Rozporządzenie Ministra Sprawiedliwości z dnia 22 maja 2023 r. w sprawie obiegu dokumentów związanych z postępowaniem dyscyplinarnym funkcjonariuszy Służby Więziennej

Rozporządzenie określa:

1) obieg dokumentów związanych z postępowaniem dyscyplinarnym funkcjonariuszy Służby Więziennej, zwanym dalej „postępowaniem dyscyplinarnym”;

2) wzory postanowień i innych dokumentów sporządzanych w postępowaniu dyscyplinarnym.

1. Rejestracja postępowania dyscyplinarnego następuje niezwłocznie po jego wszczęciu i polega na dokonaniu odpowiedniego zapisu w rejestrze postępowań dyscyplinarnych, zwanym dalej „RPD”, oraz wpisaniu w lewym górnym rogu na postanowieniu o wszczęciu postępowania dyscyplinarnego sygnatury akt tego postępowania.

2. W RPD rejestruje się także sprawy, w których wydano orzeczenie bez wszczynania postępowania dyscyplinarnego.

3. Sygnatura akt postępowania dyscyplinarnego, zwanych dalej „aktami postępowania”, składa się z oznaczenia literowego „RPD”, symbolu klasyfikacji dokumentacji, liczby porządkowej oraz roku kalendarzowego.

4. RPD prowadzi przełożony dyscyplinarny przy pomocy wyznaczonych przez siebie osób. RPD może być prowadzony w postaci elektronicznej.

5. Przejęcie postępowania dyscyplinarnego lub przekazanie akt postępowania dyscyplinarnego powoduje konieczność rejestracji postępowania dyscyplinarnego w RPD w przejmującej lub otrzymującej postępowanie jednostce organizacyjnej oraz dokonania adnotacji o przekazaniu postępowania dyscyplinarnego w RPD w jednostce organizacyjnej przekazującej dokumentację.

1. Dokumenty związane z postępowaniem dyscyplinarnym mogą być przekazywane adresatom bezpośrednio albo za pośrednictwem funkcjonariuszy lub pracowników Służby Więziennej podległych przełożonemu dyscyplinarnemu, operatora pocztowego w rozumieniu ustawy z dnia 23 listopada 2012 r. - Prawo pocztowe (Dz. U. z 2022 r. poz. 896, 1933 i 2042) lub środków komunikacji elektronicznej.

2. Obieg dokumentów związanych z postępowaniem dyscyplinarnym prowadzi się w taki sposób, aby ich treść nie była udostępniona osobom nieuprawnionym.

1. Rzecznik dyscyplinarny prowadzący sprawę zakłada teczkę akt postępowania, którą oznacza sygnaturą i opisem przedmiotu sprawy. Teczkę akt postępowania opatruje się pieczęcią z nazwą jednostki organizacyjnej, w której prowadzone jest postępowanie dyscyplinarne.

2. Dokumenty w aktach postępowania układa się chronologicznie według daty ich sporządzenia lub wpływu.

3. Akta postępowania układa się w tomach nieprzekraczających 200 kart. Karty zawarte w poszczególnych tomach należy ponumerować trwałym środkiem kryjącym w prawym górnym rogu, z zachowaniem ciągłości numeracji w ramach akt postępowania.

4. Włączenie do akt postępowania:

1) dokumentu złożonego w toku czynności dowodowych bezpośrednio przez obwinionego lub inną osobę,

2) odpisu lub wyciągu z udostępnionych akt innego postępowania

- wymaga sporządzenia przez rzecznika dyscyplinarnego adnotacji z tej czynności w aktach postępowania, obejmującej w szczególności wskazanie daty włączenia dokumentu do akt postępowania oraz stopnia, imienia i nazwiska osoby składającej dokument.

1. Akta zawieszonego postępowania dyscyplinarnego przechowuje rzecznik dyscyplinarny wyznaczony do jego prowadzenia.

2. W czasie zawieszenia postępowania dyscyplinarnego do akt postępowania włącza się notatkę urzędową albo sporządza się stosowną adnotację w aktach postępowania z dokonywanych okresowo, nie rzadziej niż raz w ciągu miesiąca, czynności ustalenia, czy ustały przyczyny zawieszenia postępowania dyscyplinarnego.

3. Rzecznik dyscyplinarny po uzyskaniu informacji o ustaniu przyczyn zawieszenia postępowania dyscyplinarnego niezwłocznie, nie później jednak niż w terminie 7 dni od dnia, w którym powziął tę informację, przekazuje akta postępowania przełożonemu dyscyplinarnemu wraz z wnioskiem o podjęcie tego postępowania.

1. Wpisów w dokumentach sporządzonych w toku postępowania dyscyplinarnego dokonuje się w sposób trwały i czytelny, pismem maszynowym, komputerowym lub ręcznym - atramentem lub długopisem.

2. Zmian lub poprawek dokonuje się przez skreślenie dotychczasowej treści, z zachowaniem czytelności dotychczasowego wpisu, i wpisanie właściwej treści oraz umieszczenie daty oraz czytelnego podpisu rzecznika dyscyplinarnego dokonującego zmiany lub poprawki.

3. Informatyczne nośniki danych zawierające zapisy obrazu lub dźwięku włącza się do akt postępowania w zaklejonych kopertach oznaczonych sygnaturą akt postępowania oraz zwięzłym opisem treści.

4. Rzecznik dyscyplinarny prowadzi na bieżąco spis zawartości akt postępowania.

Akta postępowania po uprawomocnieniu się orzeczenia rzecznik dyscyplinarny przekazuje do komórki organizacyjnej właściwej w sprawach kadr, która następnie je archiwizuje na podstawie odrębnych przepisów.

1. W przypadku wznowienia postępowania dyscyplinarnego wyznaczony rzecznik dyscyplinarny występuje do przełożonego dyscyplinarnego o przekazanie akt postępowania.

2. Do wznowionego postępowania dyscyplinarnego stosuje się przepisy § 3, § 4 ust. 2-4 oraz § 6 i 7.

Wzór:

1) postanowienia o rozpoczęciu czynności wyjaśniających jest określony w załączniku nr 1 do rozporządzenia;

2) sprawozdania z czynności wyjaśniających jest określony w załączniku nr 2 do rozporządzenia;

3) notatki z rozmowy dyscyplinującej oraz protokołu rozmowy dyscyplinującej jest określony w załączniku nr 3 do rozporządzenia;

4) protokołu wysłuchania funkcjonariusza i przyjęcia pisemnych wyjaśnień oraz wyrażenia pisemnej zgody na poddanie się karze dyscyplinarnej bez prowadzenia postępowania dyscyplinarnego jest określony w załączniku nr 4 do rozporządzenia;

5) orzeczenia o ukaraniu wydanego po wyrażeniu zgody na poddanie się karze dyscyplinarnej bez prowadzenia postępowania dyscyplinarnego oraz orzeczenia o ukaraniu wydanego po uwzględnieniu wniosku o dobrowolne poddanie się karze dyscyplinarnej po wszczęciu postępowania dyscyplinarnego jest określony w załączniku nr 5 do rozporządzenia;

6) orzeczenia o uchyleniu orzeczenia o ukaraniu wydanego po wyrażeniu zgody na poddanie się karze dyscyplinarnej albo po uwzględnieniu wniosku o dobrowolne poddanie się karze dyscyplinarnej jest określony w załączniku nr 6 do rozporządzenia;

7) postanowienia o odmowie wszczęcia postępowania dyscyplinarnego jest określony w załączniku nr 7 do rozporządzenia;

8) postanowienia o odmowie przyjęcia sprzeciwu jest określony w załączniku nr 8 do rozporządzenia;

9) postanowienia o odmowie przyjęcia odwołania albo wniosku o ponowne rozpatrzenie sprawy jest określony w załączniku nr 9 do rozporządzenia;

10) postanowienia o wszczęciu postępowania dyscyplinarnego jest określony w załączniku nr 10 do rozporządzenia;

11) postanowienia o przejęciu postępowania dyscyplinarnego jest określony w załączniku nr 11 do rozporządzenia;

12) postanowienia o wyłączeniu albo odmowie wyłączenia rzecznika dyscyplinarnego od udziału w postępowaniu dyscyplinarnym jest określony w załączniku nr 12 do rozporządzenia;

13) postanowienia o wyłączeniu albo odmowie wyłączenia przełożonego dyscyplinarnego albo wyższego przełożonego dyscyplinarnego od udziału w postępowaniu dyscyplinarnym jest określony w załączniku nr 13 do rozporządzenia;

14) postanowienia o uzupełnieniu albo zmianie zarzutów jest określony w załączniku nr 14 do rozporządzenia;

15) wezwania do stawiennictwa jest określony w załączniku nr 15 do rozporządzenia;

16) protokołu przesłuchania obwinionego jest określony w załączniku nr 16 do rozporządzenia;

17) protokołu przesłuchania świadka albo biegłego jest określony w załączniku nr 17 do rozporządzenia;

18) protokołu okazania osoby albo wizerunku, albo rzeczy jest określony w załączniku nr 18 do rozporządzenia;

19) protokołu oględzin jest określony w załączniku nr 19 do rozporządzenia;

20) protokołu odtworzenia przebiegu stanowiących przedmiot rozpoznania zdarzeń lub ich fragmentów jest określony w załączniku nr 20 do rozporządzenia;

21) protokołu konfrontacji jest określony w załączniku nr 21 do rozporządzenia;

22) postanowienia rzecznika dyscyplinarnego o odmowie zwolnienia od złożenia zeznania albo odpowiedzi na pytania jest określony w załączniku nr 22 do rozporządzenia;

23) protokołu przeglądania akt postępowania dyscyplinarnego jest określony w załączniku nr 23 do rozporządzenia;

24) postanowienia rzecznika dyscyplinarnego o odmowie udostępnienia akt postępowania dyscyplinarnego jest określony w załączniku nr 24 do rozporządzenia;

25) postanowienia rzecznika dyscyplinarnego o odmowie uwzględnienia wniosku dowodowego jest określony w załączniku nr 25 do rozporządzenia;

26) postanowienia o przedłużeniu terminu prowadzenia czynności dowodowych na czas oznaczony do 3 miesięcy jest określony w załączniku nr 26 do rozporządzenia;

27) postanowienia Dyrektora Generalnego Służby Więziennej albo Rektora-Komendanta uczelni Służby Więziennej, albo Szefa Inspektoratu Wewnętrznego Służby Więziennej, albo Ministra Sprawiedliwości o przedłużeniu terminu prowadzenia czynności dowodowych na czas oznaczony dłuższy niż 3 miesiące jest określony w załączniku nr 27 do rozporządzenia;

28) postanowienia o zawieszeniu postępowania dyscyplinarnego jest określony w załączniku nr 28 do rozporządzenia;

29) postanowienia o podjęciu zawieszonego postępowania dyscyplinarnego jest określony w załączniku nr 29 do rozporządzenia;

30) postanowienia o wyłączeniu czynu do odrębnego postępowania dyscyplinarnego jest określony w załączniku nr 30 do rozporządzenia;

31) postanowienia po rozpatrzeniu zażalenia na postanowienie rzecznika dyscyplinarnego jest określony w załączniku nr 31 do rozporządzenia;

32) protokołu zapoznania obwinionego albo obrońcy z aktami postępowania dyscyplinarnego albo uzupełnionymi aktami postępowania dyscyplinarnego jest określony w załączniku nr 32 do rozporządzenia;

33) postanowienia rzecznika dyscyplinarnego o odmowie uzupełnienia akt postępowania dyscyplinarnego jest określony w załączniku nr 33 do rozporządzenia;

34) postanowienia rzecznika dyscyplinarnego o zakończeniu czynności dowodowych jest określony w załączniku nr 34 do rozporządzenia;

35) postanowienia o uchyleniu postanowienia o zakończeniu czynności dowodowych jest określony w załączniku nr 35 do rozporządzenia;

36) sprawozdania z postępowania dyscyplinarnego jest określony w załączniku nr 36 do rozporządzenia;

37) postanowienia o sprostowaniu oczywistej omyłki pisarskiej albo rachunkowej jest określony w załączniku nr 37 do rozporządzenia;

38) orzeczenia jest określony w załączniku nr 38 do rozporządzenia;

39) orzeczenia o umorzeniu postępowania dyscyplinarnego jest określony w załączniku nr 39 do rozporządzenia;

40) notatki z wysłuchania rzecznika dyscyplinarnego albo obwinionego, albo obrońcy przez komisję jest określony w załączniku nr 40 do rozporządzenia;

41) postanowienia o odmowie przyjęcia odwołania albo wniosku o ponowne rozpatrzenie sprawy jest określony w załączniku nr 41 do rozporządzenia;

42) postanowienia o przywróceniu albo odmowie przywrócenia terminu do wniesienia odwołania albo wniosku o ponowne rozpatrzenie sprawy jest określony w załączniku nr 42 do rozporządzenia;

43) orzeczenia po rozpatrzeniu odwołania albo wniosku o ponowne rozpatrzenie sprawy jest określony w załączniku nr 43 do rozporządzenia;

44) postanowienia o umorzeniu postępowania odwoławczego jest określony w załączniku nr 44 do rozporządzenia;

45) postanowienia o wznowieniu postępowania dyscyplinarnego jest określony w załączniku nr 45 do rozporządzenia;

46) postanowienia o odmowie wznowienia postępowania dyscyplinarnego jest określony w załączniku nr 46 do rozporządzenia;

47) orzeczenia wydanego w trybie wznowienia postępowania dyscyplinarnego jest określony w załączniku nr 47 do rozporządzenia;

48) postanowienia po rozpatrzeniu zażalenia na postanowienie o odmowie wznowienia postępowania dyscyplinarnego albo wniosku o ponowne rozpatrzenie sprawy zakończonej postanowieniem o odmowie wznowienia postępowania dyscyplinarnego jest określony w załączniku nr 48 do rozporządzenia;

49) orzeczenia wydanego w trybie wznowienia postępowania dyscyplinarnego po rozpatrzeniu odwołania albo wniosku o ponowne rozpatrzenie sprawy jest określony w załączniku nr 49 do rozporządzenia;

50) postanowienia o zatarciu kary dyscyplinarnej jest określony w załączniku nr 50 do rozporządzenia;

51) postanowienia o uchyleniu orzeczenia o umorzeniu postępowania dyscyplinarnego jest określony w załączniku nr 51 do rozporządzenia;

52) rejestru postępowań dyscyplinarnych „RPD” jest określony w załączniku nr 52 do rozporządzenia.

Do postępowań wszczętych i niezakończonych do dnia wejścia w życie rozporządzenia stosuje się przepisy dotychczasowe.

Rozporządzenie wchodzi w życie po upływie 14 dni od dnia ogłoszenia.

Przypis w tekście jednolitym: Niniejsze rozporządzenie było poprzedzone rozporządzeniem Ministra Sprawiedliwości z dnia 30 lipca 2010 r. w sprawie czynności związanych z postępowaniem dyscyplinarnym funkcjonariuszy Służby Więziennej (Dz. U. poz. 982), które traci moc z dniem wejścia w życie niniejszego rozporządzenia zgodnie z art. 61 ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 22 lipca 2022 r. o zmianie ustawy o Służbie Więziennej oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. poz. 1933 oraz z 2023 r. poz. 1053).