Obwieszczenie Ministra Finansów i Gospodarki z dnia 21 maja 2026 r. w sprawie ogłoszenia jednolitego tekstu rozporządzenia Ministra Rozwoju i Finansów w sprawie sposobu prowadzenia dokumentacji przebiegu służby funkcjonariusza Służby Celno-Skarbowej

Akta osobowe funkcjonariusza Służby Celno-Skarbowej, zwane dalej „aktami”, składają się z części A, B i C.

W części A akt gromadzi się dokumentację związaną z ubieganiem się o przyjęcie do służby, w szczególności: 1) kwestionariusz osobowy; 2) dokumenty potwierdzające posiadane wykształcenie oraz kwalifikacje zawodowe i specjalistyczne; 3) świadectwa pracy i służby z poprzednich miejsc pracy i służby; 4) orzeczenie lekarskie stwierdzające zdolność fizyczną i psychiczną do pełnienia służby.

W części B akt gromadzi się dokumentację dotyczącą nawiązania stosunku służbowego oraz jego przebiegu, w szczególności: 1) dokument potwierdzający złożenie ślubowania; 2) akt mianowania do służby, dokument mianowania na stopień służbowy oraz dokumenty określające stanowisko służbowe, uposażenie i miejsce pełnienia służby; 3) dokumenty potwierdzające przyznanie dodatków do uposażenia zasadniczego; 4) dokumenty potwierdzające zakres realizowanych zadań; 5) dokumenty potwierdzające przebieg służby przygotowawczej; 6) dokumenty potwierdzające złożenie egzaminu kończącego zasadniczy kurs zawodowy albo złożenie egzaminu zawodowego, egzaminu potwierdzającego znajomość języka obcego oraz dokumenty potwierdzające zwolnienie z obowiązku złożenia takich egzaminów; 7) opinie służbowe i oceny okresowe wraz ze złożonymi od nich środkami odwoławczymi oraz rozstrzygnięciami podjętymi przez kierownika jednostki organizacyjnej; 8) dokumenty potwierdzające odbycie szkolenia specjalistycznego oraz złożenie egzaminu uprawniającego do przeniesienia do wyższego korpusu w Służbie Celno-Skarbowej; 9) dokumenty dotyczące powierzenia mienia z obowiązkiem zwrotu albo do wyliczenia; 10) dokumenty związane z podnoszeniem kwalifikacji zawodowych; 11) dokumenty potwierdzające zmianę warunków pełnienia służby; 12) dokumenty potwierdzające udzielenie wyróżnienia oraz wniosek przełożonego o jego udzielenie; 13)2) dokumenty potwierdzające udzielenie urlopu macierzyńskiego, urlopu na warunkach urlopu macierzyńskiego, uzupełniającego urlopu macierzyńskiego, urlopu ojcowskiego, urlopu rodzicielskiego, urlopu wychowawczego, urlopu zdrowotnego, urlopu bezpłatnego oraz urlopu okolicznościowego; 14) orzeczenia lekarskie i orzeczenia komisji lekarskich; 1) Na dzień ogłoszenia obwieszczenia w Dzienniku Ustaw Rzeczypospolitej Polskiej działem administracji rządowej – finanse publiczne kieruje Minister Finansów i Gospodarki, na podstawie § 1 ust. 2 pkt 3 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 25 lipca 2025 r. w sprawie szczegółowego zakresu działania Ministra Finansów i Gospodarki (Dz. U. poz. 997). 2) Ze zmianą wprowadzoną przez § 1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 17 lipca 2025 r. zmieniającego rozporządzenie w sprawie sposobu prowadzenia dokumentacji przebiegu służby funkcjonariusza Służby Celno-Skarbowej (Dz. U. poz. 976), które weszło w życie z dniem 31 lipca 2025 r. 15) roczne karty ewidencji czasu służby; 16) informacje z Krajowego Rejestru Karnego; 17) dokumenty potwierdzające złożenie przyrzeczenia o przestrzeganiu tajemnicy celnej oraz tajemnicy skarbowej; 18) dokumenty potwierdzające zapoznanie funkcjonariusza Służby Celno-Skarbowej, zwanego dalej „funkcjonariuszem”, przyjmowanego do służby w Służbie Celno-Skarbowej z podstawowymi aktami prawa wewnętrznego regulującymi przebieg i organizację służby oraz z prawami i obowiązkami funkcjonariuszy; 19) dokumenty potwierdzające upoważnienie do dostępu do informacji niejawnych oraz potwierdzające przeszkolenie w zakresie informacji niejawnych; 20) zaświadczenia o ukończeniu szkoleń z zakresu bezpieczeństwa i higieny służby oraz informację o zapoznaniu funkcjonariusza z przepisami i zasadami dotyczącymi bezpiecznego wykonywania czynności służbowych; 21) dokumenty dotyczące zgody na wykonywanie dodatkowego zajęcia zarobkowego, a w przypadku zajęcia zarobkowego, które nie wymaga zgody kierownika jednostki organizacyjnej, dokumenty potwierdzające, że funkcjonariusz poinformował kierownika jednostki organizacyjnej przed podjęciem tego zajęcia; 22) dokumenty potwierdzające nabycie uprawnień do nagród jubileuszowych, odpraw rentowych albo emerytalnych oraz odprawy pośmiertnej; 23) wyroki i postanowienia sądów administracyjnych oraz sądów powszechnych w sprawach związanych ze stosunkiem służbowym; 24) opinie i uchwały organów związków zawodowych wydane w indywidualnych sprawach związanych ze stosunkiem służbowym; 25) dokumenty dotyczące przekształcenia stosunku służbowego w stosunek pracy w służbie cywilnej; 26) odpis orzeczenia dotyczącego kary dyscyplinarnej; 27) dokumenty związane z ustaleniem uprawnień do emerytury albo renty; 28) dokumenty dotyczące stosunku do powszechnego obowiązku obrony.

W części C akt gromadzi się dokumentację dotyczącą ustania stosunku służbowego, w szczególności: 1) dokumenty stanowiące podstawę zwolnienia ze służby albo wygaśnięcia stosunku służbowego; 2) dokumenty potwierdzające zwolnienie ze służby albo wygaśnięcie stosunku służbowego; 3) kopię wydanego funkcjonariuszowi świadectwa służby.

Dokumenty znajdujące się w poszczególnych częściach akt powinny być ułożone w porządku chronologicznym oraz ponumerowane. Każda z części akt powinna zawierać pełny wykaz znajdujących się w niej dokumentów.

1. W aktach przechowuje się odpisy lub kopie dokumentów składanych przez funkcjonariusza. 2. Kierownik jednostki organizacyjnej może żądać od funkcjonariusza oryginałów dokumentów wyłącznie do wglądu lub w celu sporządzenia ich odpisów lub kopii.

Akta prowadzone na podstawie dotychczasowych przepisów zostaną dostosowane do przepisów niniejszego rozporządzenia w terminie 6 miesięcy od dnia jego wejścia w życie.

Rozporządzenie wchodzi w życie po upływie 14 dni od dnia ogłoszenia3).4) 3) Rozporządzenie zostało ogłoszone w dniu 3 października 2017 r. 4) Niniejsze rozporządzenie było poprzedzone rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 13 października 2010 r. w sprawie sposobu prowadzenia dokumentacji przebiegu służby funkcjonariusza Służby Celno-Skarbowej (Dz. U. poz. 1311 oraz z 2017 r. poz. 742), które utraciło moc z dniem wejścia w życie niniejszego rozporządzenia zgodnie z art. 256 pkt 3 ustawy z dnia 16 listopada 2016 r. – Przepisy wprowadzające ustawę o Krajowej Administracji Skarbowej (Dz. U. poz. 1948 i 2255 oraz z 2017 r. poz. 379 i 1537).