Rozporządzenie Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 27 lipca 2011 r. w sprawie szczegółowego sposobu i trybu dokonywania audytu i kontroli instytutów badawczych nadzorowanych przez ministra właściwego do spraw kultury i ochrony dziedzictwa narodowego

Nr 165 — 9618 — Poz. 988 988 ROZPORZĄDZENIE MINISTRA KULTURY I DZIEDZICTWA NARODOWEGO1) z dnia 27 lipca 2011 r. w sprawie szczegółowego sposobu i trybu dokonywania audytu i kontroli instytutów badawczych nadzorowanych przez ministra właściwego do spraw kultury i ochrony dziedzictwa narodowego Na podstawie art. 36 ust. 6 ustawy z dnia 30 kwiet- § 3. 1. Minister zarządza audyt instytutu, w celu jenia 2010 r. o instytutach badawczych (Dz. U. Nr 96, go przeprowadzenia powołuje zespół, w składzie od

oraz z 2011 r. Nr 112, poz. 654) zarządza się, trzech do pięciu osób, zwany dalej „zespołem audytoco następuje: wym”, oraz wydaje imienne upoważnienia do przeprowadzenia audytu. § 1. Ilekroć w rozporządzeniu jest mowa o: 2. W skład zespołu audytowego wchodzą audyto- 1) ustawie — rozumie się przez to ustawę z dnia rzy, z których każdy spełnia co najmniej jedno z nastę- 30 kwietnia 2010 r. o instytutach badawczych; pujących wymagań: 2) instytucie — rozumie się przez to instytut badaw- 1) wyróżnia się wysokim poziomem wiedzy z zakresu czy w rozumieniu ustawy; działalności instytutu; 3) ministrze — rozumie się przez to ministra właściwego do spraw kultury i ochrony dziedzictwa na- 2) posiada doświadczenie w przeprowadzaniu konrodowego; troli lub w dokonywaniu audytu; 4) audytorze — rozumie się przez to osobę upoważ- 3) posiada doświadczenie w zakresie dokonywania nioną przez ministra do przeprowadzenia audytu czynności rewizji finansowej. instytutu; 3. Minister spośród powołanych osób wyznacza 5) kontrolerze — rozumie się przez to osobę upoważkierownika zespołu audytowego. nioną przez ministra do przeprowadzenia kontroli instytutu; 4. Imienne upoważnienie do przeprowadzania 6) organach instytutu — rozumie się przez to dyrek- audytu zawiera: tora instytutu i radę naukową reprezentowaną przez jej przewodniczącego. 1) imię, nazwisko i określenie dokumentu tożsamości audytora; § 2. 1. Minister zarządza kontrolę instytutu, w celu 2) nazwę i adres instytutu, w którym będzie przeprojej przeprowadzenia powołuje zespół, w składzie co najmniej dwuosobowym, zwany dalej „zespołem kon- wadzany audyt; trolującym”, oraz wydaje imienne upoważnienia do 3) temat audytu; przeprowadzenia kontroli. 4) termin ważności upoważnienia; 2. Minister spośród powołanych osób wyznacza kierownika zespołu kontrolującego. 5) pieczęć nagłówkową urzędu obsługującego ministra. 3. Imienne upoważnienie do przeprowadzenia kontroli zawiera: § 4. 1. Kontroler lub audytor nie może być zatrudniony w instytucie ani pozostawać z instytutem lub 1) imię, nazwisko i określenie dokumentu tożsamości osobami w nim zatrudnionymi w takich stosunkach, kontrolera; które mogą oddziaływać na sposób wykonywania 2) nazwę i adres instytutu, w którym będzie przepro- czynności kontrolnych. wadzana kontrola; 2. Przed rozpoczęciem czynności kontrolnych kon- 3) zakres kontroli oraz okres objęty kontrolą; troler lub audytor składa ministrowi pisemne oświadczenie o braku lub istnieniu okoliczności uzasadniają- 4) termin przeprowadzenia kontroli; cych wyłączenie od udziału w kontroli lub audycie. 5) termin ważności upoważnienia; 3. Kontroler lub audytor podlega wyłączeniu od 6) pieczęć nagłówkową urzędu obsługującego mini- udziału w kontroli lub audycie, na wniosek lub z urzęstra. du, jeżeli: 1) wyniki kontroli lub audytu mogą dotyczyć jego 1) Minister Kultury i Dziedzictwa Narodowego kieruje dziapraw lub obowiązków albo praw lub obowiązków łem administracji rządowej — kultura i ochrona dziedzijego małżonka lub osoby pozostającej z nim fakctwa narodowego, na podstawie § 1 ust. 2 rozporządzenia tycznie we wspólnym pożyciu, krewnych i powi- Prezesa Rady Ministrów z dnia 16 listopada 2007 r. w sprawie szczegółowego zakresu działania Ministra Kultury nowatych do drugiego stopnia albo osób związai Dziedzictwa Narodowego (Dz. U. Nr 216, poz. 1595). nych z nim z tytułu przysposobienia, opieki lub

Nr 165 — 9619 — Poz. 988 kurateli; powody wyłączenia kontrolera lub audy- 4) informacje i wyjaśnienia złożone przez pracownitora trwają mimo ustania małżeństwa, wspólnego ków audytowanego instytutu; pożycia, przysposobienia, opieki lub kurateli; 5) projekt sprawozdania z audytu; 2) w okresie roku przed dniem rozpoczęcia kontroli 6) uwagi i zastrzeżenia do treści projektu sprawolub audytu był odpowiedzialny za działalność, któzdania z audytu; ra podlega kontroli lub audytowi. 7) dokumenty związane z wyjaśnieniem uwag i za- 4. Kontroler lub audytor może być wyłączony od strzeżeń do treści projektu sprawozdania; udziału w kontroli lub audycie, na wniosek lub z urzę- 8) sprawozdanie z audytu; du, jeżeli zachodzą uzasadnione wątpliwości co do jego bezstronności. 9) zalecenia ministra, o których mowa w art. 36 ust. 4 ustawy. 5. Minister wyłącza kontrolera lub audytora od udziału w czynnościach. W przypadku wyłączenia, 2. Akta audytu przechowuje się w urzędzie obsłuminister wyznacza do zespołu kontrolującego lub au- gującym ministra. dytowego innego kontrolera lub audytora i powiadamia o tym dyrektora instytutu. 3. Akta audytu udostępnia się osobie upoważnionej przez ministra oraz dyrektorowi instytutu. § 5. 1. Przed przystąpieniem do dokonania audytu zespół audytowy przygotowuje program audytu. § 8. 1. Po dokonaniu audytu zespół audytowy sporządza sprawozdanie, w którym przedstawia wyniki 2. Program audytu określa cel i szczegółowy za- audytu. kres audytu, kryteria oceny stanu faktycznego oraz termin dokonania audytu. 2. Sprawozdanie z audytu zawiera: 1) temat i cel audytu; 3. Program audytu podpisuje kierownik zespołu audytowego i przedstawia go do akceptacji ministro- 2) datę rozpoczęcia audytu; wi. 3) imiona i nazwiska audytorów oraz numer i datę upoważnienia do dokonania audytu; 4. Przed przystąpieniem do dokonania audytu kierownik zespołu audytowego pisemnie zawiadamia 4) ustalenie stanu faktycznego oraz wyniki jego ocedyrektora instytutu o zakresie i terminie dokonania ny według kryteriów określonych w programie audytu. audytu; § 6. Audytor ma prawo do: 5) ocenę działalności instytutu wynikającą z ustaleń stanu faktycznego; 1) wstępu do pomieszczeń i obiektów związanych z dokonywanym audytem; 6) zalecenia w sprawie wyeliminowania stwierdzonych nieprawidłowości lub wprowadzenia uspraw- 2) wglądu do dokumentów i informacji, w tym utrwa- nień; lonych na informatycznych nośnikach danych, 7) i nformację o sposobie i terminie zgłoszenia umozwiązanych z dokonywanym audytem; tywowanych uwag i zastrzeżeń; 3) żądania informacji niezbędnych do oceny działal- 8) informację o zgłoszeniu umotywowanych uwag ności instytutu, w tym na informatycznych nośnii zastrzeżeń oraz stanowisku zajętym wobec nich kach danych; przez zespół; 4) sporządzania niezbędnych kserokopii dokumen- 9) informację o miejscu i dacie sporządzenia sprawotów, ich odpisów, wyciągów i zestawień z dokuzdania; mentów będących przedmiotem audytu, w tym na informatycznych nośnikach danych; 10) podpisy audytorów. 5) żądania od pracowników instytutu wyjaśnień 3. Zespół audytowy w terminie 2 tygodni od zai przyjmowania oświadczeń; kończenia czynności audytowych przekazuje projekt 6) kontaktowania się z pracownikami instytutu. sprawozdania z audytu dyrektorowi instytutu. 4. Dyrektor instytutu może pisemnie zgłosić umo- § 7. 1. Audyt jest dokumentowany w aktach audytywowane uwagi i zastrzeżenia do projektu sprawotu, które zawierają dokumenty niezbędne do ustalenia zdania z audytu, w terminie 7 dni od dnia otrzymania stanu faktycznego i sformułowania zaleceń. Akta projektu. audytu obejmują: 5. Zespół audytowy w terminie 7 dni od dnia otrzy- 1) spis treści, z wymienieniem nazw dokumentów mania umotywowanych uwag i zastrzeżeń do treści i wskazaniem odpowiednich kart; projektu sprawozdania dokonuje ich analizy i w miarę 2) imienne upoważnienia do przeprowadzenia audy- potrzeby podejmuje dodatkowe czynności wyjaśniajątu; ce w tym zakresie. W przypadku stwierdzenia ich zasadności, w części lub w całości, zespół dokonuje 3) dokumenty sporządzone i dokumenty otrzymane zmiany lub uzupełnienia treści projektu sprawoprzez audytorów w trakcie dokonywania audytu; zdania.

Nr 165 — 9620 — Poz. 988 6. W przypadku nieuwzględnienia uwag i zastrze- 4. W przypadku odmowy udostępnienia materiażeń do treści projektu sprawozdania zespół audytowy łów, udzielenia wyjaśnień, wstępu do pomieszczeń przekazuje na piśmie swoje stanowisko wraz z uza- i obiektów odmowa wraz z uzasadnieniem musi zosadnieniem dyrektorowi instytutu. Kopię stanowiska stać przedstawiona kontrolerowi na piśmie, które włązespołu oraz umotywowane uwagi i zastrzeżenia dołą- cza się do akt kontroli. cza się do akt audytu. § 13. Dyrektor instytutu jest obowiązany do: 7. Po rozpatrzeniu uwag i zastrzeżeń do treści projektu sprawozdania zespół audytowy przekazuje spra- 1) zapewnienia kontrolerowi warunków niezbędnych wozdanie z audytu ministrowi. do sprawnego przeprowadzenia kontroli, w tym pomieszczenia wyposażonego w niezbędne urzą- § 9. 1. Przed przystąpieniem do kontroli, o której dzenia biurowe; mowa w § 2, zespół kontrolujący sporządza program kontroli i przedstawia go do akceptacji ministrowi. 2) przedstawiania, w terminie określonym przez kontrolera, żądanych dokumentów i materiałów doty- 2. Program kontroli określa cel i szczegółowy za- czących przedmiotu kontroli; kres kontroli oraz termin przeprowadzenia kontroli. 3) sporządzania potwierdzonych za zgodność z oryginałem odpisów i wyciągów z dokumentów oraz § 10. Kontrolę przeprowadza się w siedzibie instyzestawień i danych niezbędnych do kontroli; tutu oraz w miejscach i czasie wykonywania jego zadań. 4) terminowego udzielania kontrolerowi ustnych i pisemnych wyjaśnień oraz zapewnienia termino- § 11. 1. Przed rozpoczęciem kontroli w instytucie wego udzielania ustnych lub pisemnych wyjaśkierownik zespołu pisemnie zawiadamia organy instynień przez pracowników instytutu. tutu o przedmiocie i terminie kontroli. § 14. Odmowa udzielenia wyjaśnień przez pracow- 2. Przed rozpoczęciem czynności kontrolnych konników instytutu może nastąpić jedynie w przypadtroler jest obowiązany do okazania upoważnienia. kach, gdy wyjaśnienia mają dotyczyć: § 12. 1. Kontroler jest odpowiedzialny za rzetelne 1) informacji niejawnych, a kontroler nie posiada odustalenie i udokumentowanie w aktach kontroli stanu powiedniego poświadczenia bezpieczeństwa; faktycznego, wskazanie ujawnionych nieprawidłowości i uchybień, ich zakresu i skutków oraz osób za nie 2) faktów i okoliczności, których ujawnienie mogłoby odpowiedzialnych. narazić na odpowiedzialność karną, dyscyplinarną lub majątkową wezwanego do złożenia wyjaśnień 2. Kontroler niezwłocznie informuje ministra albo jego małżonka lub osobę pozostającą z nim o przypadku ujawnienia w toku kontroli okoliczności faktycznie we wspólnym pożyciu, krewnych i pouzasadniających podejrzenie popełnienia przestęp- winowatych do drugiego stopnia albo osoby zwiąstwa lub wykroczenia, przestępstwa skarbowego lub zane z nim z tytułu przysposobienia, opieki lub kuwykroczenia skarbowego albo naruszenia dyscypliny rateli. finansów publicznych. § 15. 1. Po przeprowadzeniu kontroli zespół kon- 3. Kontroler ma prawo do: trolujący sporządza protokół kontroli. 1) żądania informacji niezbędnych do oceny prawid- 2. Protokół kontroli zawiera: łowości wykonywania zadań, w tym na informatycznych nośnikach danych, oraz udostępnienia 1) nazwę i adres instytutu; dokumentów związanych z prowadzoną kontrolą; 2) imię i nazwisko osoby zajmującej stanowisko 2) pobierania za pokwitowaniem oraz zabezpieczania dyrektora instytutu w okresie objętym kontrolą; dokumentów i innych materiałów dowodowych, związanych z prowadzoną kontrolą; 3) zakres kontroli i okres objęty kontrolą; 3) zlecania kontrolowanemu sporządzania niezbęd- 4) podstawę przeprowadzenia kontroli; nych kserokopii dokumentów oraz ich odpisów i wyciągów, jak również zestawień i obliczeń z do- 5) imiona i nazwiska kontrolerów oraz numer i datę kumentów będących przedmiotem kontroli, w tym upoważnienia do przeprowadzenia kontroli; na informatycznych nośnikach danych; 6) daty rozpoczęcia i zakończenia czynności kontrol- 4) żądania od pracowników instytutu wyjaśnień nych; i przyjmowania oświadczeń; 7) opis stwierdzonego w toku kontroli stanu faktycz- 5) kontaktowania się ze wszystkimi pracownikami nego, w tym ujawnione nieprawidłowości i uchybez pośrednictwa i udziału ich przełożonych; bienia, ich zakres i skutki, wskazanie przepisów, 6) przeprowadzania oględzin składników majątko- które zostały naruszone, oraz osób za nie odpowych i przebiegu określonych czynności; wiedzialnych; 7) wstępu do wszelkich pomieszczeń i obiektów 8) omówienia dokonanych w protokole poprawek, związanych z kontrolą. skreśleń i uzupełnień;

Nr 165 — 9621 — Poz. 988 9) informację o sposobie i terminie zgłoszenia za- 3. Odmowa podpisania protokołu kontroli nie stastrzeżeń; nowi przeszkody do sporządzenia wystąpienia pokontrolnego. 10) informację o zgłoszeniu zastrzeżeń oraz stanowisku zajętym wobec nich przez kontrolera; § 18. 1. Po zakończeniu kontroli zespół kontrolują- 11) wzmiankę o przekazaniu informacji, o której mowa cy sporządza projekt wystąpienia pokontrolnego w § 12 ust. 2; i przedkłada go do podpisu ministrowi. 12) informację o miejscu i dacie podpisania protokołu; 2. Wystąpienie pokontrolne zawiera ocenę działalności instytutu wynikającą z ustaleń zawartych w pro- 13) informację o doręczeniu egzemplarza protokołu tokole kontroli, a w przypadku stwierdzenia nieprakontrolowanemu instytutowi. widłowości w działalności organów instytutu także zalecenia w sprawie ich usunięcia w określonym ter- 3. Protokół sporządza się w dwóch jednobrzmiąminie. cych egzemplarzach, po jednym dla kontrolowanego i zarządzającego kontrolę. 3. Wystąpienia pokontrolne sporządza się w dwóch 4. Projekt protokołu kontroli podpisują wszyscy jednobrzmiących egzemplarzach, z których jeden kontrolerzy i przekazują projekt, za potwierdzeniem przekazuje się dyrektorowi instytutu, a drugi pozostaodbioru, dyrektorowi instytutu, w celu jego podpisa- wia w aktach kontroli. nia. § 19. 1. Dyrektor instytutu może, w trybie określo- § 16. 1. Dyrektor instytutu może pisemnie zgłosić nym w art. 35 ust. 4 ustawy, zgłosić do ministra zaumotywowane oraz udokumentowane zastrzeżenia strzeżenia do ustaleń i zaleceń zawartych w wystąpiei uwagi do projektu protokołu kontroli, w terminie niu pokontrolnym. 7 dni od dnia jego otrzymania. Zastrzeżenia i uwagi dołącza się do akt kontroli. 2. Minister rozpatruje zastrzeżenia do ustaleń i zaleceń zawartych w wystąpieniu pokontrolnym i prze- 2. Kontroler w terminie 7 dni od dnia otrzymania kazuje swoje stanowisko wobec zastrzeżeń, w termizastrzeżeń i uwag dokonuje ich analizy, zajmuje stano- nie 30 dni od dnia ich otrzymania. wisko i udziela odpowiedzi. Jeden egzemplarz stanowiska do zgłoszonych uwag i zastrzeżeń przekazuje się 3. W przypadku zgłoszenia przez dyrektora instytudyrektorowi instytutu, drugi dołącza się do akt kon- tu zastrzeżeń do ustaleń i zaleceń zawartych w wystątroli. pieniu pokontrolnym, termin wykonania zaleceń biegnie od dnia otrzymania stanowiska ministra, o którym 3. Zmieniony lub uzupełniony protokół podpisuje mowa w ust. 2. się i przekazuje dyrektorowi instytutu, w celu jego podpisania. § 20. 1. Minister może zarządzić kontrolę sprawdzającą stopień realizacji wydanych instytutowi zale- § 17. 1. Dyrektor instytutu może odmówić podpi- ceń. sania protokołu, składając kontrolerowi pisemne wyjaśnienie odmowy w terminie 14 dni od dnia otrzyma- 2. Ustalenia poczynione w trakcie kontroli sprawnia protokołu kontroli. dzającej zamieszcza się w notatce informacyjnej. 2. W przypadku zgłoszenia zastrzeżeń i uwag do § 21. Rozporządzenie wchodzi w życie po upływie protokołu kontroli, o których mowa w § 16 ust. 1, ter- 14 dni od dnia ogłoszenia. min odmowy podpisania protokołu kontroli wraz z podaniem jej przyczyn biegnie od dnia doręczenia organowi instytutu stanowiska, o którym mowa w § 16 Minister Kultury i Dziedzictwa Narodowego: ust. 2. B. Zdrojewski