Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 25 listopada 2025 r. w sprawie Krajowego Funduszu Szkoleniowego

Rozporządzenie określa sposób i tryb przyznawania środków Krajowego Funduszu Szkoleniowego, zwanego dalej „KFS”, w tym: 1) elementy wniosku podmiotu ubiegającego się o finansowanie działań ze środków KFS oraz rodzaje dołączanych do niego informacji; 2) procedurę naboru wniosków o finansowanie działań ze środków KFS; 3) elementy umowy na finansowanie działań ze środków KFS.

1. Wniosek o finansowanie działań ze środków KFS zawiera: 1) dane wnioskodawcy: a) nazwę podmiotu lub imię i nazwisko osoby fizycznej wykonującej działalność gospodarczą, b) adres siedziby i miejsce prowadzenia działalności, c) numer identyfikacji podatkowej (NIP) lub numer identyfikacyjny REGON, w przypadku osoby fizycznej nieposiadającej numeru NIP lub REGON – numer PESEL, a w przypadku jego braku – datę i miejsce urodzenia, rodzaj, serię i numer dokumentu potwierdzającego tożsamość, d) oznaczenie przeważającego rodzaju wykonywanej działalności według Polskiej Klasyfikacji Działalności (PKD) – jeśli posiada, e) informację o liczbie zatrudnionych pracowników na dzień złożenia wniosku, w przeliczeniu na pełny wymiar czasu pracy, f) imię i nazwisko osoby wskazanej przez wnioskodawcę do kontaktu, g) numer telefonu oraz adres elektroniczny osoby do kontaktu, h) numer rachunku płatniczego wnioskodawcy, na który będą przekazywane środki KFS, i) informacje o wyrażeniu przez wnioskodawcę zgody na udział w badaniach dotyczących oceny wyników wsparcia udzielonego z KFS albo o braku takiej zgody; 1) Minister Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej kieruje działem administracji rządowej – praca, na podstawie § 1 ust. 2 pkt 2 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 grudnia 2023 r. w sprawie szczegółowego zakresu działania Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej (Dz. U. poz. 2715). 2) informacje o wnioskowanych do sfinansowania usługach kształcenia ustawicznego: a) nazwy wnioskowanych usług kształcenia ustawicznego, b) liczbę osób, których dotyczą wnioskowane usługi kształcenia ustawicznego, c) okresy realizacji wnioskowanych usług kształcenia ustawicznego; 3) imienną listę osób, których dotyczy wniosek, wraz z: a) numerami PESEL, b) poziomem wykształcenia i wykonywanym zawodem, c) przyporządkowaniem tych osób do wnioskowanych do sfinansowania usług wskazanych w pkt 2 lit. a, d) informacją o wyrażeniu przez te osoby zgody na udział w badaniach dotyczących oceny wyników wsparcia udzielonego z KFS albo o braku takiej zgody; 4) informacje o: a) całkowitej wysokości kosztów, o których mowa w art. 125 ust. 11 ustawy z dnia 20 marca 2025 r. o rynku pracy i służbach zatrudnienia, zwanej dalej „ustawą”, b) wysokości wnioskowanej kwoty finansowanej z KFS, c) wysokości wkładu własnego wnoszonego przez wnioskodawcę; 5) uzasadnienie potrzeby nabycia wiedzy, umiejętności lub kwalifikacji przy uwzględnieniu obowiązujących priorytetów i potrzeb lokalnego lub regionalnego rynku pracy; 6) uzasadnienie wyboru realizatora usługi kształcenia ustawicznego finansowanej ze środków KFS wraz z informacjami o: a) nazwie podmiotu lub imieniu i nazwisku osoby fizycznej, będących realizatorem usługi kształcenia ustawicznego, b) adresie siedziby albo – w przypadku osoby fizycznej – adresie do doręczeń, realizatora usługi kształcenia ustawicznego, c) numerze identyfikacji podatkowej (NIP) lub numerze identyfikacyjnym REGON realizatora usługi kształcenia ustawicznego, d) posiadaniu przez instytucję szkoleniową wpisu do rejestru, o którym mowa w art. 6 ust. 1 pkt 8 ustawy z dnia 9 listopada 2000 r. o utworzeniu Polskiej Agencji Rozwoju Przedsiębiorczości (Dz. U. z 2025 r. poz. 98), w zakresie świadczenia usług szkoleniowych – w przypadku wniosku obejmującego szkolenia, e) nazwie i liczbie godzin usługi kształcenia ustawicznego oraz miejscu jego przeprowadzenia, f) koszcie usługi kształcenia ustawicznego na jedną osobę w porównaniu z kosztem podobnych usług oferowanych na rynku, o ile są dostępne, a w przypadku braku możliwości przedstawienia ofert porównawczych – szczegółowe uzasadnienie wyjaśniające unikatowy charakter usługi i przyczyny braku możliwości dokonania porównania, g) braku występowania okoliczności wskazanych w art. 129 ustawy w odniesieniu do realizatora usługi kształcenia ustawicznego; 7) oświadczenia wnioskodawcy w zakresie warunków, o których mowa w art. 125 ust. 8, ust. 9 pkt 2–4 oraz ust. 12 pkt 1 ustawy. 2. Do wniosku, o którym mowa w ust. 1, wnioskodawca dołącza: 1) kopię dokumentu potwierdzającego oznaczenie formy prawnej podmiotu, z uwzględnieniem sposobu reprezentacji wnioskodawcy – w przypadku braku wpisu do Krajowego Rejestru Sądowego lub Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej, o ile dokument ten nie jest dostępny w publicznych rejestrach lub na stronie internetowej podmiotu; 2) program kształcenia ustawicznego zawierający nazwę kształcenia, liczbę godzin przypadającą na jednego uczestnika, cele kształcenia, plan nauczania i formę zaliczenia lub efekty uczenia się, których opanowanie będzie sprawdzane w procesie potwierdzania nabytej wiedzy i umiejętności, a w przypadku programu studiów podyplomowych – określający dodatkowo efekty uczenia się zgodnie z art. 160 ust. 2 ustawy z dnia 20 lipca 2018 r. – Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce (Dz. U. z 2024 r. poz. 1571, z późn. zm.2)); 2) Zmiany tekstu jednolitego wymienionej ustawy zostały ogłoszone w Dz. U. z 2024 r. poz. 1871 i 1897 oraz z 2025 r. poz. 619, 620, 621, 622 i 1162. 3) wzór dokumentu potwierdzającego ukończenie kształcenia ustawicznego, wystawianego przez realizatora usługi kształcenia ustawicznego, o ile wzór takiego dokumentu nie jest określony w przepisach powszechnie obowiązujących; 4) zaświadczenia lub oświadczenie o pomocy de minimis w zakresie, o którym mowa w art. 37 ust. 1 pkt 1 i ust. 2 pkt 1 ustawy z dnia 30 kwietnia 2004 r. o postępowaniu w sprawach dotyczących pomocy publicznej (Dz. U. z 2025 r.) – w przypadku gdy wnioskodawca jest podmiotem prowadzącym działalność gospodarczą w rozumieniu art. 2 pkt 17 ustawy z dnia 30 kwietnia 2004 r. o postępowaniu w sprawach dotyczących pomocy publicznej; 5) informacje określone w przepisach wydanych na podstawie art. 37 ust. 2a ustawy z dnia 30 kwietnia 2004 r. o postępowaniu w sprawach dotyczących pomocy publicznej – w przypadku gdy wnioskodawca jest podmiotem prowadzącym działalność gospodarczą w rozumieniu art. 2 pkt 17 ustawy z dnia 30 kwietnia 2004 r. o postępowaniu w sprawach dotyczących pomocy publicznej.

1. Dyrektor Powiatowego Urzędu Pracy, zwanego dalej „PUP”, niezwłocznie po uzyskaniu od starosty informacji o kwocie środków KFS na kształcenie ustawiczne, o której mowa w art. 286 ust. 3 i art. 288 ustawy, organizuje nabór wniosków o przyznanie środków KFS na finansowanie kosztów kształcenia ustawicznego, o których mowa w art. 125 ust. 10 ustawy, przez ogłoszenie w postaci elektronicznej z wykorzystaniem strony internetowej PUP, wskazując kwotę środków KFS, priorytety wydatkowania środków KFS na dany rok, termin rozpoczęcia i zakończenia naboru wniosków oraz zasady i kryteria wyboru. 2. Nabór, o którym mowa w ust. 1, jest powtarzany do wyczerpania ustalonej kwoty środków, o której mowa w art. 286 ust. 3 ustawy, i rezerwy, o której mowa w art. 288 ustawy. O liczbie ogłaszanych naborów decyduje PUP. 3. Informacja o naborze, o którym mowa w ust. 1, jest ogłaszana co najmniej na 10 dni roboczych przed jego rozpoczęciem. 4. Czas trwania naboru nie może być krótszy niż 5 dni roboczych. 5. Jeżeli przeprowadzony nabór nie wyczerpie dostępnej dla PUP kwoty środków, o której mowa w art. 286 ust. 3 ustawy, starosta może ogłosić nabór na pozostałe środki z możliwością złożenia wniosków niespełniających priorytetów przyjętych na dany rok. 6. Starosta przekazuje wojewódzkiemu urzędowi pracy informacje o ogłoszonych naborach i czasie ich trwania, w terminach określonych przez wojewódzki urząd pracy.

Starosta przekazuje do ministra właściwego do spraw pracy oraz marszałka województwa wniosek o zasilenie środkami KFS do wysokości wyznaczonych limitów sukcesywnie, w miarę pozytywnie rozpatrzonych wniosków.

1. Starosta rozpatruje wnioski złożone w terminie określonym w ogłoszeniu, o którym mowa w § 3 ust. 1. W uzasadnionych przypadkach starosta może wydłużyć termin składania wniosków. Nowy termin składania wniosków zostaje ogłoszony w postaci elektronicznej z wykorzystaniem strony internetowej PUP. 2. W przypadku gdy wniosek o finansowanie działań ze środków KFS jest nieprawidłowo wypełniony lub niekompletny, starosta wyznacza wnioskodawcy ubiegającemu się o finansowanie działań ze środków KFS co najmniej 7-dniowy, jednak nie dłuższy niż 14-dniowy termin na jego uzupełnienie. 3. Wniosek o finansowanie działań ze środków KFS nieuzupełniony w terminie, o którym mowa w ust. 2, pozostawia się bez rozpatrzenia, informując o tym wnioskodawcę na piśmie w postaci elektronicznej, za pośrednictwem indywidualnego konta, o którym mowa w art. 43 ust. 1 ustawy. 4. Zakres finansowania wniosku podlega ustaleniom między starostą a wnioskodawcą. 5. W przypadku negatywnego rozpatrzenia wniosku o finansowanie działań ze środków KFS starosta uzasadnia odmowę finansowania ze środków KFS wnioskowanego kształcenia ustawicznego na piśmie w postaci elektronicznej, za pośrednictwem indywidualnego konta.

1. Wniosek może być rozpatrzony pozytywnie w całości albo w części. 2. Starosta informuje wnioskodawcę o pozytywnym rozpatrzeniu wniosku i wysokości przyznanego finansowania. Informacja o pozytywnym rozpatrzeniu wniosku w części zawiera uzasadnienie. 3. W przypadku pozytywnego rozpatrzenia wniosku o finansowanie działań ze środków KFS starosta zawiera umowę z wnioskodawcą ubiegającym się o finansowanie działań ze środków KFS. Umowa ta określa w szczególności: 1) strony umowy oraz datę jej zawarcia; 2) okres obowiązywania umowy; 3) wysokość środków KFS na finansowanie działań; 4) numer rachunku płatniczego wnioskodawcy, na który będą przekazywane środki KFS, oraz termin(y) ich przekazywania; 5) sposób i termin rozliczenia otrzymanych środków oraz rodzaje dokumentów potwierdzających wydatkowanie środków, w tym: a) listę osób, wraz z numerami PESEL, które rozpoczęły szkolenie, studia podyplomowe lub przystąpiły do procesu potwierdzenia nabytej wiedzy i umiejętności lub uzyskania dokumentu potwierdzającego nabycie wiedzy i umiejętności, b) listę osób, wraz z numerami PESEL oraz poziomem wykształcenia, które ukończyły szkolenie, studia podyplomowe lub proces potwierdzenia nabycia wiedzy i umiejętności lub uzyskania dokumentu potwierdzającego nabycie wiedzy i umiejętności, c) dokumenty potwierdzające ukończenie kształcenia ustawicznego wystawione przez realizatora usługi kształcenia ustawicznego oraz wskazanie tematyki tego kształcenia, d) dokumenty księgowe potwierdzające nabycie usługi kształcenia ustawicznego, wraz z potwierdzeniem zapłaty przez wnioskodawcę; 6) zobowiązanie wnioskodawcy do przekazania na żądanie starosty dokumentów potwierdzających spełnienie warunku, o którym mowa w art. 127 ust. 1 ustawy; 7) warunki wypowiedzenia albo odstąpienia od umowy; 8) warunki zwrotu przez wnioskodawcę otrzymanych środków KFS zgodnie z art. 131 ust. 2 ustawy; 9) sposób kontroli wykonywania umowy i postępowania w przypadku stwierdzenia nieprawidłowości w wykonywaniu umowy; 10) odwołanie do właściwego rozporządzenia Komisji Europejskiej, które określa warunki dopuszczalności pomocy de minimis. 4. Do umowy dołącza się wniosek o finansowanie działań ze środków KFS, wraz z załącznikami, o których mowa w § 2 ust. 2.

Środki z Krajowego Funduszu Szkoleniowego przyznane podmiotowi prowadzącemu działalność gospodarczą w rozumieniu art. 2 pkt 17 ustawy z dnia 30 kwietnia 2004 r. o postępowaniu w sprawach dotyczących pomocy publicznej stanowią pomoc udzielaną zgodnie z warunkami dopuszczalności pomocy de minimis określonymi w rozporządzeniu Komisji (UE) 2023/2831 z dnia 13 grudnia 2023 r. w sprawie stosowania art. 107 i 108 Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej do pomocy de minimis (Dz. Urz. UE L 2023/2831 z 15.12.2023).

Rozporządzenie wchodzi w życie z dniem 1 grudnia 2025 r.3) Minister Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej: A. Dziemianowicz-Bąk 3) Niniejsze rozporządzenie było poprzedzone rozporządzeniem Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 14 maja 2014 r. w sprawie przyznawania środków z Krajowego Funduszu Szkoleniowego (Dz. U. z 2018 r. poz. 117), które traci moc z dniem wejścia w życie niniejszego rozporządzenia na podstawie art. 459 ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 20 marca 2025 r. o rynku pracy i służbach zatrudnienia (Dz. U. poz. 620).