Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 7 grudnia 2011 r. w sprawie organizacji i funkcjonowania kancelarii tajnych oraz sposobu i trybu przetwarzania informacji niejawnych

l

Nr 276 — 15907 — Poz. 1631 p 1631 ROZPORZĄDZENIE RADY MINISTRÓW z dnia 7 grudnia 2011 r. . w sprawie organizacji i funkcjonowania kancelarii tajnych oraz sposobu i trybu przetwarzania informacji niejawnych v Na podstawie art. 47 ust. 1 pkt 2 i 7—11 ustawy 3) książkę doręczeń przesyłek miejscowych, której z dnia 5 sierpnia 2010 r. o ochronie informacji niejaw- wzór stanowi załącznik nr 4 do rozporządzenia; nych (Dz. U. Nr 182, poz. 1228) zarządza się, co następuje: 4) wyokaz przesyłek nadanych, którego wzór stanowi załącznik nr 5 do rozporządzenia; § 1. 1. Rozporządzenie określa: 5) rejestr wydanych przedmiotów służący do ewi- 1) wymagania w zakresie organizacji i funkcjonowa- dencjonowania wydanych nośników informacji nia kancelarii tajnych; oraz innych przedmiotów, którego wzór stanowi gzałącznik nr 6 do rozporządzenia. 2) strukturę organizacyjną kancelarii, z uwzględnieniem możliwości tworzenia jej oddziałów; 3. W przypadkach uzasadnionych organizacją ochrony informacji niejawnych w kancelarii: 3) podstawowe zadania kierownika kancelarii; 4) sposób i tryb przetwarzania informacji niejawnych; 1) można prowadzić także inne dzienniki ewidencji . niż wymienione w ust. 2; 5) wzór karty zapoznania się z dokumentem; 2) można tworzyć oddziały funkcjonujące w sposób 6) wzory dzienników ewidencji. l określony dla kancelarii. 2. Przepisów rozporządzenia reguclujących sprawy, 4. W pomieszczeniach kancelarii można wydzielić o których mowa w ust. 1 pkt 1—4, nie stosuje się miejsce, w którym osoby uprawnione mogą zapoznaw jednostkach organizacyjnych organów wymieniować się z materiałami, zwane dalej „czytelnią”, spełnych w art. 47 ust. 3 i 4 ustawy z dnia 5 sierpnia 2010 r. niające następujące wymagania: o ochronie informacji niejawnych, zwanej dalej „ustawą”, oraz w stosunku do informracji niejawnych wcho- 1) czytelnię organizuje się w sposób umożliwiający dzących w skład zasobu archiwalnego archiwów pań- stały nadzór pracowników kancelarii nad materiastwowych. łami; . § 2. 1. Tworząc kancelarię tajną, o której mowa 2) w czytelni zabrania się instalowania systemu mow art. 42 ust. 1 ustawy, zwaną dalej „kancelarią”, za- nitoringu wizyjnego. pewnia się spewłnienie następujących wymagań w zakresie organizacji i funkcjonowania: 5. Przepisy ust. 2 i 3 stosuje się odpowiednio do organizacji pracy innych niż kancelaria tajna komórek 1) wyodrębnienie organizacyjne i lokalizacyjne; organizacyjnych, o których mowa w art. 44 ust. 1 ustawy. 2) sprawne i bezpieczne rejestrowanie, przechowywanie, obieg i wydawanie materiałów, o których § 3. 1. Dzienniki ewidencji można prowadzić w formowa w art. 2 pkt 4 ustawy, zwanych dalej „matewriałami”, umożliwiające w każdej chwili ustalenie, mie elektronicznego rejestru. gdzie znajduje się zarejestrowany materiał oraz 2. W przypadku przetwarzania w dzienniku ewikto i kiedy się z tym materiałem zapoznał; dencji, o którym mowa w ust. 1, wyłącznie informacji 3) właściwa struktura organizacyjna uwzględniająca jawnych zapewnia się spełnienie wymagań określonastępujące elementy: nych w przepisach wydanych na podstawie art. 18 ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji dziaa) kancelarią kieruje kierownik kancelarii, łalności podmiotów realizujących zadania publiczne w b) oddziałem kancelarii kieruje osoba wyznaczona (Dz. U. Nr 64, poz. 565, z późn. zm.1)). przez pełnomocnika ochrony spośród pracowników pionu ochrony. § 4. 1. Do podstawowych zadań kierownika kancelarii, w odniesieniu do materiałów podlegających reje- 2. W celu realizacji wymogów, o których mowa stracji w kancelarii, należy: w ust. 1 pkt 2, prowadzi się następujące dzienniki ewi- 1) bezpośredni nadzór nad obiegiem materiałów; dencji: 1) rejestr dzienników ewidencji i teczek, którego wzór 1) Zmiany wymienionej ustawy zostały ogłoszone w Dz. U. stanowi załącznik nr 1 do rozporządzenia; z 2006 r. Nr 12, poz. 65 i Nr 73, poz. 501, z 2008 r. Nr 127,

, z 2009 r. Nr 157, poz. 1241, z 2010 r. Nr 40, 2) dziennik ewidencyjny, którego wzór stanowi za- poz. 230, Nr 167, poz. 1131 i Nr 182, poz. 1228 oraz z 2011 r. łącznik nr 2 do rozporządzenia; Nr 112, poz. 654, Nr 185, poz. 1092 i Nr 204, poz. 1195.

l

Nr 276 — 15908 — Poz. 1631 p 2) udostępnianie materiałów osobom do tego upraw- 5. Po otwarciu przesyłki kierownik kancelarii tajnej nionym; lub inny upoważniony pracownik komórki organizacyjnej, w której rejestrowane są materiały: 3) wydawanie materiałów osobom do tego uprawnionym, które zapewniają odpowiednie warunki 1) s prawdza, czy zawartość przesyłki odpowiada wydo ich przechowywania; szczególnionym na n.iej numerom ewidencyjnym; 4) egzekwowanie zwrotu materiałów; 2) u stala, czy liczba stron lub innych jednostek miary materiałów voraz liczba załączników jest zgodna 5) kontrola przestrzegania właściwego oznaczania z liczbą oznaczoną na poszczególnych materiałach. i rejestrowania materiałów w kancelarii oraz jednostce organizacyjnej; 6. W przypadku stwierdzenia nieprawidłowości w wyniku czynności, o których mowa w ust. 5, kierow- 6) nadzór nad pracą oddziałów kancelarii. nik kanocelarii tajnej lub inny upoważniony pracownik komórki organizacyjnej, w której rejestrowane są ma- 2. Osoba kierująca oddziałem kancelarii wykonuje teriały, sporządza protokół z otwarcia przesyłki, zawieobowiązki kierownika kancelarii określone w ust. 1 rający opis nieprawidłowości, w dwóch egzemplapkt 1—5. rzach, z których jeden przekazuje się do nadawcy, a drugi pozostawia u adresata. § 5. 1. W przypadku zmiany na stanowisku kierow-g nika kancelarii lub osoby kierującej oddziałem kance- 7. Kierownik kancelarii tajnej lub inny upoważniolarii sporządza się protokół zdawczo-odbiorczy. ny pracownik komórki organizacyjnej, w której rejestrowane są materiały, odnotowuje fakt sporządzenia 2. Protokół, o którym mowa w ust. 1, sporządza się protokołu, o którym mowa w ust. 6, w odpowiednim w obecności osoby zdającej obowiązki, osoby p . rzej- urządzeniu ewidencyjnym w rubryce „Informacje uzumującej obowiązki oraz pełnomocnika ochrony lub pełniające/Uwagi”. upoważnionej przez niego osoby. Protokół sporządza się w dwóch egzemplarzach; pierwszy egzlemplarz § 8. 1. W kancelarii nie otwiera się przesyłek oznaprzechowuje się w kancelarii, drugi przechowuje peł- czonych „do rąk własnych”. W odpowiednim dzienninomocnik ochrony. c ku lub rejestrze wpisuje się nadawcę, numer i datę wpływu przesyłki; w rubryce „Informacje uzupełniają- 3. W przypadku czasowej nieobecności kierownika ce/Uwagi” odnotowuje się, że przesyłka była oznaczokancelarii lub osoby kierującej oddziałem kancelarii na „do rąk własnych”. ich obowiązki przejmuje pełnomocnik ochrony lub pracownik kancelarii pisemnie rprzez niego upoważ- 2. Na opakowaniu przesyłek, o których mowa niony. w ust. 1, wpisuje się datę wpływu i numer, pod którym zarejestrowano przesyłkę. Przesyłkę przekazuje § 6. 1. Po zakończeniu pracy kierownik kancelarii się, za pokwitowaniem, bezpośrednio adresatowi, . lub inny upoważniony pracownik jest obowiązany a w razie jego nieobecności — osobie przez niego pisprawdzić prawidłowość zamknięcia szaf i pomiesz- semnie upoważnionej do odbioru. czeń kancelarii. w 3. Po otwarciu przesyłki, o której mowa w ust. 1, 2. Wszelkie przypadki naruszenia zasad ochrony odbiorca przesyłki: informacji niejawnych należy niezwłocznie zgłaszać 1) s prawdza, czy zawartość przesyłki odpowiada wypełnomocnikowi ochrony. szczególnionym na niej numerom ewidencyjnym; § 7. 1. Kierownik kancelarii lub inny upoważniony 2) u stala, czy liczba stron lub innych jednostek miary pracownik niezwłocznie rejestruje przyjęte materiały w materiałów oraz liczba załączników jest zgodna w odpowiednim dzienniku lub rejestrze. z liczbą oznaczoną na poszczególnych materiałach. 2. W przypadku każdego dokumentu o klauzuli 4. Z chwilą zwrotu do kancelarii przesyłki, o której „ściśle tajne” lub „tajne” z chwilą jego udostępnienia mowa w ust. 1, kierownik kancelarii lub inny upoważzakłada się kartę zapoznania się z dokumentem, którą niony pracownik uzupełnia dane dotyczące przesyłki dołącza się do dokumentu. Wzór karty zapoznania się w odpowiednim dzienniku lub rejestrze. z dokumentem stanowi załącznik nr 3 do rozporządzew nia. 5. Jeżeli adresat podjął decyzję o przechowywaniu w kancelarii przesyłki oznaczonej „do rąk własnych” 3. W przypadku zbioru dokumentów zakłada się w stanie zamkniętym, kierownik kancelarii lub inny jedną kartę zapoznania się z dokumentem. Kartę zapo- upoważniony pracownik dokonuje czynności, o któznania się z dokumentem pozostawia się w jednostce rych mowa w ust. 4, przy udziale adresata. Przesyłka organizacyjnej, w której została założona, i przecho- jest w takim przypadku przechowywana w formie zawuje się tak długo, jak dziennik ewidencyjny, w któ- pieczętowanego pakietu, a fakt ten odnotowuje się rym dokument został zarejestrowany. w rubryce „Informacje uzupełniające/Uwagi”. 4. Kierownik kancelarii lub inny upoważniony pra- § 9. 1. Otrzymaną albo wysyłaną przesyłkę bądź cownik przekazuje albo udostępnia zarejestrowane wytworzony dokument lub inny materiał rejestruje się materiały adresatowi lub upoważnionej przez adresa- w dzienniku ewidencji odpowiednio w kolejności ta osobie, za pokwitowaniem. otrzymania, wysłania lub wytworzenia.

l

Nr 276 — 15909 — Poz. 1631 p 2. Rejestracji, o których mowa w ust. 1, dokonuje 3. Po protokolarnym zniszczeniu dokumentu uzusię atramentem lub tuszem w kolorze niebieskim lub pełnia się rejestry, dzienniki i inne informacje dotyczączarnym. Zmian w dzienniku ewidencji dokonuje się ce jego rejestracji. kolorem czerwonym, umieszczając datę, imię i nazwisko oraz podpis osoby dokonującej zmiany. § 11. Kierownik jednostki organizacyjnej, w której są przetwarzane inform.acje niejawne międzynarodo- 3. W przypadku anulowania pozycji w dzienniku we, tworząc kancelarię tajną międzynarodową, ewidencji podaje się powód anulowania, umieszcza- uwzględnia przepisy, których Rzeczpospolita Polska v jąc datę, imię i nazwisko oraz podpis osoby dokonują- jest zobowiązana przestrzegać na mocy zawartych cej anulowania. Anulowania pozycji w dzienniku ewi- umów międzynarodowych. dencji dokonuje się kolorem czerwonym. § 12. Formularze dzienników, rejestrów oraz in- 4. Zabrania się wycierania, zamazywania lub nad- nych urządzeń ewidencyjnych stosowane według doo pisywania zapisów dokonanych w dziennikach ewi- tychczasowych wzorów mogą być wykorzystywane dencji. do wyczerpania zapasów, nie dłużej jednak niż do dnia 31 grudnia 2013 r. 5. W elektronicznych rejestrach dokumentów nie usuwa się zapisów ani nie dokonuje się zmian, o któ- § 13. Rozporządzenie wchodzi w życie z dniem rych mowa w ust. 2—4. W rejestrach tych zamieszcza g 1 stycznia 2012 r.2) się informacje o zmianach i skreśleniach. Prezes Rady Ministrów: D. Tusk § 10. 1. Dokument, który nie jest przewidziany do dalszego wykorzystywania, o ile nie stanowi materiału archiwalnego, może zostać zniszczony, z zastrzeże- 2) Niniejsze rozporządzenie było poprzedzone rozporządzeniem przepisów o narodowym zasobie archiwal.nym niem Rady Ministrów z dnia 1 czerwca 2010 r. w sprawie i archiwach. organizacji i funkcjonowania kancelarii tajnych (Dz. U. Nr 114, poz. 765), które traci moc z dniem wejścia w życie 2. Dokument niszczy się w taki sposób, l aby nie- niniejszego rozporządzenia na podstawie art. 189 ust. 1 możliwe było całkowite lub częściowe odtworzenie ustawy z dnia 5 sierpnia 2010 r. o ochronie informacji niejego treści. jawnych (Dz. U. Nr 182, poz. 1228). c r . w w w

Nr 276 — 15910 — Poz. 1631 wórtsiniM ydaR ainezdązropzor od ikinzcąłaZ )1361 .zop( .r 1102 aindurg 7 aind z 1 rn kinzcąłaZ RÓZW l p . v o g . l c r . w w w

Nr 276 — 15911 — Poz. 1631 2 rn kinzcąłaZ RÓZW l p . v o g . l c r . w w w

Nr 276 — 15912 — Poz. 1631 3 rn kinzcąłaZ RÓZW l p . v o g . l c r . w w w

Nr 276 — 15913 — Poz. 1631 4 rn kinzcąłaZ RÓZW l p . v o g . l c r . w w w

Nr 276 — 15914 — Poz. 1631 5 rn kinzcąłaZ RÓZW l p . v o g . l c r . w w w

Nr 276 — 15915 — Poz. 1631 6 rn kinzcąłaZ RÓZW l p . v o g . l c r . w w w