§ 8.

1. Wpisów do dokumentacji dokonuje się bezpośrednio po zakończeniu czynności podlegającej wpisaniu.

2. Ostatniego dnia każdego miesiąca podmiot dokonuje zamknięcia dokumentacji i sporządza podsumowanie miesięczne.

3. Podmiot dokonuje również rocznego zamknięcia dokumentacji według stanu na ostatni dzień roku i ustala rzeczywisty stan zapasów wyrobów akcyzowych na koniec roku. Rzeczywisty stan zapasów wyrobów akcyzowych jest porównywany ze stanem ewidencyjnym i podlega wpisaniu do dokumentacji. Rzeczywisty stan zapasów wyrobów akcyzowych na koniec roku należy przyjąć jako stan początkowy roku następnego.

4. W przypadku gorzelni oraz podmiotu magazynującego wyroby energetyczne, które na podstawie przepisów dotyczących warunków prowadzenia składów podatkowych są magazynowane w zbiornikach nieposiadających dowodów legalizacji, przepisu ust. 3 nie stosuje się.

5. Podmiot może ustalić rzeczywisty stan zapasów wyrobów akcyzowych oraz dokonać zamknięcia dokumentacji za dowolny, krótszy niż rok, okres. Przepis ust. 3 stosuje się odpowiednio.

6. W przypadku, o którym mowa w ust. 3 i 5, o planowanym terminie przeprowadzenia ustalenia rzeczywistego stanu zapasów wyrobów akcyzowych podmiot jest obowiązany powiadomić właściwego naczelnika urzędu celnego, a w przypadku wykonywania kontroli stałej - komórkę kontroli, co najmniej na dzień przed rozpoczęciem tych czynności, podając datę i godzinę.

7. Dokumentacja, o której mowa w § 11 ust. 1, § 13, § 17 ust. 3, § 20 ust. 2, § 22, § 26 i § 43 ust. 5 pkt 1, z wyjątkiem dokumentacji prowadzonej w formie elektronicznej, powinna być zarejestrowana i zabezpieczona urzędowo pieczęciami przez właściwego naczelnika urzędu celnego, a poszczególne karty ksiąg - kolejno ponumerowane.

8. Właściwy naczelnik urzędu celnego może zarejestrować i zabezpieczyć urzędowo pieczęciami inną niż wymieniona w ust. 7 dokumentację, lub jej części, zawierającą dane i informacje związane z działalnością objętą kontrolą.

9. Dokumentacja, o której mowa w ust. 8 oraz w § 11 ust. 1, § 13, § 17 ust. 3, § 20 ust. 2, § 22, § 26 i § 43 ust. 5 pkt 1, po uprzednim zawiadomieniu właściwego naczelnika urzędu celnego, może być prowadzona w formie elektronicznej, zgodnie z pisemną instrukcją obsługi programu komputerowego i w taki sposób, aby:

1) umożliwiała wgląd w treść dokonywanych wpisów oraz ochronę przechowywanych danych przed zniekształceniem lub utratą;

2) umożliwiała dokonywanie korekty danych opatrzonej adnotacją osoby dokonującej tej korekty oraz daty jej dokonania;

3) pozwalała na uzyskanie czytelnego wydruku wpisów w porządku chronologicznym;

4) uniemożliwiała usuwanie wpisów.

10. Podmiot prowadzący dokumentację w formie elektronicznej przechowuje jej kopię zapisaną na informatycznych nośnikach danych lub w formie papierowej, po jej wydrukowaniu.