§ 16.

1. Podmiot opracowuje i wdraża system kontroli wewnętrznej służący zapewnieniu zgodności działalności podmiotu oraz osób działających na jego rzecz z obowiązującymi przepisami prawa oraz procedurami i regulaminami wewnętrznymi obowiązującymi w podmiocie.

2. Podmiot wyznacza, spośród osób zatrudnionych, osobę odpowiedzialną za przeprowadzanie kontroli w zakresie działalności polegającej na przyjmowaniu i przekazywaniu zleceń. Osoba ta w szczególności:

1) sprawuje nadzór nad działalnością podmiotu oraz osób w nim zatrudnionych według kryterium zgodności z przepisami prawa oraz procedurami i regulaminami wewnętrznymi obowiązującymi w podmiocie;

2) przeprowadza kontrole działalności podmiotu oraz osób w nim zatrudnionych według kryteriów określonych w pkt 1;

3) sprawuje nadzór nad przepływem informacji poufnych i informacji stanowiących tajemnicę zawodową, dostępem do tych informacji oraz przeciwdziałaniem ich wykorzystywaniu w sposób niezgodny z przepisami prawa lub procedurami i regulaminami wewnętrznymi obowiązującymi w podmiocie przez osoby obowiązane do ich przestrzegania;

4) doradza oraz na bieżąco pomaga osobom wykonującym czynności, w ramach prowadzonej przez podmiot działalności, w wypełnianiu przez te osoby obowiązków zgodnie z przepisami prawa oraz procedurami i regulaminami wewnętrznymi obowiązującymi w podmiocie;

5) prowadzi rejestr pełnomocnictw udzielonych zgodnie z art. 34 ustawy;

6) sprawuje nadzór nad załatwianiem reklamacji klientów podmiotu oraz prowadzi rejestr reklamacji;

7) odpowiednio dokumentuje wyniki przeprowadzonych kontroli oraz przedstawia je właściwym organom podmiotu.

3. Osoba, o której mowa w ust. 2, nie rzadziej niż raz do roku, sporządza pisemny raport prawidłowości i skuteczności wypełniania przez podmiot obowiązków związanych z prowadzoną działalnością podmiotu. Raport powinien zawierać w szczególności wskazanie ujawnionych w danym roku kalendarzowym nieprawidłowości oraz środków podejmowanych w przypadkach zaistnienia nieprawidłowości.

4. Zasady przeprowadzania kontroli wewnętrznych określa regulamin kontroli wewnętrznej, który określa w szczególności:

1) cel i zakres przeprowadzanych kontroli;

2) szczegółowe zasady i tryb przeprowadzania kontroli oraz założenia dotyczące ich częstotliwości;

3) zakres obowiązków osoby przeprowadzającej kontrolę;

4) szczegółowe zasady dokumentowania wyników kontroli i przedstawiania ich odpowiednim organom podmiotu;

5) tryb postępowania w przypadku ujawnienia podczas kontroli nieprawidłowości w zakresie działania podmiotu lub osób z nim powiązanych.