§ 3.

1. Komisja zapewnia możliwość odbierania zgłoszeń przez osobę uprawnioną do obsługi zgłoszeń dokonywanych:

1) elektronicznie pod wskazanym przez Komisję adresem poczty elektronicznej Komisji;

2) na piśmie pod wskazanym przez Komisję adresem do korespondencji;

3) telefonicznie pod wskazanym przez Komisję numerem telefonu, z możliwością nagrywania bądź nienagrywania treści rozmowy;

4) osobiście pod wskazanym przez Komisję adresem.

2. Przyjęte przez Komisję środki komunikacji na potrzeby odbierania zgłoszeń i działań, jakie mogą być podejmowane przez Komisję po przyjęciu zgłoszenia, co najmniej:

1) są niezależne od sposobów komunikacji wykorzystywanych w ramach zwykłej działalności Komisji i Urzędu Komisji Nadzoru Finansowego oraz

2) zapewniają kompletność, integralność, bezpieczeństwo i poufność informacji, w tym ich zabezpieczenie przed odsłuchaniem lub odczytaniem przez osoby nieuprawnione, oraz

3) umożliwiają przechowywanie zgłoszeń w sposób zapewniający prowadzenie dalszych czynności wyjaśniających, zgodnie z art. 28 rozporządzenia 596/2014.

3. Telefoniczne lub osobiste zgłoszenia są dokumentowane przez Komisję w postaci nagrania rozmowy z osobą zgłaszającą w formie trwałej i możliwej do wyszukania lub przez sporządzenie przez osobę uprawnioną do obsługi zgłoszeń protokołu z tej rozmowy. W przypadku zgłoszenia, dokumentowanego przez sporządzenie protokołu z rozmowy, osoba uprawniona do obsługi zgłoszeń umożliwia osobie zgłaszającej, która nie zastrzegła anonimowości zgłoszenia, zapoznanie się z protokołem, zgłoszenie do niego poprawek oraz jego zatwierdzenie przez złożenie pod nim podpisu w siedzibie Urzędu Komisji Nadzoru Finansowego.

4. W przypadku gdy istnieje możliwość kontaktu z osobą zgłaszającą, Komisja niezwłocznie potwierdza otrzymanie zgłoszenia przez przesłanie pisemnego potwierdzenia na adres korespondencyjny lub adres poczty elektronicznej wskazany przez osobę zgłaszającą. Jeżeli osoba zgłaszająca sprzeciwia się przesłaniu potwierdzenia lub przesłanie potwierdzenia może zagrozić ochronie tożsamości tej osoby, Komisja odstępuje od jego przesyłania.

5. W przypadku otrzymania przez Komisję zgłoszenia, dokonanego w sposób inny niż wskazany w ust. 1, zgłoszenie to niezwłocznie i bez wprowadzania zmian jest przekazywane w sposób określony w ust. 1 osobie uprawnionej do obsługi zgłoszeń.