Umowa ramowa pomiędzy Rządem Rzeczypospolitej Polskiej a Szwajcarską Radą Federalną o wdrażaniu Szwajcarsko-Polskiego Programu Współpracy w celu zmniejszenia różnic społeczno-gospodarczych w obrębie rozszerzonej Unii Europejskiej, podpisana w Bernie w dniu 20 grudnia 2007 r.

672 UMOWA RAMOWA pomi´dzy rzàdem Rzeczypospolitej Polskiej a Szwajcarskà Radà Federalnà o wdra˝aniu Szwajcarsko-Polskiego Programu Wspó∏pracy w celu zmniejszenia ró˝nic spo∏eczno-gospodarczych w obr´bie rozszerzonej Unii Europejskiej, podpisana w Bernie w dniu 20 grudnia 2007 r. Przek∏ad UMOWA RAMOWA pomi´dzy rzàdem Rzeczypospolitej Polskiej a Szwajcarskà Radà Federalnà o wdra˝aniu Szwajcarsko-Polskiego Programu Wspó∏pracy w celu zmniejszenia ró˝nic spo∏eczno-gospodarczych w obr´bie rozszerzonej Unii Europejskiej

Nr 75 — 3539 — Poz. 672

- *Umowa ws. Projektu” oznacza umowę zawartą między Stronami oraz, jeżeli zajdzie konieczność, dodatkowymi stronami umowy w sprawie realizacji Projektu, zatwierdzonego przez Strony;

"Krajowa Instytucja Koordynująca" (KIK) oznacza polską instytucję odpowiedzialną za koordynację Szwajcarsko- Polskiego Programu Współpracy;

- "Instytucja Pośrednicząca” oznacza utworzoną w sposób prawny instytucję publiczną lub prywatną wskazaną przez Krajową Instytucję Koordynującą, która wykonuje zadania powierzone jej przez KIK lub działa w jej imieniu wobec Instytucji Realizujących, które wdrażają Projekty;

„Instytucja Płatnicza” oznacza instytucję utworzoną w Ministerstwie Finansów zapewniającą właściwą kontrolę finansową w ramach Szwajcarsko-Polskiego Programu Współpracy;

„Instytucja Audytu” oznacza instytucję utworzoną na szczeblu Ministerstwa Finansów odpowiedzialną za kontrolę wykorzystania środków finansowych w ramach Szwajcarsko-Polskiego Programu Współpracy;

. "Instytucja Realizująca” oznacza jednostkę sektora publicznego lub prywatnego, jak również jakąkolwiek organizację uznaną przez Strony i upoważnioną do realizacji określonego Projektu finansowanego na mocy niniejszej Umowy;

- „Umowa ws. Realizacji Projektu” oznacza umowę między KIK i/ iub Instytucją Pośredniczącą oraz Instytucją Realizującą zawieraną w celu realizacji Projektu;

"Grant Blokowy” oznacza fundusz utworzony w jasno określonym celu, zapewniający wsparcie dla organizacji lub instytucji, umożliwiający efektywne kosztowo zarządzanie programami składającymi się z wielu mniejszych projektów;

"Fundusz na Przygotowanie Projektów” oznacza Fundusz zapewniający wsparcie finansowe dla procesu przygotowania Kompletnych Propozycji Projektów;

- "Fundusz Pomocy Technicznej” oznacza Fundusz powstały w celu dofinansowania zadań wykonywanych przez polskie instytucje dodatkowo i wyłącznie w celu wdrożenia pomocy finansowej;

"Fundusz Stypendialny” oznacza Fundusz przeznaczony na finansowanie stypendiów dla polskich studentów i naukowców przyjętych na uczelnie i do instytutów badawczych w Szwajcarii.

Artykuł 2 - Cele

1. Strony zobowiązują się promować działania na rzecz zmniejszania różnic społecznogospodarczych w obrębie rozszerzonej UE, poprzez Projekty wspólnie zatwierdzone przez Strony oraz zgodnie z Memorandum of Understanding i Ramami Programowymi dla Szwajcarsko-Polskiego Programu Współpracy, o których mowa w Aneksie nr 1 do niniejszej Umowy.

2. Celem niniejszej Umowy jest ustanowienie zasad i procedur ramowych dla programowania i realizacji współpracy pomiędzy Stronami.

Nr 75 — 3540 — Poz. 672

Artykuł 3 — Wysokość pomocy finansowej

1. Szwajcaria przyznaje Rzeczypospolitej Polskiej bezzwrotną pomoc finansową w celu zmniejszenia różnic społeczno - gospodarczych w obrębie rozszerzonej UE w wysokości do 489,020 milionów franków szwajcarskich (czterysta osiemdziesiąt dziewięć milionów dwadzieścia tysięcy franków szwajcarskich) w 5-letnim okresie zaciągania zobowiązań i 10-letnim okresie wydatkowania, które rozpoczynają się od daty przyznania pomocy finansowej przez Parlament Szwajcarski, tj. 14 czerwca 2007 r.

2. Szwajcaria przyjmuje Kompletne Propozycje Projektów, zgodnie z postanowieniami Aneksu nr 2, rozdziału 2, przez okres zaciągania zobowiązań do dwóch miesięcy przed zakończeniem okresu zaciągania zobowiązań.

3. Środki finansowe, co do których nie zaciągnięto zobowiązań podczas trwania okresu zaciągania zobowiązań, nie mogą być wykorzystane w ramach Szwajcarsko- Polskiego Programu Współpracy.

Artykuł 4 - Zakres

Postanowienia niniejszej Umowy będą obowiązywać w stosunku do krajowych i międzynarodowych Projektów finansowanych przez Szwajcarię lub współfinansowanych przez Szwajcarię wraz z wielostronnymi instytucjami i innymi darczyńcami, wdrażanych przez Instytucje Realizujące, zatwierdzonych wspólnie przez Strony.

Artykuł 5 — Wykorzystanie pomocy finansowej

1. Pomoc finansowa zostanie wykorzystana do sfinansowania Projektów i może przyjąć jedną z następujących form:

wsparcia finansowego (financial assistance), w tym dofinansowania, linii kredytowych, gwarancji, poręczeń, udziału w kapitale akcyjnym izadłużeniu (equity and debt participation), pożyczek oraz pomocy technicznej

) Grantów Blokowych

) Funduszu na Przygotowanie Projektów

)

)

a

—

lo;

Funduszu Pomocy Technicznej Stypendiów.

2. Pomoc finansowa będzie wykorzystywana zgodnie z celami, zasadami, strategiami, obszarami koncentracji geograficznej i tematycznej, o których mowa w Ramach Programowych w Aneksie nr 1.

3. 5% wartości pomocy finansowej będzie wykorzystane przez Szwajcarię do zarządzania niniejszą Umową. W szczególności na wydatki związane z zatrudnieniem

Nr 75 — 3541 — Poz. 672

personelu ikonsultantów, infrastrukturą administracyjną, wizytami, monitoringiem i ewaluacją.

4. Pomoc finansowa, w formie dofinansowania nie może przekroczyć 60% całkowitych kosztów kwalifikowalnych Projektu, z wyjątkiem Projektów otrzymujących dodatkowe środki finansowe z budżetu jednostek administracji publicznej szczebla centralnego, regionalnego lub lokalnego, w przypadku których wysokość pomocy finansowej nie może przekroczyć 85 % całkowitych kosztów kwalifikowalnych. Projekty dotyczące budowy zdolności instytucjonalnych oraz pomocy technicznej, Projekty realizowane przez organizacje pozarządowe oraz wsparcie finansowe, z którego korzysta sektor prywatny (linie kredytowe, gwarancje, poręczenia, udział w kapitale akcyjnym i zadłużeniu [equity and debt participation|) mogą być całkowicie finansowane z pomocy finansowej.

5. Następujące koszty nie są kwalifikowalne: wydatki poniesione przed podpisaniem odpowiedniej Umowy ws. Projektu przez wszystkie strony, odsetki narosłe od długu, zakup nieruchomości, koszty zatrudnienia urzędników polskich instytucji zaangażowanych we wdrażanie pomocy finansowej i zwracalny podatek VAT, o którym mowa w Artykule 7 niniejszej Umowy.

Artykuł 6 - Koordynacja i Procedury

1. W celu zapewnienia jak największego oddziaływania Projektów oraz uniknięcia sytuacji powielania i pokrywania się z innymi projektami finansowanymi ze środków funduszy strukturalnych i/lub Funduszu Spójności, jak również z innego źródła finansowania, Strony zobowiązują się zapewnić efektywną koordynację i wymianę wszystkich informacji niezbędnych do osiągnięcia tego celu.

2. Cała korespondencja prowadzona przez Strony, włączając w to raporty i dokumentacje projektowe, będzie odbywać się w języku angielskim.

3. Dla każdego Projektu zostanie zawarta Umowa ws. Projektu, która będzie określać warunki przyznania pomocy finansowej, jak również zadania i obowiązki stron umowy.

4. Rzeczpospolita Polska jest odpowiedzialna za identyfikację Projektów, które miałyby być finansowane w ramach pomocy finansowej. Szwajcaria może przedkładać Rzeczypospolitej Polskiej propozycje Projektów do finansowania, wtym Projekty przygotowywane przez instytucje wielostronne, krajowe lub międzynarodowe. Zasady i procedury wyboru i wdrażania Projektów zostały określone w Aneksie nr2, a zasadyi procedury dla Grantów Blokowych, Funduszu na Przygotowanie Projektów, Funduszu Pomocy Technicznej oraz Funduszu Stypendialnego zostały określone w Aneksie nr 3.

5. Wszystkie Projekty powinny uzyskać rekomendację Rzeczypospolitej Polskiej i zostaną zatwierdzone przez Szwajcarię. Strony zwrócą szczególną uwagę na kwestie związane z monitorowaniem, ewaluacją i audytem Projektów oraz Szwajcarsko- Polskiego Programu Współpracy, o których mowa w Aneksie nr 2. Szwajcaria, lub inna strona umocowana, działająca w jej imieniu, jest upoważniona do przeprowadzania wizyt, monitorowania, dokonywania przeglądu, audytu i ewaluacji wszystkich działań i procedur związanych z wdrażaniem Projektów finansowanych w ramach pomocy finansowej, jakie uzna za stosowne Szwajcaria. Rzeczpospolita Polska dostarczy

Nr 75 — 3544 — Poz. 672

Artykuł 11 — Postanowienia końcowe 1. Aneksy nr 1, 2 i 3 stanowią integralną część niniejszej Umowy.

2. Wszelkie spory wynikłe z realizacji niniejszej Umowy, będą rozstrzygane środkami dyplomatycznymi.

3. Wszelkie zmiany niniejszej Umowy są dokonywane na piśmie za zgodną wolą Stron i zgodnie z odpowiednimi procedurami. Wszelkie zmiany Aneksu nr 1, 2i3 niniejszej Umowy są dokonywane na piśmie za zgodną wolą odpowiedzialnych instytucji wymienionych w Artykule 9.

4. Niniejsza Umowa może zostać rozwiązana w dowolnym czasie przez jedną ze stron z zachowaniem sześciomiesięcznego okresu wypowiedzenia. Wypowiedzenie składane jest w formie pisemnej wraz z uzasadnieniem. Przed podjęciem decyzji o wypowiedzeniu umowy, Strony przeprowadzą konsultacje, w celu ustalenia, czy fakty będące podstawą tej decyzji są pełne i zgodne z rzeczywistością. W przypadku rozwiązania niniejszej Umowy, jej postanowienia mają zastosowanie dla Umów ws. Projektów zawartych przed rozwiązaniem niniejszej Umowy. Strony zadecydują w drodze porozumienia o innych konsekwencjach rozwiązania Umowy.

5. Niniejsza Umowa wchodzi w życie w dniu notyfikacji potwierdzającej zakończenie przez obie Strony właściwych procedur jej zatwierdzenia. Umowa obejmuje 5-letni okres zaciągania zobowiązań i 10-letni okres wydatkowania. Umowa obowiązuje do dnia przekazania przez Rzeczpospolitą Polską raportu końcowego zawierającego ocenę stopnia osiągnięcia celów niniejszej Umowy zgodnie z Artykułem 8, ustęp 3. Okres zaciągania zobowiązań rozpocznie się zgodnie z Artykułem 3, ustęp 1. W przypadku, gdy okres zaciągania zobowiązań rozpocznie się przed wejściem w życie niniejszej Umowy, Strony mogą wstępnie stosować niniejszą Umowę, rozpoczynając od dnia jej podpisania.

Podpisana w Bernie w dniu 20 grudnia 2007 roku, w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach w języku angielskim.

w imieniu Rządu Rzeczypospolitej Polskiej w imieniu Szwajcarskiej Rady Federalnej

Elżbieta Bieńkowska Micheline Calmy-Rey Minister Rozwoju Regionalnego Prezydent Konfederacji Szwajcarskiej

Doris Leuthard Minister w Radzie Federalnej Konfederacji Szwajcarskiej

Nr 75 — 3545 — Poz. 672

Aneks nr 1: Ramy Programowe Szwajcarsko — Polskiego Programu Współpracy

Ramy Programowe stanowią integralną część Umowy ramowej pomiędzy Rządem Rzeczypospolitej Polskiej a Szwajcarską Radą Federalną o wdrażaniu Szwajcarsko- Polskiego Programu Współpracy. Ramy Programowe określają cele, zasady, strategie, obszary koncentracji geograficznej itematycznej oraz indykatywny podział alokacji finansowych.

1. Cele Szwajcarsko Polski Program Współpracy zakłada dwa cele:

- przyczynienie się do zmniejszenia różnic społeczno-gospodarczych pomiędzy Rzecząpospolitą Polską a bardziej rozwiniętymi państwami rozszerzonej Unii Europejskiej (UE); oraz

- przyczynienie się do zmniejszenia różnic społeczno-gospodarczych na obszarze Rzeczypospolitej Polskiej pomiędzy dynamicznymi ośrodkami miejskimi a peryferyjnymi regionami słabo rozwiniętymi pod względem strukturalnym.

Szwajcarsko-Polski Program Współpracy obejmuje krajowe i międzynarodowe Projekty, które mają na celu wspieranie rozwoju zrównoważonego pod względem ekonomicznym i społecznym.

Pod koniec okresu wdrażania pomocy finansowej, obie Strony wspólnie podejmą decyzję w sprawie przeprowadzenia całościowej oceny efektów osiągniętych w drodze realizacji Szwajcarsko-Polskiego Programu Współpracy.

2. Zasady Współpraca szwajcarsko-polska opiera się na następujących zasadach:

Transparentność. Transparentność i otwartość są kluczowe dla współpracy oraz obowiązują na wszystkich jej poziomach. Szczególny nacisk zostanie położony na transparentność w procesie wyboru projektów, udzielania zamówienia i zarządzania finansowego.

Integracja społeczna. Współpraca ma na celu umożliwienie jednostkom i grupom defaworyzowanym pod względem społecznym i ekonomicznym czerpanie korzyści z rozwoju.

Równe szanse i prawa. Współpraca ma na celu zwiększenie możliwości kobiet i mężczyzn w równym korzystaniu ze swoich praw, poprzez stosowanie podejścia skoncentrowanego na aspekcie równouprawnienia płci.

Zrównoważone środowisko naturalne. Współpraca zakłada zaadoptowanie wymogów związanych ze zrównoważonym środowiskiem naturalnym.

Zaangażowanie wszystkich zainteresowanych stron. Wszystkie instytucje i organy decyzyjne zaangażowane w Szwajcarsko-Polski Program Współpracy zobowiązują się do wydajnego i efektywnego wdrażania zatwierdzonych Projektów.

Subsydiarność i decentralizacja. Współpraca będzie odnosić się do zasad subsydiarności i decentralizacji głównie w Projektach na poziomie lokalnym i regionalnym.

Nr 75 — 3546 — Poz. 672

3. Strategie 3.1 Główne aspekty strategiczne

Szwajcarsko-Polski Program Współpracy stanowi część narodowego planu rozwoju, który obejmuje fundusze strukturalne i Fundusz Spójności UE, jak również Mechanizm Finansowy EOG i Norweski Mechanizm Finansowy. Szwajcarska pomoc finansowa będzie komplementama w stosunku do powyższych programów i skoncentruje się głównie na Projektach, które nie są finansowane w ogóle lub są finansowane jedynie w części z innych źródeł finansowych.

Główne aspekty strategiczne dotyczą:

a. Koncentracji. Memorandum of Understanding pomiędzy Szwajcarską Radą Federalną a Radą Unii Europejskiej definiuje cztery obszary pomocy finansowej:

- bezpieczeństwo, stabilność i wsparcie reform;

- _ środowisko i infrastruktura;

- _ sektor prywatny; oraz

- rozwój społeczny i zasobów ludzkich.

Powyższe obszary i związane z nimi obszary tematyczne stanowią szeroką podstawę do współpracy. W tym kontekście istotna jest wydajność i efektywność oraz troska o zapewnienie optymalnego rozdysponowania i wykorzystania dostępnych środków. Z tego powodu, Szwajcarsko-Polski Program Współpracy ma jasny cel strategiczny, określony przez następujące ramy:

- Koncentracja na maksymalnie ośmiu obszarach tematycznych, w ramach których zostanie wydatkowane przynajmniej 70 % pomocy finansowej (koncentracja tematyczna). Wybór obszarów tematycznych odbędzie się na podstawie analizy potrzeb, z uwzględnieniem specyfiki szwajcarskiego know - how.

- Koncentracja na czterech peryferyjnych i słabo rozwiniętych regionach (NUTS I), w ramach których zostanie wydatkowane przynajmniej 40 % pomocy finansowej (koncentracja geograficzna).

- _ Koncentracja na stosunkowo małej liczbie Projektów.

b. Podejścia programowego. Na program składają się projekty powiązane ze sobą poprzez wspólne cele lub temat. Programy będą wykorzystywane w obszarach, które wyróżniają się kilkoma z następujących cech: duże finansowe zobowiązania, włączenie instytucjj z różnych poziomów (krajowego, regionalnego, lokalnego); różnorodność zaangażowanych instytucji; wpływ na politykę rozwoju; znaczący wpływ na wzmocnienie zdolności instytucjonalnych; stosowanie wspólnych zasad i procedur. Podejście programowe implikuje delegowanie prawa do podejmowania decyzji na poziom pojedynczych projektów. Podejście programowe obejmuje: wstępną ocenę obszaru tematycznego; zdefiniowanie celów, wytycznych iczęści budżetowej; plan wdrażania programu; oraz koncepcję sektorowego monitorowania i ewaluacji. W celu zapewnienia wydajności i efektywności, wartość dofinansowania danego programu wyniesie minimum 4 miliony franków szwajcarskich.

c. Podejścia projektowego. Podejście projektowe zostanie wykorzystane w obszarach tematycznych, w których wdrażane będą pojedyncze projekty. W celu zapewnienia wydajności i efektywności, wartość dofinansowania każdego projektu wyniesie na ogół minimum 1 milion franków szwajcarskich. Mogą zostać ustalone wyższe poziomy finansowania (patrz rozdział 5 niniejszego Aneksu). Granty Blokowe mogą stanowić sposób na sfinansowanie mniejszych projektów (patrz Aneks nr 3).

Nr 75 — 3547 — Poz. 672

d. Projektów międzynarodowych. Pomoc finansowa może zostać wykorzystana do finansowania Projektów międzynarodowych.

e. Partnerów i beneficjentów. Szwajcarsko-Polski Program Współpracy będzie dotyczył partnerów i beneficjentów pochodzących z publicznego i prywatnego sektora, organizacji pozarządowych i innych organizacji w ramach społeczerńistwa obywatelskiego.

f. Partnerstw. Partnerstwa pomiędzy szwajcarskimi a polskimi partnerami stanowią istotny element Szwajcarsko-Polskiego Programu Współpracy. Współpraca i partnerstwa są promowane, w szczególności w ramach tych obszarów tematycznych, w których Szwajcaria może wnieść konkretne doświadczenie, know-how i technologie.

g. Elastyczności. Elastyczność i możliwość reagowania na zaistniałe sytuacje wymagają, aby wstępnie jedynie około 80% pomocy finansowej zostało alokowane na poszczególne obszary tematyczne i wybrane cele. W dwa lata po rozpoczęciu Szwajcarsko-Polskiego Programu Współpracy zostanie przeprowadzony przegląd, który pozwoli określić tematyczne i geograficzne priorytety, przesunąć początkowe finansowe alokacje zgodnie z ustaleniami oraz zidentyfikować priorytety dla nie alokowanej jeszcze części pomocy finansowej.

h. Promocji. Promocja Szwajcarsko-Polskiego Programu Współpracy dla polskich i szwajcarskich obywateli stanowi istotną kwestię, która może zostać wzięta pod uwagę podczas wyboru i realizacji Projektów. Obie Strony będą informować na bieżąco o swojej

współpracy. 3.2 Strategie wdrażania

a. Identyfikacja Projektów. Proces identyfikacji Projektów w sposób znaczący wpływa na jakość Szwajcarsko-Polskiego Programu Współpracy. Rzeczpospolita Polska jest odpowiedzialna za identyfikację Projektów, które mogą być finansowane z pomocy finansowej. Szwajcaria może przedłożyć Rzeczypospolitej Polskiej propozycje Projektów.

b. Ustalanie kryteriów wyboru Projektów. Wybór Projektu zostanie oparty na jasnym

zestawie kryteriów. Ogólne kryteria wyboru będę obejmować:

- _ Zgodność z celami Szwajcarsko-Polskiego Programu Współpracy;

- Zgodność z zasadami Szwajcarsko-Polskiego Programu Współpracy opisanymi w rozdziale 2 niniejszego Aneksu;

- Zgodność z aspektami strategicznymi opisanymi w rozdziale 3.1 niniejszego Aneksu;

- Powiązanie z narodowym planem rozwoju oraz, jeśli to możliwe, Narodowymi Strategicznymi Ramami Odniesienia oraz odpowiednim Programem Operacyjnym (Programami Operacyjnymi);

- Innowacyjność iłub potencjał niezbędny do proponowania nowych rozwiązań, które mogą zostać zastosowane na większą skalę (Projekty pilotażowe);

- _ Zdolności Instytucji Realizującej do wdrażania Projektu;

- _ Możliwość utrzymania celów Projektu (uruchomienie dodatkowych środków);

- _ Wykonalność Projektu w określonym czasie; oraz

- _ Trwałość rezultatów.

Kryteria oceny specyficzne dla każdego obszaru tematycznego mogą zostać sformułowane przed rozpoczęciem wdrażania Szwajcarsko-Polskiego Programu Współpracy.

c. Wspieranie przygotowania Projektu. Przygotowanie Projektu oraz dokładne zaplanowanie Projektu są niezmiemie istotne z punktu widzenia wydajności i efektywności we wdrażaniu Projektu. Pomoc w przygotowaniu Projektu może zostać udzielona na prośbę Rzeczypospolitej Polskiej lub zalecona przez Szwajcarię i zostanie sfinansowana ze środków Funduszu na Przygotowanie Projektów (patrz Aneks nr 3).

Nr 75 — 3548 — Poz. 672

d. Poprawa zdolności do wdrażania Projektu. Pomyślna realizacja Projektu zależy od zdolności organizacji wdrażających i monitorujących. Jeśli zaistnieje taka potrzeba, poprawa powyższych zdolności może zostać wnioskowana przez Rzeczpospolitą Polską lub zalecona przez Szwajcarię i może zostać sfinansowana z pomocy finansowej, jako integralna część Projektu.

4. Koncentracja geograficzna

Co najmniej 40 % środków Szwajcarsko-Polskiego Programu Współpracy zostanie wydatkowane w województwach: lubelskim, podkarpackim, świętokrzyskim oraz małopolskim.

5. Obszary tematyczne i indykatywne alokacje finansowe

Następujące obszary tematyczne i indykatywne alokacje finansowe zostaną objęte Szwajcarsko-Polskim Programem Współpracy:

1. bezpieczeństwo, stabilność, wsparcie reform

Obszar Indykatywne DES Podejście, cele I Projekty kwalifikowalne alokacje finansowe

Inicjatywy na Podejście programowe z jednym celem:

rzecz rozwoju

regionalnego Cel:

regionów

peryferyjnych i | Na obszarach koncentracji geograficznej:

słabo Jeden specyficzny cel zakładający zwiększenie

rozwiniętych zatrudnienia i wysokości dochodu zostanie w pełni osiągnięty na terenie pod-regionu poprzez wdrożenie zintegrowanej strategii (obejmującej różne sektory) przez wybrane partnerstwa.

Pod-region skupia kilka gmin wiejskich wokół 1-2

gmin miejskich. Powyższe gminy miejskie będą

pełnić funkcję centrów pod-regionu.

Partnerstwo w danym pod-regionie sprzyja do rozwojowi zintegrowanej strategii i wdrożeniu 50 milionów związanego z nią wieloaspektowego lokalnego franków programu rozwoju. Program składa się z grupy szwajcarskich projektów, z których niektóre mogą być

dofinansowane ze szwajcarskiego programu

pomocowego. Program w pod-regionie będzie

miał wartość od 5 do 10 milionów franków

szwajcarskich.

Zintegrowana strategia dotyczy celów rozwoju

gospodarczego, na przykład takich, jak:

- _ rozwój tokalnej przedsiębiorczości i przetwórstwa rolnego: rozwój zasobów ludzkich, w szczególności młodzieży z obszarów rolniczych, z uwzględnieniem nowoczesnych form szkolenia zawodowego i kształcenia ustawicznego;

Nr 75 — 3551 — Poz. 672

Bioróżnorodność Podejście projektowe z następującym celem: I ochrona Ochrona natury i funkcjonowania ekosystemów ekosystemów w sposób zrównoważony na obszarach

koncentracji geograficznej. oraz wsparcie Rodzaje kwalifikowalnych Projektów: Iniejatyw - rozwój oraz wdrażanie zintegrowanych środowiskowych koncspcji zarządzania zasobami naturalnymi,

społeczne jego użytkowanie; 10 millionów

w tym ochrona środowiska, gospodarcze oraz do promowanie eko-turystyki, w tym franków

infrastruktury rekreacyjnej oraz informacyjnej; szwajcarskich

podnoszenie świadomości i wiedzy nt. wymogów w zakresie ochrony środowiska;

wzmacnianie zdolności w zaangażowanych instytucjach;

Konwencja Karpacka: system współpracy i wdrażanie.

3. Sektor prywatny

Obszary Indykatywne Podejście, cele i Projekty kwalifikowalne alokacje finansowe

Poprawa Podejście projektowe z następującym celem: środowiska biznesowego i kapłtau da Rodzaje kwalifikowalnych Projektów:

małych i - udział w kapitale akcyjnym i zadłużeniu (equity średnich and debt participation) lokalnych jednostek przedsiębiorstw finansowych;

MŚP ( usługi finansowe świadczone przez lokalne jednostki finansowe dla małych i średnich do przedsiębiorstw (formie kredytów, leasingu, 63 milionó gwarancji, poręczeń), np. w ramach właściwyc franków instrumentów instytucji wielostronnych: szwajcarskich

Minimum 30 % kwoty ałokowanej na ten obszar tematyczny zostanie wykorzystane na realizację ww. rodzajów projektów kwalifikowalnych na obszarach koncentracji geograficznej.

Promocja zatrudnienia.

- projekty dotyczące budowania zdolności instytucjonalnych i prawnych na poziomie krajowym w zakresie sprawozdawczości finansowej i audytu w sektorze prywatnym (10 milionów franków szwajcarskich).

Nr 75

Rozwój sektora prywatnego i promocja eksportu

MŚP

4. Rozwój społeczny i zasobów ludzkich Lp. Obszary Podejście, cele i Projekty kwalifikowalne tematyczne

Ochrona zdrowia

Podejście projektowe z następującym celem:

Zwiększenie rynkowego udziału polskiego eksportu dóbr i usług, przy uwzględnieniu różnic regionalnych tam, gdzie jest to możliwe.

Rodzaje kwalifikowalnych Projektów:

- - Wsparcie lokalnych usługodawców w zakresie eko- wydajności i korporacyjnej społecznej odpowiedzialności;

- Programy edukacyjne w zakresie turystyki i planowania celów wyjazdów turystycznych.

Podejście __proqramowe _z_ następującymi celami:

Cel1:

Promocja zdrowego trybu życia oraz zapobieganie chorobom zakaźnym na poziomie krajowym i na obszarach koncentracji geograficznej.

Rodzaje kwalifikowalnych Projektów:

- rozwój promocji zdrowia oraz strategii i struktur w zakresie profilaktyki zdrowotnej (zarówno rządowej jak i pozarządowej);

prowadzenie przede wszystkim długofalowych (3-5 lat) i o dużym zasięgu kampanii promocji zdrowia oraz kampanii na rzecz przeciwdziałania chorobom (np. wywołanych ' spożywaniem _ alkoholu, tytoniu, środków odurzających, HIV/AIDS, gruźlicy i otyłości) na poziomie krajowym;

prowadzenia kampanii promocji zdrowia oraz kampanii na rzecz przeciwdziałania chorobom omniejszym zasięgu na poziomie regionalnym i lokalnym;

programy z zakresu edukacji na temat ochrony zdrowia (np. dla dzieci i młodzieży);

Cel_2:

Poprawa usług podstawowej opieki zdrowotnej iusług opieki społecznej na peryferyjnych

do 10 milionów franków szwajcarskich

Indykatywne alokacje finansowe

do 35 millonów franków szwajcarskich

Nr 75

Badania i rozwój

Grant Blokowy

Podejście programowe z trzema celami:

Cel 1:

Wzmocnienie potencjału naukowego poprzez programy stypendialne w Szwajcarii.

Rodzaje kwalifikowalnych Projektów:

Fundusz Stypendialny" obejmujący studia wyższego stopnia i programy podyplomowe w Szwajcarii (12 milionów franków szwajcarskich);

Cel 2: Poprawa dostępu do szkolnictwa wyższego:

Programy stypendialne pomiędzy Rzecząpospolitą Polską a krajami sąsiadującymi z Unią Europejską obejmujące studia wyższego stopnia i podyplomowe w Rzeczypospolitej Polskiej;

Cel 3:

Przyczynienie się do rozwoju gospodarki opartej na wiedzy, poprzez podniesienie poziomu wiedzy oraz w szczególności poprzez badania stosowane oraz know-how i transfer technologii.

Rodzaje kwalifikowalnych Projektów:

Wspólne projekty badawcze i partnerstwa instytucjonalne w zakresie badań stosowanych,

Sprzęt dla Projektów zakładających badania stosowane;

Inkubatory ułatwiające fazę przejścia od badań do realizacji działań na ich podstawie;

Wzmocnienie zdolności w zakresie zarządzania innowacyjnością.

5. Alokacje specjalne

| romapony | mes |

Podejście programowe z dwoma_celami:

Cel 1: Promowanie roli społeczeństwa obywatelskiego w

do 30 milionów franków szwajcarskich

indykatywna finansowa alokacja

do 20,5 miliona franków szwajcarskich

! Zasady i procedury dla Funduszu Stypendialnego będą różniły się od tych określonych w Aneksie 2.

Nr 75 — 3556 — Poz. 672

Aneks nr 2: Zasady i Procedury dla Szwajcarsko — Polskiego Programu Współpracy

Aneks nr 2 stanowi integralną część Umowy ramowej pomiędzy Rządem Rzeczpospolitej Polskiej a Szwajcarską Radą Federalną o wdrażaniu Szwajcarsko-Polskiego Programu Współpracy. Aneks nr 2 określa procedury kontroli na poziomie Szwajcarsko-Polskiego Programu Współpracy, procedury na poziomie Projektu, wymogi dla Propozycji Projektów , zadania i obowiązki oraz specjalne warunki dla pomocy finansowej.

Zasady i procedury dla Grantów Blokowych, Funduszu na Przygotowanie Projektów, Funduszu Pomocy Technicznej oraz Funduszu Stypendialnego zostały opisane w Aneksie nr 3.

4. Procedury kontroli na poziomie Szwajcarsko-Polskiego Programu Współpracy

1.1 Nadzór

Połskie instytucje ponoszą ogólną odpowiedzialność za monitorowanie i nadzór nad Szwajcarsko-Polskim Programem Współpracy. System monitorowania zostanie ustalony wspólnie przez Strony w początkowym okresie wdrażania Szwajcarsko-Polskiego Programu Współpracy i w razie potrzeby będzie modyfikowany w czasie jego realizacji.

1.2 Spotkania roczne

W celu zapewnienia efektywnego wdrażania Szwajcarsko — Polskiego Programu Współpracy Strony organizują spotkania roczne. Podczas spotkań rocznych Krajowa Instytucja Koordynująca (KIK) prezentuje raport roczny, który jest rozsyłany uczestnikom nie później niż miesiąc przed planowanym spotkaniem. Będzie on obejmował w szczególności następujące kwestie:

- _ ogólne doświadczenia i osiągnięte rezultaty;

- postęp we wdrażaniu Szwajcarsko — Polskiego Programu Współpracy w stosunku do założeń zawartych w Aneksie nr 1: Ram Programowych Szwajcarsko — Polskiego Programu Współpracy;

- raportowanie w sprawie stanu wdrażania Szwajcarsko — Polskiego Programu Współpracy, które obejmuje:

o informacje na temat zatwierdzonych Projektów, postępu w naborze/ przygotowaniu Projektów oraz przewidywanej wysokości zaciąganych zobowiązań;

o ogólny raport finansowy zawierający dotychczasowe oraz planowane płatności izaciągane zobowiązania w ramach Szwajcarsko — Polskiego Programu Współpracy;

o streszczenie i główne wnioski wynikłe z audytów finansowych Projektów, zgodnie z rozdziałem 3.6;

o dane statystyczne dotyczące przetargów, udzielonych zamówień oraz wyłonionych wykonawców;

o informacje na temat innych istotnych kwesiii dotyczących poszczególnych Projektów;

- raportowanie w sprawie Grantów Blokowych, Funduszu na Przygotowanie Projektów,

Funduszu Pomocy Technicznej oraz Funduszu Stypendialnego; - _ propozycje dotyczące alokowania środków, co do których nie zaciągnięto zobowiązań;

Nr 75 — 3557 —

- raportowanie o kwestiach o charakterze administracyjnym dotyczących procesu wdrażania;

- strategia i działania mające na celu informowanie opinii publicznej o Szwajcarsko — Polskim Programie Współpracy i realizowanych Projektach;

- zagadnienia problemowe, zalecenia, planowane działania;

- przegląd oraz, w razie koriieczności, modyfikacja aneksów do Umowy.

KIK jest odpowiedzialna za organizację spotkań rocznych. KIK konsultuje z Ambasadą Szwajcarii sprawy organizacyjne, temat spotkań, plan przebiegu, uczestników oraz inne kwestie o charakterze administracyjnym i logistycznym.

KIK lub Szwajcaria mogą w każdej chwili podjąć decyzję o zaproszeniu na spotkania roczne przedstawicieli Instytucji Pośredniczących, Instytucji Realizujących oraz innych instytucji.

-. Strony mogę zaprosić przedstawicieli Komisji Europejskiej do uczestnictwa w charakterze obserwatorów.

Protokół ze spotkania jest sporządzany przez KIK i przedkładany Szwajcarii do zatwierdzenia w ciągu 15 dni od daty spotkania.

2. Procedury dotyczące wnioskowania o dofinansowanie

Procedura wnioskowania o dofinansowanie składa się z dwóch etapów, co umożliwia uzyskanie pomocy w przygotowywaniu zarysu Projektu w początkowej fazie procesu podejmowania decyzji na jego temat. Na pierwszym etapie przedkładany jest zarys Projektu, co do którego zostaje podjęta decyzja. Po wydaniu pozytywnej decyzji w pierwszej fazie, rozpoczyna się etap drugi. W trakcie drugiego etapu przedstawiana jest Kompletna Propozycja Projektu, co do której decyzję podejmuje Szwajcaria.

2.1 Etap pierwszy: Wnioskowanie i procedura zatwierdzania zarysu Projektu

Zainicjowanie | Zainicjowanie odbywa się na podstawie: Odpowiedzialna: procesu list priorytetowych Projektów KIK piony kacji dostarczonych przez Rząd propozycji KIK Instytucja propozycji Instytucji Pośredniczącej/ Pośrednicząca, Instytucji Realizującej Instytucja naboru Propozycji Projektów Realizująca, propozycji Szwajcarii Polscy partnerzy, -. REESE . | Szwajcaria propozycji organizacji międzynarodowej Opracowanie Opracowanie zarysu Projektu jest oparte na | Odpowiedzialna: zarysu wymogach dla zarysów Projektów (pkt. Instytucja Projektu 2.2). Może to obejmować wniosek o Pośrednicząca, dofinansowanie przygotowania Kompletnej | Instytucja Propozycji Projektu w ramach Funduszu na | Realizująca Przygotowanie Projektu.

Wstępna Możliwość nieformalnych konsultacji z Odpowiedzialna: ocena zarysu | Ambasadą Szwajcarii. KIK Projektu

Nr 75 — 3558 — Poz. 672

Działania i konkretne zasady

Ocena zarysu Projektu w oparciu o: Ramy | Odpowiedzialna: Programowe, kryteria oceny Projektów z KIK

Aneksu nr 1 oraz wymogi dla zarysów Z > . Projektów (pkt. 2.2). Sangazowana: Komitet Monitorujący, Instytucja Pośrednicząca

Po zatwierdzeniu, przedłożenie do Ambasady Szwajcarii zarysu Projektu wraz z pismem przewodnim, zawierającym opis procesu wyboru.

Odpowiedzialna: KIK

Złożenie zarysu Projektu

Formalna ocena przez Ambasadę Szwajcarii i przedłożenie do Szwajcarii zarysu Projektu wraz z pismem przewodnim przygotowanym przez KIK.

Odpowiedzialna: Ambasada Szwajcarii

Ostateczna decyzja w

sprawie zarysu Projektu

Odpowiedzialna: Szwajcarska Agencja ds. Rozwoju i Współpracy (SDC)

Ostateczna decyzja w sprawie zarysu Projektu (w tym, jeśli występuje, decyzja w sprawie wniosku o finansowanie przygotowania Projektu).

W przypadku zatwierdzenia przez

Szwajcarię, prośba o przygotowanie lub Państwowy Kompletnej Propozycji Projektu (wymogi Sekretariat do określone w pkt. 2.4). Szwajcaria może Spraw zgłosić uwagi, które muszą zostać wzięte (SECO) icznych

pod uwagę podczas opracowywania Kompletnej Propozycji Projektu.

2.2 Wymogi dla zarysów Projektów

Zarys Projektu (około pięciostronicowy) będzie zawierał wszelkie informacje niezbędne do przeprowadzenia ogólnej oceny proponowanego Projektu.

Zagadnienie Zawartość

Informacje ogólne Tytuł Projektu, planowany okres trwania Projektu, obszar priorytetowy, lokalizacja/ region

Wnioskodawca Nazwa i dane do kontaktu; ewentualne dotychczasowe przedmiotowe doświadczenie; partnerzy Projektu; ewentualne powiązania ze Szwajcarią (know-how, technologia, partnerzy lub inna współpraca ze Szwajcarią)

Znaczenie Pomoc finansowa w zmniejszaniu różnic społecznogospodarczych w obrębie kraju oraz między krajem a bardziej rozwiniętymi państwami członkowskimi Unii Europejskiej (UE) (wpływ); wpasowanie w strategie rozwoju kraju/regionu i wybrany sektor; strategia działania

Nr 75 — 3559 — Poz. 672

Opis Projektu Opis zawierający cele (rezultat końcowy), oczekiwane rezultaty (produkty) i działania (komponenty); beneficjenci, grupy docelowe; ryzyka i potencjał (możliwości); trwałość Projektu

Organizacja Projektu Schemat organizacyjny, zakres obowiązków, etc.

Budżet Koszty kwalifikowalne/ niekwalifikowalne; wkład własny, wysokość dofinansowania; współinansowanie; finansowanie ze środków unijnych oraz innych źródeł finansowych, etc., kwestia efektywności kosztowej w porównaniu do rozwiązań alternatywnych

Kwestie horyzontaine Środowiskowy, społeczny i ekonomiczny aspekt Projektu; równouprawnienie płci

Etap przygotowania status Projektu: w przygotowaniu lub całkowicie opracowany oraz

Projektu ewentualny wniosek o dofinansowanie przygotowania Kompletnej Propozycji Projektu w ramach Funduszu na Przygotowanie Projektów (np. studia wykonalności, ocena oddziaływania na środowisko, etc.), jeśli to niezbędne

Załączniki Dodatkowa dokumentacja, jeśli wymagana

2.3 Drugi etap: Wnioskowanie i procedura zatwierdzania Kompletnej Propozycji Projektu

Działania i konkretne zasady

Opracowanie Kompletnej Propozycji Odpowiedziatna: Projektu w oparciu o wymogi dla Instytucja Kompletnych Propozycji Projektów (pkt. | Pośrednicząca,

2.4) i uwagi Szwajcarii. Instytucja Realizująca

Opracowanie Kompletnej Propozycji Projektu

Odpowiedzialna: KIK Zaangażowana: Instytucja Pośrednicząca

Ocena Kompletnej Propozycji Projektu

Decyzja w W przypadku zatwierdzenia, Odpowiedzialna: KIK

sprawie przedłożenie Ambasadzie Szwajcarii złożenia Kompletnej Propozycji Projektu wraz z Kompletnej pismem przewodnim, uwzględniającym Propozycji wymogi dla Kompletnych Propozycji Projektu Projektów i uwagi Szwajcarii. Pismo

będzie także zawierać potwierdzenie zgodności Instytucji Realizującej z prawnymi i finansowymi regulacjami wymaganymi w Polsce.

Formalna ocena przez Ambasadę Szwajcarii i przedłożenie przez KIK Kompletnej Propozycji Projektu wraz z pismem przewodnim do Szwajcarii.

Odpowiedzialna: Ambasada Szwajcarii

Nr 75 — 3560 —

Działania i konkretne zasady

Ostateczna decyzja w sprawie Odpowiedzialna: przyznania dofinansowania na SDC lub SECO podstawie Kompletnej Propozycji Projektu, pisma przewodniego od KIK i dokumentacji projektowej. Szwajcaria zastrzega sobie prawo do przeprowadzenia własnej oceny, w razie potrzeby.

2.4 Wymogi dia Kompietnych Propozycji Projektów

Ostateczna decyzja

Do Kompletnej Propozycji Projektu nałeży dołączyć wymagane dokumenty (np. studium wykonalności, dokumentację projektową, ocenę oddziaływania na środowisko), co umożliwi wnikliwą ocenę. Kompletna Propozycja Projektu (licząca od 5 — 10 stron; dla dużych Projektów infrastrukturalnych - od 10 - 20 stron, oraz załączniki) dostarczy wystarczająco

szczegółowych informacji dotyczących w szczególności:

Zagadnienie

Streszczenie Projektu (1 strona)

Znaczenie

Opis Projektu

Uzasadnienie Projektu (należyta staranność)

Organizacja Projektu

Szczegółowy harmonogram działań

Budżet

Zamówienia publiczne

Oddziaływanie na rozwój

Kwestie horyzontalne

Załączniki

Zawartość

Tytuł Projektu, krótki opis, w tym cele, budżet, partnerzy, okres trwania Projektu

Pomoc finansowa w zmniejszaniu różnic społecznogospodarczych pomiędzy krajem a bardziej rozwiniętymi państwami członkowskimi UE; odpowiadające strategiom rozwoju kraju/ regionu i wybranemu sektorowi; strategia działania

Opis zawierający cele, oczekiwane rezultaty/ produkty, działania i odpowiednie wskaźniki; beneficjenci, grupy docelowe; ryzyka i potencjał (możliwości); trwałość Projektu

Główne wnioski ze studium wykonalności (jeśli wymagane)

Schemat organizacyjny, zakres obowiązków, etc.

Uwzględniający najważniejsze działania oraz monitoring postępu dokonywany w oparciu o zdefiniowane wskaźniki

Koszty kwalifikowalne/ niekwalifikowalne; wkład własny, wysokość dofinansowania; współfinansowanie; finansowanie ze środków unijnych oraz innych źródeł finansowych, etc., kwestia efektywności kosztowej

Procedury zamówień publicznych na towary i usługi

Monitoring i ewaluacja wskaźników produktu/ rezultatu/ oddziaływania

Środowiskowy, społeczny i ekonomiczny aspekt Projektu; równouprawnienie płci

Np. studium wykonalności, dokumentacja projektowa, ocena oddziaływania na środowisko

Nr 75 — 3561 — Poz. 672

3. Procedury wdrażania Projektów

Procedury wdrażania Projektów przedstawiają się następująco:

Umowa ws. Projektu

Podpisanie

Procedura zamówień publicznych i ich udzielanie

Opracowanie Umowy ws. Projektu między Rzeczpospolitą Polską a Szwajcarią.

Podpisanie Umowy ws. Projektu. Umowa ws. Projektu może być podpisana przez więcej niż dwie strony (np. umowa trójstronna lub wielostronna: SDC lub SECO, KIK i Instytucja Pośrednicząca, Instytucja Realizująca).

Procedura zamówień publicznych będzie przeprowadzana zgodnie z przepisami prawa krajowego oraz w zgodzie z przedmiotowymi dyrektywami UE. Potwierdzenie zgodności procedury z odpowiednimi zasadami prawa zamówień publicznych zostanie przedłożone Szwajcarii. W celu zwiększenia przejrzystości oraz przeciwdziałaniu korupcji, dokumentacja przetargowa będzie zawierać „klauzulę antykorupcyjną”. Wszystkie osoby wykonujące czynności w postępowaniu o udzielenie zamówienia przedstawią pisemne oświadczenie zwane „deklaracją bezstronności" pod rygorem odpowiedzialności za składanie fałszywych oświadczeń. Zgodnie z powyższą klauzulą, osoby te zostaną wyłączone z udziału w procedurze przetargowej jeśli, na przykład, pozostają w takim związku prawnym lub faktycznym z wykonawcą, który może rodzić uzasadnione podejrzenia co do ich bezstronności.

Co do zasady, dla przetargów o wartości przekraczającej przedmiotowy pułap Wspólnotowy (2004/17/EC i 2004/18/EC), angielskie tłumaczenie oficjalnego protokołu z postępowania przetargowego będzie przekazywane Szwajcarii w celach informacyjnych, najpóźniej do 30 dni kalendarzowych po udzieleniu zamówienia.

Odpowiedzialna:

KIK po stronie polskiej; SDC lub SECO po stronie szwajcarskiej. Odpowiedzialna: Zazwyczaj Ambasada Szwajcarii w imieniu SDC lub SECO. Polski sygnatariusz (sygnatariusze) zostanie wyłoniony przez Rzeczpospolitą Polską. Odpowiedzialna:

KIK, Instytucja Pośrednicząca, Instytucja Realizująca

Nr 75

Kontrola (Monitoring)

Dodatkowo, w przypadku przetargów o wartości powyżej 500 000 franków szwajcarskich, Szwajcaria może również żądać kopii dokumentacji przetargowej i umów w sprawie zamówienia publicznego w celach informacyjnych odpowiednio na minimum 20 dni przed wszczęciem postępowania i 20 dni kalendarzowych po podpisaniu umowy w sprawie

zamówienia publicznego.

Zgodnie z artykułem 6.5 Umowy ramowej, Strony zgadzają się przedstawiać wszystkie informacje odnoszące się do procedury przetargowej, które nie znajdują się we wskazanej powyżej dokumentacji, a które mogą być wymagane przez jedną ze Stron z uzasadnionych powodów. Szwajcaria ma prawo uczestniczyć w posiedzeniach Komisji Przetargowych jako obserwator. Szwajcaria ma również prawo przeprowadzania audytu działań i

procedur przetargowych.

W przypadku nieprawidłowości,

umyślnie lub nieumyślnie

spowodowanych w toku postępowania przetargowego, Szwajcaria, po konsultacjach z KIK, może wstrzymać refundację kosztów ze skutkiem natychmiastowym, poinstruować KIK o konieczności wstrzymania płatności ze szwajcarskiej pomocy finansowej i wystąpić o zwrot nienależnie wypłaconych kwot na każdym etapie

Projektu.

Procedury kontroli zostały opisane w Umowie ws. Projektu. Opis procedury obejmuje: częstotliwość raportowania,

system monitorowania i rolę konsultanta, komitety sterujące,

harmonogram działań i rezultatów, audyt, etc.

Ponadto, w przypadku przetargów o wartości powyżej 500 000 franków szwajcarskich, Szwajcaria może również żądać, żeby angielskie tłumaczenia dokumentacji przetargowej i projektów umów przetargowych były dostępne odpowiednio dla oferentów i wykonawców. Koszty ewentualnych tłumaczeń będą pokrywane z Projektu, w ramach pomocy finansowej.

Odpowiedzialna: Instytucja Realizująca

Zaangażowana: KIK, instytucja Pośrednicząca

Nr 75

Raportowanie

Raporty Okresowe towarzyszące

wnioskom o płatność i wnioskom o refundację, zgodnie z rozdziałem 4 niniejszego Aneksu.

Raporty Roczne z Realizacji Projektu opisują postęp realizacji Projektu. Zawierają skrócone dane o finansowym postępie w roku sprawozdawczym, jak również skumułowane dane o Projekcie do dnia sporządzenia raportu.

Porównują one wydatki faktycznie poniesione z planowanymi oraz postęp w wydatkowaniu, na podstawie skwantyfikowanych wartości docelowych dla wskaźników produktu i, jeśli możliwe, wskaźników rezultatu. Jakiekolwiek odchylenie musi zostać uzasadnione, a metody naprawcze — wskazane. Raporty roczne nie są powiązane z wnioskami o refundację.

Raport z Zakończenia Projektu, wraz z ostatnim Raportem Okresowym i

Końcowym Raportem Finansowym (pkt. 6). stanowi podstawę do ostatniej refundacji. Dokumentuje on i opisuje całkowity stopień osiągnięcia wskaźników produktu i rezultatu

względem pierwotnego planu, zgodność

z podstawowymi zasadami, takimi jak aspekty horyzontalne i trwałość Projektu. Zawiera nabyte doświadczenia i wnioski.

Na podstawie rocznego planu audytu i kontroli, Instytucja Audytu, utworzona na szczeblu Ministerstwa Finansów, oraż uprawnione instytucje audytujące (np. jednostka kontrolna Instytucji Pośredniczącej) będą prowadzić kontrole i audyt zgodnie z odpowiednimi przepisami prawa krajowego, które będą obejmować co do zasady działania jednostek kontroli skarbowej oraz komórek kontroli finansowej i audyłu wewnętrznego w jednostkach sektora finansów publicznych.

Wszelkie informacje nt. audytów będą częścią rocznego podsumowania raportów z audytu, dostarczonych przez KIK dla Szwajcarsko — Polskiego Programu Współpracy.

Odpowiedzialna: instytucja Realizująca

Zaangażowana: KIK, Instytucja Pośrednicząca

Odpowiedzialna:

Instytucja Audytu ustanowiona na szczeblu Ministerstwa Finansów

Zaangażowana: KIK (koordynacja działań), Instytucja Pośrednicząca,

Nr 75

7.

Ewaluacja

Każda Instytucja Pośrednicząca będzie odpowiedzialna za przygotowanie ścieżek audytu.

Dla każdego Projektu trwającego dłużej niż 2 lata i przekraczającego kwotę 500 000 franków szwajcarskich, certyfikowana instytucja audytująca - wewnętrzna (tj. wewnętrzna jednostki audytorskie i jednostki kontrolne w ramach instytucji administracji publicznej) lub zewnętrzna (tj. instytucja spoza sektora finansów publicznych zajmująca się audytem) przeprowadzi okresowe Audyty Finansowe, chyba że określono inaczej w Umowie ws. Projektu. Wnioski i zalecenia zostaną przekazane Ambasadzie Szwajcarii.

Końcowy Audyt Finansowy, zatwierdzony przez wewnętrzną lub zewnętrzną instytucję audytu, musi zostać przeprowadzony na zakończenie każdego Projektu.

Końcowy Raport Finansowy, wnioSki i rekomendacje ż Końcowego Audytu

| Finansowego będą przekazywane przez

KIK do Szwajcarii wraz z Raportem z Zakończenia Projektu.

Po zakończeniu Projektu, Strony mogą | Odpowiedzialna: poprosić o niezależną ewaluację. Jej KIK, SDC lub SECO koszt zostanie poniesiony przez Stronę

inicjującą.

4. Procedura dokonywania płatności i refundacji

Ministerstwo Finansów Rzeczypospolitej Polskiej pełni funkcję Instytucji Płatniczej w ramach udzielonej pomocy finansowej. Co do zasady, wszelkie płatności w ramach pomocy finansowej są prefinansowane z budżetu Rzeczypospolitej Polskiej. Instytucja Realizująca składa do KIK wnioski o płatność obejmujące wszystkie wydatki kwalifikowalne poniesione w danym okresie bieżącym, wraz z poświadczonymi za zgodność z oryginałem kopiami wszystkich dokumentów towarzyszących oraz raportem okresowym. KIK sprawdza kompletność złożonych dokumentów. Instytucja Płatnicza przekazuje wnioski o refundację do Szwajcarii w celu ich zatwierdzenia i wypłaty środków.

Szczegółowe procedury dotyczące refundacji znajdują się w Umowach ws. Projektów i jeśli odrębne przepisy nie stanowią inaczej, muszą być zgodne z poniższymi procedurami:

Nr 75 — 3566 — Poz. 672

ich związku z raportem okresowym. W razie konieczności, sprawdzanie poprawności wykorzystania środków poprzez przeprowadzanie kontroli na miejscu.

Poświadczanie do Instytucji Płatniczej poprawności i zgodności z prawem wniosków o płatność.

Przekazanie Szwajcarii kopii dokumentów towarzyszących, w szczególności: raportów okresowych, rocznych i końcowych (pkt. 3.5 i 3.6), raportów z audytu lub ich streszczeń, zgodnie z zapisami Umowy ws. Projektu.

Przekazanie Sprawdzenie formalnej zgodności | Odpowiedzialna:

wniosku o wniosków o płatność, w tym Instytucja Płatnicza refundację do poziomu współfinansowania

Szwajcarii Przekazanie wniosków o refundację do Szwajcarii i potwierdzenie zgodności z postanowieniami finansowymi zawartych umów.

Dokonanie Sprawdzenie zgodności wniosków | Odpowiedzialna: płatności przez o refundację i towarzyszącej Szwajcaria Szwajcarię na dokumentacji. Zaangażowana: rzecz Przelew wnioskowanej kwoty na Instytucja Płatnicza

Rzeczypospolitej konto Instytucji Płatniczej. Polskiej

Płatności na rzecz Płatność na rzecz Instytucji Odpowiedzialna: Instytucji Realizującej. Instytucja Realizującej Pośrednicząca

W wyjątkowych przypadkach, inne procedury płatności mogą być przyjęte przez Strony w przedmiotowych Umowach ws. Projektów.

Końcowa data kwalifikowalności wydatków zostanie określona w Umowie ws. Projektu. Będzie to 12 miesięcy po planowanej dacie zakończenia realizacji Projektu, jednakże nie później niż dziesięć lat od zatwierdzenia pomocy finansowej przez Parlament Szwajcarski, zgodnie z Artykułem 3 Umowy Ramowej. Ostatnie wnioski o refundację muszą zostać przekazane do Szwajcarii nie później niż w ciągu sześciu miesięcy po końcowej dacie kwalifikowalności.

W przypadku zaistnienia nieprawidłowości, umyślnie lub nieumyślnie spowodowanych w toku postępowania przetargowego, Szwajcaria, po konsultacjach z KIK, ma prawo bezzwłocznie wstrzymać refundację kosztów; poinstruować KIK o konieczności wstrzymania płatności ze szwajcarskiej pomocy finansowej i wystąpić o zwrot nienależnie wypłaconych kwot na każdym etapie Projektu.

Nr 75 — 3567 —

5.

Zadania i obowiązki

Zadania i obowiązki głównych zaangażowanych instytucji zostały określone w ustępach poniżej. Umowy ws. Projektów będą zawierać bardziej szczegółowy katalog zadań i obowiązków stosownie do indywidualnego przypadku.

5.1

Krajowa Instytucja Koordynująca

KIK ponosi ogólną odpowiedzialność za zarządzanie Szwajcarsko-Polskim Programem Współpracy oraz za nabór, planowanie, wdrażanie, zarządzanie finansowe, kontrolę i ewaluację Projektów, jak również za wykorzystanie środków pomocy finansowej w zgodzie z zapisami Umowy ramowej, w szczególności za:

zapewnienie przyjęcia krajowych aktów prawnych niezbędnych do wdrażania i monitorowania Projektów,

koordynację szwajcarskiej pomocy finansowej z innymi programami pomocowynmii, Narodowymi Strategicznymi Ramami Odniesienia oraz innymi programami operacyjnymi: zapewnienie odpowiednich środków w Budżecie Państwa w celu zapewnienia niezbędnych środków na rzecz jednostek wnioskujących,

zapewnienie organizacji naboru Propozycji Projektów, zebrania i dokonania ich oceny; powołanie Komitetu Monitorującego, zgodnie z rozdziałem 5.6,

przekazywanie do Szwajcarii Propozycji Projektów ;

przekazywanie do Szwajcarii wniosków o dofinansowanie wraz z towarzyszącą dokumentacją, przygotowanych w wyniku zatwierdzenia zarysów Projektów;

nadzór oraz zarządzanie wdrażaniem Projektów zgodnie z Umowami ws. Projektów oraz Umowami ws. Realizacji Projektów poprzez stworzenie odpowiedniego systemu monitorowania i audytu;

zapewnienie poprawnej weryfikacji faktur bądź dokumentów o równoważnej wartości otrzymanych od Instytucji Realizujących oraz kompletności dokumentacji towarzyszącej, zapewnienie braku podwójnego finansowania jakiejkolwiek z części Projektu z jakichkolwiek innych środków pomocowych,

przedkładanie wniosków o płatność do Instytucji Płatniczej oraz poświadczanie ich poprawności i autentyczności;

zapewnienie skuteczności i poprawności wykorzystania dostępnych środków finansowych;

weryfikację każdego Projektu pod kątem możliwości odzyskania podatku VAT przez daną Instytucję Realizującą oraz informowanie o jej wynikach Szwajcari w formie oświadczenia wnioskodawcy stanowiącego element dokumentacji projektowej; zapewnienie kontroli finansowej, w tym kompletnych i wystarczających ścieżek audytu we wszystkich zaangażowanych instytucjach;

przygotowanie rocznego raportu finansowego w sprawie wszystkich płatności pomiędzy Szwajcarią a Instytucją Płatniczą oraz pomiędzy instytucją Płatniczą a wszystkimi krajowymi zaangażowanymi instytucjami (np. KIK, Instytucją Pośredniczącą, Instytucją Realizującą. );

składanie co roku streszczenia zawierającego wnioski i zalecenia ze wszystkich raportów z audytu dla finansowanych Projektów. KIK przedstawia w formie załącznika wszystkie oryginalne wnioski i zalecenia raportów z audytu;

Zapewnienie omówienia wyników audytu z zaangażowanymi partnerami, w tym ze Szwajcarią oraz wdrożenie decyzji podjętych na podstawie raportu z audytu; Zapewnienie regularnego raportowania do Szwajcarii w sprawie wdrażania Projektów wspieranych przez pomoc finansową, jak również natychmiastowego raportowania o nieprawidłowościach;

Nr 75 — 3568 — Poz. 672

- Organizowanie spotkań rocznych na poziomie Szwajcarsko-Polskiego Programu Współpracy w porozumieniu z Ambasadą Szwajcarii oraz prezentowanie raportu rocznego;

- Odpowiedzialność za zwrot do Szwajcarii nienależnie wypłaconych kwot w ramach pomocy finansowej;

- Zapewnienie informacji i promocji w zakresie Szwajcarsko-Polskiego Programu Współpracy,

- Zapewnienie przechowywania wszelkich istotnych dokumentów dotyczących Projektów wdrażanych w ramach Szwajcarsko-Polskiego Programu Współpracy przez 10 lat po ich zakończeniu.

KIK może delegować część wyżej wymienionych zadań i obowiązków na jedną lub więcej instytucji Pośredniczących i Instytucje Realizujące.

5.2 _ Instytucja Pośrednicząca

Przez Instytucję Pośredniczącą należy rozumieć publiczną lub prywatną instytucję utworzoną w sposób prawny, wskazaną przez KIK, która wykonuje zadania powierzone jej przez KIK jub działa w jej imieniu wobec Instytucji Realizujących Projekty.

Zadaniami Instytucji Pośredniczących są w szczególności:

- ogłaszanie oraz przeprowadzanie naboru Propozycji Projektów, ocena ich zgodności z wymogami dla Propozycji Projektów (rozdział 2) oraz jakości złożonych wniosków w konsultacji z właściwymi ministerstwami;

- przekazywanie Propozycji Projektów wraz z raportami z oceny do KIK;

- nadzór i zarządzanie wdrażaniem Projektów w zgodzie z zapisami Umów ws. Projektów oraz Umów ws. Realizacji Projektów oraz przeprowadzanie niezbędnych kontroli;

- _ weryfikacja faktur lub dokumentów o równoważnej wartości otrzymanych od Instytucji Reałlizujących, weryfikacja poprawności złożonych dokumentów jak również kwalifikowalności wydatków zawartych we wnioskach o płatność;

- poświadczanie faktur iub dokumentów o równoważnej wartości oraz przekazywanie ich do KiK lub Instytucji Płatniczej;

- raportowanie do KIK o postępie we wdrażaniu Projektu;

- - wykrywanie nieprawidłowości i raportowanie o nich do KIK;

- zapewnienie przechowywania wszelkich istotnych dokumentów dotyczących Projektów wdrażanych w ramach Szwajcarsko-Polskiego Programu Współpracy przez 10 lat po ich zakończeniu;

- uzgadnianie na piśmie z instytucjami Realizującymi uzasadnionych zmian w zakresie realizacji zatwierdzonych Projektów zgodnie z limitami określonymi w odpowiednich Umowach ws. Projektu;

- zapewnienie promocji i informacji o Szwajcarsko-Polskim Programie Współpracy i realizowanych Projektach.

5.3 Instytucja Realizująca

Przez Instytucję Realizującą należy rozumieć instytucję państwową, jednostkę publiczną lub prywatną, jak również jakąkolwiek organizację uznaną przez Strony i upoważnioną do realizacji danego Projektu finansowanego na mocy Umowy ramowej. W konsekwencji, Instytucja Realizująca jest odpowiedzialna za przeprowadzenie postępowania przetargowego, jeśli postępowanie występuje, oraz jest stroną umów o zakup usług i dostaw zawieranych w ramach zatwierdzonych Projektów.

Umowa ws. Projektu będzie zawierać nazwę instytucji Realizującej. Jej zadania i obowiązki zostaną określone w Umowie ws. Realizacji Projektu.

Nr 75 — 3569 — Poz. 672

5.4 Instytucja Płatnicza

Instytucja Płatnicza odpowiada za zapewnienie należytej kontroli finansowej nad

wykorzystaniem pomocy finansowej. Zadaniami instytucji Płatniczej są w szczególności:

- — weryfikacja zgodności wniosków o płatność z finansowymi ustaleniami zawartych umów;

- potwierdzanie zapewnienia współinansowania zgodnie z zasadami zawartymi w Umowie ws. Projektu;

- przekazywanie odpowiednich wniosków o refundację do Szwajcarii; przechowywanie dowodów wszystkich wniosków o refundację przekazanych do Szwajcarii;

- _ raportowanie okresowe do KIK o przepływach finansowych.

Ponadto, Instytucja Płatnicza zapewnia, że zwyczajowe standardy i procedury obowiązujące dła środków publicznych są stosowane w zarządzaniu środkami pomocy finansowej. Weryfikuje ich stosowanie przez KIK, Instytucje Pośredniczące i Instytucje Realizujące. Instytucja Płatnicza zapewnia, że płatności są dokonywane na rzecz jednostek wnioskujących w określonych terminach.

5.5 Instytucje uprawnione do prowadzenia audytu

Instytucja Audytu, utworzona na szczeblu Ministerstwa Finansów, kontrołuje wykorzystanie środków w ramach Szwajcarsko - Polskiego Programu Współpracy.

Na podstawie analizy ryzyka, zostanie sporządzony roczny plan systemu audytu. Oprócz tej analizy ryzyka, Szwajcaria może wprowadzić wymogi, które zostaną wzięte pod uwagę w rocznym planie systemu audytu. Zgodnie z planowaniem, Instytucja Audytu, ustanowiona na szczeblu Ministerstwa Finansów i upoważnione instytucje audytujące (np. jednostka kontroli w Instytucji Pośredniczącej) przeprowadzą kontrolę i audyt zgodnie z prawem krajowym.

Zadaniami Instytucji Audytu są w szczególności:

1. zapewnienie, że audyt jest przeprowadzany w celu weryfikacji efektywnego funkcjonowania systemu zarządzania i kontroli Szwajcarsko-Polskiego Programu

Współpracy;

2. przygotowywanie rocznych planów z audytu i podsumowań raportów z audytu oraz przekazywanie ich do KIK;

3. - kontrola regularności wydatków kwalifikowalnych na podstawie 5 % reprezentatywnej próby zatwierdzonych działań;

4. zapewnienie wydajnego i sprawnego dochodzenia każdego podejrzanego i faktycznego przypadku oszustwa i nieprawidłowości, wykrytych podczas kontroli skarbowej, oraz raportowanie na ich temat do KIK;

5. zapewnienie pomocy szwajcarskim audytorom lub audytorom upoważnionym do występowania w ich imieniu;

6. weryfikacja okresowych raportów o nieprawidłowościach w celu zidentyfikowania obszarów ryzyka i ujęcia ich w planach kontroli;

7. przygotowywanie rocznych raportów z audytu dla KIK i rocznego podsumowania zawierającego wnioski i rekomendacje wszystkich raportów z audytu dla finansowanych Projektów. Instytucja Audytu przedstawi w postaci załącznika wszystkie oryginalne wnioski i rekomendacje z raportu z audytu.

Dodatkowo, Instytucja Realizująca zapewni przeprowadzenie końcowego audytu finansowego z realizacji Projektu po jego zakończeniu, na podstawie określonej dokładnie w Umowie ws. Projektu. Koszty audytu zewnętrznego podlegają refundacji i muszą zostać włączone do budżetu Projektu. Koszty audytu wewnętrznego są ponoszone przez właściwą instytucję audytującą w ramach Projektu. Instytucja audytująca będzie przeprowadzać audyt Projektów zgodnie z zakresem wymagań oraz Międzynarodowymi Standardami Audytu

Nr 75 — 3570 — Poz. 672

(ISA). Dokonując tego, będzie ona weryfikować poprawne wykorzystanie Środków finansowych, sporządzać zalecenia w celu poprawy systemu kontroli oraz raportować o każdym faktycznym lub domniemanym przypadku oszustwa lub nieprawidłowości.

Raporty z audytu są przekazywane do KIK. Odpowiedzialne instytucje, przy pełnym wsparciu ze strony Rządu Rzeczypospolitej Polskiej, będą przeprowadzać dochodzenia w sprawie domniemanych przypadków oszustwa lub nieprawidłowości. W sytuacji udowodnionych przypadków oszustwa zostaną podjęte działania zgodnie z istniejącymi przepisami

prawnymi.

5.6 Komitet Monitorujący

Ministerstwo Rozwoju Regionalnego utworzy Komitet Monitorujący odpowiedzialny za monitorowanie wdrażania Szwajcarsko-Polskiego Programu Współpracy.

Komitet Monitorujący będzie składał się z 10 — 12 członków reprezentujących: e KIK

właściwe ministerstwa

właściwe regionalne i lokalne władze samorządowe

organizacje pozarządowe

partnerów społecznych i gospodarczych

Ambasada Szwajcarii może brać udział w posiedzeniach Komitetu jako obserwator.

Komitet Monitorujący będzie, między innymi, odpowiedzialny za następujące zadania:

+ wskazywanie kryteriów wyboru Projektów oraz zatwierdzanie kryteriów wyboru wskazanych w ogłoszeniach o naborze,

+ dokonywanie przeglądu procesu wyboru Projektów,

« monitorowanie zgodności z regułacjami i procedurami,

e okresowe badanie postępu w realizacji Projektów i osiągania przez nie założonych celów,

« monitorowanie realizacji celów na poziomie Szwajcarsko-Polskiego Programu Współpracy,

e sprawdzanie i opiniowanie raportów rocznych z wdrażania Szwajcarsko-Polskiego Programu Współpracy, przygotowywanych przez KIK,

+ zapewnienie efektywności i skuteczności wykorzystania środków finansowych dostępnych w ramach Szwajcarsko-Polskiego Programu Współpracy

Posiedzenia Komitetu Monitorującego będą odbywały się okresowo, co najmniej cztery razy do roku.

5.7 Ambasada Szwajcarii

Ambasada Szwajcarii jest oficjalnym przedstawicielem Szwajcarii. VW odniesieniu do

wdrażania Szwajcarsko-Poiskiego Programu Współpracy, do jej zadań należy:

- _ ułatwianie kontaktów, zapewnienie związków oraz związków pomiędzy partnerami;

- infonmowanie oraz doradzanie partnerom w sprawie procedur i warunków uzyskania środków z pomocy finansowej;

- przekazywanie oficjalnych informacji oraz propozycji do i od szwajcarskich władz;

- organizowanie, we współpracy z KIK, wizyt delegacji szwajcarskich;

- uczestniczenie w spotkaniach poświęconych Szwajcarsko-Polskiemu Programowi Współpracy;

- _ informowanie opinii publicznej o Szwajcarsko-Polskim Programie Współpracy i pomocy finansowej,

- uczestniczenie w Komitecie Monitorującym w roli obserwatora.

Nr 75 — 3572 — Poz. 672

Aneks nr 3: Zasady i Procedury dla Grantów Blokowych, Funduszu na Przygotowanie Projektów, Funduszu Pomocy Technicznej oraz Funduszu Stypendialnego w ramach Szwajcarsko - Polskiego Programu Współpracy

Aneks nr 3 stanowi integralną część Umowy ramowej pomiędzy Rządem Rzeczpospolitej Polskiej a Szwajcarską Radą Federalną o Wdrażaniu Szwajcarsko — Polskiego Programu Współpracy. Aneks nr 3 określa przedmiotowe pojęcia i cel ogólny, sposób wyboru Operatorów, treść poszczególnych umów, katalog kosztów kwalifikowalnych oraz poziomy dofinansowania, jak również zadania i obowiązki w ramach:

A. Grantu Blokowego

B. Funduszu na Przygotowanie Projektów C. Funduszu Pomocy Technicznej

D. Funduszu Stypendialnego

A. Grant Blokowy

1. Definicja i cel

Granty Blokowe są to fundusze utworzone w jasno określonym celu, zapewniające pomoc finansową dla organizacji łub instytucji, umożliwiające efektywne kosztowo zarządzanie programami składającymi się z wielu mniejszych projektów.

Granty Blokowe mogą zostać utworzone na szczeblu krajowym, regionalnym lub lokalnym. Umożliwiają one organizacjom lub instytucjom: przeprowadzanie danych przedsięwzięć poprzez realizację mniejszych projektów, jak również wzmocnienie ich zdolności instytucjonalnych.

Co do zasady, mniejsze projekty będą miały charakter non-profit, a wartość dofinansowania będzie wynosić od 10 000 do 100 000 franków szwajcarskich.

2. Wybór Operatora Grantu Blokowego

Operator Grantu Biokowego będzie instytucją sektora publicznego lub prywatnego lub organizacją pozarządową działającą w interesie publicznym. Operator będzie utworzony w sposób prawny na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej.

Co do zasady, Operator Grantu Blokowego powinien mieć silne powiązania z sektorem iubfi z regionem geograficznym, w którym Grant Blokowy będzie wdrażany.

Wybór Operatora Grantu Blokowego może odbywać się w dwustopniowym postępowaniu uzgodnionym pomiędzy Krajową Instytucją Koordynującą (KIK) a Szwajcarską Agencją Rozwoju i Współpracy (SDC). Instytucje ubiegające się o funkcję Operatora mogą złożyć zarys planowanego Grantu Blokowego przed przedłożeniem kompletnej aplikacji. Zarysy i kompletne aplikacje zostaną zaopiniowane przez KIK i przekazane do SDC do zatwierdzenia.

Nr 75 — 3573 — Poz. 672

SDC oceni, czy dany Operator Grantu Blokowego jest kompetentny, aby udzielać pomoc finansową, oraz czy proponowany system wdrażania jest poprawny. Na podstawie powyższej oceny, SDC przekaże swoje stanowisko KIK i Operatorowi Grantu Blokowego oraz podejmie decyzję w sprawie finansowania Grantu Blokowego.

3. Umowa ws. Grantu Blokowego

Dla każdego Grantu Blokowego, zostanie przygotowana przez KIK Umowa ws. Grantu Blokowego, w oparciu o standardową Umowę ws. Grantu Blokowego przygotowaną przez SDC. Umowa ws. Grantu Blokowego zostanie podpisana przez KIK, SDC oraz wybranego Operatora Grantu Biokowego. Umowa ws. Grantu Biokowego będzie m.in. zawierać: - Cele Grantu Blokowego; Strukturę organizacyjną, zadania i obowiązki (w tym powołanie komitetu sterującego ds. zatwierdzania mniejszych projektów); - Procedury oceny i wyboru mniejszych projektów (w tym kryteria wyboru); - Zasady i procedury dotyczące poziomów dofinansowania; Harmonogram wdrażania; - _ Budżet i plan finansowy (zawierający m.in. koszty zarządzania); - — Procedury dotyczące wydatkowania i audytu; - Monitoring i nadzór; - Raportowanie; - — Środki promocji.

4. Kwalifikowałność kosztów i poziom dofinansowania

Koszty kwalifikowalne odnoszące się do zarządzania i administrowania Grantem Blokowym zostaną określone w Umowie ws. Grantu Biokowego.

Mniejsze projekty wdrażane samodzielnie przez Operatora Grantu Blokowego nie mogą zostać sfinansowane ze środków Grantu Blokowego.

Poziom dofinansowania mniejszych projektów ze środków Grantu Blokowego zostanie określony dla każdego z nich oddzielnie i może wynieść do 100%.

Dofinansowanie oferowane w ramach Grantu Blokowego nie może zastępować innych środków pomocowych i pożyczek bankowych.

5. Zadania i obowiązki

Do zadań i obowiązków KIK należy:

- — Proponowanie nowych Grantów Blokowych;

- Zapewnienie utworzenia Grantów Blokowych, w tym zaproszenie do składania wniosków lub organizowanie naboru, wstępny wybór Operatora Grantu Blokowego, przygotowanie umowy;

- _ Zapewnienie nadzoru nad Grantami Blokowymi poprzez stworzenie odpowiedniego systemu monitorowania, zarządzania i audytu;

- _ Stworzenie mechanizmów kontroli finansowej;

Wyznaczenie obserwatora do komitetu sterującego ds. zatwierdzania mniejszych projektów;

- _ Kontrola wydajnego i efektywnego wykorzystania środków Grantów Blokowych;

- Zapewnienie regularnego raportowania do SDC na temat postępu we wdrażaniu Grantów Blokowych, jak również zapewnienie regularnego raportowania w przypadku nieprawidłowości;

- Zapewnienie audytu i realizacji zaleceń z niego wynikających;

- _ włączenie Grantów Blokowych do kampanii promocyjnej na temat pomocy finansowej.

Nr 75 — 3576 — Poz. 672

C. Fundusz Pomocy Technicznej

1. Definicja i cel

Fundusz Pomocy Technicznej może zostać utworzony w celu dofinansowania dodatkowych wydatków ponoszonych przez Rzeczpospolitą Polską w celu wydajnego i efektywnego wdrożenia pomocy finansowej.

2. Koszty kwalifikowalne

Koszty poniesione przez polskie instytucje na zarządzanie, wdrażanie, monitorowanie i kontrolę pomocy finansowej co do zasady nie kwalifikują się do dofinansowania. Niemniej jednak, niektóre koszty poniesione przez polskie instytucje na zadania realizowane dodatkowo i wyłącznie w celu wdrożenia pomocy finansowej kwalifikują się do dofinansowania, jeśli należą do jednej z poniższych kategorii:

a) Koszty Komitetów Monitorujących i Doradczych dla Szwajcarsko - Polskiego Programu Współpracy;

b) Szkolenia dla potencjalnych Instytucji Realizujących w celu przygotowania ich do wnioskowania do Szwajcarsko - Polskiego Programu Współpracy;

c) Zatrudnianie konsultantów oraz ekspertów do oceny zarysów Projektów składanych do KIK oraz przygotowywania wniosków o dofinansowanie do Szwajcarii;

d) Zatrudnianie konsultantów oraz ekspertów do przeprowadzania monitoringu i przeglądu Projektów finansowanych w ramach Szwajcarsko - Polskiego Programu Współpracy,

e) Audyt i kontrole na miejscu w ramach działań związanych z pomocą finansową, gdy dotyczą one czynności leżących ponad i poza zwykłymi zobowiązaniami Rzeczypospolitej Polskiej;

f) Środki promocji odnoszące się do pomocy finansowej;

g) Koszty uczestnictwa w spotkaniach z instytucjami szwajcarskimi, odbywających się poza terytorium Rzeczypospolitej Polskiej;

h) Koszty tłumaczeń ponoszone przez KIK i Instytucje Pośredniczące w trakcie zarządzania szwajcarską pomocą finansową;

ij Dodatkowy sprzęt, w tym oprogramowanie komputerowe, zakupiony specjalnie dła celów wdrażania pomocy finansowej.

3. Operator Funduszu Pomocy Technicznej Operatorem Funduszu Pomocy Technicznej jest KIK. 4. Umowa ws. Funduszu Pomocy Technicznej

Umowa ws. Funduszu Pomocy Technicznej zostanie przygotowana i podpisana przez KIK po stronie polskiej i SDC / SECO ze strony szwajcarskiej. Umowa ws. Funduszu Pomocy Technicznej będzie m.in. zawierać:

Cele Funduszu Pomocy Technicznej; - Szczegółową listę kosztów kwalifikowalnych; - — Strukturę organizacyjną, zadania i obowiązki; - _ Procedury; - _ Budżet i plan finansowy; _ Procedury dotyczące audytu;

Monitoring i nadzór;

Raportowanie.

FRAMEWORK AGREEMENT between the Government of the Republic of Poland and the Swiss Federal Council concerning the implementation of the Swiss-Polish Cooperation Programme to reduce economic and social disparities within the enlarged European Union

Nr 75 — 3579 —

- "Intermediate Body” means any legal public or private entity appointed by the NCU which acts under the responsibility of the NCU or which carries out duties on behalf of the NCU with regard to Executing Agencies implementing Projects;

"Paying Authority" means the institution established in the Ministry of Finance ensuring appropriate financial control within the Swiss-Polish Cooperation Programme;

"Audit Institution” means the institution established at the leve! of the Ministry of Finance responsible for the control o? the use of financial resources under the Swiss-Polish Cooperation Programme;

- "Executing Agency" means any public authority, any public or private corporation as well as any organization recognized by the Parties and mandated to implement a specific Project financed under this Agreement;

"Implementation Agreement" means an agreement between the NCU and/or the [Intermediate Body and the Executing Agency for the implementation of the Project;

- "Block Grant" means a fund set up for a clearly defined purpose, providing assistance to organizations or institutions, facilitating a cost-effective administration mainly in programmes with many small projects;

"Project Preparation Facility” means the Facility providing financial support for the preparation of the Final Project P'roposals;

"Technical Assistance Fund” means the Fund for the financing of tasks performed by the Polish authorities additiorally and exclusively for the implementation of the Contribution;

"Scholarship Fund” means the Fund for the financing of scholarships for Polish students and researchers admitted at higher education and research institutions in Switzerland.

Article 2 — Objectives

1. The Parties shali promote the reduction of economic and social disparities within the enlarged EU through Projects mutually agreed upon between the Parties and in line with the Memorandum of Understanding and the Conceptual Framework for the Swiss-Polish Cooperation Programme as outlined in Annex 1 of this Agreement.

2. The objective of this Agreement is to establish a framework of rules and procedures for the planning and implementation o* the cooperation between the Parties.

Nr 75 — 3581 — Poz. 672

"4. The Contribution, in the form of grants, may not exceed 60% of the total eligible costs of the Project, except in the case cf Projects receiving additional financing in the form of budget allocations from national, regional or local authorities, in which case the Contribution may not exceed 85% of the total eligible costs. Institution-building and technical assistance Projects, Projects implemented by non-governmental organisations as well as financial assistance benefitimng the private sector (credit lines, guarantees, equity and debt participation) may be fully financed by the Contribution.

5. The following costs shall not be eligible for grant support: expenditures incurred before the signing of the respective Project Agreement by all parties, interests on debt, the purchase of real estate, staff costs of civil servants of the Polish institutions involved in the management of the Contribution and recoverable value added tax as specified in Article 7 of this Agreement.

Article 6 — Coordination and Frocedures

1. To make sure that Projects have the greatest possible impact and in order to avoid duplication and overlapping with projects financed through means of structural and/or cohesion funding as well as by any other funding source, the Parties shall assure an effective coordination and share any information needed to that end.

2. All the correspondence exchanged between the Parties, including reports and Project documents, shall be drafted in English.

3. Each Project shall be subject to a Project Agreement, which shall set out the terms and conditions of grant assistance as well as the roles and responsibilities of the contracting parties.

4. The Republic of Poland is responsible for the identification of Projects to be financed by the Contribution. Switzerland can offer the Republic of Poland proposals to finance Projects, including Projects of multilateral, national or international institutions. The rules and procedures for the selection and implementation of Projects are defined in Annex 2 and for Block Grants, the Project Preparation Facility tne Technical Assistance Fund and the Scholarship Fund in Annex 3.

5. AII Projects shali be supported by the Republic of Poland and approved by Switzerland. The Parties attach high importance to the monitoring, the evaluation and the audit of Projects and of the Swiss-Polish Cooperation Programme as stipulated in Annex 2. Switzerland, or any mandated third party acting on its behalf, is entitled to visit, monitor, review, audit and evaluate all activities and procedures related to the implementation of the Projects financed by the Contribution, as deemed appropriate by Switzerland. The Republic of Poland shall provide all requested or useful information and shall take or cause to be taken all actions allowing the successful realisation of such mandates.

Nr 75 — 3582 — Poz. 672

6. Upon entry into force of this Agreement, the Republic of Poland shall open a separate bank account at the National! Bank of the Republic of Poland in which the funds received from the Swiss Contribution shall be deposited. The Swiss administration costs referred to in Article 5, Paragraph 3 of this Agreement shall not be managed through this account. The accumulated net interest shall be yearly reported to Switzerland.

7. Payment procedures are outlined in Annex 2, Chapter 4 of this Agreement.

Article 7 — Value Added Tax and other Taxes and Charges

1. Value added tax (VAT) shall be considered eligible expenditure only if it is genuinely and definitively borne by the Executing Agency. VAT which is recoverable, by whatever means, shall not be considered eligible even if it is not actually recovered by the Executing Agency or by the final recipient.

2. Other levies, taxes or charges, in particular direct taxes and sociał security contributions on sałaries and wages, shall constitute eligible expenditure onły if they are genuinely and definitively borne by the Executing Agency.

Article 8 — Annual Meetings and Reporting

1. In order to ensure effective implementation of the Swiss-Polish Cooperation Programme, the Parties agree to hold annual meetings. The first meeting shall be held no later than one year after the beginning of the application of this Agreement.

2. The Republic of Poland shall organize the meetings in cooperation with Switzerland. The NCU shall present one month bafore the meetings an annual report. Its content shall include but not be limited to the issues listed in Annex 2.

3. Within three months after the final disbursement under this Agreement, the Republic of Poland shall submit to Switzerland a final report assessing the accomplishment of the objective of this Agreement and a final financial statement on the use of the Contribution, based on the financial audits of the Projects.

Article 9 — Competent Authorities

1. The Republic of Poland has authorized the Minister of Regional Development to act on its behalf as the NCU for the Swiss-Polish Cooperation Programme. The NCU shali have the overall responsibility for the management of the Contribution in the Republic of Poland, including the responsibility for financial control and audit.

Nr 75 — 3583 — Poz. 672

2. Switzerland has authorized:

the Federal Department of Foreign Affairs, acting through the Swiss Agency for Development and Cooperation (SDO)

and

the Federal Department of Economic Affairs, acting through the State Secretariat for Economic Affairs (SECO)

to act on its behalf for the implementation of the Świss-Polish Cooperation Programme.

Projects are assigned to one or the other institution according to their respective fields of competence.

3. The Swiss Embassy shall act as the contact point for the NCU with regard to official information referring to the Contribution. Day-to-day communication between the competent authorities may be maintained directly.

Article 10 - Common Concern

The Parties share a common concern in the fight against corruption, which jeopardises good governance and the proper use of resources needed for development, and, in addition, endangers fair and open competition based upon price and quality. They declare, therefore, their intention of combining their efforts to fight corruption and, in particular, declare that whoever asks for, lets himself/herself be promised or accepts an advantage for acting or refraining from acting in the context of a mandate or contract within the framework of this Agreement, will be considered to have committed an illegal act which shall not be accepted. Any actual case of this kind shall constitute sufficient grounds to justify termination of this Agreement, the respective Project Agreement, the annulment of the procurement or resulting award, or for taking any other corrective measure laid down by applicable law.

Article 11 — Final Provisions 1. Annexes 1, 2 and 3 shall form an integral part of this Agreement.

2. Any dispute which may result from the application of this Agreement shal! be resolved by diplomatic means.

3. Any amendment to this Agreement shall be made in writing with the mutual agreement of the Parties and according to their respective procedures. Any amendment to the Annexes 1, 2 and 3 of this Agreement shall be made in writing with the mutual agreement of the competent authorities mentioned in Article 9.

Nr 75 — 3584 — Poz. 672

4. This Agreement can be terminated at any time by one of the Parties upon a six-month prior written notice containing its justification. Prior to making such a decision, the Parties shall enter into a dialogue with a view to ensuring that said decision is based on accurate and correct facts. In case of said termination, the provisions of this Agreement shall continue to apply to the Project Agreements concluded before the termination of this Agreement. The Parties shall decide by mutual agreement any other consequences of the termination.

5. This Agreement shall enter into force on the date of the notification confirming the completion by both Parties of their respective approval procedures. The Agreement covers a Commitment period of five years and a disbursement period of ten years. It applies until the final report by the Republic of Poland assessing the accompiishment of the objective of this Agreement is submitted according to Articie 8 Paragraph 3. The Commitment period shall start according to Article 3 Paragraph 1. In the case that the Commitment period starts before the entry into force of this Agreement, the Parties shall apply this Agreement provisionally starting on the day of its signing.

Signed at Berne on 20 December 2007, in two authentic copies in the English

language.

For the Government of For the Swiss

the Republic of Poland Federal Council EEE Z

w 2 m At aaa

Elżbieta Bieńkowska Micheline Calmy-Rey

Minister of Regional Development President

of the Swiss Confederation

eernnanęnnanao pasa ana Gor O za aa ZAŁ aa LAa CYPR AAC ARoa0aa:

Doris Leuthard Federal Councillor of the Swiss Confederation

Nr 75 — 3585 — Poz. 672

Annex 1: Conceptual Framework of the Swiss-Polish Cooperation Programme

The Conceptual Framework is an integral part of the Framework Agreement between the Swiss Federal Council and the Government of the Republic of Poland concerning the implementation of the Swiss-Polish Cooperation Programme. The Conceptuał Framework defines objectives, principles, strategies, geographic and thematic focus as well as indicative financial allocations.

1. Objectives

The Swiss-Polish Cooperation Programme pursues two objectives:

To contribute to the reduction of economic anc social disparities between the Republic of Poland and the more advanced countries of the enlarged European Union (EU); and

To contribute within the Republic of Poland to the "eduction of economic and social disparities between the dynamic urban centres anci the structurally weak peripheral „regions.

The Swiss-Polish Cooperation Programme includes national and international Projects that support a sustainabie, economically and sociaily balanced development.

Towards the end of the implementation period of the Swiss Contribution, both Parties shall jointly decide on a global evaluation of the results achieved by the Swiss-Polish Cooperation Programme.

2. Principles The Świss-Polish cooperation is guided by the following principies:

Transparency. Transparency and openness are key to all cooperation activities and are binding at al! levels. Special emphasis shall be given to transparency in project selection, contract awarding and financial management.

Social inclusion. Cooperation activities aim at including socially and economically disadvantaged individuals and groups in the opportunities and benefits of development.

Equal opportunities and rights. Cooperation activities aim at increasing women's and men's opportunities to exercise their.rights equally through a gender-based approach.

Environmental sustainability. Cooperation activities aim at incorporating requirements of environmental sustainability.

Commitment by all stakeholders. All institutions and decision-makers involved in the Swiss-Polisn Cooperation Programme are committed to an efficient and effective implementation of the agreed Projects.

Subsidiarity and decentralisation. Cooperation activities aim at including considerations of subsidiarity and decentralisation primariły in Projects at the municipal and regional levels.

Nr 75 — 3586 — Poz. 672

- 3. Strategies 3.1 _ Main Strategic Considerations

The Swiss-Polish Cooperation Programme is part of a comprehensive national development planning that includes the structural and cohesion programmes of the EU as well as the programmes of the EEA and the Norwegian Financial Mechanisms. The Swiss Contribution shall be complementary to these programmes and mainly focus on Projects that are not or only partially covered by other financial sources.

Main strategic considerations include:

a. Focusing. The Memorandum of Understanding between the Swiss Federal Council and the Council of the European Union defines four funding guidelines for the Contribution:

- Security, stability and support for reforms,

- Environment and infrastructure;

- _ Private sector; and

- Human and social development.

These funding guidelines and the related focus areas provide a broad base for cooperation. Efficiency and effectiveness considerations as well as concern for the optimal allocation and use of available resources are important. Therefore, the Swiss- Polish Cooperation Programme shall have a clear strategic focus, guided by the following considerations:

- Concentration on a maximum of eight focus areas in which at least 70% of the Contribution shall be spent (thematic concentration). The selection of the focus areas shall be need-based and take into account specific Swiss know-how.

- Concentration on four peripheral and less-developsd regions (NUTS Ii) in which at least 40% of the Contribution shall be spent (geogrephic concentration).

- Concentration on a relatively small number of Projects.

b. Programme approach. A programme consists of component projects linked by a common theme or shared objectives. A programme approach shall be applied in focus areas which display several of the following characteriszics: large financial Commitments; linking of different levels (national, regional, local); variety of actors; contribution to policy development; significant contributions to capacity build ng, and application of a common set of rules and procedures. A programme approach implies a delegated authority for decision-nmaking on individual projects. A programme approach includes: an initial assessment of the focus area; the definition of objectives, guidelines and budgets; a programme implementation plan; and a sector monitoring and evaluation concept. To assure efficiency and effectiveness, the contribution to a specific programme shalł represent a minimum amount of CHF 4 million.

c. Individual project approach. An individual project approach shall be applied in a focus area in which stand-alone projects shall be implemented. To assure efficiency and effectiveness, the contribution for each project under the individual project approach shall represent in general a minimum amount of CHF 1 million. Higher minimal financial volumes may be agreed upon (see Chapter 5 of this Annex). Block Grant financing may provide a means to accommodate smaller projects (see Annex 3).

d. International Projects. The Contribution may ke used to finance international Projects.

Nr 75 — 3587 — Poz. 672

e. Partners and beneficiaries. The Swiss-Polish Cooperation Programme shall include partners and beneficiaries from the public and private sectors, non-governmental organisations and other civil society organisations.

f. Partnerships. Partnerships between Swiss and Polish partners are an enriching element of the Swiss-Polish Cooperation Programme. Cooperation and partnerships are strongly encouraged, especially in focus areas in which Switzerland may contribute particular experience, know-how and technologies.

g. Flexibility. Flexibility and the possibility to react to opportunities require that initially only about 80% of the Contribution shall be allocated to particular focus areas and special items. Two years after the beginning of the Swiss-Polish Cooperation Programme, a review shall assess thematic and geographic priorities, redirect the initial financial allocations as agreed, and determine the priorities for the not yet allocated part of the Contribution.

h. Visibility. Visibility of the Swiss-Polish Cooperation Programme for Polish and Swiss citizens is an important aspect that may be taken into account when selecting and implementing Projects. Both Parties undertake to inform proactively on their cooperation.

3.2 Implementation Strategies

a. Identifying Projects. Project identification significantly impacts the quality of the Swiss-Polish Cooperation Programme. The Republic of Poland is responsible for the identification of Projects to be financed by the Contribution. Switzerland can offer the Republic of Poland Project proposals.

b. Setting Project selection criteria. Project selection shall be based on a clear set of

criteria. General selection criteria shall include:

- _ Responsiveness to the objectives of the Swiss-Polisn Cooperation Programme;

- Adherence to the principles of the Świss-Polish Cooperation Programme described in Chapter 2 of this Annex;

- Responsiveness to the strategic considerations outlited in Chapter 3.1 of this Annex;

- Anchoring in the national development planning and, if possible, the National Strategic Reference Framework and the respective Operational Programme(s);

- Innovation and/or the potential to offer new solutions that can be applied subsequentiy on a larger scale (pilot Projects);

- Capacity of the Executing Agency;

- Leverage potential (mobilisation of additional resources);

- _ Feasibility in the given time-span; and

- Sustainability of results.

Specific selection criteria for each focus area may be formulated prior to starting the implementation of the Swiss-Polish Cooperation Programme.

c. Supporting Project planning. Project preparation and detailed Project planning are of paramount importance for efficiency and effectivaness in Project implementation. Preparation support may be requested by the Republic of Poland or recommended by Świtzeriand and shall be financed through the Project Preparation Facility (see Annex 3).

Nr 75 — 3588 — Poz. 672

d. Enhancing implementation capacities. Successful Project implementation depends on the capacities of the implementing and monitoring organisations. If need be, capacity enhancement may be requested by the Repubiic of Poland or recommended by Switzerland and may be financed by the Contribution as an integral part of Project financing.

4. Geographic Focus

At least 40% of the Swiss-Polish Cooperation Programme shall be spent in the Lubelskie Region, the Podkarpackie Region, the Świętokrzyskie Region and the Małopolskie Region.

5. Thematic Focus and Indicative Financial Allocations

The following thematic focus and indicative financiał allocations shall apply to the Swiss- Polish Cooperation Programme:

1. Security, Stability and Support for Reforms

Indicative Focus areas Approach, objectives and eligible Projects financial allocation

Regional Programme approach with one objective: development

initiatives in Objective in the geographic focus area: peripheral or disadvantaged |One specific objective related to the increase of regions employment and income is fully achieved in a subregion through the implementation of an integrated strategy (covering different sectors) by selected partnerships. The sub-region groups several rural municipalities around 1-2 urban municipalities. These urban municipalities will function as sub-regional centres. A partnership of the sub-region develops an integrated strategy and implemants the related ! multi-thematic, local development programme. The iprogramme is composed by a zet of measures | (projects), some of them to be co-financed by the Swiss Contribution. A programme in a sub-region would amount to 5 to 10 million CHF. The integrated strategy addresses economic development objectives, like for example: - _ Development of local agricultt ral processing and entrepreneurship; Development of human resources in particular as regards rural youth, taking into account modern forms of vocational training and lifelong education; Development of networks, partnerships, social capital — support for non-governmental institutions and organisations nvolved in rural development; Creation of a mechanism for financing and supporting local investments.

Up to 50 million CHF

Nr 75 — 3589 — Poz. 672

Measures to Individual Project approach with the following secure borders | objective:

To contribute to the protection of eastern EU Borders.

Types of eligible Projects:

- _ Strengthening the efficiency and effectiveness Up to of the border check points 20 million CHF

- _ Strengthening of customs services units tasked with the crime-fighting

- Improve 1T infrastructure, equipment and management of border check points, including the elaboration and implementation of digital system of radio communication

. Environment and Infrastructure

Indicative Focus areas Approach, objectives and eligible Projects financial allocation Rehabilitation Individual Project approach with 3 objectives: and modernisation | A minimum of 30% of the amoun: allocated to this of basic thematic focus area shall be used for Projects in infrastructure the geographicai focus areas.

and Objective 1

To enhance municipal infrastructure services in order to increase living standards and promote economic development.

Types of eligible Projects: Projects of a minimum value of CHF 15 million each in tha fields of.

improvement of the environment

- Solid waste management: Collection, separation and treatment of waste and of hazardous waste, including hospital waste

Up to

Objective 2 117.5 million

| , CHF To increase energy efficiency and to reduce

emissions, in particular greenhouse gases and hazardous substances.

Types of eligible Projects: Projects of a minimum value of CHF 10 million each in tha fields of:

- — Introduction of renewable energy systems (e.g. solar, wind, small hydropower, geothermal, biomass, etc.)

Improvement of energy efficiency. eg. reduction of energy losses

Reduction of emissions fror1 therma! power plants and district heating sysiems

Nr 75 — 3592 — Poz. 672

z Focus areas

7 Health

4. Human and Social Development

Indicative financial allocation

Approach, objectives and eligible Projects

Programme objectives:

approach with

the following

Objective 1

To promote healthy lifestyles and to prevent communicable diseases on national level and in geographical focus areas.

Types of eligible Projects:

- Development of health promotion and prevention strałegies and structures (both governmental as well as non-covernmental)

- Primarily large scale and long-term (3 to 5 years) health promotion and disease prevention campaigns (e.g. alcohol, tobacco, HIV/AIDS, tuberculosis, narcotics, obesity) at national level

- Smalier scale health promoton and disease prevention campaigns at regional and local level

|- - Health education programmes (e.g. for children and young adolescents)

Up to

Objective 2 35 million CHF

To strengthen primary health care and social services in the peripheral and disadvantageous region of the geographic focus areas in favouring a multi-sectorial programmatic approach.

Types of eligible Projects:

- Capacity enhancement in poicy and strategy development on regional (and national) level concerning the ełderly and handicapped persons

- Enhancing service delivery for the elderly and the handicapped persons

- Equipment and training for nursing at the primary level and social servicas

- Equipment for and training of staff for ambulatory and nursing home care

- Strengthening access ard quality of ambulatory and nursing horne care for the elderly

- Training for professionals working in ambulatory and nursing home care

Nr 75

Objective 1 To strengthen the scientific potential through scholarship programmes in Switzerland.

Types of eligible Projects:

Objective 2 To enhance access to higher education.

Objective 3

To contribute to the knowledge based economy through the enhancement of the knowledge base and in particular through applied research as well as know-how and technology transfer.

Types of eligible Projects:

Establishment / renovałion of hospices facilities as part of a larger programme

Capacity enhancement of governmental and non governmental institutions for a better integration of handicapped persons (training, job)

Supporting counselling and care facilities and foster families

Supporting community homes (incl. equipment and renovation

Research and Programme approach with three objectives: Development

Scholarship Fund' for advanced degree and post-graduate programmes in Switzerland (CHF 12 million)

Scholarship programmes between the Republic of Poland and EU's neighbouring Up to

countries for advanced degree and post-| 30 million CHF graduate studies in the Republic of Połand

Joint research Projects and institutional partnerships in applied research

Equipment for applied research Projects Incubators ta facilitate spin-offs

Capacity building in innovation management

* Rules and procedures for the Scholarship Fund will be different from those defined in Annex 2.

Nr 75 — 3595 — Poz. 672

Annex 2: Rules and Procedures for the SŚwiss-Polish Cooperation Programme

Annex 2 is an integral part of the Framework Agreement between the Swiss Federal Council and the Government of the Republic of Poland concerning the implementation of the SŚwiss-Polish Cooperation Programme. Annex 2 defines the controlling at the Swiss- Polish Cooperation Programme leve:, procedures at Project level, requirements for Project proposals, roles and responsibilities and special provisions for financial assistance.

Rules and procedures for Block Grants, the Project Preparation Facility, the Technical Assistance Fund and the Scholarship Fund are defined in Annex 3.

1. Controlling at the Swiss-Polish Cooperation Programme level

1.1 Supervision

Tne Polish authorities have the final responsibility for the monitoring and supervision of the Swiss-Polish Cooperation Programme. A monitoring system shall be developed jointly by the Parties at the beginning of the Swiss-Polish Cooperation Programme and be enhanced during its implementation as necessary.

1.2 Annual meetings

In order to ensure an effective implementation of the Swiss-Polish Cooperation Programme, the Parties shall hold annual meetings. At the annual meetings, the National Coordination Unit (NCU) shall present an annual report to be distributed one month before the meeting which shall amongst other things address:

- _ Generał experience and results achieved; - Progress made in the implementation of the Swiss-Polish Cooperation Programme against the Conceptual Framework; - _ Reporting on the status of the Swiss-Polish Cooperation Programme, including: o Słatements on approved Projects, progress of Project identification/ preparation and foreseeable Commitments; o Overall financial statement on past and tentative future disbursements and Commitments for the entire Swiss-Polish Cooperation Programme; o Summary and main conclusions of the financial audits of the Projects in accordance with Chapter 3.6; o Statistics on tenders, contract awards and successful bidders; o Information about important issues with regard to particułar Projects. - _ Reporting on Block Grants, the Project Preparation Facility, the Technicat Assistance Fund and the Scholarship Fund; - _ Proposals for the allocation of non-committed funds; - Reporting on administrative implementation issues; - Strategy and activities to inform the general public about the Swiss-Polish Cooperation programme and the Projects implemented; - Further issues to be discussed; recommendations, next steps; - Review and, if needed, amend the Annexes of the Agreement.

Nr 75 — 3596 — Poz. 672

The NCU is responsible for the organisation of the annual meetings. It wiil consuit the Swiss Embassy on the organisation, the contents, the agenda, the participants and other organisationał and logistica! matters.

The Intermediate Bodies, the Executing Agencies and o'her institutions and persons may be invited to the annual meetings whenever this is felt desirable by the NCU or by Switzerland.

The Parties may invite the Commission of the European Communities to participate as an observer.

Minutes of the meetings shall be drafted by the NCU and be submitted to Switzerland for approval within 15 days after the meeting.

2. Procedures of Project Financing Requests

The financing request undergoes a two-loop approach that allows guidance early in the decision making process. In the first loop, a Project outline is submitted and a decision in principle is made. In case of a successful first loop, the second loop is initiated. In the second loop, the Final Project Proposal is submitted and a final decision is made by Switzerland.

2.1 First loop: Application and approval procedure of the Project outline

Activities and specific rules Organisations

Initiation of Initiation on the basis of: Project

identification

Responsibłe: NCU

— Lists of priority Projects provided by the Polish Government - A proposał by the NCU

- A proposal by an Intermediate Body / Executing Agency

involved: Intermediate Body, Executing Agency, Polish partners, Swiss authorities

— Call for proposals — A proposa! by Świtzerlanc

- A proposal by an international organisation

Preparation of the Project outline based on the requirements for Project outlines

(cf. 2.2). This may include a rzquest for financial support for the preparation of a Finał Project Proposal throug1 the Project Preparation Facility.

Elaboration of the Project outline

Responsible: Intermediate Body, Executing Agency

Possibility of informa! consultations with the Swiss Embassy.

Pre-screening of the Project outline

Responsible: NCU

Examination of the Project outline based on the Conceptual Framework, the Project

| selection criteria in Annex 1 and the requirements for Project outlines (cf. 2.2).

Responsible: NCU

Involved:

Nr 75 — 3597 — Poz. 672

Activities and specific rules Organisations

Monitoring committee, Intermediate Body

Submission of the Project outline

If accepted, submission of the Project outlines with a cover letter comprising a description of the selection process to the Swiss Embassy.

Responsible: NCU

Formal check by the Swiss Embassy and submission of the Project outline with the cover letter of the NCU to Switzerland.

Responsible: Swiss Embassy

Final decision on Project outline

Final decision on the Project outline Responsible: (including, if relevant, decision on the Swiss Agency request for financing of Project preparation). | for Development

and Cooperation if accepted by Switzerland, request for the (SDO) or. State

elaboration of the Finał Project Proposal (requirements specified in 2.4). Switzerland may submit comments which have to be considered during the elaboration of the Final Project Proposal.

Secretariat for Economic Affairs (SECO)

2.2 Requirements for Project Outlines

The Project outline (approximately 5 pages) shall include all necessary information to allow a general appraisal of the proposed Project.

Content

Project title, planned Project duration, priority sector,

General information location/region

Applicant Name and contact details; previous, relevant experience, if any, Project partners; Swiss link, if any (know-how, technology,

partners or any other cooperation with Świtzeriand)

Relevance Contribution to the reduction of economic and social disparities within the country and between the country and the more advanced member states of tne EU (impact); fit within the development strategies of the country / region and chosen

sector, strategy of the intervention

Project content Description including objectives (outcome), expected results (outputs) and activities (components); beneficiaries, target

group; risks and potentials; sustainability of the Project

Project organisation Organisational chart, responsibilities, etc.

Eligible costs / non-eligibie ccsts; own contribution, amount of grant, co-financing, EU-funding and any other financial source etc.; cost efficiency aspects versus alternatives

Budget

Nr 75 — 3598 — Poz. 672

Environmental, social and economical aspects of the Project, gender equality

Horizontal issues

Status of Project: in elaboration or fully prepared and possible

Maturity of Project request for financial support for preparation of the Final Project Proposal through the Project Preparation Facility (e.g. feasibility studies, environmental impact assessment, etc.) if deemed necessary

Annexes Additional documentation as deemed appropriate

2.3 Second loop: Application and approval procedure of the Final Project Proposal

Activities and specific rules Organisations

Elaboration of Preparation of the Final Project Proposal | Responsibie:

the Final Project | based on the requirements for Final Intermediate Body,

Proposal Project Proposals (cf. 2.4) and the Executing Agency comments of Świtzeriand.

Screening Examination of the Final Project Responsible: NCU

Proposal. P involved:

Intermediate Body

Decision to If accepted, submission of the Final Responsible: NCU submit the Final | Project Proposal with a cover letter Project Proposal | taking into account the requirements for

Final Project Proposals and the

comments of Świtzerłand to the Swiss

Embassy. it will also confirm the

compliance of the Executing Agency with

legal and financial obligations.

Formal check by the Swiss Embassy and submission of the Final Project Proposal with the cover letter of the NCU to Switzerland.

Responsible: Swiss Embassy Final decision Finał decision on the financing request Responsible: by taking into account the Final Project | SDC or SECO Proposal, the cover letter of the NCU, and the Project document. Switzerland reserves the right to carry out its own appraisal if needed.

2.4 Requirements for Final Project Proposals

The Finai Project Proposa! shall be accompanied by all necessary documents (e.g. feasibility study, Project document, environmental impact study) to allow a thorough appraisal. The Final Project Proposal (5 — 10 pages; for large infrastructure Projects 10 - 20 pages, plus annexes) shall provide adequately detailed information on inter alia:

Nr 75 — 3599 — Poz. 672

Fact sheet: Project title, short description including objectives, budget, partners, duration

Project summary (1 page)

Relevance

Contribution to the reduction of economic and social disparities between the country and the more advanced countries of the EU; fit within the development strategies of the country/region and chosen sector; strategy of the intervention

Description including objectives, expected outcomes/outputs, activities and the respective indicators; beneficiaries, target group; risks and potentials; sustainability of the Project

Project content

Project justification (Due diligence)

Main conclusions of the feasibility study (if requested)

Project organisation Organisational chart, responsibilities, etc.

Detailed implementation schedule

Including milestones and monitoring of progress based on defined indicators

Eligible costs / non-eligible costs; own contribution, amount of

grant, co-financing, EU-funding and any other financial sources etc.; cost efficiency aspects Procurement Procurement procedures for goods and services

Development Impact

Monitoring and evaluation of output/outcome/impact indicators

Horizontal issues Environmental, social and economical aspects of the Project,

gender equaiity

Annexes E.g. feasibility study, Project document, environmental impact

study

3. Project Implementation Procedures

The Project implementation procedures are as follows:

Activities and specific rules

Preparation of the Project Agreement Responsible: Agreement between the Republic of Poland and NCU on the Polish Switzerland. side; SDC or SECO on the Swiss side Signing of the Project Agreement. The | Responsible:

Project Agreement can be signed by Normally the Swiss more than two contracting parties (e.g. |Embassy on behalf tripartite or multipartite agreement: SDC |of SDC or SECO. or SECO, NCU and Intermediate Body, | The Polish signatory Executing Agency). or signatories shall be decided by the Repubiic of Poland.

Nr 75 — 3600 — Poz. 672

Responsible: NCU, Intermediate Body, Executing

Agency

Procurement is to be made in accordance with the respective national law and regulations and in compliance with the respective EU directives. A confirmation of compliance with the relevant procurement rules shał be provided to Switzerland. To increase transparency and to prevent corruption, tender documents shall contain an integrity clause. All persons performing actions in connection with a tender procedure shail provide a written statement called "Impartiality ciause” under the pain of penal liability for making false statements. According to the clause, persons shall be excluded from performing actions in a tender procedure if, for example, they remain in such legal or actual relationship with the contractor that may raise justfied doubts as to their impartiality.

Procurement and award of contracts

in general, for public tenders within the scope of the EU directives on public procurement (2004/17/EC and 2004/18/EC), an English translation of the official tender evaluation report shall be provided to Switzerland for information at the latest 30 calendar days after the award of contract.

In addition to the above, for tenders above the threshold of CHF 500'000, Switzerland may also request a copy of the tender documents and of the contracts for information. These documents shall be submitted at the latest 20 days before the commencement of tendering and 20 calendar days after the signirg of the contract, respectively.

Furthermore, for tenders above the threshold of CHF 500'000, Switzerland may also request that an English

| translation of the tender documents and the draft contracts are made available to tenderers and contractors, respectively. Possible translation costs shall be borne by the Project and financed under the Contribution.

In line with Art. 6.5 of the Framework Agreement, both Parties agree to provide ali such information pertaining to

Nr 75

Controlling

(Monitoring)

the tender process and beyorid the documents listed above that the other Party may reasonably request. Switzerland shall have the right to participate in the tender committee as an observer. Switzerland shall also have the right to conduct an audit of tha procurement practices and procedures in general.

In case of irregularities, wilfully or negligently caused in the framework of the tender process, Switzerland - after consultation with the NCU - is entitled to stop reimbursements immediately, to instruct the NCU to stop payments from the Swiss Contribution and to ask repayment of illegitimately paid reimbursements at any stage of the Project.

Controlling procedures are defined in the | Responsible: Project Agreement. Procedure Executing Agency description includes: periodicity of reporting, monitoring system and consultant, steering committees, time table for operations and results, auditing, etc.

involved: NCU, Intermediate Body

interim Reports for supporting payment |Responsibie: claims and reimbursement requests as | Executing Agency specified in chapter 4 of this Annex.

Annual Project Reports describe the Involved. progress of the Project. They include NCU, Intermediate summary data on financial progress for | Body the reporting year as well as cumulative

data to date. They compare actual with

planned expenses and progress, based

on quantified targets for output and

where possible outcome indicators. Any

deviation has to be justified and

corrective measures suggested. Annual

project reports are not linked to

reimbursement requests.

The Project Completion Report, together with the last Project interim report and

the Final Financial Report (cf. 6), is the base for the final reimbursenrent. It documents and comments the overall achievement of outputs and outcomes against the original plan, the compliance with principles such as cross cutting themes and sustainability, and it contains lessons learned and

| conclusions.

Nr 75

Evaluation

Based on the annual audit and control Responsible:

plan, the Audit Institution established at | Audit Institution

the level of the Ministry of Finance and | established at the the entitled audit organisations (e.g. level of the Ministry control unit of the Intermediatz Body) of Finance

shall perform control and audits (as a

rule of actions of fiscal and fir ancial

control entities within the public sector — | jnvolved:

entities) in accordance with tre NCU (coordination), respective national law. Intermediate Body

Any information about audits will be part of the yearly summary of audit reports provided by the NCU for the Swiss- Polish Cooperation Programme.

Each Intermediate Body shali be responsible for the preparation of the audit trails.

For each Project lasting longer than two years and exceeding the amcunt of CHF 500'000, an internal (internal audit units and controlling units of public administration institutions) or an external (bodies from outside the public finance sector dealing with audits), certified audit organisation wilł carry out intermediary Financial Audit(s), unless otherwise specified in the Project Agreement. The conclusions and recommendations shall be transmitted to the Swiss Embassy.

A Final Financial Audit, certified by an internal or external audit organisation has to be carried out for each Project at its completion.

A Final.Financial Report and the conclusions and recommendations of the Final Financial Audit Report shall be presented to Switzerland by the NCU together with the Project Complietion Report.

After Project completion, the Parties may | Responsible: request an independent evaluation. The | NCU, SDC or SECO cost will be borne by the requesting

Party.

Nr 75 — 3603 —

4. Payment and Reimbursement Procedure

The Ministry of Finance of the Republic of Poland is the Paying Authority for the Contribution. In principle, all disbursements under the Contribution will be pre-financed out af the nationa! budget of the Republic of Poland. The Executing Agency shall submit payment claims covering all eligible expenses over the current period to the NCU, together with certified copies of all supporting documen:ation and the interim report. The NCU shall verify the completeness and certify the correctness of the submitted documents. The Paying Authority shall submit the reimbursement requests to Switzerland for approval and payment.

The detailed reimbursement procedures are laid down in the Project Agreements and must, if not otherwise specified, comply with the following procedures:

Issue of the original | Issue the original invoice. Responsible:

invoice Supplier of a product or service; contractor, consultant, organisation (claimant)

Examination of the Control the original invo.ce or a Responsible: original invoice or a document of equivalent value with | Executing Agency document of regard to the specifications of the

equivalent value Project Agreement, the

and the elaboration Implementation Agreement, the

of the payment supply / services contract and the

claim agreed tariffs.

Verify the correctness of the execution (quantity and quality) of the work, the supply of goods / services, etc., and the special conditions etc.

Payment to the suppiier(s) of the originał invoice.

Submit the payment claim, including an interim report and copy of the invoices, to the Intermediate Body/NCU. The payment claim comprises eligible costs incurred during a given period. The interim report includes information on financiał and physical progress, a comparison of actual with planned expenses, an update on progress status, while confirming the cofinancing. Any deviation has to be justified and corrective measures suggested. Interim reports are due at least every six months.

Nr 75

Certification of the payment claims to the Paying Authority and pre-financing payments

Submission of the reimbursement request to Switzerland

Payment from Switzerland to the Republic of Poland

Check the conformity of the payment claim with tne Framework Agreement, tne Project Agreement and the Implementation Agreement, inciuding possible double-financing.

Verify the completeness of the documentation, i.e. copy of invoices and other accounting documents, and the relevance of the interim report. If necessary, ver fy the correctness of the use of funds by means of fact-finding missions.

Certify the correctness and legality of the payment claims to the Paying Authority.

Transmit to Świtzerland a copy of the related documentation, such as interim, annual and completion reports (cp. 3.5 and 3.6), audit reports, or their consolidated summary as requested in the Project Agreement.

Check the formal conformity of tne payment claims, including cofinancing.

Submit the reimbursement requests to Switzerland and confirm the compliance with financial stipulations of contractual agreements.

Responsible: NCU

involved: Intermediate Body

Responsibie: Paying Authority

Check the conformity of reimbursement requests and supporting documentation.

Transfer the requested amount to the Paying Authority.

Payment to the Executing Agency.

Responsible: Switzerland

involved: Paying Authority

Responsible: Intermediate Body

in particular cases, other payment procedures may te defined by the Parties in the

respective Project Agreements.

The final date for eligibility of costs shall be specified in the Project Agreement. It shall be 12 months after the scheduled date for Project completion, but shall not be later than ten years after the approval of the Contribution by the Swiss Parliament according to Article 3 of the Framework Agreement. Final reimburszement requests must have been received by Switzerland not later than six months after the final date of eligibility.

Nr 75 — 3605 — Poz. 672

In case of irregularities, wilfully or negligently caused in the framework of the tender process, Switzerland, after consultation with the NCU, is entitled to stop reimbursements immediately, to instruct the NCU to stop payments from the Swiss Contribution and to ask repayment of illegitimately paid reimbursements at any stage of the Project.

5. Roles and Responsibilities

The roles and responsibilities of the main actors are outlined below. Project Agreements will contain more detailed responstbilities and activities tailored to the individual case.

5.1 The National Coordination Unit

The NCU is responsible for the overall Swiss-Polish Cooperation Programme orientation and for the identification, planning, implementation, financia! management, controlling and evaluation of Projects, as well as for the use of funds under the Contribution in accordance with the Framework Agreement. This includes to:

- Ensure the adoption of the necessary national legal documents on the implementation and monitoring of Projects;

- Coordinate the Swiss Contribution with other contributions, with the National Strategic Reference Framework and with the operational programmes;

- _ Ensure that the appropriate provisions are included in the National Budget in order to safeguard that claimants have the necessary funds;

- Ensure the organisation of calls for, the collection of and the appraisal of Project proposals;

- Establish a monitoring committee according to Chapter 5.6;

- _ Transmit to Świtzerland the Project proposals;

- Submit well documented Project financing requests to Switzerland resuliing from approved Project outlines;

- Supervise and steer the implementation of Projects in accordance with the Project Agreements and the Implementation Agreements by establishing adequate monitoring and auditing systems;

- _ Ensure the correct verification of the invoices or of the documents of equivalent value received from the Executing Agencies and verify the sufficiency of documentation;

- Ensure that there is no double-financing of any part of the Project by any other source of funds;

- Submit payment claims to the Paying Authority and certify their correctness and legality;

- _ Ensure the efficient and correct use of available funcls;

- Verify in each Project if the value added tax (VAT) can be recovered by the Executing Agency and to inform the Swiss authorities accordingly in the form of a declaration by the applicant as part of the Project documentation;

- Ensure the financial controł, including complete and sufficient audit trails in all involved institutions;

- Provide a yearly overall financial statement on all payments between Switzerland and the Paying Authority on one side and between the Paying Authority and all national involved bodies (e.g. NCU, Intermediate Body, Executing Agency) on the other side;

- _ Submit yearly a summary with conclusions and recommendations of all audit reports of the financed Projects. The NCU presents in an annex ali original conclusions and recommendations of the audit reports;

- Ensure the discussion of audit results with the partners involved, including Switzerland, and the implementation of the decisions made based on the audit report;

Nr 75 — 3606 — Poz. 672

- _ Ensure regular reporting to Switzerland on the implementation of Projects financed by the Contribution, as well as to immediately report any irregularities,

- Organise annual meetings at overall Swiss-Polish Cooperation Programme level in consultation with the Swiss Embassy and to present an annual report:

- _ Be responsible for the reimbursement to Switzerland of unduly paid sums financed by the Contribution;

- _ Ensure information and publicity about the Swiss-Polish Cooperation Programme;

- Ensure storing of all relevant documents relating to Projects implemented within the Swiss-Polish Cooperation Programme for 10 years after the completion of Projects.

The NCU can delegate part of the tasks and responsibilities mentioned above to one or more Intermediate Bodies and Executing Agencies.

5.2 Intermediate Body

Intermediate Body means any legal public or private ertity appointed by the NCU which acts under the responsibility of the NCU or which carries out duties on behalf of the NCU with regard to Executing Agencies implementing Projects.

The main tasks of the Intermediate Bodies are to:

- Call for and collect Project proposals, review compliance with the requirements for Project proposals (Chapter 2) and assess the quality of applications submitted in consultations with line ministries;

- _ Submit Project proposals with appraisal reports to the NCU;

- Supervise and steer the implementation of Project: in accordance with the Project Agreements and the Implementation Agreements, and carry out the necessary controls;

- _ Check the invoices or the documents of equivalent value received from the Executing Agencies, verify the authenticity and correctness of submitted documents as well as the eligibility of costs on payment claims;

- _Certify invoices or the documents of equivalent value and submit certified invoices or documents of equivalent value to the NCU or to the Paying Authority;

- _ Report to the NCU on the progress of Project implementation;

- _ Check for irregularities and report them to the NCU;

- _ Ensure storing of all relevant documents related to Projects implemented within the SŚwiss-Polish Cooperation Programme for 10 years after the completion of Projects;

- Agree with the Executing Agencies in writing justified amendments to the implementation of agreed Projects within the limits defined in the respective Project Agreements,

- Ensure the promotion of and information about the Swiss-Polish Cooperation Programme and the Projects.

5.3 Executing Agency

An Executing Agency is any public authority, any public or private corporation as well as any organization, recognized by the Parties and mandated to implement a specific Project financed under this Framework Agreement. Consequently, the Executing Agency is responsible for the procurement if necessary, and is the contracting party for service and supply contracts in the framework of approved Projects.

The Project Agreement shall contain the name of the Executing Agency. Its tasks and responsibilities shall be defined in the Implementation Agreement.

Nr 75 — 3607 — Poz. 672

5.4 Paying Authority

The Paying Authority is responsible for ensuring appropriate financial control over the

use of the Swiss Contribution. It shall in particular:

. Check the conformity of payment claims with financial stipułations of contractual agreements;

- Confirm that the co-financing part has been provided according to the Project Agreement;

- - Submit the respective reimbursement requests to Switzerland,

- _ Keep accounts of all reimbursement requests made to Switzerland,

- _ Report periodically to the NCU on financial flows.

Furthermore, the Paying Authority ensures that the usual standards and procedures valid for public funds are applied in the management of the Swiss Contribution. It verifies their application by the NCU, the Intermediate Bodies and the Executing Agencies. The Paying Authority ensures that payments are made to the claimants within the specified deadlines.

5.5 Audit Organisation

The Audit Institution, established at the level of the Ministry of Finance, is to control the use of financial resources under the Swiss - Polish Cooperation Programme.

Based on a risk assessment, an annual system audit planning will be established. In addition to this risk assessment, Switzerland may announce requirements that are taken into account in the annual system audit planning. In accordance with the planning, the Audit Institution, established in the Ministry of Finance and the entitled audit organisations (e.g. control unit of the Intermediate Body) shall perform control and audits in accordance with tne national law.

The main tasks of the Audit Institution include the following:

1. ensuring that audits are performed to verify effective functioning of the Świss — Polish Cooperation Programme management and control system,

2. prepare a yearly audit plan and a summary of auciit reports and submit them to the NCU,

3. - control the regularity of eligible expenditures based on a 5% representative sample of the operations approved,

4. ensuring efficient and prompt investigation of any suspected and actual cases of fraud and irregutarity, detected during fiscal control, and reporting these to the NCU,

5. provide Swiss auditors or auditors that are mandated to act on their behałf with their assistance,

6. verify the periodic reports on irregułarities with a view to identifying risk areas and to including them in the control plans,

7. _ prepare yearly audit reports for the NCU and yearly a summary with conclusions and recommendations of ali audit reports of the financed Projects. The Audit Institution presents in an annex all original conclusions and recommendations of the audit report.

Additionally, the Executing Agency shall ensure a final financial audit over the Project after its completion, on the basis which shall be, in detail, stipulated in the Project Agreement. In case of external audit, the costs are eligible for reimbursement and must

Nr 75 — 3608 — Poz. 672

be included in the Project budget. Costs of interna! audits are borne by the respective audit organisation within the Project. The audit organisation shall carry out audits of the Projects according to the terms of references and International Standards an Auditing (ISA). In doing so, it shall verify the correct use of funds, make recommendations to strengthen the control system and report any actual or alleged fraud or irregularity.

The audit reports are transmitted to the NCU. The ccempetent authorities with the full support of the Government of the Republic of Połand shall investigate alleged cases of fraud or irregularity. Proven cases of fraud shall be prosecuted according to existing regulations.

5.6 Monitoring Committee

The Ministry of Regional Development shall establish a monitoring committee which is responsible for the monitoring of the implementation of the Swiss-Polish Cooperation Programme.

The Monitoring Committee shall be composed of 10 to 12 members who represent: the NCU

relevant government ministries

relevant regional and local self-governing authorities

non-governmental organisations

social and economic partners.

The Embassy of Switzerland can participate as an observer.

The Monitoring Committee will be, inter alia, responsible for the following issues:

« establish the selection criteria of Projects and approve the selection criteria of calls for proposals,

» review the selection processes for Projects,

« monitor the compliance with regulations and procedures,

" periodically review the progress of the implementation of the Projects and the achievement of their objectives,

« monitor the achievement of the objectives on the level of the whole Swiss-Polish Cooperation Programme,

« examine and comment the annual reports on the implementation of the Swiss Contribution prepared by the NCU,

« ensure the efficiency and effectiveness of the use of the financial resources available in the framework of the Świss Contribution.

The Monitoring Committee shali meet periodicalły, at least four times a year.

5.7 Świss Embassy

The Swiss Embassy is the official representation of Switzerland. Referring to the

implementation of the Swiss-Polish Cooperation Prograrmme, its function is to:

- _ Facilitate contacts, assure the liaison and the networking between partners;

- — Inform and give advice to partners on procedures and conditions of the Contribution;

- _ Transmit official information and proposals to and frem the Swiss authorities;

- Organise, together with the NCU, missions of Swiss delegations;

- _ Participate in meetings on the overall Świss-Polish Cooperation Programme:

- Provide information to the general public on the Swiss-Polish Cooperation Programme and the Contribution;

- Participate in the Monitoring Committee as an obser:er.

Nr 75 — 3610 — Poz. 672

Annex 3: Rules and Procedures for Block Grants, the Project Preparation Facility, the Technical Assistance Fund and the Scholarship Fund in the Framework of the Swiss-Polish Cooperation Programme

Annex 3 is an integral part of the Framework Agreement between the Swiss Federal Council and the Government of the Republic of Poland concerning the implementation of the Swiss-Polish Cooperation Programme. Annex 3 describes definition and purpose, selection of Intermediate Bodies, content of agreements, eligibility of costs and cofinancing as well as roles and responsibilities for:

Block Grant Project Preparation Facility Technical Assistance Fund

oo»

Scholarship Fund

A. Block Grant

1. Definition and purpose

Block Grants are funds, set up for a clearly defined purpose, providing assistance to organizations or institutions, facilitating a cost-effective administration in programmes with many small projects.

Block Grants may be established on national, regional or local level. They enable organisations or institutions to: address pertinent issues through small projects and enhance their capacities.

In general, small projects shall: have a non-profit character and the grant shall be in the range of 10'000.- to 100'000.- Swiss francs.

2. Selęction of the Block Grant Intermediate Body

A Block Grant Intermediate Body shall be a public or private sector body or a nongovernmental organisation operating in the public interest. The Block Grant Intermediate Body shall be constituted as a legal entity in the Republic of Poland.

In principal, the Block Grant Intermediate Body shou d have strong ties either to the sector and/or the geographic region in which a Block Grant is to be implemented.

The selection of the Block Grant Intermediate Body rnay follow a two step procedure agreed between the National Coordination Unit (NCU) and the Swiss Agency for Development and Cooperation (SDC). Applicants may submit an outline of the envisaged Block Grant before submitting a complete application. Outlines and ful applications shall be commented by the NCU and submitted to SDC for approval.

Nr 75 — 3611 — Poz. 672

sDCc shall assess whether a proposed Block Grant Intermediate Body is suitable for granting assistance and whether the suggested implementation set-up is adequate. Based on the assessment, SDC shall provide feedback to the NCU and the Block Grant Intermediate Body and shall decide on the financing of the Block Grant.

3. Block Grant Agreement

For each Block Grant, an agreement shall be prepared by the NCU based on a standard Block Grant Agreement provided by SDC. The Block Grant Agreement shall be signed by the NCU, SDC and the selected Block Grant Intermediate Body. The content of the Block Grant Agreement shall include i.a.: - _ Objectives of the Block Grant; Organisational structure, roles and responsibilities (incl. constitution of a steering and small project approval committee); - Procedures for the assessment and selection of small projects (incl. selection criteria); . _ Co-financing rules and procedures; . _ |]mplementation schedule; - - Budget and financial planning (incl. management costs); - Disbursement and audit procedures; - _ Monitoring and steering; Reporting; Publicity measures.

4. Eligibility of costs and co-financing

Eligible costs for the management and administration of the Block Grant sha!! be defined in the Block Grant Agreement.

Small projects implemented by the Block Grant Intermediate Body on its awn are not eligible for funding by the Block Grant.

The Block Grant's contribution to small projects shall be determined on a case-by-case basis and may reach up to 100%.

Support by the Block Grant shall not replace subsidised facilities and bank loans.

5. Roles and Responsibilities

Roles and responsibilities of the NCU include:

- _ Propose the establishment of Block Grants;

- Ensure the establishment of Block Grants inciuding invitation or call for proposals, Block Grant Intermediate Body pre-selection, preparation of agreement;

- _ Ensure the supervision of Block Grants by establishing adequate monitoring, steering and auditing systems; Establish financial contro! mechanisms Nominate an observer in the steering and small project approval committee; Control the efficient and effective use of the Block Grants; Ensure regular reporting to SDC on the implementation progress of Block Grants, as well as ensure immediate reporting in case of any irregularities; Ensure auditing and follow-up to audit recommendations; Ensure inclusion of the Block Grants in the general publicity on the Contribution.

Nr 75 — 3614 —

C.

1.

Technical Assistance Fund

Definition and purpose

A Technical Assistance Fund may be established to contribute to some additional costs incurred by the Republic of Poland for the efficient and effective implementation of the Contribution.

2.

Eligibie costs

Costs incurred by the Polish authorities for the management, implementation, monitoring and control of the Contribution are in general not eligibłe for financing. However, some costs incurred by the Polish authorities for tasks performed additionalliy and exclusively for the implementation of the Contribution are eligible for financing, if they belong to one of the following categories:

a) b) c) d)

e) 9) h)

3.

Costs of Monitoring and Advisory Committees for the Swiss-Polish Cooperation Programme;

Training tor potential Executing Agencies with the objective to prepare them for the Swiss-Polish Cooperation Programme,

Hiring of consultants and experts for the review of Project proposals addressed to the NCU and the preparation of financing requests to Switzerland;

Hiring of consultants and experts for the monitoring and for the review of Projects financed by the Contribution and of the overall Swiss-Polish Cooperation Programme, Audits and on the spot checks of operations related to the Contribution, where this relates to activities above and beyond the normal obligations of the Republic of Poland,

Publicity measures related to the Contribution;

Costs for the participation in meetings with Swiss authorities held outside of the Republic of Poland ;

Translation costs of the NCU and Intermediate Bodies at the level of the management of the Swiss Contribution;

Additional equipment, including software, specifically procured for the implementation of the Contribution.

Intermediate Body for the Technical Assistance Fund

The Intermediate Body of the Technical Assistance Fund is the NCU.

4.

Technical Assistance Fund Agreement

The Technical Assistance Fund Agreement shall be prepared and signed by the NCU on the Polish side and by SDC / SECO on the Swiss side. The content of the Technical Assistance Fund Agreement shall include inter alia:

Objectives of the Technical Assistance Fund; Detailed listing of costs eligible for financing; Organisationał structure, roles and responsibilities; Procedures;

Nr 75 — 3615 — Poz. 672

Budget and financial planning; Audit procedures;

Monitoring and steering; Reporting.

D. Scholarship Fund

1. Definition and purpose

A Scholarship Fund shall be established. It shall provide financing for educational and research scholarships for Polish students and researchers admitted at higher education and research institutions in Switzerland.

Educational scholarships shall enhance the development of high quality human resources, encourage networking and initiate cooperation among young academics.

Research scholarships shall promote excellence in research, allow outstanding personal achievements of junior and senior researchers, stimulate networking and enhance Swiss- Polish research cooperation. Research scholarships may be linked to the creation of trans-national teams and joint research projects.

Rules and procedures for the Scholarship Fund will be different from those defined in Annex 2.

2. Intermediate Body for the Scholarship Fund The Intermediate Body for the management of a Scholarship Fund is a Świss institution.

3. Scholarship Fund Agreement

The Scholarship Fund Agreement shall be prepared by the Intermediate Body. It shall be signed by the NCU on the Polish side and by the SDC on the Świss side. The content of the Scholarship Fund Agreement shall include inter alia:

- _ Objectives of the Scholarship Fund;

- _ Detailed listing of costs eligible for financing, Organisational structure, roles and responsibilities;

- _ Procedures;

- _ Budget andfinancial planning;

- — Audit procedures;

- _ Monitoring and steering; Reporting.

4. Eligible costs

Eligible costs include scholarships costs such as displacement, living expenses, insurance, matriculation fees, specific research and publication costs.