Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 18 maja 2018 r. w sprawie przetwarzania informacji przez Służbę Ochrony Państwa

Rozporządzenie określa:

1) tryb gromadzenia i sposoby przetwarzania w zbiorach danych informacji, danych osobowych, w tym danych osobowych uzyskanych lub przetwarzanych przez organy innych państw lub organizacje międzynarodowe, służących rozpoznawaniu, zapobieganiu lub wykrywaniu przestępstw;

2) sposób oceny danych pod kątem ich przydatności do realizacji zadań Służby Ochrony Państwa;

3) wzór protokołu usunięcia danych osobowych ze zbioru danych.

Użyte w rozporządzeniu określenia oznaczają:

1) Komendant - Komendanta Służby Ochrony Państwa;

2) funkcjonariusz - funkcjonariusza Służby Ochrony Państwa;

3) ustawa - ustawę z dnia 8 grudnia 2017 r. o Służbie Ochrony Państwa.

Zbiory danych, w których Służba Ochrony Państwa gromadzi lub przetwarza informacje, w tym dane osobowe, są prowadzone w systemach teleinformatycznych lub w formie sporządzanych ręcznie kartotek, skorowidzów, ksiąg, teczek, wykazów, registratur, rejestrów, albumów lub innych ewidencji.

Zbiory danych tworzy w drodze decyzji Komendant, który ustala ich zakres informacyjny i rzeczowy, odpowiada za ich wewnętrzną strukturę i przeznaczenie, a także dostosowuje procedury przetwarzania w nich informacji, w tym danych osobowych, do rodzaju zadań wykonywanych przez Służbę Ochrony Państwa.

1. Funkcjonariusze lub pracownicy Służby Ochrony Państwa wprowadzają informacje, w tym dane osobowe, do utworzonego zbioru danych, jeżeli w toku wykonywania czynności służbowych zaistniały okoliczności uzasadniające pobranie, uzyskanie lub zgromadzenie tych informacji i informacje te odpowiadają zakresowi rzeczowemu danego zbioru.

2. Funkcjonariusze lub pracownicy Służby Ochrony Państwa uprawnieni do przetwarzania informacji, w tym danych osobowych, w zbiorze danych przed wykonaniem każdej operacji przetwarzania sprawdzają, czy informacja podlegająca wprowadzeniu do zbioru danych nie została już do niego wprowadzona.

3. W przypadku dokonania oceny, że informacje, w tym dane osobowe, są nieprzydatne lub nieadekwatne do realizacji celów określonych w art. 3 ustawy albo że ich gromadzenie byłoby nadmierne z punktu widzenia realizacji tych celów, funkcjonariusze lub pracownicy Służby Ochrony Państwa odstępują od wprowadzenia do zbioru takich informacji.

Przed dopuszczeniem do pracy przy przetwarzaniu informacji, w tym danych osobowych, w zbiorze danych osobę uprawnioną zaznajamia się z przepisami dotyczącymi zbioru danych oraz przetwarzania informacji w tym zbiorze danych, a także z przepisami dotyczącymi ochrony informacji, w tym danych osobowych, w nim zgromadzonych.

1. Systemy teleinformatyczne, w których są zgromadzone dane osobowe, wyposaża się w mechanizmy uwierzytelniania użytkownika oraz kontroli dostępu do przetwarzanych danych.

2. Dla każdego użytkownika systemu teleinformatycznego, po zweryfikowaniu jego uprawnienia do dostępu do danego systemu, ustala się odrębny identyfikator i hasło użytkownika.

3. Bezpośredni dostęp do danych osobowych przetwarzanych w systemie teleinformatycznym następuje wyłącznie po podaniu identyfikatora i właściwego hasła użytkownika.

Operacje przetwarzania informacji, w tym danych osobowych, w zakresie:

1) daty, godziny i minuty rozpoczęcia i zakończenia pracy w systemie teleinformatycznym lub w ręcznie sporządzanej ewidencji,

2) niezbędnych danych identyfikacyjnych oraz uprawnienia dostępu do zbioru danych posiadanego przez funkcjonariusza lub pracownika Służby Ochrony Państwa, wykonującego operację przetwarzania,

3) daty pierwszego wprowadzenia informacji, w tym danych osobowych, do zbioru danych,

4) źródła informacji, w przypadku uzyskania danych osobowych od innej osoby niż ta, której dane dotyczą,

5) przyczyny, zakresu i celu modyfikacji informacji, w tym danych osobowych, która nastąpiła w wyniku wykonanej operacji ich przetwarzania,

6) danych identyfikujących osobę zlecającą wykonanie operacji przetwarzania informacji, w tym danych osobowych,

7) wskazania celu lub powodu wykonania operacji przetwarzania informacji, w tym danych osobowych,

8) wniosków składanych w związku z realizacją praw określonych w art. 32 ust. 1 pkt 6 i art. 33 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2016 r. poz. 922 oraz z 2018 r. poz. 138 i 723)

- podlegają rejestracji w formie odpowiedniej do właściwości danego zbioru danych.

1. Informacjom, w tym danym osobowym, wprowadzanym po raz pierwszy do systemu teleinformatycznego, w którym jest prowadzony określony zbiór danych, nadaje się indywidualny identyfikator tego zbioru.

2. W przypadku gdy ta sama informacja, w tym dane osobowe, podlega rejestracji w więcej niż jednym zbiorze danych lub w kilku odrębnych kategoriach informacji wydzielonych w jednym zbiorze, przy każdej rejestracji tej informacji nadaje się odrębny identyfikator danego zbioru lub kategorii oraz wskazuje się jej powiązanie z rejestracjami dokonanymi w pozostałych zbiorach danych lub kategoriach.

Informacje, w tym dane osobowe, przetwarza się przy użyciu wprowadzonych przez administratora danych formularzy rejestracyjnych, jeżeli wymagają tego właściwości zbioru danych.

Oceniając dane zgromadzone pod kątem ich przydatności, uwzględnia się w szczególności:

1) znaczenie informacji dla realizacji zadania polegającego na ochronie osób i obiektów określonych w art. 3 pkt 1 ustawy;

2) znaczenie informacji dla oceny, czy osoba, której informacja dotyczy:

a) zmierza do popełnienia lub popełniła w przeszłości przestępstwa, o których mowa w art. 3 pkt 2 lub 3 ustawy,

b) czyni przygotowania do popełnienia przestępstw, o których mowa w art. 3 pkt 2 lub 3 ustawy,

c) podżega lub udziela pomocy w popełnieniu przestępstw, o których mowa w art. 3 pkt 2 lub 3 ustawy,

3) znaczenie informacji dla rozpoznawania przestępstw, o których mowa w art. 3 pkt 2 lub 3 ustawy;

4) inne zgromadzone lub dostępne informacje o osobie, której informacja dotyczy, lub innych osobach;

5) ustanie okoliczności albo ziszczenie się celu uzasadniającego wprowadzenie danych do zbioru danych.

1. Oceny, o której mowa w § 11, dokonuje się z wykorzystaniem informacji, w tym danych osobowych:

1) zgromadzonych w zbiorach danych prowadzonych w Służbie Ochrony Państwa, powiązanych z danymi wytypowanymi do oceny;

2) zawartych we wnioskach osób, których dane dotyczą, złożonych w trybie art. 32 ust. 1 pkt 1-6 i art. 33 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych;

3) uzyskanych od innych organów, służb lub instytucji państwowych.

2. Przy ocenie danych, o których mowa w art. 10 ust. 1 ustawy z dnia 10 czerwca 2016 r. o działaniach antyterrorystycznych (Dz. U. z 2018 r. poz. 452, 650 i 730), Komendant lub osoba przez niego upoważniona może zwrócić się do organów, które przekazały dane osób, o aktualizację tych danych.

1. Komendant lub osoba przez niego upoważniona wyznacza komisję do usunięcia ze zbioru danych uznanych za nieprzydatne lub zbędne w wyniku oceny, o której mowa w § 12. Komisja sporządza protokół usunięcia danych ze zbioru danych.

2. Wzór protokołu usunięcia danych osobowych ze zbioru danych jest określony w załączniku do rozporządzenia.

Dane pobrane, uzyskane lub zgromadzone od organów innych państw ocenia się i usuwa w sposób określony przez organ przekazujący te dane, a w przypadku gdy nie został on określony - w sposób wskazany w § 11-13.

Dane osobowe znajdujące się w systemach teleinformatycznych lub na informatycznych nośnikach danych usuwa się:

1) przy użyciu technik programowych,

2) przez zniszczenie nośników zawierających dane osobowe przeznaczone do usunięcia, jeżeli ich usunięcie w sposób określony w pkt 1 nie jest możliwe

- w sposób uniemożliwiający odtworzenie usuniętych danych.

Rozporządzenie wchodzi w życie z dniem następującym po dniu ogłoszenia.