżelazein(o hcawomu w)nortS PPP icśonwytkefE ynecO z tropaR:ołdórŹ 662–552.s njycarepO upatE akyzyR.2.6 iwatsdezrp jeżinoP ęjcazilaer an wyłpw hci i

repO upatE akyzyR 3 alebaT okyzyR.pL icśonpętsod okyzyR.1 okyzyR ogewicśałwein.2 /ainamyzrtu ainazdązraz okyzyR jenwytkefeein.3 ycarpłópsw imacwanokywdop z

okyzyR.pL utycifed okyzyR hcikzdul wóbosaz hcynlairetam i.4 ijcazilaer ulec w umargorP”awihcrA„okyzyR icśowilżomein ainezcdaiwś icśoli jeindeiwopdo.5 żin gułsu anaizdiwezrp PPP o hcawomu w okyzyR icśowilżomein.6 gułsu ainezcdaiwś jeindeiwopdo o

okyzyR.pL icśokaj mindeiwopdo w i eizdradnats mynaizdiwezrp PPP o hcawomu w ez enaząiwz okyzyR yrutkurts ąnaimz jeiksleicicśałw.7 hcynlógezczsop akdorś wókindałks ogeławrt naimz okyzyR eiserkaz w jenawosots.8 iigolonhcet ńaząiwzor i ogenzcanz okyzyR unats ainezsrogop.9 hcyławrt wókdorś aineżasopyw hci bul

okyzyR.pL ainezskęiwz okyzyR.01 wótzsok naimz okyzyR.11 hcynwarp

okyzyR.pL ukarb okyzyR icśondogz.21 PHB imasipezrp z imamroN imiksloP i wótsetorp okyzyR hcynzcełops.31 wókjarts i naimz okyzyR.41 hcynzcigoloroetem śonwytkefE ynecO z tropaR:ołdórŹ 372–662.s

ewoknyronlógo akyzyR.3.6 oiwatsdezrp jeżinoP aicęizwęisdezrP ęjcazilaer oknyronlógo akyzyR 4 alebaT okyzyR.pL okyzyR bul ainamyzrtoein.1 ainawosnanif ytartu ynaimz okyzyR.2 wóktadop

okyzyR.pL aineipątsyw okyzyR bul ijcazyrolaw.3 ijcalfni ainelśerko okyzyR ogewicśałwein.4 utoimdezrp aineiwómaz ez enaząiwz okyzyR ąicśokaj i mebosops.5 ainezdaworp ainawopętsop

okyzyR.pL ainezcńokaz okyzyR ogenwarp uknusots.6 ogecąjakinyw PPP o wómu z icśonwytkefE ynecO z tropaR:ołdórŹ 672–472.s 7. Cele i struktura Programu „Archiwa” 7.1. Struktura Programu „Archiwa” Określenie zadań szczegółowych Programu „Archiwa” w formule partnerstwa publiczno-prywatnego wynika z diagnozy wyzwań związanych rozwojem Archiwów Państwowych w Polsce oraz z Raportu Oceny Efektywności realizacji inwestycji w formule PPP. Na tej podstawie opracowano strukturę celów Programu „Archiwa”, która następnie przekłada się na architekturę całego Programu „Archiwa”. Logika dokumentu została oparta o cel główny i cele szczegółowe oraz przypisane im priorytety, wskaźniki monitorowania, plan finansowy oraz strukturę zarządzania. Dzięki temu przyjęta struktura wypełnia wymogi formalne określone w art. 17 ust. 1 ustawy o polityce rozwoju. Z uwagi na fakt, że do każdego celu szczegółowego przypisano jeden Priorytet, a ten byłby wdrażany przez jeden Kierunek interwencji, zadecydowano o rezygnacji ze stosowania niższego poziomu przyporządkowania planowanych inwestycji, przyporządkowując opis każdej inwestycji do poziomu jednego z pięciu Priorytetów35). Schemat 2 Drzewo logiczne Programu „Archiwa” Źródło: opracowanie MKiDN. 35) Rozwiązanie przyjęto na podstawie analizy art. 17 ust. 1 pkt 6 lit. b ustawy o polityce rozwoju, w którym wskazano, iż kwotę środków przeznaczonych na finansowanie realizacji programu należy wskazać w podziale między poszczególne priorytety. Tym samym, jeżeli w Programie „Archiwa” każdy Cel szczegółowy ma być wdrażany jedynie przez jeden Priorytet właściwym wydaje się opisanie interwencji na tym poziomie Programu „Archiwa”. 50 Opis 3 Schemat 2 Drzewo logiczne Programu „Archiwa” (opis alternatywny). Schemat przedstawia strukturę celów Programu „Archiwa”. Na schemacie w największym prostokątnym polu znajduje się cel główny. Obok w równorzędnych mniejszych prostokątnych polach znajduje się 5 celów szczegółowych, z przypisanym po jednym priorytecie do każdego celu szczegółowego. Cel główny: Zapewnienie możliwości gromadzenia, zabezpieczania, udostępniania oraz optymalizacja warunków przechowywania materiałów archiwalnych, poprzez inwestycje w nowoczesne, wielofunkcyjne, specjalistyczne siedziby archiwów państwowych w pięciu lokalizacjach. Cel szczegółowy 1: Zapewnienie właściwych warunków przechowywania i udostępniania oraz bezpieczeństwa państwowego zasobu archiwalnego poprzez inwestycję w Archiwum Państwowym w Koszalinie. Priorytet 1: Rozbudowa, przebudowa i utrzymanie istniejącego budynku, siedziby Archiwum Państwowego w Koszalinie. Cel szczegółowy 2: Zapewnienie właściwych warunków przechowywania i udostępniania oraz bezpieczeństwa państwowego zasobu archiwalnego poprzez inwestycję w Archiwum Państwowym w Łodzi. Priorytet 2: Budowa i utrzymanie siedziby Archiwum Państwowego w Łodzi. Cel szczegółowy 3: Zapewnienie właściwych warunków przechowywania i udostępniania oraz bezpieczeństwa państwowego zasobu archiwalnego poprzez inwestycję w Archiwum Państwowym w Piotrkowie Trybunalskim. Priorytet 3: Rozbudowa, przebudowa i utrzymanie siedziby Archiwum Państwowego w Piotrkowie Trybunalskim. Cel szczegółowy 4: Zapewnienie właściwych warunków przechowywania i udostępniania oraz bezpieczeństwa państwowego zasobu archiwalnego poprzez inwestycję w Archiwum Państwowym w Poznaniu. Priorytet 4: Rozbudowa, przebudowa i utrzymanie siedziby Archiwum Państwowego w Poznaniu. Cel szczegółowy 5: Zapewnienie właściwych warunków przechowywania i udostępniania oraz bezpieczeństwa państwowego zasobu archiwalnego poprzez inwestycję w Archiwum Państwowym w Szczecinie. Priorytet 5: Budowa i utrzymanie siedziby Archiwum Państwowego w Szczecinie. Źródło: opracowanie MKiDN. 7.2. Cel główny: Zapewnienie możliwości gromadzenia, zabezpieczania, udostępniania oraz optymalizacja warunków przechowywania materiałów archiwalnych, poprzez inwestycje w nowoczesne, wielofunkcyjne, specjalistyczne siedziby archiwów państwowych w pięciu lokalizacjach. Cel ten zostanie zrealizowany w formule PPP. Przyjęcie Programu „Archiwa” pozwoli na zabezpieczenie środków finansowych na ten cel. Cel główny odnosi się do pięciu obszarów realizacji Programu „Archiwa”, za które przyjmuje się realizację inwestycji w pięciu wskazanych lokalizacjach. Osiągnięcie celu głównego Programu „Archiwa” pozwoli na osiągnięcie następujących efektów we wszystkich archiwach państwowych objętych Programem „Archiwa”: 51 Jednolite dobre standardy budowy i utrzymania infrastruktury przyjęte w Archiwach Państwowych w: Koszalinie, Łodzi, Piotrkowie Trybunalskim, Poznaniu i Szczecinie, wdrażane i stosowane także w lokalizacjach już nowobudowanych (jak np. Archiwum Narodowe w Krakowie), pozwolą na całościową poprawę efektywności działania Archiwów Państwowych w Polsce, przez co rozumie się uwzględnienie następujących standardów działania, określonych w Strategii rozwoju Archiwów Państwowych na lata 2021–203036): 1) zapewnienie adekwatnej do potrzeb powierzchni magazynowej i stworzenie rezerwy magazynowej dla materiałów archiwalnych, a przez to zachowanie ciągłości ich przejmowania z jednostek organizacyjnych; 2) zapewnienie właściwych, stabilnych warunków klimatycznych i mikrobiologicznych długoterminowego przechowywania zbiorów, umożliwiających w wieloletniej perspektywie bezpieczne i oszczędne gromadzenie, przechowywanie i udostępnianie zbiorów archiwalnych; 3) podniesienie standardu i warunków przestrzeni służącej zabezpieczeniu zbiorów, ich popularyzacji oraz poprawy dostępności poprzez: a) stworzenie specjalistycznych pracowni w celu ochrony i zabezpieczenia zbiorów zgodnie ze światowymi standardami, b) stworzenie bazy konferencyjno-wystawienniczej na potrzeby działalności edukacyjnej, wystawienniczej, kulturalnej, wyposażonej w nowoczesny sprzęt multimedialny i dostosowanych do obsługi osób ze szczególnymi potrzebami, zgodnie z wymogami nakładanymi: − ustawą z dnia 19 lipca 2019 r. o zapewnianiu dostępności osobom ze szczególnymi potrzebami (Dz. U. z 2022 r. poz. 2240), zwaną dalej „ustawą o zapewnianiu dostępności”, co wpłynie na poprawienie jakości i dostępności świadczonych usług oraz promocję kultury narodowej; 4) stworzenie nowoczesnych czytelni wyposażonych w stanowiska do pracy z materiałami archiwalnymi o specjalnych wymogach, takich jak mapy wielkoformatowe lub dokumentacja audiowizualna, a także umożliwiające korzystanie z kopii cyfrowych i mikrofilmów; 5) zapewnienie dostępu szerokiemu gronu odbiorców do zasobów archiwalnych, z uwzględnieniem osób ze szczególnymi potrzebami; 6) powstanie i utrzymanie budynków odpowiadających przepisom i standardom budownictwa ekologicznego i energooszczędnego; 7) wyposażenie obiektów w nowoczesne instalacje zapewniające bezpieczeństwo pożarowe, klimatyczne oraz mikrobiologiczne. Budynki będą energooszczędne, spełniające rygorystyczne wymagania zapotrzebowania na energię pierwotną. Budynek Archiwum musi spełniać wymagania dla osób ze szczególnymi potrzebami, zgodnie z ustawą o zapewnianiu dostępności, w tym np. osób starszych czy osób z niepełnosprawnościami (np. wzrokowo, ruchowo, niesłyszących). 36) Strategia rozwoju Archiwów Państwowych na lata 2021–2030, por. https://www.archiwa.gov.pl/o-nas/archiwapanstwowe/strategia/ (dostęp z dnia 10.06.2022 r.). 52 Rozwiązania w zakresie dostępności muszą uwzględniać następujące wymagania: − otwartość i łatwość dostępu, − brak barier architektonicznych, − łatwą dostępną strefą wejścia, − czytelne i uniwersalne oznakowanie wizualne na zewnątrz i wewnątrz budynku, − przyjazne dla ludzi i środowiska otoczenie zewnętrzne, w tym ciągi pieszo-jezdne, nasadzenia zieleni, obiekty małej architektury, parkingi z miejscami dla osób z niepełnosprawnościami i dla rowerów czy hulajnóg. Ponadto zakres ułatwień w części ogólnodostępnej powinien obejmować m.in. następujące elementy: − system ścieżek prowadzących, − system oznakowania szklanych drzwi, − system informacji pionowych (tabliczki), m.in. z poddrukiem kolorowym UV z opisami pomieszczeń; zarówno na zewnątrz jak i wewnątrz Budynku Archiwum należy zastosować opisy brajlowskie dla osób niewidomych. − oznaczenia brajlowskie na poręczach, − tablice tyflograficzne obejmujące m.in. główną tablicę – terminal usytuowany na zewnątrz Budynku Archiwum przed wejściem głównym. Terminal musi być przystosowany do warunków atmosferycznych, z wykończeniem z żywicy transparentnej z kolorowym poddrukiem z dostępem do sieci. Terminal przewiduje się jako udźwiękowiony na stojaku ze stali nierdzewnej z aplikacją wykrywającą smartfony i iPhony (YourWay). Kolejne tablice będą zlokalizowane na każdej kondygnacji budynku w formacie A3+ wykonane z PMMA w kolorze na stalowym stelażu montowanym do ściany. Wszystkie tablice wyposażone będą w beacony. − zamontowana baza dźwiękowa z beaconami w postaci małych głośników, które wraz z beaconami tablic tyflograficznych stworzą system informacji audio o Archiwum na telefonach użytkowników. Informacje o Archiwum można będzie odbierać zarówno przez darmową aplikację w telefonie, bądź w formie komunikatów głosowych z baz wewnątrz budynków uruchamianych z poziomu telefonu. − stanowisko komputerowe dla osób ze szczególnymi potrzebami. W pomieszczeniu czytelni w miejscu wskazanym przez użytkownika na etapie robót budowlanych należy zamontować jedno stanowisko dla osób ze szczególnymi potrzebami. W skład wydzielonego stanowiska wejdzie: komputer stacjonarny z monitorem 24 cale, głośniki, skaner, klawiatura z powiększonymi przyciskami z opisami brajlowskimi, mysz komputerowa. Planowane oprogramowanie: – program udźwiękawiający dla osób niewidomych; – program powiększający dla osób niedowidzących; – program wspierający osoby starsze oraz z niepełnosprawnością intelektualną; – program do rozpoznawania i konwertowania druku (pełny katalog). Dodatkowo na stanowisku przewiduje się zlokalizować powiększalnik stacjonarny z funkcją czytania dokumentów ONYX. 53 Pętla indukcyjna w recepcji Budynku Archiwum – należy przewidzieć pętlę indukcyjną wspomagającą rozmowę podczas spotkań, zapewniając wszechstronną pomoc dla użytkowników aparatów słuchowych. Pętla będzie zasilana przez akumulator litowo- -polimerowy. Przewiduje się wyposażenie Budynku Archiwum w piktogramy – znaki bezpieczeństwa ewakuacji i ochrony przeciwpożarowej. Wielkości znaków bezpieczeństwa należy dobierać odpowiednio do odległości, z jakiej znaki te mają być czytelne oraz sposobu ich oświetlania. Należy zapewnić zależność wysokości znaków bezpieczeństwa od odległości. Przewiduje się zastosowanie piktogramów podświetlanych oraz z płyty fluorescencyjnej PVC. Opis wymagań dla osób ze szczególnymi potrzebami jest określony w ustawie o zapewnianiu dostępności. 7.2.1. Cel szczegółowy 1: Zapewnienie właściwych warunków przechowywania i udostępniania oraz bezpieczeństwa państwowego zasobu archiwalnego poprzez inwestycję w Archiwum Państwowym w Koszalinie. Nowa inwestycja, o łącznej planowanej powierzchni całkowitej 3148 m2 37), zapewni jednostce możliwość realizacji ustawowych zadań, m.in. w zakresie gromadzenia, zabezpieczenia, przechowywania, udostępniania i popularyzacji materiałów archiwalnych, zgodnie z współczesnymi, nowoczesnymi standardami. W ramach rozbudowy Archiwum pozyska dodatkowe 1393 m² powierzchni magazynowej. W nowym obiekcie zostanie umiejscowiona czytelnia. Powstanie także sala konferencyjna. W istniejącym obiekcie powstanie w pełni funkcjonalna pracownia digitalizacji oraz pracownia konserwacji mokrej i suchej. Na zewnątrz zostanie wykonane czyszczenie, naprawa, renowacja i konserwacja elewacji. W wyniku rozbudowy i przebudowy będzie możliwe uzyskanie dodatkowej powierzchni łącznie dla około 7 km akt, co pozwoli na przejęcie materiałów archiwalnych z jednostek nadzorowanych, a także zmagazynowanie całego zasobu z Koszalina. Obiekt zostanie wyposażony we wszystkie niezbędne przyłącza, sieci i instalacje. Obiekt zostanie dostosowany dla osób ze szczególnymi potrzebami. Realizacja zadania pozwoli na zapewnienie właściwych warunków przechowywania i udostępniania oraz bezpieczeństwa państwowego zasobu archiwalnego poprzez inwestycję w Archiwum Państwowym w Koszalinie. 7.2.2. Cel szczegółowy 2: Zapewnienie właściwych warunków przechowywania i udostępniania oraz bezpieczeństwa państwowego zasobu archiwalnego poprzez inwestycję w Archiwum Państwowym w Łodzi. Wybudowanie nowego budynku dla Archiwum Państwowego w Łodzi, o łącznej całkowitej powierzchni około 9900 m2 38), a na magazyny przewidziano 4941 m2, zapewni właściwe wykonywanie podstawowych zadań ustawowych, w tym przede wszystkim odpowiedniego gromadzenia, zabezpieczenia, przechowywania, udostępniania i popularyzacji zasobu, zgodnie ze współczesnymi, nowoczesnymi standardami. 37) Podana wartość może ulec zmianie. Nieosiągnięcie tej wartości nie oznacza nie osiągniecia celów Programu „Archiwa”. 38) Podana wartość może ulec zmianie. Nieosiągnięcie tej wartości nie oznacza nie osiągniecia celów Programu „Archiwa”. 54 Budynek zaprojektowany od podstaw na potrzeby archiwum da możliwość stworzenia optymalnych i jednocześnie ekonomicznych warunków przechowywania dokumentacji. Planuje się, że budynek Archiwum Państwowego w Łodzi będzie się składał z segmentów magazynowego i administracyjno-biurowego. W obiekcie znajdą się m.in. pomieszczenia wystawowe, magazyny specjalne, pomieszczenia pracowni specjalistycznych (konserwacji mokrej i suchej, digitalizacji), sala konferencyjno- -edukacyjna, czytelnia. Obiekt zostanie dostosowany dla osób ze szczególnymi potrzebami. Będzie też wyposażony we wszystkie niezbędne przyłącza, sieci i instalacje. Realizacja zadania pozwoli na zapewnienie właściwych warunków przechowywania i udostępniania oraz bezpieczeństwa państwowego zasobu archiwalnego poprzez inwestycję w Archiwum Państwowym w Łodzi. 7.2.3. Cel szczegółowy 3: Zapewnienie właściwych warunków przechowywania i udostępniania oraz bezpieczeństwa państwowego zasobu archiwalnego poprzez inwestycję w Archiwum Państwowym w Piotrkowie Trybunalskim. Nowa inwestycja, o łącznej całkowitej powierzchni 7507,8 m2 39) (w tym na magazyny przewidziano 2424 m2), zapewni Archiwum Państwowemu w Piotrkowie Trybunalskim możliwość realizacji ustawowych zadań, przez zapewnienie właściwych warunków przechowywania i udostępniania oraz bezpieczeństwa państwowego zasobu archiwalnego. Nowy budynek zapewni możliwość przejmowania materiałów archiwalnych z instytucji państwowych i samorządowych. Stworzone zostaną nowe możliwości w zakresie gromadzenia, zabezpieczenia, przechowywania, udostępniania i popularyzacji materiałów archiwalnych, zgodnie z współczesnymi, nowoczesnymi standardami. Nowo zaprojektowany budynek da możliwość stworzenia optymalnych warunków przechowywania dokumentacji, zarówno pod względem bezpieczeństwa, warunków klimatycznych, jak i ekonomicznym. Stworzone zostaną pomieszczenia przeznaczone na magazyny dla dokumentacji nieaktowej (magazyn kartograficzny) i pracownie specjalistyczne, tj. pracownia konserwacji suchej i mokrej, pracownia digitalizacji oraz czytelnia. Powstanie przestrzeń na działalność wystawienniczą oraz edukacyjną. Wykonanie przedmiotowej inwestycji poszerzy możliwości prowadzenia działalności kulturalnej, edukacyjnej i popularyzatorskiej. Obiekt zostanie dostosowany dla osób ze szczególnymi potrzebami. Będzie też wyposażony we wszystkie niezbędne przyłącza, sieci i instalacje. Realizacja zadania pozwoli na zapewnienie właściwych warunków przechowywania i udostępniania oraz bezpieczeństwa państwowego zasobu archiwalnego poprzez inwestycję w Archiwum Państwowym w Piotrkowie Trybunalskim. 39) Podana wartość może ulec zmianie. Nieosiągnięcie tej wartości nie oznacza nie osiągniecia celów Programu „Archiwa”. 55 7.2.4. Cel szczegółowy 4: Zapewnienie właściwych warunków przechowywania i udostępniania oraz bezpieczeństwa państwowego zasobu archiwalnego poprzez inwestycję w Archiwum Państwowym w Poznaniu. Dzięki rozbudowie i przebudowie istniejącego gmachu głównego Archiwum Państwowego w Poznaniu zyska budynek o powierzchni całkowitej 2776,11 m², a na magazyny przewidziano 1498 m². Inwestycja zapewni możliwość realizacji ustawowych zadań, m.in. w zakresie gromadzenia, zabezpieczenia, przechowywania, udostępniania i popularyzacji materiałów archiwalnych, zgodnie ze współczesnymi, nowoczesnymi standardami. W nowym obiekcie, obok magazynów, zostanie umiejscowiona komora fumigacyjna oraz sala konferencyjna i przestrzeń wystawiennicza. W starej części czytelnia uzyska dostęp dla osób z niepełnosprawnością. Obiekt zostanie dostosowany dla osób ze szczególnymi potrzebami. Będzie też wyposażony we wszystkie niezbędne przyłącza, sieci i instalacje. Realizacja zadania pozwoli na zapewnienie właściwych warunków przechowywania i udostępniania oraz bezpieczeństwa państwowego zasobu archiwalnego poprzez inwestycję w Archiwum Państwowym w Poznaniu. 7.2.5. Cel szczegółowy 5: Zapewnienie właściwych warunków przechowywania i udostępniania oraz bezpieczeństwa państwowego zasobu archiwalnego poprzez inwestycję w Archiwum Państwowym w Szczecinie. Inwestycja obejmuje budowę nowej siedziby Archiwum Państwowego w Szczecinie o łącznej powierzchni całkowitej budynku 10 371,22 m2 40), a na magazyny archiwalne przewidziano około 6514 m². Nowy budynek zapewni właściwe wykonywanie podstawowych zadań ustawowych, w tym odpowiedniego gromadzenia, zabezpieczenia, przechowywania, udostępniania i popularyzacji zasobu, zgodnie z nowoczesnymi standardami. Będzie się składał z części ogólnodostępnej, w której znajdzie się czytelnia oraz przestrzeń konferencyjno-ekspozycyjna. Część zamknięta – w zakresie pomieszczeń i pracowni specjalistycznych, tj. – pracowni konserwacji mokrej i suchej, digitalizacji, części magazynowej oraz część administracyjno-biurowa, pomieszczenia techniczne (obsługi) budynku. Obiekt zostanie wyposażony we wszystkie niezbędne przyłącza, sieci i instalacje. Obiekt zostanie dostosowany dla osób ze szczególnymi potrzebami. Realizacja zadania pozwoli na zapewnienie właściwych warunków przechowywania i udostępniania oraz bezpieczeństwa państwowego zasobu archiwalnego poprzez inwestycję w Archiwum Państwowym w Szczecinie. 40) Podana wartość może ulec zmianie. Nieosiągnięcie tej wartości nie oznacza nie osiągniecia celów Programu „Archiwa”. 56 7.3. Cele Programu „Archiwa” z uwzględnieniem aspektów terytorializacji. W Strategii na rzecz Odpowiedzialnego Rozwoju do roku 2020 (z perspektywą do 2030 r.) wskazano zasady o charakterze obligatoryjnym, których implementacja jest wymagana na poziomie strategii sektorowych, strategii rozwoju oraz programów rozwoju i programów wieloletnich41). Z kolei w zaleceniach Krajowej Strategii Rozwoju Regionalnego42) doprecyzowano omawiane wytyczne w aspekcie terytorializacji43). W omawianych dokumentach wskazano następujące obszary strategicznej interwencji (tzw. OSI): a) miasta średnie tracące funkcje społeczno-gospodarcze, b) obszary zmarginalizowane (obejmujące małe miasta i obszary wiejskie), c) Polskę Wschodnią, d) Śląsk. Program „Archiwa” honoruje wskazane zalecenie. 41) Art. 13, art. 14a oraz art. 15 ust. 4 pkt 2, ustawy z dnia 6 grudnia 2006 r. o zasadach prowadzenia polityki rozwoju oraz ustawa z dnia 15 lipca 2020 r. o zmianie ustawy o zasadach prowadzenia polityki rozwoju oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. poz. 1378). 42) Krajowa Strategia Rozwoju Regionalnego 2030 przyjęta uchwałą nr 102 Rady Ministrów z dnia 17 września 2019 r. (M.P. poz. 1060). 43) Zgodnie z art. 17 ust. 1 pkt 7 ustawy z dnia 15 lipca 2020 r. o zmianie ustawy o zasadach prowadzenia polityki rozwoju oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. poz. 1378 oraz z 2022 r. poz. 1079). 57

sa og lg et

g sa at d d

i uz hc.6 ca /e

sa og le

sa u

uz hc 0.

ijcnewretni gęisaZ

,ywołógezczs leC kenureiK,tetyroirP ijcnewretni.NDiKM einawocarpo:ołdórŹ 8. Opis Priorytetów 8.1. Priorytet 1: Rozbudowa, przebudowa i utrzymanie istniejącego budynku, siedziby Archiwum Państwowego w Koszalinie: Planowane jest przeprowadzenie inwestycji, w wyniku której (w ramach rozbudowy) archiwum pozyska 3148 m2 powierzchni całkowitej, w tym dodatkowe 1393 m² powierzchni magazynowej47). Zadanie inwestycyjne obejmie także częściową przebudowę istniejącej siedziby Archiwum Państwowego w Koszalinie, która obejmie adaptację pomieszczeń i ich optymalne dostosowanie do realizowanych zadań, czyszczenie, naprawę, renowację i konserwację elewacji. Partner Prywatny wykorzysta sporządzoną przez archiwum dokumentację projektową. Archiwum posiada projekt budowlany, na podstawie którego została wydana decyzja – pozwolenie na budowę nr 174/2020 z dnia 29 czerwca 2020 r.48) oraz projekt wykonawczy49). Konstrukcja rozbudowywanej części zakłada nośność stropów minimum 12 kN/m² przy zastosowaniu regałów przesuwnych, 5 kN/m2 przy zastosowaniu regałów stacjonarnych dla powierzchni magazynowej. Zakłada się konstrukcję żelbetową. Dach o pochyleniu powyżej 3% z uwzględnieniem miejscowych planów zagospodarowania przestrzennego. Do realizacji inwestycji zostaną wykorzystane materiały dopuszczone dla kontaktu dla przechowywanego zasobu archiwalnego. W ramach dialogu konkurencyjnego zostanie opracowany Program Funkcjonalno- -Użytkowy. Partner Prywatny będzie ponosił odpowiedzialność za ryzyko projektowania, a istniejąca dokumentacja wymaga aktualizacji i dostosowania do zmieniających się wymogów w zakresie budownictwa ekologicznego. Program Funkcjonalno-Użytkowy, zwany dalej: „PFU”, będzie pełnić rolę nadrzędną wobec dokumentacji projektowej posiadanej przez Podmiot Publiczny stanowiącej załącznik do PFU. Przekazana dokumentacja projektowa stanowi wytyczne kierunkowe dla projektanta, a Partner Prywatny jest zobowiązany do opracowania Dokumentacji Projektowej i wprowadzenia do niej niezbędnych zmian według oczekiwań Podmiotu Publicznego wskazanych w PFU, jeśli takie będą konieczne. Budynek zostanie wyposażony w instalacje centralnego ogrzewania, wentylacyjne – wentylacji precyzyjnej z funkcją klimatyzacji nawilżania oraz osuszania w strefie magazynowej oraz rozdzielone instalacje wentylacji w części otwartej, klimatyzacyjne, przyłącza wody zimnej i ciepłej wody użytkowej oraz kanalizacji; instalację ppoż., instalacje specjalistyczne – odnawialne źródła ciepła; instalacje elektryczne i teletechniczne. Dąży się, aby wartość wskaźnika energii pierwotnej EP (kWh/(m2·rok)) określającego roczne obliczeniowe zapotrzebowanie na nieodnawialną energię pierwotną do ogrzewania, wentylacji, chłodzenia oraz przygotowania ciepłej wody użytkowej, oświetlenia wbudowanego, obliczona według przepisów dotyczących metodologii obliczania charakterystyki energetycznej budynków, była mniejsza od wartości 45 (kWh/ (m2 rok))5. 47) Dane dotyczące powierzchni wynikają z dokumentacji wykonawczej opracowywanej przez Pracownię projektową GPVT w Poznaniu, która realizuje zadanie pn. Wykonanie dokumentacji projektowej (projekty budowlane i wykonawcze) dla potrzeb realizacji inwestycji budowlanej pn. „Rozbudowa i przebudowa Archiwum Państwowego w Koszalinie”, wraz z nadzorem autorskim i uzyskaniem pozwolenia na budowę. 48) Decyzja nr 174/2020 z dnia 29 czerwca 2020 znak A-I-6.6740.140.2019.AB wydana przez Prezydenta miasta Koszalina. 49) Projekt wykonawczy GPVT Pracownia Architektoniczna S.C. 63 Budynek będzie spełniał wymagania rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 12 kwietnia 2002 r. w sprawie warunków technicznych, jakim powinny odpowiadać budynki i ich usytuowanie (Dz. U. z 2022 r. poz. 1225, z późn. zm.). Budynek archiwum musi spełniać wymagania dla osób ze szczególnymi potrzebami, w tym np. osób starszych czy osób z niepełnosprawnościami (np. wzrokowo, ruchowo, niesłyszących), zgodnie z ustawą o zapewnianiu dostępności. Rozwiązania w zakresie dostępności muszą uwzględniać wymagania: otwartości i łatwości dostępu, braku barier architektonicznych, łatwo dostępnej strefy wejścia, czytelnego i uniwersalnego oznakowania wizualnego na zewnątrz i wewnątrz budynku oraz przyjaznego dla ludzi i środowiska otoczenia zewnętrznego. Obiekt będzie wykonany z materiałów odpornych na działanie czynników atmosferycznych, łatwego w utrzymaniu i konserwacji. Stropy, ściany, drzwi i okna zapewnią dobrą izolację akustyczną i termiczną. Wykończenie będzie z materiałów łatwych do utrzymania w czystości, antypoślizgowe, odporne na ścieranie. Pierwsze wyposażenie jest uzależnione od zakresu prac budowlanych rozbudowanego nowego obiektu. Budynek istniejący i projektowany zostanie połączony łącznikiem na wysokości 1 piętra. Projektowany budynek Archiwum ma służyć celom statutowym Archiwum Państwowego w Koszalinie. Budynek będzie stanowił cztery kondygnacje z poddaszem nieużytkowym, częściowo podpiwniczony. Inwestycja zostanie zrealizowana na nieruchomości Skarbu Państwa pozostającej w trwałym zarządzie Archiwum Państwowego w Koszalinie, położonej przy ul. Marii Skłodowskiej-Curie 2 w Koszalinie, o powierzchni 0,3962 ha, oznaczonej w ewidencji gruntów i budynków nr 219 w obrębie ewidencyjnym nr 21, opisanej w księdze wieczystej Nr KO1K/00023472/0 na podstawie Decyzji Nr 11 UM – WGiGG – Koszalina z dnia 14.01.1988 r. nr G.VII-3224/11/8850). Dla terenu Inwestycji obowiązuje Miejscowy Plan Zagospodarowania Przestrzennego przyjęty Uchwałą Nr XLII/594/2018 Rady Miejskiej w Koszalinie z dnia 15 marca 2018 r.51) Zgodnie z MPZP Przedsięwzięcie zlokalizowane jest na obszarze oznaczonym symbolem G14U – teren zabudowy usługowej, usługi administracji. 8.2. Priorytet 2: Budowa i utrzymanie siedziby Archiwum Państwowego w Łodzi: Planowane jest przeprowadzenie inwestycji, w wyniku której (w ramach budowy nowego obiektu) archiwum pozyska około 9900 m2 powierzchni całkowitej, w tym dodatkowe około 4900 m² powierzchni magazynowej. Partner Prywatny wykorzysta przygotowane przez archiwum dokumenty. Konstrukcja rozbudowywanej części zakłada nośność stropów minimum 12 kN/m² przy zastosowaniu regałów przesuwnych, 5 kN/m2 przy zastosowaniu regałów stacjonarnych dla powierzchni magazynowej. Zakłada się konstrukcję żelbetową. Dach o pochyleniu powyżej 3%, z uwzględnieniem miejscowych planów zagospodarowania przestrzennego. Do realizacji inwestycji zostaną wykorzystane materiały dopuszczone dla kontaktu dla przechowywanego zasobu archiwalnego. 50) https://ekw.ms.gov.pl/eukw_ogol/menu.do 51) Uchwała Nr XLII/594/2018 Rady Miejskiej w Koszalinie z dnia 15 marca 2018 r. w sprawie miejscowego planu zagospodarowania przestrzennego Śródmieścia Koszalina (Dz. Urz. Woj. Zachodniopomorskiego poz.1640), por. http://edziennik.szczecin.uw.gov.pl/WDU_Z/2018/1640/akt.pdf (dostęp 29.06.2022 r.). 64 W ramach dialogu konkurencyjnego zostanie opracowany Program Funkcjonalno- -Użytkowy. Partner Prywatny będzie ponosił odpowiedzialność za ryzyko projektowania, a istniejąca dokumentacja wymaga aktualizacji i dostosowania do zmieniających się wymogów w zakresie budownictwa ekologicznego. Program Funkcjonalno-Użytkowy będzie pełnić rolę nadrzędną wobec dokumentacji projektowej posiadanej przez Podmiot Publiczny stanowiącej załącznik do PFU. Przekazana dokumentacja projektowa stanowi wytyczne kierunkowe dla projektanta, a Partner Prywatny jest zobowiązany do opracowania Dokumentacji Projektowej i wprowadzenia do niej niezbędnych zmian według oczekiwań Podmiotu Publicznego wskazanych w PFU, jeśli takie będą konieczne. Budynek zostanie wyposażony w instalacje centralnego ogrzewania, wentylacyjne – wentylacji precyzyjnej z funkcją klimatyzacji nawilżania oraz osuszania w strefie magazynowej oraz rozdzielone instalacje wentylacji w części otwartej, klimatyzacyjne, przyłącza wody zimnej i ciepłej wody użytkowej oraz kanalizacji; instalację ppoż., instalacje specjalistyczne – odnawialne źródła ciepła; instalacje elektryczne i teletechniczne. Dąży się, aby wartość wskaźnika energii pierwotnej EP [kWh/(m2·rok)] określającego roczne obliczeniowe zapotrzebowanie na nieodnawialną energię pierwotną do ogrzewania, wentylacji, chłodzenia oraz przygotowania ciepłej wody użytkowej, oświetlenia wbudowanego, obliczona według przepisów dotyczących metodologii obliczania charakterystyki energetycznej budynków, była mniejsza od wartości 45 [kWh/ (m2 rok)]5. Budynek będzie spełniał wymagania rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 12 kwietnia 2002 r. w sprawie warunków technicznych, jakim powinny odpowiadać budynki i ich usytuowanie. Budynek archiwum musi spełniać wymagania dla osób ze szczególnymi potrzebami, w tym np. osób starszych czy osób z niepełnosprawnościami (np. wzrokowo, ruchowo, niesłyszących), zgodnie z ustawą o zapewnianiu dostępności. Rozwiązania w zakresie dostępności muszą uwzględniać wymagania: otwartości i łatwości dostępu, braku barier architektonicznych, łatwo dostępnej strefy wejścia, czytelnego i uniwersalnego oznakowania wizualnego na zewnątrz i wewnątrz budynku oraz przyjaznego dla ludzi i środowiska otoczenia zewnętrznego. Obiekt będzie wykonany z materiałów odpornych na działanie czynników atmosferycznych, łatwego w utrzymaniu i konserwacji. Stropy, ściany, drzwi i okna zapewnią dobrą izolację akustyczną i termiczną. Wykończenie będzie z materiałów łatwych do utrzymania w czystości, antypoślizgowe, odporne na ścieranie. Pierwsze wyposażenie uzależnione jest od zakresu prac budowlanych nowego obiektu. Archiwum Państwowe w Łodzi 20 marca 2019 r. podpisało porozumienie o zamianie nieruchomości z władzami Miasta Łodzi. Rada Miejska w Łodzi 29 marca 2019 r. podjęła uchwałę wyrażającą zgodę na zamianę. Zamiana między Skarbem Państwa a Gminą Łódź została sfinalizowana aktem notarialnym z dnia 1 października 2019 r., nr rep. A/4080/2019. Nieruchomości przy placu gen. H. Dąbrowskiego w dniu 29 listopada 2019 r. decyzją Prezydenta Miasta Łodzi DM-DM-X.6844.123.2019 zostały przekazane na czas nieoznaczony w trwały zarząd Archiwum Państwowego w Łodzi. Nieruchomość stanowi działka o nr 375 o pow. 0,4630 ha, obecnie własność Skarbu Państwa, położona w Łodzi przy placu gen. Jana Henryka Dąbrowskiego 19, oznaczona w obrębie S-2, która powstała 65 w wyniku połączenia działek o numerach: 168/1152), 168/1253), 168/1354), 168/1455), 168/1556), 168/1657), 168/1858) oraz ul. Narutowicza 60 o numerze 176/559) o łącznej powierzchni 4630 m2, dla której prowadzona jest księga wieczysta LD1M/00126086/9. Decyzją Prezydenta Miasta Łodzi nr EGB.4010.5393.2020.2 z dnia 21.10.2020 r. ww. nieruchomości zostały połączone w jedną działkę. Teren Inwestycji nie jest objęty obowiązującym Miejscowym Planem Zagospodarowania Przestrzennego. Dla terenu Inwestycji uzyskano w dniu 5 lutego 2016 r. decyzję o warunkach zabudowy nr DAR-UA-VI.163.2016 oraz dnia 20 października 2016 r. decyzję o ustaleniu lokalizacji Inwestycji celu publicznego nr DAR-UA-VI.321.P.2016 oraz kolejną decyzję o ustaleniu lokalizacji celu publicznego z dnia 18 maja 2021 r. Nr DPRG- UA-VII.143.P.2021 Prezydenta Miasta Łodzi. 8.3. Priorytet 3: Rozbudowa, przebudowa i utrzymanie siedziby Archiwum Państwowego w Piotrkowie Trybunalskim: Planowane jest przeprowadzenie inwestycji, w wyniku której (w ramach rozbudowy i przebudowy60)) powierzchnia całkowita obiektu to 7507,8 m2, a na magazyny przewidziano 2424 m2 (zgodnie z PFU wykonanym przez Vostok Design z 2018 r.). Partner Prywatny wykorzysta przygotowane przez archiwum dokumenty. Archiwum posiada Program Funkcjonalno-Użytkowy. Konstrukcja rozbudowywanej części zakłada nośność stropów minimum 12 kN/m² przy zastosowaniu regałów przesuwnych, 5 kN/m2 przy zastosowaniu regałów stacjonarnych dla powierzchni magazynowej. Zakłada się konstrukcję żelbetową. Dach o pochyleniu powyżej 3%, z uwzględnieniem miejscowych planów zagospodarowania przestrzennego. Do realizacji inwestycji zostaną wykorzystane materiały dopuszczone dla kontaktu dla przechowywanego zasobu archiwalnego. W ramach dialogu konkurencyjnego zostanie zaktualizowany Program Funkcjonalno- -Użytkowy. Partner Prywatny będzie ponosił odpowiedzialność za ryzyko projektowania, a istniejąca dokumentacja wymaga aktualizacji i dostosowania do zmieniających się wymogów w zakresie budownictwa ekologicznego. Program Funkcjonalno-Użytkowy będzie pełnić rolę nadrzędną wobec dokumentacji projektowej posiadanej przez Podmiot Publiczny stanowiącej załącznik do PFU. Przekazana dokumentacja projektowa stanowi wytyczne kierunkowe dla projektanta, a Partner Prywatny jest zobowiązany do opracowania Dokumentacji Projektowej i wprowadzenia do niej niezbędnych zmian według oczekiwań Podmiotu Publicznego wskazanych w PFU, jeśli takie będą konieczne. Budynek zostanie wyposażony w instalacje centralnego ogrzewania, wentylacyjne – wentylacji precyzyjnej z funkcją klimatyzacji nawilżania oraz osuszania w strefie magazynowej oraz rozdzielone instalacje wentylacji w części otwartej, klimatyzacyjne, 52) https://www.znajdzksiege.pl/dzialka.php?md5=258fbcf73133ca2ec80339266d850004 (dostęp 5 lipca 2022 r.) 53) https://www.znajdzksiege.pl/dzialka.php?md5=10d1baa4d2f584439db67ae95071e47f (dostęp 5 lipca 2022 r.) 54) https://www.znajdzksiege.pl/dzialka.php?md5=e89ca9baadc6396570f99b3c174d59d1 (dostęp 5 lipca 2022 r.) 55) https://www.znajdzksiege.pl/dzialka.php?md5=b7221c59c865662e15d5f3f514b3bb72 (dostęp 5 lipca 2022 r.) 56) https://www.znajdzksiege.pl/dzialka.php?md5=1900d71aa3627f87fe6947c6392291ff (dostęp 5 lipca 2022 r.) 57) https://www.znajdzksiege.pl/dzialka.php?md5=f445d90805dd9c6a8de30ee4aa8d69ea (dostęp 5 lipca 2022 r.) 58) https://www.znajdzksiege.pl/dzialka.php?md5=73860b0c40c69b41f1aba84af7ac3733 (dostęp 5 lipca 2022 r.) 59) https://przegladarka-ekw.ms.gov.pl/eukw_prz/KsiegiWieczyste/wyszukiwanieKW (dostęp 5 lipca 2022 r. po wpisaniu podanego numeru księgi wieczystej) 60) Archiwum posiada Program Funkcjonalno-Użytkowy na rozbudowę i przebudowę, jednakże w postępowaniu zaznaczono, że możliwa jest weryfikacja dokumentacji. 66 przyłącza wody zimnej i ciepłej wody użytkowej oraz kanalizacji; instalację ppoż., instalacje specjalistyczne – odnawialne źródła ciepła; instalacje elektryczne i teletechniczne. Dąży się, aby wartość wskaźnika energii pierwotnej EP [kWh/(m2·rok)] określającego roczne obliczeniowe zapotrzebowanie na nieodnawialną energię pierwotną do ogrzewania, wentylacji, chłodzenia oraz przygotowania ciepłej wody użytkowej, oświetlenia wbudowanego, obliczona według przepisów dotyczących metodologii obliczania charakterystyki energetycznej budynków, jest mniejsza od wartości 45 [kWh/ (m2 rok)]5. Budynek będzie spełniał wymagania rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 12 kwietnia 2002 r. w sprawie warunków technicznych, jakim powinny odpowiadać budynki i ich usytuowanie. Budynek archiwum musi spełniać wymagania dla osób ze szczególnymi potrzebami, w tym np. osób starszych czy osób z niepełnosprawnościami (np. wzrokowo, ruchowo, niesłyszących), zgodnie z ustawą o zapewnianiu dostępności. Rozwiązania w zakresie dostępności muszą uwzględniać wymagania: otwartości i łatwości dostępu, braku barier architektonicznych, łatwo dostępnej strefy wejścia, czytelnego i uniwersalnego oznakowania wizualnego na zewnątrz i wewnątrz budynku oraz przyjaznego dla ludzi i środowiska otoczenia zewnętrznego. Obiekt będzie wykonany z materiałów odpornych na działanie czynników atmosferycznych, łatwego w utrzymaniu i konserwacji. Stropy, ściany, drzwi i okna zapewnią dobrą izolację akustyczną i termiczną. Wykończenie będzie z materiałów łatwych do utrzymania w czystości, antypoślizgowe, odporne na ścieranie. Pierwsze wyposażenie jest uzależnione od zakresu prac budowlanych rozbudowanego nowego obiektu. Archiwum Państwowe w Piotrkowie Trybunalskim od 13 grudnia 2017 r. dysponuje nieruchomością przy ul. Batorego 10 przekazaną na podstawie Decyzji Prezydenta Miasta Piotrkowa Trybunalskiego nr SPN.6871.7.201661) ustanawiającej prawo trwałego zarządu na czas nieokreślony na rzecz Archiwum Państwowego w Piotrkowie Trybunalskim nieruchomości położonej w Piotrkowie Trybunalskim w obrębie 21, oznaczonej w ewidencji gruntów numerem działek 326/3 i 326/6 o łącznej powierzchni 0,6799 ha, dla której w Sądzie Rejonowym w VI Wydziale Ksiąg Wieczystych w Piotrkowie Trybunalskim prowadzona jest księga wieczysta PT1P/00072072/662). W dniu 7 stycznia 2021 r. została wydana nowa decyzja nr 1/2021 Prezydenta Miasta Piotrkowa Trybunalskiego nr SPN.6844.11.2020, zmieniająca termin zagospodarowania nieruchomości w terminie do dnia 31 grudnia 2025 r. Dla terenu Inwestycji obowiązuje Miejscowy Plan Zagospodarowania Przestrzennego przyjęty uchwałą nr LV/702/18 Rady Miasta Piotrkowa Trybunalskiego z dnia 30 maja 2018 r.63) Zgodnie z MPZP Przedsięwzięcie jest zlokalizowane na obszarze oznaczonym symbolem 4MŚ – zabudowa wielofunkcyjna śródmiejska. 61) Decyzja Prezydenta Miasta Piotrkowa Trybunalskiego utrwalająca trwały zarząd na rzecz APPT została wydana w trybie administracyjnym. 62) https://przegladarka-ekw.ms.gov.pl/eukw_prz/KsiegiWieczyste/ (dostęp 5 lipca 2022 r. po wpisaniu podanego numeru księgi wieczystej) 63) Uchwała nr LV/702/18 Rady Miasta Piotrkowa Trybunalskiego z dnia 30 maja 2018 r. w sprawie miejscowego planu zagospodarowania przestrzennego terenów w rejonie ulicy Batorego w Piotrkowie Trybunalskim (Dz. Urz. Woj. Łódzkiego), por. http://dziennik.lodzkie.eu/WDU_E/2018/3225/akt.pdf http://dziennik.lodzkie.eu/legalact/2018/3225/ (dostęp 29.06.2022 r.). 67 8.4. Priorytet 4: Rozbudowa, przebudowa i utrzymanie siedziby Archiwum Państwowego w Poznaniu: Planowane jest przeprowadzenie inwestycji, w wyniku której (rozbudowa i przebudowa istniejącego gmachu głównego) archiwum pozyska 2776,11 m2 powierzchni całkowitej, w tym dodatkowe 1498 m² powierzchni magazynowej64). Partner prywatny wykorzysta sporządzoną przez archiwum dokumentację projektową. Archiwum posiada projekt budowlany, na podstawie którego, po uzgodnieniu z konserwatorem zabytków, została wydana decyzja – pozwolenie na budowę nr 1182/2016 z dnia 23 czerwca 2016 r.65) Konstrukcja rozbudowywanej części zakłada nośność stropów minimum 12 kN/m² przy zastosowaniu regałów przesuwnych, 5 kN/m2 przy zastosowaniu regałów stacjonarnych dla powierzchni magazynowej. Zakłada się konstrukcję żelbetową. Dach o pochyleniu powyżej 3% z uwzględnieniem miejscowych planów zagospodarowania przestrzennego. Do realizacji inwestycji zostaną wykorzystane materiały dopuszczone dla kontaktu dla przechowywanego zasobu archiwalnego. W ramach dialogu konkurencyjnego zostanie opracowany Program Funkcjonalno- -Użytkowy. Partner Prywatny będzie ponosił odpowiedzialność za ryzyko projektowania, a istniejąca dokumentacja wymaga aktualizacji i dostosowania do zmieniających się wymogów w zakresie budownictwa ekologicznego. Program Funkcjonalno-Użytkowy będzie pełnić rolę nadrzędną wobec dokumentacji projektowej posiadanej przez Podmiot Publiczny, stanowiącej załącznik do PFU. Przekazana dokumentacja projektowa stanowi wytyczne kierunkowe dla projektanta, a Partner Prywatny jest zobowiązany do opracowania Dokumentacji Projektowej i wprowadzenia do niej niezbędnych zmian według oczekiwań Podmiotu Publicznego wskazanych w PFU, jeśli takie będą konieczne oraz zgodnie z obowiązującymi przepisami. Budynek zostanie wyposażony w instalacje centralnego ogrzewania, wentylacyjne – wentylacji precyzyjnej z funkcją klimatyzacji nawilżania oraz osuszania w strefie magazynowej oraz rozdzielone instalacje wentylacji w części otwartej, klimatyzacyjne, przyłącza wody zimnej i ciepłej wody użytkowej oraz kanalizacji; instalację ppoż., instalacje specjalistyczne – odnawialne źródła ciepła; instalacje elektryczne i teletechniczne. Dąży się, aby wartość wskaźnika energii pierwotnej EP [kWh/(m2·rok)] określającego roczne obliczeniowe zapotrzebowanie na nieodnawialną energię pierwotną do ogrzewania, wentylacji, chłodzenia oraz przygotowania ciepłej wody użytkowej, oświetlenia wbudowanego, obliczona według przepisów dotyczących metodologii obliczania charakterystyki energetycznej budynków, jest mniejsza od wartości 45 [kWh/ (m2 rok)]5. Budynek będzie spełniał wymagania rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 12 kwietnia 2002 r. w sprawie warunków technicznych, jakim powinny odpowiadać budynki i ich usytuowanie. Budynek archiwum musi spełniać wymagania dla osób ze szczególnymi potrzebami, w tym np. osób starszych czy osób z niepełnosprawnościami (np. wzrokowo, ruchowo, niesłyszących), zgodnie z ustawą o zapewnianiu dostępności. Rozwiązania w zakresie dostępności muszą uwzględniać wymagania: otwartości i łatwości dostępu, braku 64) Dane wynikają z opracowanego w 2016 r. projektu architektoniczno-budowlanego pełno branżowego na „Rozbudowę budynku Archiwum Państwowego w Poznaniu wraz z przebudową istniejącego budynku w zakresie połączenia, remontem i rewitalizacji elewacji”. W dniu 23 VI 2016 r. Prezydent Miasta Poznania, Decyzją nr 1182/2016 zatwierdził ww. projekt i udzielił pozwolenia na budowę. 65) Decyzja nr 1182/2016 z dnia 29 czerwca 2016 znak UA-V-A09.6740.916.2016 wydana przez Prezydenta Miasta Poznania. 68 barier architektonicznych, łatwo dostępnej strefy wejścia, czytelnego i uniwersalnego oznakowania wizualnego na zewnątrz i wewnątrz budynku oraz przyjaznego dla ludzi i środowiska otoczenia zewnętrznego. Obiekt będzie wykonany z materiałów odpornych na działanie czynników atmosferycznych, łatwego w utrzymaniu i konserwacji. Stropy, ściany, drzwi i okna zapewnią dobrą izolację akustyczną i termiczną. Wykończenie będzie z materiałów łatwych do utrzymania w czystości, antypoślizgowe, odporne na ścieranie. Pierwsze wyposażenie jest uzależnione od zakresu prac budowlanych rozbudowanego nowego obiektu. Inwestycja zostanie zrealizowana na nieruchomości Skarbu Państwa pozostającej w użytkowaniu Archiwum Państwowego w Poznaniu, położonej przy ul. 23 Lutego 41/43 w Poznaniu, opisanej w księdze wieczystej PO1P/00001633/7, prowadzonej przez V Wydział Ksiąg Wieczystych Sądu Rejonowego Poznań – Stare Miasto w Poznaniu w Dziale II66). Budynek jest wpisany indywidualnie do rejestru zabytków pod nr A 220 decyzją z 23 maja 1979 r. Dla terenu Inwestycji obowiązuje Miejscowy Plan Zagospodarowania Przestrzennego przyjęty Uchwałą nr L/763/VI/2013 z dnia 21 maja 2013 r.67) Zgodnie z MPZP budynek Archiwum będzie zlokalizowany na obszarze oznaczonym symbolem U – tereny zabudowy usługowej. 8.5. Priorytet 5: Budowa i utrzymanie siedziby Archiwum Państwowego w Szczecinie: Planowane jest przeprowadzenie inwestycji, w wyniku której (w ramach budowy nowego obiektu) archiwum pozyska około 10 371,22 m2 powierzchni całkowitej, w tym dodatkowe około 6514 m2 powierzchni magazynowej68). Partner Prywatny wykorzysta sporządzoną przez archiwum dokumentację projektową. Archiwum posiada projekt budowlany, na podstawie którego została wydana decyzja – pozwolenie na budowę nr 1197/20 z dnia 22 września 2020 r.69) Konstrukcja rozbudowywanej części zakłada nośność stropów minimum 12 kN/m2 przy zastosowaniu regałów przesuwnych, 5 kN/m2 przy zastosowaniu regałów stacjonarnych dla powierzchni magazynowej. Zakłada się konstrukcję żelbetową. Dach o pochyleniu powyżej 3% z uwzględnieniem miejscowych planów zagospodarowania przestrzennego. Do realizacji inwestycji zostaną wykorzystane materiały dopuszczone dla kontaktu dla przechowywanego zasobu archiwalnego. W ramach dialogu konkurencyjnego zostanie opracowany Program Funkcjonalno- -Użytkowy. Partner Prywatny będzie ponosił odpowiedzialność za ryzyko projektowania, a istniejąca dokumentacja wymaga aktualizacji i dostosowania do zmieniających się wymogów w zakresie budownictwa ekologicznego. Program Funkcjonalno-Użytkowy będzie pełnić rolę nadrzędną wobec dokumentacji projektowej posiadanej przez Podmiot Publiczny, stanowiącej załącznik do PFU. Przekazana dokumentacja projektowa stanowi wytyczne 66) https://www.znajdzksiege.pl/dzialka.php?md5=5ae2f40be7f740fa74dfa938e5543bbf 67) Uchwała nr L/763/VI/2013 Rady Miasta Poznania z dnia 21 maja 2013 r. w sprawie miejscowego planu zagospodarowania przestrzennego „Archiwum Państwowe” w Poznaniu, Dziennik Urzędowy Województwa Wielkopolskiego poz. 4426, por. http://edziennik.poznan.uw.gov.pl/legalact/2013/4426/ oraz http://edziennik.poznan.uw.gov.pl/WDU_P/2013/4426/akt.pdf (dostęp 29.06.2022 r.). 68) Dane na podstawie projektu budowlanego z lutego 2020 roku złożonego przez konsorcjum firm: PROJMORS Biuro Projektów Budownictwa Morskiego sp. z o. o. i Pracownię Projektową SKEB S.K. Kołtun sp. jawna. 69) Decyzja nr 1197/2020 z dnia 22 września 2020 znak WUiAB-III.6740.136.2020.AG; UNP:25941/WUiAB/-I/20 wydana przez Prezydenta Miasta Szczecina. 69 kierunkowe dla projektanta, a Partner Prywatny jest zobowiązany do opracowania Dokumentacji Projektowej i wprowadzenia do niej niezbędnych zmian według oczekiwań Podmiotu Publicznego wskazanych w PFU, jeśli takie będą konieczne. Budynek zostanie wyposażony w instalacje centralnego ogrzewania, wentylacyjne – wentylacji precyzyjnej z funkcją klimatyzacji nawilżania oraz osuszania w strefie magazynowej oraz rozdzielone instalacje wentylacji w części otwartej, klimatyzacyjne, przyłącza wody zimnej i ciepłej wody użytkowej oraz kanalizacji; instalację ppoż., instalacje specjalistyczne – odnawialne źródła ciepła; instalacje elektryczne i teletechniczne. Dąży się, aby wartość wskaźnika energii pierwotnej EP [kWh/(m2·rok)] określającego roczne obliczeniowe zapotrzebowanie na nieodnawialną energię pierwotną do ogrzewania, wentylacji, chłodzenia oraz przygotowania ciepłej wody użytkowej, oświetlenia wbudowanego, obliczona według przepisów dotyczących metodologii obliczania charakterystyki energetycznej budynków, jest mniejsza od wartości 45 [kWh/ (m2 rok)]5. Budynek będzie spełniał wymagania rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 12 kwietnia 2002 r. w sprawie warunków technicznych, jakim powinny odpowiadać budynki i ich usytuowanie. Budynek archiwum musi spełniać wymagania dla osób ze szczególnymi potrzebami, w tym np. osób starszych czy osób z niepełnosprawnościami (np. wzrokowo, ruchowo, niesłyszących), zgodnie z ustawą o zapewnianiu dostępności. Rozwiązania w zakresie dostępności muszą uwzględniać wymagania: otwartości i łatwości dostępu, braku barier architektonicznych, łatwo dostępnej strefy wejścia, czytelnego i uniwersalnego oznakowania wizualnego na zewnątrz i wewnątrz budynku oraz przyjaznego dla ludzi i środowiska otoczenia zewnętrznego. Obiekt będzie wykonany z materiałów odpornych na działanie czynników atmosferycznych, łatwego w utrzymaniu i konserwacji. Stropy, ściany, drzwi i okna zapewnią dobrą izolację akustyczną i termiczną. Wykończenie będzie z materiałów łatwych do utrzymania w czystości, antypoślizgowe, odporne na ścieranie. Pierwsze wyposażenie jest uzależnione od zakresu prac budowlanych nowego obiektu. Prawo do dysponowania nieruchomością na cele budowlane wynika z trwałego zarządu (własność Skarbu Państwa) na czas nieoznaczony (Decyzja z dnia 9 sierpnia 2016 r. znak: WMiRSPN-V-6844.103.2016.MB; UNP:38076/WMiRSPN/-X/16; WMiRSPN-V- 6844.105.2016.MB; UPN: 40681/ WMiRSPN/-X/16; Postanowienie z dnia 14 września 2016 r. (sprostowanie omyłki pisarskiej) Prezydent Miasta Szczecina WMiRSPN-V- 6844.103.2016.MB; UNP:38076/WMiRSPN/-X/16; WMiRSPN-V-6844.105.2016.MB; UPN: 40681/ WMiRSPN/-X/16). Działka pod budowę położona przy ul. Żołnierskiej 3 w Szczecinie, w rejestrze ewidencji gruntów i budynków została oznaczona numerem 64/1 w obrębie 2057 (Szczecin – Pogodno) i opisana w księdze wieczystej SZ1S/00213628/6 oraz numerem 64/3 w obrębie 2057 (Szczecin – Pogodno) opisana w księdze wieczystej numer SZ1S/00212605/2. Dla terenu Inwestycji obowiązuje Miejscowy Plan Zagospodarowania Przestrzennego przyjęty Uchwałą Nr V/132/19 Rady Miasta Szczecin z dnia 26 marca 2019 r.70) Zgodnie z MPZP Przedsięwzięcie jest zlokalizowane na obszarze oznaczonym symbolem Z.P.1002.U 70) Por. http://bip.um.szczecin.pl/chapter_131181.asp?soid=1BC7939188E14BC186BEC5516FCB51D1 (dostęp 29.06.2022 r.). 70 – teren usługowy z możliwością usługi handlu o powierzchni sprzedaży nie większej niż 100 m2. 9. System Realizacji Programu „Archiwa” 9.1. Podmioty zaangażowane w realizację Programu „Archiwa” Podmiotami w układzie instytucjonalnym, które są zaangażowane w realizację Programu „Archiwa” są: minister właściwy do spraw kultury i ochrony dziedzictwa narodowego oraz Naczelny Dyrektor, jako organy administracji rządowej, a także państwowe jednostki budżetowe (Archiwa Państwowe w: Koszalinie, Łodzi, Piotrkowie Trybunalskim, Poznaniu i Szczecinie), których dotyczy realizacja Programu „Archiwa”. Jednocześnie we wdrażanie Programu „Archiwa” są zaangażowane: 1) właściwe komórki organizacyjne urzędu obsługującego ministra właściwego do spraw kultury i ochrony dziedzictwa narodowego71) oraz NDAP72), zgodnie z regulaminami organizacyjnymi; 2) Partner Prywatny, działający jako spółka projektowa i inwestor zastępczy, działający na postawie umów o PPP, zawartych na okres budowy i utrzymania infrastruktury. Realizacja Programu „Archiwa” jest prowadzona na kilku poziomach i zakłada ścisłą współpracę Naczelnego Dyrektora (w imieniu którego czynności związane z prowadzeniem postępowań w oparciu o ustawę PZP prowadzi Dyrektor Generalny NDAP), państwowych jednostek budżetowych (Archiwa Państwowe w: Koszalinie, Łodzi, Piotrkowie Trybunalskim, Poznaniu i Szczecinie) oraz Partnera Prywatnego, działającego jako spółka projektowa i inwestor zastępczy. 71) Zarządzenie Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 31 marca 2022 r. w sprawie ustalenia regulaminu organizacyjnego Ministerstwu Kultury i Dziedzictwa Narodowego (Dz. Urz. MKiDN poz. 26, z późn. zm.), por. https://bip.mkidn.gov.pl/pages/dzienniki-urzedowe/dzienniki-urzedowe-mkidn/dziennik-urzedowy-2022.php (dostęp w dniu 05.07.2022 r.). 72) Zarządzenie Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych z dnia 3 kwietnia 2020 r. w sprawie regulaminu organizacyjnego Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych, por. https://ndap.bip.gov.pl/o-nas/status-prawny/regulamin/regulaminorganizacyjny.html (dostęp 05.07.2022 r.). 71 9.2. Przygotowanie do realizacji Programu „Archiwa” z uwzględnieniem formuły PPP Celem przygotowania realizacji Programu „Archiwa” wybrano model wspólnego przeprowadzenia postępowania w zakresie partnerstwa publiczno-prywatnego przez pięć Archiwów Państwowych i NDAP w ramach mechanizmu uregulowanego przez art. 38 ustawy PZP. Naczelny Dyrektor działa na podstawie pełnomocnictwa od każdego z Archiwów Państwowych jako Promotor. W ramach porozumienia pomiędzy Archiwami Państwowymi a Naczelnym Dyrektorem powierzono przygotowanie i przeprowadzenie postępowania o wybór Partnera Prywatnego NDAP w imieniu i na rzecz tychże archiwów. 9.3. Funkcjonalne poziomy wdrażania Programu „Archiwa”: 1) zarządzanie i nadzór nad Programem „Archiwa” – Poziom I oraz Poziom II: odpowiednio Rada Ministrów oraz minister właściwy do spraw kultury i ochrony dziedzictwa narodowego; 2) realizacja Programu „Archiwa” − Poziom III Operator Priorytetów 1–5, tj. Naczelny Dyrektor; 3) wdrażanie zadań Programu „Archiwa” − Poziom IV: państwowe jednostki budżetowe zaangażowane we wdrażanie Programu „Archiwa”; 4) obsługa Programu „Archiwa”73) − Poziom IIa, Poziom IIIa, Poziom IVa: komórki organizacyjne obsługujące odpowiednio: ministra właściwego ds. kultury i dziedzictwa narodowego, Naczelnego Dyrektora, Dyrektorów pięciu Archiwów Państwowych; 5) sprawozdawczość i monitorowanie – zadanie horyzontalne, realizowane na wszystkich poziomach Programu „Archiwa”74). Określając funkcjonalne poziomy wdrażania Programu „Archiwa” nie wykazano w nich pozycji Partnera Prywatnego, z uwagi na fakt, iż zadania realizowane przez inwestora zastępczego są powiązane z dwoma poziomami funkcjonalnymi Programu „Archiwa”, tj. Poziomem III oraz Poziomem IV. Przyjęte rozwiązanie wynika z faktu, iż procedury i rozwiązania przyjęte przez Partnera Prywatnego dla realizacji zadań ujętych w Programie „Archiwa” będą przedmiotem umów zawartych z Naczelnym Dyrektorem (działającym z upoważnienia i w imieniu ww. pięciu Archiwów Państwowych). Jednocześnie należy zaznaczyć, iż zgodnie z przepisami RODO, tj. rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych), wdrażanie Programu „Archiwa” w zakresie współadministrowania danymi osobowymi i ochrony danych osobowych wymaga zaangażowania podmiotów na poszczególnych poziomach funkcjonalnych wdrażania 73) W Schemacie nr 4 nie ujmowano pól związanych z obsługą Programu „Archiwa”, z uwagi na fakt, iż obsługa wiąże się funkcjonalnie z danym poziomem implementacji Programu „Archiwa”. 74) Sprawozdawczość i monitorowanie zostały opisane w kolejnym rozdziale, z tego względu nie będą szczegółowo omawiane w ramach systemu realizacji, niemniej w procesie sprawozdawania Programu „Archiwa” za informację dotyczącą poszczególnych Priorytetów i całego Programu „Archiwa” odpowiada Operator Priorytetów. 72 Programu „Archiwa”, w tym komórek organizacyjnych obsługujących odpowiednio: ministra właściwego ds. kultury i ochrony dziedzictwa narodowego, Naczelnego Dyrektora, Dyrektorów pięciu Archiwów Państwowych oraz wskazanych przedstawicieli Partnera Prywatnego. W celu realizacji tego zadania na etapie realizacji Programu „Archiwa” zostaną zawarte stosowne umowy lub porozumienia. Schemat 3 Schemat poziomów wdrażania Programu „Archiwa” POZIOM I Rada Ministrów POZIOM II Minister Kultury i Dziedzictwa Narodowego POZIOM III Naczelny Dyrektor Archiwów Państwowych Partner Prywatny POZIOM IV Pięć jednostek budżetowych, zaangażowanych we wdrażanie Program „Archiwa” Legenda: przekazywanie decyzji, zatwierdzanie przedkładanych dokumentów i sprawozdań przekazywanie dokumentów do akceptacji realizacja postanowień umów o PPP Źródło: opracowanie MKiDN. 73 Opis 4 Schemat 3 Schemat poziomów wdrażania Programu „Archiwa” (opis alternatywny). Schemat przedstawia poziomy wdrażania Programu „Archiwa” jako duże prostokątne pola (jedno pod drugim). Na schemacie strukturę instytucjonalną na poszczególnych poziomach wdrażania Programu „Archiwa” zaprezentowano w układzie opisanych mniejszych prostokątnych pól. Poszczególne pola łączą przerywane lub ciągłe strzałki. Poziomy wdrażania są oznaczone numerami (liczby rzymskie). Legenda: Strzałka ciągła oznacza przekazywanie decyzji, zatwierdzanie przedkładanych dokumentów i sprawozdań. Strzałka przerywana oznacza przekazywanie dokumentów do akceptacji. Strzałka kropkowana oznacza czynności związane z realizacją postanowień umów o PPP. Na poziomie I znajduje się jedno prostokątne pole: Rada Ministrów Poziom I jest połączony z poziomem II strzałką ciągłą skierowaną do poziomu II i strzałką przerywaną skierowaną do poziomu I. Na poziomie II znajduje się jedno prostokątne pole: Minister Kultury i Dziedzictwa Narodowego Poziom II jest połączony z poziomem III strzałką ciągłą skierowaną do poziomu III i strzałką przerywaną skierowaną do poziomu II. Na poziomie III znajduje się jedno prostokątne pole: Naczelny Dyrektor Archiwów Państwowych. Poziom III jest połączony z poziomem II strzałką ciągłą skierowaną do poziomu III i strzałką przerywaną skierowaną do poziomu II. Poziom III jest połączony z poziomem IV strzałką ciągłą skierowaną do poziomu IV i strzałką przerywaną skierowaną do poziomu III. Na poziomie IV znajduje się jedno prostokątne pole: Pięć jednostek budżetowych, zaangażowanych we wdrażanie Program „Archiwa” (połączenie strzałką przerywaną do Naczelnego Dyrektor Archiwów Państwowych oraz przeciwległą strzałką ciągłą od Naczelnego Dyrektor Archiwów Państwowych). Z prawej strony schematu, między Poziomem III a Poziomem IV, znajduje się jedno prostokątne pole: Partner Prywatny (pole to jest połączone strzałką kropkowaną do pola Naczelny Dyrektor Archiwów Państwowych oraz przeciwległą strzałką kropkowaną od pola Naczelny Dyrektor Archiwów Państwowych, jednocześnie pole to jest połączone strzałką kropkowaną do pola Pięć jednostek budżetowych, zaangażowanych we wdrażanie Program „Archiwa” oraz przeciwległą strzałką kropkowaną od pola Pięć jednostek budżetowych, zaangażowanych we wdrażanie Programu „Archiwa”. Źródło: Opracowanie MKiDN. 74 Poziom I −− Rada Ministrów: Rada Ministrów rozpatruje i przyjmuje sprawozdania roczne oraz sprawozdanie końcowe z realizacji Programu „Archiwa”. Poziom II −− Minister właściwy do spraw kultury i ochrony dziedzictwa narodowego: Zadania związane z II poziomem zarządzania Programem „Archiwa” zostały przypisane do ministra właściwego do spraw kultury i ochrony dziedzictwa narodowego, zgodnie z jego kompetencjami wskazanymi w art. 14 ustawy z dnia 4 września 1997 r. o działach administracji rządowej (Dz. U. z 2022 r. poz. 2512). Minister właściwy do spraw kultury i ochrony dziedzictwa narodowego sprawuje nadzór nad realizacją Programu „Archiwa”. Zadania przypisane do II poziomu realizacji Program „Archiwa” obejmują: 1) zarządzanie strategiczne Programem „Archiwa” oraz zapewnienie środków budżetu państwa na realizację poszczególnych zadań Progamu „Archiwa”, co obejmuje: a) realizację Priorytetów 1, 2, 3, 4 i 5 Programu „Archiwa”, b) koszty zarządzania Programem „Archiwa”, c) monitoring i sprawozdawczość z realizacji Programu „Archiwa”; 2) przyjmowanie sprawozdań z realizacji Progamu „Archiwa”, celem ich przedłożenia Radzie Ministrów; 3) akceptowanie rozwiązań związanych z wdrażaniem Programu „Archiwa” oraz prowadzenie czynności związanych z ewentualną aktualizacją Programu „Archiwa”; 4) wyrażanie zgody na przesunięcia w budżecie Programu „Archiwa”75).

Zgodnie z zarządzeniem Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 31 marca 2022 r. w sprawie ustalenia regulaminu organizacyjnego Ministerstwa Kultury i Dziedzictwa Narodowego (Dz. Urz. MKiDN poz. 26, z późn zm.) wiodącą komórką organizacyjną w sprawie Programu „Archiwa” jest Departament Mecenatu Państwa, który realizuje zadania we współpracy z innymi właściwymi komórkami organizacyjnymi urzędu, a zwłaszcza z Departamentem Finansowym, Departamentem Legislacyjnym oraz Biurem Dyrektora Generalnego MKiDN. Zadania przypisane do poziomu IIa realizacji Programu „Archiwa” obejmują: 1) współpracę z Operatorem Priorytetów Programu „Archiwa”, w zakresie wdrażania Programu „Archiwa”, w tym w celu przygotowania sprawozdań z realizacji Programu „Archiwa”; 2) bieżące raportowanie ministrowi właściwemu do spraw kultury i ochrony dziedzictwa narodowego postępu prac związanych z wdrażaniem Programu „Archiwa”, nie rzadziej 75) Zakres możliwych przesunięć finansowych w ramach Programu „Archiwa” został opisany w rozdziale finansowym, niemniej określone na potrzeby Programu „Archiwa” czynności w tym zakresie muszą być zgodne z przepisami aktów normatywnych, w tym zwłaszcza z ustawą o finansach publicznych. 75 niż raz w roku (przez co rozumie się przedłożenie do akceptacji sprawozdania z realizacji programu za rok poprzedni); 3) w uzasadnionych przypadkach wyznaczanie tematów i terminów spotkań z udziałem ekspertów, instytucji i podmiotów zaangażowanych w realizację Programu „Archiwa”, w tym tworzenie, w razie potrzeby, doraźnych zespołów eksperckich w celu wypracowania rekomendacji i rozwiązań dla realizacji wybranych zadań Programu „Archiwa”; 4) wykonywanie funkcji dysponenta głównego dla zabezpieczenia środków na realizację zadania zgodnie z zadaniami przypisanymi w ustawie o finansach publicznych. Poziom III ‒ Operator Priorytetów: Zadania przypisane do III poziomu realizacji Programu „Archiwa” obejmują: Operator Priorytetów, tj. Naczelny Dyrektor, niezależnie od zadań powierzonych Partnerowi Prywatnemu, odpowiada za następujący zakres czynności w odniesieniu do każdego z Priorytetów Programu „Archiwa”: 1) przygotowanie i procedowanie, a po ich zatwierdzeniu wdrażanie i aktualizacja, procedur niezbędnych do uruchomienia i realizacji każdego z pięciu Priorytetów, w tym m.in. zawarcie porozumień z jednostkami budżetowymi objętymi Programem „Archiwa”; 2) realizacja zadań każdego z pięciu Priorytetów oraz ogółu czynności związanych z właściwym przeprowadzeniem inwestycji ujętych w Programie „Archiwa” w formule partnerstwa publiczno-prywatnego, co obejmuje: a) wybór Partnera Prywatnego, w trybie dialogu konkurencyjnego we wspólnym postępowaniu 76), zgodnie z przepisami ustawy PZP, z uwzględnieniem przesłanki do zastosowania trybu dialogu konkurencyjnego zgodnie z art. 170 w zw. z art. 153 ustawy PZP (np. art. 153 pkt 3 ustawy PZP), b) realizację i rozliczenie umów zawartych z Partnerem Prywatnym w formule partnerstwa publiczno-prywatnego. 76) Komisja Europejska traktuje dialog konkurencyjny jako instrument skonstruowany z myślą o udzielaniu złożonych zamówień, w tym zawierania Umów o partnerstwie publiczno-prywatnym. W ramach Zielonej Księgi „Partnerstwo publiczno-prywatne, prawo wspólnotowe, zamówienia publiczne i koncesje” z 30 kwietnia 2004 r. Komisja Europejska uznała, że procedura dialogu konkurencyjnego może mieć zastosowanie również w przypadku partnerstwa publiczno- -prywatnego. Potwierdza to Komunikat Wyjaśniający Komisji w sprawie stosowania prawa wspólnotowego dotyczącego zamówień publicznych i koncesji w odniesieniu do zinstytucjonalizowanych partnerstw publiczno-prywatnych (ZPPP) (2008/C91/02). Z myślą o takich właśnie sytuacjach w dyrektywie 2004/18/WE wprowadzono innowacyjną procedurę, tzw. dialog konkurencyjny, która ma za zadanie chronić konkurencję między wykonawcami i jednocześnie umożliwiać podmiotom zamawiającym omówienie wszystkich aspektów danego zamówienia z każdym kandydatem. Tryb dialogu konkurencyjnego został wdrożony w zdecydowanej większości państw członkowskich UE i jest w nich wykorzystywany w dużej mierze w ramach projektów partnerstwa publiczno-prywatnego i selekcji partnerów prywatnych. Również Polityka Partnerstwa Publiczno-Prywatnego wskazuje, że „chociaż do zawarcia umowy PPP mogą być stosowane różne tryby ustawy PZP, to z punktu widzenia specyfiki i kompleksowości trybem najbardziej odpowiednim do wyboru partnera prywatnego jest dialog konkurencyjny.”. Wybór dialogu konkurencyjnego został potwierdzony również w Raporcie z Oceny Efektywności dla Przedsięwzięcia „Budowa i utrzymanie Archiwów Państwowych w formule partnerstwa publiczno-prywatnego”, który został przygotowany w 2021 r. 76 3) realizacja zadań każdego z pięciu Priorytetów związanych z użytkowaniem infrastruktury powstałej w ramach Programu „Archiwa”, w tym nadzór nad realizacją ogółu czynności i zadań związanych z wnoszeniem w latach 2027–2052 opłaty za dostępność, w tym zabezpieczenie tego procesu pod względem wymagań przepisów prawa; 4) akceptacja i zatwierdzanie ogółu dokumentacji wytworzonej w Programie „Archiwa” celem jej przekazania Ministrowi właściwemu ds. kultury i ochrony dziedzictwa narodowego; 5) upowszechnianie informacji nt. Programu „Archiwa” oraz formuły jego realizacji (w tym w formie seminariów, warsztatów)77); 6) sprawozdawczość i monitoring zadań w Programie „Archiwa” przypisanych do danego Priorytetu, zgodnie z rozdziałem poświęconym temu zagadnieniu; 7) zapobieganie występowaniu odstępstw w realizacji zadań Programu „Archiwa”, względem założeń przyjętych w Programie „Archiwa”, w odniesieniu do działań przypisanych do danego Priorytetu; 8) przedstawianie propozycji ewentualnych koniecznych działań naprawczych, wraz z uzasadnieniem potrzeby wprowadzenia korekty lub aktualizacji; 9) podejmowanie współpracy z innymi podmiotami w ramach realizacji zadań Programu „Archiwa”, zgodnie ze specyfiką danego Priorytetu; 10) podejmowanie współpracy z doraźnymi zespołami eksperckimi powoływanymi w ramach realizacji Programu „Archiwa”; 11) wykonywanie funkcji dysponenta II stopnia dla Programu „Archiwa”; 12) monitorowanie harmonogramu Programu „Archiwa” oraz przepływów finansowych; 13) monitorowanie wystąpienia ryzyk w Programie „Archiwa”. Z uwagi na długoletni czas trwania Programu „Archiwa” dopuszcza się wprowadzenie dodatkowych mechanizmów kontrolnych w trakcie trwania Programu „Archiwa” zależnie od potrzeb. 77) Zostaną uwzględnione m.in. wymogi określone w rozporządzeniu Rady Ministrów z dnia 7 maja 2021 r. w sprawie określenia działań informacyjnych podejmowanych przez podmioty realizujące zadania finansowane lub dofinansowane z budżetu państwa lub z państwowych funduszy celowych (Dz. U. poz. 953, z późn. zm.). Por. https://isap.sejm.gov.pl/isap.nsf/DocDetails.xsp?id=WDU20210000953 (dostęp z dnia 16.06.2023 r.). Z uwagi na nowatorską formułę realizacji programu wieloletniego, tj. w formule partnerstwa publiczno-prywatnego, prowadzenie spotkań i szkoleń dla pracowników Archiwów Państwowych jest działaniem niezbędnym, a z uwagi na horyzont czasowy realizacji Programu „Archiwa”, za zasadne uznano prowadzenie działań informacyjnych, w tym skierowanych do lokalnych społeczności. Koszt szkoleń i warsztatów, jako elementy zarządzania Programem „Archiwa”, są istotne dla jego sprawnej realizacji i nierozerwalnie z nim związane, natomiast nie będą stanowić znaczącego odsetka jego kosztów. 77

Zgodnie z zarządzeniem Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych z dnia 3 kwietnia 2020 r. w sprawie regulaminu organizacyjnego Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych78) wiodącą komórką organizacyjną w sprawie Programu „Archiwa” jest Departament Rozwoju Archiwów, który realizuje zadania we współpracy z innymi właściwymi komórkami organizacyjnymi urzędu, a zwłaszcza z Biurem Dyrektora Generalnego NDAP. Zadania przypisane do poziomu IIIa realizacji Programu „Archiwa” obejmują: 1) współpracę z Archiwami Państwowymi w: Koszalinie, Łodzi, Piotrkowie Trybunalskim, Poznaniu i Szczecinie, tj. z jednostkami budżetowymi objętymi interwencją w ramach Programu „Archiwa”, w zakresie wdrażania Programu „Archiwa”, w tym: a) opiniowanie proponowanego sposobu realizacji zadań, b) weryfikacja przedkładanych dokumentów, sprawozdań i danych w zakresie Programu „Archiwa”, c) proponowanie tematów szkoleń dla pracowników NDAP79) oraz Archiwów Państwowych objętych Programem „Archiwa”, w tym organizacja szkoleń albo powierzenie ich realizacji jednemu z Archiwów Państwowych objętych Programem „Archiwa” (albo kilku z nich), w zależności od potrzeb; 2) bieżącą współpracę z Partnerem Prywatnym oraz koordynację przepływu informacji między stronami oraz koordynację ogółu podejmowanych działań; 3) cykliczne raportowanie Naczelnemu Dyrektorowi postępu prac związanych z wdrażaniem Programu „Archiwa”, celem akceptacji i zatwierdzania ogółu dokumentacji wytworzonej w Programie „Archiwa”; 4) wyznaczanie tematów i terminów spotkań z udziałem ekspertów, instytucji i podmiotów zaangażowanych w realizację Programu „Archiwa”, w tym tworzenie, w razie potrzeby, doraźnych zespołów eksperckich w celu wypracowania rekomendacji i rozwiązań dla realizacji wybranych zadań Programu „Archiwa”, w tym z udziałem innych podmiotów zaangażowanych w realizację Programu „Archiwa”; 5) obsługa dysponenta II stopnia Naczelnego Dyrektora; 6) monitoring realizacji Programu „Archiwa”; 7) przygotowanie dokumentacji na potrzeby realizacji Programu „Archiwa”; 8) raportowanie ryzyk występujących w Programie „Archiwa”; 9) rozliczenie umów o PPP po zakończeniu trwania Programu „Archiwa”. 78) Zarządzenie Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych z dnia 3 kwietnia 2020 r. w sprawie regulaminu organizacyjnego Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych, por. https://ndap.bip.gov.pl/o-nas/statusprawny/regulamin/regulamin-organizacyjny.html (dostęp 05.07.2022 r.). 79) W szkoleniach realizowanych na potrzeby Programu „Archiwa” przewiduje się udział pracowników MKiDN. 78 Informacja o Operatorze Priorytetów: Naczelny Dyrektor Naczelny Dyrektor, będący centralnym organem administracji rządowej w sprawach państwowego zasobu archiwalnego, może upoważnić dyrektorów podległych mu archiwów państwowych do wykonywania, w jego imieniu, zadań należących do zakresu jego działania80). Naczelny Dyrektor, działając na mocy Porozumienia dotyczącego wspólnego przygotowania i przeprowadzenia postępowania w sprawie wyboru Partnera Prywatnego oraz zawarcia umów o partnerstwie publiczno-prywatnym pod nazwą „Budowa i utrzymanie Archiwów Państwowych w formule partnerstwa publiczno-prywatnego”81), reprezentuje w ramach Programu „Archiwa” Archiwa Państwowe w: Koszalinie, Łodzi, Piotrkowie Trybunalskim, Poznaniu i Szczecinie, będące jednostkami budżetowymi objętymi interwencją w ramach Programu „Archiwa”. Nadzór nad Naczelnym Dyrektorem sprawuje minister właściwy do spraw kultury i ochrony dziedzictwa narodowego.

Zadania przypisane do poziomu IV realizacji Programu „Archiwa” obejmują: 1) współpracę z Naczelnym Dyrektorem, w zakresie wdrażania Programu „Archiwa”, w tym: a. proponowanie sposobu realizacji zadań, b. przedkładanie dokumentów, sprawozdań i danych w zakresie Programu „Archiwa”, 2) bieżącą współpracę z Partnerem Prywatnym; 3) cykliczne raportowanie postępu prac związanych z wdrażaniem Programu „Archiwa”, w tym przedstawianie na wniosek NDAP wszelkich niezbędnych wyjaśnień związanych z realizacją Programu „Archiwa”; 4) terminowego dostarczania na wniosek NDAP kompletnej dokumentacji, niezbędnej do przygotowania i przeprowadzenia inwestycji opisanej w danym Priorytecie oraz niezbędnych materiałów i informacji do przygotowania i przeprowadzenia tego zadania; 5) wyznaczenia co najmniej jednej osoby, która w imieniu Archiwum Państwowego (dla którego prowadzona jest inwestycja w danym Priorytecie), posiadając stosowne pełnomocnictwa i upoważnienia do podejmowania decyzji, wejdzie w skład Zespołu Projektowego Programu „Archiwa”; 80) § 2 ust. 3 zarządzenia nr 30 Prezesa Rady Ministrów z dnia 9 kwietnia 2009 r. w sprawie nadania statutu Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych (M.P. z 2021 r. poz. 364) por. https://monitorpolski.gov.pl/MP/2021/364 (dostęp 06.07.2022 r.). 81) Porozumienie zostało zawarte 10 listopada 2021 r., pomiędzy: Skarbem Państwa – Naczelnym Dyrektorem Archiwów Państwowych, a Skarbem Państwa – Archiwum Państwowym w Koszalinie, Skarbem Państwa – Archiwum Państwowym w Łodzi, Skarbem Państwa – Archiwum Państwowym w Piotrkowie Trybunalskim, Skarbem Państwa – Archiwum Państwowym w Poznaniu i Skarbem Państwa – Archiwum Państwowym w Szczecinie. 79 6) udostępnianie pracownikom i współpracownikom NDAP dostępu do niezbędnych do realizacji Programu „Archiwa” informacji stanowiących tajemnicę przedsiębiorstwa w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 16 kwietnia 1993 r. o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji (Dz. U. z 2022 r. poz. 1233), obejmujących dane osobowe, stanowiących informacje niejawne na podstawie odrębnych przepisów; 7) pełnienie funkcji dysponentów III stopnia dla Programu „Archiwa”; 8) prowadzenie ewidencji księgowej projektu i sprawozdawczości; 9) raportowanie ryzyk związanych z realizacją Programu „Archiwa”; 10) bezpośredni nadzór nad jakością świadczonych usług przez Partnera Prywatnego. Informacja o jednostkach budżetowych uwzględnionych w Programie „Archiwa” 1. Inwestycja realizowana w Priorytecie 1 dotyczy Archiwum Państwowego w Koszalinie z siedzibą przy ul. M. Skłodowskiej-Curie 2 − państwowej jednostki budżetowej, działającej na podstawie ustawy o archiwach oraz na podstawie statutu wprowadzonego zarządzeniem nr 17 Naczelnego Dyrektora z dnia 31 marca 2022 r. w sprawie nadania statutu Archiwum Państwowemu w Koszalinie (Dz. Urz. NDAP poz. 17). 2. Inwestycja realizowana w Priorytecie 2 dotyczy Archiwum Państwowego w Łodzi z siedzibą przy ul. Piłsudskiego 33 − państwowej jednostki budżetowej, działającej na podstawie ustawy o archiwach oraz na podstawie statutu wprowadzonego zarządzeniem nr 22 Naczelnego Dyrektora z dnia 31 marca 2022 r. w sprawie nadania statutu Archiwum Państwowemu w Łodzi (Dz. Urz. NDAP poz. 22). 3. Inwestycja realizowana w Priorytecie 3 dotyczy Archiwum Państwowego w Piotrkowie Trybunalskim z siedzibą przy ul. Jerozolimskiej 29 − państwowej jednostki budżetowej, działającej na podstawie ustawy o archiwach oraz na podstawie statutu wprowadzonego zarządzeniem nr 26 Naczelnego Dyrektora z dnia 31 marca 2022 r. w sprawie nadania statutu Archiwum Państwowemu w Piotrkowie Trybunalskim (Dz. Urz. NDAP poz. 26). 4. Inwestycja realizowana w Priorytecie 4 dotyczy Archiwum Państwowego w Poznaniu z siedzibą przy ul. 23 Lutego 41/43 − państwowej jednostki budżetowej, działającej na podstawie ustawy o archiwach oraz na podstawie statutu wprowadzonego zarządzeniem nr 28 Naczelnego Dyrektora z dnia 31 marca 2022 r. w sprawie nadania statutu Archiwum Państwowemu w Poznaniu (Dz. Urz. NDAP poz. 28). 5. Inwestycja realizowana w Priorytecie 5 dotyczy Archiwum Państwowego w Szczecinie z siedzibą przy ul. Św. Wojciecha 13 − państwowej jednostki budżetowej, działającej na podstawie ustawy o archiwach oraz na podstawie statutu wprowadzonego zarządzeniem nr 34 Naczelnego Dyrektora z dnia 31 marca 2022 r. w sprawie nadania statutu Archiwum Państwowemu w Szczecinie (Dz. Urz. NDAP poz. 34). 80 9.4. Zasady aktualizacji Programu „Archiwa” Minister właściwy do spraw kultury i ochrony dziedzictwa narodowego może wnioskować do Rady Ministrów o aktualizację lub zmianę postanowień Programu „Archiwa”, również w oparciu o uzasadnione wystąpienia Operatora Priorytetów82).

Tabela 6 Zakres prac nad aktualizacją Programu „Archiwa”

82) Szacowany czas realizacji inwestycji wynosi do 36 miesięcy od określonego w umowie PPP dnia rozpoczęcia inwestycji. W uzasadnionych przypadkach (jeżeli nie następuje przekroczenie limitów finansowych określonych na poszczególne lata realizacji Programu „Archiwa” i nie występuje zmiana okresu realizacji Programu „Archiwa”) okres realizacji inwestycji może zostać wydłużony maksymalnie o 12 miesięcy przez aneksowanie umowy PPP, bez konieczności aktualizacji Programu „Archiwa”. 81

10. Założenia przyjęte dla umów o PPP, instrumentów wykonawczych dla Programu „Archiwa”, których zawarcie jest planowane w związku z wdrażaniem Programu „Archiwa” Jak wskazano w treści Programu „Archiwa”, w punkcie 9.3. Funkcjonalne poziomy wdrażania Programu „Archiwa” (rozdział 9, pt. „System Realizacji Program „Archiwa””): na etapie określania funkcjonalnych poziomów wdrażania Programu „Archiwa” nie wykazano w nich pozycji Partnera Prywatnego, z uwagi na fakt, iż zadania realizowane przez inwestora zastępczego są powiązane z dwoma poziomami funkcjonalnymi Programu „Archiwa”, tj. Poziomem III oraz Poziomem IV. Procedury i rozwiązania przyjęte przez Partnera Prywatnego dla realizacji zadań ujętych w Programie „Archiwa” będą przedmiotem umów zawartych z Naczelnym Dyrektorem (działającym z upoważnienia i w imieniu ww. pięciu Archiwów Państwowych). Jednocześnie w rozdziale 3 Programu „Archiwa”, pt. „Partnerstwo publiczno-prywatne, jako formuła właściwa do realizacji Programu „Archiwa””, wskazano, iż wynagrodzeniem Partnera Prywatnego będzie cyklicznie wypłacana opłata za dostępność przez poszczególne archiwa, będące dysponentami III stopnia, która zostanie uruchomiona dopiero po oddaniu obiektów do użytkowania. W przypadku, gdy Partner Prywatny nie wykona przyjętych na sobie obowiązków, opłata za dostępność zostanie odpowiednio pomniejszona, co będą regulowały poszczególne umowy, których zasadnicze elementy zostały omówione poniżej. Z uwagi na fakt, iż wybór Partnera Prywatnego nastąpi w trybie dialogu konkurencyjnego, zgodnie z przepisami ustawy PZP we wspólnym postępowaniu (zgodnie z art. 170 w zw. z art. 153 ustawy PZP, np. art. 153 pkt 3 PZP) w treści Programu „Archiwa” zostały zawarte informacje wynikające z tomu IV Wytycznych PPP pt. „Zarządzanie Umową o PPP”83), nie stanowią one jednak katalogu zamkniętego i jednoznacznie wiążącego 83) Por. https://www.ppp.gov.pl/tom-iv---zarzadzanie-umowa-o-ppp-/ (dostęp z 27.09.2022 r.). 82 względem umów, jakie finalnie zostaną wynegocjowane z Partnerem Prywatnym na potrzeby realizacji postanowień Programu „Archiwa”. Naczelny Dyrektor, realizując procedurę dialogu konkurencyjnego ustawy PZP, będzie podejmował decyzje planując wydatkowanie środków publicznych w sposób celowy i oszczędny, m.in. z zachowaniem zasad: a) uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów, b) optymalnego doboru metod i środków służących osiągnięciu założonych celów (zgodnie z postanowieniami ustawy o finansach publicznych). Z tego względu oraz z uwagi na wartość inwestycji ostateczny kształt umów będzie wynikiem przeprowadzonego dialogu konkurencyjnego, a umowy będą konsultowane z Prokuratorią Generalną. 10.1. Założenia przyjęte w odniesieniu do umów o PPP z Partnerem Prywatnym, na potrzeby realizacji Programu „Archiwa”: Przyjęto, iż umowy o PPP, zawierane na potrzeby realizacji Programu „Archiwa”, będą odnosiły się do poziomu Priorytetów Programu „Archiwa”. Umowy z Partnerem Prywatnym określą szczegółowy podział zadań i ryzyk każdej ze stron. Umowy o PPP będą zawarte na czas określony, wraz ze szczegółowym harmonogramem. Ryzyka związane z projektowaniem i budową zostaną przeniesione na Partnera Prywatnego. W umowach zostaną określone szczegółowe warunki dysponowania nieruchomością przez Partnera Prywatnego na czas trwania umowy. W umowach zostaną określone zasady komunikacji między stronami. Umowy będą zawierały także warunki zmiany przyjętego modelu finansowego, które przede wszystkim będą obejmowały m.in. takie zdarzenia, jak: a) istotna zmiana prawa84) gdzie strony umowy będą miały w umowie przypisane ryzyko konkretnych zmian prawa, które mogą mieć miejsce po określonej dacie i będą spełniały określone w umowie warunki, b) zaakceptowana przez Podmiot Publiczny zmiana struktury finansowania85), c) uwzględnienie na żądanie Podmiotu Publicznego skutków wystąpienia przypadku kompensacyjnego86), 87). Przypadkiem kompensacyjnym jest podwyższenie kosztów wykonania zobowiązań przez Partnera Prywatnego lub inne skutki określone daną umową, którego zaistnieniem jako ryzyko przyjął na siebie w umowie o PPP Podmiot Publiczny88), d) uwzględnienie na żądanie Podmiotu Publicznego skutków wystąpienia przypadku dostosowania. Przypadek dostosowania to zdarzenie powodujące po stronie Partnera Prywatnego obniżenie określonych kosztów wykonania zobowiązania przez Partnera Prywatnego. Powoduje korektę zobowiązań finansowych Podmiotu Publicznego 84) https://www.ppp.gov.pl/umowa-ppp/ – zmiana prawa definicja w III Tomie wytycznych str. 43. 85) W takiej sytuacji zastosowanie będą miały zapisy dotyczące aktualizacji Programu „Archiwa”. 86) https://www.ppp.gov.pl/umowa-ppp/ – przypadki kompensacyjne określone w III Tomie wytycznych str. 41. 87) Przyjmuje się, iż przypadek kompensacyjny wystąpi w sytuacji gdy wystąpienie zdarzenia (lub zdarzeń) wskazanego w Punktach Umowy jako Przypadek Kompensacyjny, powodującego podwyższenie kosztów i wydatków wykonania zobowiązań przez Partnera Prywatnego o więcej niż 50 000 zł w okresie umowy o PPP (jednorazowo lub łącznie), chyba że umowa o PPP stanowi inaczej, lub inne przypadki określone w umowie o PPP, a kwota ta podlega indeksacji rocznej. Wartość przypadku kompensacyjnego może ulec zmianie w toku procedury zamówień publicznych. 88) https://www.ppp.gov.pl/umowa-ppp/ – przypadki dostosowania określone w III Tomie wytycznych str. 41. 83 wynikających z umów o PPP, w celu spowodowania, aby Partner Prywatny znalazł się w takiej sytuacji gospodarczej, w jakiej znajdowałby się, gdyby taki przypadek nie nastąpił, e) uwzględnienie wpływu siły wyższej89), 90), f) uwzględnienie na żądanie Podmiotu Publicznego skutków polecenia zmiany91), tj. uregulowania zmiany względem sposobu wykonywania umów o PPP, w tym sposobu wykonywania prac projektowych, realizacji budowy lub w zakresie utrzymania infrastruktury, g) zmiany własnościowe92) po stronie Partnera Prywatnego, które będą miały istotny wpływ na realizację umów o PPP. Zmiana finansowania w stosunku do oferty, z zastrzeżeniem odmiennych postanowień stron umów o PPP, wymaga uprzedniej zgody Podmiotu Publicznego93). Zmiana będzie wymagała wdrożenia procedury zmiany umowy i zastosowania odpowiednich mechanizmów w zależności od skutków zmiany. W umowach zostanie określona odpowiedzialność Partnera Prywatnego, w szczególności określone zostaną warunki należytego wykonania, a także limity odpowiedzialności. 10.1.1. Umowy ubezpieczenia przedsięwzięcia: Partner Prywatny zostanie również zobowiązany do zawarcia umów ubezpieczenia z ubezpieczycielami zaakceptowanymi przez Podmiot Publiczny, w odniesieniu do przedsięwzięcia i utrzymania ochrony ubezpieczeniowej obejmujących m.in. ryzyka budowy i montażu, odpowiedzialności cywilnej wykonawcy w związku z pracami budowlanymi i montażowymi, ubezpieczenia mienia w transporcie, ubezpieczenia odpowiedzialności cywilnej z tytułu prowadzonych prac projektowych, ubezpieczenia mienia od szkód majątkowych w odniesieniu do infrastruktury technicznej, ubezpieczenia od szkód majątkowych mienia wykorzystywanego w eksploatacji, które stanowi własność Podmiotu Publicznego. Ubezpieczenie odpowiedzialności cywilnej w związku z posiadanym mieniem i prowadzoną działalnością. Szczegółowy katalog ubezpieczeń oraz wymogi zostaną wypracowane w toku dialogu konkurencyjnego. Partner Prywatny będzie musiał wykazać się należytą starannością w zakresie zgłaszania szkód i podejmowania innych czynności niezbędnych do terminowej wypłaty możliwie najwyższego odszkodowania. Podmiot Publiczny będzie akceptował dokumentację związaną z zawarciem ubezpieczeń, a także ich modyfikacją w trakcie trwania realizacji przedsięwzięcia. W umowach z Partnerem Prywatnym zostaną także doprecyzowane warunki, w których Podmiot Publiczny będzie mógł wystąpić o zmianę warunków ubezpieczenia. 89) W definicji siły wyższej uwzględnia się fakt, że jakkolwiek wybuch wojny w Ukrainie miał miejsce przed zawarciem Umowy o PPP, to dalsze skutki tego zdarzenia mogą mieć charakter Przypadku Siły Wyższej w całym okresie obowiązywania Programu „Archiwa”. 90) https://www.ppp.gov.pl/umowa-ppp/ – siła wyższa określona w III Tomie wytycznych str. 43. 91) https://www.ppp.gov.pl/umowa-ppp/ – polecenie zmiany określone w III Tomie wytycznych str. 42. 92) https://www.ppp.gov.pl/umowa-ppp/ – zmiany własnościowe Partnera Prywatnego określone w III Tomie wytycznych str. 42. 93) https://www.ppp.gov.pl/umowa-ppp/ – definicja Podmiotu Publicznego została określona w III Tomie wytycznych str. 5. 84 10.1.2. Procedura rozstrzygania sporu: Procedura rozstrzygania sporu między Podmiotem Publicznym a Partnerem Prywatnym będzie stanowiła integralną część umów o PPP, zawartych na potrzeby realizacji Program „Archiwa”. W pierwszej kolejności strony będą podejmować próbę polubownego rozwiązania sporu. Powstanie sporu nie będzie wstrzymywać należytego wykonania zobowiązań wynikających z umowy. Jeśli polubowne rozwiązanie sporu nie przyniesie satysfakcjonującego rozstrzygnięcia dla stron, strony mogą powołać niezależnego eksperta lub zespół ekspertów, w celu rozwiązania sporu przy ich udziale. Umowa określi szczegółowo tryb wyboru niezależnego eksperta lub zespołu ekspertów, kwalifikacje ekspertów i sposób procedowania spraw z ich udziałem. Każda ze stron może w związku z jakimkolwiek aspektem realizacji umowy skierować spór pod rozstrzygnięcie sądu powszechnego, właściwego dla siedziby Podmiotu Publicznego. Procedura rozwiązywania sporów będzie miała również zastosowanie na wypadek rozwiązania umowy o PPP. 10.1.3. Polecenie zmiany i tryb uzgodnienia zmiany: W umowach zostanie określona procedura, która umożliwi Podmiotowi Publicznemu zmianę umowy (z własnej inicjatywy lub na wniosek Partnera Prywatnego), względem sposobu wykonania umowy, w zakresie wykonania robót budowlanych lub prowadzenia eksploatacji. Strony będą musiały uzgodnić koszty takiej zmiany i jej wpływ na harmonogram realizacji, a także uwzględnić ramy Programu „Archiwa”. Dodatkowe koszty zmiany umowy muszą zostać uzgodnione z Programem „Archiwa”94). 10.1.4. Poufność, zasady udostępniania, prawa autorskie, ochrona danych osobowych: W umowach zostaną określone zasady poufności, zakres udostępniania informacji o projekcie i obowiązki stron z tym związane. Uregulowane zostaną kwestie związane z prawami autorskimi do wytworzonej dokumentacji, a także kwestie związane z ochroną danych osobowych. 10.2. Obowiązki Partnera Prywatnego: Partner Prywatny odpowiada za proces budowlany i będzie zobowiązany do informowania Podmiotu Publicznego o wszelkich okolicznościach mających wpłynąć na jakość wykonywanych prac. Partner Prywatny będzie ponosił odpowiedzialność za wady fizyczne infrastruktury oraz udzieli gwarancji jakości dla wykonanej infrastruktury. Jeśli gwarancje będą wykraczać poza okres gwarancji Partnera Prywatnego, dokumenty gwarancji od producentów zostaną przekazane Podmiotowi Publicznemu. Partner prywatny będzie odpowiedzialny za zakup pierwszego wyposażenia określonego w postępowaniu oraz udzielenie gwarancji na zakupiony sprzęt. Jednakże po okresie gwarancji za wymianę i wyposażenie będzie odpowiadało dane archiwum. Partner Prywatny będzie odpowiedzialny za usunięcie wad. 94) W takiej sytuacji zastosowanie będą miały zapisy dotyczące aktualizacji Programu „Archiwa”. 85 W umowach zostaną także określone warunki i czas na usunięcie awarii infrastruktury technicznej. Wszystkie tego typu zdarzenia zostaną potwierdzone w formie protokołów. Partner Prywatny będzie ponosił odpowiedzialność za utrzymanie infrastruktury przez 25 lat od dnia przekazania obiektów do użytkowania Podmiotowi Publicznemu. Partner Prywatny na potrzeby realizacji umów będzie korzystał z podwykonawców. Będzie on zobligowany do prowadzenia rejestru podwykonawców, na warunkach określonych w umowach o PPP. W przypadku gdy na skutek zdarzeń prawnych, w tym orzeczeń, zostałaby ustalona odpowiedzialność Podmiotu Publicznego za roszczenia zgłoszone przez jakikolwiek podmiot, w tym za roboty budowlane, dostawy i usługi w zakresie budowy infrastruktury i jej utrzymania w związku z nienależytym wykonaniem lub niewykonaniem zobowiązań Partnera Prywatnego wynikających z umów, Partner Prywatny będzie zobowiązany przejąć dług Podmiotu Publicznego. Partner Prywatny w zawieranych kontraktach z podwykonawcami potwierdzi, że Podmiot Publiczny nie pełni funkcji inwestora w rozumieniu ustawy z dnia 7 lipca 1994 r. – Prawo budowlane (Dz. U. z 2023 r. poz. 682, z późn. zm.), zwanej dalej „ustawą Prawo budowlane”, i nie odpowiada za wynagrodzenie należne jego podwykonawcom oraz dalszym podwykonawcom. Partner Prywatny będzie inwestorem odpowiedzialnym solidarnie wraz z podwykonawcami za realizację zobowiązań wynikających z przepisów prawa. Partner Prywatny będzie także zobowiązany do zawiadomienia Podmiotu Publicznego o każdym związanym z realizacją umów sporze sądowym z podwykonawcą. Partner Prywatny będzie zobowiązany do przedstawienia sprawozdań finansowych, celem potwierdzenia i stałego monitorowania jego zdolności do realizacji przedsięwzięcia. Dodatkowo na Partnerze Prywatnym będzie spoczywać obowiązek poinformowania Podmiotu Publicznego o: a) wystąpieniu czynników mających lub mogących mieć istotny, negatywny wpływ na projekt, działalność lub sytuację Partnera Prywatnego, b) powstaniu przypadku naruszenia przez Partnera Prywatnego umowy finansowania, c) wystąpieniu przypadku: odmowy lub wstrzymania wypłaty, lub powstania przypadku przedterminowej obowiązkowej spłaty, lub postawienia finansowania w stan natychmiastowej wymagalności, d) powzięciu uchwały o likwidacji spółki Partnera Prywatnego, e) zgłoszeniu wniosku o otwarcie i o otwarciu postępowania upadłościowego lub naprawczego wobec Partnera Prywatnego, f) wszczęciu postępowania egzekucyjnego, w tym egzekucji administracyjnej wobec Partnera Prywatnego, gdzie kwota dochodzonego roszczenia przekracza wartość określoną w drodze dialogu konkurencyjnego, g) wszczęciu postępowania karno-skarbowego lub karnego wobec Partnera Prywatnego lub członka jego zarządu; 86 h) wygaśnięciu, cofnięciu lub zmianie jakiegokolwiek pozwolenia niezbędnego do realizacji przedsięwzięcia, i) rozwiązaniu lub wygaśnięciu jakiejkolwiek umowy z podwykonawcą działającym na zlecenie Partnera Prywatnego przy realizacji przedsięwzięcia, j) podjęciu uchwały przez Partnera Prywatnego o zmianie umowy spółki/statutu Partnera Prywatnego (dotyczy spółki celowej), k) zmianie w składzie organów korporacyjnych Partnera Prywatnego, l) wystąpieniu jakiegokolwiek innego zdarzenia mogącego mieć negatywny wpływ na możliwość należytego wykonania umów przez Partnera Prywatnego, w szczególności wszczęcia i prowadzenia postępowania administracyjnego dotyczącego lub mającego związek z realizacją przedsięwzięcia wraz z podaniem przedmiotu takiego postępowania, sygnatury, organu administracji oraz krótkiego opisu jego przebiegu. Partner Prywatny będzie też objęty klauzulami społecznymi w zakresie zatrudniania określonych osób w ramach umów o pracę. Partner Prywatny będzie zobowiązany do pozyskania finansowania całości przedsięwzięcia oraz wszelkich innych prac związanych z realizacją zobowiązań Partnera Prywatnego wynikających z umów o PPP, w sposób pozwalający na prawidłową realizację przedsięwzięcia. Partner Prywatny będzie zatem odpowiedzialny za zamknięcie finansowe przedsięwzięcia. W przypadku braku zamknięcia finansowego w określonym w umowie terminie, który zostanie ustalony podczas dialogu konkurencyjnego, Podmiot Publiczny będzie mógł przedłużyć ten termin według własnego uznania, co nie będzie miało wpływu na zwiększenie wynagrodzenia Partnera Prywatnego. W takiej sytuacji będą miały zastosowanie postanowienia dotyczące aktualizacji Programu „Archiwa”. Zwiększenie kosztów finansowania, takich jak: marża, prowizja lub inne opłaty w związku ze zmianą finansowania, będzie ponosił Partner Prywatny. Partner Prywatny będzie mógł modyfikować strukturę finansowania przedsięwzięcia, po akceptacji ze strony Podmiotu Publicznego. Zmiany te nie mogą powodować jednak przekroczenia alokacji środków na poszczególne lata Programu „Archiwa” (w takim przypadku zastosowanie będą miały postanowienia dotyczące aktualizacji Programu „Archiwa”). W celu wykazania w sposób niebudzący wątpliwości, że Partner Prywatny zapewnił finansowanie na całość przedsięwzięcia będzie on zobowiązany do przedłożenia kopii umów finansowania Podmiotowi Publicznemu. Brak zamknięcia finansowego będzie rodzić konieczność zapłaty przez Partnera Prywatnego kary umownej na rzecz Podmiotu Publicznego. Partner Prywatny będzie zobowiązany do przygotowania, a następnie do stosowania strategii zabezpieczenia ekspozycji na ryzyko zmiany stopy procentowej i ryzyko walutowe. Warunki zabezpieczenia zostaną uszczegółowione w dialogu konkurencyjnym z Partnerami Prywatnymi. 87 10.3. Obowiązki Podmiotu Publicznego: W ramach dialogu konkurencyjnego zostanie wypracowana procedura wynagrodzenia, mechanizm wynagradzania oraz zostaną uszczegółowione standardy utrzymania infrastruktury. Formułowane postanowienia będą opierały się na wypracowanych rozwiązaniach w innych umowach o partnerstwie publiczno-prywatnym. Dodatkowo na Podmiocie Publicznym będzie spoczywać obowiązek: a) regulowania wymagalnych i bezspornych płatności wynagrodzenia na rzecz Partnera Prywatnego, zgodnie z terminem określonym w umowach o PPP, b) wykonywania z należytą starannością istotnych zobowiązań, wynikających z umów o PPP, niebędących zobowiązaniem do dokonania płatności, c) prowadzenia bieżącej współpracy z Partnerem Prywatnym oraz koordynację przepływu informacji między stronami. 10.4. Zdarzenia nadzwyczajne: W umowach zostaną opisane zdarzenia nadzwyczajne, takie jak: siła wyższa, przypadek kompensacyjny, przypadek dostosowania, oraz zostanie omówiona ścieżka postępowania. Pozwoli to na bieżąco wdrożyć procedury mające na celu uniknięcie negatywnych skutków ww. zdarzeń. 10.5. Przedterminowe rozwiązanie umów o PPP: W umowach o PPP zostanie określony szczegółowo tryb wypowiedzenia umowy przez każdą ze stron. Wypowiedzenie umowy może też nastąpić w przypadku wystąpienia siły wyższej, przez każdą ze stron, w przypadku braku możliwości uzgodnienia między stronami działań koniecznych do ograniczenia lub usunięcia skutków siły wyższej. 10.5.1. Przedterminowe rozwiązanie umów o PPP przez Partnera Publicznego: Odstąpienie od każdej z pięciu umów o PPP przez Podmiot Publiczny będzie mogło nastąpić zgodnie z ustawą PZP w całym okresie umowy z powodu wystąpienia istotnej zmiany okoliczności powodującej, że wykonanie umowy nie będzie leżeć w interesie publicznym, czego nie można było przewidzieć w dniu jej zawarcia lub dalsze wykonywanie którejkolwiek umowy może zagrozić istotnemu interesowi bezpieczeństwa państwa lub bezpieczeństwu publicznemu. Ponadto Podmiot Publiczny będzie miał możliwość przedterminowego wypowiedzenia umowy w określonych w umowach przypadkach, tj. m.in.: a) braku zamknięcia finansowego w określonym w umowach terminie, lub w dodatkowym − jeśli taki został wyznaczony, b) zwłoki w wykonaniu dokumentacji projektowej, która będzie przekraczać określoną w umowach liczbę dni, c) Partner Prywatny nie uzyska pozwolenia na budowę w określonym w umowach terminie, d) z przyczyn zawinionych przez Partnera Prywatnego nie rozpocznie on prac budowlanych w określonym w poszczególnych umowach terminie, 88 e) z przyczyn zawinionych przez Partnera Prywatnego zostaną przerwane prace budowlane i Partner Prywatny nie podejmie ich w określonym w umowach terminie, f) termin zakończenia zostanie przesunięty o okres dopuszczalny w umowach, g) w infrastrukturze zostaną stwierdzone wady istotne, które mogą uniemożliwić użytkowanie infrastruktury zgodnie z przeznaczeniem i Partner Prywatny nie będzie w stanie w określonym terminie ich usunąć, h) z przyczyn zawinionych Partner Prywatny przerwie utrzymanie obiektów zgodnie z postanowieniami umów o PPP, i) Partnerowi Prywatnemu zostanie naliczona określona liczba punktów karnych w ciągu określonej jednostki czasowej (np. roku), j) obiekty nie będą dostępne przez czas określony w umowie o PPP, k) Partner Prywatny nie wniesie zabezpieczenia należytego wykonania, l) kondycja finansowa Partnera Prywatnego ulegnie pogorszeniu w ten sposób, że zostaną spełnione przesłanki umożliwiające ogłoszenie jego upadłości, m) Partner Prywatny lub osoba trzecia złoży skutecznie wniosek o ogłoszenie upadłości Partnera Prywatnego w rozumieniu ustawy z dnia 28 lutego 2003 r. – Prawo upadłościowe (Dz. U. z 2022 r. poz. 1520, z późn. zm.), n) zostanie podjęta uchwała o otwarciu likwidacji Partnera Prywatnego, o) zostanie podjęta uchwała o połączeniu, podziale lub przekształceniu Partnera Prywatnego bez pisemnej zgody Podmiotu Publicznego, p) nie zostaną zawarte umowy ubezpieczenia zgodnie z wymogami umów o PPP, q) nastąpi istotna zmiana okoliczności natury faktycznej lub prawnej, której konsekwencją będzie znaczące pogorszenie sytuacji prawnej, finansowej lub gospodarczej Partnera Prywatnego, w stopniu uniemożliwiającym wykonanie umów o PPP, r) Partner Prywatny nie będzie wykonywał w sposób rażący istotnego zobowiązania z którejkolwiek z umów o PPP mimo istnienia obiektywnych możliwości jego wykonania, a rażące niewykonanie tego zobowiązania będzie mieć istotny negatywny wpływ na Podmiot Publiczny w taki sposób, że dalsze wykonanie danej umowy jest obiektywnie nie do zaakceptowania dla podmiotu publicznego, s) z innych przyczyn określonych na etapie dialogu konkurencyjnego między Podmiotem Publicznym a Partnerami Prywatnymi. 10.5.2. Przedterminowe rozwiązanie umów o PPP przez Partnera Prywatnego: Partner Prywatny będzie mógł wypowiedzieć umowę w określonych w umowach o PPP warunkach, gdy: a) wejście w życie zmiany przepisów prawa spowoduje, że wykonanie którejkolwiek z umów przestanie być prawnie dopuszczalne, 89 b) Podmiot Publiczny pozostanie w zwłoce z zapłatą wymagalnych i bezspornych płatności wynagrodzenia, powyżej określonej wartości kwotowej, przez określony w umowach o PPP okres czasu, c) Podmiot Publiczny nie będzie wykonywał w sposób rażący istotnego zobowiązania z umów o PPP niebędącego zobowiązaniem do dokonania płatności, mimo istnienia obiektywnej możliwości jego wykonania, a rażące niewykonanie tego zobowiązania ma istotny negatywny wpływ na Partnera Prywatnego. 10.6. Skutki rozwiązania umów o PPP: Z dniem zakończenia umów o PPP ustaną prawa i obowiązki stron z niej wynikające, z wyłączeniami określonymi w tych umowach − dotyczącymi m.in. rękojmi, odpowiedzialności wobec podmiotów trzecich (które zostały przeniesione na Partnera Prywatnego), rozliczenia umów po ich rozwiązaniu, kwestii związanych z przeniesieniem praw autorskich i ochroną danych osobowych. 10.7. Rozliczenie stron umów o PPP po ich rozwiązaniu albo po ich wykonaniu: W umowie zostaną określone zasady rozliczenia zarówno po zakończeniu umowy, jak i jej przedterminowym rozwiązaniem. Podmiot Publiczny będzie zobowiązany do zapłaty na rzecz Partnera Prywatnego kwoty w wysokości ustalanej w umowie, zależnie od okoliczności i czasu wypowiedzenia albo wykonania umowy. Zapłata musi być potwierdzona wykonanymi pracami i Partner Prywatny będzie w stanie wykazać je odpowiednimi dowodami księgowymi. Umowa może regulować inne szczególne przypadki, gdy Partner Prywatny otrzyma wynagrodzenie za zrealizowane zadania już po wypowiedzeniu umowy o PPP. Rozliczenie umowy będzie także uwzględniało naliczenie kar umownych wynikających z umowy o PPP, jeżeli takie kary będą Podmiotowi Publicznemu należne. Partnerowi Prywatnemu zostaną wypłacone odszkodowania z tytułu zawartych ubezpieczeń. Szczegółowe postanowienia dotyczące rozliczenia zostaną wypracowane w toku dialogu konkurencyjnego. W umowie zostaną określone także szczegółowe zasady rozliczenia. 10.8. Zwrot infrastruktury: W umowie zostanie określony szczegółowo proces zwrotu infrastruktury po zakończeniu umowy o PPP. Zwrot infrastruktury będzie poprzedzała kontrola tej infrastruktury oraz inwentaryzacja. W razie konieczności zostaną wykonane niezbędne remonty i prace, aby przekazana infrastruktura była w pełni dostępna i mogła dalej być wykorzystywana przez Podmiot Publiczny z uwzględnieniem procesu. 10.8.1. Odbiór infrastruktury: Odbiór infrastruktury zostanie potwierdzony protokołem odbioru, który poprzedzi sprawdzenie przez Podmiot Publiczny czy infrastruktura spełnia na koniec okresu danej umowy wymagania określone w tej umowie. W przypadku niespełnienia wymogów Partner Prywatny będzie zobowiązany do wypłaty kwoty stanowiącej równowartość kwoty niezbędnych prac. Partner Prywatny zapewni, iż Podmiotowi Publicznemu 90 będzie przysługiwać tytuł prawny do sprzętu i urządzeń zamontowanych w obiektach Archiwów Państwowych. Partner Prywatny przeniesie uprawnienia z tytułu rękojmi i gwarancji, które będą wynikać z postanowień umów zawartych z podwykonawcami. 10.8.2. Rękojmia Partnera Prywatnego: Partner Prywatny udzieli rękojmi za wady po zakończeniu umowy o PPP w odniesieniu do zgodności stanu infrastruktury, jaka zostanie określona na dzień zakończenia umowy. 11. Źródła finansowania 11.1. Miejsce Programu „Archiwa” Program „Archiwa” jest jednym z kilku instrumentów finansowych, które mogą zostać wykorzystane w ramach działań na rzecz rozwoju Archiwów Państwowych w Polsce. Jednocześnie w ramach stałych elementów polityki kulturalnej państwa oraz działań Naczelnego Dyrektora mogą być podejmowane działania komplementarne, które także przyczyniają się do osiągnięcia przedstawionych celów Programu „Archiwa”. Dla wzmocnienia efektu synergii między zadaniami Programu „Archiwa” oraz innymi inicjatywami, działaniami i projektami, które są związane z rozwojem Archiwów Państwowych w Polsce (w tym jednostek zlokalizowanych w: Koszalinie, Łodzi, Piotrkowie Trybunalskim, Poznaniu i Szczecinie), obok środków będących w dyspozycji Naczelnego Dyrektora, jako dysponenta środków budżetowych II stopnia w części 24 budżetu państwa, mogą pojawić się środki finansowe pochodzące z Programu „Archiwa”. Wskazane rozwiązania wymagają jednak rzeczywistego i wyraźnego wyodrębnienia poszczególnych zadań pod względem rzeczowym i finansowym. Zgodnie z art. 134 ustawy o finansach publicznych i § 5 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 2 grudnia 2010 r. w sprawie szczegółowego sposobu i trybu finansowania inwestycji z budżetu państwa (Dz. U. poz. 1579) przyjęto zasadę, że łączna kwota środków z budżetu państwa nie może być wyższa niż wartość kosztorysowa inwestycji określona przy rozpoczęciu jej realizacji, obejmująca koszty przygotowania do realizacji, koszty robót budowlanych, koszty nadzoru nad wykonywaniem robót budowlanych i koszty pierwszego wyposażenia. Rozpoczęcie budowy jest rozumiane zgodnie z art. 41 ustawy Prawo budowlane. Jednocześnie należy zaznaczyć, że łączny budżet Programu „Archiwa” obejmuje również środki na pokrycie kosztów zarządzania Programem „Archiwa”, które obejmują m.in. kategorie kosztów niezwiązanych z procesem inwestycyjnym. Po ukończeniu inwestycji Archiwa Państwowe w: Koszalinie, Łodzi, Piotrkowie Trybunalskim, Poznaniu i Szczecinie będą finansowane na zasadach dotychczasowych ze środków w części 24 budżetu państwa. Dodatkowo wskazane archiwa, będące dysponentami III stopnia, będą ponosiły wydatki z tytułu wynagrodzenia Partnera Prywatnego, w formie cyklicznie wypłacanej opłaty za dostępność. Opłata ta zostanie uruchomiona dopiero po oddaniu obiektów do użytkowania. W przypadku gdy Partner Prywatny nie wykona przyjętych na siebie obowiązków, opłata za dostępność zostanie odpowiednio pomniejszona, co będą regulowały poszczególne umowy z Partnerem Prywatnym. 91 11.2. Założenia finansowe przyjęte dla Programu „Archiwa” W opracowaniu Programu „Archiwa” przyjęto następujące założenia finansowe: 1) Budżet Programu „Archiwa” opiera się na środkach budżetu państwa. Nie przewiduje się zaangażowania środków z budżetów jednostek samorządu terytorialnego. Finansowanie z budżetu państwa może stanowić 100% nakładów na Program „Archiwa”. Partner Prywatny zgodnie z postanowieniami umów projektuje, buduje, rozbudowuje i przebudowuje infrastrukturę. W okresie realizacji inwestycji Partner Prywatny nie otrzymuje wynagrodzenia, a inwestycje są finansowane przez Partnera Prywatnego z własnych środków lub uzyskanych od instytucji finansujących. Na etapie operacyjnym, kiedy Partner Prywatny utrzymuje i zarządza wytworzoną infrastrukturą, Partner Prywatny otrzymuje wynagrodzenie od podmiotu publicznego w formie opłaty za dostępność, która pokrywa poniesione nakłady i marżę Partnera Prywatnego95). 2) Wydatki ponoszone w ramach poszczególnych Priorytetów Programu „Archiwa” będą wydatkami inwestycyjnymi i wydatkami bieżącymi, finansowanymi z budżetu państwa w ramach środków części 24, zgodnie z przedstawionym podziałem środków na lata 2023– 2052. Sposób rozliczenia środków w ramach projektów PPP określa Krajowy Standard Rachunkowości nr 10 umowy o partnerstwie publiczno-prywatnym oraz umowy koncesji na roboty budowlane i usługi96). 3) Dodatkowo w ramach Programu „Archiwa” ze środków w części 24 budżetu państwa zaplanowano wydatki bieżące związane z finansowaniem kosztów zarządzania Programem „Archiwa”. Środki na finansowanie programu na 2023 r. zostały ujęte w części za którą odpowiada minister właściwy do spraw kultury i ochrony dziedzictwa narodowego. W kolejnych latach Programu „Archiwa”, tj. 2024–2052, środki będą ujmowane w ramach wydatków części 24 budżetu państwa jako jej zwiększenie, zgodnie z postanowieniami uchwały Rady Ministrów w sprawie ustanowienia programu wieloletniego „Budowa i utrzymanie Archiwów Państwowych w formule partnerstwa publiczno-prywatnego” na lata 2023–2052. Koszty zarządzania Programem „Archiwa” obejmują koszty związane z zatrudnieniem osób nadzorujących po stronie archiwów i Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych umowę o PPP i realizację Programu „Archiwa”, tj. kierowników projektu i dyrektora projektu. Pozyskanie i utrzymanie kadry zarządzającej umową o PPP będzie kluczowe dla zabezpieczenia interesów podmiotu publicznego. Zarządzanie umową to ogół działań i czynności podmiotu publicznego, w tym kontrola i monitoring należytej jakości robót i usług, zarządzanie zmianami ryzykiem, roszczeniami i płatnościami oraz zakończeniem umowy o PPP. Uwzględniono również koszty niezbędnych dla realizacji szkoleń i wykonania ekspertyz. 4) Program „Archiwa” jest realizowany w oparciu o ustawę o partnerstwie publiczno- -prywatnym, a ujęte w budżecie Programu „Archiwa” szacowane wynagrodzenie Partnera 95) Wytyczne Tom I Przygotowanie Projektów PPP – wersja 2.0 https://www.ppp.gov.pl/przygotowanie-projektow-ppp/. 96) https://www.gov.pl/web/finanse/krajowe-standardy-rachunkowosci (dostęp w dniu 3 lutego 2023 r.). 92 Prywatnego97) w latach 2027–2052 będzie miało formę tzw. opłaty za dostępność. Na tę opłatę złożą się opłaty za: a) usługę budowlaną98), b) usługę utrzymania, c) usługę finansową. 5) Stosownie do art. 173 ustawy o finansach publicznych środki z budżetu państwa przeznaczone na finansowanie programów wieloletnich nie mogą być wykorzystane na inne cele. 6) Środki na realizację Programu „Archiwa” będą przyznawane Operatorowi Priorytetów, tj. Naczelnemu Dyrektorowi, w formie zwiększenia limitu wydatków, w wysokości kwot określonych w budżecie Programu „Archiwa” na każdy rok realizacji Programu „Archiwa”. 7) Środki na pokrycie kosztów zarządzania Programem „Archiwa” (co obejmuje koszty zarządzania umowami o PPP oraz koszty wynagrodzeń) będą przyznawane Operatorowi Priorytetów oraz archiwom zaangażowanym w Program „Archiwa” w wysokości wynikającej z kwoty określonej w Programie „Archiwa” na dany rok na to zadanie. Środki te będą przyznawane w formie zwiększenia limitu wydatków Naczelnego Dyrektora. W ramach środków na pokrycie kosztów zarządzania Programem „Archiwa” będą finansowane wynagrodzenia oraz szkolenia pracowników archiwów zaangażowanych we wdrażanie Programu „Archiwa”. Ze środków mogą być finansowane jedynie wydatki bieżące. 8) W ramach części 24 budżetu państwa (w odniesieniu do środków budżetowych zagwarantowanych w danym roku), w ramach każdego Priorytetu (między pozycjami kosztów), między Priorytetami oraz w zakresie środków przyznawanych na pokrycie kosztów zarządzania Programem „Archiwa” można dokonywać przesunięć alokacji środków, po akceptacji ministra właściwego do spraw kultury i ochrony dziedzictwa narodowego, bez konieczności aktualizacji Programu „Archiwa”. Wskazana zmiana będzie realizowana zgodnie z art. 171 ustawy o finansach publicznych i nie wymaga nowelizacji uchwały o przyjęciu programu wieloletniego. Informacja o dokonanych przesunięciach jest uwzględniana w sprawozdaniu z realizacji Programu „Archiwa” za dany rok, w którym zostało dokonane przesunięcie alokacji. 9) Wydatki na bieżącą działalność archiwów nie zostały ujęte w Programie „Archiwa”. Zostaną one zabezpieczone poza programem wieloletnim w ramach cz. 24 kultura i ochrona dziedzictwa narodowego (koszty bieżące funkcjonowania nieobjętych programem archiwów będzie ponosić podmiot publiczny w ramach limitów środków ministra właściwego do spraw kultury i ochrony dziedzictwa narodowego). Należy podkreślić, że przyjęte założenia w PFU czynią nowopowstałe budynki budynkami 97) Ostateczna wysokość wynagrodzenia Partnera Prywatnego zostanie określona po uchwaleniu programu wieloletniego, w trybie dialogu konkurencyjnego we wspólnym postępowaniu, zgodnie z przepisami ustawy PZP, z uwzględnieniem przesłanki do zastosowania trybu dialogu konkurencyjnego zgodnie z art. 170 w zw. z art. 153 ustawy PZP (np. art. 153 pkt 3 PZP). 98) Usługa budowlana obejmuje zarówno przygotowanie dokumentacji, uzyskanie pozwoleń na budowę, jak i koszty budowy. 93 energooszczędnymi i nowoczesnymi, co powinno przełożyć się na niskie koszty eksploatacji. 10) Koszty związane z przeprowadzką zasobu, fumigacją zostaną pokryte z części 24 kultura i ochrona dziedzictwa narodowego poza Programem „Archiwa” w ramach kosztów na działalność bieżącą. 11.3. Przepływy finansowe Procedura zapewnienia finansowania i związane z nią przepływy finansowe zakładają następujące etapy: 1) Minister właściwy do spraw kultury i ochrony dziedzictwa narodowego informuje Operatora Priorytetów, tj. Naczelnego Dyrektora, o kwocie przeznaczonej na Program „Archiwa”, podając ją rozłożoną na lata realizacji Programu „Archiwa”. Informacja uwzględnia w poszczególnych latach podział środków Programu „Archiwa” na Priorytety oraz przedstawia wyodrębnione środki przeznaczone na zarządzanie Programem „Archiwa”. 2) Środki budżetu państwa są przyznawane Operatorowi Priorytetów w kwocie ustalonej na dany rok w Programie „Archiwa” na podstawie przepisów ustawy o finansach publicznych. Rozliczenie dofinansowania odbywa się na zasadach określonych w zarządzeniu Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 30 października 2013 r. w sprawie nadzoru i kontroli nad jednostkami objętymi częścią 24 budżetu państwa (Dz. Urz. MKiDN poz. 43). 3) Naczelny Dyrektor dokonuje podziału kwot Programu „Archiwa” na dany rok, z wyłączeniem środków na pokrycie kosztów zarządzania Programem „Archiwa”, między Archiwa Państwowe w: Koszalinie, Łodzi, Piotrkowie Trybunalskim, Poznaniu i Szczecinie, zgodnie z przyporządkowaniem środków do poszczególnych Priorytetów Programu „Archiwa”. 4) W latach 2027–2052, na podstawie dokonanego podziału kwot Programu „Archiwa” na dany rok oraz na podstawie umów z Partnerem Prywatnym, na potrzeby realizacji Programu „Archiwa”, Archiwa Państwowe w: Koszalinie, Łodzi, Piotrkowie Trybunalskim, Poznaniu i Szczecinie ponoszą stosowne opłaty w formie tzw. opłaty za dostępność. 11.4. Plan finansowy Programu „Archiwa” Koszty Programu „Archiwa” zostały przedstawione na podstawie opracowanego modelu finansowego Programu „Archiwa” podczas prac nad oceną efektywności, wykonaną w ramach porozumienia z ministrem właściwym do spraw rozwoju regionalnego przez PFR i przedstawione Ministrowi Finansów wraz ze złożonym wnioskiem o wyrażenie zgody na sfinansowanie projektu z budżetu państwa (rozdz. II.2). 94 Koszt opłaty za dostępność (OzD) finansowany z budżetu państwa w okresie 2027– 2052 wyniesie łącznie około 2 606 064 837 zł z VAT. W poszczególnych latach będzie on kształtował się następująco: Tabela 7 Koszty opłaty za dostępność łącznie w okresie realizacji Programu „Archiwa” (w złotych)

Źródło: Ocena efektywności, CPI na podstawie Wytycznych Ministra Finansów dotyczących stosowania jednolitych wskaźników makroekonomicznych będących podstawą oszacowania skutków finansowych projektowanych ustaw z 2 maja 2023 r. Z uwagi na wydaną 14 czerwca 2023 r. zgodę Ministra Finansów na sfinansowanie Programu „Archiwa” ze środków publicznych w oparciu o art. 18 ust. 1 ustawy o partnerstwie publiczno-prywatnym i zakończenie przygotowania analiz, na potrzeby Oceny Skutków Regulacji nie aktualizowano danych o kolejne wersje wytycznych. 95 Tabela 8 Wartość Programu „Archiwa” w podziale na lata realizacji Programu „Archiwa” w złotych

od 2027 r. = 102,5%) 0 400 000 0 400 000 2023 0 958 500 760 410 1 718 910 2024 0 995 881 790 066 1 785 947 2025 0 1 026 754 814 558 1 841 312 2026 205 019 542 1 052 423 834 922 206 906 887 2027 102 861 855 1 078 733 855 795 104 796 383 2028 98 135 565 1 105 702 877 190 100 118 457 2029 98 848 171 1 133 343 899 120 100 880 634 2030 96 551 358 1 161 677 921 598 98 634 633 2031 94 326 103 1 190 720 944 637 96 461 460 2032 93 526 390 1 220 488 968 254 95 715 132 2033 117 911 697 1 251 000 992 460 120 155 157 2034 125 051 707 1 282 275 1 017 271 127 351 253 2035 118 722 256 1 314 331 1 042 703 121 079 290 2036 94 978 654 1 347 190 1 068 771 97 394 615 2037 95 605 665 1 380 870 1 095 490 98 082 025 2038 109 913 647 1 415 392 1 122 877 112 451 916 2039 102 157 080 1 450 776 1 150 949 104 758 805 2040 87 617 438 1 487 046 1 179 723 90 284 207 2041 68 687 239 1 524 222 1 209 216 71 420 677 2042 75 158 158 1 562 327 1 239 447 77 959 932 2043 117 458 927 1 601 386 1 270 432 120 330 745 2044 113 823 238 1 641 420 1 302 193 116 766 851 2045 105 338 130 1 682 456 1 334 748 108 355 334 2046 36 190 081 1 724 517 1 368 117 39 282 715 2047 52 230 871 1 767 630 1 402 320 55 400 821 2048 127 061 388 1 811 821 1 437 378 130 310 587 2049 128 019 834 1 857 116 1 473 312 131 350 262 2050 113 770 861 1 903 544 1 510 145 117 184 550 2051 27 098 982 1 951 133 1 547 899 30 598 014 2052 2 606 064 837 41 280 673 32 432 001 2 679 777 511 Razem Źródło: Ocena efektywności, CPI na podstawie Wytycznych Ministra Finansów dotyczących stosowania jednolitych wskaźników makroekonomicznych będących podstawą oszacowania skutków finansowych projektowanych ustaw z 2 maja 2023 r., obliczenia własne. Z uwagi na wydaną 14 czerwca 2023 r. zgodę Ministra Finansów na sfinansowanie Programu „Archiwa” ze środków publicznych w oparciu o art. 18 ust. 1 ustawy o partnerstwie publiczno-prywatnym i zakończenie przygotowania analiz, na potrzeby Oceny Skutków Regulacji nie aktualizowano danych o kolejne wersje wytycznych. 96 Wysokość opłaty za dostępność została skalkulowana z uwzględnieniem szacunkowych nakładów inwestycyjnych, kosztów operacyjnych i odtworzeniowych utrzymania obiektów oraz kosztów finansowych i marży partnera prywatnego. Koszty Programu „Archiwa” będą ulegać weryfikacji i mogą podlegać aktualizacji w wyniku prowadzonych prac nad przedsięwzięciem, postępowania w trybie określonym ustawą PZP szczególnie po przeprowadzeniu dialogu konkurencyjnego i złożeniu ofert oraz wyborze Partnera Prywatnego. Umowy o PPP, które zostaną wypracowane na etapie dialogu konkurencyjnego z potencjalnymi Partnerami Prywatnymi będą zawierały klauzule umożliwiające waloryzację kwoty. Przedstawiona kwota nie zawiera środków na bieżącą działalność archiwów po wybudowaniu nowych obiektów, które w ramach podziału zadań na etapie utrzymania obiektu zostały przypisane podmiotowi publicznemu. Wyliczona kwota nie zawiera też wydatków (przepakowywania, czyszczenia, dezynfekcji i transportu), jakie archiwa poniosą w związku z przemieszczeniem materiałów archiwalnych z dotychczasowych miejsc przechowywania do docelowych obiektów. Ostateczne oszacowanie tych kosztów nastąpi w trakcie procesu inwestycyjnego i będą one systematycznie umieszczane w ustawie budżetowej w latach inwestycji oraz w latach następnych po jej zakończeniu (dezynfekcja, transport). Zgodnie z ustawą o polityce rozwoju (art. 17 ust. 1 pkt 6 lit. b) poniżej został przedstawiony plan finansowy Programu „Archiwa” zawierający kwotę środków przeznaczonych na finansowanie realizacji Programu „Archiwa” w podziale między poszczególne Priorytety. Z uwagi na fakt, iż w Programie „Archiwa” jest jeden Operator Priorytetów, koszty zarządzania umowami o PPP oraz koszty zarządzania Programem „Archiwa” (wspólna kategoria kosztów) nie były uwzględniane w podziale na Priorytety. Z tego względu w tabeli nr 9 (poniżej) zsumowane wartości dla całego Programu „Archiwa” są niższe niż dane wskazane w tabeli nr 8 pt. „Wartość Programu „Archiwa” w podziale na lata realizacji Programu „Archiwa””. Jednocześnie w tabeli nr 9 pozycja „Opłata za dostępność razem”, tj. za lata 2027–2052 wskazana dla wszystkich Priorytetów Programu „Archiwa” jest zgodna z wykazaną opłatą za dostępność brutto w tabeli nr 7 pt. „Koszty opłaty za dostępność łącznie w okresie realizacji Programu „Archiwa””. 97

9

Priorytetów, tj. Naczelnego Dyrektora, i przedkładane do akceptacji ministra właściwego do spraw kultury i ochrony dziedzictwa narodowego – w terminach i na zasadach określonych w dokumentach dotyczących nadzoru ministra nad instytucjami podległymi i nadzorowanymi. Operator Priorytetów na bieżąco monitoruje informacje dotyczące postępu finansowego i rzeczowego w ramach poszczególnych Priorytetów na podstawie sprawozdań Archiwów Państwowych, odpowiednio w: Koszalinie, Łodzi, Piotrkowie Trybunalskim i Szczecinie. Operator przez cały okres wdrażania Programu „Archiwa” sporządza sprawozdania roczne z realizacji Programu „Archiwa” (z zachowaniem podziału na Priorytety), a na zakończenie Programu „Archiwa” – sprawozdanie końcowe. Minister właściwy do spraw kultury i ochrony dziedzictwa narodowego może wystąpić jednorazowo lub cyklicznie do Operatora (a ten do Archiwów Państwowych zaangażowanych w Programie „Archiwa”) o dodatkowe dane wykorzystywane w procesie sprawozdawania i monitorowania. Sprawozdanie roczne z realizacji priorytetu obejmuje sprawozdanie merytoryczne oraz sprawozdanie z wykonania wydatków. Część merytoryczna obejmuje informacje o wskaźnikach odnoszące się do procesu wdrażania działań w ramach priorytetu. Zestawienia są sporządzane jako dane za rok sprawozdawczy, przy czym w sprawozdaniu są podawane dane według stanu na dzień 31 grudnia roku sprawozdawczego. Operator analizuje wartości wskaźników przez porównanie wartości planowanych i osiągniętych. W przypadku odstępstw w wartościach osiągniętych i planowanych konieczne jest przedstawienie przyczyn tego stanu rzeczy. Sprawozdanie końcowe obejmuje cały okres wdrażania Programu „Archiwa”, tj. lata 2023‒2052, z uwzględnieniem aktualizacji danych na dzień 31 grudnia 2052 r. Sprawozdawczość będzie prowadzona w szczególności na podstawie przepisów rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 11 stycznia 2022 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. poz. 144, z późn. zm.). Terminy składania sprawozdań: W terminie: do dnia 31 marca roku następnego Operator Priorytetów przekazuje sprawozdanie roczne z realizacji Programu „Archiwa” do akceptacji przez ministra właściwego do spraw kultury i ochrony dziedzictwa narodowego. Na tej podstawie i po akceptacji sprawozdania minister właściwy do spraw kultury i ochrony dziedzictwa narodowego, w terminie do dnia 30 maja, przedkłada Radzie Ministrów zbiorcze sprawozdanie z realizacji Programu „Archiwa” za rok ubiegły. Sprawozdanie końcowe jest przekazywane przez Operatora Priorytetów do akceptacji przez ministra właściwego do spraw kultury i ochrony dziedzictwa narodowego w terminie do dnia 1 marca 2053 r. Na tej podstawie i po akceptacji sprawozdania końcowego z realizacji Programu „Archiwa” minister właściwy do spraw kultury i ochrony dziedzictwa narodowego, w terminie do dnia 30 września 2053 r., przedkłada Radzie Ministrów zbiorcze sprawozdanie końcowe z realizacji Programu „Archiwa”. Sprawozdanie końcowe z Programu „Archiwa” jest tożsame ze sprawozdaniem z ostatniego roku realizacji Programu „Archiwa”, które jest uzupełnione o podsumowanie 103 całego okresu jego wdrażania. Tym samym minister właściwy do spraw kultury i ochrony dziedzictwa narodowego nie przedkłada Radzie Ministrów odrębnego sprawozdania z ostatniego roku realizacji Programu „Archiwa”. W ramach sprawozdania końcowego Operator Priorytetów, w kooperacji z Archiwami Państwowymi zaangażowanymi w Program „Archiwa”, sporządza zestawienie wskaźników za cały okres realizacji. 12.2. Monitorowanie Wskaźniki przyjęte dla Programu „Archiwa” są podstawą monitorowania i sprawozdawczości Programu „Archiwa”. W tym celu dla Programu „Archiwa” wybrano dziesięć wskaźników, podzielonych na cztery wskaźniki produktu (których wartości oszacowano na dzień zakończenia poszczególnych inwestycji) oraz sześć wskaźników rezultatu bezpośredniego, które będą monitorowane w okresie użytkowania obiektów objętych inwestycją w ramach Programu „Archiwa”. Są to: Wskaźniki produktu: 1. Liczba inwestycji103) objętych wsparciem Programu „Archiwa”, 2. Liczba inwestycji104), które w wyniku Programu „Archiwa” dostosowano do potrzeb osób ze szczególnymi potrzebami, 3. Liczba energooszczędnych inwestycji105) (o wartości zapotrzebowania na nieodnawialną energię pierwotną EP=45 kWh/m2/rok106)) w ramach Programu „Archiwa”107), 4. Powierzchnia108) użytkowa [m2] inwestycji objętych wsparciem Programu „Archiwa”. Wskaźniki rezultatu bezpośredniego: 1. Minimalny metraż półek [m.b.] w Archiwach Państwowych objętych Programem „Archiwa”, 2. Metraż przejętych materiałów archiwalnych [m.b.] przez Archiwa Państwowe objęte Programem „Archiwa”, 103) Termin „inwestycja” odnosi się do jednej z pięciu lokalizacji, w których jest realizowany Program „Archiwa”, tj. w: Koszalinie, Łodzi, Piotrkowie Trybunalskim, Poznaniu i Szczecinie. Inwestycja może obejmować jeden albo więcej budynków danego Archiwum Państwowego. 104) jw. 105) jw. 106) Rozporządzenie Ministra Infrastruktury i Rozwoju z dnia 27 lutego 2015 r. w sprawie metodologii wyznaczania charakterystyki energetycznej budynku lub części budynku oraz świadectw charakterystyki energetycznej (Dz. U. poz. 376, z późn. zm.). Na podstawie art. 15 ustawy z dnia 29 sierpnia 2014 r. o charakterystyce energetycznej budynków (Dz. U. z 2021 r. poz. 497, z późn. zm.). 107) Przyjmuje się, iż w okresie obowiązywania Programu „Archiwa”, tj. do 2052 r., metodologia wyznaczania charakterystyki energetycznej budynku lub części budynku oraz świadectw charakterystyki energetycznej może ulec zmianie, niemniej na potrzeby Programu „Archiwa”, jako wiążące i podlegające monitorowaniu, uznaje się wartości wykazane w przyjętej nazwie wskaźnika CG_P_3. 108) Wskaźnik opiera się na danych szacunkowych, których wartość może zostać skorygowana w procesie negocjacji umowy z Partnerem Prywatnym. 104 3. Liczba dni w roku109), w których zachowana została prawidłowa temperatura i wilgotność w magazynach Archiwów Państwowych objętych Programem „Archiwa”, 4. Liczba dni roboczych110) w roku, w których dostępne były pracownie konserwacji mokrej111) w Archiwach Państwowych objętych Programem „Archiwa”, 5. Liczba dni roboczych112) w roku, w których dostępne były pracownie konserwacji suchej113) w Archiwach Państwowych objętych Programem „Archiwa”, 6. Liczba dni roboczych114) w roku, w których dostępne były pracownie digitalizacji/reprografii115) w Archiwach Państwowych objętych Programem „Archiwa”, 7. Liczba dni roboczych116) w roku, w których dostępna była czytelnia w Archiwach Państwowych objętych Programem „Archiwa”, 8. Liczba szkoleń przeprowadzonych dla pracowników Archiwów Państwowych zaangażowanych we wdrażanie Programu „Archiwa”. 12.3. Założenia przyjęte dla wskaźników Programu „Archiwa”: 1. Dane przyjęte w ramach szacowania wartości pośrednich i docelowych dla wskaźników wybranych dla Programu „Archiwa” zakładają ciągłość funkcjonowania Archiwów Państwowych objętych Programem „Archiwa”. Należy jednak zaznaczyć, iż proces inwestycyjny realizowany w wymagających warunkach makroekonomicznych może mieć istotny i nieprzewidywalny wpływ na osiągnięcie założonych wartości wskaźników Programu „Archiwa”. 2. Dla celu głównego Programu „Archiwa” przypisano cztery wskaźniki produktu oraz osiem wskaźników rezultatu bezpośredniego. Wskaźniki przypisane do celu głównego są monitorowane w każdym Priorytecie Programu „Archiwa”, z wyjątkiem wskaźnika CG_R_8 Liczba szkoleń przeprowadzonych dla pracowników zaangażowanych we wdrażanie Programu „Archiwa”, który jako związany z procesem zarządzania Programem „Archiwa” jest monitorowany jedynie na poziomie Celu głównego. Oznacza to, iż (poza wskazanym wyjątkiem) wartości przypisane do celu głównego Programu „Archiwa” 109) Wartość wskaźnika, zagregowanego dla Celu głównego, jest wyższa niż całkowita liczba dni w roku kalendarzowym, tj. 365, co wynika z faktu, iż wartość wskaźnika jest obliczana niezależnie dla każdej inwestycji. Dla wartości docelowej przyjęto całkowitą liczbę dni w roku zakończenia projektu. 110) Wartość wskaźnika, zagregowanego dla Celu głównego, jest wyższa niż liczba dni roboczych w roku kalendarzowym, co wynika z faktu, iż wartość wskaźnika jest obliczana niezależnie dla każdej inwestycji. Dla wartości docelowej przyjęto całkowitą liczbę dni w roku zakończenia projektu. 111) Poprzez dostępność pracowni konserwacji mokrej rozumie się możliwość realizacji zadań przez pracowników Archiwów Państwowych. 112) Wartość wskaźnika, zagregowanego dla Celu głównego, jest wyższa niż liczba dni roboczych w roku kalendarzowym, co wynika z faktu, iż wartość wskaźnika jest obliczana niezależnie dla każdej inwestycji. Dla wartości docelowej przyjęto całkowitą liczbę dni w roku zakończenia projektu. 113) Poprzez dostępność pracowni konserwacji suchej rozumie się możliwość realizacji zadań przez pracowników Archiwów Państwowych. 114) Wartość wskaźnika, zagregowanego dla Celu głównego, jest wyższa niż liczba dni roboczych w roku kalendarzowym, co wynika z faktu, iż wartość wskaźnika jest obliczana niezależnie dla każdej inwestycji. Dla wartości docelowej przyjęto całkowitą liczbę dni w roku zakończenia projektu. 115) Poprzez dostępność pracowni digitalizacji/reprografii rozumie się możliwość realizacji zadań przez pracowników Archiwów Państwowych. 116) Wartość wskaźnika, zagregowanego dla Celu głównego, jest wyższa niż liczba dni roboczych w roku kalendarzowym, co wynika z faktu, iż wartość wskaźnika jest obliczana niezależnie dla każdej inwestycji. 105 wynikają ze zagregowania (zsumowania) wartości cząstkowych przypisanych do każdego z celów szczegółowych Programu „Archiwa”. 3. Do wszystkich Celów szczegółowych Programu „Archiwa” (do których przyporządkowano pięć Priorytetów, po jednym do każdego Celu szczegółowego) przypisano wskaźniki produktu oraz wskaźniki rezultatu bezpośredniego. 4. W każdym roku realizacji Programu „Archiwa” wskaźniki będą monitorowane za pośrednictwem sprawozdań składanych przez Archiwa Państwowe objęte Programem „Archiwa”. 5. W zależności od specyfiki danego wskaźnika założenia przyjęte dla szacowania jego wartości odnosiły się do danych historycznych przedstawionych przez Archiwa Państwowe objęte Programem „Archiwa” albo do wartości szacowanych na podstawie założeń przyjętych dla danej inwestycji. 6. Z uwagi na specyfikę wdrażania Programu „Archiwa” (w oparciu o umowy o PPP, w ramach której w latach 2027–2052 będzie ponoszona opłata za dostępność na rzecz Podmiotu Prywatnego, będącego inwestorem zastępczym) należy wskazać, że: a) wartości wskaźników produktu zostały oszacowane na rok zakończenia inwestycji przez Partnera Prywatnego, tj. do 2027 r., w oparciu o planowane wartości (które mogą ulec zmianie w toku negocjacji umów o PPP). Po osiągnięciu wartości docelowej wskaźniki produktu nie podlegają dalszemu monitorowaniu, ponieważ ich wartość nie ulega zmianie do 2052 r. Fakt ten odzwierciedlono w tabeli oznaczeniem n.d. [„nie dotyczy”]. b) wartości wskaźników rezultatu bezpośredniego w zdecydowanej większości zostały oszacowane na lata 2027–2052, a więc w okresie użytkowania przez Archiwa Państwowe infrastruktury objętej interwencją Programu „Archiwa”. Na poziomie Celu głównego przedstawiona, szacowana wartość docelowa (na 2052 r.) wskaźników rezultatu bezpośredniego stanowi sumę wartości poszczególnych wskaźników zagregowaną z pięciu Celów szczegółowych. Wskaźniki rezultatu bezpośredniego, związane z dostępnością (użytkowaniem) infrastruktury objętej wsparciem Programu „Archiwa” nie podlegają monitorowaniu do czasu zakończenia procesu inwestycji, co odzwierciedlono w tabeli oznaczeniem n.d. [„nie dotyczy”]. 7. W celu ułatwienia identyfikacji poszczególnych grup wskaźników (podzielonych na wskaźniki produktu oraz wskaźniki rezultatu) przyjęto następujące symbole identyfikacyjne (oznaczenia ID) dla wskaźników Programu „Archiwa”: a) CG_P – wskaźnik produktu przyjęty dla celu głównego Programu „Archiwa” (monitorowany na poziomie każdego z Priorytetów), b) CG_R – wskaźnik rezultatu przyjęty dla celu głównego (monitorowany na poziomie każdego z Priorytetów, z wyjątkiem wskaźnika CG_R_8). 106 W tabelach poniżej przedstawiono wskaźniki dla poszczególnych poziomów wdrażania Programu „Archiwa”. Z uwagi na czas realizacji Programu „Archiwa” dane ujęto w dwóch zestawieniach, za lata 2023–2035 oraz 2036–2052. 107 ts a m 8

t a 0

2