Art. 5.

1. Brzmienie w najnowszym tekście — w Dz.U. 2026 poz. 1056 (ogł. 5 sierpnia 2026)

   1. Przed zawarciem umowy: 1) pracodawca, zleceniodawca, rodzic oraz osoby ubiegające się o zawarcie umowy są powiadamiani za pośrednictwem Systemu o warunkach obsługi umowy w Systemie; 2) pracodawca, zleceniodawca i rodzic informują osoby ubiegające się o zawarcie umowy o zamiarze obsługi umowy za pośrednictwem Systemu; 3)20) pracodawca, zleceniodawca i rodzic uzyskują zgodę osób ubiegających się o zawarcie umowy na obsługę umowy w Systemie. 14) W brzmieniu ustalonym przez art. 1 pkt 5 lit. a tiret piąte ustawy, o której mowa w odnośniku 1. 15) Dodany przez art. 1 pkt 5 lit. a tiret szóste ustawy, o której mowa w odnośniku 1. 16) W brzmieniu ustalonym przez art. 1 pkt 5 lit. a tiret siódme ustawy, o której mowa w odnośniku 1. 17) Dodany przez art. 1 pkt 5 lit. a tiret ósme ustawy, o której mowa w odnośniku 1. 18) W brzmieniu ustalonym przez art. 1 pkt 5 lit. b ustawy, o której mowa w odnośniku 1. 19) Oznaczenie i tytuł rozdziału dodane przez art. 1 pkt 6 ustawy, o której mowa w odnośniku 1. 20) Dodany przez art. 1 pkt 7 lit. a ustawy, o której mowa w odnośniku 1. 2.21) Do obsługi umowy w Systemie jest wymagana zgoda pracodawcy, pracownika, zleceniodawcy, zleceniobiorcy, rodzica i niani, zwanych dalej „stronami umowy”, oraz deklaracja pracodawcy, zleceniodawcy lub rodzica, że dokumentacja pracownicza lub dokumentacja umowy będzie prowadzona w Systemie. Zgoda stron umowy oraz deklaracja pracodawcy, zleceniodawcy lub rodzica nie mogą być odwołane. 2a.22) W przypadku umowy zawartej poza Systemem strony tej umowy mogą wyrazić zgodę na jej obsługę w Systemie. W takim przypadku umowa nie jest ponownie zawierana. 2b.22) W celu zapewnienia obsługi umowy, o której mowa w ust. 2a, pracodawca, zleceniodawca oraz rodzic wprowadzają do Systemu dane, o których mowa w art. 6 ust. 1–6. 2c.22) W przypadku gdy pracodawca zadeklaruje, że dokumentacja pracownicza będzie prowadzona w Systemie: 1) przenosi do Systemu dokumentację pracowniczą prowadzoną w postaci elektronicznej, stosując odpowiednio przepisy wydane na podstawie art. 298¹ ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy dotyczące: a) przenoszenia dokumentacji pracowniczej między systemami teleinformatycznymi, b) doręczania informacji lub zawiadomienia o możliwości odbioru dokumentacji pracowniczej oraz sposobu odbioru tej dokumentacji; 2) wprowadza do Systemu odwzorowanie cyfrowe dokumentów pracowniczych sporządzonych w postaci papierowej, których kompletność, autentyczność, integralność oraz zgodność odwzorowania cyfrowego z dokumentem papierowym zostały potwierdzone poza Systemem przez opatrzenie tych dokumentów kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną pracodawcy, kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem osobistym albo podpisem zaufanym, stosując odpowiednio przepisy wydane na podstawie art. 298¹ ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy dotyczące doręczania informacji lub zawiadomienia o możliwości odbioru dokumentacji pracowniczej oraz sposobu odbioru tej dokumentacji. 2d.22) Pracodawca wprowadza do Systemu odwzorowanie cyfrowe dokumentów pracowniczych spełniające minimalne wymagania techniczne określone w przepisach wydanych na podstawie art. 298¹ ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy. 2e.22) Opatrzenie dokumentu, o którym mowa w ust. 2c pkt 2, kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem osobistym albo podpisem zaufanym jest równoznaczne z potwierdzeniem zgodności odwzorowanego dokumentu z dokumentacją pracowniczą prowadzoną dotychczas przez pracodawcę w postaci papierowej. 2f.22) W przypadku, o którym mowa w ust. 2c pkt 2, dokument umieszczony w Systemie wchodzi w skład dokumentacji pracowniczej. 2g.22) W przypadku gdy zleceniodawca albo rodzic zadeklaruje, że dokumentacja umowy będzie prowadzona w Systemie, przepisy ust. 2c pkt 2 i ust. 2d–2f stosuje się odpowiednio. 2h.22) Przepisy ust. 2a–2g stosuje się do pracodawcy lub zleceniodawcy będącego mikroprzedsiębiorcą lub małym przedsiębiorcą, o których mowa w art. 7 ust. 1 pkt 1 lub 2 ustawy z dnia 6 marca 2018 r. – Prawo przedsiębiorców (Dz. U. z 2025 r. poz. 1480, 1795 i 1826 oraz z 2026 r. poz. 507). 3. W celu zapewnienia obsługi umowy za pośrednictwem Systemu konieczne jest wprowadzenie do Systemu danych niezbędnych do zawarcia umowy oraz wypełnienie formularza umowy udostępnionego w Systemie. Za prawidłowość danych wprowadzanych do Systemu odpowiadają strony umowy w zakresie, w jakim wprowadziły te dane. 4. Zawarcie umowy obsługiwanej za pośrednictwem Systemu następuje z chwilą opatrzenia umowy kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem osobistym albo podpisem zaufanym przez strony umowy. 5. Opatrzenie umowy podpisem osobistym albo podpisem zaufanym wywołuje skutek prawny równoważny podpisowi własnoręcznemu. 6. Zmiana umowy obsługiwanej za pośrednictwem Systemu albo jej rozwiązanie następują przy wykorzystaniu formularza udostępnionego w Systemie. Przepisy ust. 3–5 stosuje się odpowiednio. 6a.23) W przypadku umowy zawartej poza Systemem strony umowy mogą w Systemie dokonać jej zmiany, rozwiązania lub innej czynności niezbędnej do realizacji praw i obowiązków wynikających z takiej umowy. W takim przypadku umowa w pozostałym zakresie nie jest obsługiwana w Systemie. Przepisy ust. 1, 3–5 i 7, art. 1 ust. 4, art. 6, art. 7 ust. 1–3 i 7, art. 8 ust. 1 i art. 9–13 stosuje się odpowiednio. 21) W brzmieniu ustalonym przez art. 1 pkt 7 lit. b ustawy, o której mowa w odnośniku 1. 22) Dodany przez art. 1 pkt 7 lit. c ustawy, o której mowa w odnośniku 1. 23) Dodany przez art. 1 pkt 7 lit. d ustawy, o której mowa w odnośniku 1. 7. Wydanie świadectwa pracy w przypadku umowy obsługiwanej za pośrednictwem Systemu następuje przy wykorzystaniu formularza świadectwa pracy udostępnionego w Systemie. Pracodawca wypełnia formularz świadectwa pracy oraz opatruje go kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem osobistym albo podpisem zaufanym. Opatrzenie świadectwa pracy podpisem osobistym albo podpisem zaufanym wywołuje skutek równoważny podpisowi własnoręcznemu. 8. Minister właściwy do spraw pracy udostępnia w Systemie formularze, o których mowa w ust. 3, 6 i 7, uwzględniające zakres danych niezbędnych do prawidłowego zawarcia, zmiany lub rozwiązania umowy oraz wydania świadectwa pracy, wymaganych przepisami prawa pracy, ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny lub ustawy z dnia 4 lutego 2011 r. o opiece nad dziećmi w wieku do lat 3. Przepisu art. 19b ust. 3 ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne nie stosuje się. 9. Zakres danych zawartych w formularzach, o których mowa w ust. 3 i 6, uzgadnia się z:24) 1) Ministrem Sprawiedliwości – w zakresie umów, o których mowa w art. 734 i art. 750 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny; 2) ministrem właściwym do spraw rodziny – w zakresie umów, o których mowa w art. 50 ust. 1 ustawy z dnia 4 lutego 2011 r. o opiece nad dziećmi w wieku do lat 3; 3)25) ministrem właściwym do spraw gospodarki – w zakresie umów, których stroną jest przedsiębiorca, o którym mowa w art. 4 ust. 1 ustawy z dnia 6 marca 2018 r. – Prawo przedsiębiorców. 10.26) Przepis ust. 9 stosuje się również w przypadku aktualizacji zakresu danych zawartych w formularzach, o których mowa w ust. 3 i 6.

2. Wcześniejsze brzmienie — w Dz.U. 2024 poz. 1661 (ogł. 14 listopada 2024)

   1. Przed zawarciem umowy:

   1) pracodawca, zleceniodawca, rodzic oraz osoby ubiegające się o zawarcie umowy są powiadamiani za pośrednictwem Systemu o warunkach obsługi umowy w Systemie;

   2) pracodawca, zleceniodawca i rodzic informują osoby ubiegające się o zawarcie umowy o zamiarze obsługi umowy za pośrednictwem Systemu.

   2. Do obsługi umowy za pośrednictwem Systemu jest wymagana zgoda stron umowy, która nie może zostać odwołana.

   3. W celu zapewnienia obsługi umowy za pośrednictwem Systemu konieczne jest wprowadzenie do Systemu danych niezbędnych do zawarcia umowy oraz wypełnienie formularza umowy udostępnionego w Systemie. Za prawidłowość danych wprowadzanych do Systemu odpowiadają strony umowy w zakresie, w jakim wprowadziły te dane.

   4. Zawarcie umowy obsługiwanej za pośrednictwem Systemu następuje z chwilą opatrzenia umowy kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem osobistym albo podpisem zaufanym przez strony umowy.

   5. Opatrzenie umowy podpisem osobistym albo podpisem zaufanym wywołuje skutek prawny równoważny podpisowi własnoręcznemu.

   6. Zmiana umowy obsługiwanej za pośrednictwem Systemu albo jej rozwiązanie następują przy wykorzystaniu formularza udostępnionego w Systemie. Przepisy ust. 3-5 stosuje się odpowiednio.

   7. Wydanie świadectwa pracy w przypadku umowy obsługiwanej za pośrednictwem Systemu następuje przy wykorzystaniu formularza świadectwa pracy udostępnionego w Systemie. Pracodawca wypełnia formularz świadectwa pracy oraz opatruje go kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem osobistym albo podpisem zaufanym. Opatrzenie świadectwa pracy podpisem osobistym albo podpisem zaufanym wywołuje skutek równoważny podpisowi własnoręcznemu.

   8. Minister właściwy do spraw pracy udostępnia w Systemie formularze, o których mowa w ust. 3, 6 i 7, uwzględniające zakres danych niezbędnych do prawidłowego zawarcia, zmiany lub rozwiązania umowy oraz wydania świadectwa pracy, wymaganych przepisami prawa pracy, ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. - Kodeks cywilny lub ustawy z dnia 4 lutego 2011 r. o opiece nad dziećmi w wieku do lat 3. Przepisu art. 19b ust. 3 ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne nie stosuje się.

   9. Zakres danych zawartych w formularzach, o których mowa w ust. 3, 6 i 7, uzgadnia się z:

   1) Ministrem Sprawiedliwości - w zakresie umów, o których mowa w art. 734 i art. 750 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. - Kodeks cywilny;

   2) ministrem właściwym do spraw rodziny - w zakresie umów, o których mowa w art. 50 ust. 1 ustawy z dnia 4 lutego 2011 r. o opiece nad dziećmi w wieku do lat 3;

   3) ministrem właściwym do spraw gospodarki - w zakresie umów, których stroną jest mikroprzedsiębiorca, o którym mowa w art. 7 ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 6 marca 2018 r. - Prawo przedsiębiorców.

   Przypis w tekście jednolitym: Ze zmianą wprowadzoną przez art. 74 pkt 2 ustawy, o której mowa w odnośniku 1.

   Przypis w tekście jednolitym: Ze zmianą wprowadzoną przez art. 74 pkt 2 ustawy, o której mowa w odnośniku 1.

3. Wcześniejsze brzmienie — od Dz.U. 2022 poz. 2754 (ogł. 23 grudnia 2022) do Dz.U. 2023 poz. 2099 (ogł. 2 października 2023) ten tekst

   1. Przed zawarciem umowy:

   1) pracodawca, zleceniodawca, rodzice oraz osoby ubiegające się o zawarcie umowy są powiadamiani za pośrednictwem Systemu o warunkach obsługi umowy w Systemie;

   2) pracodawca, zleceniodawca i rodzice informują osoby ubiegające się o zawarcie umowy o zamiarze obsługi umowy za pośrednictwem Systemu.

   2. Do obsługi umowy za pośrednictwem Systemu jest wymagana zgoda stron umowy, która nie może zostać odwołana.

   3. W celu zapewnienia obsługi umowy za pośrednictwem Systemu konieczne jest wprowadzenie do Systemu danych niezbędnych do zawarcia umowy oraz wypełnienie formularza umowy udostępnionego w Systemie. Za prawidłowość danych wprowadzanych do Systemu odpowiadają strony umowy w zakresie, w jakim wprowadziły te dane.

   4. Zawarcie umowy obsługiwanej za pośrednictwem Systemu następuje z chwilą opatrzenia umowy kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem osobistym albo podpisem zaufanym przez strony umowy.

   5. Opatrzenie umowy podpisem osobistym albo podpisem zaufanym wywołuje skutek prawny równoważny podpisowi własnoręcznemu.

   6. Zmiana umowy obsługiwanej za pośrednictwem Systemu albo jej rozwiązanie następują przy wykorzystaniu formularza udostępnionego w Systemie. Przepisy ust. 3-5 stosuje się odpowiednio.

   7. Wydanie świadectwa pracy w przypadku umowy obsługiwanej za pośrednictwem Systemu następuje przy wykorzystaniu formularza świadectwa pracy udostępnionego w Systemie. Pracodawca wypełnia formularz świadectwa pracy oraz opatruje go kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem osobistym albo podpisem zaufanym. Opatrzenie świadectwa pracy podpisem osobistym albo podpisem zaufanym wywołuje skutek równoważny podpisowi własnoręcznemu.

   8. Minister właściwy do spraw pracy udostępnia w Systemie formularze, o których mowa w ust. 3, 6 i 7, uwzględniające zakres danych niezbędnych do prawidłowego zawarcia, zmiany lub rozwiązania umowy oraz wydania świadectwa pracy, wymaganych przepisami prawa pracy, ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. - Kodeks cywilny lub ustawy z dnia 4 lutego 2011 r. o opiece nad dziećmi w wieku do lat 3. Przepisu art. 19b ust. 3 ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne nie stosuje się.

   9. Zakres danych zawartych w formularzach, o których mowa w ust. 3, 6 i 7, uzgadnia się z:

   1) Ministrem Sprawiedliwości - w zakresie umów, o których mowa w art. 734 i art. 750 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. - Kodeks cywilny;

   2) ministrem właściwym do spraw rodziny - w zakresie umów, o których mowa w art. 50 ust. 1 ustawy z dnia 4 lutego 2011 r. o opiece nad dziećmi w wieku do lat 3;

   3) ministrem właściwym do spraw gospodarki - w zakresie umów, których stroną jest mikroprzedsiębiorca, o którym mowa w art. 7 ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 6 marca 2018 r. - Prawo przedsiębiorców.

Źródła: przepis występuje w 4 z 4 tekstów tego aktu w bazie. Polecenia zmian są przypisywane do przepisu automatycznie z tekstu nowelizacji — polecenie, którego nie dało się jednoznacznie przypisać, nie jest tu pokazywane.