Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 27 grudnia 2021 r. w sprawie korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur

ROZPORZĄDZENIE MINISTRA FINANSÓW1) z dnia 27 grudnia 2021 r. w sprawie korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur Na podstawie art. 106r ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2021 r. poz. 685, z późn. zm.2)) zarządza się, co następuje: § 1. Rozporządzenie określa: 1) rodzaje uprawnień do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur; 2) sposoby nadawania, zmiany lub odbierania uprawnień do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur oraz wzór zawiadomienia o nadaniu lub odebraniu tych uprawnień; 3) sposoby uwierzytelnienia podmiotów korzystających z Krajowego Systemu e-Faktur; 4) dane faktury ustrukturyzowanej, których podanie umożliwia dostęp do tej faktury w Krajowym Systemie e-Faktur. § 2. 1. Uprawnieniami do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur są uprawnienia do: 1) nadawania, zmiany lub odbierania uprawnień do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur; 2) wystawiania lub dostępu do faktur ustrukturyzowanych; 3) wystawiania faktur, o których mowa w art. 106d ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług, zwanej dalej „ustawą”, będących fakturami ustrukturyzowanymi. 2. Uprawnienie, o którym mowa w ust. 1 pkt 1, posiada: 1) podatnik; 2) osoba fizyczna wskazana przez podatnika; 3) podmioty, o których mowa w art. 106c ustawy; 4) osoba fizyczna wskazana przez podmiot, o którym mowa w art. 106c pkt 1 ustawy. 3. Uprawnienia, o których mowa w ust. 1 pkt 2, posiada: 1) podatnik; 2) osoba fizyczna wskazana przez podatnika; 1) Minister Finansów kieruje działem administracji rządowej – finanse publiczne, na podstawie § 1 ust. 2 pkt 2 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 27 października 2021 r. w sprawie szczegółowego zakresu działania Ministra Finansów (Dz. U. poz. 1947). 2) Zmiany tekstu jednolitego wymienionej ustawy zostały ogłoszone w Dz. U. z 2021 r. poz. 694, 802, 1163, 1243, 1598, 1626, 2076, 2105 i 2427.

3) podmiot wskazany przez podatnika; 4) osoba fizyczna wskazana przez podmiot, który został wskazany przez podatnika; 5) podmioty, o których mowa w art. 106c ustawy; 6) osoba fizyczna wskazana przez podmiot, o którym mowa w art. 106c ustawy. 4. Uprawnienia, o których mowa ust. 1 pkt 2, posiadane przez podmiot wskazany przez podatnika są również uprawnieniami osób fizycznych wskazanych przez ten podmiot. 5. Uprawnienie, o którym mowa w ust. 1 pkt 3, posiada wskazany przez podatnika nabywca towarów lub usług oraz podmioty uprawnione przez tego nabywcę do wystawiania faktur ustrukturyzowanych. § 3. 1. Nadawanie, zmiana lub odbieranie uprawnień do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur jest dokonywane za pomocą oprogramowania interfejsowego, o którym mowa w art. 106nc ust. 1 ustawy, dostępnego na stronie, której adres jest podany w Biuletynie Informacji Publicznej na stronie podmiotowej urzędu obsługującego ministra właściwego do spraw finansów publicznych, i następuje z zastosowaniem specyfikacji tego oprogramowania interfejsowego, po weryfikacji posiadanych uprawnień. 2. Nadanie, zmiana lub odebranie uprawnień do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur wymaga podania: 1) numeru identyfikacji podatkowej (NIP) podatnika; 2) danych podmiotu lub danych osoby fizycznej, którym jest nadawane, zmieniane lub odbierane uprawnienie: a) numeru identyfikacji podatkowej (NIP) podmiotu albo numeru identyfikacji podatkowej (NIP) lub numeru PESEL osoby fizycznej, b) imienia i nazwiska osoby fizycznej albo nazwy podmiotu, c) daty urodzenia osoby fizycznej, w przypadku niepodania numeru identyfikacji podatkowej (NIP) i numeru PESEL, d) numeru i serii dowodu osobistego lub innego dokumentu potwierdzającego tożsamość osoby fizycznej wraz z krajem jego wydania, w przypadku nieposiadania numeru identyfikacji podatkowej (NIP) i numeru PESEL, e) danych unikalnych identyfikujących kwalifikowany podpis elektroniczny uprawnionej osoby fizycznej, w przypadku gdy podpis ten nie zawiera numeru identyfikacji podatkowej (NIP) i numeru PESEL; 3) rodzaju uprawnienia; 4) informacji, czy podmiot lub osoba fizyczna, którym jest nadawane, zmieniane lub odbierane uprawnienie, jest przedstawicielem podatkowym, o którym mowa w art. 18a ustawy. 3. Nadanie, zmiana lub odebranie uprawnienia do wystawiania faktur ustrukturyzowanych przez osobę fizyczną uprawnioną przez podmioty, o których mowa w art. 106c ustawy, wymaga podania: 1) numeru identyfikacji podatkowej (NIP) podmiotu, o którym mowa w art. 106c pkt 2 ustawy, lub urzędu obsługującego podmiot, o którym mowa w art. 106c pkt 1 ustawy, oraz 2) danych, o których mowa w ust. 2 pkt 2 lit. b–e. § 4. 1. W przypadku podatników lub podmiotów niebędących osobami fizycznymi, nieposiadających możliwości uwierzytelnienia się w sposób, o którym mowa w § 5 ust. 1, nadawanie lub odbieranie uprawnień do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur jest dokonywane przez złożenie w postaci papierowej do właściwego naczelnika urzędu skarbowego zawiadomienia o nadaniu lub odebraniu uprawnień do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur. 2. Wzór zawiadomienia o nadaniu lub odebraniu uprawnień do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur określa załącznik do rozporządzenia. § 5. 1. Korzystanie z Krajowego Systemu e-Faktur wymaga uwierzytelnienia: 1) kwalifikowanym podpisem elektronicznym albo 2) kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną, albo

3) podpisem zaufanym, albo 4) wygenerowanym przez Krajowy System e-Faktur, po uwierzytelnieniu się podatnika lub podmiotu uprawnionego w sposób, o którym mowa w pkt 1–3, ciągiem znaków alfanumerycznych, z wyłączeniem znaków interpunkcyjnych, przypisanym do podatnika lub podmiotu uprawnionego i jego uprawnień – oraz weryfikacji posiadanych uprawnień. 2. W przypadku kwalifikowanych podpisów elektronicznych niezawierających numeru identyfikacji podatkowej (NIP) i numeru PESEL podatnika będącego osobą fizyczną, uwierzytelnienie oraz weryfikacja posiadanych uprawnień są możliwe również po zgłoszeniu danych unikalnych identyfikujących ten podpis, do właściwego naczelnika urzędu skarbowego, w zawiadomieniu, o którym mowa w § 4. § 6. Dostęp do faktury ustrukturyzowanej jest możliwy poprzez podanie: 1) numeru identyfikującego daną fakturę w Krajowym Systemie e-Faktur, o którym mowa w art. 106nd ust. 2 pkt 8 ustawy; 2) numeru faktury, o którym mowa w art. 106e ust. 1 pkt 2 ustawy; 3) numeru identyfikacji podatkowej (NIP) lub innego identyfikatora nabywcy towarów lub usług albo informacji o braku identyfikatora; 4) imienia i nazwiska lub nazwy nabywcy towarów lub usług albo informacji o braku tych danych; 5) kwoty należności ogółem. § 7. Rozporządzenie wchodzi w życie z dniem 1 stycznia 2022 r. Minister Finansów: wz. S. Skuza

Załącznik do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 27 grudnia 2021 r. (poz. 2481) Załącznik do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia ……………………… 2021 r. POLA JASNE WYPEŁNIA PODMIOT SKŁADAJĄCY ZAWIADOMIENIE. WYPEŁNIĆ NA MASZYNIE, KOMPUTEROWO LUB RĘCZNIE, DUŻYMI, DRUKOWANYMI LITERAMI, CZARNYM LUB NIEBIESKIM KOLOREM.

ZAW-FA ZAWIADOMIENIE O NADANIU LUB ODEBRANIU UPRAWNIEŃ DO KORZYSTANIA ZKRAJOWEGO SYSTEMU E-FAKTUR

Miejsce składania: Właściwy naczelnik urzędu skarbowego. A.MIEJSCE I CEL SKŁADANIA 5.Właściwy naczelnik urzędu skarbowego 6.Cel złożenia formularza (zaznaczyć właściwy kwadrat): 1. nadanie uprawnień2) 2. odebranie uprawnień 3. zgłoszenie danych unikalnych identyfikujących kwalifikowany podpis elektroniczny podatnika3)

B.1. DANE IDENTYFIKACYJNE * - dotyczy podmiotu niebędącego osobą fizyczną ** - dotyczy podmiotu będącego osobą fizyczną 7. Rodzaj podmiotu (zaznaczyć właściwy kwadrat):    1. podmiot niebędący osobą fizyczną 2. organ egzekucyjny4) 3. osoba fizyczna 8.Nazwa pełna* / Nazwisko, pierwsze imię ** B.2. ADRES SIEDZIBY * / ZAMIESZKANIA ** 9. Kraj 10. Województwo 11. Powiat 12. Gmina 13. Ulica 14. Nr domu 15. Nr lokalu 16. Miejscowość 17. Kod pocztowy B.3. DANE KONTAKTOWE 18. Telefon 19. E-mail5) C. DANE OSOBY UPRAWNIONEJ DO KORZYSTANIA Z KRAJOWEGO SYSTEMU E-FAKTUR C.1. DANE IDENTYFIKACYJNE 20. Rodzaj identyfikatora podatkowego (zaznaczyć właściwy kwadrat):    1. NIP 2. PESEL 3. Brak identyfikatora6) 21. Identyfikator podatkowy NIP / numer PESEL └────┴────┴────┴────┴────┴────┴────┴────┴────┴────┴────┘ 22.Nazwisko 23.Pierwsze imię 24.Data urodzenia6) └────┴────┘-└────┴────┘-└────┴────┴────┴────┘ 25.Rodzaj dokumentu potwierdzającego tożsamość6) 26.Numer i seria dokumentu potwierdzającego tożsamość6) 27.Kraj wydania dokumentu wymienionego w poz. 256) C.2. ADRES ZAMIESZKANIA 28. Kraj 29. Województwo 30. Powiat 31. Gmina 32. Ulica 33. Nr domu 34. Nr lokalu 35. Miejscowość 36. Kod pocztowy

POLA JASNE WYPEŁNIA PODMIOT SKŁADAJĄCY ZAWIADOMIENIE. WYPEŁNIĆ NA MASZYNIE, KOMPUTEROWO LUB RĘCZNIE, DUŻYMI, DRUKOWANYMI LITERAMI, CZARNYM LUB NIEBIESKIM KOLOREM.

Objaśnienia 1) Wypełnia się w przypadku złożenia więcej niż jednego formularza ZAW-FA. 2) Przez nadanie uprawnień należy rozumieć wskazanie osoby uprawnionej do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur. Do nadania dalszych uprawnień służy Krajowy System e-Faktur. 3) Zaznaczyć w przypadku zgłaszania kwalifikowanego podpisu elektronicznego niezawierającego numeru identyfikacji podatkowej (NIP) i numeru PESEL podatnika, którym będzie się posługiwał podatnik będący osobą fizyczną wymienioną w części B. W takim przypadku nie wypełnia się części C. 4) W przypadku organu egzekucyjnego wypełnia się również kwadrat “podmiot niebędący osobą fizyczną”. 5) Adres e-mail wypełnia się obowiązkowo. Podatnik na podany adres e-mail otrzyma informacje o nadaniu lub odebraniu uprawnień do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur. 6) Wypełnia się w przypadku nierezydenta, który nie posiada identyfikatora podatkowego. W przypadku innego dokumentu potwierdzającego tożsamość podaje się rodzaj tego dokumentu. 7) Adres e-mail wypełnia się obowiązkowo. Osoba uprawniona na podany adres e-mail otrzyma informacje o nadaniu lub odebraniu uprawnień do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur. 8) Wypełnia się w przypadku zgłaszania danych unikalnych identyfikujących kwalifikowany podpis elektroniczny niezawierający numeru identyfikacji podatkowej (NIP) i numeru PESEL w przypadku gdy: - w polu nr 6 zaznaczono „zgłoszenie danych unikalnych identyfikujących kwalifikowany podpis elektroniczny podatnika”. W takim przypadku nie wypełnia się części C albo - w polu nr 6 zaznaczono „nadanie uprawnień” oraz osoba uprawniona do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur wymieniona w części C, nie posiada numeru identyfikacji podatkowej (NIP) i numeru PESEL oraz posiada wyłącznie kwalifikowany podpis elektroniczny niezawierający numeru identyfikacji podatkowej (NIP) i numeru PESEL albo - w polu nr 6 zaznaczono „nadanie uprawnień” oraz osoba uprawniona do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur wymieniona w części C posiada wyłącznie kwalifikowany podpis elektroniczny niezawierający numeru identyfikacji podatkowej (NIP) i numeru PESEL. W przypadku zaznaczenia „zgłoszenie danych unikalnych identyfikujących kwalifikowany podpis elektroniczny podatnika” każdą zmianę kwalifikowanego podpisu elektronicznego należy zgłaszać odpowiednio w trybie nadania uprawnień lub zgłoszenia danych unikalnych kwalifikowanego podpisu elektronicznego podatnika. 9) W przypadku reprezentacji wieloosobowej (powyżej 6 osób) pozostałych uprawnionych do reprezentowania i ustanowienia osoby uprawnionej do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur należy wymienić w dodatkowym formularzu ZAW-FA.