Obwieszczenie Ministra Sprawiedliwości z dnia 8 marca 2016 r. w sprawie ogłoszenia jednolitego tekstu rozporządzenia Ministra Sprawiedliwości w sprawie przechowywania akt spraw komorniczych oraz zamkniętych urządzeń ewidencyjnych

Rozporządzenie określa szczegółowe warunki, tryb i terminy przechowywania i przekazywania akt spraw oraz zamkniętych urządzeń ewidencyjnych, a także warunki i tryb ich niszczenia po upływie okresu przechowywania.

Użyte w rozporządzeniu skróty oznaczają:

1) Kms - repertorium służące do rejestrowania spraw o egzekucję należności sądowych;

2) Kmp - repertorium do rejestrowania spraw o egzekucję świadczeń powtarzających się;

3) Km - repertorium do rejestrowania pozostałych spraw;

4) Oz - wykaz do ewidencjonowania spraw z elementem zagranicznym.

Akta spraw oraz zamknięte urządzenia ewidencyjne dzieli się na dokumentację stanowiącą materiały archiwalne oznaczaną kategorią A, zwaną dalej „dokumentacją kategorii A”, i dokumentację niestanowiącą takich materiałów, oznaczaną kategorią B, zwaną dalej „dokumentacją kategorii B”.

Dokumentację kategorii A po upływie okresu przechowywania przekazuje się do właściwego archiwum państwowego.

Dokumentacja kategorii B po upływie okresu przechowywania podlega zniszczeniu.

1. Do dokumentacji kategorii A zalicza się akta spraw:

1) o egzekucję z nieruchomości, w której nastąpiło przysądzenie własności nieruchomości;

2) o egzekucję w celu zniesienia współwłasności nieruchomości w drodze sprzedaży publicznej, w której nastąpiło przysądzenie własności nieruchomości;

3) o egzekucję z udziałem Skarbu Państwa, z wyjątkiem spraw z repertorium Kms;

4) w których wartość egzekwowanego roszczenia, w dniu złożenia wniosku o egzekucję, przekracza dwutysięczną krotność minimalnego wynagrodzenia za pracę określonego na podstawie odrębnych przepisów;

5) uznanych przez komornika za mające wyjątkowe znaczenie ze względu na:

a) materiał zebrany w sprawie,

b) występujące w sprawach osoby,

c) charakter spraw, zwłaszcza tych o znaczeniu bezprecedensowym,

d) oddźwięk społeczny.

2. Poza aktami spraw wymienionych w ust. 1 komornik zalicza do dokumentacji kategorii A:

1) akta co najmniej pięciu spraw z każdego roku i z każdego sposobu egzekucji, a w szczególności z egzekucji ze statków morskich, praw własności przemysłowej oraz z przedmiotów o wartości historycznej, naukowej lub artystycznej;

2) wszystkie akta spraw z repertorium Kms, Kmp i Km z wybranych przez siebie dwóch dni z każdego roku.

3. Akta spraw niewymienione w ust. 1 i 2 zalicza się do dokumentacji kategorii B.

Przypis w tekście jednolitym: W brzmieniu ustalonym przez § 1 pkt 1 lit. a rozporządzenia Ministra Sprawiedliwości z dnia 18 marca 2015 r. zmieniającego rozporządzenie w sprawie przechowywania akt spraw komorniczych oraz zamkniętych urządzeń ewidencyjnych (Dz. U. poz. 472), które weszło w życie z dniem 17 kwietnia 2015 r.

Przypis w tekście jednolitym: W brzmieniu ustalonym przez § 1 pkt 1 lit. a rozporządzenia Ministra Sprawiedliwości z dnia 18 marca 2015 r. zmieniającego rozporządzenie w sprawie przechowywania akt spraw komorniczych oraz zamkniętych urządzeń ewidencyjnych (Dz. U. poz. 472), które weszło w życie z dniem 17 kwietnia 2015 r.

Przypis w tekście jednolitym: W brzmieniu ustalonym przez § 1 pkt 1 lit. a rozporządzenia Ministra Sprawiedliwości z dnia 18 marca 2015 r. zmieniającego rozporządzenie w sprawie przechowywania akt spraw komorniczych oraz zamkniętych urządzeń ewidencyjnych (Dz. U. poz. 472), które weszło w życie z dniem 17 kwietnia 2015 r.

Przypis w tekście jednolitym: W brzmieniu ustalonym przez § 1 pkt 1 lit. b rozporządzenia, o którym mowa w odnośniku 2.

1. Do dokumentacji kategorii A zalicza się następujące zamknięte urządzenia ewidencyjne:

1) repertoria;

2) wykazy akt spraw i urządzeń ewidencyjnych przekazanych do archiwum państwowego;

3) wykazy alfabetyczne stron;

4) wykazy Oz;

5) wykazy zniszczonych akt spraw i urządzeń ewidencyjnych, zaliczonych do kategorii B;

6) wykazy akt spraw i urządzeń ewidencyjnych przekazanych przez komorników do Krajowej Rady Komorniczej.

2. Do dokumentacji kategorii B zalicza się księgi pomocnicze oraz inne wykazy niewymienione w ust. 1.

Przepisy § 7 stosuje się do urządzeń ewidencyjnych prowadzonych jako odrębny dokument elektroniczny lub raport wygenerowany z systemu teleinformatycznego.

Przypis w tekście jednolitym: Dodany przez § 1 pkt 2 rozporządzenia, o którym mowa w odnośniku 2.

1. Okres przechowywania akt spraw oraz zamkniętych urządzeń ewidencyjnych liczy się od początku roku kalendarzowego następującego po roku, w którym zakończono postępowanie lub zamknięto urządzenie ewidencyjne.

2. Przepisu ust. 1 nie stosuje się do akt spraw, w których egzekucję umorzono na podstawie art. 883 § 2 ustawy z dnia 17 listopada 1964 r. - Kodeks postępowania cywilnego (Dz. U. z 2014 r. poz. 101, z późn. zm.). Okres przechowywania tych akt liczy się dopiero po całkowitym rozliczeniu depozytu.

Przypis w tekście jednolitym: Zmiany tekstu jednolitego wymienionej ustawy zostały ogłoszone w Dz. U. z 2014 r. poz. 293, 379, 435, 567, 616, 945, 1091, 1161, 1296, 1585, 1626, 1741 i 1924, z 2015 r. poz. 2, 4, 218, 539, 978, 1062, 1137, 1199, 1311, 1418, 1419, 1505, 1527, 1567, 1587, 1595, 1634, 1635 i 1854 oraz z 2016 r. poz. 195.

1. Dokumentacja kategorii A jest przechowywana przez okres 10 lat.

2. Dokumentacja kategorii B jest przechowywana przez okres 5 lat, z wyjątkiem spraw o egzekucję z nieruchomości, w których przeprowadzono pierwszą licytację, która jest przechowywana przez okres 10 lat.

Przypis w tekście jednolitym: W brzmieniu ustalonym przez § 1 pkt 3 rozporządzenia, o którym mowa w odnośniku 2.

1. Akta spraw, w których zakończono postępowanie, oraz zamknięte urządzenia ewidencyjne są przechowywane przez Krajową Radę Komorniczą przez okresy, o których mowa w § 9, z zastosowaniem zabezpieczeń przed dostępem osób postronnych i przy spełnieniu wymogów bezpieczeństwa przed utratą i zniszczeniem.

2. Do okresów, o których mowa w § 9, wlicza się okresy, o których mowa w § 11 ust. 3.

1. Przed przekazaniem akt spraw Krajowej Radzie Komorniczej należy sprawdzić, czy w aktach tych zostały rozliczone opłaty, zaliczki oraz sumy depozytowe. O wynikach sprawdzenia czyni się wzmiankę na okładce akt lub w tytule sprawy.

2. Przekazanie akt spraw Krajowej Radzie Komorniczej należy odnotować w repertorium, wpisując w rubryce „uwagi”, przy właściwym numerze sprawy, datę przekazania i pozycję ze spisu zdawczo-odbiorczego.

3. Komornik przekazuje akta spraw Krajowej Radzie Komorniczej najpóźniej w ciągu trzech lat od zakończenia postępowania, a zamknięte urządzenia ewidencyjne - najpóźniej w ciągu trzech lat od ich zamknięcia.

4. Przekazanie akt spraw oraz zamkniętych urządzeń ewidencyjnych odbywa się na podstawie spisu zdawczo-odbiorczego.

1. Zarządzenie o przekazaniu dokumentacji, o której mowa w § 4, do właściwego archiwum państwowego wydaje prezes sądu rejonowego, przy którym działa komornik, niezwłocznie po upływie terminu przechowywania dokumentacji.

2. Akta spraw oraz zamknięte urządzenia ewidencyjne niestanowiące materiałów archiwalnych podlegają zniszczeniu w sposób właściwy dla danej technologii zapisu. Prezes sądu rejonowego, przy którym działa komornik, powołuje komisję w celu przeprowadzenia czynności związanych z niszczeniem akt. Komisji przewodniczy komornik.

3. Komisja, o której mowa w ust. 2, może w uzasadnionych wypadkach zaproponować zmianę kwalifikacji akt spraw lub zamkniętych urządzeń ewidencyjnych z kategorii B na kategorię A lub przedłużyć ustalony pierwotnie czas przechowywania akt spraw kategorii B. Komisja nie może dokonać zmiany kwalifikacji akt spraw zaliczonych do kategorii A.

4. Propozycja komisji jest - na wniosek prezesa sądu rejonowego, przy którym działa komornik - zatwierdzana przez dyrektora właściwego archiwum państwowego.

5. Z przeprowadzonych prac przewodniczący komisji sporządza protokół i przedstawia prezesowi sądu rejonowego, przy którym działa komornik, do zatwierdzenia. Protokół ten zalicza się do dokumentacji kategorii A.

6. Przekazanie do zniszczenia akt spraw lub zamkniętych urządzeń ewidencyjnych, w tym tworzonych, ewidencjonowanych i przechowywanych w postaci elektronicznej, niestanowiących materiałów archiwalnych, następuje po uzyskaniu zgody dyrektora właściwego archiwum państwowego, w trybie i na warunkach określonych w przepisach o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach.

Rozporządzenie wchodzi w życie po upływie 14 dni od dnia ogłoszenia.

Przypis w tekście jednolitym: Rozporządzenie zostało ogłoszone w dniu 21 października 2011 r.

Przypis w tekście jednolitym: Niniejsze rozporządzenie było poprzedzone rozporządzeniem Ministra Sprawiedliwości z dnia 19 lipca 2007 r. w sprawie archiwizowania akt komorniczych (Dz. U. poz. 1012 oraz z 2008 r. poz. 1007), które na podstawie art. 105 ustawy z dnia 25 marca 2011 r. o ograniczaniu barier administracyjnych dla obywateli i przedsiębiorców (Dz. U. poz. 622, 764 i 767) utraciło moc z dniem 1 lipca 2011 r.