Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych z dnia 24 kwietnia 2014 r. w sprawie kontroli korzystania z dostępu do danych przetwarzanych w krajowym zbiorze rejestrów, ewidencji i wykazu w sprawach cudzoziemców za pomocą urządzeń telekomunikacyjnych lub systemów teleinformatycznych

Rozporządzenie określa:

1) sposób i tryb przeprowadzania kontroli korzystania z dostępu do danych przetwarzanych w krajowym zbiorze rejestrów, ewidencji i wykazu w sprawach cudzoziemców za pomocą urządzeń telekomunikacyjnych lub systemów teleinformatycznych;

2) wzór upoważnienia do przeprowadzenia kontroli;

3) wzór protokołu kontroli.

1. Kontrola korzystania z dostępu do danych przetwarzanych w krajowym zbiorze rejestrów, ewidencji i wykazu w sprawach cudzoziemców za pomocą urządzeń telekomunikacyjnych lub systemów teleinformatycznych, zwana dalej „kontrolą”, przeprowadzana jest zgodnie z rocznym planem kontroli, sporządzanym przez Szefa Urzędu do Spraw Cudzoziemców, zwanego dalej „Szefem Urzędu”.

2. Szef Urzędu może zarządzić, w razie potrzeby, przeprowadzenie kontroli doraźnej.

3. O rozpoczęciu kontroli Szef Urzędu informuje pisemnie kierownika podmiotu kontrolowanego.

Roczny plan kontroli określa:

1) nazwę podmiotu kontrolowanego;

2) przewidywany termin przeprowadzenia kontroli.

1. Szef Urzędu:

1) zarządza kontrolę;

2) wyznacza zespół kontrolny, w którego skład wchodzi co najmniej dwóch pracowników Urzędu do Spraw Cudzoziemców, zwanych dalej „kontrolującymi”;

3) wyznacza spośród kontrolujących kierownika zespołu kontrolnego;

4) sporządza program kontroli, który określa:

a) podmiot kontrolowany,

b) temat kontroli,

c) zakres kontroli,

d) okres objęty kontrolą,

e) kryteria stosowane w ramach kontroli oraz mierniki umożliwiające ocenę działalności podmiotu kontrolowanego,

f) imiona, nazwiska oraz stanowiska służbowe kontrolujących.

2. Wzór upoważnienia do przeprowadzenia kontroli określa załącznik nr 1 do rozporządzenia.

Kontrolujący:

1) może żądać od kierownika i pracowników podmiotu kontrolowanego ustnych i pisemnych wyjaśnień w zakresie objętym kontrolą;

2) dokonuje ustaleń w ramach kontroli;

3) dokumentuje ustalenia dokonane w ramach kontroli;

4) w przypadku stwierdzenia nieprawidłowości ustala ich przyczynę, zakres i skutki oraz osoby za nie odpowiedzialne;

5) niezwłocznie informuje na piśmie kierownika podmiotu kontrolowanego oraz Szefa Urzędu o ujawnionych nieprawidłowościach wymagających niezwłocznego podjęcia działań zaradczych lub usprawniających;

6) sporządza protokół kontroli.

Kierownik zespołu kontrolnego:

1) organizuje i koordynuje prace zespołu kontrolnego;

2) zapewnia prawidłowe i terminowe przeprowadzenie kontroli przez zespół;

3) prowadzi akta kontroli;

4) reprezentuje zespół kontrolny przed kierownikiem podmiotu kontrolowanego i Szefem Urzędu.

1. Kontrolujący dokonuje ustaleń w ramach kontroli na podstawie zebranych w jej toku dowodów.

2. Dowodami mogą być w szczególności:

1) dokumenty;

2) wyniki oględzin;

3) fotografie;

4) wyjaśnienia;

5) oświadczenia.

3. Gdy zachodzi konieczność ustalenia, czy kontrolowane urządzenia telekomunikacyjne, systemy teleinformatyczne lub obiekty są odpowiednio zabezpieczone, kontrolujący może, w obecności kierownika podmiotu kontrolowanego lub osoby przez niego wskazanej, przeprowadzić oględziny.

4. Z przyjęcia ustnych wyjaśnień lub oświadczeń albo z przeprowadzonych oględzin sporządza się protokół, który podpisują kontrolujący i osoba składająca wyjaśnienia lub oświadczenie albo kontrolujący i osoba obecna przy oględzinach.

5. Kontrolujący sporządza notatkę służbową z innych czynności przeprowadzonych w toku kontroli.

1. W aktach kontroli, o których mowa w § 6 pkt 3, kierownik zespołu kontrolnego dokumentuje przebieg i wyniki czynności kontrolnych.

2. Akta kontroli zawierają w szczególności:

1) wykaz zawartości akt kontroli, ze wskazaniem stron dokumentów;

2) program kontroli;

3) upoważnienia do przeprowadzenia kontroli;

4) uwierzytelnione kopie dokumentów potwierdzających uprawnienie do przetwarzania danych przekazanych do weryfikacji;

5) protokół z oględzin;

6) notatki służbowe;

7) protokół kontroli.

1. Po przeprowadzonej kontroli kontrolujący sporządza protokół kontroli w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, po jednym dla kierownika podmiotu kontrolowanego i Szefa Urzędu.

2. Wzór protokołu kontroli określa załącznik nr 2 do rozporządzenia.

1. Protokół kontroli podpisują kontrolujący i przekazują go kierownikowi podmiotu kontrolowanego oraz wyznaczają mu termin 7 dni na złożenie podpisu, licząc od dnia otrzymania protokołu kontroli.

2. Kierownik podmiotu kontrolowanego może wnieść do protokołu kontroli umotywowane pisemne zastrzeżenia w terminie, o którym mowa w ust. 1.

3. W przypadku zgłoszenia pisemnych zastrzeżeń do protokołu kontroli kontrolujący dokonują ich analizy i, w miarę potrzeby, podejmują dodatkowe czynności kontrolne.

1. Szef Urzędu po rozpatrzeniu zastrzeżeń do protokołu kontroli:

1) odrzuca zastrzeżenia wniesione przez osobę nieuprawnioną lub wniesione po upływie terminu, o którym mowa w § 10 ust. 1, i zawiadamia o tym kierownika podmiotu kontrolowanego, którego informuje o przyczynach odrzucenia zastrzeżeń, albo

2) uwzględnia zastrzeżenia w całości lub w części, albo

3) oddala zastrzeżenia w całości lub w części.

2. W przypadku, o którym mowa w ust. 1 pkt 2, kontrolujący zmieniają lub uzupełniają odpowiednią część protokołu kontroli.

3. W przypadkach, o których mowa w ust. 1 pkt 1 lub 3, kierownik zespołu kontrolnego uzupełnia protokół kontroli o pisemne stanowisko Szefa Urzędu, w którym są wskazane przyczyny nieuwzględnienia zastrzeżeń, i dołącza je do akt kontroli.

4. Zmieniony lub uzupełniony protokół kontroli Szef Urzędu przekazuje kierownikowi podmiotu kontrolowanego do podpisu, a kierownik podmiotu kontrolowanego zwraca podpisany protokół kontroli Szefowi Urzędu.

1. Kierownik podmiotu kontrolowanego może odmówić podpisania protokołu kontroli i składa Szefowi Urzędu pisemne wyjaśnienie tej odmowy w terminie 7 dni roboczych od dnia otrzymania protokołu kontroli.

2. O odmowie podpisania protokołu kontroli kontrolujący czyni wzmiankę w tym protokole.

Rozporządzenie wchodzi w życie z dniem 1 maja 2014 r.