§ 15.

1. Brzmienie w najnowszym tekście — od Dz.U. 2021 poz. 661 (ogł. 9 kwietnia 2021) do Dz.U. 2023 poz. 2787 (ogł. 28 grudnia 2023)

   1. W teczce akt osobowych studenta przechowuje się:

   1) dokumenty wymagane od kandydata na studia, w tym:

   a) poświadczoną przez uczelnię kopię:

   dokumentu stanowiącego podstawę ubiegania się o przyjęcie na studia, o którym mowa w art. 69 ust. 2 ustawy - w przypadku kandydata na studia pierwszego stopnia lub jednolite studia magisterskie,

   dyplomu ukończenia studiów - w przypadku kandydata na studia drugiego stopnia,

   b) ankietę osobową zawierającą zdjęcie kandydata, imiona i nazwisko, datę i miejsce urodzenia, numer PESEL, a w przypadku jego braku - nazwę i numer dokumentu potwierdzającego tożsamość oraz nazwę państwa, które go wydało, płeć, miejsce zamieszkania przed rozpoczęciem studiów: wieś albo miasto, adres zamieszkania oraz adres do korespondencji, adres poczty elektronicznej, numer telefonu, obywatelstwo, a w przypadku cudzoziemców - również nazwę państwa urodzenia i informacje o posiadaniu Karty Polaka;

   2) dokumenty stanowiące podstawę przyjęcia na studia;

   3) podpisany przez studenta akt ślubowania;

   4) (uchylony);

   5) karty okresowych osiągnięć studenta;

   6) decyzje dotyczące przebiegu studiów;

   7) pracę dyplomową;

   8) recenzję pracy dyplomowej;

   9) protokół egzaminu dyplomowego;

   10) dyplom ukończenia studiów - egzemplarz do akt;

   11) suplement do dyplomu - egzemplarz do akt;

   12) potwierdzenie odbioru dyplomu ukończenia studiów i jego odpisów, suplementu do dyplomu i jego odpisów, a także duplikatu dyplomu lub duplikatu suplementu do dyplomu albo te dokumenty w przypadku ich nieodebrania.

   2. Decyzje, o których mowa w ust. 1 pkt 6, sporządza się w postaci papierowej lub elektronicznej.

   2a. W przypadku gdy akt ślubowania jest sporządzany w postaci elektronicznej, podpis studenta może być zastąpiony potwierdzeniem złożenia ślubowania dokonanym po uwierzytelnieniu tego studenta w systemie teleinformatycznym, zgodnie z zasadami działania w uczelni systemu służącego do prowadzenia dokumentacji przebiegu studiów w postaci elektronicznej.

   2b. Jeżeli w uczelni jest prowadzona baza pisemnych prac dyplomowych, zapewniająca ich przechowywanie co najmniej przez okres, o którym mowa w ust. 4, w teczce akt osobowych studenta zamiast pracy dyplomowej może być przechowywana informacja o przechowywaniu pracy dyplomowej w tej bazie zawierająca dane umożliwiające jej skuteczne wyszukanie.

   3. W przypadku prowadzenia teczki akt osobowych studenta w postaci elektronicznej, w celu włączenia do niej dokumentu, który został sporządzony w postaci papierowej, sporządza się odwzorowanie cyfrowe tego dokumentu oraz opatruje się je kwalifikowanym podpisem elektronicznym pracownika uczelni albo kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną uczelni. Dokument sporządzony w postaci papierowej brakuje się.

   3a. Odwzorowanie cyfrowe dokumentu sporządza się w formacie PDF, zapewniając jego czytelność oraz stosując zasadę, zgodnie z którą jeden plik PDF odpowiada jednemu odwzorowywanemu dokumentowi.

   3b. W przypadku prowadzenia teczki akt osobowych studenta w postaci papierowej, w celu włączenia do niej dokumentu, który został sporządzony w postaci elektronicznej, sporządza się wydruk tego dokumentu, który opatruje się datą jego sporządzenia oraz podpisem pracownika uczelni, chyba że dokument został sporządzony w systemie teleinformatycznym, który zapewnia uwierzytelnienie pracownika uczelni, zgodnie z zasadami działania w uczelni systemu służącego do prowadzenia dokumentacji przebiegu studiów w postaci elektronicznej, albo sporządzenie uwierzytelnionego wydruku.

   3c. W przypadku prowadzenia teczki akt osobowych studenta w postaci elektronicznej zamiast dokumentów, o których mowa w ust. 1 pkt 10 i 11, przechowuje się w niej odwzorowania cyfrowe dyplomu ukończenia studiów i suplementu do dyplomu, sporządzone zgodnie z ust. 3 zdanie pierwsze i ust. 3a.

   4. Teczkę akt osobowych studenta, z wyłączeniem dokumentów, o których mowa w ust. 1 pkt 1 lit. a oraz pkt 2 4, przechowuje się w archiwum uczelni przez okres 50 lat. Dokumenty, które obejmuje to wyłączenie, brakuje się.

   Przypis w tekście jednolitym: Uchylony przez § 1 pkt 2 lit. a rozporządzenia Ministra Nauki i Szkolnictwa Wyższego z dnia 14 sierpnia 2020 r. zmieniającego rozporządzenie w sprawie studiów (Dz. U. poz. 1411), które weszło w życie z dniem 1 października 2020 r.

2. Wcześniejsze brzmienie — w Dz.U. 2018 poz. 1861 (ogł. 28 września 2018) ten tekst

   1. W teczce akt osobowych studenta przechowuje się:

   1) dokumenty wymagane od kandydata na studia, w tym:

   a) poświadczoną przez uczelnię kopię:

   dokumentu stanowiącego podstawę ubiegania się o przyjęcie na studia, o którym mowa w art. 69 ust. 2 ustawy - w przypadku kandydata na studia pierwszego stopnia lub jednolite studia magisterskie,

   dyplomu ukończenia studiów - w przypadku kandydata na studia drugiego stopnia,

   b) ankietę osobową zawierającą zdjęcie kandydata, imiona i nazwisko, datę i miejsce urodzenia, numer PESEL, a w przypadku jego braku - nazwę i numer dokumentu potwierdzającego tożsamość oraz nazwę państwa, które go wydało, płeć, miejsce zamieszkania przed rozpoczęciem studiów: wieś albo miasto, adres zamieszkania oraz adres do korespondencji, numer telefonu kontaktowego, obywatelstwo, a w przypadku cudzoziemców również nazwę państwa urodzenia i informacje o posiadaniu Karty Polaka;

   2) dokumenty stanowiące podstawę przyjęcia na studia;

   3) podpisany przez studenta akt ślubowania;

   4) potwierdzenie odbioru legitymacji studenckiej i indeksu, a także ich duplikatów;

   5) karty okresowych osiągnięć studenta;

   6) decyzje dotyczące przebiegu studiów;

   7) pracę dyplomową;

   8) recenzję pracy dyplomowej;

   9) protokół egzaminu dyplomowego;

   10) dyplom ukończenia studiów - egzemplarz do akt;

   11) suplement do dyplomu - egzemplarz do akt;

   12) potwierdzenie odbioru dyplomu ukończenia studiów i jego odpisów, suplementu do dyplomu i jego odpisów, a także duplikatu dyplomu lub duplikatu suplementu do dyplomu albo te dokumenty w przypadku ich nieodebrania.

   2. Decyzje, o których mowa w ust. 1 pkt 6, sporządza się w postaci papierowej lub elektronicznej.

   3. W przypadku prowadzenia teczki akt osobowych studenta w postaci elektronicznej teczka zawiera dokumenty, o których mowa w ust. 1, w postaci ich cyfrowego odwzorowania lub w postaci dokumentów elektronicznych.

   4. Teczkę akt osobowych studenta, z wyłączeniem dokumentów, o których mowa w ust. 1 pkt 1 lit. a oraz pkt 2-4, przechowuje się w archiwum uczelni przez okres 50 lat. Dokumenty, które obejmuje to wyłączenie, brakuje się.

Źródła: przepis występuje w 3 z 4 tekstów tego aktu w bazie. Pominięte, bo nie udało się wiarygodnie podzielić ich na przepisy: Dz.U. 2026 poz. 1207. Polecenia zmian są przypisywane do przepisu automatycznie z tekstu nowelizacji — polecenie, którego nie dało się jednoznacznie przypisać, nie jest tu pokazywane.