§ 4.

1. Wójt, konsul lub kapitan polskiego statku morskiego, zwani dalej „depozytariuszami”, starosta, marszałek województwa oraz dyrektor delegatury Krajowego Biura Wyborczego i Szef Krajowego Biura Wyborczego przy przekazywaniu i przechowywaniu dokumentów z wyborów stosują spis zdawczo-odbiorczy zawierający:

1) nazwę obwodowej komisji wyborczej lub innego właściwego organu wyborczego;

2) nazwę i adres depozytariusza, jeżeli on dokonuje czynności dotyczącej dokumentów z wyborów;

3) datę wyborów;

4) datę sporządzenia spisu;

5) imię, nazwisko i podpis osoby, która spis sporządziła, oraz osoby przekazującej i przyjmującej wraz z datą przekazania i odbioru, jeżeli dochodzi do przekazywania dokumentów z wyborów;

6) dla każdej pozycji spisu:

a) liczbę porządkową,

b) tytuł, na który składa się informacja o rodzaju spraw i dokumentów z wyborów,

c) roczną datę lub roczne daty krańcowe,

d) liczbę teczek, a jeżeli jest to niemożliwe ze względu na sposób przechowywania - liczbę metrów bieżących,

e) oznaczenie kategorii archiwalnej,

f) adnotację osoby przyjmującej dokumenty dotyczącą miejsca przechowywania dokumentów z wyborów w archiwum,

g) adnotację informującą o dalszych czynnościach dotyczących dokumentów z wyborów, w szczególności o dacie przekazania do właściwego miejscowo archiwum państwowego lub dacie zniszczenia dokumentów z wyborów.

2. Spis sporządza się oddzielnie dla dokumentów z wyborów stanowiących materiały archiwalne oraz oddzielnie dla pozostałych dokumentów z wyborów w zależności od okresów ich przechowywania.