Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 27 listopada 2006 r. w sprawie sporządzania i doręczania pism w formie dokumentów elektronicznych

1664 ROZPORZÑDZENIE MINISTRA SPRAW WEWN¢TRZNYCH I ADMINISTRACJI1) z dnia 27 listopada 2006 r. w sprawie sporzàdzania i dor´czania pism w formie dokumentów elektronicznych

zdnia 14 lipca 1983 r. onarodowym zasobie archi- 4. Urz´dowe poÊwiadczenie odbioru okreÊla: walnym i archiwach (Dz. U. z 2006 r. Nr 97, 1) pe∏nà nazw´ podmiotu wystawiajàcego poÊwiadpoz. 673, Nr 104, poz. 708, Nr 170, poz. 1217 czenie; i Nr 220, poz. 1600). 2) pe∏nà nazw´ podmiotu, któremu dor´cza si´ do- 5. Organy administracji publicznej przekazujà do kument elektroniczny (adresata); centralnego repozytorium oraz udost´pniajà w Biuletynie Informacji Publicznej wzory pism wformie doku- 3) dat´ i czas podpisania bezpiecznym podpisem mentów elektronicznych. Przy sporzàdzaniu wzorów elektronicznym urz´dowego poÊwiadczenia odpism stosuje si´ mi´dzynarodowe standardy dotyczàbioru oraz datà odbioru wpisanà przez adresata; ce sporzàdzania dokumentów elektronicznych przez organy administracji publicznej, zuwzgl´dnieniem ko- 4) oznaczenie sprawy; niecznoÊci podpisywania ich bezpiecznym podpisem elektronicznym. Minister w∏aÊciwy do spraw informa- 5) oznaczenie pisma, którego dotyczy. tyzacji udost´pnia w Biuletynie Informacji Publicznej 5. Po opatrzeniu bezpiecznym podpisem elektrozasady tworzenia wyró˝ników, o których mowa nicznym system teleinformatyczny s∏u˝àcy do obs∏ugi w ust.3. dor´czeƒ pism udost´pnia do pobrania pismo wraz 6. Niezale˝nie od obowiàzku wynikajàcego z ust. 5 z urz´dowym poÊwiadczeniem odbioru, nie póêniej organy administracji publicznej mogà prowadziç w∏a- ni˝ wciàgu 10 sekund od zakoƒczenia procesu weryfisne lub wspólnie zinnymi organami administracji pu- kacji bezpiecznego podpisu elektronicznego adresata. blicznej repozytoria wzorów pism wformie dokumen- 6. System teleinformatyczny s∏u˝àcy do obs∏ugi tów elektronicznych. dor´czeƒ pism zapisuje dane niezb´dne do okreÊlenia 7. Je˝eli wzór podania okreÊlajà odr´bne przepisy, czasu wystawienia urz´dowego poÊwiadczenia odbioto umieszczenie wzoru dokumentu elektronicznego ru oraz odbioru pism. przez organy administracji publicznej w centralnym 7. Do przesy∏ania kodów dost´pu, pism oraz porepozytorium jest równoznaczne z okreÊleniem wzoru twierdzania dor´czeƒ organy administracji publicznej wnoszenia podaƒ — pism w postaci dokumentu elekwykorzystujà bezpieczny kana∏ komunikacji oparty na tronicznego, októrym mowa wart. 63 § 3apkt 2 ustajednym z protoko∏ów okreÊlonych przepisami wydawy z dnia 14 czerwca 1960 r. — Kodeks post´powania nymi na podstawie art. 18 pkt 1 ustawy oinformatyzaadministracyjnego. cji albo na protokole https oraz zapisujà dane niezb´d- § 4. 1. W celu dor´czenia pisma w formie doku- ne do okreÊlenia czasu wys∏ania oraz dotarcia pisma mentu elektronicznego organ administracji publicznej do komputera adresata. przesy∏a na adres elektroniczny adresata informacj´ zawierajàcà: 8. System teleinformatyczny s∏u˝àcy do obs∏ugi dor´czeƒ pism zapewnia oznaczanie pism w postaci 1) wskazanie, ˝e adresat mo˝e odebraç pismo wfordokumentów elektronicznych danymi stwierdzajàcymie dokumentu elektronicznego; mi wa˝noÊç kwalifikowanych certyfikatów i czas ich 2) wskazanie adresu elektronicznego (skrytki), z któ- weryfikacji. Przy dokonywaniu oznaczeƒ za pomocà rego adresat mo˝e pobraç pismo ipod którym po- systemu teleinformatycznego nale˝y: winien dokonaç potwierdzenia dor´czenia pisma; 1) spe∏niaç, co najmniej, wymagania zgodnie z nor- 3) pouczenie dotyczàce sposobu odbioru pisma, mà Europejskiego Instytutu Standaryzacyjnego a w szczególnoÊci sposobu autoryzacji pod wska- CEN-CWA 14167-1 (marzec 2003) lub nowszà; zanym adresem elektronicznym oraz informacji o wymogu podpisania urz´dowego poÊwiadcze- 2) wykorzystywaç bezpieczne modu∏y kryptograficznia odbioru bezpiecznym podpisem elektronicz- ne (HSM), spe∏niajàce wymagania normy nym. FIPS 140-2 poziom 3 lub CEN-CWA 14167-2 lub nowszà, w szczególnoÊci poprzez: 2. Autoryzacja pod wskazanym adresem elektronicznym nast´puje poprzez podanie kodu dost´pu, a) zapewnienie generowania i przechowywania którym mo˝e byç w szczególnoÊci indywidualny iden- materia∏u kryptograficznego s∏u˝àcego do tyfikator, has∏o lub certyfikat cyfrowy, autoryzowane oznaczania danymi stwierdzajàcymi wa˝noÊç przez organ administracji publicznej, lub za pomocà certyfikatów kwalifikowanych, bezpiecznego podpisu elektronicznego i zwiàzanego b) ochron´ przed nieuprawnionym dost´pem, z nim certyfikatu kwalifikowanego adresata pisma. w bezpiecznej obudowie odpornej na nieuprawnionà ingerencj´ z zewnàtrz, 3. Po prawid∏owo zakoƒczonym procesie autoryzacji adresat pisma potwierdza odebranie pisma po- c) zabezpieczenie przed nieuprawnionà ingerenprzez opatrzenie urz´dowego poÊwiadczenia odbioru cjà przez zniszczenie materia∏u kryptograficznebezpiecznym podpisem elektronicznym. go w przypadku jej wykrycia;

3) wykorzystywaç urzàdzenia udost´pniajàce urz´do- wiajàcà obs∏ug´ systemu teleinformatycznego do dowy koordynowany czas UTC(PL) zgodnie z rozpo- r´czeƒ dla organów administracji rzàdowej. Inne orgarzàdzeniem Ministra Gospodarki, Pracy i Polityki ny administracji publicznej mogà upowa˝niç, w dro- Spo∏ecznej zdnia 19 marca 2004 r. wsprawie spo- dze porozumienia, ministra w∏aÊciwego do spraw insobów rozpowszechniania sygna∏ów czasu urz´- formatyzacji do obs∏ugi dor´czeƒ dotyczàcych tych ordowego i uniwersalnego czasu koordynowanego ganów. UTC(PL) (Dz. U. Nr 56, poz. 548); 8. Dor´czenia dokonywane za pomocà upowa˝nio- 4) wykorzystywaç algorytmy szyfrowe z d∏ugoÊcià nej elektronicznej skrzynki podawczej uwa˝a si´ za doklucza co najmniej 2040 bitów. konywane przez organ administracji publicznej, który wystawi∏ upowa˝nienie. § 5. 1. Organ administracji publicznej wykorzystuje do dor´czania pism w formie dokumentu elektro- 9. Elektroniczna skrzynka podawcza, nie póêniej nicznego system teleinformatyczny spe∏niajàcy wyni˝ wczasie 2 godzin od dor´czenia dokumentu, przemagania techniczne iorganizacyjne okreÊlone wprzekazuje w∏aÊciwym organom administracji publicznej pisach wydanych na podstawie art. 18 pkt 1 ustawy urz´dowe poÊwiadczenia odbioru. o informatyzacji. System ten w szczególnoÊci uzale˝- nia zapoznanie si´ przez odbiorc´ z treÊcià pisma od § 6. Je˝eli adresatem pisma w formie dokumentu z∏o˝enia bezpiecznego podpisu elektronicznego na elektronicznego jest organ administracji publicznej, urz´dowym poÊwiadczeniu odbioru. dor´czenie nast´puje na warunkach i w formie okre- Êlonych w przepisach wydanych na podstawie art. 16 2. System teleinformatyczny umo˝liwia automaust. 3 ustawy o informatyzacji. tyczne generowanie informacji wskazujàcych pisma dor´czane za pomocà Êrodków komunikacji elektro- § 7. 1. Kopie pism w formie dokumentów elektronicznej, co do których nie wp∏yn´∏o potwierdzone nicznych sporzàdza si´ i udost´pnia w postaci dokuurz´dowe poÊwiadczenie odbioru w terminie okreÊlomentu elektronicznego, podpisanego bezpiecznym nym w art. 46 § 3 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. — podpisem elektronicznym osoby sporzàdzajàcej ko- Kodeks post´powania administracyjnego. pi´, a sk∏adajàcego si´ z treÊci udost´pnianego dokumentu elektronicznego i elementów informacyjnych 3. System teleinformatyczny umo˝liwia udost´pokreÊlajàcych co najmniej informacj´, kto sporzàdzi∏ nianie pism i urz´dowych poÊwiadczeƒ odbioru oraz kopi´, dat´ jej sporzàdzenia oraz nazw´ urz´du i jego ewidencjonowanie dokumentów elektronicznych doadres. Elementy informacyjne dokumentu muszà byç r´czonych poszczególnym adresatom oraz urz´dozgodne z danymi zawartymi w kwalifikowanym certywych poÊwiadczeƒ odbioru, a tak˝e czasu podpisania fikacie osoby sporzàdzajàcej kopie. urz´dowego poÊwiadczenia odbioru oraz dotarcia wys∏anego pisma do komputera adresata. 2. Pisma w formie dokumentów elektronicznych mogà byç tak˝e udost´pniane wpostaci elektronicznej 4. Organ administracji publicznej przechowuje kopii dokumentu oryginalnego, o ile zosta∏y podpisaotrzymane i potwierdzone urz´dowe poÊwiadczenia ne bezpiecznym podpisem elektronicznym, a okres odbioru przez co najmniej taki okres, przez jaki obowa˝noÊci kwalifikowanego certyfikatu pozwoli na jego wiàzany jest przechowywaç pismo, którego dotyczy to weryfikacj´ przez odbiorc´. poÊwiadczenie. 5. Za dat´ dor´czenia pisma w formie dokumentu 3. Kopia pisma w formie dokumentu elektroniczelektronicznego wysy∏anego przez organ administracji nego mo˝e byç sporzàdzona w postaci uwierzytelniopublicznej uwa˝a si´ dzieƒ podpisania urz´dowego nego wydruku komputerowego. poÊwiadczenia odbioru. 4. Do sporzàdzania kopii pism wformie dokumen- 6. Organ administracji publicznej nieodp∏atnie tów elektronicznych stosuje si´ odpowiednio przepisy udost´pnia oprogramowanie, które umo˝liwia: ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. — Kodeks post´powania administracyjnego dotyczàce uwierzytelnio- 1) prezentacj´ umo˝liwiajàcà odczytanie przesy∏anenych odpisów z akt sprawy. go pisma wraz z weryfikacjà bezpiecznego podpisu osoby, która podpisa∏a pismo; 5. Kopie pism w formie dokumentów elektronicz- 2) weryfikacj´ autentycznoÊci urz´dowego poÊwiad- nych, októrych mowa wust. 1 i2, mogà byç udost´pczenia odbioru i prezentacj´ czasu podpisania po- nione za poÊrednictwem Êrodków komunikacji elektwierdzenia; tronicznej albo na informatycznych noÊnikach danych. 3) weryfikacj´ bezpiecznego podpisu elektronicznego osoby odbierajàcej pismo, która podpisa∏a § 8. Rozporzàdzenie wchodzi w ˝ycie po up∏ywie urz´dowe poÊwiadczenie odbioru. 6miesi´cy od dnia og∏oszenia. 7. Minister w∏aÊciwy do spraw informatyzacji mo- Minister Spraw Wewn´trznych i Administracji: ˝e utworzyç elektronicznà skrzynk´ podawczà umo˝li- L. Dorn