§ 40.

1. Teczkę akt personalnych przesyła się niezwłocznie do właściwego organu, o którym mowa w § 28, jeżeli po wyznaczeniu żołnierza na nowe stanowisko służbowe albo przeniesieniu go do dyspozycji ustaje obowiązek jej prowadzenia w dotychczasowym organie, po uprzednim wykonaniu następujących czynności:

1) zamieszczeniu w spisach dokumentów, o których mowa w § 31 ust. 1, pod ostatnią zewidencjonowaną pozycją, adnotacji dotyczących liczby dokumentów i liczby arkuszy dokumentów zewidencjonowanych w każdym spisie;

2) potwierdzeniu adnotacji, o których mowa w pkt 1, przez dowódcę jednostki wojskowej odciskiem pieczęci urzędowej oraz własnoręcznym podpisem i datą wykonania tych czynności.

2. Teczkę akt personalnych żołnierza pełniącego zawodową służbę wojskową na stanowisku służbowym w Służbie Kontrwywiadu Wojskowego albo w Służbie Wywiadu Wojskowego, po zakończeniu przez niego służby w tej instytucji, przesyła się do właściwego organu, o którym mowa w § 28, po uprzednim:

1) wykonaniu czynności wymienionych w ust. 1;

2) trwałym usunięciu z teczki akt personalnych, w sposób określony w § 32 ust. 1, dokumentów dotyczących przebiegu służby w tej instytucji;

3) włączeniu do teczki zaświadczenia potwierdzającego okres pełnienia służby w Służbie Kontrwywiadu Wojskowego albo Służbie Wywiadu Wojskowego lub w byłych Wojskowych Służbach Informacyjnych. W zaświadczeniu podaje się również okres otrzymywania dodatku specjalnego oraz służbowego, o których mowa w art. 439 ust. 1 pkt 1 i 2 ustawy, wraz z podaniem ostatniej kwoty tych dodatków, w przypadku ich otrzymywania.