§ 21.

1. Podmioty prowadzące kształcenie ustawiczne w formach pozaszkolnych prowadzą dokumentację dla każdej formy prowadzonego kształcenia.

2. Dokumentacja obejmuje:

1) program nauczania;

2) dziennik zajęć;

3) protokół z przeprowadzonego zaliczenia;

4) ewidencję wydanych zaświadczeń.

3. Do dziennika zajęć wpisuje się:

1) imiona i nazwiska słuchaczy kwalifikacyjnych kursów zawodowych lub uczestników kształcenia w innych formach pozaszkolnych;

2) liczbę godzin zajęć;

3) tematy zajęć.

4. W dzienniku zajęć odnotowuje się obecność słuchaczy i uczestników, o których mowa w ust. 3 pkt 1.

5. Ewidencja wydanych zaświadczeń, o której mowa w ust. 2 pkt 4, zawiera:

1) imię i nazwisko, adres zamieszkania oraz numer PESEL osoby, której wydano zaświadczenie, a w przypadku osoby, która nie posiada numeru PESEL - numer dokumentu potwierdzającego jej tożsamość;

2) datę wydania zaświadczenia;

3) numer zaświadczenia;

4) potwierdzenie odbioru zaświadczenia.

6. Dziennik zajęć może być prowadzony także w postaci elektronicznej; dziennik prowadzony w postaci elektronicznej jest zwany dalej „dziennikiem elektronicznym”.

7. Prowadzenie dziennika elektronicznego wymaga:

1) zachowania selektywności dostępu do danych stanowiących dziennik elektroniczny;

2) zabezpieczenia danych stanowiących dziennik elektroniczny przed dostępem osób nieuprawnionych;

3) zabezpieczenia danych stanowiących dziennik elektroniczny przed zniszczeniem, uszkodzeniem lub utratą;

4) rejestrowania historii zmian i ich autorów;

5) umożliwienia bezpłatnego wglądu do dziennika elektronicznego uczestnikom kształcenia w formach pozaszkolnych, o których mowa w § 3 pkt 1-3 i 5, w zakresie ich dotyczącym;

6) umożliwienia bezpłatnego wglądu do dziennika elektronicznego rodzicom uczestników turnusów dokształcania teoretycznego młodocianych pracowników, w zakresie dotyczącym ich dzieci, a także podmiotom, o których mowa w § 16 ust. 1.

8. System informatyczny służący do prowadzenia dzienników elektronicznych powinien umożliwiać eksport danych do formatu XML oraz sporządzenie w postaci papierowej dziennika, o którym mowa w ust. 2 pkt 2.

9. W przypadku prowadzenia dziennika elektronicznego wyłącznie w postaci elektronicznej wpisanie przez prowadzącego zajęcia w dzienniku elektronicznym tematu zajęć jest równoznaczne z potwierdzeniem przeprowadzenia tych zajęć.

10. W terminie 10 dni od dnia zakończenia kształcenia dane stanowiące dziennik elektroniczny zapisuje się na informatycznym nośniku danych, według stanu odpowiednio na dzień zakończenia kształcenia, w sposób zapewniający możliwość:

1) sprawdzenia integralności danych stanowiących dziennik elektroniczny przez zastosowanie kwalifikowanego podpisu elektronicznego;

2) weryfikacji kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub danych identyfikujących;

3) odczytania danych stanowiących dziennik elektroniczny w okresie przewidzianym dla prowadzenia dziennika, o którym mowa w ust. 2 pkt 2.