Rozporządzenie Ministra Sprawiedliwości z dnia 22 lipca 2010 r. w sprawie prowadzenia dokumentacji w aktach osobowych funkcjonariuszy Służby Więziennej

Nr 142 — 11295 — Poz. 956 956 ROZPORZĄDZENIE MINISTRA SPRAWIEDLIWOŚCI z dnia 22 lipca 2010 r. w sprawie prowadzenia dokumentacji w aktach osobowych funkcjonariuszy Służby Więziennej Na podstawie art. 43 ust. 2 ustawy z dnia 9 kwiet- 4. W przypadku przeniesienia funkcjonariusza do nia 2010 r. o Służbie Więziennej (Dz. U. Nr 79, poz. 523) dalszego pełnienia służby w innej jednostce organizazarządza się, co następuje: cyjnej lub czasowego delegowania funkcjonariusza do innej jednostki jego akta osobowe niezwłocznie § 1. Rozporządzenie określa: przekazuje się do jednostki organizacyjnej właściwej ze względu na nowe miejsce pełnienia służby na stałe 1) sposób prowadzenia w aktach osobowych dokulub czasowo w przypadku delegowania. mentacji w sprawach związanych ze stosunkiem służbowym funkcjonariusza Służby Więziennej, 5. Prowadzenie akt osobowych kończy się w jedzwanego dalej „funkcjonariuszem”; nostce organizacyjnej właściwej ze względu na stałe 2) rodzaje dokumentów gromadzonych w aktach miejsce pełnienia służby funkcjonariusza w dniu ustaosobowych oraz sposób ich ewidencjonowania; nia stosunku służbowego. 3) podział dokumentów w aktach osobowych; § 3. 1. Dla każdego funkcjonariusza zakłada się i prowadzi jedne akta osobowe, bez względu na ilość 4) wzory dokumentów w sprawach związanych ze i długość ewentualnych przerw pomiędzy okresami stosunkiem służbowym funkcjonariuszy; pozostawania przez funkcjonariusza poza służbą 5) sposób udostępniania i zapoznawania się z aktami w Służbie Więziennej. osobowymi; 2. Funkcjonariuszowi ponownie przyjętemu do 6) sposób dokonywania wpisów i poprawek; służby w Służbie Więziennej nie zakłada się nowych 7) sposób wyłączania dokumentów z akt osobo- akt osobowych, ale dalej prowadzi dotychczasowe akwych; ta osobowe po ich przejęciu z archiwum zakładowego, a w przypadku gdy tam nie zostały jeszcze przekazane 8) sposób zakładania akt zastępczych; — z miejsca ich przechowywania, właściwych dla ostatniego miejsca pełnienia przez niego służby. 9) sposób przechowywania akt osobowych. § 4. 1. Akta osobowe składają się z okładki oraz § 2. 1. Kierownik jednostki organizacyjnej Służby trzech wyodrębnionych części o charakterze stałym: Więziennej prowadzi w aktach osobowych dokumen- A, B i C. tację przebiegu służby funkcjonariusza, przy pomocy upoważnionego na piśmie funkcjonariusza lub pra- 2. Na przedniej zewnętrznej stronie okładki akt cownika realizującego zagadnienia kadrowe, w jedosobowych wpisuje się: nostce organizacyjnej Służby Więziennej, zwanej dalej „jednostką organizacyjną”. 1) w górnej części: nazwę jednostki organizacyjnej, w której akta osobowe zostały założone, oraz rok 2. Akta osobowe przechowuje się i prowadzi w jedzałożenia akt osobowych; nostce organizacyjnej, w której funkcjonariusz, którego akta osobowe dotyczą, stale pełni służbę, z wyjąt- 2) w środkowej części: nazwisko, imię (imiona) funkkiem akt osobowych: cjonariusza, imię ojca i numer identyfikacyjny akt osobowych. 1) dyrektora okręgowego Służby Więziennej, Komendanta Centralnego Ośrodka Szkolenia Służby Wię- 3. W celu ułatwienia identyfikacji akt osobowych ziennej, komendanta ośrodka szkolenia Służby na grzbiecie akt można wpisać dużymi i drukowanymi Więziennej oraz komendanta ośrodka doskonaleliterami nazwisko i imię funkcjonariusza, którego akta nia kadr Służby Więziennej bezpośrednio podlegdotyczą. łego Dyrektorowi Generalnemu Służby Więziennej, które prowadzi się w Centralnym Zarządzie 4. Na przedniej wewnętrznej stronie okładki przy- Służby Więziennej; kleja się, co najmniej raz na 10 lat, fotografię funkcjo- 2) dyrektora zakładu karnego i dyrektora aresztu śled- nariusza w umundurowaniu służbowym (według wzoczego oraz komendanta ośrodka doskonalenia ru do legitymacji służbowej) oraz wpisuje się rok, kadr Służby Więziennej, które prowadzi się w okrę- w którym fotografia została wykonana. W przypadgowym inspektoracie Służby Więziennej. kach uzasadnionych zmianą wyglądu funkcjonariusza przełożony może żądać umieszczenia jego aktualnej 3. Akta osobowe Dyrektora Generalnego Służby fotografii we wcześniejszym terminie. Więziennej prowadzi upoważniony na piśmie przez Ministra Sprawiedliwości funkcjonariusz lub pracow- § 5. 1. Ewidencję akt osobowych funkcjonariuszy nik realizujący zagadnienia kadrowe w Centralnym prowadzi funkcjonariusz lub pracownik realizujący za- Zarządzie Służby Więziennej. gadnienia kadrowe.

Nr 142 — 11296 — Poz. 956 2. Wzór ewidencji akt osobowych funkcjonariuszy 3. Dokumentami zgromadzonymi w czasie przeokreśla załącznik nr 1 do rozporządzenia. biegu stosunku służbowego są w szczególności: § 6. 1. Część A akt osobowych zawiera dokumen- 1) zawiadomienia, o których mowa w art. 884 § 3 ty: ustawy z dnia 17 listopada 1964 r. — Kodeks postępowania cywilnego (Dz. U. Nr 43, poz. 296, 1) zgromadzone w toku postępowania kwalifikacyj- z późn. zm.1)), zwanej dalej „Kpc”; nego do Służby Więziennej; 2) pisemne potwierdzenie zapoznania się z przepisa- 2) zgromadzone w czasie przebiegu stosunku służbo- mi i zasadami dotyczącymi bezpieczeństwa i higiewego. ny pracy oraz ochrony przeciwpożarowej, a także zaświadczenie o ukończeniu wymaganego szkole- 2. Dokumentami zgromadzonymi w toku postępo- nia w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy; wania kwalifikacyjnego są w szczególności: 3) oświadczenie o zapoznaniu się z obowiązującymi 1) wypełniona ankieta personalna kandydata do służ- przepisami i ich przestrzeganiu, w szczególności: by w Służbie Więziennej; a) p rzepisów o wychowaniu w trzeźwości i prze- 2) zaświadczenie lekarskie stwierdzające zdolność do ciwdziałaniu alkoholizmowi, przeciwdziałaniu przystąpienia do testu sprawności fizycznej oraz narkomanii oraz o ochronie danych osobowynik testu sprawności fizycznej kandydata do wych, służby; 3) orzeczenie właściwej komisji lekarskiej o zdolności 1) Zmiany wymienionej ustawy zostały ogłoszone w Dz. U. do służby oraz opinia psychologiczna; z 1965 r. Nr 15, poz. 113, z 1974 r. Nr 27, poz. 157 i Nr 39,

, z 1975 r. Nr 45, poz. 234, z 1982 r. Nr 11, poz. 82 4) informacje o niekaralności kandydata do służby i Nr 30, poz. 210, z 1983 r. Nr 5, poz. 33, z 1984 r. Nr 45, uzyskane z Krajowego Rejestru Karnego oraz dopoz. 241 i 242, z 1985 r. Nr 20, poz. 86, z 1987 r. Nr 21, kumenty uzyskane w wyniku sprawdzenia w ewi- poz. 123, z 1988 r. Nr 41, poz. 324, z 1989 r. Nr 4, poz. 21 dencjach, rejestrach i kartotekach prawdziwości i Nr 33, poz. 175, z 1990 r. Nr 14, poz. 88, Nr 34, poz. 198, danych zawartych w ankiecie personalnej; Nr 53, poz. 306, Nr 55, poz. 318 i Nr 79, poz. 464, z 1991 r. Nr 7, poz. 24, Nr 22, poz. 92 i Nr 115, poz. 496, z 1993 r. 5) dokumenty potwierdzające posiadane wykształce- Nr 12, poz. 53, z 1994 r. Nr 105, poz. 509, z 1995 r. Nr 83, nie, kwalifikacje zawodowe i specjalistyczne; poz. 417, z 1996 r. Nr 24, poz. 110, Nr 43, poz. 189, Nr 73,

i Nr 149, poz. 703, z 1997 r. Nr 43, poz. 270, Nr 54, 6) kserokopia dowodu osobistego, kserokopia ksią- poz. 348, Nr 75, poz. 471, Nr 102, poz. 643, Nr 117, poz. 752, żeczki wojskowej lub skrócony wyciąg z książeczki Nr 121, poz. 769 i 770, Nr 133, poz. 882, Nr 139, poz. 934, wojskowej stwierdzający uregulowany stosunek Nr 140, poz. 940 i Nr 141, poz. 944, z 1998 r. Nr 106, poz. 668 do służby wojskowej — w przypadku mężczyzn, i Nr 117, poz. 757, z 1999 r. Nr 52, poz. 532, z 2000 r. Nr 22, a w przypadku kobiet — tylko książeczka wojsko- poz. 269 i 271, Nr 48, poz. 552 i 554, Nr 55, poz. 665, Nr 73,

, Nr 94, poz. 1037, Nr 114, poz. 1191 i 1193 i Nr 122, wa, jeśli posiadają, lub przydział organizacyjnopoz. 1314, 1319 i 1322, z 2001 r. Nr 4, poz. 27, Nr 49, -mobilizacyjny; dokumenty te potwierdza za zgodpoz. 508, Nr 63, poz. 635, Nr 98, poz. 1069, 1070 i 1071, ność z oryginałem funkcjonariusz lub pracownik Nr 123, poz. 1353, Nr 125, poz. 1368 i Nr 138, poz. 1546, realizujący zagadnienia kadrowe; z 2002 r. Nr 25, poz. 253, Nr 26, poz. 265, Nr 74, poz. 676, Nr 84, poz. 764, Nr 126, poz. 1069 i 1070, Nr 129, poz. 1102, 7) dokumenty służące ustaleniu wysługi lat w celu Nr 153, poz. 1271, Nr 219, poz. 1849 i Nr 240, poz. 2058, obliczenia wysokości uposażenia, wysługi emeryz 2003 r. Nr 41, poz. 360, Nr 42, poz. 363, Nr 60, poz. 535, talnej lub wysokości nagrody jubileuszowej; Nr 109, poz. 1035, Nr 119, poz. 1121, Nr 130, poz. 1188, Nr 139, poz. 1323, Nr 199, poz. 1939 i Nr 228, poz. 2255, 8) obliczenie wysługi w celu ustalenia wysokości doz 2004 r. Nr 9, poz. 75, Nr 11, poz. 101, Nr 68, poz. 623, datku za wysługę lat oraz określenia okresów służ- Nr 91, poz. 871, Nr 93, poz. 891, Nr 121, poz. 1264, Nr 162, by uprawniających do nagrody jubileuszowej; poz. 1691, Nr 169, poz. 1783, Nr 172, poz. 1804, Nr 204,

, Nr 210, poz. 2135, Nr 236, poz. 2356 i Nr 237, 9) opinie polecające (referencje) do służby w Służbie poz. 2384, z 2005 r. Nr 13, poz. 98, Nr 22, poz. 185, Nr 86, Więziennej i ewentualne opinie z poprzednich poz. 732, Nr 122, poz. 1024, Nr 143, poz. 1199, Nr 150, miejsc zatrudnienia; poz. 1239, Nr 167, poz. 1398, Nr 169, poz. 1413 i 1417, Nr 172, poz. 1438, Nr 178, poz. 1478, Nr 183, poz. 1538, 10) odpisy skrócone aktu urodzenia, własny, małżon- Nr 264, poz. 2205 i Nr 267, poz. 2258, z 2006 r. Nr 12, ka i dzieci, oraz aktu małżeństwa; poz. 66, Nr 66, poz. 466, Nr 104, poz. 708 i 711, Nr 186,

, Nr 208, poz. 1537 i 1540, Nr 226, poz. 1656 11) dokumenty potwierdzające upoważnienie do do- i Nr 235, poz. 1699, z 2007 r. Nr 7, poz. 58, Nr 47, poz. 319, stępu do informacji niejawnych oraz potwierdzają- Nr 50, poz. 331, Nr 99, poz. 662, Nr 106, poz. 731, Nr 112, ce przeszkolenie w zakresie ochrony tych informa- poz. 766 i 769, Nr 115, poz. 794, Nr 121, poz. 831, Nr 123, cji; poz. 849, Nr 176, poz. 1243, Nr 181, poz. 1287, Nr 192,

i Nr 247, poz. 1845, z 2008 r. Nr 59, poz. 367, 12) inne dokumenty, jeżeli obowiązek ich przedłożenia Nr 96, poz. 609 i 619, Nr 110, poz. 706, Nr 116, poz. 731, wynika z odrębnych przepisów lub powstanie Nr 119, poz. 772, Nr 120, poz. 779, Nr 122, poz. 796, Nr 171, w toku postępowania kwalifikacyjnego do Służby poz. 1056, Nr 220, poz. 1431, Nr 228, poz. 1507, Nr 231,

i Nr 234, poz. 1571, z 2009 r. Nr 26, poz. 156, Więziennej, lub jeśli kandydat do służby przedłoży Nr 67, poz. 571, Nr 69, poz. 592 i 593, Nr 131, poz. 1075, je dodatkowo w celu poświadczenia dodatkowych Nr 179, poz. 1395 i Nr 216, poz. 1676 oraz z 2010 r. Nr 3, umiejętności i osiągnięć zawodowych lub szczepoz. 13, Nr 7, poz. 45, Nr 40, poz. 229, Nr 108, poz. 684, gólnych uprawnień. Nr 109, poz. 724 i Nr 125, poz. 842.

Nr 142 — 11297 — Poz. 956 b) przepisów określających prawa i obowiązki oraz 12) orzeczenia lekarskie wydane na wniosek funkcjoodpowiedzialność dyscyplinarną funkcjonariu- nariusza lub w związku z przeprowadzonymi badaszy, niami okresowymi i kontrolnymi albo postępowaniem powypadkowym. c) regulaminów w sprawie zasad etyki zawodowej, sposobu pełnienia służby przez funkcjonariusza 4. Oceny lub opinie psychologiczne włączane do oraz w sprawie ceremoniału Służby Więziennej akt osobowych przechowuje się w zamkniętych i opiei musztry ceremonialnej, czętowanych kopertach. d) Konwencji w sprawie zakazu stosowania tortur § 7. 1. W części B akt osobowych przechowuje się oraz innego okrutnego, nieludzkiego lub ponikartę przebiegu służby funkcjonariusza w Służbie Więżającego traktowania albo karania, przyjętej ziennej oraz dokumenty dotyczące powstania i przeprzez Zgromadzenie Ogólne Narodów Zjednobiegu stosunku służbowego. czonych dnia 10 grudnia 1984 r.; 2. W karcie przebiegu służby funkcjonariusza 4) zawiadomienie o zwolnieniu z obowiązku pełniew Służbie Więziennej odnotowuje się każdą zmianę nia czynnej służby wojskowej w razie ogłoszenia stosunku służbowego funkcjonariusza oraz zmianę mobilizacji i w czasie wojny, wydane w drodze reskładników jego uposażenia, mianowanie na stopnie klamowania z urzędu, lub wyciąg z tego zawiadosłużbowe, nadanie odznaczeń, otrzymane wyróżniemienia zawierającego zbiorczą listę osób podlegania, a także dane dotyczące zakończonego szkolenia jących reklamowaniu z urzędu albo wskazanie i doskonalenia zawodowego funkcjonariusza. przydziału organizacyjno-mobilizacyjnego; 3. Dokumentami dotyczącymi powstania stosunku 5) oświadczenie funkcjonariusza będącego rodzicem służbowego oraz przebiegu służby funkcjonariusza lub opiekunem dziecka o zamiarze lub braku zaw Służbie Więziennej są w szczególności: miaru korzystania z uprawnień związanych z rodzicielstwem, określonych w ustawie z dnia 26 czerw- 1) pisemne podanie o przyjęcie do służby; ca 1974 r. — Kodeks pracy (Dz. U. z 1998 r. Nr 21,

, z późn. zm.2)); 2) akt ślubowania podpisany przez funkcjonariusza; 6) pisma funkcjonariusza informujące o wydarze- 3) dokumenty dotyczące szkolenia wstępnego oraz niach zaistniałych w jego życiu osobistym i rodzinszkolenia i doskonalenia zawodowego funkcjonanym, do złożenia których zobowiązują odrębne riusza; przepisy, a także dokumenty i pisma aktualizujące dane zawarte w ankiecie personalnej; 4) wnioski personalne sporządzone w czasie służby 7) decyzje administracyjne o zmianie imienia lub na- funkcjonariusza; zwiska funkcjonariusza; 5) pisma, rozkazy personalne i decyzje lub ich wycią- 8) dokumenty dotyczące ubezpieczenia zdrowotnego; gi w sprawach stosunku służbowego; 9) dokumenty potwierdzające podnoszenie przez 6) zakresy czynności (obowiązków) na zajmowanym funkcjonariusza kwalifikacji ogólnych, w tym odpistanowisku służbowym; sy dyplomów ukończenia studiów wyższych, studiów podyplomowych i innych oraz dyplomy, za- 7) dokumenty dotyczące powierzenia mienia funkświadczenia i świadectwa ukończonych szkół, apli- cjonariuszowi z obowiązkiem zwrotu albo wyliczekacji i kursów; nia się; 10) indywidualna karta sprawności fizycznej funkcjo- 8) korespondencja funkcjonariusza z zakładowym nariusza Służby Więziennej; związkiem zawodowym we wszystkich sprawach 11) zaświadczenia lekarskie dotyczące badań profilak- ze stosunku służbowego wymagających współtycznych; działania jednostki organizacyjnej z tą organizacją; 2) Zmiany tekstu jednolitego wymienionej ustawy zostały 9) opinie służbowe; ogłoszone w Dz. U. z 1998 r. Nr 106, poz. 668 i Nr 113,

, z 1999 r. Nr 99, poz. 1152, z 2000 r. Nr 19, poz. 239, 10) dokumenty związane z przyznaniem funkcjonariu- Nr 43, poz. 489, Nr 107, poz. 1127 i Nr 120, poz. 1268, szowi nagrody lub wyróżnienia; z 2001 r. Nr 11, poz. 84, Nr 28, poz. 301, Nr 52, poz. 538, Nr 99, poz. 1075, Nr 111, poz. 1194, Nr 123, poz. 1354, 11) roczna karta ewidencji obecności funkcjonariusza Nr 128, poz. 1405 i Nr 154, poz. 1805, z 2002 r. Nr 74, w służbie.

, Nr 135, poz. 1146, Nr 196, poz. 1660, Nr 199,

i Nr 200, poz. 1679, z 2003 r. Nr 166, poz. 1608 i Nr 213, poz. 2081, z 2004 r. Nr 96, poz. 959, Nr 99, 4. Wzór karty przebiegu służby funkcjonariusza

, Nr 120, poz. 1252 i Nr 240, poz. 2407, z 2005 r. w Służbie Więziennej określa załącznik nr 2 do rozpo- Nr 10, poz. 71, Nr 68, poz. 610, Nr 86, poz. 732 i Nr 167, rządzenia.

, z 2006 r. Nr 104, poz. 708 i 711, Nr 133, poz. 935, Nr 217, poz. 1587 i Nr 221, poz. 1615, z 2007 r. Nr 64, § 8. Do części C akt osobowych włącza się dokupoz. 426, Nr 89, poz. 589, Nr 176, poz. 1239, Nr 181, menty związane ze zwolnieniem funkcjonariusza ze

i Nr 225, poz. 1672, z 2008 r. Nr 93, poz. 586, służby, w szczególności: Nr 116, poz. 740, Nr 223, poz. 1460 i Nr 237, poz. 1654, z 2009 r. Nr 6, poz. 33, Nr 56, poz. 458, Nr 58, poz. 485, 1) pisemne zgłoszenie wystąpienia ze służby w Służ- Nr 98, poz. 817, Nr 99, poz. 825, Nr 115, poz. 958, Nr 157, bie Więziennej lub dokumenty dotyczące zwolniepoz. 1241 i Nr 219, poz. 1704 oraz z 2010 r. Nr 105, poz. 655 nia albo wygaśnięcia stosunku służbowego; i Nr 135, poz. 912.

Nr 142 — 11298 — Poz. 956 2) kartę skierowania do właściwej komisji lekarskiej, § 13. 1. Prawo wglądu do akt osobowych funkcjoprzebieg służby dla celów rentowych oraz ewentu- nariusza przysługuje następującym osobom: alny odpis orzeczenia lekarskiego wydanego przez komisję lekarską; 1) p rzełożonym oraz wyższym przełożonym; 3) obliczenie wysługi lat; 2) f unkcjonariuszowi lub pracownikowi realizującemu zagadnienia kadrowe w stosunku do funkcjo- 4) pisma, rozkazy personalne i decyzje związane nariuszy pełniących służbę w przydzielonych im z ustaniem lub wygaśnięciem stosunku służbowedo obsługi kadrowej lub nadzorowanych jednostgo; kach organizacyjnych, a także funkcjonariuszy 5) roczną kartę ewidencji obecności funkcjonariusza ubiegających się o przeniesienie do tych jednow służbie obowiązującą w roku ustania stosunku stek; służbowego; 3) k ierownikowi komórki organizacyjnej w stosunku 6) kartę zwolnienia; do podległych mu funkcjonariuszy, a także ubiega- 7) kopię wydanego funkcjonariuszowi świadectwa jących się o przeniesienie do danej komórki; służby; 4) f unkcjonariuszowi lub pracownikowi upoważnio- 8) zawiadomienie właściwej wojskowej komendy uzunemu na piśmie przez przełożonego lub wyższego pełnień o utracie przez funkcjonariusza warunków przełożonego; stanowiących podstawę udzielenia zwolnienia z obowiązku pełnienia czynnej służby wojskowej 5) f unkcjonariuszowi lub pracownikowi upoważniow razie ogłoszenia mobilizacji i w czasie wojny; nemu do przeprowadzenia kontroli; 9) potwierdzenie dokonania czynności związanych 6) f unkcjonariuszowi lub pracownikowi, w tym także z zajęciem uposażenia za służbę w związku z proich pełnomocnikom, będących stronami w prowawadzonym postępowaniem egzekucyjnym, o któdzonym postępowaniu administracyjnym, dyscyrym mowa w art. 884 § 2 Kpc, w przypadku wystąplinarnym lub skargowym; pienia takiego obowiązku; 10) kopię protokołu warunków i przebiegu służby 7) r zecznikowi dyscyplinarnemu, właściwej komisji funkcjonariusza dla celów rentowych, jeżeli funk- dyscyplinarnej oraz pełnomocnikowi do spraw cjonariusz nie złożył w trakcie pełnienia służby ochrony informacji niejawnych — w zakresie ich prośby o skierowanie do komisji lekarskiej lub nie kompetencji służbowych; został skierowany z urzędu do tej komisji przed zwolnieniem ze służby. 8) u poważnionemu pracownikowi organów nadzoru i kontroli, sądów i prokuratury oraz innych orga- § 9. Dokumenty znajdujące się w każdej z wyod- nów na zasadach określonych odrębnymi przepirębnionych części akt osobowych powinny być ułożo- sami. ne w porządku chronologicznym i ponumerowane; każda część powinna zawierać wykaz znajdujących się 2. Funkcjonariusz lub jego pełnomocnik ma prawo w niej dokumentów, z zastrzeżeniem § 11. zapoznać się, w obecności funkcjonariusza lub pracownika realizującego zagadnienia kadrowe, z doku- § 10. 1. W aktach osobowych przechowuje się pomentami znajdującymi się w jego aktach osobowych, twierdzone za zgodność z oryginałem odpisy lub kow szczególności ma prawo do przeglądania akt, spopie składanych przez funkcjonariusza dokumentów. rządzania notatek, a w uzasadnionych przypadkach — Przełożony może żądać od funkcjonariusza przedłożeotrzymania kopii lub uzyskania odpisu dokumentu nia oryginałów dokumentów wyłącznie do wglądu lub znajdującego się w aktach osobowych. w celu sporządzenia ich odpisów albo kopii, których zgodność z oryginałem potwierdza funkcjonariusz lub 3. W przypadkach gdy prawo wglądu do akt osopracownik realizujący zagadnienia kadrowe. bowych podlega ograniczeniom określonym w rozporządzeniu albo w innych przepisach, prawo do wglądu 2. W aktach osobowych można przechowywać akt osobowych realizowane jest poprzez okazanie oryginały dokumentów, o których mowa w § 6 ust. 2 przez funkcjonariusza albo pracownika realizującego pkt 5 i 7. zagadnienia kadrowe osobie uprawnionej wyłącznie § 11. W czasie przebiegu stosunku służbowego do tych dokumentów, z którymi zapoznanie się jest koczęści C akt osobowych włącza się orzeczenie o wy- nieczne dla realizacji celu uzasadniającego zapoznanie mierzeniu kary dyscyplinarnej, którego nie rejestruje się w tym zakresie z aktami osobowymi. się w wykazie dokumentów zawartych w części C, i usuwa po zatarciu kary dyscyplinarnej. § 14. 1. W przypadku uzasadnionej konieczności wyłączenia z akt osobowych dokumentu: § 12. W aktach osobowych nie gromadzi się: 1) na stałe — w miejsce tego dokumentu włącza się 1) pism przewodnich; notatkę służbową funkcjonariusza lub pracownika 2) dokumentów wytworzonych podczas przeprowa- realizującego zagadnienia kadrowe, określającą dzonych postępowań administracyjnych, z wyjąt- nazwę dokumentu i przyczynę wyłączenia oraz kiem wniosków wszczynających postępowanie, miejsce przechowywania dokumentu, datę wyłąwydanych decyzji lub postanowień, udzielonych czenia dokumentu oraz datę wystawienia i sygnaodpowiedzi oraz orzeczeń sądów administracyj- turę dokumentu; przepisy § 15 ust. 2 i 3 stosuje się nych. odpowiednio;

Nr 142 — 11299 — Poz. 956 2) czasowo — w miejsce tego dokumentu włącza się 5. Akta osobowe prowadzi się i przechowuje kserokopię wyłączonego dokumentu wraz z od- w sposób uniemożliwiający dostęp do nich osobom ręczną adnotacją funkcjonariusza lub pracownika nieupoważnionym oraz zabezpieczający przed uszkorealizującego zagadnienia kadrowe, określającą dzeniem, zniszczeniem lub utratą. przyczyny wyłączenia oraz miejsce przechowywa- 6. Akta osobowe po zakończeniu ich prowadzenia nia, datę wyłączenia dokumentu oraz datę wystaprzekazuje się do archiwum zakładowego właściwego wienia i sygnaturę dokumentu. dla ostatniego miejsca pełnienia przez niego służby. 2. W razie konieczności przesłania akt osobowych § 16. 1. W okresie 30 dni od dnia wejścia w życie funkcjonariusza do sądu, prokuratury lub innego rozporządzenia akta osobowe: uprawnionego organu państwowego funkcjonariusz 1) dyrektora zakładu karnego, dyrektora aresztu śledlub pracownik realizujący zagadnienia kadrowe, który czego, komendanta ośrodka doskonalenia kadr prowadził akta osobowe funkcjonariusza, zakłada akta Służby Więziennej — Dyrektor Generalny Służby zastępcze, do których włącza kserokopię wszystkich Więziennej przekazuje do prowadzenia właściwedokumentów znajdujących się w częściach A, B i C akt mu dyrektorowi okręgowemu Służby Więziennej; osobowych funkcjonariusza, i prowadzi akta zastępcze przez okres udostępnienia akt osobowych. W okresie 2) zastępcy komendanta Centralnego Ośrodka Szkoprowadzenia akt zastępczych przepisy § 4 ust. 1—3, lenia Służby Więziennej, zastępcy komendanta § 6—7, § 9—13 i § 15 ust. 1—5 stosuje się odpowied- ośrodka szkolenia i zastępcy komendanta ośrodka nio. doskonalenia kadr Służby Więziennej — Dyrektor Generalny Służby Więziennej przekazuje do pro- 3. Po zwrocie akt osobowych dokumenty włączone wadzenia właściwemu komendantowi Centralnedo akt zastępczych w okresie, o którym mowa w ust. 2, go Ośrodka Szkolenia Służby Więziennej, komenwpina się odpowiednio do części A, B i C akt osobo- dantowi ośrodka szkolenia Służby Więziennej lub wych, a akta zastępcze podlegają komisyjnemu znisz- komendantowi ośrodka doskonalenia kadr Służby czeniu; z czynności tej sporządza się protokół, który Więziennej bezpośrednio podległego Dyrektorowi podlega włączeniu do części A akt osobowych. Generalnemu Służby Więziennej; 3) zastępcy dyrektora zakładu karnego, zastępcy § 15. 1. Wpisów w aktach osobowych i na dokudyrektora aresztu śledczego i zastępcy komendanmentach włączonych do akt dokonuje się w sposób ta ośrodka doskonalenia kadr Służby Więziennej czytelny, niebieskim lub czarnym atramentem lub tu- — dyrektor okręgowy Służby Więziennej przekazuszem. je do prowadzenia właściwemu dyrektorowi zakładu karnego, dyrektorowi aresztu śledczego i ko- 2. Niedopuszczalne jest jakiekolwiek zacieranie mendantowi ośrodka doskonalenia kadr Służby treści dokonywanych zapisów. Koniecznych zmian Więziennej. wpisu lub poprawek dokonuje się w miarę możliwości w tej samej rubryce. 2. Przekazanie akt osobowych następuje protokolarnie. 3. Zmian lub poprawek dokonuje się przez: § 17. 1. Akta osobowe założone i prowadzone 1) skreślenie kolorem czerwonym dotychczasowej przed wejściem w życie rozporządzenia prowadzi się treści jedną poziomą linią, z zachowaniem czytel- dalej zgodnie z zasadami określonymi w rozporządzeności tego wpisu; niu. 2) wpisanie właściwej treści, umieszczenie daty oraz 2. Dotychczasowe druki karty przebiegu służby mogą być wykorzystywane do czasu wyczerpania zaczytelnego podpisu osoby dokonującej zmiany lub pasów, nie dłużej jednak niż przez okres trzech lat od poprawki; dnia wejścia w życie rozporządzenia. 3) podanie przyczyny zmiany albo skreślenia wpisu. 3. Ewidencję akt osobowych prowadzoną w dniu wejścia w życie rozporządzenia wykorzystuje się do 4. W przypadku nanoszenia zmian we wpisach czasu zakończenia ich prowadzenia, zachowując ciągznajdujących się na zewnętrznych częściach okładki łość dotychczasowej numeracji. akt osobowych zmiany nanosi się w takim kolorze, jakim został naniesiony zmieniany wpis, przez skreśle- § 18. Rozporządzenie wchodzi w życie z dniem nie dotychczasowej treści jedną poziomą linią, z za- 13 sierpnia 2010 r. chowaniem czytelności tego wpisu; przepisów ust. 3 pkt 2 i 3 nie stosuje się. Minister Sprawiedliwości: K. Kwiatkowski

Nr 142 — 11300 — Poz. 956 Załączniki do rozporządzenia Ministra Sprawiedliwości z dnia 22 lipca 2010 r. (poz. 956) Załącznik nr 1 WZÓR

Nr 142 — 11301 — Poz. 956

Załącznik nr 2

WZÓR

KARTA PRZEBIEGU SŁUŻBY FUNKCJONARIUSZA

W SŁUŻBIE WIĘZIENNEJ AKTA OSOBOWE Przechowywać w aktach osobowych w części B NY JE NAZWISKO nna IMIĘ/AMIONA |... aaa Data i miejsce urodzenia |... neon Imiona TOdziCÓw |...

STANOWISKO I UPOSAŻENIE cz. I

Nr i data TREŚĆ Podpis osoby decyzji, rozstrzygnięcie: Nazwa dokonującej rozkazu stanowisko, komórka organizacyjna, grupa zaszeregowania jednostki wpisu personalnego, i kwota uposażenia zasadniczego, wysokość dodatków

pisma stałych, nagrody jubileuszowe, nagrody roczne, urlopy

bezpłatne, okresy zawieszenia w czynnościach służbowych itp.

Nr 142 — 11302 — Poz. 956

STANOWISKO I UPOSAŻENIE cz. I

Nazwisko

Nr i data Podpis osoby decyzji, rozstrzygnięcie: Nazwa dokonującej rozkazu stanowisko, komórka organizacyjna, grupa zaszeregowania jednostki wpisu personalnego, i kwota uposażenia zasadniczego, wysokość dodatków stałych, nagrody jubileuszowe, nagrody roczne, urlopy bezpłatne, okresy zawieszenia w czynnościach służbowych

Nr 142

KARTA PRZEBIEGU SŁUŻBY cz. II

ORDERY, ODZNACZENIA, ODZNAKI RESORTOWE, WYRÓŻNIENIA

Nazwisko ...oooo ooo MOWĘ aaa Nazwa, nr i data TREŚĆ Data Podpis osoby dokumentu nadania (odznaczenia, odznaki, wyróżnienia, rozkaz nadania dokonującej personalny) WPISU

*w tabeli nie wpisuje się nagród uznaniowych.

Nr 142 — 11304 — Poz. 956

MIANOWANIE NA STOPNIE SŁUŻBOWE

Nazwisko |... IMIĘ a Nr i data dokumentu TREŚĆ Data Podpis osoby nadania (nazwa stopnia służbowego) nadania dokonującej . wpisu stopnia SZKOLENIE I DOSKONALENIA ZAWODOWE Nazwa szkolenia Miejsce i okres odbywania Podpis osoby (szkolenie wstępne, kursy, szkolenie zawodowe, studia szkolenia dokonującej wpisu

podyplomowe)