§ 14.

1. W przypadku uzasadnionej konieczności wyłączenia z akt osobowych dokumentu:

1) na stałe - w miejsce tego dokumentu włącza się notatkę służbową funkcjonariusza lub pracownika realizującego zagadnienia kadrowe, określającą nazwę dokumentu i przyczynę wyłączenia oraz miejsce przechowywania dokumentu, datę wyłączenia dokumentu oraz datę wystawienia i sygnaturę dokumentu; przepisy § 15 ust. 2 i 3 stosuje się odpowiednio;

2) czasowo - w miejsce tego dokumentu włącza się kserokopię wyłączonego dokumentu wraz z odręczną adnotacją funkcjonariusza lub pracownika realizującego zagadnienia kadrowe, określającą przyczyny wyłączenia oraz miejsce przechowywania, datę wyłączenia dokumentu oraz datę wystawienia i sygnaturę dokumentu.

2. W razie konieczności przesłania akt osobowych funkcjonariusza do sądu, prokuratury lub innego uprawnionego organu państwowego funkcjonariusz lub pracownik realizujący zagadnienia kadrowe, który prowadził akta osobowe funkcjonariusza, zakłada akta zastępcze, do których włącza kserokopię wszystkich dokumentów znajdujących się w częściach A, B i C akt osobowych funkcjonariusza, i prowadzi akta zastępcze przez okres udostępnienia akt osobowych. W okresie prowadzenia akt zastępczych przepisy § 4 ust. 1-3, § 6-7, § 9-13 i § 15 ust. 1-5 stosuje się odpowiednio.

3. Po zwrocie akt osobowych dokumenty włączone do akt zastępczych w okresie, o którym mowa w ust. 2, wpina się odpowiednio do części A, B i C akt osobowych, a akta zastępcze podlegają komisyjnemu zniszczeniu; z czynności tej sporządza się protokół, który podlega włączeniu do części A akt osobowych.