Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 18 grudnia 1998 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla zespolonej administracji rządowej w województwie.

Nr 161 - 6453- Poz. 1108 i 1109

1) wymianie informacji o powstałych zagrożeniach, § 6. Do współpracy formacji ochronnych z obroną 2) wprowadzaniu na teren chronionych obszarów cywilną przepis § 5 pkt 1 stosuje się odpowiednio. i obiektów jednostek ratowniczych, § 7. Rozporządzenie wchodzi w życie po upływie 3) współdziałaniu przy przeprowadzaniu bezpiecznej 14 dni od dnia ogłoszenia. ewakuacji ludzi i mienia,

4) zabezpieczaniu miejsc po pożarze, klęsce żywioło­ wej lub innym miejscowym zagrożeniu, w tym ura Minister Spraw Wewnętrznych i Administracji: towanego mienia. J. Tomaszewski

1109

ROZPORZĄDZENIE MINISTRA SPRAW WEWNĘTRZNYCH I ADMINISTRACJI

z dnia 18 grudnia 1998 r.

w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla zespolonej administracji rządowej w województwie.

Na podstawie art. 38 ustawy z dnia 5 czerwca przed ich uszkodzeniem, zniszczeniem lub utratą, sta 1998 r. o administracji rządowej w województwie nowiącą załącznik do rozporządzenia. (Dz. U. Nr 91, poz. 577) zarządza się, co następuje: § 2. Rozporządzenie wchodzi w życie z dniem § 1. Ustala się instrukcję kancelaryjną, określającą 1 stycznia 1999 r. zasady i tryb wykonywania czynności kancelaryjnych przez zespoloną administrację rządową, w celu zapew nienia jednolitego sposobu tworzenia, ewidencjono Minister Spraw Wewnętrznych i Administracji: wania i przechowywania dokumentów oraz ochrony J. Tomaszewski

Załącznik do rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 18 grudnia 1998 r. (poz. 1109)

INSTRUKCJA KANCELARYJNA DLA ZESPOLONEJ ADMINISTRACJI RZĄDOWEJ W WOJEWÓDZTWIE

Spis treści

Rozdział I Postanowienia ogólne

Rozdział II Przyjmowanie i obieg korespondencji

Rozdział III Przekazywanie korespondencji wojewodzie, wicewojewodom i kierownikowi urzędu

Rozdział IV Czynności kancelaryjne sekretariatów

Rozdział V Przeglądanie i przydzielanie korespondencji

Rozdział VI Wewnętrzny obieg akt

Rozdział VII System kancelaryjny, rejestracja i znakowanie spraw oraz archiwizacja akt

Rozdział VIII Załatwianie spraw

Rozdział IX Wysyłanie i doręczanie pism

Rozdział X Przechowywanie akt

Rozdział XI Przekazywanie akt do archiwum zakładowego

Rozdział XII Opłaty skarbowe

Rozdział XIII Powielanie i publikowanie

Rozdział XIV Zbiory wspomagające

Rozdział XV Wykorzystanie informatyki w czynnościach kancelaryjnych

Rozdział XVI Nadzór nad wykonywaniem czynności kancelaryjnych

Załączniki.

Nr 161 - 6454 - Poz. 1109

Rozdział I 12) aprobata - wyrażenie zgody na treść i sposób za łatwienia sprawy, Postanowienia ogólne 13) załącznik - każde pismo lub inny przedmiot odno § 1. 1. Instrukcja kancelaryjna, zwana dalej "in szący się do treści lub tworzący pod względem tre strukcją", określa zasady i tryb wykonywania czynno ści całość z pismem przewodnim (zszyte, sklejone ści kancelaryjnych w urzędach zespolonej administra z nim pisma, broszury, książki itp.). cji rządowej w województwie. 14) dokument - akt mający znaczenie dowodu, usta nawiający uprawnienie lub stwierdzający prawdzi 2. Określony w instrukcji tryb i zasady wykonywa wość określonych w nim zdarzeń bądź danych (od nia czynności kancelaryjnych zapewnia jednolity spo pis aktu stanu cywilnego, wyrok, orzeczenie, świa­ sób tworzenia, ewidencjonowania i przechowywania dectwo itp.). oraz ochronę przed uszkodzeniem, zniszczeniem bądź utratą dokumentów w urzędach. 15) pieczęć urzędowa - pieczęć okrągłą z wizerunkiem orła pośrodku i nazwą w otoku lub jej wizerunek na 3. W postępowaniu z dokumentami stanowiącymi nośniku elektronicznym, tajemnicę służbową (poufnymi) stosuje się niniejszą 16) pieczęć ---, stemple lub ich wizerunki na nośniku instrukcję, z uwzględnieniem przepisów w sprawie elektronicznym, nagłówkowe, wpływu, do podpisu szczegółowych zasad i sposobu postępowania z wia itp., domościami stanowiącymi tajemnicę państwową i służbową. 17) paragrafy bez bliższego określenia - paragrafy ni niejszej instrukcji, 4. Postępowanie z dokumentami stanowiącymi ta 18) spis spraw - formularz służący do chronologicz jemnicę państwową (tajnymi) regulują odrębne przepi nego rejestrowania spraw wpływających lub roz sy. poczętych w urzędzie,

§ 2. Użyte w instrukcji następujące określenia 19) rejestr kancelaryjny - zestawienie spraw jedno oznaczają: rodnych w formie pisemnej lub jako rejestr infor 1) urząd - urząd wojewódzki lub jednostkę organiza matyczny, cyjną stanowiącą aparat pomocniczy odpowied 20) znak akt - zespół symboli określających przynależ­ nich kierowników zespolonych służb, inspekcji ność sprawy do określonej komórki organizacyjnej i straży wojewódzkich, i do określonej grupy rzeczowego wykazu akt,

2) kierownik urzędu - dyrektora generalnego urzędu 21) znak sprawy - zespół symboli określających przy wojewódzkiego lub kierownika zespolonych służb, należność sprawy do określonej komórki organiza inspekcji i straży wojewódzkich, cyjnej i określonej grupy spraw,

3) kierownik wydziału - kierownika wydziału lub in 22) punkt zatrzymania - każde stanowisko pracy, nej komórki organizacyjnej w urzędzie, przez które przechodzą akta sprawy w trakcie wy 4) wydział - wydział, biuro, oddział. referat lub inną konywania czynności urzędowych związanych z jej

komórkę organizacyjną, załatwieniem,

5) referent - pracownika załatwiającego merytorycz 23) nośnik papierowy - arkusz papieru zgodny z Pol nie daną sprawę i przechowującego dokumentację skimi Normami, na którym umieszczona jest treść sprawy w trakcie jej załatwiania, dokumentu, pisma itp.,

6) kancelaria - wewnętrzną komórkę organizacyjną 24) nośnik informatyczny - dyskietkę, taśmę magne właściwego urzędu lub stanowisko pracy załatwia­ tyczną lub inny nośnik, na którym zapisano w for jące sprawy obsługi kancelaryjnej, mie elektronicznej treść dokumentu, pisma itp.,

7) sekretariat - stanowisko pracy, do którego należy 25) teczka aktowa (spraw) - teczkę wiązaną, skoro obsługa organizacyjna wojewody, wicewojewo szyt, segregator itp., służące do przechowywania dów, kierownika urzędu oraz kierowników wydzia jednorodnych lub rzeczowo pokrewnych akt spraw łów, ostatecznie załatwionych, objętych tą samą grupą 8) sprawa - zdarzenie lub stan rzeczy oraz podanie, akt ustaloną wykazem akt i stanowiącą przeważnie pismo, dokument, wymagające rozpatrzenia i pod odrębną jednostkę archiwalną,

jęcia czynności służbowych, 26) przesyłka - pisma (dokumenty) oraz pakiety (pacz 9) akta sprawy - całą dokumentację (pisma, doku ki) otrzymywane i wysyłane za pośrednictwem menty, notatki, formularze, plany, fotokopie, rysun poczty, gońca, woźnego itp., a także otrzymywane ki itp.) zawierającą dane, informacje, wnioski itp., i nadawane telegramy, telenoty, teleksy i telefaksy, które były, są lub mogą być istotne przy rozpatry 27) czystopis· - tekst dokumentu lub pisma urzędowe­ waniu danej sprawy, go w postaci ostatecznej, przygotowanej do podpi 10) poprzedniki - akta poprzedzające ostatnie otrzy su przez wystawcę, mane pismo w danej sprawie, 28) wykaz akt - wykaz haseł rzeczowych oznaczonych

11) korespondencja - każde pismo wpływające do symbolami klasyfikacyjnymi i kwalifikacją archi urzędu lub wysyłane przez urząd, walną akt.

- l

Nr 161 - 6455- Poz. 1109

§ 3. Przez Kodeks należy rozumieć ustawę z dnia kancelaria wpisuje do rejestru przesyłek specjalnego

14 czerwca 1960 r. - Kodeks postępowania admini rodzaju według wzoru ustalonego przez kierownika stracyjnego (Dz. U. z 1980 r. Nr 9, poz. 26 i Nr 27, wydziału właściwego w sprawach organizacyjnych

, z 1982 r. Nr 7, poz. 55 i Nr 45, poz. 289, z 1983 r. w urzędzie, sporządza o tym adnotację w obrębie pie

Nr 41, poz. 185, z 1984 r. Nr 34, poz. 183, z 1986 r. Nr 47, częci wpływu i bezzwłocznie doręcza adresatom za po

, z 1987 r. Nr 21, poz. 123 i Nr 33, poz. 186, kwitowaniem. Na telegramach, telefonogramach i da z 1989 r. Nr 20, poz. 107, z 1990 r. Nr 34, poz. 201, lekopisach, oprócz daty wpływu, zamieszcza się godzi z 1991 r. Nr 100, poz. 442 i Nr 119, poz. 513, z 1994 r. nę i minutę przyjęcia, a na telefonogramach - także Nr 122, poz. 593, z 1995 r. Nr 1, poz. 1 i Nr 74, poz. 368, imię i nazwisko oraz stanowisko służbowe nadającego z 1996 r. Nr 43, poz. 189 i Nr 106, poz. 496 oraz z 1997 r. i przyjmującego. Wzór pieczęci wpływu określa załącz­ Nr 75, poz. 471, Nr 102, poz. 643, Nr 137, poz. 926 nik nr 1. i Nr 141, poz. 944). 4. Kancelaria otwiera wszystkie przesyłki, z zastrze § 4. 1. Do podstawowych czynności kancelaryjnych żeniem § 1 ust. 4, z wyjątkiem:

należy: 1) adresowanych imiennie, które przekazuje adresa

1) przyjmowanie i rozdział korespondencji oraz prze tom,

syłek, 2) stanowiących tajemnicę służbową (poufne), które

2) prowadzenie ewidencji wpływów specjalnych przekazuje odpowiednio kancelarii tajnej i adresa i wartościowych, tom,

3) sporządzanie czystopisów pism oraz ich powiela 3) wartościowych, które przekazuje właściwej osobie lub komórce organizacyjnej za pokwitowaniem. nie,

4) wysyłanie korespondencji i przesyłek, 5. Jeżeli po otwarciu koperty nie oznaczonej na ze wnątrz napisem "poufne" okaże się, że zawiera ona

5) przyjmowanie i nadawanie telegramów, telefono wiadomości stanowiące tajemnicę służbową, należy gramów, dalekopisów, faksów oraz obsługa poczty bezzwłocznie przekazać ją w zamkniętej kopercie wła­ elektronicznej itp., ściwej do jej odbioru osobie lub komórce organizacyj nej - z adnotacją o przyczynie otwarcia koperty. 6) udzielanie informacji interesantom, a w razie po trzeby kierowanie ich do właściwych wydziałów 6. Ujawnione przy przesyłkach lub pismach, nie lub stanowisk pracy. oznaczonych jako wartościowe, pieniądze, znaczki skarbowe itp. walory, po komisyjnym ustaleniu ich ilo 2. Czynności kancelaryjne w urzędach wykonują: ści i wartości oraz wpisaniu do książki depozytowej,

1) kancelaria, składa się do kasy podręcznej kancelarii, a pismo opa truje pieczęcią depozytową i przesyła do właściwej ko 2) sekretariaty, mórki organizacyjnej, która zarządzi dalsze postępowa­

3) referenci odpowiedzialni za merytoryczne załatwie­ nie z depozytem. nie danej sprawy, 7. Po otwarciu koperty sprawdza się: 4) pracownicy sporządzający czystopisy.

1) czy nie zawiera ona pisma mylnie skierowanego,

Rozdział II 2) czy dołączone są wymienione w piśmie załączniki.

Przyjmowanie i obieg korespondencji 8. Brak załączników lub otrzymanie samych załącz­

§ 5. 1. Korespondencję przyjmuje kancelaria, reje ników bez pisma przewodniego odnotowuje się na da strując ją ilościowo w rejestrze kancelaryjnym, a poda nym piśmie lub załączniku.

nia składane do protokołu przyjmują właściwi referen 9. Koperty z nienaruszonym znaczkiem pocztowym ci, zgodnie z podziałem czynności, i przekazują kierow (stemplem pocztowym) dołącza się tylko do pism: nikowi wydziału. 1) poufnych, wartościowych, poleconych, ekspreso

2. Przyjmując przesyłki przekazywane drogą pocz wych, za dowodem doręczenia, tową, zwłaszcza polecone i wartościowe, kancelaria 2) dla których istotna jest data nadania (stempla poczsprawdza prawidłowość zaadresowania oraz stan opa towego), np. skargi, odwołania itp., kowania. W razie stwierdzenia uszkodzenia, kancelaria sporządza adnotacje na kopercie lub opakowaniu oraz 3) w których brak nadawcy lub daty pisma,

na potwierdzeniu odbioru i żąda od pracownika urzędu 4) mylnie skierowanych, pocztowego spisania protokołu o doręczeniu przesyłki uszkodzonej. 5) załączników nadesłanych bez pisma przewodniego,

6) w razie niezgodności zapisów na kopercie z ich za 3. Przesyłki specjalnego rodzaju (telegramy, telefo wartością· nogramy, dalekopisy, faksy, poczta elektroniczna, pi

sma organów nadrzędnych, pisma procesowe, paczki, 10. Potwierdzenie otrzymania pisma kancelaria wy

listy polecone, ekspresowe, przesyłki wartościowe) daje na żądanie składającego pismo.

Nr 161 - 6456- Poz. 1109

11. Korespondencję mylnie doręczoną (adresowa Rozdział IV ną do innego adresata) zwraca się bezzwłocznie do urzędu pocztowego lub punktu wymiany korespon Czynności kancelaryjne sekretariatów dencji. § 7. 1. Pracownik sekretariatu przyjmuje korespon 12. Na każdej wpływającej na nośniku papierowym dencję oraz - jeżeli nie została wprowadzona do żad­ korespondencji umieszcza się w górnym lewym rogu nego z rejestrów - rejestruje ją w dzienniku korespon pierwszej strony (na korespondencji przekazywanej dencji i przekazuje odpowiednio: wojewodzie, wicewo bez otwierania - na przedniej stronie koperty) piecząt­ jewodom lub kierownikowi urzędu, a następnie przeka kę wpływu określającą datę otrzymania. zuje kancelarii w celu umieszczenia jej w rejestrze kan celaryjnym. 13. Po wykonaniu czynności określonych w ust. 1-12 kancelaria segreguje wpływającą korespondencję we 2. Wzór dziennika korespondencji określa załącznik dług jej treści i przekazuje sekretariatom i wydziałom. nr 2.

14. Kancelaria jest stałym punktem wymiany kore § 8. 1. Korespondencję przejrzaną i zwróconą przez spondencji przeznaczonej do obiegu wewnętrznego. wojewodę, wicewojewodów lub kierownika urzędu Pojedyncze przesyłki wymagające natychmiastowego pracownik sekretariatu dzieli zgodnie z dyspozycjami doręczenia wydziały przekazują sobie za pośrednic­ na: twem swoich pracowników bez pokwitowań. 1) podlegającą załatwieniu przez wojewodę, wicewo jewodów lub kierownika urzędu, Rozdział III 2) podlegającą załatwieniu przez wydziały.

Przekazywanie korespondencji wojewodzie, 2. Korespondencję, o której mowa w ust. 1 pkt 2, wicewojewodom i kierownikowi urzędu pracownik sekretariatu przekazuje właściwym wydzia

§ 6. 1. Wojewodzie kancelaria przekazuje za pośred- łom. nictwem sekretariatu następującą korespondencję: Rozdział V 1) adresowaną do wojewody,

2) dotyczącą spraw o charakterze reprezentacyjnym, Przeglądanie i przydzielanie korespondencji

3) od organów naczelnych i centralnych, § 9. 1. Wojewoda, wicewojewodowie lub kierownik urzędu, przeglądając korespondencję: 4) zastrzeżoną dla wojewody, 1) decyduje, którą korespondencję załatwia sam, 5) protokoły i zalecenia pokontrolne z kontroli prze 2) przydziela pozostałą korespondencję do załatwie­ prowadzonych przez organy nadrzędne lub inne nia przez właściwe wydziały bądż stanowiska pra właściwe organy w zespolonych służbach, inspek cy. Wzór formularza poleceń wojewody określa za cjach lub strażach wojewódzkich. łącznik nr 3.

2. Wicewojewodom kancelaria przekazuje, poprzez 2. Na przeglądanej korespondencji, przewidzianej ich sekretariaty, korespondencję: do załatwienia przez wydziały bądź stanowiska pracy, 1) imiennie do nich adresowaną, umieszcza się dyspozycje dotyczące:

2) dotyczącą prowadzonych spraw, zgodnie z podzia 1) sposobu załatwienia sprawy, łem zadań, kompetencji i odpowiedzialności po 2) terminu załatwienia sprawy, między wojewodą a wicewojewodami, 3) aprobaty załatwienia sprawy bądź podpisania czy 3) zastrzeżoną dla wicewojewodów. stopisu.

3. Kierownikowi urzędu kancelaria przekazuje za 3. Do przekazywania dyspozycji powinno się stoso pośrednictwem sekretariatu następującą korespon wać typowe skróty.

dencję: 4. Kierownicy wydziałów przeglądają korespon 1) adresowaną imiennie do kierownika urzędu, dencję:

2) dotyczącą korpusu służby cywilnej oraz spraw ka 1) mającą dyspozycję wojewody, wicewojewodów drowych, lub kierownika urzędu,

3) dotyczącą organizacji, zakresu działania i zasad 2) adresowaną do nich imiennie, funkcjonowania urzędu, 3) zawierającą ponaglenie i interwencje,

4) skargi i wnioski dotyczące działalności urzędu lub 4) wymagającą osobistego przyjęcia do wiadomości, jego pracowników, zajęcia stanowiska lub wydania wstępnych pole ceń, dotyczących sposobu ich załatwienia. 5) protokoły kontroli i zalecenia pokontrolne z kontro li przeprowadzonych w urzędzie przez organy nad 5. Jeżeli korespondencja dotyczy spraw wchodzą­ rzędne lub inne organy kontrolne. cych w zakres działania (czynności) różnych wydziałów

Nr 161 - 6457 Poz. 1109

lub pracowników, przekazuje się ją wydziałowi lub pra 8. Oprócz haseł jednolity rzeczowy wykaz akt za cownikowi, do którego należy załatwienie sprawy wiera oznaczenie kategorii archiwalnej akt. w podstawowym zakresie. 9. Do materiałów archiwalnych oznaczonych sym

Rozdział VI bolem"A" zalicza się dokumentację mającą trwałą wartość historyczną, przewidzianą do przekazania do Wewnętrzny obieg akt archiwum państwowego.

§ 10. Obieg akt między wydziałami odbywa się, 10. Do dokumentacji niearchiwalnej oznaczonej z zastrzeżeniem § 5 ust. 14 zdanie drugie, za pośrednic­ symbolem "B" i cyframi arabskimi, określającymi licz twem kancelarii lub poczty elektronicznej. bę lat przechowywania w archiwum zakładowym, zali cza się dokumentację mającą czasowo znaczenie prak § 11. Obieg akt odbywa się bez pokwitowania. Za tyczne. pokwitowaniem doręcza się wyłącznie akta, co do któ 11. Do dokumentacji oznaczonej symbolem "Bc" rych obowiązek kwitowania wynika z odrębnych prze pisów. zalicza się dokumentację manipulacyjną mającą krót kotrwałe znaczenie praktyczne. Może ona ulec brako Rozdział VII waniu po pełnym jej wykorzystaniu, bez przekazywa nia jej do archiwum zakładowego, lecz w porozumie System kancelaryjny, rejestracja i znakowanie spraw niu z tym archiwum, na zasadach określonych przez oraz archiwizacja akt właściwe archiwum państwowe.

§ 12. 1. W wydziałach urzędów obowiązuje bez 12. Dokumentacja zaliczana do kategorii "BE", dziennikowy system kancelaryjny oparty na jednoli przechowywana w archiwum zakładowym przez okre tym rzeczowym wykazie akt. śloną liczbę lat (np. BE 5), podlega ekspertyzie, którą przeprowadzają właściwe archiwa państwowe dla

2. Wykaz akt stanowi jednolitą, rzeczową, niezależ­ ewentualnego dokonania zmiany kwalifikacji archiwal ną od struktury organizacyjnej urzędu, klasyfikację akt nej tej dokumentacji. powstających w toku działalności urzędu oraz zawiera ich kwalifikację archiwalną. Obejmuje on wszystkie za § 13.1. Komórki organizacyjne mogą sporządzać na gadnienia z zakresu działalności urzędu oznaczone własne potrzeby szczegółowy wyciąg z wykazu akt, za w poszczególnych pozycjach symbolami, hasłami i ka wierającyodpowiednie symbole i hasła klasyfikacyjne tegorią archiwalną. Wykaz ten służy do oznaczania, re oraz kategorie archiwalne dokumentacji występujące jestracji, łączenia i przechowywania akt. w działalności tych komórek.

3. Wykaz akt oparty jest na systemie klasyfikacji 2. Wyciąg z wykazu akt dla komórki organizacyjnej dziesiętnej i dzieli całość wytwarzanej dokumentacji na w zależności od potrzeb może zawierać: dziesięć klas pierwszego rzędu sformułowanych 1) nowe pozycje (symbole i hasła klasyfikacyjne) w sposób ogólny, oznaczony symbolami od O do 9. utworzone przez rozbudowanie końcowych klas trzeciego i czwartego rzędu w wykazie akt w klasy 4. W ramach tych klas wprowadza się podział na bardziej szczegółowe przy zachowaniu oznaczeń klasy drugiego rzędu (hasła bardziej szczegółowe) kategorii archiwalnej i okresu przechowywania akt, oznaczone symbolami dwucyfrowymi powstającymi ustalonego dla klasy rozbudowanej, przez dodanie do symbolu klasy pierwszego rzędu jed nej z cyfr od O do 9, co daje: 00- 99 oraz dalszy podział 2) pozycje oznaczone w wykazie akt symbolami wyż­ niektórych klas drugiego rzędu na klasy trzeciego rzę­ szego rzędu, z ustaleniem właściwej kategorii ar chiwalnej z klas komasowanych. du oznaczone symbolami trzycyfrowymi, to jest: 000- 999, a w ramach klas trzeciego rzędu - podział na kla 3. Wyciąg z wykazu akt sporządza się w dwóch eg sy czwartego rzędu oznaczone symbolami czterocyfro zemplarzach, z czego jeden egzemplarz zatrzymuje dla wymi, to jest: 0000-9999. siebie dana komórka organizacyjna, a drugi przekazu je się do archiwum zakładowego. 5. Klasy końcowe w poszczególnych jednorodnych tematycznie grupach spraw (hasłach), oznaczone kate § 14. Zmiany w wykazie akt polegające na prze gorią archiwalną, odpowiadają tematycznym (rzeczo kształceniu lub dodaniu nowych symboli i haseł klasy wym) teczkom aktowym oznaczonym tym samym zna fikacyjnych w klasach pierwszego i drugiego rzędu mo kiem akt co klasy końcowe w wykazie. gą być dokonywane tylko na podstawie zarządzenia kierownika urzędu w porozumieniu z właściwym archi 6. Akta jednorodne tematycznie z różnych komórek wum państwowym. organizacyjnych urzędu będą posiadały to samo hasło klasyfikacyjne i symbol liczbowy hasła. Wyróżniać je § 15. 1. Dla każdej, końcowej w podziale klasyfikacji, będą symbole literowe i liczbowe stanowiące oznacze pozycji jednolitego rzeczowego wykazu akt zakłada się nia nazwy danej komórki organizacyjnej. spis spraw oraz odpowiadającą temu spisowi teczkę ak tową do przechowywania w niej spraw ostatecznie za 7. W uzasadnionych przypadkach kierownik urzędu łatwionych. Wszystkie pisma (dokumenty) dotyczące może rozbudować jednolity rzeczowy wykaz akt w ra jednej sprawy należy gromadzić i przechowywać mach istniejących symboli z zachowaniem tej samej w sposób umożliwiający ustalenie daty wszczęcia i za kategorii archiwalnej. kończenia sprawy.

Nr 161 - 6458- Poz. 1109

2. Spisy spraw i teczki zakłada się w zasadzie na 3) liczbę kolejną, pod którą sprawa została zarejestro każdy rok kalendarzowy oddzielnie. Dopuszcza się, wana w spisie spraw, w przypadku małej liczby korespondencji, prowadze 4) dwie ostatnie cyfry roku, w którym sprawę wszczę: nie teczek przez okres dłuższy niż jeden rok. to.

3. Jeżeli zachodzi potrzeba wydzielenia określo­ 3. Poszczególne elementy znaku sprawy oddziela nych spraw z teczki w osobne zbiory, zakłada się pod się kropką, przecinkiem, kreskami poziomymi oraz kre teczki, które otrzymują znak akt macierzystej teczki, za ską poprzeczną, np. Or.1.0012-15/98, gdzie "Or.l" - łożonej według jednolitego rzeczowego wykazu akt, oznacza symbol wydziału i oddziału (jeśli taki utworzo oraz hasło z dodaniem nazwy sprawy wydzielonej. no w wydziale), ,,0012" - oznacza symbol liczbowy Podteczki zakłada się, w zależności od potrzeb, w ukła­ grupy klasyfikacyjnej z jednolitego rzeczowego wyka dzie alfabetycznym podmiotów spraw bądź w układzie zu akt, ,,15" - oznacza liczbę kolejną ze spisu spraw, numerowym. ,,98" - oznacza dwie ostatnie cyfry roku.

4. W przypadku założenia podteczki, zakłada się dla 4. Znak sprawy może zawierać także symbol litero niej oddzielny spis spraw, a w spisie spraw teczki ma wy pracownika, jeżeli takie zostały ustalone w regula cierzystej wpisuje się tytuł założonej podteczki. Wów minach wevy'nętrznych wydziałów. Symbol litery czas znakiem sprawy będzie: znak akt teczki macierzy umieszcza się po symbolu wydziału i oddziału. Symbo stej, kolejny numer, pod którym podteczkę wpisano le wydziałó-At i wewnętrznych komórek organizacyj w spisie spraw, kolejny numer, pod którym sprawę nych określa regulamin organizacyjny urzędu. wpisano do spisu spraw podteczki, oraz dwie ostatnie cyfry roku (np. Or. 1-0258-10-6/98). 5. Spra~y nie załatwione ostatecznie w ciągu dane go roku załatwia się, z zastrzeżeniem ust. 6, w roku na 5. Dla ułatwienia pracy referenci mogą przechowy stępnyrri bez zmiany dotychczasowego ich znaku i bez wać spisy spraw bieżącego roku nie w teczkach, zało­ wpisywania do nowych spisów spraw. żonych według jednolitego rzeczowego wykazu akt, lecz w oddzielnej teczce podręcznej zatytułowanej 6. W przypadku konieczności wznowienia sprawy "Spisy spraw do teczek symbol ... ". Po zakończeniu ro z urzędu, sprawę, która została ostatecznie załatwiona ku spisy spraw powinny być bezwzględnie odłożone w roku poprzednim i odłożona do właściwej teczki, do właściwych teczek założonych według jednolitego przenosi się do spisu spraw bieżącego roku; w spisie rzeczowego wykazu akt. spraw ubiegłego roku czyni się wzmiankę: "przeniesio no do teczki hasło ... ". § 16.1. Rejestracja spraw polega na wpisaniu pi sma rozpoczynającego sprawę do spisu spraw, założo­ § 18. 1. Nie podlegają rejestracji: nego zgodnie z jednolitym rzeczowym wykazem akt, lub do rejestru kancelaryjnego. 1) publikacje (gazety, czasopisma, książki, afisze, ogłoszenia, prospekty itp.),

2. Spis spraw prowadzi się na specjalnych formula 2) potwierdzenia odbioru, które dołącza się do akt rzach lub w rejestrach elektronicznych. właściwej sprawy,

3. Sprawę (nie pismo) rejestruje się tylko jeden raz 3) rachunki, faktury i inne dokumenty księgowe, na podstawie pierwszego pisma w danej sprawie 4) zaproszenia, życzenia i inne pisma o podobnym otrzymanego z zewnątrz lub sporządzonego wewnątrz charakterze. urzędu. Dalszych pism w danej sprawie nie wpisuje się do spisu spraw, lecz dołącza do akt sprawy w porząd­ 2. Pisma wymienione w ust. 1 należy po wykorzy ku chronologicznym. Wzór formularza spisu spraw staniu odłożyć do Odpowiednich zbiorów lub teczek określa załącznik nr 4. przedmiotowych według rzeczowego wykazu akt.

4. Sekretariat lub referent, po otrzymaniu pisma do § 19. 1. W celu rejestracji spraw jednorodnych i ma załatwienia, sprawdza, czy pismo dotyczy sprawy już sowo napływających zamiast spisów spraw, o których wszczętej, czy też rozpoczyna nową sprawę. W pierw mowa w § 15, zakłada się rejestry kancelaryjne, prowa szym wypadku pismo dołącza do akt sprawy (poprzed dzone w układzie rzeczowym lub alfabetycznym na spe ników), w drugim, przed przystąpieniem do załatwie­ cjalnych formularzach albo w postaci informatycznej. nia, rejestruje jako nową sprawę. W obu wypadkach re ferent wpisuje znak w obrębie odciśniętej pieczęci 2. Każdy rejestr kancelaryjny otrzymuje własny wpływu. Na nośniku papierowym znak ten wpisuje się symbol (znak). w obrębie odciśniętej pieczęci wpływu. 3. Decyzję w sprawie wprowadzenia rejestru kance § 17.1. Znak sprawy (akt) jest stałą cechą rozpo laryjnego dla określonej grupy spraw podejmuje kie znawczą sprawy. Każde pismo dotyczące tej samej rownik urzędu bądź kierownik wydziału. sprawy otrzymuje identyczny znak. 4. Rejestry prowadzą referenci spraw. 2. Znak sprawy zawiera: 5. Każdemu rejestrowi odpowiada teczka, oznaczo 1) symbol literowy komórki organizacyjnej, na symbolem rejestru, przeznaczona do przechowywa 2) symbol liczbowy hasła według jednolitego rzeczo nia akt spraw ostatecznie załatwionych i wpisanych do wego wykazu akt, danego rejestru.

Nr 161 - 6459- Poz. 1109

6. Rejestry kancelaryjne mogą być prowadzone dla rubryce daty załatwienia oraz nazwiska (nazwy) strony

każdego roku kalendarzowego oddzielnie lub przez kil (adresata). Przy załatwianiu odręcznym wpisuje się te

ka lat. Przy wykorzystywaniu rejestrów przez kilka lat same dane z dodaniem skrótu "odr." Na kopii załatwie­ zapisy poszczególnych lat należy zakończyć, z pozosta nia i w spisie spraw zamieszcza się znak: "Oz.", który wieniem między latami całej nie zapisanej strony, któ oznacza "ostatecznie załatwione". rą należy przekreślić. Numerację zapisów rozpoczyna się w każdym roku od nr 1. § 23. Z rozmów przeprowadzonych z interesantami oraz z czynności w terenie sporządza się, jeśli nie jest 7. Znak sprawy wpisanej do rejestru składa się dla nich przewidziana forma protokołu, notatki służbo­ z tych samych elementów co znak sprawy wpisanej do we lub czyni adnotacje na aktach, jeżeli uzyskane tą spisu spraw, z tą różnicą, że zamiast kolejnego numeru drogą wiadomości lub informacje mają znaczenie zapisu w spisie spraw występuje kolejny numer zapisu w załatwianej sprawie. Notatki dołącza się do akt wła­ w rejestrze. ściwej sprawy.

§ 20. 1. W urzędach organów administracji zespo § 24. Przy sporządzaniu kopii pisma lub dokumen lonej prowadzone są następujące centralne rejestry tu należy umieścić pod tekstem z lewej strony klauzu kancelaryjne: lę: "Stwierdzam zgodność z oryginałem", a także datę,

1) rejestr skarg i wniosków, podpis i stanowisko służbowe osoby stwierdzającej

2) rejestr aktów prawnych wojewody, zgodność treści.

3) rejestr aktÓw wewnętrznych kierownika urzędu, § 25.1. Referenci załatwiają sprawy według kolej

4) rejestr wydawanych upoważnień i pełnomocnictw. ności ich wpływu i stopnia pilności. Każdą sprawę za łatwia się oddzielnym pismem bez łączenia jej z inną

2. Sekretariat wojewody może prowadzić dziennik sprawą nie mającą z nią bezpośredniego związku.

korespondencyjny (na nośniku papierowym lub jako rejestr informatyczny), w którym rejestrowane będą 2. Referent opracowuje projekt pisma, który wraz wszystkie pisma kierowane do wojewody według wzo z aktami sprawy przedkłada aprobującemu. Aprobują­ ru ustalonego przez kierownika wydziału. cy sprawdza prawidłowość projektowanego załatwie­ nia sprawy i po zaaprobowaniu zwraca projekt pisma 3. Prowadzenie innych certralnych rejestrów kan wraz z aktami referentowi. Referent powoduje sporzą­ celaryjnych niż wymienione w ust. 1 dozwolone jest za dzenie czystopisu i przedstawia go do podpisu. Po pod zgodą kierownika wydziału właściwego w sprawach pisaniu czystopisu referent dołącza do niego załączni­ organizacyjnych. ki i wraz z kopią pisma przekazuje czystopis kancelarii

celem wysłania adresatowi. Jeżeli kopie pisma ma Rozdział VIII otrzymać większa liczba odbiorców lub gdy pismo ma

być rozesłane według rozdzielnika, referent powinien Załatwianie spraw przekazać do kancelarii odpowiednią liczbę kopii albo

powielonych pism, z dodatkowym egzemplarzem dla § 21.1. Przy pisemnym załatwieniu sprawy stosuje się następujące formy: dokonania adnotacji o wysyłce. Kancelaria sprawdza ilość załączników, wysyła czystopis adresatowi, a kopię 1) odręczną, pisma zwraca referentowi z odpowiednią adnotacją.

2) korespondencyjną, 3. W sprawach nieskomplikowanych, których spo 3) inną (np. przy użyciu pieczęci z odpowiednim tek sób załatwienia jest uzgodniony z aprobującym, moż­ stem, na formularzu itp.). na mu przedkładać pismo w czystopisie (z kopią) - do

2. Forma odręczna jest skróconym sposobem zała­ podpisania.

twienia sprawy i polega na sporządzeniu przez referen ta, po zarejestrowaniu sprawy - bezpośrednio na § 26. 1. Pismo załatwiające sprawę powinno być otrzymanym piśmie - zwięzłej odpowiedzi załatwiają­ pod względem formy zewnętrznej dostosowane do blankietów korespondencyjnych formatu A4 lub A5 cej sprawę lub na sporządzeniu na nim odręcznej no tatki wskazującej sposób jej załatwienia. w układzie pionowym lub poziomym i powinno zawie rać: 3. Forma korespondencyjna polega na sporządze­ niu przez referenta projektu pisma załatwiającego 1) nagłówek - druk lub podłużną pieczęć nagłówko­ wą, sprawę·

2) znak sprawy, § 22. 1. Załatwienie spraw może być: 3) powołanie się na znak i datę pisma, którego odpo 1) tymczasowe - gdy zachodzi potrzeba przeprowa wiedź dotyczy, dzenia postępowania wyjaśniającego, 4) datę podpisania pisma przez osobę upoważnioną, 2) ostateczne - gdy odpowiedź udzielona stronie za łatwia sprawę co do jej istoty (merytorycznie) albo 5) określenie odbiorcy w pierwszym przypadku wraz

w inny sposób kończy sprawę w danej instancji. z adresem,

2. Ostateczne załatwienie sprawy referent odnoto 6) treść pisma,

wuje w spisie spraw przez wpisanie w odpowiedniej 7) podpis (imię i nazwisko oraz stanowisko służbowe).

Nr 161 - 6460 - Poz. 1109

2. Kopia pisma załatwiającego powinna ponadto wania dokumentów, pism i decyzji określa regulamin

zawierać: urzędu.

1 l parafę referenta i datę sporządzenia pisma (z lewej 3. Na blankietach korespondencyjnych stosowa strony pod treścią pisma l, nych przez wojewodę zamieszcza się nad tekstem w le

2l termin wznowienia sprawy lub oznaczenie dołącze­ wym górnym rogu godło Rzeczypospolitej Polskiej.

nia jej do akt pod treścią pisma w lewej dolnej czę­ ści arkusza. § 29. 1. Pieczęć urzędową lub jej elektroniczny wi zerunek umieszcza się tylko na dokumentach szczegól

3. W razie potrzeby pismo i jego kopia powinny nej wagi, stanowiących podstawę do podjęcia określo­ również zawierać dalsze następujące określenia: nych czynności prawnych, np. decyzja, świadectwo itp. 1 l nad adresem z prawej strony - wskazówki doty Odcisku pieczęci nie umieszcza się na kopiach doku czące sposobu wysyłania czystopisu: "polecony", mentów składanych do akt urzędu oraz na innych pi "ekspres", "za zwrotnym dowodem doręczen ia", smach wysyłanych z urzędu, chyba że przepisy szcze "pilne", "poufne" itp., gólne stanowią inaczej.

2l pod treścią załatwienia z lewej strony arkusza - 2. Wzór pieczęci urzędowej, o której mowa w ust. 1, liczbę przesyłanych załączników (zał .... l lub wy oraz zasady jej stosowania określają odrębne przepisy. mienia się je z podaniem liczb porządkowych, na każdym załączniku wpisuje się w prawym górnym § 30.1. Czystopisy pism sporządza się ściśle według rogu kolejny numer załącznika (Zał. nr ... do pisma ich pierwotnych zapisów i zgodnie z zasadami dotyczą­ znak ... l, cymi układu pism. Poprawki i uzupełnienia mogą być 3l adresy tych instytucji lub osób umieszczone pod dokonywane jedynie w porozumieniu i za zgodą refe renta. treścią pisma z lewej strony pod klauzulą: "Otrzy

mują do wiadomości" - jeżeli treść pisma ma być 2. Czystopisy wykonuje się jednostronnie lub dwu poza adresatem podana do wiadomości innym in stronnie w liczbie egzemplarzy wskazanej przez refe stytucjom lub osobom, przez przesłanie im kopii renta. pisma,

4l pod treścią pisma z lewej strony - termin wyzna Rozdział IX czony do załatwienia sprawy (Termin do dnia ... l,

określenia tego używa się wyłącznie w stosunku do Wysyłanie i doręczanie pism jednostek podległych; dla uniknięcia zbędnych po nagleń należy wyznaczyć termin, w którym możli­ § 31. 1. Korespondencja może być przekazywana we jest załatwienie sprawy; terminy należy w zasa odbiorcy w postaci pisma wysyłanego:

dzie wyznaczać dekadowo: 10,20,30 danego mie 1 l przesyłką listową, siąca; po upływie terminu wyznaczonego do zała­ twienia sprawy referent decyduje o wysłaniu pona 2l faksem,

glenia lub przesunięciu terminu i fakt ten odnoto 3l teleksem lub dalekopisem, wuje w aktach sprawy, 4l na nośniku informatycznym, wysyłanym przesyłką 5l ewentualne wskazówki dla kancelarii. listową,

4. Przy załatwianiu spraw należy wykorzystać for 5l pocztą elektroniczną.

mularze i druki przewidziane przepisami szczególnymi. 2. Pisma przeznaczone do wysłania pracownik kan

§"27. Jeżeli załatwienie sprawy w zakreślonym ter celarii:

minie nie jest możliwe: 1l sprawdza, czy są podpisane, opatrzone znakiem

1 l należy postąpić ze sprawą zgodnie z obowiązujący­ sprawy i datą oraz czy dołączono przewidziane za mi przepisami dotyczącymi terminów załatwienia, łączniki; w razie stwierdzenia braków zwraca pismo ze szczególnym uwzględnieniem przepisów Ko referentowi do uzupełnienia,

deksu, 2l stwierdza swoją pa rafką lub w odpowiednim zbio

2l gdy w konkretnej sprawie nie stosuje się przepisów rze na nośniku elektronicznym wysyłkę pisma wraz wymienionych w pkt 1, a sprawa dotyczy organu z datą jego wysłania,

nadrzędnego, należy zwrócić się do tego organu 3l zwraca referentom kopie wysłanych pism, z wnioskiem o przesunięcie terminu, podając przy 4l wpisuje przesyłki specjalnego rodzaju do odpo czyny uniemożliwiające załatwienie sprawy w wy wiednich rejestrów kontrolnych, znaczonym terminie oraz zaproponować nowy ter min jej załatwienia. 5l do pism wysyłanych przez pocztę za zwrotnym po twierdzeniem odbioru dołącza wypełniony przez

§ 28. 1. Wzory blankietów korespondencyjnych lub referenta sprawy odpowiedni formularz i przypina

pieczęci nagłówkowych stosowanych w urzędach oraz go do koperty.

wzory pieczęci do podpisu określa załącznik nr 5. 3. Dla pism ptrzymanych do wysyłki kancelaria

2. Zakres kompetencji wojewody, wicewojewo przygotowuje koperty, na których w prawej dolnej czę­

dów, kierownika urzędu w sprawie aprobaty, podpisy- ści zamieszcza adres odbiorcy składający się z:

. •

Nr 161 - 6461 Poz. 1109

1) imienia i nazwiska bądź nazwy instytucji, spisów spraw (rejestrów), poczynając od najwcze 2) nazwy miejscowości z kodem pocztowym oraz na śniejszej sprawy (od nr 1) z dołączonym na wierz zwą ulicy i numerem nieruchomości. chu spisem spraw; w obrębie sprawy pisma ukła­ da się chronologicznie, poczynając od pisma roz

4. Pisma adresowane do tego samego adresata poczynającego sprawę, wysyła się w jednej kopercie. 2) wyłączenie zbędnych egzemplarzy tych samych pism i akt kategorii Bc, 5. Sprawy załatwione wysyła się w dniu ich podpi sania. 3) ułożenie teczek, ksiąg, rejestrów itp. według haseł klasyfikacyjnych jednolitego rzeczowego wykazu 6. Pismo wysyła się zgodnie z dyspozycją zamiesz akt, czoną nad adresem (polecony, ekspres itp.). Brak takiej 4) odłożenie do teczki spisu spraw lub innych środ­ dyspozycji oznacza, iż pismo ma być wysłane jako kówewidencyjnych, przesyłka zwykła. 5) opisanie teczek na ich zewnętrznej stronie, § 32. Do doręczenia niektórych terminowych pism 6) w odniesieniu do akt kategorii A - przesznurowa miejscowych bezpośrednio adresatom służy książka nie całości akt, ponumerowanie stron ołówkiem doręczeń, w której adresat kwituje ich odbiór. Szczegó zwykłym i oznaczenie na zewnętrznej, spodniej łowe zasady i tryb doręczania pisma w indywidualnych stronie okładki liczby stron zawartych w teczce. sprawach z zakresu administracji państwowej regulują Kodeks oraz inne przepisy proceduralne. Wzór książki 2. Spisy zdawczo-odbiorcze sporządza się osobno doręczeń określa załącznik nr 6. w czterech egzemplarzach dla dokumentacji kategorii A i w trzech egzemplarzach dla dokumentacji kategorii Rozdział X B, z których jeden z każdej kategorii pozostaje u refe renta przekazującego akta, jako dowód przekazania akt, Przechowywanie akt pozostałe egzemplarze otrzymuje pracownik prowa dzący archiwum zakładowe. Wzór spisu zdawczo-od § 33. 1. Akta spraw przechowuje się w wydziałach biorczego określa załącznik nr 8. i w archiwum zakładowym.

3. Spisy zdawczo-odbiorcze sporządzają pracowni 2. W wydziałach przechowuje się akta spraw zała­ cy przekazujący akta w kolejności teczek według jedno twianych w ciągu roku kalendarzowego - przed prze litego rzeczowego wykazu akt. kazaniem ich do archiwum zakładowego.

4. Spisy zdawczo-odbiorcze podpisują: referent 3. Przykładowy opis teczki aktowej zawiera załącz­ przekazujący akta i pracownik prowadzący archiwum niknr7. zakładowe.

Rozdział XI § 36. 1. Komórki organizacyjne przekazują akta do archiwum zakładowego wyłącznie kompletnymi rocz Przekazywanie akt do archiwum zakładowego nikami.

§ 34. 1. W celu przechowywania akt spraw ostatecz 2. Do akt przekazanych archiwum zakładowemu nie załatwionych urzędy prowadzą archiwa zakłado­ dołącza się zbędne w pracy bieżącej: ewidencje, reje we. stry i kartoteki.

2. Akta spraw ostatecznie załatwionych urzędy 3. Akta spraw ostatecznie załatwionych, które ze przechowują na nośnikach papierowych w archiwach względu na swój przedmiot będą nadal potrzebne, po zakładowych. dokonaniu formalności przekazania do archiwum za kładowego i zarejestrowaniu ich w ewidencji tego ar 3. Akta spraw ostatecznie załatwionych przekazuje chiwum, można wypożyczać na tak długo, jak długo do archiwum zakładowego po upływie 1 roku, kom będą one potrzebne. pletnymi rocznikami, pracownik wyznaczony do tych spraw. § 37. Szczegółowy tryb postępowania przy przeka zywaniu akt do archiwum zakładowego, układ akt, tryb 4. Pracownik, do którego obowiązków należy pro korzystania z tych akt, organizację pracy w archiwum wadzenie archiwum zakładowego, w porozumieniu zakładowym oraz zasady przekazywania materiałów z kierownikami wydziałów, ustala corocznie termin archiwalnych do archiwum państwowego określa in przekazywania akt do archiwum zakładowego przez strukcja stanowiąca załącznik do zarządzenia nr 7 Mini poszczególne wydziały. stra - Szefa Urzędu Rady Ministrów z dnia 13 marca § 35. 1. Przekazywanie akt odbywa się na podsta 1991 r. w sprawie organizacji i zakresu działania archi wie spisu zdawczo-odbiorczego, po szczegółowym wów zakładowych oraz zasad i trybu postępowania przeglądzie i uporządkowaniu akt przez referentów. z dokumentacją w urzędach terenowych organów rzą­ dowej administracji ogólnej. Przez uporządkowanie akt rozumie się:

1) takie ułożenie akt wewnątrz teczek, by sprawy na § 38.1. W razie zniesienia urzędu, w wyniku likwi stępowały po sobie według liczb porządkowych dacji jednostki podziału terytorialnego, urząd znoszony

fi( ~.

Nr 161 - 6462- Poz. 1109

przekazuje materiały archiwalne (kategorii A) do wła­ ganowi, który wysłał wezwanie, znaki opłaty skarbo

ściwego archiwum państwowego, a dokumentację wej kasuje się na wezwaniu i dołącza się je do podania,

niearchiwalną (kategorii B) - urzędowi przejmujące­ na którym odnotowuje się wysokość wpłaconej kwoty

mu sprawy likwidowanej jednostki. i datę doręczenia wezwania.

2. Jeżeli tereny likwidowanej jednostki podziału te 4. Rozpatrzenie podania, pomimo nieuiszczenia rytorialnego wchodzą w skład kilku jednostek podziału opłaty skarbowej, może nastąpić tylko w przypadkach,

terytorialnego, urząd znoszony przekazuje materiały gdy:

archiwalne (kategorii A) do właściwego archiwum 1) za niezwłocznym rozpatrzeniem przemawiają państwowego. Dokumentację niearchiwalną (kategorii względy społeczne lub ważny interes strony, B) przejmuje jednostka wyznaczona w akcie likwidacyj nym. 2) wniesienie podania stanowi czynność, dla której jest ustanowiony termin wniesienia,

Rozdział XII 3) podanie wniosła osoba zamieszkała za granicą bez

pośrednictwa polskiego urzędu konsularnego. Opłaty skarbowe 5. W przypadkach, o których mowa w ust. 4 pkt 1 § 39. 1. Znaki opłaty skarbowej od podania lub pro i 2, należy wezwać osobę zobowiązaną do uiszczenia tokołu zastępującego podanie i dołączonych załączni­ opłaty w sposób określony w ust. 2 i 3, a w razie jej ków nakleja się na podaniu lub protokole. Wartość na nieuiszczenia - po załatwieniu sprawy przekazać po klejonych znaków opłaty skarbowej powinna być rów danie urzędowi skarbowemu właściwemu dla miejsca na kwocie należnej opłaty skarbowej od podania i za zamieszkania osoby wnoszącej podanie, w celu pobra łączników do niego. Jeżeli załączniki są składane w ter nia należnej opłaty skarbowej. minie późniejszym niż podanie, znaki opłaty skarbowej należnej od załączników nakleja się na załącznikach. 6. W przypadku, o którym mowa w ust. 4 pkt 3, od powiedź na podanie należy przekazać polskiemu urzę­ 2. Znaki opłaty skarbowej na podaniu (protokole) dowi konsularnemu właściwemu dla miejsca zamiesz i załącznikach kasuje wstępnie pracownik, który je kania osoby wnoszącej podanie, w celu doręczenia przyjął, pieczęcią, kasownikiem albo ręcznie, tak aby i pobrania należnych opłat. część odcisku pieczęci, kasownika lub kreski skasowa nia znajdowała się również na dokumencie poza znaka § 41. 1. Znaki opłaty skarbowej od czynności urzę­ mi. dowej nakleja się na wniosku o dokonanie tej czynno ści lub protokole stwierdzającym jej wykonanie i kasu 3. W przypadku złożenia dokumentów w postaci je w sposób określony w § 39 ust. 2. poczty elektronicznej, znak opłaty skarbowej nakleja się na akta sprawy lub w specjalnym rejestrze na no 2. Znaki opłaty skarbowej za świadectwa lub ze śniku informatycznym prowadzonym przez referenta zwolenia wydawane w wyniku wniesienia podania, na załatwiającego sprawę. klejone na podaniu, kasuje się w sposób określony w § 39 ust. 4, a na wydanym dokumencie umieszcza się 4. Referent rozpatrując podanie sprawdza, czy uisz odpowiednią adnotację. Jeżeli wydanie świadectwa czono opłatę we właściwej wysokości, i dokonuje po lub zezwolenia nie wymaga wniesienia podania, znaki wtórnego skasowania znaków opłaty skarbowej na po opłaty skarbowej nakleja się na wydanym dokumencie daniu, wpisując na znakach datę załatwienia sprawy i kasuje pieczęcią. oraz umieszczając swój podpis w ten sposób, aby część daty i podpisu przechodziła na znak sąsiedni lub na do 3. Jeżeli opłatę skarbową uiszczono gotówką, ad kument, na którym znak naklejono. notację stwierdzającą wysokość i datę wpłaty oraz nu mer pokwitowania lub numer rachunku bankowego § 40. 1. Rozpatrzenie podania, dokonanie czynności umieszcza się na protokole stwierdzającym dokonanie urzędowej, a także wydanie świadectwa lub zezwole czynności urzędowej albo na świadectwie lub zezwole nia podlegających opłacie skarbowej naleźy uzależnić niu. od uiszczenia tej opłaty. § 42. 1. Jeżeli opłata skarbowa została uiszczona 2. Jeżeli wniesiono podanie bez uiszczenia należnej nienależnie lub w kwocie wyższej od należnej albo je

opłaty skarbowej, należy wezwać osobę zobowiązaną żeli pomimo jej uiszczenia nie wydano świadectwa lub

do uiszczenia opłaty w terminie 14 dni, z pouczeniem, zezwolenia albo nie dokonano czynności urzędowej,

że w razie niewykonania tego obowiązku podanie zo referent, który skasował znaki opłaty skarbowej albo

stanie pozostawione bez rozpatrzenia lub czynność zamieścił na dokumencie adnotację o uiszczeniu opła­

podlegająca opłacie nie zostanie dokonana. O wysła­ ty gotówką, jest obowiązany przekazać dokument ze

niu wezwania należy uczynić odpowiednią adnotację skasowanymi znakami opłaty skarbowej bądż z pokwi

na podaniu. towaniem uiszczenia tej opłaty właściwemu urzędowi

skarbowemu w celu dokonania zwrotu opła, ty. 3. W razie gdy zobowiązany złoży w wyznaczonym

terminie znaki opłaty skarbowej odpowiedniej warto 2. Jeżeli podanie, świadectwo, zezwolenie lub

ści, nakleja się je na podaniu i kasuje w sposób okre czynność urzędowa są zwolnione od opłaty skarbowej,

ślony w § 39 ust. 2. Gdy zobowiązany naklei znaki opła­ na podaniu, świadectwie, zezwoleniu lub dokumencie

ty skarbowej na otrzymanym wezwaniu i doręczy je or- stwierdzającym c~ynność urzędową należy uczynić ad-

Nr 161 - 6463- Poz. 1109

notację o zwolnieniu, ze wskazaniem podstawy praw 4) udostępnienia upoważnionym pracownikom: nej. a) zakupionego dla wersji sieciowej oprogramowa nia aplikacyjnego, a w szczególności: Rozdział XIII - edytorów tekstów,

- arkuszy kalkulacyjnych, Powielanie i publikowanie - baz danych, § 43. 1. Podstawą sporządzenia kopii dokumentu - programów graficznych, i wykonania określonego nakładu jest polecenie kie - oprogramowania antywirusowego, rownika wydziału lub upoważnionej osoby. b) zakupionych baz danych, a w szczególności:

2. Dyspozycja polecenia zawiera: - prawnych,

1) zwięzłe oznaczenie dokumentu, - baz adresowych, - baz danych statystycznych, 2) format, c) utworzonych w urzędzie baz danych, a w szcze 3) nakład, gólności:

4) datę. - ewidencji prawa miejscowego,

- ewidencji zarządzeń kierowników urzędu, Rozdział XIV - baz adresowych,

Zbiory wspomagające - baz danych o regionie,

5) współdziałania z bazami danych tworzonymi i eks § 44. 1. W urzędach prowadzone są zbiory wspo ploatowanymi przez wszystkie urzędy organów ad magające, które służą potrzebom pracowników urzę­ ministracji publicznej, du. 6) tworzenia, przekształcania i przechowywania nie 2. Zasady gromadzenia materiałów i zbiorów zbędnych dokumentów, wspomagających, organizację i zasady prowadzenia zbiorów oraz obowiązki ich pracowników określają kie 7) tworzenia i udostępniania zbiorowego kalendarza rownicy wydziałów właściwi w sprawach gospodar zajęć kierownika urzędu, czych. 8) monitorowania zaleceń kierownika urzędu,

§ 45. 1. W zbiorach wspomagających urzędów prze 9) monitorowania obiegu dokumentów wewnątrz chowywane są: urzędu,

1) przepisy prawne i zbiory wydawnicze tych przepi 10) umieszczania na wykupionych stronach Internetu sów, stale aktualizowanej informacji o urzędzie, kadrze kierowniczej i kompetencjach, 2) publikacje (opracowania) własne i wydawnictwa obce zakwalifikowane do zbiorów. 11) informowania interesantów o procedurach wyma ganych przy załatwianiu wybranych typów spraw. 2. Podstawą systematyki i ewidencji zbiorów są ka talogi i skorowidze prowadzone w sposób zapewniają­ 2. Zaleca się powierzenie kierowania procesem in cy łatwość wyszukiwania poszczególnych pozycji we formatyzacji w urzędach organów administracji zespo dług hasła rzeczowego bądź tytułu pozycji. lonej osobie z wykształceniem informatycznym, za trudnionej w komórce organizacyjnej właściwej do Rozdział XV spraw organizacji urzędu.

Wykorzystanie informatyki § 48. 1. Dane przechowywane w pamięci kompute w czynnościach kancelaryjnych rów zabezpiecza się przez:

§ 46. Dopuszcza się szerokie wykorzystanie infor 1) dopuszczenie do dostępu wyłącznie upoważnio­ nych pracowników, matyki w urzędach organów administracji zespolonej pod warunkiem ochrony przechowywanych w zbio 2) odpowiednie archiwizowanie zbiorów na nośni­ rach informatycznych danych, w tym zwłaszcza da kach informatycznych. nych osobowych, jeśli ich gromadzenie dopuszcza ustawa. 2. Dostęp do zbiorów danych zawartych w kompu terach ogranicza się przez: § 47. 1. Zaleca się wykorzystanie informatyki w celu: 1) system haseł identyfikujących pracownika, 1) przyjmowania i wysyłania korespondencji za po 2) system haseł ograniczających dostęp do wybra średnictwem wydzielonej poczty elektronicznej, nych obszarów danych osobom nie posiadającym odpowiednich uprawnień, 2) przesyłania korespondencji i innych wiadomości 3) zabezpieczenie dostępu do terminali sieciowych wewnątrzurzędową pocztą elektroniczną, przez użycie kart magnetycznych lub kart obiego 3) prowadzenia wszelkich rejestrów dotyczących wych. obiegu dokumentów wewnątrz urzędów,

Nr 161 - 6464- Poz. 1109

3. Dane gromadzone w pamięciach komputerów 6. W przypadku gromadzenia danych osobowych, powinny być zabezpieczone przed ich utratą przez: do ich zabezpieczenia należy stosować przepisy 1) przechowywanie w chronionym i odpowiednio za o ochronie danych osobowych. bezpieczonym miejscu nośników informatycznych zakupionego oprogramowania: Rozdział XVI

a) operacyjnego, Nadzór nad wykonywaniem czynności kancelaryjnych b) narzędziowego, c) aplikacyjnego, § 49. 1. Nadzór ogólny nad prawidłowym wykony waniem przez pracowników urzędu czynności kancela 2) archiwizowanie w cyklu kilkudniowym danych ryjnych należy do obowiązków kierownika urzędu. przechowywanych w pamięciach komputerów lo kalnych na nośnikach informatycznych przechowy 2. Obowiązki kierownika wydziału w zakresie nad wanych w innym pomieszczeniu, zoru polegają na sprawdzaniu prawidłowości stosowa 3) archiwizowanie codzienne zmian, a w cyklu tygo nia instrukcji kancelaryjnej przez pracowników wydzia dniowym wszystkich danych przechowywanych łu i udzielaniu im wskazówek w tym zakresie, a w szcze w pamięci serwerów sieciowych na odpowiednich gólności na sprawdzaniu: nośnikach informatycznych, oraz przechowywanie 1) prawidłowości prowadzenia spisów spraw, rejeich w odpowiednio chronionym i zabezpieczonym strów oraz teczek, pomieszczeniu, 2) prawidłowości załatwiania spraw, 4) archiwizowanie w cyklu miesięcznym danych z pa mięci serwerów na odpowiednich nośnikach 3) terminowości załatwiania spraw, i przechowywanie ich w odpowiednio zabezpieczo 4) prawidłowości obiegu akt, ustalonego instrukcją, nym pomieszczeniu poza gmachem urzędu. 5) prawidłowości pobierania opłaty skarbowej i kaso 4. Obieg dyskietek i innych nośników informatycz wania znaczków, nych w urzędzie ogranicza się poprzez ich ostemplo 6) prawidłowego stosowania pieczęci i przestrzegania wanie oraz okresowe sprawdzanie programami anty zasad określonych w § 26, wirusowymi przy całkowitym zakazie użycia nośników nie oznakowanych (z wyjątkiem wydzielonych stano 7) terminowości przekazywania akt do archiwum za wisk nie podłączonych do sieci informatycznej urzędu kładowego. i z zainstalowanym programem antywirusowym). 3. Do obowiązków kierownika wydziału należy do 5. Korzystanie z dostępu do światowych sieci infor pilnowanie, aby ukazujące się przepisy prawne i inne matycznych (typu Internet) jest możliwe wyłącznie akty normatywne docierały do zainteresowanych pra w wydzielonych i nie podłączonych do wewnętrznej cowników wydziału, w celu umożliwienia im zapozna sieci informatycznej urzędu stanowiskach komputero nia się z ich treścią. wych.

Załączniki do instrukcji kancelaryjnej dla zespolonej administracji rządowej w województwie

Załącznik nr 1

STEMPEL WPŁYWU KANCELARII OGÓLNEJ

WPŁYNĘŁO

Kancelaria Ogólna

(datownik)

Ilość załączników .............................................. .

podpis ............................................................... .

lit

Załącznik nr 2 o N CD :::J :::J '" DZIENNIK KORESPONDENCJI .C.. IJ)

OJ :E Sekretariatu/Pionu z ..,

~-~-

Ol ~ Ol (J1

"tJ o N

..... o CD

Nr 161 - 6466 - Poz. 1109

Załącznik nr 3

WZÓR FORMULARZA POLECEŃ WOJEWODY

Wojewoda Szczeciński

Pan/Pani ....................................................................................... .

1. Termin wykonania: D D D natychmiast dziś do godz ................. . do dnia .............. godz ........ .. D D pilne bez terminu

2. Polecenie - proszę o: 3. Informacja D rozmowę D zreferowanie załączonego materiału D akceptuję D zreferowanie stanu sprawy D nie mam uwag D uwagi i wnioski D do wiadomości D wykonanie prośby D do wykorzystania D przygotowanie pisma na mój podpis D udzielenie odpowiedzi w moim imieniu

4. Przesyłam w załączeniu materiały, które należy: D po zapoznaniu się zwrócić do Sekretariatu Wojewody D po zapoznaniu się przekazać do ................................................................................................................... .. D powielić w liczbie ............... egz. i przekazać do .......................................................................................... .. D zachować w aktach wydziału

Data .................................................... Podpis ................................................... ..

Treść odpowiedzi adresata:

• A

Nr 161 - 6467 - Poz. 1109

Załącznik nr 4 WZÓR FORMULARZA SPISU SPRAW

Nr 161 - 6468- Poz. 1109

Załącznik nr 5

WZORY BLANKIETÓW KORESPONDENCYJNYCH, PIECZĘCI NAGŁÓWKOWYCH I PIECZĘCI DO PODPISU DLA ZESPOLONEJ ADMINISTRACJI RZĄDOWEJ W WOJEWÓDZTWIE

1. Wzory blankietów korespondencyjnych i pieczęci nagłówkowych w sprawach należących do zakresu działania organów administracji zespolonej:

WOJEWODA MAŁOPOLSKI MAŁOPOLSKI WOJEWÓDZKI INSPEKTOR (adres) OCHRONY ŚRODOWISKA W KRAKOWIE (adres)

2. Wzory pieczęci do podpisu

WOJEWODA MAŁOPOLSKI WOJEWÓDZKI INSPEKTOR OCHRONY ŚRODOWISKA W KRAKOWIE

(imię i nazwisko) (imię i nazwisko)

II

1. Wzory blankietów korespondencyjnych i pieczęci nagłówkowych w sprawach załatwianych w zastępstwie kierownika urzędu:

WOJEWODA MAŁOPOLSKI MAŁOPOLSKI WOJEWÓDZKI INSPEKTOR (adres) OCHRONY ŚRODOWISKA W KRAKOWIE (adres)

2. Wzory pieczęci do podpisu:

w z. WOJEWODY MAŁOPOLSKIEGO w z. MAŁOPOLSKIEGO WOJEWÓDZKIEGO INSPEKTORA OCHRONY ŚRODOWISKA

(imię i nazwisko) (imię i nazwisko)

I WICEWOJEWODA ZASTĘPCA WOJEWÓDZKIEGO INSPEKTORA OCHRONY

ŚRODOWISKA

, • "

Nr 161 - 6469- Poz. 1109

III

1. Wzory blankietów korespondencyjnych i pieczęci nagłówkowych w sprawach należących do zakresu działania zastępców organów administracji zespolonej:

WICEWOJEWODA ZACHODNIOPOMORSKI (adres)

\ 2. Wzory pieczęci do podpisu:

WICEWOJEWODA

(imię i nazwisko)

IV

1. Wzory blankietów korespondencyjnych i pieczęci nagłówkowych w sprawach załatwianych z upoważnienia organu rządowej administracji zespolonej oraz pracowników tego samego urzędu:

MAŁOPOLSKI URZĄD WOJEWÓDZKI WOJEWÓDZKI INSPEKTORAT W KRAKOWIE OCHRONY ŚRODOWISKA (adres) W KRAKOWIE (adres)

2. Wzory pieczęci do podpisu:

Z up. WOJEWODY MAŁOPOLSKIEGO Z up. MAŁOPOLSKIEGO WOJEWÓDZKIEGO INSPEKTORA OCHRONY ŚRODOWISKA

(imię i nazwisko oraz stanowisko służbowe, (imię i nazwisko oraz stanowisko służbowe, np. inspektor wojewódzki np. Kierownik Oddziału w Wydziale Polityki Regionalnej) w Wydziale Organizacyjno-Prawnym)

Nr 161 - 6470 - Poz. 1109 Załącznik nr 6

KSIĄŻKA DORĘCZEŃ

Nr 161 - 6471 - Poz. 1109

Załącznik nr 7

OPIS TECZKI AKTOWEJ

Symbol literowy kom. org. Jednostka Kategoria archiwalna i symbol klasyfikacyjny i komórka organizacyjna z wykazu akt

(tytuł teczki i nazwa hasła klasyfikacyjnego)

(roczne daty końcowe akt)

) • I

z.e.cznik nr • ~ ~ li·

~ ~

7f'

C

~ (Nazwa jednostki i komórki organizacyjnej) ~ .Z,

~ Q) SPIS ZDAWCZO-ODBIORCZY AKT Nr ................... . ~

C) ~ I\,)

Przekazujący akta Kierownik komórki organizacyjnej Przyjmujący akta

Imię i nazwisko Imię i nazwisko lo'- Imię i nazwisko <-. -.' o\J .••••••••••••.•.••••.. :!.• •.•..•..••..•......••••••....••.•.••.... .r.".. (podpis) (podpis) (podpis) o <.o