Rozporządzenie Prezydenta Rzeczypospolitej Polskiej z dnia 18 kwietnia 2011 r. w sprawie sposobu postępowania z aktami spraw sądowoadministracyjnych w wojewódzkich sądach administracyjnych i Naczelnym Sądzie Administracyjnym

Nr 89 — 5394 — Poz. 505 505 ROZPORZĄDZENIE PREZYDENTA RZECZYPOSPOLITEJ POLSKIEJ z dnia 18 kwietnia 2011 r. w sprawie sposobu postępowania z aktami spraw sądowoadministracyjnych w wojewódzkich sądach administracyjnych i Naczelnym Sądzie Administracyjnym Na podstawie art. 12a § 5 ustawy z dnia 30 sierp- z odpowiednim uwzględnieniem wymogów, o których nia 2002 r. — Prawo o postępowaniu przed sądami mowa w § 4 ust. 1, oraz przy zapewnieniu dostępu do administracyjnymi (Dz. U. Nr 153, poz. 1270, z późn. tych samych informacji o aktach, jaki jest możliwy, zm.1)) zarządza się, co następuje: gdy akta są w postaci papierowej. § 1. Rozporządzenie określa: § 6. Akta spraw dzieli się na akta stanowiące mate- 1) sposób tworzenia akt spraw sądowoadministra- riały archiwalne oznaczane kategorią A, zwane dalej cyjnych w wojewódzkich sądach administracyj- „aktami spraw kategorii A”, i akta niestanowiące tanych i Naczelnym Sądzie Administracyjnym, zwa- kich materiałów, oznaczane kategorią B, zwane dalej nych dalej „aktami spraw”; „aktami spraw kategorii B”. 2) warunki i tryb przechowywania akt spraw; § 7. Akta spraw kategorii A po upływie okresu 3) warunki i tryb przekazywania akt spraw do archi- przechowywania we właściwym sądzie administracyjwów państwowych; nym przekazuje się do właściwego archiwum pań- 4) warunki i tryb niszczenia akt spraw po upływie stwowego. okresu ich przechowywania. § 8. Akta spraw kategorii B po upływie okresu § 2. 1. Tworzenie akt sprawy następuje na podsta- przechowywania we właściwym sądzie administracyjwie zarządzenia przewodniczącego wydziału. nym podlegają zniszczeniu. 2. Dokumentację w aktach sprawy gromadzi się § 9. Przepisy dotyczące warunków i trybu przechow porządku chronologicznym. wywania, przekazywania do archiwów państwowych § 3. 1. Akta spraw tworzy się w postaci papierowej oraz niszczenia akt spraw stosuje się odpowiednio do albo w postaci elektronicznej. ksiąg i urządzeń ewidencyjnych spraw sądowoadministracyjnych. 2. Wyboru postaci tworzenia akt danej sprawy, o których mowa w ust. 1, dokonuje przewodniczący § 10. 1. Do akt spraw kategorii A zalicza się: wydziału w zarządzeniu, o którym mowa w § 2 ust. 1. 1) a kta spraw utworzonych w okresie do 1995 r. § 4. 1. Akta spraw w postaci papierowej umieszcza włącznie; się w oddzielnych okładkach, oznaczonych co najmniej sygnaturą sprawy oraz symbolem sprawy. 2) a kta spraw mających znaczenie wyjątkowe ze względu na materiał zebrany w sprawie lub ze 2. Karty akt spraw w postaci papierowej numeruje względu na występujące w sprawie osoby; się i trwale łączy, używając środków, które nie degradują struktury fizycznej dokumentacji. 3) a kta spraw mających znaczenie precedensowe, w szczególności spraw dotyczących systemu źró- § 5. Do sposobu tworzenia akt spraw w postaci deł prawa administracyjnego oraz prawnych form elektronicznej, ich przechowywania, przekazywania działania administracji; i niszczenia stosuje się odpowiednio przepisy wydane na podstawie art. 5 ust. 2a—2c ustawy z dnia 14 lipca 4) a kta spraw, w których sąd administracyjny skiero- 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwał pytanie prawne do Trybunału Konstytucyjnewach (Dz. U. z 2006 r. Nr 97, poz. 673, z późn. zm.2)), go albo do Trybunału Sprawiedliwości Unii Europejskiej; 1) Zmiany wymienionej ustawy zostały ogłoszone w Dz. U. 5) a kta spraw, w których Naczelny Sąd Administraz 2004 r. Nr 162, poz. 1692, z 2005 r. Nr 94, poz. 788, Nr 169, cyjny w składzie siedmiu sędziów, całej Izby lub

, Nr 250, poz. 2118 i Nr 264, poz. 2205, z 2006 r. Nr 38, poz. 268, Nr 208, poz. 1536 i Nr 217, poz. 1590, w pełnym składzie podjął uchwałę zawierającą z 2007 r. Nr 120, poz. 818, Nr 121, poz. 831 i Nr 221, rozstrzygnięcie zagadnienia prawnego budzącego

, z 2008 r. Nr 190, poz. 1171 i Nr 216, poz. 1367, poważne wątpliwości w konkretnej sprawie sądoz 2009 r. Nr 53, poz. 433, Nr 144, poz. 1179, Nr 178, woadministracyjnej, lub uchwałę wyjaśniającą

, Nr 216, poz. 1676 i Nr 221, poz. 1736, z 2010 r. przepisy prawne, których stosowanie wywołało Nr 36, poz. 196, Nr 122, poz. 826, Nr 182, poz. 1228 i Nr 197, rozbieżności w orzecznictwie sądów administrapoz. 1307 oraz z 2011 r. Nr 6, poz. 18, Nr 34, poz. 173 i Nr 76, cyjnych;

2) Zmiany tekstu jednolitego wymienionej ustawy zostały 6) a kta co najmniej pięciu spraw, innych niż określoogłoszone w Dz. U. z 2006 r. Nr 104, poz. 708, Nr 170, ne w pkt 2—5, z każdego roku i z każdego rodzaju

i Nr 220, poz. 1600, z 2007 r. Nr 64, poz. 426, spraw rozpoznawanych przez sąd administracyjz 2008 r. Nr 227, poz. 1505, z 2009 r. Nr 39, poz. 307 i Nr 166,

oraz z 2010 r. Nr 40, poz. 230, Nr 47, poz. 278 ny, przewidzianych w wykazie symboli spraw sąi Nr 182, poz. 1228. dowoadministracyjnych.

Nr 89 — 5395 — Poz. 505 2. Zaliczenia do akt spraw kategorii A, wymienio- § 14. Zarządzenie o przekazaniu akt spraw do właśnych w ust. 1: ciwego archiwum państwowego lub do zniszczenia wydaje prezes sądu. 1) pkt 1 — dokonuje w ciągu 2 lat od dnia wejścia w życie rozporządzenia pracownik odpowiedzialny § 15. Przekazanie akt spraw do właściwego archiza archiwum zakładowe; wum państwowego następuje w trybie i na warun- 2) pkt 2—5 — dokonuje, po zakończeniu postępowa- kach, określonych w przepisach o narodowym zasobie nia sądowego, przewodniczący rozprawy lub po- archiwalnym i archiwach. siedzenia; § 16. 1. Przed przekazaniem akt spraw do zniszcze- 3) pkt 6 — dokonuje co roku komisja, o której mowa nia prezes sądu powołuje komisję w celu przeprowaw § 16. dzenia czynności związanych z brakowaniem akt. Komisji przewodniczy sędzia. 3. Do kategorii A zalicza się również te księgi i urządzenia ewidencyjne, które stanowią repertoria i skorowidze. 2. Komisja może w uzasadnionych wypadkach zaproponować zmianę kwalifikacji akt spraw z katego- 4. Akta spraw oraz księgi i urządzenia ewidencyj- rii B na kategorię A lub przedłużyć ustalony pierwotne, niewymienione w ust. 1 i 3, zalicza się do katego- nie czas przechowywania akt spraw kategorii B. Komirii B. sja nie może dokonać zmiany kwalifikacji akt spraw zaliczonych do kategorii A. 5. Dyrektor właściwego archiwum państwowego może dokonać zmian w zakresie zaliczenia akt spraw 3. Propozycja komisji, o której mowa w ust. 2, poddo kategorii archiwalnych. lega na wniosek prezesa sądu zatwierdzeniu przez dyrektora właściwego archiwum państwowego. § 11. 1. Akta spraw kategorii A oraz księgi i urządzenia ewidencyjne zaliczone do kategorii A przecho- 4. Z przeprowadzonych prac komisja sporządza wuje się w sądzie administracyjnym przez okres protokół, który przedstawia prezesowi sądu do za- 30 lat. twierdzenia. 2. Akta spraw kategorii B przechowuje się w sądzie administracyjnym: 5. Protokół, o którym mowa w ust. 4, zalicza się do kategorii A. 1) przez 10 lat — gdy postępowanie zakończyło się wydaniem wyroku; § 17. Akta spraw, w których nie ukończono wszyst- 2) przez 5 lat — gdy postępowanie zakończyło się kich czynności związanych z wykonaniem orzeczenia, w inny sposób. nie mogą być przekazane archiwom państwowym lub do zniszczenia. 3. Księgi i urządzenia ewidencyjne zaliczone do kategorii B przechowuje się przez 10 lat. § 18. Przekazanie akt spraw do zniszczenia następuje po uzyskaniu zgody dyrektora właściwego archi- § 12. 1. Okresy przechowywania akt spraw w sąwum państwowego, w trybie i na warunkach, określodzie liczy się od początku roku kalendarzowego nastęnych w przepisach o narodowym zasobie archiwalpującego po roku, w którym ukończono czynności sąnym i archiwach. dowe związane z wykonaniem orzeczenia lub zarządzenia kończącego postępowanie w sprawie. § 19. Akta spraw zakończonych przed dniem wejścia w życie rozporządzenia zalicza się, w terminie 2. Jeżeli nie zachodzi potrzeba wykonywania czyndwóch lat od dnia wejścia w życie rozporządzenia, do ności wymienionych w ust. 1, okres przechowywania odpowiednich kategorii archiwalnych, o których moakt spraw liczy się od uprawomocnienia się orzeczewa w § 6—11, według przepisów tego rozporządzenia lub zarządzenia. nia. 3. Okres przechowywania ksiąg i urządzeń ewidencyjnych spraw sądowoadministracyjnych liczy się od § 20. Rozporządzenie wchodzi w życie po upływie początku roku kalendarzowego następującego po ro- 14 dni od dnia ogłoszenia. ku zamknięcia danej księgi lub urządzenia ewidencyjnego. § 13. Akta spraw, dla których rozpoczęto liczenie Prezydent Rzeczypospolitej Polskiej: okresu przechowywania, przechowuje się w archi- B. Komorowski wum zakładowym sądu, stosując właściwe zabezpieczenia przed dostępem osób postronnych, a także Prezes Rady Ministrów: środki ochrony przed utratą i zniszczeniem tych akt. D. Tusk