Rozporządzenie Ministra Spraw Zagranicznych z dnia 18 maja 2011 r. w sprawie szczegółowego sposobu i trybu dokonywania audytu i kontroli instytutów badawczych nadzorowanych przez Ministra Spraw Zagranicznych

l

Nr 115 — 6989 — Poz. 671 p 671 ROZPORZĄDZENIE MINISTRA SPRAW ZAGRANICZNYCH1) z dnia 18 maja 2011 r. . w sprawie szczegółowego sposobu i trybu dokonywania audytu i kontroli instytutów badawczych nadzorowanych przez Ministra Spraw Zagranicznych v Na podstawie art. 36 ust. 6 ustawy z dnia 30 kwiet- 2. Kontrola, o której mowa w ust. 1, obejmuje bania 2010 r. o instytutach badawczych (Dz. U. Nr 96, danie obszarów:

i Nr 112, poz. 654) zarządza się, co następuje: 1) zgodności działania organów instytutu z przepisami oprawa lub statutem; Rozdział 1 2) prawidłowości wydatkowania środków publicz- Przepisy ogólne nych. § 1. Rozporządzenie określa sposób i tryb dokony- 3. Kontrolę instytutu zarządza minister, wydając wania audytu i kontroli instytutów badawczych, g imienne upoważnienie do dokonania kontroli. w tym: 4. Imienne upoważnienie, o którym mowa w ust. 3, 1) sposób wykonywania i dokumentowania czynno- zawiera w szczególności: ści kontrolnych oraz sporządzania protokołu kon- 1) imię, nazwisko i stanowisko służbowe, rodzaj troli; . i numer dokumentu tożsamości dokonującego kontroli; 2) tryb rozpatrywania uwag i zastrzeżeń instytutów badawczych. l2) nazwę oraz adres instytutu lub nazwy komórek organizacyjnych, w których będzie dokonywana § 2. Ilekroć w rozporządzeniu jest cmowa o: kontrola; 3) zakres przedmiotowy i czasowy kontroli; 1) ustawie — rozumie się przez to ustawę z dnia 30 kwietnia 2010 r. o instytutach badawczych; 4) termin ważności upoważnienia. 2) instytucie — rozumie się prrzez to instytut badaw- 5. Wzór upoważnienia, o którym mowa w ust. 3, czy w rozumieniu ustawy z dnia 30 kwietnia 2010 r. stanowi załącznik nr 1 do rozporządzenia. o instytutach badawczych; . § 4. 1. Audytu instytutu dokonuje się co najmniej 3) ministrze — rozumie się przez to Ministra Spraw raz na trzy lata. Zagranicznych; w 2. Audyt, o którym mowa w ust. 1, polega na oce- 4) audytorze — rozumie się przez to osobę upoważ- nie: nioną przez Ministra Spraw Zagranicznych do przeprowadzenia audytu instytutu; 1) działalności finansowej instytutu; 2) organizacji i jakości pracy instytutu; 5) kontrolerze — rozumie się przez to osobę upoważnioną przez Ministra Spraw Zagranicznych do 3) jakości zarządzania instytutem. przeprowadzenia kontroli instytutu; w 3. Audyt instytutu zarządza minister, powołując ze- 6) organach instytutu — rozumie się przez to dyrek- spół w składzie od trzech do pięciu osób, zwany dalej tora instytutu i radę naukową reprezentowaną „zespołem”, oraz wydając imienne upoważnienia do przez jej przewodniczącego; przeprowadzenia audytu. 7) ostatecznych zaleceniach pokontrolnych — rozu- 4. Upoważnienie, o którym mowa w ust. 3, zawiera mie się przez to zalecenia pokontrolne po rozpa- w szczególności: w trzeniu zastrzeżeń do wystąpienia pokontrolnego 1) imię, nazwisko i stanowisko służbowe, rodzaj zgłoszonych do ministra. i numer dokumentu tożsamości przeprowadzającego audyt; § 3. 1. Kontrola instytutu ma charakter problemo- 2) nazwę oraz adres instytutu lub nazwy komórek wy. organizacyjnych, w których będzie przeprowadzany audyt; 1) Minister Spraw Zagranicznych kieruje działami administracji rządowej — sprawy zagraniczne i członkostwo 3) temat audytu; Rzeczypospolitej Polskiej w Unii Europejskiej, na podsta- 4) termin ważności upoważnienia. wie § 1 ust. 2 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 22 grudnia 2009 r. w sprawie szczegółowego zakresu działania Ministra Spraw Zagranicznych (Dz. U. Nr 220, 5. Wzór upoważnienia, o którym mowa w ust. 3,

). stanowi załącznik nr 2 do rozporządzenia.

l

Nr 115 — 6990 — Poz. 671 p Rozdział 2 6) d ane organizacyjne, jak diagramy struktury organizacji i opisy stanowisk pracy; Sposób i tryb dokonywania audytu instytutów 7) k opie istotnych kontraktów i umów; § 5. 1. Przed rozpoczęciem audytu w instytucie zespół opracowuje program audytu. 8) i nformacje na temat. polityk operacyjnych i finansowych instytutu; 2. W programie audytu zamieszcza się w szczegól- 9) o świadczeniva organów instytutu; ności: 10) analizy i testy transakcji, procesów i sald kont; 1) cel audytu; 11) wyniki analitycznych procedur audytowych; 2) analizę obszarów ryzyka; 12) koroespondencję związaną z audytem; 3) podmiotowy i przedmiotowy zakres audytu; 13) protokół z narady zamykającej; 4) wskazówki metodyczne; 14) sprawozdanie z audytu. 5) założenia organizacyjne; g § 7. 1. Po zakończeniu audytu wyniki prac zespołu 6) harmonogram przeprowadzania audytu. są przedstawiane organom instytutu i ministrowi w formie sprawozdania z audytu. 3. W siedzibie instytutu zespół przeprowadza z organami instytutu naradę otwierającą i dokumentuje to protokołem z narady otwierającej. 2. Sprawozdanie, o którym mowa w ust. 1, zawiera .w szczególności: 4. W trakcie narady otwierającej, o której mowa 1) o pis stanu faktycznego; w ust. 3, porusza się następujące tematy: l 2) k ryteria, na podstawie których ocenia się stan fak- 1) tematykę i cel audytu; tyczny; c 2) założenia organizacyjne; 3) ocenę stanu faktycznego; 3) zasady współpracy administracyjnej. 4) w przypadku ujawnienia nieprawidłowości — przyczyny ich zaistnienia oraz konsekwencje; 5. Audyt dokonywany jest w sposób określony r w programie audytu, o którym mowa w ust. 1. 5) r ekomendacje. 6. W trakcie dokonywania audytu wszelkie zmiany 3. Organom instytutu przysługuje prawo zgłoszew programie audytu, o któr.ym mowa w ust. 1, powinnia umotywowanych oraz udokumentowanych zany być udokumentowane. Zmiany mogą wynikać w szczególności z przekwalifikowania ryzyka towarzy- strzeżeń do sprawozdania z audytu. szącego obszarwowi audytu, w wyniku poczynionych ustaleń. 4. Zastrzeżenia należy zgłosić na piśmie do ministra w terminie 7 dni od dnia otrzymania sprawo- 7. Zespół rozpoznaje, analizuje, ocenia oraz doku- zdania z audytu. Zastrzeżenia i uwagi dołącza się do mentuje informacje wiarygodne, istotne oraz przydat- akt audytu. ne do osiągnięcia celów danego audytu. Do rozpoznawania i sprawdzania informacji stosuje się analityczne 5. Minister jest zobowiązany w terminie 14 dni od prowcedury audytowe. dnia otrzymania zastrzeżeń, o których mowa w ust. 4, do dokonania ich analizy, zajęcia stanowiska i udziele- 8. Po zakończeniu audytu zespół przedstawia orga- nia odpowiedzi. Jeden egzemplarz stanowiska do nom instytutu zasadnicze ustalenia oraz wnioski doty- zgłoszonych uwag i zastrzeżeń przekazuje się orgaczące zakresu przedmiotowego audytu i dokumentuje nom instytutu, drugi zaś dołącza się do akt audytu. to protokołem z narady zamykającej. 6. W przypadku stwierdzenia zasadności całości § 6. Zespół dokumentuje przeprowadzane czynnow lub części zastrzeżeń minister poleca zespołowi dokości w aktach audytu, które zawierają dokumenty nienać zmiany lub uzupełnienia odpowiedniej części zbędne do ustalenia stanu faktycznego i sformułowasprawozdania z audytu. Zmienione sprawozdanie nia zaleceń, w szczególności: przekazuje się organom instytutu. 1) upoważnienie do dokonania audytu; 7. Minister może zalecić pisemnie dyrektorowi in- 2) program audytu; stytutu dokonanie czynności naprawczych lub usprawniających działalność instytutu w określonym 3) protokół z narady otwierającej; terminie. 4) ankiety, diagramy sekwencji działań, listy kontrolne; 8. Projekt zaleceń, o których mowa w ust. 7, w dwóch egzemplarzach przygotowuje zespół. Jeden 5) uwagi i notatki służbowe wynikające z rozmów; egzemplarz dołącza się do akt audytu.

l

Nr 115 — 6991 — Poz. 671 p Rozdział 3 § 11. 1. Dokonane w wyniku czynności kontrolnych ustalenia kontroler opisuje w protokole kontroli. Sposób i tryb dokonywania kontroli instytutów 2. Protokół kontroli zawiera w szczególności: § 8. 1. Przed przystąpieniem do kontroli, o której mowa w § 3, kontroler sporządza program kontroli 1) nazwę i adres kontro.lowanego instytutu; i przedstawia go do akceptacji ministrowi. 2) określenie podmiotowego zakresu kontroli; 2. Program kontroli w szczególności określa cel 3) podstawę prvzeprowadzenia kontroli; oraz szczegółowy zakres kontroli. 4) imię, nazwisko i stanowisko służbowe kontrolera, numer i datę upoważnienia do przeprowadzenia § 9. 1. Przed rozpoczęciem czynności kontrolnych kontroli; w instytucie kontroler pisemnie zawiadamia organy instytutu o zakresie i terminie kontroli. o 5) określenie przedmiotowego zakresu kontroli i okresu objętego kontrolą; 2. Kontroler jest zobowiązany do okazania upoważnienia na każde wezwanie w siedzibie instytutu. 6) opis stwierdzonego w toku kontroli stanu faktycznego, ujawnionych nieprawidłowości i uchybień, § 10. 1. Kontroler jest odpowiedzialny za rzetelne ich zakresu, w tym przepisów prawa, które zostały g ustalenie i udokumentowanie w aktach kontroli stanu naruszone oraz osób za nie odpowiedzialnych; faktycznego, a w razie stwierdzenia nieprawidłowości 7) wzmiankę o prawie, sposobie i terminie zgłoszenia i uchybień, wskazanie ich przyczyn, zakresu i skutków zastrzeżeń i uwag do protokołu kontroli; oraz osób za nie odpowiedzialnych. 8) wzmiankę o doręczeniu egzemplarza protokołu 2. Kontroler niezwłoczne informuje min.istra adresatom. o przypadku ujawnienia w toku kontroli okoliczności uzasadniających podejrzenie popełnienia przestęp- 3. Protokół kontroli sporządza się w jednobrzmiąstwa lub wykroczenia albo przestępstwa skarlbowego cych egzemplarzach, w ilości zależnej od zakresu podlub wykroczenia skarbowego, naruszenia dyscypliny miotowego kontroli; dodatkowo jeden egzemplarz finansów publicznych. cumieszcza się w aktach kontroli. 4. Dokumenty wymienione w protokole kontroli 3. Kontroler w ramach udzielonego upoważnienia załącza się tylko do egzemplarza protokołu kontroli ma prawo do: pozostającego w aktach kontroli. 1) żądania informacji, w tym na informatycznych r§ 12. 1. Organom instytutu przysługuje prawo nośnikach danych, niezbędnych do oceny prawidzgłoszenia umotywowanych oraz udokumentowałowości wykonywania zadań oraz udostępnienia nych zastrzeżeń i uwag do protokołu kontroli. dokumentów związanych z prowadzoną kontrolą; . 2. Zastrzeżenia i uwagi należy zgłosić na piśmie 2) pobierania za pokwitowaniem oraz zabezpieczania kontrolerowi w terminie 7 dni od dnia otrzymania prodokumentów i innych materiałów dowodowych, tokołu kontroli. Zastrzeżenia i uwagi dołącza się do akt związanychw z prowadzoną kontrolą; kontroli. 3) zlecania kontrolowanemu sporządzania niezbęd- 3. Kontroler jest zobowiązany w terminie 7 dni od nych kserokopii dokumentów oraz ich odpisów dnia otrzymania zastrzeżeń i uwag, o których mowa i wyciągów, jak również zestawień i obliczeń z dow ust. 2, do dokonania ich analizy, zajęcia stanowiska kumentów będących przedmiotem kontroli, w tym i udzielenia odpowiedzi. Jeden egzemplarz stanowina nośnikach elektronicznych; ska do zgłoszonych uwag i zastrzeżeń przekazuje się 4)w żądania wyjaśnień i przyjmowania oświadczeń; dyrektorowi instytutu, drugi zaś dołącza się do akt kontroli. 5) kontaktowania się z wszystkimi pracownikami bez 4. W przypadku stwierdzenia zasadności całości pośrednictwa i udziału ich przełożonych; lub części zastrzeżeń i uwag kontroler dokonuje zmia- 6) zasięgania opinii ekspertów w sprawach wymaga- ny lub uzupełnienia odpowiedniej części protokołu jących specjalistycznej wiedzy zawodowej; kontroli. Zmieniony protokół kontroli dystrybuuje się zgodnie z zasadą określoną w § 11 ust. 3. w7) przeprowadzania oględzin składników majątkowych i przebiegu określonych czynności; § 13. 1. Po zakończeniu kontroli kontroler sporządza projekt wystąpienia pokontrolnego i przedkłada 8) zbierania innych niezbędnych materiałów w zakre- go do podpisu ministrowi. sie objętym kontrolą; 2. Wystąpienie pokontrolne zawiera ocenę działal- 9) wstępu do wszelkich pomieszczeń i obiektów zwią- ności instytutu wynikającą z ustaleń zawartych w prozanych z kontrolą. tokole kontroli, a w przypadku stwierdzenia nieprawidłowości w działalności organów instytutu, po- 4. W przypadku odmowy udostępnienia materia- legających na naruszeniu prawa lub statutu oraz niełów, udzielenia wyjaśnień, wstępu do pomieszczeń prawidłowości w wydatkowaniu środków publiczi obiektów, odmowa wraz z uzasadnieniem musi zo- nych, także zalecenia w sprawie ich usunięcia i zobostać przedstawiona kontrolerowi na piśmie. Odmowa wiązanie organów instytutu do ich realizacji w okreśjest włączana do akt kontroli. lonym terminie.

l

Nr 115 — 6992 — Poz. 671 p 3. Wystąpienie pokontrolne sporządza się 4. Od ostatecznych zaleceń pokontrolnych odwow dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, z których łanie nie przysługuje. jeden jest przekazywany dyrektorowi instytutu, a jeden pozostawia się w aktach sprawy. § 15. 1. Minister może zarządzić czynności sprawdzające i ocenę stopnia realizacji wydanych instytuto- § 14. 1. Dyrektor instytutu, w terminie 14 dni od wi zaleceń. . dnia otrzymania wystąpienia pokontrolnego, może zgłosić do ministra, na piśmie, zastrzeżenia do ustaleń 2. Na potrzeby czynności, o których mowa w ust. 1, v i zaleceń zawartych w wystąpieniu pokontrolnym. minister może żądać informacji i wyjaśnień od organów instytutu. 2. Minister rozpatruje zastrzeżenia w terminie 30 dni od dnia ich otrzymania. Jeden egzemplarz pod- 3. Ustalenia poczynione w trakcie czynności pisanych przez ministra ostatecznych zaleceń po- sprawdzających zamieszcza się w notatce informacyjo kontrolnych przekazywany jest dyrektorowi instytutu, nej. a jeden pozostawia się w aktach sprawy. § 16. Rozporządzenie wchodzi w życie po upływie 3. W sytuacji, o której mowa w ust. 1, termin wyko- 14 dni od dnia ogłoszenia. nania zaleceń pokontrolnych, o których mowa w § 13 ust. 2, biegnie od dnia otrzymania ostatecznych zale-g ceń pokontrolnych. Minister Spraw Zagranicznych: R. Sikorski . l c r . w w w

l

Nr 115 — 6993 — Poz. 671 p Załączniki do rozporządzenia Ministra Spraw Zagranicznych z dnia 18 maja 2011 r. (poz. 671) Załącznik nr 1 WZÓR . .............................................................. (pieczęć nagłówkowa Ministerstwa Spraw Zagranicznych) v Warszawa, dn. ............................................ o Upoważnienie nr ................ Na podstawie § 3 ust. 3 rozporządzenia Ministra Spraw Zagranicznych z dnia 18 maja 2011 r. w sprawie szczegółowego sposobu i trybu dokonywania audytu i kontroli instytutów badawczych nadzorowanych przez Ministra Spraw Zagranicznych (Dz. U. Nr 115, poz. 671g) upoważniam Panią/Pana .......................................................................................................................................................................................... (imię, nazwisko i stanowisko służbowe oraz rodzaj i numer dokumentu tożsamości) . do dokonania kontroli .......................................................................................... za okres ........................................... l (zakres przedmiotowy kontroli) w terminie: ...........................................c........................................................................................................................... w ...................................................................................................................................................................................... (nazwa oraz adres instytutu lub nazwy komórek organizacyjnych) r Upoważnienie niniejsze ważne jest za okazaniem dokumentu tożsamości kontrolera. . Ważność upoważnienia upływa z dniem ............................................................. w ........................................................ (pieczątka i podpis osoby wydającej upoważnienie) w wWażność upoważnienia przedłuża się do dnia .................................................... ........................................................ (pieczątka i podpis osoby wydającej upoważnienie)

l

Nr 115 — 6994 — Poz. 671 p Załącznik nr 2 WZÓR .............................................................. (pieczęć nagłówkowa . Ministerstwa Spraw Zagranicznych) Wavrszawa, dn. ............................................ Upoważnienie nr ................ o Na podstawie § 4 ust. 3 rozporządzenia Ministra Spraw Zagranicznych z dnia 18 maja 2011 r. w sprawie szczegółowego sposobu i trybu dokonywania audytu i kontroli instytutów badawczych nadzorowanych przez Ministra Spraw Zagranicznych (Dz. U. Nr 115, poz. 671) g upoważniam Panią/Pana .......................................................................................................................................................................................... (imię, nazwisko i stanowisko służbowe oraz rodzaj i numer dokumentu tożsamości) . do dokonania audytu (temat audytu) ................................................................................................................................ w terminie: ........................................................l.............................................................................................................. w ...................................................................................................................................................................................... c (nazwa oraz adres instytutu lub nazwy komórek organizacyjnych) Upoważnienie niniejsze ważne jest za okazaniem dokumentu tożsamości audytora. r Ważność upoważnienia upływa z dniem ............................................................. . w ........................................................ (pieczątka i podpis osoby wydającej upoważnienie) w Ważność upoważnienia przedłuża się do dnia .................................................... w ........................................................ (pieczątka i podpis osoby wydającej upoważnienie)