§ 5.

1. Komisja zapewnia możliwość odbierania zgłoszeń dokonywanych:

1) na wskazany przez Komisję adres poczty elektronicznej Komisji;

2) na wskazany przez Komisję adres do korespondencji;

3) pod wskazanym przez Komisję numerem telefonu, z możliwością nagrywania treści rozmowy po uzyskaniu zgody osoby zgłaszającej na takie nagranie;

4) osobiście pod wskazanym przez Komisję adresem, z możliwością nagrywania treści rozmowy po uzyskaniu zgody osoby zgłaszającej na takie nagranie.

2. Nieudzielenie przez osobę zgłaszającą zgody na nagranie rozmowy, o której mowa w ust. 1 pkt 3 lub 4, nie wyłącza możliwości odebrania zgłoszenia przez Komisję.

3. Na potrzeby odbierania zgłoszeń i działań, jakie mogą być podejmowane przez Komisję po odebraniu zgłoszenia, Komisja zapewnia środki komunikacji niezależne od ogólnych sposobów komunikacji Komisji i Urzędu.

4. Środki komunikacji, o których mowa w ust. 3:

1) zapewniają kompletność, integralność, bezpieczeństwo i poufność informacji, w tym ich zabezpieczenie przed dostępem osób nieuprawnionych, oraz

2) umożliwiają przechowywanie informacji dotyczących zgłoszeń w sposób zapewniający prowadzenie dalszych czynności wyjaśniających.

5. Zgłoszenia telefoniczne, w przypadku gdy osoba zgłaszająca wyraziła zgodę na nagrywanie treści rozmowy, są dokumentowane przez Komisję w postaci nagrania rozmowy z osobą zgłaszającą w formie trwałej i możliwej do wyszukania lub przez sporządzenie przez osobę uprawnioną do obsługi zgłoszeń kompletnego i dokładnego zapisu rozmowy.

6. Zgłoszenia telefoniczne, w przypadku gdy osoba zgłaszająca nie wyraziła zgody na nagrywanie treści rozmowy, są dokumentowane przez sporządzenie przez osobę uprawnioną do obsługi zgłoszeń dokładnego protokołu z rozmowy.

7. Zgłoszenia osobiste, w przypadku gdy osoba zgłaszająca wyraziła zgodę na nagrywanie treści rozmowy, są dokumentowane przez Komisję w postaci nagrania rozmowy z osobą zgłaszającą w formie trwałej i możliwej do wyszukania.

8. Zgłoszenia osobiste, w przypadku gdy osoba zgłaszająca nie wyraziła zgody na nagrywanie treści rozmowy, są dokumentowane przez sporządzenie przez osobę uprawnioną do obsługi zgłoszeń kompletnego i dokładnego protokołu ze spotkania.

9. W przypadku zgłoszenia dokumentowanego przez sporządzenie zapisu rozmowy, protokołu z rozmowy albo protokołu ze spotkania osoba uprawniona do obsługi zgłoszeń umożliwia osobie zgłaszającej, która nie zastrzegła anonimowości zgłoszenia, zapoznanie się z protokołem lub zapisem rozmowy, zgłoszenie do niego poprawek oraz jego zatwierdzenie przez złożenie pod nim podpisu w siedzibie Urzędu.

10. W przypadku wskazania przez osobę zgłaszającą adresu korespondencyjnego lub adresu poczty elektronicznej Komisja niezwłocznie potwierdza odebranie zgłoszenia przez przesłanie pisemnego potwierdzenia na ten adres. Jeżeli osoba zgłaszająca sprzeciwia się przesłaniu potwierdzenia lub przesłanie potwierdzenia może zagrozić ochronie tożsamości tej osoby, Komisja odstępuje od jego przesyłania.

11. W przypadku otrzymania przez Komisję zgłoszenia dokonanego w sposób inny niż wskazany w ust. 1 zgłoszenie to niezwłocznie i bez wprowadzania zmian jest przekazywane w sposób określony w ust. 1 osobie uprawnionej do obsługi zgłoszeń.